Clarity
: Configuration des équipes sur la page Ressources

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En tant qu'administrateur, vous pouvez créer et configurer des équipes pour une planification du personnel et allouer des équipes pour une gestion du travail agile ou traditionnelle. Vous pouvez effectuer des recherches rapides dans vos équipes par l'ID ou le nom de l'équipe. Vous pouvez allouer directement du travail à vos équipes, en fonction de vos besoins. Vous pouvez ajouter des ressources à une équipe ou rechercher une ressource spécifique de l'équipe. Vous pouvez mettre à jour des allocations de ressources pour une dotation en personnel précise et supprimer une ressource de l'équipe.
Le nouvel espace de travail permettant d'administrer les équipes est appelé Ressources dans
Clarity
.
2
  • Dans
    Clarity
    15.6.1 et versions antérieures, seuls les utilisateurs disposant des droits de saisie de temps pour d'autres utilisateurs pouvaient saisir du temps pour une tâche affectée à une équipe.
  • Dans cette version, les membres de l'équipe peuvent désormais saisir du temps pour le travail effectué pour une tâche affectée à une équipe.
  • Les équipes utilisent désormais dans leur propre espace de travail Ressources et les utilisateurs autres qu'administrateurs disposant des droits appropriés peuvent gérer des équipes. Les membres d'équipe disposant des droits appropriés peuvent désormais saisir du temps pour le travail effectué pour une tâche affectée à une équipe. Le temps saisi par le membre sera enregistré pour l'équipe.
  • Les données financières du projet De la planification aux charges constatées affichent les charges constatées de l'équipe en fonction du temps saisi. Pour plus d'informations, consultez la section Gestion des plans financiers.
  • Les vues Liste des équipes et Liste des membres de l’équipe affichent des informations spécifiques à la ressource dans une disposition de grille. Toutes les propriétés de disposition de grille commune existantes s'appliquent à cette page.
  • Le panneau Détails affiche les détails spécifiques à l'allocation des membres de l'équipe. Cliquez sur une ressource dans la grille, puis ouvrez le panneau Détails pour afficher son allocation. Vous pouvez ajouter des membres à une équipe ou ajouter toutes les ressources qui appartiennent à un organigramme organisationnel.
  • L’allocation est de 0 % lorsque vous créez une ressource pour la première fois à l'aide de l'icône
    +
    dans la grille. L'allocation est de 100 % lorsque vous utilisez l'option
    Ajouter à partir de l'organigramme organisationnel de la ressource
    .
  • Une équipe ne peut pas être supprimée si elle est affectée à un projet. Un message d'erreur s'affiche en cas de tentative. Pour supprimer l'équipe, supprimez son allocation.
  • Les membres de l’équipe sont supprimés un par un.
  • Les chefs de projets peuvent allouer les équipes préconfigurées aux tâches du projet. Ils peuvent également remplir des plans de coûts en fonction des allocations ou affectations d'équipe.
Exemple :
Un administrateur crée une équipe dans
Clarity
. Dans
PPM classique
, l'administrateur octroie le droit d'accès d'instance
Ressource - Réservation ferme
à un coordinateur de projet pour la nouvelle ressource de l'équipe. Le coordinateur de projet peut à présent doter l'équipe en personnel pour les investissements pour lesquels il dispose d'un accès en édition ou en affichage.
Conditions préalables
Vérifiez que vous disposez des droits d'accès suivants pour utiliser cette fonctionnalité :
Gestion des ressources - Naviguer
: permet aux utilisateurs d’accéder à la page Gestion des ressources dans
Clarity
. L’utilisateur pourra uniquement afficher des informations sur les équipes auxquelles il a accès. Vous devrez peut-être disposer d’autres droits :
  • Equipe - Créer
  • Equipe - Supprimer - Tout
  • Equipe - Modifier - Tout
  • Equipe - Afficher - Tout
Pour plus d'informations, consultez la rubrique
Clarity
: Droits d'accès de l'équipe
de la section
Référence des droits d'accès
Clarity
.
Affichage de la liste des équipes
Ian souhaite allouer une exigence spécifique à une équipe dédiée. Il dispose du droit d'accès
Equipe - Afficher
. Il souhaite afficher toutes les équipes actuellement disponibles pour la planification du personnel et l'allocation du travail.
Ian accède à la page Ressources ; il peut afficher la liste des équipes, le nombre de ressources allouées à chaque équipe, le nom de l'utilisateur qui a créé l’équipe ou qui y a apporté les dernières modifications. Il peut utiliser l'icône + pour ajouter une nouvelle équipe, ou le bouton Ajouter un filtre pour filtrer les équipes à l'aide du nom ou de l'ID. Il peut également filtrer les équipes selon leur statut. Le statut d'équipe active est sélectionné par défaut pour le filtre STATUT ACTIF. Ian supprime le filtre pour afficher la liste des équipes actives et inactives. Les équipes inactives sont surlignées en gris dans les résultats de recherche.
Création d'une équipe
Vous pouvez créer une équipe de ressources à affecter à un ou plusieurs projets. Les ressources et les rôles de l'équipe peuvent être modifiés. Toutefois, pour la continuité des activités, l'équipe n'est pas supprimée. Créez des équipes Scrum agiles ou des équipes ciblées par initiative ou thème. Exemples de noms d'équipe :
Examen de l'architecture
,
Expérience utilisateur
,
Opérations
,
Sécurité
et
Correcteurs de bogues
.
Vous pouvez ajouter la même ressource à plusieurs équipes.
Procédez comme suit :
  1. Dans le menu principal, cliquez sur
    Ressources
    . La page Ressources s'affiche.
  2. Cliquez sur l'icône plus (
    +
    ) pour créer une équipe.
  3. Cliquez sur le sélecteur de colonnes pour spécifier les colonnes à afficher.
L'équipe est créée.
Une fois que vous avez créé une équipe, la
Clarity
l'affiche sur la page Liste des ressources, sous le menu Accueil. Les règles métier suivantes s'appliquent aux équipes :
  • A des fins de simplicité, l'équipe complète est considérée comme une ressource de main-d'oeuvre unique avec une valeur en lecture seule dans le champ Disponibilité. L'application met à jour la valeur de ce champ avec la disponibilité calculée actuelle de tous les membres de l'équipe dans les cas suivants :
    • Lorsque vous ajoutez une ressource à l'équipe
    • Lorsque vous supprimez une ressource de l'équipe
    • Lorsque vous modifiez le pourcentage d'allocation d'une ressource
    Si une ressource spécifique de l'équipe est désactivée, cela n'affecte pas le taux de disponibilité total de l'équipe.
  • Le nom de l'équipe s'affiche dans le champ Nom complet de la nouvelle ressource de l'équipe. Chaque équipe a un ID d'équipe unique dans le champ ID de la ressource (par exemple, TM00003).
  • L'application crée l'entrée de ressource pour l'équipe dans
    PPM classique
    , même si vous ne disposez pas du droit d'accès
    Ressource - Créer
    . Vos autorisations pour créer une nouvelle équipe incluent la création de cette nouvelle ressource d'équipe.
  • Toutes les modifications apportées aux attributs Statut, ID ou Nom de l'équipe sont synchronisées avec l'enregistrement de la ressource dans
    PPM classique
    . Un administrateur qui peut modifier les ressources dans
    PPM classique
    peut modifier les propriétés de l'enregistrement de la ressource d'équipe. Par exemple, activez le suivi de temps ou modifiez les associations d'unités d'organigramme organisationnel et les propriétés financières.
  • L'équipe n'utilise pas de licence utilisateur.
  • Une équipe étant une ressource, vous pouvez la sélectionner pour la colonne Ressource dans une matrice de taux et de coûts. Configurez les propriétés financières dans le profil de ressource de l'équipe et accédez à la matrice pour laquelle la colonne Ressource est configurée afin de pouvoir sélectionner la ressource de l'équipe.
Modification d'une équipe
Vous pouvez ajouter et supprimer des ressources pour chaque équipe. Vous pouvez modifier le nom ou le statut d'une équipe.
Procédez comme suit :
  1. Dans le menu principal, cliquez sur
    Ressources
    . La page Ressources s'affiche.
  2. Double-cliquez sur la ligne
    Nom de l'équipe
    pour modifier son nom.
    Astuce :
    Vous pouvez également modifier les détails de l'équipe dans le panneau Détails.
  3. Cliquez sur la colonne
    Actif
    correspondant à une équipe pour indiquer son statut. Le nom et le statut de l'équipe sont mis à jour.
Vous pouvez supprimer une ressource ou un rôle à la fois. Pour supprimer des ressources ou des rôles en bloc, utilisez
PPM classique
.
Vous ne pouvez pas modifier les propriétés des ressources ajoutées à une équipe. Vous pouvez cependant supprimer une ressource d'une équipe ou modifier son pourcentage d'allocation. Basculez vers
PPM classique
pour gérer d'autres propriétés de ressources.
Allocations de ressources pour une équipe définie
Vous pouvez modifier le champ d'allocation par défaut et contribuer à résoudre les goulots d'étranglement. Les règles suivantes décrivent le comportement par défaut de l'application :
  • Allocation par défaut de l'équipe
    • Ressource unique : lors de l'ajout d'une ressource à une équipe à l'aide de l'édition en ligne (une à la fois), son allocation par défaut est de
      0 %
      . Lorsque la même ressource est ajoutée à une deuxième équipe à l’aide de l’édition en ligne (une à la fois), elle est ajoutée (à l’équipe) à
      0 %
      d’allocation par défaut.
    • Organigramme organisationnel de la ressource : lors de l'ajout de ressources à une équipe à l'aide de l'option
      Ajouter à partir de l'organigramme organisationnel de la ressource
      , l'allocation par défaut pour chacune d'elles est de
      100 %
      . Lors de l'ajout du même ensemble de ressources à une deuxième équipe à l'aide de l'option
      Ajouter à partir de l'organigramme organisationnel de la ressource
      , l'allocation par défaut de chaque ressource est de 0 %.
  • Le taux de disponibilité sur la page des propriétés générales Equipe-ressource
    <nom>
    dans
    PPM classique
    est mis à jour en fonction de l'allocation de l'équipe de la ressource dans
    Clarity
    . Pour ouvrir la page des propriétés de l'équipe de ressources, sélectionnez
    PPM classique
    dans le menu principal.
  • Lorsque vous désactivez une ressource dans
    PPM classique
    , le pourcentage d'allocation et le taux de disponibilité de la ressource continuent à faire partie de la définition de l'équipe. En tant qu'administrateur, examinez les allocations d'équipe pour la ressource désactivée et gérez-les pour répondre aux besoins de votre entreprise. Par exemple, vous pouvez supprimer la ressource désactivée de l'équipe ou vous pouvez modifier le pourcentage d'allocation de l'équipe.
  • Les allocations existantes d'une équipe sont affectées uniquement si vous réinitialisez le taux de disponibilité dans
    PPM classique
    ou ajustez les allocations d'investissement dans
    Clarity
    .
Procédez comme suit :
  1. Dans le menu principal, cliquez sur
    Ressources
    . La page Ressources s'affiche.
  2. Cliquez sur le nom d’une équipe. La page de l'équipe s’affiche.
  3. Cliquez sur l'icône
    +
    (plus) pour ajouter une ressource.
    L'image suivante présente l'ajout de ressources en ligne.
    Ajout de membres d'équipe en ligne
  4. Pour ajouter toutes les ressources qui appartiennent à un organigramme organisationnel, cliquez sur
    Ajouter à partir de l'organigramme organisationnel de la ressource
    .
    Remarque :
    L’allocation est de 0 % lorsque vous créez une ressource pour la première fois à l’aide de l’icône (
    +
    ) dans la grille. L'allocation est de 100 % lorsque vous utilisez l'option
    Ajouter à partir de l'organigramme organisationnel de la ressource
    .
    L'image suivante illustre la procédure d'ajout de membres d'un organigramme organisationnel à une équipe.
    Ajout de membres d'équipe à un organigramme organisationnel
La ressource est ajoutée.
Suppression d'une équipe
Pour supprimer une équipe, sélectionnez
Supprimer une équipe
. Le bouton Supprimer s'affiche lorsque vous avez les droits requis pour supprimer une équipe.
Lorsque vous supprimez une équipe, elle est entièrement supprimée du système, y compris les droits d'accès à l'équipe accordés aux utilisateurs sous licence.
Vous pouvez supprimer une équipe uniquement lorsque les conditions suivantes sont réunies :
  • L'équipe n'est pas affectée à un projet ou à un autre investissement.
  • L'équipe n'est pas utilisée dans un plan financier.
  • Aucunes charges constatées ou charges constatées en attente n'existent pour l'équipe.
Les messages suivants peuvent apparaître lorsque vous tentez de supprimer une équipe :
  • Impossible de supprimer une équipe avec des charges constatées enregistrées ou en attente
    .
    Pour préserver l'intégrité du système, l'application ne vous autorise pas à supprimer des équipes avec des charges constatées enregistrées ou en attente. Si l'équipe n'a que des charges constatées en attente et pas de charges constatées enregistrées, vous pouvez supprimer toutes les lignes de saisie de temps pour les feuilles de temps ouvertes ou renvoyées. Si vous pouvez supprimer toutes les lignes de saisie de temps pour toutes les feuilles de temps de l'équipe définie, vous pouvez supprimer l'équipe.
  • Impossible de supprimer une équipe dotée en personnel
    .
    Si les allocations n'ont pas de charges constatées, vous pouvez les supprimer de tous les projets et investissements. Vous pouvez ensuite supprimer l'équipe. Utilisez l'onglet Allocations d'une ressource dans
    PPM classique
    pour localiser tous les investissements dotés de personnel.
  • Impossible de supprimer une équipe présente sur des plans financiers
    .
    Vous pouvez essayer de supprimer des lignes d'un ou de plusieurs plans de coûts regroupés par ressource. Si l'équipe que vous souhaitez supprimer se trouve sur un plan budgétaire approuvé, vous ne pouvez pas supprimer les lignes du plan.
Si vous ne pouvez pas supprimer une équipe, vous pouvez désactiver sa définition. Une équipe inactive n'apparaît pas comme ressource disponible.
Activation de la saisie de temps de l’équipe
Pour qu’un utilisateur puisse effectuer une saisie et soumettre les feuilles de temps pour une équipe, vous devez lui fournir les droits d'accès appropriés.
Procédez comme suit :
  1. Connectez-vous à l'interface utilisateur
    PPM classique
    .
  2. Sélectionnez Accueil, Ressources, Propriétés, Propriétés financières.
  3. Définissez les valeurs suivantes dans les champs respectifs.
    1. Mode de suivi : entrez PPM.
    2. Sélectionnez la case à cocher Ouvrir à la saisie de temps.
    3. Code du type d’entrée : n’importe quelle valeur (par exemple, Facturable).
  4. Assurez-vous que la ressource de l’équipe est activée financièrement comme suit :
    1. Activé financièrement : Oui
    2. Département financier
    3. Emplacement financier
    4. Classe de transactions
    5. Classe de ressources
      La ressource peut désormais saisir des feuilles de temps pour son équipe.
Exécution de jobs pour capturer des données de saisie de temps
Pour capturer correctement les données de saisie de temps, assurez-vous que les jobs suivants sont exécutés dans l’ordre suivant :
  1. Extraction de matrices de taux (exécutez ce job si les taux ont changé ou si la dotation en personnel ou les affectations du projet ont été modifiés)
  2. Enregistrer les feuilles de temps
  3. Enregistrer les transactions dans les données financières
  4. Enregistrer dans les travaux en cours
  5. Enregistrer dans les travaux en cours manuellement (si des dates futures sont requises : accédez à la page Accueil, Gestion financière, Enregistrer dans les travaux en cours, plage de dates sélectionnée)