Nouvelle expérience utilisateur : gestion des données financières des idées

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Nicole, un chef de projets, constate que certaines idées ont un potentiel considérable et peuvent être converties en projets pour ajouter de la valeur à leur organisation. Cependant, avant de procéder à la conversion des idées, Nicole doit recourir à l'expertise financière de Rita afin de prévoir le coût estimé des idées et soumettre celles-ci pour approbation.
Rita développe différents plans de coûts pour les idées présélectionnées. Elle prévoit également d’afficher la répartition des coûts pour chaque plan de coûts et crée ainsi les détails du plan de coûts. Le module Finances étant activé dans cette version, il permet à Nicole d'accéder plus rapidement au plan de coûts et aux détails du plan de coûts pour les idées qui présentent déjà les estimations financières dans PPM classique.
Rita peut également effectuer les objectifs suivants :
  • Elle peut afficher tous les plans de coûts financiers dans la page Liste Plan.
  • Elle peut créer, modifier et analyser les plans de coûts.
  • Une fois prêt, elle peut marquer le plan de coûts de référence.
  • Elle peut ajuster son plan de coûts en fonction de la progression des idées, puis créer un plan de coûts qui fusionne avec le budget existant ou le remplace.
  • Les idées qui ont déjà des plans de coûts dans PPM classique sont automatiquement ajoutées à la vue Liste Plan de coûts de la Nouvelle expérience utilisateur.  
  • Les vues Liste Plan de coûts et Détail du plan de coûts prennent en charge les attributs personnalisés dans la grille et dans la fenêtre volante.Configurez les attributs une fois pour les rendre disponibles dans les idées.
  • Vous pouvez soumettre un plan de coûts pour approbation à partir de la Nouvelle expérience utilisateur, mais vous pouvez uniquement afficher et approuver les budgets à partir de PPM classique.
  • Vous pouvez lier un plan de bénéfices à une liste de plans de coûts dans la vue de grille ou à l’aide de la fenêtre volante dans la Nouvelle expérience utilisateur. Toutefois, vous pouvez uniquement créer des plans de bénéfices dans PPM classique.
  • Etant donné que les idées utilisent le composant de grille commun, la barre d’état de la grille affiche les valeurs Moyenne, Nombre, Min., Max. et Somme pour les cellules sélectionnées dans la grille. Par exemple, vous pouvez sélectionner plusieurs lignes de la colonne Coût dans une vue Détail du plan de coûts et afficher le coût total et le coût prévu moyen pour ces attributs pour une idée.
Cette section traite des sujets suivants, qui permettent à un responsable financier d'effectuer différentes tâches à l'aide des données financières de l'idée dans la
Nouvelle expérience utilisateur
:
2
Conditions préalables
Avant de commencer à utiliser la fonctionnalité, assurez-vous que les détails de configuration suivants sont implémentés par votre administrateur :
  • Assurez-vous que votre administrateur a configuré le module de données financières à l’aide de plans.
  • Vérifiez que votre idée est activée sur le plan financier et qu'une entité avec des périodes fiscales actives est associée à l'idée dans PPM classique.Pour ce faire, associez votre idée à un département. Sélectionnez Département dans le sélecteur de colonnes, puis spécifiez la valeur du département dans la ligne correspondant à l'idée.
  • Vérifiez que votre administrateur vous a fourni un ou plusieurs des droits d’accès suivants :
    • Idée - Plan de coûts - Tout modifier
    • Idée - Plan de coûts - Tout afficher
    • Idée - Plan de coûts - Modifier
    • Idée - Plan de coûts - Afficher
Reportez-vous à la section
Access Rights Reference
(Référence des droits d'accès) dans la version anglaise de la documentation.
Utilisation du plan de coûts et des détails du plan de coûts
Création d'un plan de coûts
Vous pouvez créer plusieurs plans de coût pour une idée. Toutefois, vous ne pouvez définir qu’
un
seul plan de coûts comme plan de coûts de référence (PCR). Par défaut, le premier plan de coûts est défini comme plan de coûts de référence pour une idée.
Exemple :
Rita développe des plans de coûts pour le référentiel d’archivage des courriels de l’idée pour les années fiscales 2020 et 2021 pour New York et Londres afin de déterminer les coûts d’exploitation et de capital à ces emplacements.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez une idée et cliquez sur
    Données financières
    . La liste des plans de coûts s’affiche dans la disposition de grille.
  2. Cliquez sur l’icône plus (
    +
    ). Une nouvelle ligne s’affiche dans la grille de liste des plans.
  3. Remplissez les champs obligatoires, notamment
    Nom du plan
    ,
    Période de début
    ,
    Période de fin
    ,
    Attributs de groupement, ID
    ,
    Type de période
    et différents autres champs disponibles dans le sélecteur de colonnes.
Les valeurs du champ
ID
s'affichent uniquement si la numérotation automatique est activée pour l'objet Plan de coûts dans Clarity PPM classique. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs attributs de groupement.
Association d’un plan de coûts à un plan de bénéfices
Vous pouvez lier un plan de bénéfices à une liste de plans de coûts dans la vue de grille ou à l’aide de la fenêtre volante dans la Nouvelle expérience utilisateur. Toutefois, vous pouvez uniquement créer des plans de bénéfices dans PPM classique.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez une idée et cliquez sur
    Données financières
    . La liste des plans de coûts s’affiche dans la disposition de grille.
  2. Accédez au sélecteur de colonnes, puis sélectionnez Plans de bénéfices. La colonne Plan de bénéfices est ajoutée à la grille Plan de coûts.
  3. S’il y a plusieurs plans de bénéfices pour un plan de coûts, cliquez sur la liste déroulante à partir de la ligne et sélectionnez un plan de bénéfices. Vous avez associé le plan de bénéfices au plan de coûts.
Modification d’un plan de coûts
Si les estimations ont été modifiées pour une idée, vous pouvez modifier et mettre à jour le plan de coûts associé à partir du panneau Détails.Vous pouvez également mettre à jour les détails des postes d'un plan de coûts en modifiant les lignes dans la grille. Double-cliquez sur les cellules du plan pour modifier les valeurs de coût prévu. Vous pouvez copier les coûts prévus de la même grille ou d'une feuille Excel et les coller dans un autre emplacement de votre grille.
Exemple :
Rita reçoit des commentaires indiquant qu’elle doit mettre à jour le type de période du plan de coûts dans le référentiel d’archivage des courriels pour l’année fiscale 2020 afin qu’il soit mensuel et non trimestriel, ajouter des détails spécifiques dans la description, puis le soumettre pour approbation.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez une idée et cliquez sur
    Données financières
    . La liste des plans de coûts s’affiche dans la disposition de grille.
  2. Effectuez des modifications en ligne. Vous pouvez également sélectionner un plan de coûts, puis cliquer sur
    Détails
    . Le panneau Détails s’affiche.
  3. Cliquez sur l’icône Détails.
  4. Modifiez les détails nécessaires.
Les modifications sont immédiatement visibles dans le plan de coûts.
Création d’un détail de plan de coûts
Vous pouvez créer des détails de plan de coûts pour une liste de plans de coûts spécifique afin d’afficher la répartition des allocations de coûts. Vous pouvez accéder aux détails d'une liste de plans de coûts pour examiner la vue Détail du plan de coûts. Vous pouvez également ajouter des détails de plans de coûts via une modification en ligne.
Exemple :
Nicole demande à Rita d’afficher les détails du plan de coûts pour les différents plans de coûts afin d’afficher la répartition des coûts pour toute la période.
Procédez comme suit :
  1. Connectez-vous à la
    Nouvelle expérience utilisateur
    .
  2. Dans le menu principal, accédez à
    Idées
    .
  3. Ouvrez une idée et cliquez sur
    Données financières
    . La liste des plans de coûts s’affiche dans la disposition de grille.
  4. Sélectionnez un plan de coûts. La page Détails du plan de coûts s'ouvre.
  5. Cliquez sur l’icône plus (
    +
    ). Une nouvelle ligne s’affiche dans la grille Détails du plan de coûts. Les attributs de groupement que vous avez définis dans un plan de coûts s’affichent sous forme de colonnes dans la page Détails du plan de coût. Les attributs de groupement permettent de rechercher le coût total d’un attribut de groupement spécifique.
  6. Spécifiez les valeurs des attributs et des coûts associés.
Vous pouvez copier et coller les valeurs de coût dans la grille.
Si vous sélectionnez l'option
Remplir à partir des allocations
dans la liste des plans de coûts, le coût associé est automatiquement rempli en fonction des valeurs préconfigurées
.  
Modification des détails du plan de coûts
Si les estimations ont été modifiées pour une idée, vous pouvez modifier et mettre à jour les détails du plan de coûts associé dans le panneau Détails.Vous pouvez également mettre à jour les détails des postes d'un détail de plan de coûts en modifiant les lignes de la grille. Double-cliquez sur les cellules du détail de plan pour modifier les valeurs de coût prévu. Vous pouvez copier les coûts prévus de la même grille ou d'une feuille Excel et les coller dans un autre emplacement de votre grille.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez une idée et cliquez sur
    Données financières
    . La liste des plans de coûts s’affiche dans la disposition de grille.
  2. Ouvrez un plan de coûts. La page Détails du plan de coûts s'ouvre.
  3. Sélectionnez un détail de plan de coûts, cliquez sur
    Détails
    , puis sur l’icône Détails.
  4. Modifiez le coût de chaque attribut selon vos besoins. Le coût total est mis à jour dans la page Détails du plan de coûts et est visible dans le plan de coûts.
Définition du plan de coûts de référence et soumission pour approbation
Si vous avez défini plusieurs plans de coûts pour une idée, le premier plan de coûts est défini comme plan de coûts de référence (PCR) par défaut. Vous pouvez définir un autre plan de coûts comme plan de coûts de référence pour une idée.Vous pouvez configurer le plan de coûts de référence en utilisant le menu d'action de la grille, la grille ou la fenêtre volante.
Vous pouvez soumettre un plan de coûts pour approbation à partir de la Nouvelle expérience utilisateur, mais vous pouvez uniquement afficher et approuver les budgets à partir de PPM classique.
Exemple :
Rita définit le plan de coûts pour l'année fiscale 2020 à New York comme plan de coûts de référence de manière à ce qu’elle puisse le soumettre à ses partenaires pour approbation.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez une idée et cliquez sur
    Données financières
    . La liste des plans de coûts s’affiche dans la disposition de grille.
  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un plan de coûts et sélectionnez
    Définir comme plan de coûts de référence
    . Le plan de coûts sélectionné est désormais le plan de coûts de référence pour l’idée.
  3. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le plan de coûts et sélectionnez
    Soumettre pour approbation
    .
Attributs de groupement
Regroupez les données du plan de coûts en fonction des attributs disponibles pour analyser la façon dont les fonds sont alloués pour chaque type de main-d’oeuvre pour un attribut spécifique. Vous sélectionnez les attributs Ressource et Rôle dans la colonne Attributs de groupement d’un plan de coûts. La page Détail du plan de coût affiche le coût impliqué pour les ressources que vous avez spécifiées et le rôle auquel elles appartiennent. Cela permet de déterminer le montant estimé à consacrer à un rôle spécifique, ainsi que le montant consacré aux individus pour cette idée. Vous sélectionnez les attributs Département et Emplacement. Cela vous permet de déterminer le montant estimé à consacrer à un département spécifique dans un emplacement spécifique.
Exemple :
Rita souhaite regrouper l'allocation des coûts par département et, par conséquent, regroupe le détail du plan de coûts à l’aide de l’attribut Département. Les partenaires peuvent ainsi comprendre la répartition des coûts pour chaque département.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez une idée et cliquez sur
    Données financières
    . La liste des plans de coûts s’affiche dans la disposition de grille.
  2. Spécifiez les attributs de groupement du plan de coûts. Vous pouvez également spécifier les attributs de groupement à partir du panneau Détails. Les attributs sont également visibles à partir du filtre. Les attributs de groupement que vous avez spécifiés dans un plan de coût sont répertoriés en tant qu’attributs dans la page Détails du plan de coûts. Les attributs vous permettent de regrouper et de cumuler le coût d’un attribut spécifique.
Collaboration sur les idées à l’aide de la fonctionnalité de conversation de la page Plan de coûts et de la page Détails du plan de coûts
Vous pouvez coordonner votre équipe pour une idée à l’aide du panneau Conversations. Les membres de l’équipe du projet et le chef de projets peuvent répondre et mentionner un autre membre dans la conversation. Si la colonne de conversation est activée dans la grille de l’idée, elle indique qu’une idée a une conversation associée. Le panneau Détails vous permet de démarrer la conversation.
Exemple :
Rita détermine que le référentiel d’archivage des courriels de l’idée pour l’année fiscale 2020 est prêt et peut être soumis pour approbation. Elle notifie Nicole via le panneau Conversation que l’idée peut être examinée avant de la soumettre pour approbation. Nicole reçoit une notification, puis ouvre le plan de coûts. Elle vérifie la liste des plans de coûts et les détails du plan de coût, puis confirme à Rita dans le panneau Conversation que l’idée peut être soumise pour approbation.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez une idée et cliquez sur
    Données financières
    . La liste des plans de coûts s’affiche dans la disposition de grille.
  2. Sélectionnez un plan de coûts. L'onglet Détails s'affiche.
  3. Cliquez sur l’onglet
    Détails
    et démarrez votre conversation. Vous pouvez utiliser
    @nom_ressource
    pour rechercher un membre de l'équipe spécifique.
Le destinataire reçoit une notification.
Organisation des colonnes dans la grille
Vous pouvez organiser les grilles financières à l’aide des contrôles de grille.
Procédez comme suit :
  1. Dans la grille, vous pouvez placer le curseur sur un en-tête de colonne pour afficher davantage d'options. Vous pouvez épingler des colonnes à gauche ou à droite. Vous pouvez également redimensionner automatiquement la largeur des colonnes ou la réinitialiser.
  2. Vous pouvez regrouper les données par colonnes pour afficher le coût cumulé d’un attribut spécifique.
  3. Vous pouvez afficher ou masquer des colonnes du plan de coûts. Placez le curseur de la souris sur l’un des en-têtes de ligne et cliquez sur le menu de colonne. Sélectionnez les colonnes à afficher dans la vue.
Ajout/suppression de lignes
Vous pouvez ajouter des lignes dans la liste des plans de coûts et dans les détails du plan de coûts.
Procédez comme suit :
  1. Cliquez sur
    Ajouter une ligne
    (icône
    +
    ) ou cliquez avec le bouton droit de la souris sur une ligne et sélectionnez
    Insérer une ligne au-dessous
    .
  2. Saisissez une entrée ou utilisez le menu Rechercher pour spécifier les attributs de groupement du nouvel élément.
Pour supprimer une ligne de la grille, cliquez avec le bouton droit de la souris sur une cellule de cette ligne, puis cliquez sur
Supprimer la ligne
.