Création de projets, d'équipes et de tâches

ccppmop1581
Configurez un projet, une équipe et des tâches à planifier et remplissez vos objectifs, puis affectez des ressources aux tâches du projet. En tant que chef de projets, vous êtes chargé de classer les projets par priorité et de les approuver en fonction de plusieurs facteurs clés, notamment ceux ci-après :
  • Plans professionnels, stratégie et gouvernance informatique
  • Contraintes de budget, temps et ressource
  • Instructions relatives à l'architecture informatique, stratégies en matière de gestion des risques et normes
  • Charges de travail actuelles et prévues
Un projet découle généralement d'idées, de propositions, de projets tests non approuvés, de travaux en attente, ou de demandes de service.
2
Création d'un projet
Vous créez le projet afin de suivre le plan de travail pour vos investissements. Par exemple, vous avez un nouveau projet de développement qui a été approuvé pour l'année fiscale à venir.
Utilisez l'une des méthodes suivantes :
  • Création du projet à partir d'un modèle
  • Création manuelle du projet
Vous pouvez également créer un projet à l'aide de XOG (en convertissant une idée en projet), d'Open Workbench ou de Microsoft Project.
Création du projet à partir d'un modèle
Vous pouvez créer le projet à partir d'un modèle. Les modèles renforcent la cohérence et améliorent l'efficacité lors de la création de projets. Vous pouvez créer un projet et l'enregistrer comme modèle. D'autres utilisateurs peuvent utiliser ce modèle pour créer un projet. Lorsque vous créez un projet à partir d'un modèle, les informations suivantes sont copiées du modèle vers le nouveau projet :
  • Attributs généraux du projet et champs personnalisés
  • Personnel, participants et groupes de participants
  • Organigramme des tâches
  • Affectations des tâches
  • Associations d'unités d'organigrammes organisationnels
  • Valeurs des champs % d'allocation de la ressource et Allocation (afin d'aligner la charge restante avec ces montants)
  • Plans de coûts et de bénéfices
Les dates de début et de fin, les informations relatives à la référence et les propriétés financières ne sont pas copiés dans les nouveaux projets à partir des nouveaux modèles. Si vous avez défini une réservation ferme pour les ressources dans le modèle de projet, ces ressources seront copiées avec une réservation optionnelle.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez Accueil. Dans la section Gestion des portefeuilles, cliquez sur Projets.
  2. Cliquez sur Créer à partir d'un modèle.
  3. Filtrez pour sélectionner un modèle de projet et cliquez sur Suivant.
  4. Remplissez les champs de la section Général. Ces champs requièrent une explication :
    • Méthode de calcul du % d'avancement
      Spécifie la méthode de calcul de la valeur % d'avancement pour le projet et les tâches.
      Valeurs :
      • Manual. Utilisez cette méthode pour saisir manuellement le pourcentage d'avancement du projet, des tâches récapitulatives et détaillées, ainsi que des jalons. Sélectionnez cette méthode de calcul si vous utilisez le produit avec Microsoft Project ou si vous utilisez un job externe pour calculer le pourcentage d'avancement. Le champ % d'avancement apparaît sur la page Propriétés de la tâche. La méthode manuelle n'inclut pas la modification automatique du statut d'une tâche. Le statut d'une tâche est modifié uniquement si vous mettez manuellement à jour la valeur du pourcentage d'avancement ou le statut.
      • Duration. Utilisez cette méthode pour effectuer le suivi du pourcentage d'avancement d'après la durée. La durée est une mesure de la durée totale des heures de travail actives pour une tâche, en fonction des dates de début et de fin de cette tâche. Le pourcentage d'avancement des tâches récapitulatives est automatiquement calculé d'après la formule suivante :
        Summary Task % Complete = Total Detail Task Duration Complete / Total Detail Task Duration
      • Effort. Utilisez cette méthode pour calculer le pourcentage d'avancement des tâches récapitulatives et détaillées en fonction des unités de travail terminées par affectations de ressources. Si vous affectez une ressource autre que de type main-d'oeuvre à une tâche, l'effort et les charges constatées pour cette ressource seront ignorés dans le calcul. Les calculs se basent sur les formules suivantes :
        Summary Task % Complete = Sum of Detail Task resource assignment Actuals / Sum of Detail Task resource assignment Effort Detail Task % Complete = Sum of resource assignment Actuals / Sum of resource assignment Effort
        Par défaut
        : Manuel(le)
        Définissez la méthode de calcul du pourcentage d'avancement au début de votre projet et n'en changez pas.
      • Pool d'affectations
        Spécifie le pool de ressources autorisées lors de l'affectation des ressources aux tâches.
        Valeurs :
        • Equipe uniquement. L'autorisation est accordée uniquement aux membres du personnel.
        • Pool de ressources. autorisation accordée aux ressources et aux membres du personnel de l'équipe pour lesquels vous disposez de droits d'accès pour effectuer une réservation pour un projet. Cette option vous permet d'affecter une ressource à une tâche et d'ajouter cette ressource comme membre du personnel d'équipe.
          Par défaut
          : Pool de ressources
      • Définir les dates du coût prévu
        Spécifie si les dates du coût prévu sont synchronisées avec les dates d'investissement. Sélectionnez cette option afin que le plan financier détaillé n'affecte pas les dates du coût prévu.
        Par défaut
        : option sélectionnée
  5. Complétez les champs dans la section Organigrammes organisationnels. Ces informations définissent l'organigramme organisationnel à associer au projet aux fins de sécurité, d'organisation, ou de génération de rapports.
    • Organisationnel(le)
      Définit les secteurs d'activité de l'organisation responsable de la proposition.
    • Département
      Définit le département utilisé pendant le traitement de transaction des contre-passations pour ajouter les coûts au débit ou au crédit des départements. Le département permet également d'aligner l'investissement sur les matrices de taux et de coût. Le champ est rempli automatiquement lorsqu'un département est sélectionné sur la page de propriétés générales. Cet organigramme organisationnel apparaît en fin de liste si plusieurs organigrammes existent.
    • Emplacement
      Définit l'emplacement utilisé pour aligner l'investissement sur les règles de débit et de crédit relatives au traitement de transaction des contre-passations. Vous pouvez utiliser l'emplacement de l'investissement comme correspondance dans la matrice de taux et de coûts. Si aucun emplacement n'a été associé à l'investissement, utilisez l'emplacement par défaut de l'entité. Toutefois, si aucun emplacement par défaut n'est disponible pour l'entité, utilisez l'emplacement par défaut du système.
  6. Dans la section Copier les options du modèle de projet, remplissez les champs. Ces champs requièrent une explication :
    • Mettre le travail à l'échelle
      Définit le pourcentage d'augmentation ou de réduction des estimations de travail pour chaque tâche du nouveau projet. La mise à l'échelle s'effectue par rapport au modèle.
      Valeurs
      : 0 à 100 (où 0 indique qu'aucun changement n'a été apporté)
      Par défaut
      : 0
    • Mettre le budget à l'échelle par
      Définit le pourcentage (positif ou négatif) du facteur de mise à l'échelle pour les montants (en dollars) définis dans les plans de coûts et de bénéfices du projet.
      Valeurs
      : 0 à 100 (où 0 indique qu'aucun changement n'a été apporté)
      Par défaut
      : 0
      Exemple
      : dans le modèle de projet couvrant la période comprise entre le 01/01/2012 et le 31/12/2012, 10 000 $ sont alloués aux coûts prévus et 20 000 $ aux bénéfices prévus pour toute la durée du projet. Si vous définissez une valeur de mise à l'échelle du budget de 20 %, les prévisions sont copiées dans le nouveau projet comme suit. Nous supposons que la durée du projet est la même que pour le modèle de projet :
      • Le coût prévu indique 12 000 $, ce qui représente une mise à l'échelle de 20 % supplémentaires par rapport à la valeur d'origine.
      • Le bénéfice prévu indique 24 000 $, ce qui représente une mise à l'échelle de 20 % supplémentaires par rapport à la valeur d'origine.
    • Convertir les ressources en rôles
      Spécifie si les ressources doivent être remplacées dans le nouveau projet par les rôles principaux ou les rôles d'équipe des ressources nommées du modèle de projet. Si une ressource nommée ne possède aucun rôle principal ou aucun rôle d'équipe, cette ressource est conservée dans le nouveau projet. Ce paramètre remplace le paramètre de gestion de projets par défaut dans la page Paramètres.
      Supposons qu'un plan de coûts utilise une ressource comme attribut de groupement. Lorsque vous sélectionnez cette case à cocher, le plan de coûts est copié à partir du modèle. Toutefois, les valeurs de la ressource ne sont pas converties en rôles. La valeur de la ressource est la seule valeur permettant de différencier une ligne de détail de poste d'une autre. Si cette valeur est manquante, les lignes de détail dupliquées peuvent générer un plan de coûts.
      Par défaut
      : option désactivée
  7. Enregistrez les modifications.
Création manuelle d'un projet
Vous pouvez créer le projet manuellement, si vous ne voulez pas utiliser un modèle existant.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez Accueil. Dans la section Gestion des portefeuilles, cliquez sur Projets.
  2. Cliquez sur Créer.
  3. Remplissez les champs de la section Général. Ces champs requièrent une explication :
    • Méthode de calcul du % d'avancement
      Spécifie la méthode de calcul de la valeur % d'avancement pour le projet et les tâches.
      Valeurs :
      • Manual. Utilisez cette méthode pour saisir manuellement le pourcentage d'avancement du projet, ainsi que des tâches récapitulatives et détaillées. Sélectionnez cette méthode de calcul si vous utilisez le produit avec Microsoft Project ou si vous utilisez un job externe pour calculer le pourcentage d'avancement. Le champ % d'avancement apparaît sur la page Propriétés de la tâche. La méthode manuelle n'inclut pas la modification automatique du statut d'une tâche. Le statut d'une tâche est modifié uniquement si vous mettez manuellement à jour la valeur du pourcentage d'avancement ou le statut.
      • Duration. Utilisez cette méthode pour effectuer le suivi du pourcentage d'avancement d'après la durée. La durée est une mesure de la durée totale des heures de travail actives pour une tâche, en fonction des dates de début et de fin de cette tâche. Le pourcentage d'avancement des tâches récapitulatives est automatiquement calculé d'après la formule suivante :
        Summary Task % Complete = Total Detail Task Duration Complete / Total Detail Task Duration
      • Effort. Utilisez cette méthode pour calculer le pourcentage d'avancement des tâches récapitulatives et détaillées en fonction des unités de travail terminées par affectations de ressources. Si vous affectez une ressource autre que de type main-d'oeuvre à une tâche, l'effort et les charges constatées pour cette ressource seront ignorés dans le calcul. Les calculs se basent sur les formules suivantes :
        Summary Task % Complete = Sum of Detail Task resource assignment Actuals / Sum of Detail Task resource assignment Effort Detail Task % Complete = Sum of resource assignment Actuals / Sum of resource assignment Effort
        Par défaut
        : Manuel(le)
        Définissez la méthode de calcul du pourcentage d'avancement au début de votre projet et n'en changez pas.
    • Pool d'affectations
      Spécifie le pool de ressources autorisées lors de l'affectation des ressources aux tâches.
      Valeurs :
      • Equipe uniquement. L'autorisation est accordée uniquement aux membres du personnel.
      • Pool de ressources. autorisation accordée aux ressources et aux membres du personnel de l'équipe pour lesquels vous disposez de droits d'accès pour effectuer une réservation pour un projet. Cette option vous permet d'affecter une ressource à une tâche et d'ajouter cette ressource comme membre du personnel d'équipe.
      Par défaut
      : Pool de ressources
    • Définir les dates du coût prévu
      Spécifie si les dates du coût prévu sont synchronisées avec les dates d'investissement. Sélectionnez cette option afin que le plan financier détaillé n'affecte pas les dates du coût prévu.
      Par défaut
      : option sélectionnée
  4. Complétez les champs dans la section Organigrammes organisationnels. Ces informations définissent l'organigramme organisationnel à associer au projet aux fins de sécurité, d'organisation, ou de génération de rapports.
  5. Enregistrez les modifications.
En tant que chef de projets, utilisez le portlet Mes projets de la page Présentation (générale) pour afficher une liste personnelle de vos projets préférés. Vous pouvez afficher le statut des projets que vous souhaitez suivre. Par exemple, si vous gérez le projet
Migration du système RH
, ajoutez-le au portlet Mes projets afin d'afficher le dernier statut du risque et du dossier commercial.
Définition des propriétés du projet
Une fois le projet avec les informations de base créé, définissez ses propriétés. Les propriétés du projet comprennent les éléments suivants :
  • Un ensemble de caractéristiques permettant de gérer et d'organiser des informations financières
  • Des facteurs de risque susceptibles de se produire au cours du projet
  • Une référence des efforts de travail et des coûts du projet au cours des différentes étapes du cycle de vie du projet
Définition des propriétés générales
La spécification des propriétés générales d'un projet permet d'identifier et de définir ses caractéristiques.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet.
  2. Remplissez les champs de la section Général. Ces champs requièrent une explication :
    • Responsable
      Spécifie la ressource chargée de gérer le projet. Par défaut, le créateur du projet devient le chef de projets si vous ne spécifiez pas de chef de projets pendant la création du projet. Le créateur de projet devient également responsable de collaboration. Pendant la création d'un projet, le chef de projets joue donc également souvent le rôle d'un responsable de collaboration. Toutefois, le chef de projets et le responsable de collaboration sont deux rôles différents qui ne sont pas obligatoirement lié entre eux. Un chef de projets est automatiquement désigné comme responsable de collaboration à la création d'un projet, si aucun chef de projets n'est spécifié.
    • Mise en page
      Spécifie la mise en page à appliquer pour afficher les informations du projet. Les mises en page disponibles sont propres à la société et dépendent des valeurs configurées par l'administrateu
      PPM classique
      r . Ces mises en page dépendent également de l'installation de modules d'extension. Si aucune mise en page n'est disponible, ce champ est en lecture seule.
      Par défaut
      : Disposition par défaut du projet
    • Risque
      Spécifie le niveau de risque du projet tel que défini par les niveaux de sévérité sélectionnés pour la liste prédéfinie des facteurs de risque à partir de la page principale Risque.
    • Objectif
      Spécifie l'objectif ou l'étude de cas du projet.
      Valeurs
      : Evitement des coûts, Réduction des coûts, Développement des activités, Amélioration de l'infrastructure et Maintien des activités
    • Alignement
      Spécifie l'alignement avec les objectifs commerciaux. Affiche un indicateur d'état qui présente le statut d'alignement du projet.
      Valeurs :
      • 66 - 100 (vert) = Aligné
      • 33 - 65 (jaune) = Alignement présentant un risque
      • 0 - 32 (rouge) = Hors alignement
    • Statut
      Indique le statut de l'investissement.
      Valeurs
      : Approuvé(e), Refusé(e), Non approuvé(e)
      Par défaut
      : Non approuvé(e)
    • Actif
      Indique si l'investissement est actif. Activez l'investissement pour autoriser l'enregistrement de transactions et afficher l'investissement dans des portlets de planification de la capacité.
      Par défaut
      : option sélectionnée
    • Programme
      Spécifie que vous voulez utiliser un programme pour créer des projets.
      Par défaut :
      option désactivée
    • Modèle
      Spécifie si ce projet sera utilisé comme modèle de projet à partir duquel vous pourrez créer d'autres projets.
      Par défaut
      : option désactivée
    • Obligatoire
      Spécifie si cet investissement doit être imputé lors de son ajout à un portefeuille. Ce champ est utilisé pendant la génération du scénario.
      Par défaut
      : option désactivée
Définition de propriétés de planification
Vous pouvez définir des propriétés de planification pour les raisons suivantes :
  • Ouvrir ou fermer le projet à des fins de suivi chronologique
  • Planifier automatiquement votre projet
  • Définir les options de dotation en personnel par défaut
  • Définir la méthode de calcul de la valeur d'en-cours par défaut au niveau du projet
  • Associer le projet à une période de génération de rapports de la valeur d'en-cours
  • Remplacer la valeur d'en-cours
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet.
  2. Dans le menu Propriétés, sélectionnez Propriétés et cliquez sur Planification.
  3. Dans la section Planification, remplissez les champs suivants : Ces champs requièrent une explication :
    • En date du
      Définit la date d'inclusion des données relatives aux estimations budgétaires et de temps. Cette date est utilisée dans les calculs de l'analyse de la valeur d'en-cours (coût budgété du travail planifié, par exemple) et permet d'effectuer des calculs de coûts. La charge restante pour un projet n'est pas planifiée à la date indiquée dans le champ En date du ni passée cette date.
    • % Complete
      Définit le pourcentage de travail effectué sur le projet d'après le pourcentage d'avancement des tâches et des sous-projets. Ce champ apparaît uniquement si la méthode de calcul du pourcentage d'avancement est définie sur Durée ou sur Effort.
      Valeur par défaut
      : 0
      Valeurs
      : de 0 à 100
    • Méthode de calcul du % d'avancement
      Spécifie la méthode de calcul de la valeur % d'avancement pour le projet et les tâches.
      Valeurs :
      • Manual. Utilisez cette méthode pour saisir manuellement le pourcentage d'avancement du projet, ainsi que des tâches récapitulatives et détaillées. Sélectionnez cette méthode de calcul si vous utilisez le produit avec Microsoft Project ou si vous utilisez un job externe pour calculer le pourcentage d'avancement. Le champ % d'avancement apparaît sur la page Propriétés de la tâche. La méthode manuelle n'inclut pas la modification automatique du statut d'une tâche. Le statut d'une tâche est modifié uniquement si vous mettez manuellement à jour la valeur du pourcentage d'avancement ou le statut.
      • Duration. Utilisez cette méthode pour effectuer le suivi du pourcentage d'avancement d'après la durée. La durée est une mesure de la durée totale des heures de travail actives pour une tâche, en fonction des dates de début et de fin de cette tâche. Le pourcentage d'avancement des tâches récapitulatives est automatiquement calculé d'après la formule suivante :
      Summary Task % Complete = Total Detail Task Duration Complete / Total Detail Task Duration Summary Task % Complete = Sum of Detail Task resource assignment Actuals / Sum of Detail Task resource assignment Effort Detail Task % Complete = Sum of resource assignment Actuals / Sum of resource assignment Effort
      • Effort. Utilisez cette méthode pour calculer le pourcentage d'avancement des tâches récapitulatives et détaillées en fonction des unités de travail terminées par affectations de ressources. Si vous affectez une ressource autre que de type main-d'oeuvre à une tâche, l'effort et les charges constatées pour cette ressource seront ignorés dans le calcul. Les calculs se basent sur les formules suivantes :
      Par défaut
      : Manuel(le)
      Définissez la méthode de calcul du pourcentage d'avancement au début de votre projet et n'en changez pas
      .
    Vérifiez que les dates de début et de fin des tâches et des affectations sont identiques ou comprises entre les dates de début et de fin du projet. Si ce n'est pas le cas, les dates de début et de fin du projet sont automatiquement définies sur celles des tâches et des affectations.
  4. Dans la section Suivi, remplissez les champs suivants : Ces champs requièrent une explication :
    • Mode de suivi
      Indique la méthode de suivi utilisée par les affectations de ressources pour saisir le temps consacré aux tâches du projet.
      Valeurs :
      • Clarity. Les affectations de ressources saisissent le temps consacré aux tâches qui leur ont été affectées à l'aide des feuilles de temps.
      • Aucun(e). Le suivi des charges constatées pour les ressources autres que les ressources de type main-d'oeuvre est réalisé à partir des enregistrements de transactions financières ou à l'aide d'un planificateur de bureau (Open Workbench ou Microsoft Project, par exemple).
      • Autre. Les charges constatées sont importées à partir d'une application tierce.
      Par défaut
      : Clarity
    • Code d'imputation
      Définit le code d'imputation utilisé pour la facturation des transactions du projet. Si vous définissez également des codes d'imputation au niveau de la tâche dans les feuilles de temps, les codes d'imputation de tâche remplaceront ce code.
  5. Sélectionnez la case à cocher Empêcher les tâches de feuille de temps non affectées si vous ne voulez pas autoriser les utilisateurs à ajouter des tâches de feuille de temps non affectées au projet.
  6. Dans la section Dotation en personnel, remplissez les champs suivants : Ces champs requièrent une explication :
    • Unité d'organigramme organisationnel du personnel par défaut
      Définit l'unité d'organigramme organisationnel par défaut utilisée pour ajouter des membres du personnel de l'équipe à ce projet. Cette unité d'organigramme organisationnel permet de décrire les besoins en personnel (qu'il s'agisse d'un pool de ressources, d'un emplacement ou d'un département spécifique). En mappant les rôles avec des unités d'organigramme organisationnel et des responsables de ressources, les rôles peuvent être remplis de façon plus précise. L'unité d'organigramme organisationnel du personnel par défaut est utilisée pendant la planification de la capacité afin d'analyser la demande par rapport à votre capacité, en utilisant l'organigramme organisationnel du personnel comme critère de filtre.
      Exemple :
      Vous pouvez utiliser l'organigramme organisationnel pour déterminer si vous disposez d'une capacité suffisante de programmeurs à Atlanta afin de satisfaire la demande en programmeurs dans cette ville.
  7. Enregistrez les modifications.
Définition des propriétés du risque
Vous pouvez évaluer le risque à partir d'une liste prédéfinie de facteurs de risques, par niveau de sévérité.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et dans Propriétés, cliquez sur Risque.
  2. Evaluez le risque du projet en sélectionnant les options de Facteurs de contribution.
  3. Enregistrez les modifications.
Définition des propriétés de budget
Les informations budgétaires sont capitales pour la gestion et l'analyse des portefeuilles. Veillez à définir correctement et à enregistrer les informations relatives aux coûts et aux bénéfices prévus pour évaluer et analyser les projets.
Pour afficher toutes les données d'un investissement à un portefeuille, l'administrateur
PPM classique
doit exécuter le job de synchronisation de l'investissement du portefeuille.
Dans un budget, vous pouvez définir des mesures telles que la valeur actualisée nette (VAN) du projet, le retour sur investissement (RSI) et les informations sur la rentabilité. Vous pouvez également définir les coûts et bénéfices budgétés et prévus du projet pour une période spécifiée. De même, vous pouvez définir un plan financier détaillé afin de budgétiser des coûts et bénéfices sur plusieurs périodes. Si vous créez un plan financier détaillé, les informations du plan sont automatiquement insérées dans la page Propriétés du budget.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet.
  2. Ouvrez le menu Propriétés, puis dans Propriétés, cliquez sur Budget.
  3. Dans la page Propriété du budget, remplissez les champs. Ces champs requièrent une explication :
    • Budget = valeurs prévues
      Permet d'indiquer si vous souhaitez que les valeurs des coûts et des bénéfices budgétés correspondent aux valeurs du coût et du budget planifiés. Si vous souhaitez définir manuellement les valeurs de budget, désactivez cette case à cocher.
  4. Enregistrez les modifications.
Définition des dépendances de projet
Des relations de dépendances sont possibles entre les investissements de votre portefeuille. La page
Propriétés : Dépendances
de l'investissement permet d'identifier cette relation. Les dépendances peuvent s'appliquer entre le début et l'achèvement d'un effort d'activité contradictoire ou à partir de dépassements du budget. Dans cette page, vous pouvez effectuer les actions suivantes :
  • Ajouter des investissements avec des contraintes de dépendance
  • Indiquer si ces investissements dépendent de votre investissement, ou inversement
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet.
  2. Ouvrez le menu Propriétés, puis dans Propriétés, cliquez sur Dépendances.
  3. Sélectionnez un mode d'affichage ou d'ajouter les éléments suivants :
    • Investissements dépendants.
    • Investissements interdépendants.
  4. Cliquez sur Ajouter pour ajouter d'autres dépendances à votre investissement.
  5. Dans la liste déroulante Type, sélectionnez un type d'investissement, puis sélectionnez un investissement et cliquez sur Ajouter.
Création de l'équipe du projet
Les membres et les tâches du projet constituent les éléments fondamentaux d'un projet. Ils sont tous deux indispensables pour satisfaire aux objectifs du projet. Vous pouvez constituer une équipe de projet composée des membres suivants :
  • Personnel d'équipe
    Il s'agit des ressources que le chef de projets affecte aux tâches pour la réalisation du travail. Les membres du personnel de l'équipe sont alloués au projet. Un membre du personnel de l'équipe peut comprendre les éléments suivants : main-d'oeuvre, matériel, équipement et types de rôles ou de ressources de dépenses. Vous pouvez inclure des ressources autres que des ressources de type main-d'oeuvre ou des rôles, à des fins de traitement des transactions financières.
    Par défaut, tous les membres d'équipe deviennent des participants au projet si le paramètre par défaut de gestion du projet (Ajouter des membres du personnel en tant que participants à l'investissement) n'est pas modifié. S'il est modifié, le chef de projets doit ajouter manuellement tous les participants au projet dans la page Participants.
  • Participants
    Il s'agit des ressources ajoutées au projet par le chef de projets. Les participants peuvent afficher les propriétés du projet, générer des idées et surveiller l'avancement. Par défaut, les membres du personnel d'équipe deviennent des participants automatiques. Toutefois, vous pouvez également ajouter des ressources qui ne sont pas membres du personnel d'équipe comme participants au projet. La valeur sélectionnée pour l'option Ajouter des membres du personnel en tant que participants à l'investissement détermine si le membre du personnel d'équipe devient automatiquement un participant.
  • Groupes de participants
    Il s'agit d'un groupe de ressources identifiées comme participants au projet.
Ajout de ressources, de rôles ou d'équipes
Si nécessaire, ajoutez des ressources, des rôles ou des équipes prédéfinies à votre projet en tant que membres du personnel d'équipe. Vous pouvez ajouter des ressources, des rôles ou des équipes à un projet de manière automatique, lors de leur affectation à une tâche du projet dans l'organigramme des tâches de la vue Gantt.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur Equipe.
  2. Cliquez sur Ajouter.
  3. Sélectionnez les ressources, rôles ou équipes prédéfinies à ajouter au personnel du projet, puis cliquez sur Ajouter.
  4. Enregistrez les modifications.
Définition de l'allocation de ressources
Si nécessaire, définissez des allocations pour les ressources que vous avez affectées au projet. La page du personnel de l'équipe du projet affiche le statut de réservation de tous les investissements auxquels la ressource est allouée. De plus, vous pouvez consulter le nombre d'heures affectées à la ressource pour chaque investissement et une liste d'allocation prévue et validée pour le projet. Ces informations permettent de déterminer la disponibilité d'une ressource pour un projet, ou de déterminer si une ressource est surréservée ou sous-réservée et dans quelle mesure. Sauf modification des dates de réservation, la ressource est automatiquement affectée au projet pour toute la durée du projet.
Pour modifier des valeurs mises à l'échelle pour le temps pour les ressources du projet, utilisez la colonne des valeurs mises à l'échelle pour le temps. Cette colonne contient des informations sur l'allocation par ressource, l'allocation et la période. Vous pouvez par exemple modifier les informations des cellules temporelles pour chaque ressource. Lorsque vous modifiez les cellules temporelles, vous modifiez également la présentation de l'allocation prévue et engagée dans la colonne Valeur mise à l'échelle pour le temps.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur Equipe.
  2. Renseignez les champs dans la page du personnel de l'équipe du projet pour les membres de l'équipe requis. Ces champs requièrent une explication :
    • Statut de la réservation
      Définit le statut de réservation de la ressource.
      Valeurs :
      • Optionnel(le). la ressource travaillera sur l'investissement selon une planification provisoire.
      • Ferme. la ressource est engagée à travailler sur l'investissement.
      • Mixte. indique que l'allocation de la ressource à l'investissement est à la fois optionnelle et ferme, ou bien que l'allocation optionnelle pour la ressource ne correspond pas à l'allocation ferme.
      Par défaut
      : Optionnel(le)
      % d'allocation : définit le pourcentage de temps que la ressource est censée consacrer au travail (de manière provisoire ou engagée) pour l'investissement. Le produit suppose que chaque membre du personnel est affecté au projet et à chaque tâche à 100 % de son temps disponible. C'est le cas lorsqu'une ressource n'est pas allouée à d'autres tâches d'autres projets.
  3. Enregistrez les modifications.
Création des tâches de projet
Les tâches d'un projet qui sont des activités qui commencent et finissent à des dates définies. Pour créer une tâche, utilisez l'une des méthodes suivantes :
  • Insérez une tâche à un emplacement spécifique de l'organigramme des tâches.
  • Insérer une nouvelle tâche à l'aide d'un raccourci clavier
  • Copier une tâche à partir d'un modèle de projet
  • Utilisez XOG.
Cet article n'explique pas toutes les méthodes de création d'une tâche.
Vous pouvez créer les types de tâches de projet suivants :
  • Jalon
    Une tâche jalon indique un point critique dans un projet, tel que l'achèvement de la première phase de l'exécution.
    Elle spécifie une activité ou événement majeur dans un projet et indique l'achèvement d'une phase de principaux produits livrables ou toute réalisation significative de votre projet pendant son exécution.
    Dans le plan de projet, une tâche dont la durée est de zéro est une tâche jalon. En d'autres termes, les dates de début et de fin des tâches jalon sont identiques. Une fois enregistré, le champ Début de la page Propriétés de la tâche est verrouillé.
  • Tâche clé
    Indique si vous souhaitez désigner cette tâche comme tâche clé. Une tâche clé est importante pour les autres tâches. Par exemple, la date de début d'autres tâches peut dépendre d'une tâche clé.
    Exemple
    : Si l'exécution de cette tâche est essentielle pour la date de début d'autres tâches, marquez-la comme tâche clé.
  • Fixed Duration
    Spécifie la durée fixe du temps de travail entre le début et la fin d'une tâche. Lorsque vous modifiez des affectations, la durée de la tâche reste définie sur la valeur saisie et l'application recalcule les unités de ressource.
Avant de créer un organigramme des tâches, planifiez les tâches et l'organigramme afin d'en garantir l'efficacité.
Par défaut, une nouvelle ligne vide (tâche) apparaît dans l'organigramme des tâches pour les nouveaux projets. Lorsque vous configurez la vue Gantt de sorte à ne pas afficher tous les champs obligatoires, aucune tâche vide initiale pour des projets sans tâche ne s'affiche. De plus, vous ne pouvez pas appliquer de modifications en ligne.
Une tâche récapitulative inclut des sous-tâches et des récapitulatifs de ces sous-tâches. Par exemple, un projet peut contenir la création d'une division comme tâche récapitulative et la formation du nouveau personnel comme sous-tâche. Les dépendances peuvent être réparties parmi les tâches de projet et en dehors de celles-ci.
Insertion d'une tâche à un emplacement spécifique de l'organigramme des tâches
Si nécessaire, insérez une tâche à un emplacement spécifique de l'organigramme des tâches dans la vue Gantt.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet.
  2. Dans le menu Tâches, cliquez sur Gantt.
  3. Pour insérer une nouvelle ligne de tâche, activez la case à cocher ou cliquez dans la ligne de la tâche. Puis, effectuez l'une des actions suivantes :
    • Utilisez un raccourci clavier :
      • Windows : appuyez sur la touche Insérer.
      • Macintosh : appuyez sur Ctrl+I.
    • Dans la vue Gantt, cliquez sur l'icône Créer une tâche.
  4. Renseignez les champs de la page Créer une tâche. Ces champs requièrent une explication :
    • % Complete
      Définit le pourcentage de travail effectué lorsque la tâche est partiellement terminée.
      Valeurs :
      • 0. La tâche n'est pas commencée.
      • De 1 à 99 : La tâche possède une charge restante ou des charges constatées enregistrées et n'est pas commencée.
      • 100. La tâche est terminée.
      Valeur par défaut
      : 0
  5. Exécutez l'une des actions suivantes :
    • Dans la barre d'outils de la vue Gantt, cliquez sur l'icône Enregistrer.
    • Pour saisir une nouvelle tâche à un niveau inférieur et l'associer à cette tâche, appuyez sur la touche Entrée.
    • Pour la déplacer vers le champ suivant, appuyez sur la touche de tabulation.
Copie d'une tâche à partir d'un modèle de projet
Vous pouvez copier des tâches prédéfinies à partir d'un modèle de projet dans votre projet. Le processus permet de copier l'ensemble des informations relatives aux estimations, aux risques et aux problèmes qui sont associées aux tâches.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet.
  2. Dans le menu Tâches, cliquez sur Gantt.
  3. Dans la vue Gantt, cliquez sur la flèche vers le bas de l'icône Créer une tâche, puis cliquez sur Copier la tâche à partir d'un modèle.
  4. Sélectionnez le modèle de projet contenant les tâches, puis cliquez sur Suivant.
  5. Sélectionnez les tâches à copier dans votre projet.
  6. Cliquez sur Copier.
Gestion de l'utilisation des ressources
L'utilisation des ressources représente l'effort requis ou estimé que devront fournir les ressources pour réaliser une tâche. La page Projet : Tâches : Utilisation des ressources, permet d'effectuer les tâches suivantes :
  • Afficher et modifier l'effort total calculé pour chaque tâche selon la formule suivante :
    Effort total = charges constatées + charge restante
  • Planifier automatiquement le projet.
Par défaut, le diagramme de Gantt affiche l'effort total par tâche par semaine pour toutes les ressources affectées à cette tâche. Vous pouvez modifier la configuration du diagramme pour afficher diverses variations d'informations de tâches et de ressources.
Vous devez affecter du personnel aux tâches avant de pouvoir afficher l'utilisation des ressources.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet.
  2. Dans le menu Tâches, cliquez sur Utilisation des ressources.
  3. Modifiez les champs suivants :
    • Tâche
      Définit le nom de la tâche. Pour ouvrir la page Propriétés de la tâche, cliquez sur le nom de la tâche.
    • ID
      Définit l'identifiant unique de la tâche (16 caractères maximum).
    • Start
      Définit la date à laquelle le travail doit débuter pour la tâche.
      Par défaut
      : date du jours en cours
      Vous ne pouvez pas commencer à travailler sur une tâche avant la date de début du projet. Si la tâche a déjà débuté ou si elle est terminée, ce champ n'est pas disponible.
    • Fin
      Définit la date de fin de la tâche.
      Par défaut
      : date du jours en cours
      Vous ne pouvez pas terminer le travail sur une tâche après la date de fin du projet. Si la tâche a déjà débuté ou si elle est terminée, le champ n'est pas disponible.
  4. Enregistrez les modifications.
Affectation de ressources
Affectez des ressources de main-d'oeuvre à des tâches afin que celles-ci puissent effectuer le travail requis et enregistrer le temps correspondant dans leur feuille de temps. Vous pouvez également affecter des dépenses, du matériel et des ressources d'équipement à des tâches. Vous pouvez également effectuer le suivi de ces types de ressources à l'aide des feuilles de temps. Ces ressources peuvent en outre inclure des charges constatées enregistrées dans des transactions.
Vous ne pouvez pas affecter de ressources aux tâches avec jalons ou aux tâches récapitulatives.
Affectation de ressources aux tâches du projet
Dans la page Affectations des tâches, une liste des ressources affectées à une tâche apparaît.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur Tâches.
  2. Dans le menu Tâches, cliquez sur Affectations.
  3. Dans la page Affectations des tâches, effectuez l'une des actions suivantes :
    1. Remplacez des ressources affectées à une tâche.
    2. Supprimez des ressources affectées à une tâche.
    3. Affecter des ressources à une tâche en utilisant la vue Gantt
Affectation de ressources dans la vue Gantt
Vous pouvez affecter des ressources pour détailler des tâches à partir de l'organigramme des tâches dans la vue Gantt en appliquant l'une des méthodes suivantes :
  • Modification en ligne
    . Cliquez dans le champ Ressources affectées à côté de la tâche et entrez le nom de la ressource. La suggestion automatique affiche une liste de ressources correspondantes que vous pouvez sélectionner et affecter.
    Pour supprimer une ressource affectée, cliquez sur Supprimer dans la colonne Ressources affectées. La ressource est supprimée de la tâche lorsque vous l'enregistrez. Si des charges constatées enregistrées existent pour la ressource, celle-ci sera ajoutée à la tâche lors de son enregistrement.
  • Utilisation de la barre d'outils Gantt
    . Sélectionnez une tâche et cliquez sur l'icône Affecter des ressources dans la barre d'outils.
  • Utilisation des propriétés de tâche
    . Pour ouvrir la page de propriétés d'une tâche, cliquez sur le lien du nom de la tâche souhaitée. A partir des propriétés d'une tâche, affectez des ressources à la tâche.
Vous pouvez uniquement affecter des ressources à des tâches détaillées
.
Le paramètre de pool d'affectations du projet détermine les ressources que vous pouvez affecter à une tâche. Le produit prend en charge les paramètres de pool d'affectations suivants :
  • Groupe de ressources
    Sélectionnez une ressource dans la liste générale des ressources auxquelles vous pouvez accéder. Lorsque vous affectez une ressource externe à l'équipe du projet, la ressource est ajoutée à l'équipe du projet comme membre du personnel.
  • Equipe uniquement
    Sélectionnez des ressources disponibles dans l'équipe du projet. Les membres de l'équipe doivent faire partie du personnel de projet pour leur affecter une tâche.
Contrôle d'accès aux projets et sous-projets
Pour afficher, octroyer et modifier des droits d'accès au niveau de l'instance dans votre projet, utilisez les pages Accéder à ce projet. Vous pouvez afficher des droits d'accès sur la page Vue complète. Vous pouvez également modifier et octroyer des droits d'accès aux pages de la ressource, du groupe et de l'unité d'organigramme organisationnel. Le schéma suivant illustre la recherche de la page Accéder à ce projet :
Le schéma illustre la recherche des pages Accéder à ce projet.
Verrouillage de sous-projets lors de la planification automatique
Lors de la planification automatique de projets, vous pouvez définir les sous-projets en lecture seule afin de les verrouiller. Si un sous-projet est verrouillé lors de la planification automatique du projet parent, la planification provisoire n'est pas automatiquement publiée pour ce sous-projet. Le paramètre en lecture seule d'un sous-projet est également appliqué par les planificateurs externes tels qu'OWB ou MSP.
Pour accéder à un sous-projet dans un planificateur externe, l'utilisateur requiert des droits d'affichage du sous-projet et de ses tâches.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet.
  2. Dans le menu Propriétés, cliquez sur Sous-projets.
  3. Activez la case à cocher située à côté du sous-projet :
    • Mettre en lecture seule : le sous-projet est verrouillé pour empêcher la publication d'une planification provisoire dans le plan de coûts de référence. Une case à cocher apparaît dans la colonne Lecture seule pour ce sous-projet.
    • Mettre en lecture/écriture : un utilisateur disposant de droits de modification du sous-projet peut publier une planification provisoire comme plan de coûts de référence. La case à cocher disparaît de la colonne Lecture seule pour ce sous-projet.