Nouvelle expérience utilisateur : révision et approbation des feuilles de temps

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En tant que responsable des ressources, vous êtes chargé de vérifier et d'approuver les feuilles de temps pour les ressources que vous gérez. Vous devez disposer de droits d'approbation des feuilles de temps pour ces ressources. Si vous disposez de droits d'approbation des feuilles de temps pour les ressources, vous pouvez également examiner et approuver les feuilles de temps en tant que chef de projets. En tant que ressource, vous pouvez également accéder aux feuilles de temps de Rally Agile Central, si vous disposez des droits de navigation sur les feuilles de temps. La révision et l'approbation des feuilles de temps sont essentielles à la réussite opérationnelle de l'ensemble du projet et permettent de :
  • Surveiller l'allocation de ressources et de budget
  • Gérer le temps dans la planification
  • Mesurer les performances des membres de l'équipe
  • Evaluer votre projet prévu par rapport aux charges constatées
Vous pouvez envoyer des rappels aux utilisateurs afin qu'ils soumettent leurs feuilles de temps, approuver ou renvoyer toutes les feuilles de temps soumises et ajouter des notes aux feuilles de temps soumises ou renvoyées.
 
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Avant de commencer, révisez les informations sous
Révision et approbation de feuille de temps
dans la section Nouvelle expérience utilisateur : comparaison avec Clarity PPM classique. Ces informations vous aident à mieux comprendre les fonctionnalités liées aux feuilles de temps dans la
Nouvelle expérience utilisateur
.
Envoi des rappels de feuilles de temps
En tant qu'approbateur de feuilles de temps, vous pouvez envoyer des rappels à un utilisateur ou à tous les utilisateurs qui n'ont pas soumis leur feuille de temps. Vous pouvez envoyer des rappels aux membres de l'équipe à partir des colonnes Ouvert(e) et Renvoyé(e). La colonne Ouvert(e) indique tous les utilisateurs (membres de l'équipe) qui n'ont pas encore soumis leur feuille de temps. Les feuilles de temps renvoyées sont considérées comme ouvertes et doivent être mises à jour et soumises à nouveau dans les délais.
  • Lorsque vous envoyez un rappel :
    • Une icône
      Rappel envoyé
      s'affiche dans la liste des membres de l'équipe avec l'heure d'envoi.
    • Une notification de rappel est envoyée au membre de l'équipe d'après les paramètres configurés dans
      Clarity PPM
      classique pour les notifications utilisateur. Les membres de l'équipe peuvent recevoir un courriel, un SMS, une notification ou toute combinaison dans la Nouvelle expérience utilisateur ou dans PPM classique. En tant qu'administrateur, consultez la section Configuration des notifications et modèles de notification.
  • Si aucun rappel n'a été envoyé, le bouton Envoyer un rappel est disponible.
  • Après avoir envoyé un rappel à un utilisateur et avoir sélectionné de nouveau l'utilisateur, une option Rappeler s'affiche lors de votre prochain accès à l'utilisateur.
L'image suivante illustre la procédure d'envoi du rappel de feuille de temps initial :
 
Image présentant la procédure d'envoi du rappel de feuille de temps initial.
 
L'image suivante illustre la procédure d'envoi d'un rappel de suivi :
 
Image illustrant la procédure d'envoi d’un rappel de suivi.
 
Ajout de notes aux feuilles de temps
En tant qu'approbateur de feuilles de temps, vous pouvez ajouter les types suivants de notes pour les membres de votre équipe :
  • Notes génériques sur la feuille de temps pour rappeler aux membres d'équipe de soumettre leurs feuilles de temps
  • Notes spécifiques au niveau des postes de la feuille de temps pour signaler aux membres d'équipe les problèmes constatés dans les feuilles de temps qu'ils ont soumises.
Pour ajouter une note générique pour un membre de l'équipe concernant l'intégralité de la feuille de temps (par exemple, pour inclure un message de rappel), dans la colonne Membre de l'équipe, cliquez sur le nom du membre d'équipe. Dans la fenêtre flottante qui s'ouvre, cliquez sur Notes et ajoutez votre message. Un indicateur de notes s'affiche dans la colonne Membre de l'équipe au niveau de la ligne correspondant au membre de l'équipe, comme illustré dans l'image suivante :
timesheet_level_note
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Ajout de notes aux entrées de feuille de temps
Lorsque vous consultez une feuille de temps soumise, vous pouvez cliquer sur Feuille de temps détaillée pour afficher les postes dans la feuille de temps. Dans la vue détaillée, vous pouvez ajouter une note pour un poste de tâche spécifique de la feuille de temps. un indicateur de notes s'affiche pour le poste dans la grille de la feuille de temps, comme illustré dans l'image ci-dessous.
timesheet_lineitem_notes
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Vidéo : Révision et approbation des feuilles de temps
Dans la vidéo suivante, vous allez apprendre à vérifier et à approuver les feuilles de temps des membres de votre équipe et celles des autres équipes pour lesquelles vous disposez de droits d'approbation des feuilles de temps.
 

 
Pour visionner une vidéo en mode plein écran, cliquez sur le logo YouTube au bas de la vidéo. Pour plus d'informations sur CA PPM, rendez-vous sur la page www.ca.com/us/products/ca-project-portfolio-management.html.
Révision, approbation et renvoi des feuilles de temps soumises
En tant qu'approbateur de feuilles de temps disposant de droits d'instance pour l'approbation des feuilles de temps, vous êtes informé lorsque les utilisateurs soumettent leurs feuilles de temps. Vous révisez et approuvez le temps enregistré par les membres de votre équipe pour des tâches. Si nécessaire, renvoyer une feuille de temps pour correction. Le membre de l'équipe reçoit une notification concernant la feuille de temps renvoyée. Par exemple, la feuille de temps affiche des codes incorrects ou des heures appliquées incorrectement à des tâches.Le membre de l'équipe reçoit une notification concernant la feuille de temps renvoyée et peut apporter des corrections à la feuille de temps, puis la soumettre de nouveau. Vous pouvez également examiner et approuver des feuilles de temps pour les membres d’équipe d’autres responsables des ressources si vous disposez des droits d’approbation des feuilles de temps pour eux. Par exemple, si un responsable des ressources est en vacances, il peut vous demander d’examiner et d'approuver les feuilles de temps des membres de son équipe.
  • Responsable des ressources
    : lorsque vous vous connectez pour la première fois en tant que responsable des ressources, vous pouvez afficher uniquement les feuilles de temps soumises pour vos subordonnés directs (ou Mon équipe) pour lesquels vous disposez des droits d'accès aux feuilles de temps. Pour réviser les feuilles de temps possédant un autre état (ou statut) et pour afficher tous vos subordonnés directs, cliquez sur la case Tout afficher située à côté de l'option Membres. Pour réviser et filtrer les feuilles de temps envoyées à d'autres responsables des ressources, cliquez sur Responsable des ressources et sélectionnez le responsable des ressources.
  • Chef de projets
    : aucune feuille de temps soumise ne s'affiche lorsque vous êtes chef de projets et que vous disposez de droits d'accès d'approbation des feuilles de temps, mais qu'aucun membre de l'équipe n'est défini comme votre subordonné direct. Sous Affichage, cliquez sur la liste déroulante en regard de Mon équipe et sélectionnez Tout pour afficher vos rapports directs et toutes les autres ressources pour lesquelles vous disposez de droits d'approbation des feuilles de temps.
Le filtrage que vous appliquez pour réviser les feuilles de temps se poursuit pendant toutes les périodes des feuilles de temps. Une fois que vous êtes déconnecté, le comportement par défaut du filtrage est restauré.
Procédez comme suit :
  1. Cliquez sur Feuilles de temps.
  2. Vérifiez l'heure de soumission pour un membre de l'équipe en cliquant sur le nom du membre de l'équipe.
  3. (Facultatif) Pour réviser et filtrer les feuilles de temps envoyées à d'autres responsables des ressources, cliquez sur Responsable des ressources et sélectionnez le responsable des ressources.
  4. Lorsque vous avez terminé, vous pouvez également ajouter une note à la feuille de temps et effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Pour approuver une feuille de temps, cliquez sur Approuver (icône en forme de pouce levé).
    • Pour renvoyer une feuille de temps en vue de sa correction, cliquez sur Renvoyer (icône en forme de pouce baissé).
L'image suivante illustre la procédure à suivre pour approuver ou renvoyer des feuilles de temps soumises ou pour examiner la feuille de temps détaillée pour un membre de l'équipe.
 
L'image suivante illustre la procédure à suivre pour approuver ou renvoyer des feuilles de temps soumises ou pour examiner la feuille de temps détaillée pour un membre de l'équipe.
 
Pour gagner du temps, vous pouvez approuver ou renvoyer simultanément toutes les feuilles de temps soumises dans la page actuelle, comme illustré dans l'image suivante :
 
approve_return_all.png
 
L'utilisateur est informé de l'approbation ou du renvoi de leurs feuilles de temps.
Cliquez sur le nom d'un membre de l'équipe pour afficher une fenêtre flottante contenant la feuille de temps pour ce membre. L'option Feuille de temps détaillée est disponible pour les feuilles de temps soumises. Utilisez-la pour vérifier la feuille de temps détaillée pour le membre de l'équipe avant d'approuver ou de renvoyer la feuille de temps directement à partir de la fenêtre flottante. Utilisez les flèches de navigation dans la partie supérieure du menu volant pour poursuivre la révision des feuilles de temps soumises par d'autres membres de l'équipe.
L'image ci-après présente la procédure d'approbation ou de renvoi des feuilles de temps soumises après révision dans la fenêtre flottante.
 
timesheet_detail.png
 
Ajustement des feuilles de temps enregistrées
Lorsqu’une ressource soumet une feuille de temps, les charges constatées sont
en attente
jusqu’à l’approbation de la feuille de temps. Si les charges constatées consomment la charge restante, le statut en attente est modifié et les dates en attente de l’affectation d’origine sont modifiées. Une fois la feuille de temps approuvée, les charges constatées, le statut et les dates en attente dans l'affectation de la ressource sont mis à jour.
Les feuilles de temps enregistrées requièrent parfois un ajustement destiné à la résolution des erreurs de saisie de temps telles que l'entrée d'heures ou de codes d'imputation incorrects. En tant qu'approbateur de feuilles de temps, vous pouvez cliquer sur Ajuster pour créer une feuille de temps d'ajustement. La feuille de temps d'ajustement s'affiche sous forme de nouvelle feuille de temps ouverte pour le membre de l'équipe associé. Vous pouvez ajouter une note pour le membre de l'équipe afin de l'informer de l'ajustement. Une fois la feuille de temps d'ajustement soumise, approuvée et enregistrée, cette nouvelle feuille de temps remplace la feuille de temps précédemment enregistrée qui a été renvoyée.
Affichage des feuilles de temps d'autres membres dans une période de relevé d'heures clôturée
Lorsqu'une période de relevé d'heures est clôturée, le responsable des ressources peut accéder à la période et afficher les informations d'une feuille de temps d'autres membres de l'équipe dans l'onglet Feuilles de temps. Pour modifier, ajuster ou traiter une feuille de temps, la période doit être ouverte. L'administrateur système peut rouvrir une période de relevé d'heures.
Recherche ou filtrage de feuilles de temps
Vous pouvez filtrer les feuilles de temps des ressources en effectuant une recherche sur un nom de ressource ou sur un responsable des ressources. Vous pouvez filtrer les ressources pour lesquelles vous disposez de droits d'accès pour approbation de feuille de temps. Vous pouvez également afficher, approuver, renvoyer et ajuster les feuilles de temps des ressources subordonnées aux autres responsables.
Procédez comme suit :
  1. Cliquez sur Feuilles de temps et sélectionnez l'onglet
    Révision et approbation
    .
    Une liste des membres de votre équipe s'affiche avec la période actuelle.
  2. Utilisez la barre Rechercher ou Filtrer pour rechercher des feuilles de temps comme suit. Vous pouvez sélectionner plusieurs valeurs pour les options de filtre.
    • Ressource
      Filtre toutes les ressources pour lesquelles vous disposez de droits d'approbation de feuilles de temps
    • Responsable des ressources
      Filtre selon les responsables des ressources pour lesquelles vous disposez de droits d'approbation de feuille de temps.
    • Organigramme organisationnel de la ressource
      Filtre toutes les ressources associées à un organigramme organisationnel pour lequel vous disposez de droits d'approbation de feuilles de temps
  3. Vérifiez l'heure de soumission pour un membre de l'équipe en cliquant sur le nom du membre de l'équipe.
  4. Vous pouvez également ajouter une note à la feuille de temps et effectuer l'une des opérations suivantes :
    • Pour approuver une feuille de temps, cliquez sur
      Approuver
      (icône en forme de pouce levé).
    • Pour renvoyer une feuille de temps en vue de sa correction, cliquez sur
      Renvoyer
      (icône en forme de pouce baissé).
L'illustration ci-après indique comment filtrer les feuilles de temps en fonction du ou des responsables des ressources.
 
Image présentant des filtres de ressources dans les feuilles de temps
 
Accès aux feuilles de temps CA PPM à partir de CA Agile Central
En tant que membre de l’équipe, vous pouvez accéder à vos feuilles de temps
Clarity PPM
directement à partir de
CA Agile Central
. Pour plus d'informations, contactez votre administrateur ou reportez-vous à la partie
Configuration
de la feuille de temps CA PPM à partir de
CA Agile Central
dans la section
Intégration de CA PPM avec CA Agile Central
.
La fonctionnalité d'intégration des feuilles de temps n'est pas prise en charge si vous utilisez
Clarity PPM
SaaS avec CA On Demand Portal.
Vous pouvez configurer l'authentification unique pour la fonctionnalité d’intégration des feuilles de temps dans un environnement CA PPM SaaS et CA Agile Central SaaS. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section
Intégration de CA PPM avec CA Agile Central
.