Remplissage des réquisitions de ressources

ccppmop157
Affectez des membres d'équipe à des projets et d'autres investissements à l'aide de l'une des deux méthodes :
dotation en personnel directe
ou
réquisitions de ressource
. Dans le cas de la dotation en personnel directe, un chef de projets affecte directement des membres d'équipe aux investissements. La dotation en personnel directe fonctionne bien lorsque les chefs de projets contrôlent leurs propres ressources. Ils possèdent alors des droits de réservation des ressources dont ils ont besoin et peuvent directement doter leurs projets en personnel.
Plusieurs méthodes de révision de la dotation en personnel d'un projet sont disponibles. Les responsables des ressources peuvent rechercher les éventuels déséquilibres entre les surréservations ou la capacité et la demande. Pour cela, ils consultent les pages Planification des ressources, qui signalent les problèmes de dotation en personnel pour l'ensemble des ressources et des projets. Des droits de réservation ferme peuvent être accordés aux responsables des ressources. Même si les chefs de projets peuvent planifier leur dotation en personnel (appliquer une réservation optionnelle), ils peuvent conserver le droit de valider (appliquer une réservation ferme) des membres d'équipe spécifiques.
Cette méthode peut également impliquer un processus de dotation en personnel en plusieurs étapes. Le chef de projet affecte initialement des rôles et établit d'autres besoins en personnel, puis définit le statut de la demande sur
Ouvert(e)
. Un responsable des ressources remplit la demande en appliquant une réservation ferme (validation) à la ressource, ou en remplaçant le rôle demandé par une ressource spécifique.
Dans le cas d'une réquisition, un chef de projets
demande
des ressources et un responsable des ressources les affecte aux investissements. En tant que chef de projets, vous pouvez créer des réquisitions simples ou détaillées pour demander des ressources pour plusieurs périodes. Outre la dotation en personnel directe, les réquisitions fournissent également les fonctions suivantes :
  • Routage et notification
  • Processus de révision et d'approbation
  • Historique des demandes et allocations de personnel
En tant que responsable des ressources, utilisez cet article pour affecter des membres d'équipe à l'aide des réquisitions de ressources.
 
Réquisitions de ressources
Une réquisition est une requête destinée à doter un projet spécifique en personnel, avec des ressources de main-d'oeuvre. Le principal avantage des réquisitions est la planification. Si vous ignorez une réquisition et que vous affectez une ressource directement à un projet, vous risquez de mettre en danger votre projet, car vous ne connaissez pas les autres projets sur lesquels la ressource peut être en train de travailler. Vous pouvez surcharger une ressource ou affecter une ressource incorrecte. Les destinataires des réquisitions sont en général des responsables des ressources qui connaissent bien les charges de travail et les compétences de ces dernières. Ainsi, lorsque vous soumettez une réquisition, les responsables des ressources affectent les ressources adaptées aux projets.
Vous pouvez utiliser la réquisition de ressources pour effectuer les opérations suivantes :
  • Créer des réquisitions de ressources personnalisées correspondant aux besoins de projets spécifiques
  • Effectuer une recherche immédiate des ressources correspondant aux exigences d'une réquisition
  • Discuter d'une réquisition avec ses destinataires
Les réquisitions sont propres aux projets, ce qui signifie que vous ne pouvez pas créer de réquisition qui affecte du personnel à plusieurs projets en même temps. Chaque réquisition contient une seule demande de dotation en personnel et peut concerner un seul projet.
Routage des réquisitions et notification
Lorsqu'une réquisition est créée, elle est acheminée vers le responsable des réservations approprié, selon la logique suivante :
  • Si un responsable des réservations par défaut est défini pour la ressource ou le rôle, la réquisition est routée vers celui-ci. Si aucun responsable des réservations par défaut n'est défini, l'organigramme organisationnel des besoins en personnel est associé au rôle des besoins en personnel pour déterminer le responsable des réservations.
  • Si un responsable des réservations de mappage n'existe pas pour un rôle et un organigramme organisationnel spécifiques, l'application recherchera la chaîne des rôles d'organigramme organisationnel jusqu'à trouver un responsable. La chaîne des rôles fait référence à des rôles ayant des rôles parents. Par exemple, un ingénieur en automatisation peut être associé au rôle parent d'ingénieur d'assurance de la qualité. La réquisition n'est pas acheminée si un rôle ne peut pas être associé à un organigramme organisationnel tout au long des chaînes de rôles et d'organigrammes organisationnels.
  • Le chef de projets (créateur de la réquisition) et le responsable des réservations (responsable des ressources) sont informés des modifications de statut des réquisitions. Si aucun responsable des réservations n'est sélectionné, aucune notification ne sera envoyée.
  • Les utilisateurs possédant les droits d'accès appropriés peuvent afficher la réquisition dans leur liste en filtrant sur la base des réquisitions non affectées.
  • Le champ Responsable des réservations peut être modifié à tout moment pour faire apparaître un autre responsable des ressources. La fonction de modification permet aux responsables des ressources d'adresser à nouveau les réquisitions.
  • La valeur par défaut du champ Demandé(e) par de la page Propriétés de la réquisition est le créateur de la réquisition. Si vous n'êtes pas le demandeur actuel, entrez votre nom dans le champ Demandé(e) par. Modifiez sa valeur si nécessaire, particulièrement si votre société utilise une chaîne de routage qui inclut plusieurs contacts.
  • Seuls les utilisateurs des champs
    Demandé(e)
    par et
    Responsable des réservations
    reçoivent des notifications qui concernent les réquisitions ouvertes. Les ressources demandées et réservées ne sont pas signalées. La notification des ressources a lieu lorsque la ressource est ajoutée au projet en tant que participant membre du personnel. Il est possible de paramétrer un envoi automatique de notification lorsque la réservation ferme de la ressource est confirmée. Pour plus de détails, contactez votre administrateur.
Le tableau suivant indique les parties informées en cas de modification du statut d'une réquisition :
Modifications du statut de réquisition
Demandé(e) par
Responsable des réservations
Créé(e)
 
 
De Nouveau à Ouvert(e)
Notifié
Notifié
De Ouvert(e) à Nouveau
Notifié
 
De Ouvert(e) à Proposé(e)
Notifié
Notifié
De Proposé(e) à Réservé(e)
Notifié
Notifié
De Ouvert(e) à Réservé(e)
(lorsque 'approbation de la réquisition n'est pas requise)
Notifié
 
Changement de responsable des réservations
Notifié
Les nouveaux et anciens responsables des réservations sont informés.
Modification du champ Demandé(e) par
 
 
Clôturé(e)
Notifié
Notifié
Supprimé(e)
 
 
  • En tant qu'utilisateur, vous pouvez définir le format de la notification de la réquisition, la mise en page du message et la méthode de livraison à partir de la page Notifications sous Paramètres du compte.
  • En tant qu'administrateur, vous pouvez configurer un processus automatique pour identifier les différentes étapes du cycle de vie d'une réquisition. Vous pouvez également publier automatiquement des notifications à chaque étape.
Recherche des ressources pour le remplissage des demandes de rôle
En tant que responsable des ressources, lors de la réception d'une réquisition de rôle, recherchez et proposez au moins une ressource adaptée au rôle décrit dans les exigences en personnel. Si vous proposez plusieurs ressources, vous devez les allouer de manière appropriée afin que le montant de la réquisition soit partagé entre elles. Par exemple, si une ressource est requise pendant une semaine, proposez deux ressources comme suit :
  • Ressource 1 de lundi à mercredi
  • Ressource 2 de jeudi à vendredi
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez Accueil. Dans Gestion des ressources, cliquez sur Réquisitions de ressource.
  2. Cliquez sur le nom de la réquisition de ressource, puis sur Ressources, ou cliquez sur l'icône Personne avec liste, à côté de la réquisition.
  3. Cliquez sur Ajouter.
    Les informations se trouvant sur la page Rechercher des ressources varient selon les besoins spécifiés dans la demande de dotation en personnel. Vous pouvez modifier les critères de recherche pour trouver plus de ressources éligibles.
  4. Sélectionnez une ressource et cliquez sur Ajouter pour les placer dans la liste des ressources proposées.
    Si une réquisition dispose d'une ressource unique, cette ressource est sélectionnée. La ressource est la candidate proposée dans la liste de présélection.
  5. Sélectionnez le candidat souhaité, puis cliquez sur Ajouter.
    La page Ressources de la réquisition s'affiche et l'onglet Ressources est activé.
  6. Si plusieurs ressources sont ajoutées à la réquisition, développez chacune d'entre elles pour modifier le montant calculé pour l'allocation.
  7. Cliquez sur Proposer.
    La page Réquisitions de ressources s'affiche et définit le statut de la réquisition sur
    Proposé(e)
    .
Révision des réquisitions de ressources
En tant que responsable des ressources, vous pouvez afficher, proposer et réserver des réquisitions.
Vous pouvez également recevoir des notifications pour chaque réquisition qui vous est affectée. Les notifications par courriel et les notifications sur votre page d'accueil incluent un lien menant vers la page Propriétés de la réquisition. Vous pouvez également utiliser la page de réquisitions du projet pour afficher les réquisitions.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez Accueil. Dans Gestion des ressources, cliquez sur Réquisitions de ressource.
  2. La section Filtre de réquisition située en haut de la page Réquisitions de ressource permet de localiser une ou plusieurs réquisitions à l'aide de plusieurs critères de recherche. Vous pouvez effectuer une recherche par nom de réquisition, ID, projet associé, statut ou priorité. Dans la section de filtre de cette page, saisissez vos critères de recherche, puis cliquez sur Filtrer.
  3. Cliquez sur le lien de réquisition pour ouvrir la réquisition et la modifier. La page contient les onglets suivants :
    • Propriétés
      Cette page fournit les détails entrés par le demandeur de la réquisition.
    • Ressources
      Cette page permet de rechercher des ressources et de les ajouter à vos réquisitions.
    • Discussions
      Cette page permet de lancer des discussions relatives à la réquisition et d'y participer.
    • Processus
      Cette page permet de créer, d'exécuter et de suivre les processus de réquisition.
    • Piste d'audit
      Cette page permet de suivre les modifications intervenant sur l'objet de la réquisition (si les champs de la réquisition sont activés pour l'audit). Pour plus de détails, contactez votre administrateur.
  4. Selon vos droits d'accès, vous pouvez modifier n'importe quel champ disponible sur n'importe quel onglet.
  5. Cliquez sur Enregistrer et revenir.
Proposition d'allocations pour remplir une réquisition de ressource
Les demandes de ressources nommées comprennent une ressource proposée, ce qui vous permet de répondre plus facilement. Pour traiter des demandes pour des ressources nommées, ouvrez une réquisition et traitez-les individuellement. Ou, sélectionnez plusieurs réquisitions et proposez-les de retour au chef de projets.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez Accueil. Dans Gestion des ressources, cliquez sur Réquisitions de ressource.
  2. Cliquez sur l'icône Personne avec liste située à côté d'une réquisition.
  3. Pour proposer de nouveau la ressource au chef de projets pour l'heure, la date et l'allocation requises, cliquez sur Proposer.
    La page Réquisitions de ressources s'affiche et modifie le statut de la réquisition en le définissant sur Proposé(e).
  4. Pour traiter plusieurs demandes nommées :
    1. Sélectionnez la liste des ressources nommées et cliquez sur Proposer pour proposer les allocations au chef de projets.
    2. Modifiez directement dans la grille les montants d'allocation pour les ressources nommées demandées.
    3. Sélectionnez la liste des ressources nommées et cliquez sur Proposer pour proposer les allocations au chef de projets.
    La page Réquisitions de ressources s'affiche et modifie le statut de la réquisition en le définissant sur Proposé(e).
  5. Confirmez les modifications apportées dans l'histogramme des ressources qui affiche le volume hebdomadaire de demandes réalisées par le chef de projets :
    • La partie jaune de l'histogramme représente les heures que la ressource doit consacrer à ce projet.
    • La partie verte représente les heures nécessaires pour les autres projets.
    • La partie rouge indique une surallocation de la ressource.
  6. L'option Approbation de la réquisition requise pour le projet est désactivée (aucune approbation n'est requise de la part du chef de projets).
    • Le bouton Réserver apparaît à la place du bouton Proposer. Pour effectuer automatiquement une réservation ferme de la ressource sur le projet sans l'approbation du chef de projets, cliquez sur Réserver.
    • Si vous ne possédez pas le droit d'accès Projet - Modifier, le bouton Proposer s'affiche à la place du bouton Réserver. Cliquez sur Proposer pour soumettre la réservation pour approbation plutôt que de procéder à une réservation directe pour le projet. Enfin, lorsque le chef de projets affiche la page Equipe du projet : Réquisitions, les boutons Réserver et Rejeter apparaissent sur la page.
Réduction des allocations de ressources
Après l'ouverture d'une réquisition, si vous estimez qu'une ressource est surallouée, vous pouvez réduire l'allocation.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez Accueil. Dans Gestion des ressources, cliquez sur Réquisitions de ressource.
  2. Modifiez les champs de la page.
  3. Pour éviter la surallocation, réduisez l'allocation de la ressource.
  4. Enregistrez le nouveau montant d'allocation.
    Le fond de trame jaune représente la nouvelle quantité de réservation pour le projet. La couleur verte représente les réservations pour d'autres projets. La couleur rouge indique une surallocation et ne s'affiche plus.
Vous pouvez également utiliser cette procédure à partir d'une ressource ouverte :
  1. Cliquez sur l'icône Propriétés située à gauche du nom de la ressource.
  2. Modifiez les segments d'allocation existants et ajoutez-en des nouveaux.
  3. Cliquez sur Enregistrer et revenir.
Participation à des discussions de réquisition
Vous pouvez échanger des messages avec d'autres partenaires au sujet des réquisitions.
  • Le fil de la discussion commence par la première réponse, qui apparaît sous le message original.
  • Les messages ultérieurs s'affichent par ordre décroissant de date et d'heure.
  • Seuls les utilisateurs ayant accès à la réquisition peuvent participer à des discussions.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez Accueil. Dans Gestion des ressources, cliquez sur Réquisitions de ressource.
  2. Ouvrez une réquisition.
  3. Cliquez sur Discussions.
  4. Cliquez sur l'icône en forme de message ou sur Développer.
    1. Pour démarrer une discussion, cliquez sur Créer.
    2. Pour répondre à un message existant, cliquez sur la ligne Objet du message.
  5. Remplissez les champs suivants :
    • Objet
      : Définit l'objet du message.
    • Texte du message
      : Définit le texte du message.
    • Pièces jointes
      : Pour joindre un document, cliquez sur l'icône Parcourir.
    • Informer les participants
      : Ce champ permet de spécifier l'envoi d'un courriel de notification avertissant les destinataires de discussion de l'arrivée d'un message.
      Par défaut
      : option sélectionnée
    Les paramètres de notification et de messagerie se configurent dans la page Paramètres du compte : Notifications.
  6. Cliquez sur Enregistrer et revenir pour envoyer le message.
    Votre message s'affiche dans la section Messages de la page Discussions de la réquisition : Messages.
  7. (Facultatif) Pour réduire tous les threads ouverts, cliquez sur Discussions.
Types de statuts de réquisition
Le champ Statut d'une réquisition se trouve sur la page Propriétés de la réquisition. Le propriétaire de réquisition (également nommé demandeur) est la seule personne qui peut remplacer son statut initial
Nouveau
par un autre statut (généralement
Ouvert(e)
). Les autres destinataires peuvent alors modifier le statut de la réquisition.
  • Nouvelle
    Ce statut est affecté initialement à toutes les réquisitions qui le conservent jusqu'à ce que le propriétaire le modifie manuellement ou jusqu'à ce qu'il soumette la réquisition. Si vous souhaitez qu'un responsable des réservations remplisse la demande, définissez le statut sur
    Ouvert(e)
    .
  • Ouvert(e)
    Ce statut indique que la réquisition est active, qu'une action est requise la concernant et qu'un utilisateur doit y répondre. Le demandeur qui créé la réquisition est celui qui définit le statut sur
    Ouvert(e)
    . Le responsable des réservations en est alors informé.
  • Proposé(e)
    Le responsable des réservations propose des réservations pour répondre à la réquisition. Le demandeur en est informé. Il examine alors les ressources proposées. Si le demandeur rejette les ressources identifiées par le responsable des réservations, le statut de la réquisition devient
    Ouvert(e)
    .
    Le statut Proposé(e) est disponible si vous disposez du droit d'accès
    Projet - Rattacher les ressources d'entrées de réquisition
    . En outre, vous devez sélectionner le paramètre Approbation de la réquisition requise pour le projet.
  • Réservé(e)
    Ce statut indique qu'un chef de projets ou un responsable des ressources a accepté (réservé) la ressource selon la réquisition. Le statut de la réquisition passe alors automatiquement à Réservé(e) et le demandeur, ainsi que le responsable des réservations en sont informés. Le statut Réservé(e) est disponible :
    • Si vous disposez du droit d'accès
      Projet - Modifier
      et que l'approbation de la réquisition est requise
    • Si vous disposez du droit d'accès
      Projet - Rattacher les ressources d'entrées de réquisition
      et que l'approbation de la réquisition n'est pas requise
  • Clôturé(e)
    Ce statut indique qu'aucune tâche supplémentaire n'est requise. Seul le demandeur peut clôturer une réquisition. Si le responsable des réservations refuse une réquisition ouverte, le statut de la réquisition passe automatiquement à Clôturé(e).
Définition d'un responsable des réservations par défaut pour les ressources
En tant que responsable des ressources, vous pouvez définir un responsable des réservations par défaut pour chaque ressource ou rôle du système. Les réquisitions sont adressées automatiquement au responsable des ressources approprié sans que le chef de projets n'intervienne.
La définition du responsable des réservations est facultative. Si le responsable est défini, le champ Responsable des réservations d'une réquisition est remplacé par défaut par ce responsable des ressources et s'affiche sur la page Propriétés de la ressource. Si vous ne définissez pas ce champ, le chef de projets peut le définir au niveau de la réquisition ou le laisser vide. Si le champ est vide, les droits d'accès du responsable des ressources disponible déterminent l'allocation à cette réquisition.
Pour les rôles, un mappage entre les rôles et un organigramme organisationnel peut permettre de définir le responsable des réservations par défaut.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le menu Accueil, puis dans Gestion des ressources, cliquez sur Ressources.
  2. Cliquez sur le nom d'une ressource pour ouvrir ses propriétés.
  3. Dans la section Général, spécifiez le responsable des réservations pour la ressource.
  4. Enregistrez les modifications.
Refus d'une réquisition de ressource ouverte
Vous pouvez refuser une réquisition pour plusieurs raisons. Par exemple, lorsqu'une contrainte pèse sur la sélection des ressources ou que la disponibilité de ces dernières est limitée.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez Accueil. Dans Gestion des ressources, cliquez sur Réquisitions de ressource.
  2. Cliquez sur le lien vers cette réquisition.
  3. Définissez le statut sur
    Clôturé(e)
    et cliquez sur
    Enregistrer et revenir
    .
  4. (Facultatif) Publiez une remarque sur la page Discussions pour expliquer le motif de votre refus de la réquisition.
Annulation de la réservation d'une réquisition
Les administrateurs, les chefs de projets et les responsables des ressources collaborent pour annuler la réservation des réquisitions de ressources.
  • En tant que chef de projets, vous devez parfois réduire l'étendue d'un projet. Par ailleurs, une ressource peut ne pas être disponible pour une période particulière. vous pouvez annuler la réservation ferme des ressources afin d'utiliser le temps non réservé pour un autre projet. Vous pouvez annuler totalement ou partiellement la réservation d'une ressource sur des projets. L'annulation de la réservation d'une ressource supprime toute allocation ferme de la ressource qui sera effectuée par la suite.
  • En tant que responsable des ressources, collaborez avec le chef de projets pour confirmer la réservation et l'annulation de la réservation de la ressource. Rappelez aux chefs de projets qu'ils ne peuvent pas annuler la réservation d'un rôle ou d'un besoin en personnel avec réservation optionnelle.
  • En tant qu'administrateur, vous configurez l'application pour qu'elle prenne en charge vos utilisateurs. Les responsables peuvent annuler une réservation uniquement si vous activez le paramètre Autoriser la réservation mixte. Les réservations mixtes autorisent les différences entre les allocations prévues et les allocations fermes. L'annulation de la réservation d'une ressource réinitialise l'allocation ferme pour qu'elle s'aligne sur l'allocation prévue. Imaginons par exemple qu'un responsable définisse une allocation ferme sur 10 semaines, puis change l'allocation prévue en la définissant sur 8 semaines. L'opération Annuler la réservation des ressources supprime deux semaines d'allocation ferme.
Procédez comme suit :
  1. En tant qu'administrateur :
    1. Ouvrez le menu Administration, puis sous Gestion de projets, sélectionnez Paramètres.
    2. Activez la case à cocher Autoriser la réservation mixte et cliquez sur Enregistrer.
  2. En tant que chef de projets :
    1. Ouvrez le menu Accueil, puis dans Gestion des portefeuilles, cliquez sur Projets.
    2. Ouvrez un projet et cliquez sur l'onglet Equipe.
    3. Identifiez les dates d'allocation ferme spécifiques pour le membre d'équipe dont vous souhaitez annuler la réservation. Définissez les segments de date de l'allocation prévue sur 0 % (ou une quantité différentielle qui supprime l'allocation ferme).
    4. Enregistrez les modifications. Le statut de réservation pour le membre d'équipe devient
      mixte
      .
    5. Sélectionnez la case à cocher pour un ou plusieurs membres de l'équipe dont le statut de réservation est défini sur Mixte.
      Vous ne pouvez pas annuler la réservation d'un rôle ou les besoins en personnel avec réservation optionnelle.
    6. Cliquez sur le menu Actions et sélectionnez Créer des réquisitions.
    7. Sélectionnez le type de réquisition Annuler la réservation des ressources. Sélectionnez un responsable des réservations pour chaque ressource. Le responsable des réservations par défaut s'affiche automatiquement.
    8. Pour créer une réquisition
      Ouvert(e)
      , cliquez sur Créer et ouvrir. Vous pouvez également créer des réquisitions avec le statut
      Nouveau
      en cliquant sur Créer.
    9. Dans le menu de l'onglet Equipe, cliquez sur Réquisitions.
      La réquisition est créée sur la page Réquisitions de l'équipe du projet. Si une réquisition contient une demande d'annulation de la réservation d'une ressource spécifique, une coche apparaît dans la colonne Annuler la réservation. En fonction de vos droits et des processus internes, vous pouvez cliquez sur la réquisition et annuler vous-même la réservation de la ressource. Lorsqu'un autre responsable des ressources gère la réquisition, poursuivez les étapes suivantes.
  3. En tant que responsable des ressources :
    1. Sélectionnez Accueil. Dans Gestion des ressources, cliquez sur Réquisitions de ressource.
      Si une réquisition contient une demande d'annulation de la réservation d'une ressource spécifique, une coche apparaît dans la colonne Annuler la réservation. A ce stade, vous pouvez décider d'annuler la réservation ou de refuser la demande d'annulation de la réservation.
    2. Sélectionnez le lien de la réquisition pour laquelle vous souhaitez annuler la réservation.
      La page Propriétés de la réquisition affiche le message suivant :
      Cette réquisition est utilisée à des fins d'annulation de réservation uniquement
      .
    3. Cliquez sur Annuler la réservation. L'application supprime ou met à jour tous les segments d'allocation ferme future de sorte à ce qu'ils correspondent aux segments d'allocation prévue. Vous pouvez uniquement annuler la réservation des plages de dates futures. Vous ne pouvez pas annuler la réservation de dates passées.
    4. En fonction de la quantité dont la réservation est annulée, la réservation du membre d'équipe peut afficher le statut
      Mixte
      . Le chef de projets peut manuellement mettre à jour le statut de la réservation sur
      Ferme
      ou, dans le cas d'un processus formel, utiliser l'action de validation de l'allocation ferme.
  4. (Facultatif) Une réquisition de remplacement de ressources permet de sélectionner les deux cases à cocher Annuler la réservation et Remplacer sur la page Propriétés de la réquisition. Ce type de réquisition vous permet de sélectionner une ressource de remplacement pour la personne dont vous annulez la réservation.
    1. Répétez les étapes réalisées par le chef de projets indiquées à l'étape 2, mais en sélectionnant le type de réquisition Remplacer des ressources.
      Dans ce type de réquisition, l'onglet Ressources s'affiche.
    2. Cliquez sur l'onglet Ressources.
    3. Cliquez sur Ajouter.
    4. Appliquez des critères de filtre pour affiner votre recherche de ressource de remplacement.
    5. Ajoutez une nouvelle ressource présentant la même disponibilité que la ressource remplacée.
    6. Le bouton Remplacer apparaît si vous possédez les droits d'accès requis. Cliquez sur Remplacer pour remplacer directement la ressource dont la réservation a été annulée par la nouvelle ressource.
    7. Si vous ne possédez pas les droits d'accès requis, le chef de projets peut réviser le remplacement proposé et réserver cette ressource.
  5. Le logiciel applique les règles suivantes lorsque vous annulez la réservation des réquisitions de ressources :
    1. La courbe d'allocation prévue représente le montant d'allocation total demandé par le chef de projets pour la ressource. La courbe d'allocation ferme représente le montant d'allocation validé par le responsable des ressources. Le statut de réservation d'une ressource change si les montants de l'allocation sont différents des segments d'allocation prévue et ferme.
    2. Lorsque vous annulez la réservation de ressources, l'application réduit la quantité d'allocation validée ou
      ferme
      qui dépasse l'allocation
      prévue
      . La réquisition résultante dont la réservation est annulée est déduite de la courbe d'allocation ferme à l'aide des segments d'allocation prévue inférieurs aux segments d'allocation de réservation ferme correspondants.
    3. Lorsque vous sélectionnez le type de réquisition Remplacer des ressources, la fonctionnalité Annuler la réservation est automatiquement activée au niveau de la réquisition. L'application génère une réquisition avec deux nouvelles propriétés (Annuler la réservation et Remplacer) définies sur true.
    4. Le montant non réservé est défini par défaut sur l'allocation ferme du membre de l'équipe, de laquelle est déduite l'allocation totale. Si l'allocation totale est égale ou dépasse l'allocation ferme, le montant de l'annulation de la réservation est de zéro.
    5. Par défaut, la quantité non réservée est définie sur les annulations de réservation à compter du jour en cours. Vous pouvez ajuster la date et le montant de la réquisition en fonction de l'annulation partielle uniquement.
    6. Pour simplifier l'annulation de la réservation (option Remplacer désactivée), l'application n'affiche pas d'onglet Ressource. Elle n'affiche pas d'option Proposer et vous permet d'annuler la réservation ou de la refuser. Lorsque vous annulez la réservation, l'allocation des membres de l'équipe est décrémentée sans approbation de la part du chef de projets. Lorsque vous la refusez, l'allocation des membres de l'équipe n'est pas décrémentée. Dans les deux cas, une notification est envoyée au chef de projets et le statut de la réquisition est défini sur
      Réservé(e)
      .
    7. Pour annuler la réservation d'un remplacement, l'onglet Ressource s'affiche. Affectez une autre ressource pour remplacer la ressource d'origine et à effectuez l'allocation. La quantité demandée est égale à l'allocation totale des membres de l'équipe existants dont vous annulez la réservation. Le membre d'équipe dont la réservation est annulée n'apparaît pas dans la liste des ressources. L'annulation de la réservation est un attribut de la réquisition. Vous pouvez réaliser la réquisition exactement de la même façon que pour toute autre réquisition standard avec des options de définition comme réquisition proposée ou préférée et d'acceptation ou de rejet de la réquisition. Outre la réservation, l'application procède à l'annulation de la réservation.
      Si vous possédez des droits de réservation, vous pouvez mettre à zéro l'allocation ferme du membre de l'équipe, sans soumettre de réquisition.
Modification et nouvelle soumission de propositions
Lorsque vous recevez une notification indiquant que le chef de projets a rejeté les ressources d'une réquisition, vous pouvez modifier ces ressources et soumettre de nouveau la réquisition.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez Accueil. Dans Gestion des ressources, cliquez sur Réquisitions de ressource.
  2. Cliquez sur le lien de la réquisition.
  3. Cliquez sur Discussions pour connaître la raison du rejet.
  4. Sélectionnez et proposez la ressource la mieux adaptée à la demande. Supprimez les autres ressources
    La page Réquisitions de ressources s'affiche et définit le statut de la réquisition sur
    Proposé(e)
    .
Gestion du processus automatisé de réquisition
Le déclencheur pour une notification de la réquisition est toute modification lancé par l'utilisateur de l'état de la réquisition. Si le statut d'une
nouvelle
réquisition n'est pas défini sur
Ouvert(e)
, les destinataires ne peuvent pas avoir connaissance de cette nouvelle réquisition ni l'exécuter.
Pour être sûr qu'une notification va être déclenchée lorsque cela s'avérera nécessaire, vous pouvez configurer un processus automatisé de notification permettant d'identifier les différentes étapes du cycle de vie d'une réquisition. Un processus automatisé peut émettre une notification dès qu'une étape est atteinte.
Lorsque vous créez un processus dans une réquisition, celui-ci est disponible uniquement pour cette réquisition. Toutefois, lorsqu'un administrateur crée un processus global de réquisition, ce processus peut être utilisé pour toutes les réquisitions. Des droits d'accès globaux sont requis pour créer un processus global.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez Accueil. Dans Gestion des ressources, cliquez sur Réquisitions de ressource.
  2. Sélectionnez une réquisition et cliquez sur l'onglet Processus.
    La page de processus s'affiche pour la réquisition. L'onglet Processus inclut deux menus :
    Disponible
    et
    Lancé(e)
    .
  3. Pour afficher les instances de processus en cours d'exécution, cliquez sur
    Lancé(e)
    (valeur par défaut). La liste des instances de processus planifiées pour s'exécuter ou en cours d'exécution apparaît. Vous pouvez suivre leur progression.
  4. Pour afficher les processus locaux qui s'appliquent uniquement à cette réquisition et les processus globaux pour une réquisition, cliquez sur
    Disponible
    .
    1. Pour définir un nouveau processus, cliquez sur Nouveau.
    2. Enregistrez les modifications.
      Le nouveau processus s'affiche dans la liste des processus de réquisition disponibles.
  5. Pour lancer un processus manuellement, activez sa case à cocher, puis cliquez sur Début.
  6. Pour définir l'objet pour le processus de réquisition, cliquez sur Ajouter un objet lié.
Audit des réquisitions
La page Piste d'audit de réquisition permet d'identifier les champs de problèmes modifiés. Vous pouvez également voir qui a apporté les modifications. De cette façon, vous pouvez effectuer le suivi des modifications par ressource et par date. Votre administrateur est chargé de déterminer les champs de réquisition que vous pouvez visualiser sur la page.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez Accueil. Dans Gestion des ressources, cliquez sur Réquisitions de ressource.
  2. Cliquez sur une réquisition, puis sur Audit.
  3. Filtrez la liste.
    Les champs d'audit de la réquisition s'affichent.