Nouvelle expérience utilisateur : documents et liens de projet

ccppmop157
Les équipes de projet peuvent partager des documents du projet et organiser les liens dans la
Nouvelle expérience utilisateur
Clarity PPM
. Les documents du projet sont essentiels pour assurer une collaboration efficace entre les membres d'une équipe et pour répondre aux exigences des audits de conformité. Vous pouvez charger et télécharger des stratégies, procédures, versions préliminaires, exigences, contrats et autres artefacts de projet. Les utilisateurs peuvent charger jusqu'à cinq fichiers d'une taille maximale de 20 Mo chacun.
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HID_newux_docs_and_links
Les membres de l'équipe peuvent utiliser différents outils de collaboration et de partage de fichiers tels que Microsoft SharePoint lorsqu'ils travaillent sur leurs projets. En tant que chef de projets, vous pouvez organiser les liens CA PPM internes ainsi que les liens externes vers d'autres sites, documents et contenus. Utilisez la page Liens comme emplacement central de stockage de tous les artefacts de projet externes utilisés dans le cadre de la gestion du projet.
Le droit d'accès
Projet - Afficher
permet aux membres de l'équipe d'afficher et d'ouvrir les liens. Le droit d'accès
Projet - Modifier
permet également aux membres de l'équipe de créer, mettre à jour et supprimer les liens.
  1. Ouvrez un projet, puis cliquez sur
    Liens
    .
  2. Pour créer un lien, cliquez sur
    Ajouter un lien
    .
    1. Entrez l'URL ou copiez et collez une URL valide commençant par http://, https:// ou www.
    2. Saisissez un nom de lien convivial pour identifier le lien. L'application tente également d'afficher une image ou une icône pour l'URL.
    3. Appuyez sur la touche
      Entrée
      .
    Votre nouveau lien s'affiche dans la section
    Général
    .
  3. Pour grouper des liens dans une nouvelle section, cliquez sur
    Ajouter un lien
    dans la section
    Général
    , puis sur
    Nouvelle catégorie
    .
  4. Répétez les étapes ci-dessus pour définir au moins un nouveau lien de la nouvelle catégorie.
  5. Pour renommer une catégorie ou une section, cliquez sur
    Renommer
    . Modifiez le nom de la nouvelle catégorie. Une fois le nom modifié, vous pouvez répéter l'étape 3 afin d'ajouter une nouvelle catégorie.
  6. Vous pouvez également effectuer ces étapes supplémentaires :
    • Pour organiser vos liens, glissez-les et déposez-les dans la section ou catégorie de votre choix.
    • Pour modifier le nom d'affichage ou l'URL d'un lien, cliquez sur
      Modifier
      .
    • Pour supprimer un lien, cliquez sur
      X Supprimer
      dans le coin supérieur droit du lien.
    • Lorsque vous supprimez tous les liens d'une section, cette section est elle aussi supprimée.
Vous pouvez également ajouter des liens dans des tâches individuelles et à d'autres emplacements dans CA PPM classique. Lorsque vous ajoutez des liens de protocole file://, les limitations suivantes s'appliquent au navigateur :
  • Les liens de protocole file:// ne sont pas pris en charge dans la
    Nouvelle expérience utilisateur
    .
  • Les liens de protocole file:// sont accessibles uniquement dans Microsoft Edge et ainsi que dans le navigateur Internet Explorer 11 tant qu'il est encore pris en charge par CA PPM classique.
  • Les liens de protocole file:// ne sont pas accessibles dans les navigateurs Chrome, Firefox et Safari.
Etant donné que les liens de protocole file:// peuvent être définis sur la page des liens de projet classique, ils s’affichent sur la page des liens de projet de la nouvelle expérience utilisateur. Toutefois, ils ne sont pas pris en charge. Lors de tests récents, ils ne fonctionnent souvent pas comme prévu.
Si vous avez besoin des liens de protocole file:// sur vos projets, nous vous suggérons la stratégie suivante :
  1. Supprimez le module LINKS du plan de projet.
  2. Créez un module Canal qui renvoie les utilisateurs à la page des liens de projet classique.
Comme la
Nouvelle expérience utilisateur
ne prend pas en charge les liens de niveau tâche, les utilisateurs ne rencontrent aucun problème à ce niveau.
Configuration de liens dynamiques vers d'autres pages de l'application CA PPM
Vous pouvez configurer des liens dynamiques avec des informations d'espace réservé à l'aide de variables système prises en charge. Lorsque les utilisateurs cliquent sur ces liens, les valeurs actuelles remplacent les variables. Vous pouvez ajouter un lien dynamique unique qui dirige les utilisateurs vers des pages spécifiques disposant d'attributs personnalisés dans l'URL. Les exemples incluent les pages CA PPM classiques, les sites Microsoft Sharepoint et d'autres pages de contenu.
Etant donné que les URL brutes utilisent des variables dynamiques, vous pouvez les copier et les coller dans plusieurs projets ou utiliser les mêmes liens dans les modèles (associés aux plans) pour assurer la cohérence entre tous vos projets. Placez le curseur sur un lien pour afficher l'URL résolue. Des options de liens dynamiques analogues sont disponibles avec la fonctionnalité de canaux. Les administrateurs peuvent définir jusqu'à cinq (5) canaux qui offrent aux utilisateurs métier des fonctions de liens dynamiques sans quitter la page actuelle du projet dans la Nouvelle expérience utilisateur. Consultez la section Nouvelle expérience utilisateur : configuration des plans pour les projets et les investissements.
Cette fonctionnalité prend en charge les données de liens dynamiques suivantes :
Finalité ou objectif du lien :
Variable dans l'URL :
1
ID du projet
: pour créer un lien vers le contenu du projet actuel à l'aide de son ID, insérez la variable
internalID
.
{internalID}
2
Code du projet
: pour créer un lien vers le contenu du projet actuel à l'aide de son code, insérez la variable de l'ID d'attribut de l'API
code
.
{code}
3
Utilisateur
: pour personnaliser le lien de l'utilisateur actuel, insérez la variable
userName
.
{userName}
4
Chef de projets
: pour créer un lien vers le contenu du chef de projets actuel, insérez la variable
manager
.
{manager}
5
Nom du projet
: pour créer un lien vers le contenu du projet actuel à l'aide de son nom, insérez la variable
name
.
{name}
Exemple de lien dynamique 1 : liens depuis l'interface Nouvelle expérience utilisateur vers CA PPM classique
Vous souhaitez définir un lien générique unique utilisable avec plusieurs projets. Vous souhaitez que le lien enregistre l'ID du projet actuel et qu'il ouvre la page Capacité du rôle de l'équipe dans CA PPM classique.
  • L'exemple suivant indique l'URL abstraite que vous pouvez entrer sur la page Liens du projet :
http://<ppm_server>/niku/nu#action:projmgr.invRoleCapacity&id=${internalID}
  • L'exemple suivant montre l'URL fixe pour le lien cliquable en direct enregistré avec les valeurs de variables résolues :
http://<ppm_server>/niku/nu#action:projmgr.invRoleCapacity&id=5001234
Exemple de lien dynamique 2 : concaténation ou jointure des paramètres de lien
L'exemple suivant illustre la procédure à suivre pour concaténer des chaînes de variables spécifiques dans une URL avec une esperluette (&) :
http://<my_sharepoint_server>/ProjectManager=${manager}&ProjectCode=${code}
Exemple de lien dynamique 3 : sécurité basée sur les droits d'accès de l'utilisateur
L'exemple ci-après décrit les étapes permettant de connaître le comportement de sécurité qui s'applique lorsque différents utilisateurs cliquent sur vos liens dynamiques.
  1. En tant qu'administrateur, vous configurez un lien avec l'URL dynamique suivante pour une application externe :
    http://some.link?id=${internalID}&projectName=${name}
  2. Vous configurez deux utilisateurs :
    1. PM_user_A
      dispose de droits d'accès globaux pour l'affichage de tous les projets.
    2. test_user_B
      possède uniquement des droits d'affichage de niveau instance sur le projet P1.
  3. Dans cet exemple, seuls nous intéressent l'accès à l'application externe dans le contexte des deux projets suivants :
    1. P1
      : internalId 5001084
    2. P2
      : internalId 5001083
  4. Lorsque chaque utilisateur clique sur le même lien, CA PPM vérifie leurs droits d'affichage globaux et d'instance sur chaque projet avant de renvoyer des données du projet.
  • Le lien abstrait pour PM_user_A est résolu sur les valeurs de paramètres fixes pour l'ID et le nom des deux projets.
  • Le lien abstrait pour test_user_B est résolu uniquement sur les valeurs de paramètres fixes pour le projet P1. Le lien pour projet P2 ne renverrait pas des données valides pour test_user_B. Cet utilisateur ne disposant d'aucune autorisation, seul l'ID interne de projet (5001083) serait transmis et non le nom de projet, en supposant que cet utilisateur puisse accéder à une page source pour ce projet.
Chargement de documents
Par défaut, les chefs de projets et les membres d'équipe peuvent afficher, modifier, charger, télécharger, supprimer et baliser tous les documents associés à leur projet. L'accès à des documents spécifiques varie.
  • Les utilisateurs possédant le droit d'accès
    Projet - Modifier
    , mais pas le statut de membre peuvent afficher et modifier tous les documents.
  • Les utilisateurs possédant le droit d'accès
    Projet - Afficher
    , mais pas le statut de membre peuvent afficher et télécharger des documents.
En tant qu'administrateur, vous devez déterminer les paramètres des documents du projet. Par exemple, définissez le champ Extensions de fichier autorisées afin de limiter les types de fichiers acceptables. Consultez la section Configuration des paramètres généraux du système.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez un projet et cliquez sur
    Documents
    .
  2. Dans la partie supérieure droite, cliquez sur
    Charger
    et sélectionnez un ou plusieurs fichiers à charger à partir de votre ordinateur ou d'un serveur.
    Les fichiers sont ajoutés au projet.
    Vous ne pouvez pas charger des fichiers vides.
  3. Si vous chargez un autre fichier portant le même nom qu'un document existant, sélectionnez
    Remplacer
    ou
    Créer une copie
    . Le fichier existant est alors remplacé. La création d'une copie charge une copie du fichier et ajoute un numéro séquentiel à la fin du nom du fichier. Par exemple, les noms de fichier s'affichent sous la forme
    file.doc
    ,
    file(1).doc
    et
    file(2).doc
    .
    Le contrôle de version n’est pas pris en charge dans la Nouvelle expérience utilisateur. Si le contrôle de version de document est requis dans votre environnement, utilisez
    Clarity PPM
    classique.
L'image animée suivante indique la procédure de chargement de documents :
 
Image présentant la procédure de téléchargement des documents.
 
Application de balises à un document
(Facultatif) Appliquez des balises à chaque document chargé. Vous pouvez ajouter un maximum de 30 caractères à une balise. L'application suggère une ou plusieurs balises correspondantes dans la liste de balises existantes pour le projet actif.
Certaines balises peuvent ne pas apparaître dans la fenêtre de navigateur actuelle. Pour afficher toutes les balises, cliquez sur l'icône
Afficher/Modifier les balises
ou ajustez le zoom du navigateur ou la largeur de sa fenêtre.
L’illustration suivante présente la procédure d'application de balises à un document :
Image présentant la procédure d’application des balises à un document.
 
Tri des documents
Triez vos documents afin de les trouver facilement. Vous pouvez trier la liste des documents des façons suivantes :
  • Nom
    : tri par ordre alphabétique des noms de fichier
  • Propriétaire
    : tri par ordre alphabétique des noms de propriétaire
  • Modifié(e)
    : tri par dernière date de modification des fichiers
  • Taille
    : tri des fichiers par taille
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur l'onglet
    Documents
    .
  2. Cliquez sur la colonne que vous souhaitez trier.
  3. Pour inverser l’ordre, cliquez sur le chevron vers le haut ou vers le bas.
Par défaut, le tri est défini sur
Modifié(e)
et affiche les fichiers récemment ajoutés.
Recherche de documents de projet
Vous pouvez rechercher des documents en recherchant le nom du document ou les balises associées. Vous pouvez également trier les documents, les renommer, leur ajouter des balises et les supprimer dans les résultats de recherche.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur l'onglet
    Documents
    .
  2. Dans la zone de recherche, saisissez le nom du document ou les balises associées.
  3. Cliquez sur l’icône de recherche ou appuyez sur la touche
    Entrée
    .
    Vous pouvez télécharger le document, le renommer ou le supprimer.
Cliquez sur l'icône Annuler dans la zone de recherche réinitialise l'emplacement du dossier vers le dossier racine.
Création de dossier
Créez une structure de dossiers de travail pour votre équipe afin que vous puissiez facilement accéder aux dossiers et aux documents importants.Les dossiers peuvent être indépendants et contenir des documents ou être placés au niveau supérieur et contenir des sous-dossiers. Ces deux catégories de dossiers peuvent contenir des documents. Vous pouvez créer des sous-dossiers dans un dossier de niveau supérieur ainsi des sous-dossiers dans un sous-dossier.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur l'onglet
    Documents
    .
  2. Cliquez sur
    Nouveau dossier
    pour créer un dossier.
  3. Utilisez le volet
    Afficher les dossiers
    ou les chemins de navigation pour afficher tous les dossiers et naviguer dans le répertoire du dossier.
Suppression de fichier ou de dossier
La suppression définitive d’un document supprime le fichier. Vous ne pouvez pas récupérer ou restaurer vos fichiers à partir de la corbeille.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur l'onglet
    Documents
    .
  2. Accédez au dossier approprié.
  3. Cliquez sur l’icône d'autres options en regard du fichier ou du dossier à supprimer, puis cliquez sur
    Supprimer
    .