Risques, problèmes, demandes de changement et actions du projet

ccppmop158
En tant que chef de projets, vous pouvez identifier et gérer les risques, problèmes et demandes de changement. Vous pouvez également leur affecter des actions ainsi qu'à d'autres utilisateurs.
Le processus de gestion des risques d'un projet inclut l'identification, l'analyse, la planification, le suivi et la communication des risques. Vous souhaitez prendre des décisions informées en évaluant les problèmes potentiels et la sévérité de leur impact. En tant que chef de projets, vous créez un risque ou un problème et essayez d'évaluer, de mesurer et de gérer le risque. Vous pouvez identifier les risques à tout moment du cycle de vie d'un projet. Vous pouvez escalader un risque en problème lorsqu'il est susceptible d'affecter le projet de manière significative. Les demandes de changement sont issues de problèmes et peuvent permettre de trouver plus facilement des solutions efficaces.
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Exemple : processus de gestion des risques
Le diagramme de flux de travaux ci-dessous décrit une méthode de gestion des risques, problèmes et demandes de changement du projet :
Image décrivant la procédure de gestion des risques d'un projet
Image décrivant la procédure de gestion des risques d'un projet
Par exemple, votre équipe de projet développe un nouveau produit à l'aide d'une nouvelle technologie. Les ressources de l'organisation possédant de l'expérience avec cette technologie sont limitées. L'équipe doit donc recourir à des ressources externes pour terminer le projet. Le produit est fourni avec des API tierces et requièrent des approbations du département juridique. L'équipe identifie deux risques affectant ce projet :
  • Nombre limité de ressources qualifiées
  • Dépendance relative au processus d'approbation
Suite à l'analyse de l'impact du risque sur le projet, le chef de projets crée un risque pour les ressources limitées et un problème pour la dépendance.
Vous pouvez utiliser des processus afin d'automatiser le flux de travaux de gestion des risques du projet. Par exemple, vous pouvez créer des processus pour être tenu informé en cas de modification de la piste d'audit pour un risque. Vous pouvez créer un processus destiné à vous envoyer des notifications lorsque que les tâches associées à un problème prennent fin. Dans cette page, ajoutez les informations sur les risques, problèmes et demandes de changement relatifs à vos processus automatisés. Reportez-vous à la section Configuration des processus.
Vérifier les prérequis
Pour réaliser toutes les tâches dans cet article, vous devez disposer des droits d'accès suivants :
  • Projet : risque, problème, demande de changement - Créer/Modifier
  • Projet : risque, problème, demande de changement - Supprimer
  • Projet : risque, problème, demande de changement - Supprimer - Tout
  • Projet : risque, problème, demande de changement - Modifier - Tout
  • Projet : risque, problème, demande de changement - Afficher
  • Projet : risque, problème et demande de changement - Afficher - Tout
Création d'un risque
Un
risque
est un événement futur potentiel qui aura un impact positif ou négatif sur un objectif de projet. Identifiez les risques au plut tôt dans le projet afin d'être informé de leurs effets potentiels sur la portée du projet, la planification, le budget et d'autres facteurs. Dans cet article, l'équipe décide d'atténuer le risque des ressources limitées en employant des ressources externes. Le chef de projets crée un risque détaillé en indiquant toutes les informations et sélectionne Disponibilité des ressources dans la liste déroulante Catégorie.
Si l'indice général pour un risque détaillé diffère de l'évaluation que vous lui avez affectée, les deux composants de gestion des risques interagissent. L'évaluation du risque détaillé remplace l'évaluation affectée. Si vous créez un risque détaillé sans affecter d'indice d'évaluation, les entrées de risque appliquent une couleur au facteur correspondant dans la liste. La suppression d'un risque détaillé modifie l'indice global de risque du projet ainsi que l'indice de risque combiné de cette catégorie spécifique de risque.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez un projet et cliquez sur
    Risques/problèmes/changements
    .
  2. Cliquez sur
    Créer
    .
  3. Remplissez les champs de la section
    Général
    :
    • Category
      Définit la catégorie à laquelle appartient le risque.
      Valeurs :
      • Modularité
        : le projet n'est pas adaptable.
      • Financement
        : le financement du projet n'est pas alloué ou est soumis à des contraintes.
      • Interface utilisateur
        : la définition de l'interface utilisateur est élémentaire.
      • Implémentation
        : des incertitudes existent pour l'effort d'implémentation et l'acceptation des utilisateurs.
      • Interdépendances
        : le projet dépend d'autres projets.
      • Objectifs
        : les exigences, les objectifs, la portée et les bénéfices sont déraisonnables, incertains, non mesurables et non vérifiables.
      • Culture organisationnelle
        : indique que le projet requiert peu de changements au niveau de la culture organisationnelle, des processus métier, des procédures, ou des stratégies.
      • Disponibilité des ressources
        : la disponibilité des ressources internes est incertaine et des ressources externes sont requises.
      • Parrainage
        : le parrainage n'est pas identifié de façon claire ni engagé.
      • Capacité de prise en charge
        : la prise en charge du projet n'est pas simple et requiert des mises à jour futures majeures.
      • Technologie
        : la technologie du projet n'a pas fait ses preuves et une nouvelle expertise (interne ou externe) est requise.
      Lorsque vous spécifiez une catégorie de risque, l'indice global de risque remplace tout statut différent sélectionné pour la catégorie ou le facteur de risque.
    • Propriétaire
      Définit le nom de la ressource chargée de gérer le risque. Cette ressource est chargée de vérifier la gestion et le suivi corrects du risque tout au long de son cycle de vie.
      Valeur par défaut
      : ressource actuellement connectée.
    • Date d'impact
      Définit la date à laquelle les répercussions liées à ce risque peuvent affecter le projet. Si vous identifiez une date d'impact, saisissez une date dans le champ Date cible de résolution.
      Par défaut
      : date du jours en cours
    • Type de réponse
      Définit le type de réponse que vous souhaitez appliquer à ce risque.
      Valeurs :
      • Surveiller
        . Vous ne voulez pas répondre à un risque. La surveillance est généralement affectée aux risques dont l'indice calculé est faible. Même si la probabilité ou l'impact du risque est insuffisant pour nécessiter une action, vous souhaitez néanmoins conserver le risque ouvert et le surveiller.
      • Accepter
        . L'exposition au risque est acceptée et, dans certains cas, vous n'avez nullement l'intention de poursuivre le risque.
      • Transférer
        . Vous voulez transférer le risque à un projet différent. Après son transfert, vous pouvez fermer le risque.
      • Réduire
        . Vous souhaitez appliquer une stratégie de réponse afin de résoudre le risque.
      Par défaut : Surveiller
      Remarque :
      Dans cet article, sélectionnez
      Réduire
      .
  4. Cliquez sur Enregistrer.
  5. Remplissez les champs de la section
    Détails
    .
    • Hypothèses
      Définit les hypothèses qui permettent de déterminer que cet élément pourrait être un risque. Vous pouvez vérifier ces hypothèses afin de vous assurer qu'elles restent valides tout au long de la vie du risque. Si les hypothèses évoluent, l'impact ou la probabilité du risque peuvent également changer.
    • Risques associés
      Définit les risques associés à ce risque au sein de ce projet. Vous pouvez uniquement lier ce risque à des risques appartenant à ce projet.
    • Problèmes associés
      Définit les problèmes associés à ce risque au sein de ce projet. Vous pouvez uniquement lier ce risque à des problèmes appartenant à ce projet.
  6. Remplissez les champs de la section
    Quantifier le risque
    .
    • Probabilité
      Définit la probabilité de survenance du risque. La probabilité du risque sert à calculer l'exposition au risque.
      Valeurs : Faible (1)
      ,
      Moyen(ne)
      (2) ou
      Elevé(e)
      (3)
      Par défaut : Faible
    • Risque calculé
      Affiche l'indice calculé en fonction des valeurs sélectionnées dans les champs
      Probabilité
      et
      Impact
      .
      Valeurs :
      • 1 - 3 (vert) : le risque calculé est faible.
      • 4 - 6 (jaune) : le risque calculé est moyen.
      • 7 - 9 (rouge) : le risque calculé est élevé.
    • Impact
      Définit l'impact du risque sur le projet. L'effet du risque sur les performances du projet, la capacité de prise en charge, le coût et la planification détermine l'impact. Cette valeur sert à calculer l'exposition au risque.
      Par défaut : Faible
  7. Le cas échéant, dans la section
    Pièces Jointes
    , joignez un document qui fournit des informations utiles sur le risque, sa réduction ou l'effet sur le projet.
  8. Dans la section
    Résolution
    , remplissez les champs suivants :
    • Résolution
      Définit la résolution finale de ce risque, une fois le risque réduit. Les données de résolution peuvent servir à réutiliser le résultat de la stratégie de réponse à un risque, lors d'une prochaine planification ou définition de méthode pour les plans de risque du projet.
      Remarque :
      Vous pouvez définir une résolution lors de la création du risque, ou avant de le fermer.
    • Risques résiduels
      Spécifie les risques survenus ou créés dans le projet suite à la limitation appliquée pour résoudre ce risque. Contrairement aux risques associés, les risques résiduels ne partagent pas les mêmes résultats, mais proviennent d'une action entreprise lors de la résolution d'un risque.
  9. Enregistrez les modifications.
Création d'une stratégie de réponse au risque
Une fois que vous avez décidé de réduire le risque, affectez le propriétaire du risque pour développer une stratégie de réponse. Les stratégies de réponse aux risques fournissent des informations sur les actions, le suivi des conditions préalables et d'autres informations de prise en charge, requises pour limiter la probabilité de risque et l'impact.
Remarque : Les stratégies de réponse individuelles peuvent être affectées à différentes ressources, quel que soit le propriétaire du risque et une date d'échéance différente peut être définie pour chacune des stratégies. Ces dates et noms peuvent être utilisés avec des processus pour envoyer des notifications et des rappels aux propriétaires de risques. Généralement, une stratégie de réponse au risque est créée lorsque vous définissez le type de réponse sur Réduire.
Dans certains cas, vous pouvez accepter l'exposition au risque, sans suivi supplémentaire du risque.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez un projet et cliquez sur
    Risques/problèmes/changements
    .
  2. Ouvrez le risque.
  3. Ouvrez le menu
    Propriétés
    et cliquez sur
    Stratégie de réponse
    .
  4. Remplissez les champs et cliquez sur
    Ajouter
    pour enregistrer vos modifications.
Clôture d'un risque
Une fois qu'un risque a été atténué, modifiez le statut du risque sur Clôturé(e), puis saisissez la résolution finale de ce risque. Une résolution détaillée peut servir à récupérer le résultat de la stratégie de réponse à un risque lors d'une prochaine planification ou définition de risques pour un autre projet.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez un projet et cliquez sur
    Risques/problèmes/changements
    .
  2. Ouvrez le risque.
  3. Changez le
    statut
    sur
    Clôturé(e)
    .
  4. Saisissez la méthode d'atténuation du risque dans la section
    Résolution
    .
  5. Enregistrez les modifications.
Création d'un risque à partir d'un problème
Vous pouvez créer des risques pour résoudre les incertitudes et minimiser les conséquences économiques des problèmes imprévus ou non gérés. Vous pouvez créer des stratégies de réponse pour des risques et associer des risques à des tâches et des processus.
Vous pouvez créer des risques à partir de problèmes existants. Les informations de base des champs communs sont transmises au nouveau problème pour faciliter la configuration. Vous pouvez établir un lien vers le problème initial à partir du risque, pour naviguer facilement d'un enregistrement à l'autre. En outre, vous pouvez associer manuellement des risques ou des problèmes entre eux. Cela simplifie la compréhension les relations établies entre les risques et les problèmes, synonyme d'une meilleure gestion globale d'un projet.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez un projet et cliquez sur
    Risques/problèmes/changements
    .
  2. Dans le menu
    Risques/problèmes/changements
    , cliquez sur
    Problèmes
    .
  3. Cliquez sur le nom du problème.
  4. Cliquez sur
    Créer un risque
    .
  5. Remplissez les champs de la section Général. La plupart des champs sont identiques à ceux décrits précédemment dans cette page.
  6. Cliquez sur
    Enregistrer
    .
  7. Remplissez les champs de la section Détails.
    • Symptômes du risque
      Définit les symptômes qui ont identifié cet élément comme étant un risque.
    • Description de l'impact
      Affiche une description du résultat du risque sur le projet.
    • Date d'impact du risque
      Affiche la date à laquelle les répercussions liées à ce risque ont affecté le projet.
    • Date cible de résolution
      Affiche la date cible de résolution du risque.
    • Hypothèses
      Affiche les hypothèses qui ont déterminé le risque.
    • Risques associés
      Définit les risques associés à ce risque au sein de ce projet. Vous pouvez uniquement lier ce risque à des risques appartenant à ce projet.
    • Problèmes associés
      Définit les problèmes associés à ce risque au sein de ce projet. Vous pouvez uniquement lier ce risque à des risques appartenant à ce projet.
    • Type de réponse
      Définit le type de réponse que vous souhaitez appliquer à ce risque.
      Valeurs :
      • Surveiller. Vous ne voulez pas répondre à un risque. La surveillance est généralement affectée aux risques dont l'indice calculé est faible. En d'autres termes, même si la probabilité ou l'impact du risque est insuffisant pour nécessiter une action, vous souhaitez néanmoins conserver le risque ouvert et le surveiller.
      • Accepter. L'exposition au risque est acceptée et, dans certains cas, vous n'avez nullement l'intention de poursuivre le risque.
      • Transférer. Vous voulez transférer le risque à un projet différent. Après son transfert, vous pouvez fermer le risque.
      • Réduire. Vous souhaitez appliquer une stratégie de réponse afin de résoudre le risque.
      Par défaut
      : Surveiller
  8. Remplissez les champs de la section Quantifier le risque.
    • Probabilité
      Définit la probabilité de survenance de l'impact. La probabilité du risque sert à calculer l'exposition au risque.
      Valeurs :
      Faible (1), Moyen(ne) (2) ou Elevé(e) (3)
      Par défaut
      : Faible
    • Risque calculé
      Affiche l'indice calculé en fonction des sélections effectuées dans les champs Probabilité et Impact.
      Valeurs du risque :
      • 4 - 6 (jaune) : le risque calculé est moyen.
      • 7 - 9 (rouge) : le risque calculé est élevé.
      • 1 - 3 (vert) : le risque calculé est faible.
    • Impact
      Définit l'impact du risque sur le projet, déterminé par l'effet du risque sur les performances, la compatibilité, le coût et la planification du projet. Cette valeur sert à calculer l'exposition au risque.
      Valeurs :
      Faible (1), Moyen(ne) (2) ou Elevé(e) (3)
      Par défaut
      : Faible
  9. Dans la section Pièces jointes, ajoutez des documents, le cas échéant.
  10. Dans la section Résolution, remplissez les champs suivants :
    • Résolution
      Définit la dernière résolution une fois le risque atténué. Les données de résolution peuvent servir à réutiliser le résultat de la stratégie de réponse à un risque, lors d'une prochaine planification ou définition de méthode pour les plans de risque du projet.
    • Risques résiduels
      Spécifie les risques survenus ou créés dans le projet suite à la limitation appliquée pour résoudre ce risque. Contrairement aux risques associés, les risques résiduels ne partagent pas les mêmes résultats, mais proviennent d'une action entreprise lors de la résolution d'un risque.
  11. Enregistrez les modifications.
Une fois le risque créé, il apparaît dans la liste des risques. Une icône en forme de coche dans la colonne Au-dessus du seuil de la page Risques indique que l'indice de risque dépasse le seuil de risque.
Création d'un risque à partir d'une demande de changement
Lors de la création d'un risque à partir d'une demande de changement, certains champs contiennent les informations de la demande de changement en question. Pour afficher la demande de changement d'origine à partir du risque, ouvrez le risque et cliquez sur l'ID dans le champ Demande de changement initiale.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez un projet et cliquez sur
    Risques/problèmes/changements
    .
  2. Dans le menu Risques/problèmes/changements, cliquez sur Demandes de changement.
  3. Cliquez sur le nom de la demande de changement.
  4. Cliquez sur
    Créer un risque
    .
  5. Remplissez les champs de la section Général. La plupart des champs sont identiques à ceux décrits précédemment dans cette page.
  6. Remplissez les champs de la section Détails.
    • Symptômes du risque
      Définit les symptômes qui ont identifié cet élément comme étant un risque.
    • Description de l'impact
      Affiche une description du résultat du risque sur le projet.
    • Date d'impact du risque
      Affiche la date à laquelle les répercussions liées à ce risque ont affecté le projet.
    • Hypothèses
      Définit les hypothèses qui permettent de déterminer que cet élément pourrait être un risque. Vous pouvez vérifier ces hypothèses afin de vous assurer qu'elles restent valides tout au long de la vie du risque. Si les hypothèses évoluent, l'impact ou la probabilité du risque peuvent également changer.
    • Risques associés
      Définit les risques associés à ce risque au sein de ce projet. Vous pouvez uniquement lier ce risque à des risques appartenant à ce projet.
    • Problèmes associés
      Définit les problèmes associés à ce risque au sein de ce projet. Vous pouvez uniquement lier ce risque à des risques appartenant à ce projet.
  7. Remplissez les champs de la section Quantifier le risque. La plupart des champs sont identiques à ceux décrits précédemment dans cette page.
  8. Dans la section Pièces jointes, ajoutez des documents, le cas échéant.
  9. Dans la section Résolution, remplissez les champs.
  10. Enregistrez les modifications.
Affectation d'évaluations du risque
Généralement, les entreprises préfèrent financer des projets présentant des risques faibles et moyens. Vous pouvez mettre fin à un projet à risque élevé, sauf s'il présente des bénéfices substantiels ou s'il fait partie d'une stratégie essentielle pour atteindre des objectifs métier. La page principale Risque permet d'évaluer une liste prédéfinie de facteurs de risque potentiels pour chaque projet. Les couleurs suivantes sont utilisées pour afficher l'indice de risque sous forme d'un indicateur d'état :
  • Rouge = Risque élevé
  • Jaune = Risque moyen
  • Vert = Risque faible
Après affectation des évaluations de risque à chaque facteur, un niveau de risque global est calculé. Ce calcul repose sur les niveaux de risque combinés de tous les facteurs de risque figurant dans la liste. Le niveau de risque global apparaît en haut de la liste de facteurs.
Vous pouvez évaluer les risques dans la page principale Risque. Les autres composants de gestion des risques et actions réalisables figurent dans la page Risques d'un projet. Créez un risque détaillé dans la page Risques, puis affectez-le à une catégorie de risque.
  • Cette catégorie correspond à l'une des catégories de risques ou à l'un des facteurs de risque répertoriés dans la page de liste des risques. Si l'indice général pour un risque détaillé diffère de l'évaluation que vous lui avez affectée dans la page principale Risque, les deux composants de gestion des risques interagissent. L'évaluation du risque détaillé remplace l'évaluation affectée. Si vous créez un risque détaillé sans affecter d'indice d'évaluation, les entrées de risque appliquent une couleur au facteur correspondant dans la liste.
  • Dans la section Facteurs de contribution de la page principale Risque, certaines catégories de risque sont en affichage seul. Lorsque vous créez un risque détaillé et que vous l'affectez à une catégorie, la catégorie de risque correspondante dans la section Facteurs de risque (dans les propriétés du risque du projet) n'est pas modifiable. Vous pouvez mettre à jour l'évaluation en mettant à jour le risque correspondant dans la page de la liste des risques.
La suppression d'un risque détaillé modifie l'indice global de risque du projet ainsi que l'indice de risque combiné de cette catégorie spécifique de risque. Ces valeurs apparaissent dans la section Facteurs de contribution de la page principale Risque.
Par exemple, vous supprimez un risque de financement détaillé et plusieurs risques existent pour ce type de catégorie de risque. L'indice de risque de cette catégorie ou de ce facteur de risque est recalculé en fonction de l'indice combiné de tous les autres risques de cette catégorie. Cependant, si vous supprimez un risque de financement et qu'il reste un seul risque de la catégorie, vous pouvez choisir une valeur de risque dans la liste déroulante Financement.
Vous pouvez affecter des évaluations aux facteurs de risque du projet. Les facteurs de risque s'affichent dans la section Facteurs de contribution de la page. Le champ Risque situé en haut de la page indique un niveau de risque combiné pour le projet. Le niveau de risque repose sur toutes les sélections effectuées dans la section Facteurs de contribution de la page.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et dans Propriétés, cliquez sur Risque.
  2. Sélectionnez les options pour évaluer le risque.
    • Objectifs
      Indique si les exigences, les objectifs, la portée et les bénéfices sont raisonnables, clairement définis, mesurables et vérifiables.
    • Parrainage
      Indique si le parrainage est clairement identifié et engagé.
    • Financement
      Indique si le financement du projet est disponible sans aucune contrainte.
    • Disponibilité des ressources
      Indique si les ressources internes sont disponibles pour le projet sans aucune contrainte et qu'aucune ressource externe n'est requise.
    • Interdépendances
      Indique si le projet ne dépend d'aucun autre projet.
    • Technologie
      Indique si la technologie du projet est reconnue et si une nouvelle expertise (interne ou externe) est requise.
    • Interface utilisateur
      Indique si l'interface utilisateur (IU) du projet est correctement définie.
    • Culture organisationnelle
      Indique si le projet requiert peu de changements au niveau de la culture organisationnelle, des processus métier, des procédures, ou des stratégies.
    • Capacité de prise en charge
      Indique si la prise en charge du projet est simple et ne requiert aucune mise à jour.
    • Implémentation
      Indique si des incertitudes mineures subsistent au sujet de l'effort d'implémentation et de l'acceptation des utilisateurs.
    • Modularité
      Indique si le projet est facilement adaptable.
  3. Enregistrez les modifications.
    La couleur des indicateurs d'état situés près de chaque facteur de risque correspond au niveau sélectionné pour chaque risque.
Calcul de l'indice de risque
La section Quantifier le risque de la page Propriétés du risque permet de saisir et d'afficher un indice de risque calculé. L'indice du risque est calculé en fonction des choix effectués dans les champs Probabilité et Impact de cette page. Les niveaux de probabilité et d'impact sont évalués comme suit :
  • Faible = 1
  • Moyen(e) = 2
  • Elevé(e) = 3
Par exemple, vous définissez le niveau de probabilité de risque sur Elevé(e) (3) et le niveau d'impact sur Moyen(ne) (2). L'indice de risque calculé est de 6. Pour tous les projets, le calcul de l'indice de risque fonctionne avec la valeur du seuil de risque au niveau système, valeur définie par l'administrateur de
Clarity PPM
. Le
seuil de risque
représente le niveau acceptable de risque toléré sans appliquer la stratégie de réponse au risque. Le seuil de risque s'avère utile, car les projets peuvent impliquer des centaines de risques. La seule manière de les gérer consiste à se concentrer sur les plus importants.
La matrice d'indice de risque et le seuil de risque contiennent des valeurs par défaut. Vous pouvez définir ces valeurs sur Elevé(e) ou Faible, selon les besoins de votre organisation. La page Risques permet de déterminer si le risque se situe au-dessus du seuil. Vous pouvez élaborer des procédures ou processus de traitement des risques dépassant ce seuil.
Pour plus d'informations sur le calcul des évaluations des risques et la couleur de l'indice de risque, consultez l'article TEC439319 sur le site de support en ligne de CA.
Configuration de la matrice d'indice de risque
Pour configurer l'indice de risque pour une combinaison donnée d'impact et de probabilité, utilisez la matrice Configuration de l'indice du risque. Le système utilise la matrice afin de déterminer le degré de risque (Faible, Moyen ou Elevé) en fonction des facteurs de probabilité et d'impact d'un risque.
Par défaut, vous pouvez utiliser les scores d'évaluation des risques suivants pour estimer les facteurs de probabilité et d'impact :
  • Faible
  • Moyen(ne)
  • Elevé(e)
La probabilité et l'impact sont des attributs d'éléments de recherche dans le système auxquels des valeurs numériques (LOOKUP_ENUM) sont affectées. Le produit des valeurs d'impact et de probabilité donne la valeur de risque calculée pour un risque.
Procédez comme suit :
  1. Dans le menu Administration, sélectionnez Paramètres du risque sous Gestion de projets.
  2. Pour chaque ligne Impact du risque (Faible, Moyen(ne) et Elevé(e)), sélectionnez une probabilité du risque (Faible, Moyen(ne) et Elevé(e)) pour chaque colonne.
Configuration de la matrice d'indice de risque à l'aide de valeurs personnalisées
Par défaut, l'élément de recherche Evaluation des risques utilise les ID alphabétiques suivants pour les niveaux d'évaluation.
  • L= 0 (faible)
  • M= 50 (moyen)
  • H =100 (élevé)
Vous pouvez configurer la matrice d'indice de risque en ajoutant des valeurs personnalisées pour les éléments de recherche suivants.
  • Evaluation du risque
  • Impact du risque
  • Probabilité du risque
Pour utiliser des indices personnalisés (tels que Moyen faible, Moyen élevé ou Très élevé) pour évaluer les facteurs de probabilité et d'impact, configurez les valeurs d'élément de recherche Evaluation du risque. Les valeurs ou indices personnalisés s'affichent dans la matrice Configuration de l'indice du risque. Vous pouvez sélectionner les valeurs personnalisées à partir des menus déroulants des lignes Impact du risque et des colonnes Probabilité du risque.
Par défaut, les éléments de recherche Probabilité du risque et Impact du risque utilisent les ID numériques suivants pour indiquer les niveaux de probabilité et d'impact :
  • 1 = Faible (0)
  • 2 = Moyen(ne) (50)
  • 3 = Elevé(e) (100)
Pour définir des valeurs personnalisées pour les facteurs de probabilité et d'impact eux-mêmes, configurez les valeurs d'éléments de recherche Impact du risque et Probabilité du risque. Les valeurs personnalisés d'impact du risque apparaissent dans la matrice de configuration de l'indice du risque sous forme de lignes supplémentaires avec des menus déroulants affichant Sélectionner. Les valeurs personnalisées de probabilité du risque apparaissent dans la matrice de configuration de l'indice du risque sous forme de colonnes supplémentaires avec des menus déroulants affichant Sélectionner. Cliquez sur Sélectionner pour choisir la valeur d'impact ou de probabilité du risque appropriée pour une ligne ou une colonne de la matrice.
Procédez comme suit :
  1. Dans la section Administration, sélectionnez Administration des données, puis Eléments de recherche.
  2. Filtrez pour sélectionner l'élément de recherche à configurer (par exemple, Evaluation des risques - Standard FME)
  3. Cliquez sur Valeurs, puis sur Créer pour définir une valeur personnalisée pour l'élément de recherche.
  4. Définissez les attributs de valeur personnalisée. Par exemple, ajoutez la valeur d'évaluation des risques personnalisée suivante :
    • Nom de la valeur de l'élément de recherche = Moyen faible
    • ID= 25
    • Partition = Système
  5. Cliquez sur Enregistrer et revenir.
  6. Cliquez sur Réorganiser les valeurs.
  7. Utilisez les flèches vers le haut et vers le bas pour placer la nouvelle valeur personnalisée au bon endroit.
  8. Cliquez sur Enregistrer et revenir.
Après avoir ajouté des valeurs personnalisées pour les éléments de recherche Evaluation des risques, Impact du risque ou Probabilité du risque, accédez à la page Paramètres du risque sous Administration et sélectionnez les valeurs nouvellement ajoutées dans la matrice de configuration de l'indice du risque. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Configuration de la matrice d'indice du risque.
Ajout de notes pour les risques, problèmes ou demandes de changement
Vous pouvez ajouter des notes concernant un risque, un problème, ou une demande de changement. Les notes que vous ajoutez s'affichent dans une liste, dans la page Notes respective. Ces notes sont répertoriées en fonction de leur date de création, la note la plus récente s'affichant en haut de la liste. Cette page permet de trier la liste des notes et d'en ajouter d'autres. Vous ne pouvez pas modifier ces notes ni y répondre.
Vous pouvez afficher les notes dans la section Liste de la page Risques. Les utilisateurs ayant accès à la page Risques/problèmes/changements pour ce projet peuvent afficher les notes.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur Risques/problèmes/changements.
  2. Dans le menu Risques/problèmes/changements, sélectionnez un élément.
  3. Pour ajouter une note, ouvrez le risque, le problème, ou la demande de changement.
  4. Cliquez sur Notes.
  5. Remplissez les champs et cliquez sur Ajouter pour enregistrer les notes.
Association de tâches clés avec un risque
Vous pouvez affecter un risque à une tâche existante, ou créer une tâche. Vous pouvez également affecter des risques à une ou plusieurs tâches clés. Définit une tâche importante. Par exemple, la date de début d'autres tâches peut dépendre d'une tâche clé. Dans la page Tâches associées au risque, vous pouvez afficher une liste des tâches associées au risque. La page Risques associés aux tâches permet d'associer les risques créés avec les tâches. Vous ne pouvez pas modifier les risques répertoriés, ni y répondre. Les ressources disposant d'un accès au projet peuvent afficher ces risques.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur Risques/problèmes/changements.
  2. Cliquez sur le nom du risque.
  3. Cliquez sur Tâches associées.
  4. Pour ajouter une tâche existante, cliquez sur Ajouter les tâches existantes. Activez la case à cocher située à côté de la tâche à associer au risque, puis cliquez sur Lien vers.
  5. Pour ajouter une nouvelle association de tâche, cliquez sur Nouveau.
  6. Remplissez les champs de la section Général :
    • Jalon
      Permet de spécifier la tâche comme tâche de jalon. Les jalons sont des tâches pour lesquelles une date d'échéance a été définie, mais pas une durée (à savoir une période comprise entre une date de début et de fin). Une fois enregistré, le champ Début de la page Propriétés de la tâche est verrouillé.
      Par défaut
      : option désactivée
      Vous ne pouvez pas affecter de personnel aux jalons ou les désigner comme tâches récapitulatives.
    • Tâche clé
      Indique si vous souhaitez identifier cette tâche comme tâche clé. Définit une tâche importante. Par exemple, la date de début d'autres tâches peut dépendre d'une tâche clé.
      Exemple :
      Si l'exécution de cette tâche est essentielle à la date de début d'autres tâches, marquez-la comme une tâche clé.
      Par défaut
      : option sélectionnée
    • Statut
      Affiche le statut de la tâche en fonction de la valeur de % d'avancement. Ce champ est automatiquement calculé et mis à jour d'après la valeur du champ % d'avancement de cette tâche.
      Valeurs :
      • Terminé(e). La charge restante de la tâche est égale à 0 et le pourcentage d'avancement est de 100 %.
      • Non débuté(e). Les charges constatées ne sont pas enregistrées et le pourcentage d'achèvement est zéro.
      • Débuté(e). Apparaît lorsqu'une ressource enregistre des charges constatées pour l'affectation de tâche. Le pourcentage d'achèvement de la tâche est supérieur à zéro et inférieur à 100.
      Par défaut
      : Non débuté(e)
    • % Complete
      Définit le pourcentage de travail effectué lorsque la tâche est partiellement terminée.
      Valeurs :
      • 0. La tâche n'est pas commencée.
      • De 1 à 99 : La tâche possède une charge restante ou des charges constatées enregistrées et n'est pas commencée.
      • 100. La tâche est terminée.
      Valeur par défaut
      : 0
    • Code d'imputation
      Définit le code d'imputation de la tâche. Les codes d'imputation de niveau tâche remplacent les codes d'imputation de niveau projet lorsque ces deux types de codes ont été spécifiés.
    • Must Start On
      Définit la date à laquelle la tâche doit commencer. Cette date est utilisée comme contrainte pendant la planification automatique.
    • Must Finish On
      Définit la date à laquelle la tâche doit finir. Cette date est utilisée comme contrainte pendant la planification automatique.
    • Start No Earlier Than
      Définit la toute première date de début possible pour une tâche. Cette date est utilisée comme contrainte pendant la planification automatique.
    • Start No Later Than
      Définit la toute dernière date de début possible pour une tâche. Cette date est utilisée comme contrainte pendant la planification automatique.
    • Fin au plus tôt le
      Définit la toute première date de fin possible pour une tâche. Cette date est utilisée comme contrainte pendant la planification automatique.
    • Finish No Later Than
      Définit la toute dernière date de fin possible pour une tâche. Cette date est utilisée comme contrainte pendant la planification automatique.
    • Exclure de la planification automatique
      Permet d'exclure des dates pour cette tâche pendant le processus de planification automatique.
      Par défaut
      : option désactivée
      Obligatoire
      : Non
      Ce champ fonctionne de pair avec le champ
      Planifier des affectations sur les tâches exclues
      de la page Planification automatique. Par exemple, vous excluez cette tâche de la planification automatique, mais vous autorisez des modifications dans les dates d'affectation des ressources de la tâche exclue lors de la planification automatique. le processus de planification automatique modifiera les dates d'affectation des ressources de la tâche, tout en maintenant les dates de début et de fin définies pour la tâche.
  7. Enregistrez les modifications.
Gestion de la liste des valeurs pour l'élément de recherche Catégories de risques
La liste de valeurs définie par le système pour les catégories de risques (élément de recherche RIM_CATEGORY_TYPE) contient des valeurs suggérées. Vous pouvez modifier cette liste et l'adapter aux besoins de votre organisation en matière de calcul et de gestion des risques.
Vous pouvez créer des attributs définis par l'utilisateur et les ajouter à la formule de calcul de la moyenne pondérée de risque. Les valeurs de recherche pour le type de catégorie (ID RIM_CATEGORY_TYPE) sont gérées via l'application d'une manière autre que par le simple ajout des valeurs d'éléments de recherche via Administration, Administration des données et Eléments de recherche.
Procédez comme suit :
  1. Cliquez sur
    Administration
    ,
    Studio
    ,
    Objets
    .
  2. Ouvrez l'objet
    Projet
    et cliquez sur l'onglet
    Attributs
    .
  3. Créez un attribut numérique. Par exemple, un attribut
    Mon facteur de risque
    avec un
    ID mon_facteur_de_risque
    .
    1. Cliquez sur le bouton
      Ajouter
      .
    2. Sélectionnez le type d'attribut. Dans ce cas, il s'agit de
      number
      (valeur numérique).
    3. Renseignez tous les champs obligatoires et cliquez sur
      Enregistrer
      .
  4. Ajoutez ce nouvel attribut à l'attribut Indice du risque (présent dans la liste Attribut de l'objet Projet).
  5. Cliquez sur l'attribut
    Indice du risque (ID = risk)
  6. Sur la page
    Propriétés du risque
    , cliquez sur le lien
    [Définir la formule de la moyenne pondérée]
    .
  7. Ajoutez le nouvel attribut défini par l'utilisateur (
    mon_facteur_de_risque
    ) à la formule de calcul de la moyenne pondérée de risque.
  8. Vous pouvez supprimer les autres attributs et les valeurs définies par le système au niveau de la formule de calcul de la moyenne pondérée.
  9. Cliquez sur
    Enregistrer
    ou sur
    Soumettre
    .
  10. Vérifiez la liste de valeurs
    Type de catégorie de risque
    :
    1. Cliquez sur
      Administration
      ,
      Administration des données
      ,
      Eléments de recherche
      .
    2. Recherchez ID = RIM_CATEGORY_TYPE, ouvrez l'élément de recherche, puis accédez à l'onglet
      Valeurs
      .
      L'attribut Indice du risque nommé
      Mon facteur de risque
      que vous venez d'ajouter s'affiche maintenant en tant que valeur de cet élément de recherche.
  11. Placez ce nouvel attribut (
    mon_facteur_de_risque
    ) sur une sous-page dans l'objet Projet afin que les utilisateurs puissent entrer une valeur dans le champ pour le calcul de l'indice du risque.
  12. Vous pouvez également supprimer les attributs d'indice de risque dont vous n'allez pas vous servir parmi ceux définis par le système.
  13. Pour mettre à jour les vues, sélectionnez
    Administration
    ,
    Studio
    ,
    Objets
    , ouvrez l'objet
    Projet
    , puis cliquez sur l'onglet
    Vues
    .
  14. Publiez les vues de projet modifiées si les modifications sont apportées aux vues de listes, aux vues de filtres ou aux options. La publication n'est pas nécessaire pour les modifications apportées aux pages de propriété.
Automatisation de la gestion des risques
Le processus de gestion des risques Affecter les risques est disponible. En tant qu'administrateur ou gestionnaire de processus, utilisez le processus d'affectation des risques pour gérer l'affectation et la résolution des risques de projet. Par défaut, ce processus est inactif. Avant de pouvoir utiliser le processus d'affectation des risques, l'administrateur de processus doit l'activer. Une fois activée, vous pouvez accéder au processus et le lancer à partir du risque sous l'onglet Processus.
Vous pouvez utiliser des règles métier supplémentaires pour personnaliser le processus. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section
Configuration des processus
.
Le processus Affecter les risques comprend les étapes suivantes. Le processus envoie des notifications pour chaque action ou étape aux personnes affectées désignées.
  1. Un utilisateur crée un risque de projet et définit son statut sur
    Ouvert(e)
    , puis lance manuellement le processus Affecter des risques.
  2. Le processus vérifie si une catégorie de risques est spécifiée
    .
    Si une catégorie de risque est spécifiée, le processus crée une action pour que le chef de projets affecte un propriétaire du risque.
    Si aucune catégorie de risque n'est spécifiée, le processus crée une action pour que le chef de projets saisisse une catégorie. Le propriétaire du risque définit le statut du risque sur
    Travaux en cours
    .
  3. Lorqu'un risque est affecté à un propriétaire, le processus crée une action pour que le propriétaire du risque sélectionne une méthode de résolution du risque (réduction, surveillance, transfert ou acceptation).
    • Si le risque est accepté, le processus crée une action pour que le chef de projets approuve l'acceptation des risques. Si l'acceptation du risque est approuvée, le processus marque alors le risque comme Résolu. Si l'acceptation du risque est refusée, l'action revient au propriétaire du risque qui doit sélectionner alors une nouvelle approche pour la résolution du risque.
    • Si le risque est surveillé, le processus crée une action pour que le propriétaire du risque surveille le risque. A l'issue de l'action, le risque est marqué comme Résolu.
    • Si le risque est réduit, le processus crée une action pour que le propriétaire du risque définisse les étapes de réduction du risque. A l'issue de l'action, le risque est marqué comme Résolu.
    • Si le risque est transféré, le processus crée une action pour que le propriétaire du risque transfère le risque à un propriétaire ou groupe différent. A l'issue de l'action, le risque est marqué comme Résolu.
  4. Une fois le risque résolu, le propriétaire du risque définit le statut du risque sur
    Clôturé
    .
Création d'un problème et clôture d'un risque
Un
problème
est un événement qui a affecté le projet. Lorsque le plan d'atténuation du risque échoue, vous pouvez escalader le risque en problème. Créez un problème à partir du risque existant, puis fermez le risque. Ainsi, le nouveau problème reprend le nom, la description et certaines valeurs du risque, telles que le statut (Ouvert(e)) et la date de création (date du calendrier en cours). Vous pouvez également établir un lien avec le risque d'origine. La création d'un problème à partir d'un risque permet de prendre conscience des actions et des tâches qui gravitent autour d'un problème. L'équipe du projet peut alors en tirer les conclusions qui s'imposent. En outre, lors de la clôture du projet et de la planification d'un projet futur, l'équipe peut conserver un enregistrement des problèmes et de leur résultat à des fins d'analyse.
Vous pouvez également lier d'autres risques ou problèmes associés à ce problème. En associant tous les risques ou problèmes liés, vous pourrez effectuer le suivi des dépendances et identifier les tendances lors d'analyses et d'audits ultérieurs.
Dans cet article, dans le cadre du plan d'atténuation, des sous-traitants externes sont engagés pour exécuter le projet. Toutefois, les sous-traitants engagés n'ont pas le niveau d'expérience requis, ce qui nuit à la progression de la livraison du projet. Le risque devient maintenant un problème ; le chef de projets crée donc un problème à partir de ce risque et ferme le risque.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur
    Risques/problèmes/changements
    .
  2. Ouvrez le risque.
  3. Cliquez sur
    Créer un problème
    .
  4. Remplissez les champs de la section
    Général
    :
    • Category
      Définit la catégorie à laquelle appartient le problème.
      Valeurs :
      • Modularité
        : le projet n'est pas adaptable.
      • Financement
        : le financement du projet n'est pas alloué ou est soumis à des contraintes.
      • Interface utilisateur
        : la définition de l'interface utilisateur est élémentaire.
      • Implémentation
        : des incertitudes existent pour l'effort d'implémentation et l'acceptation des utilisateurs.
      • Interdépendances
        : le projet dépend d'autres projets.
      • Objectifs
        : les exigences, les objectifs, la portée et les bénéfices sont déraisonnables, incertains, non mesurables et non vérifiables.
      • Culture organisationnelle
        : indique que le projet requiert peu de changements au niveau de la culture organisationnelle, des processus métier, des procédures, ou des stratégies.
      • Disponibilité des ressources
        : la disponibilité des ressources internes est incertaine et des ressources externes sont requises.
      • Parrainage
        : le parrainage n'est pas identifié de façon claire ni engagé.
      • Capacité de prise en charge
        : la prise en charge du projet n'est pas simple et requiert des mises à jour futures majeures.
      • Technologie
        : la technologie du projet n'a pas fait ses preuves et une nouvelle expertise (interne ou externe) est requise.
    • Propriétaire
      Définit le nom de la ressource chargée de gérer le problème. Cette ressource est chargée de vérifier la gestion et le suivi corrects du problème tout au long de son cycle de vie.
      Valeur par défaut
      : ressource actuellement connectée.
  5. Remplissez les champs de la section
    Détails
    .
  6. Le cas échéant, dans la section
    Pièces Jointes
    , joignez un document qui fournit des informations utiles sur le problème, sa résolution ou son effet sur le projet.
  7. Une fois que le problème est résolu, remplissez la section
    Résolution
    .
  8. Pour accéder à la page
    Propriétés du risque
    et clôturer le risque, cliquez sur
    Enregistrer et revenir
    .
  9. Changez le
    statut
    sur
    Clôturé(e)
    .
  10. Enregistrez les modifications.
Création d'un problème
Créez un problème lorsque le risque affecte le projet de manière significative. Le retard dans le processus d'approbation étant anticipé, le chef de projets crée un problème et affecte la catégorie Dépendance.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur
    Risques/problèmes/changements
    .
  2. Dans le menu
    Risques/problèmes/changements
    , cliquez sur
    Problèmes
    .
  3. Cliquez sur
    Créer
    .
  4. Remplissez les champs de la section
    Général
    :
    • ID du problème
      Définit l'identificateur unique du problème. Une fois le problème enregistré, vous ne pouvez pas modifier l'identificateur.
    • Category
      Définit la catégorie à laquelle le problème appartient.
      Valeurs :
      • Modularité
        : le projet n'est pas adaptable.
      • Financement
        : le financement du projet n'est pas alloué ou est soumis à des contraintes.
      • Interface utilisateur
        : la définition de l'interface utilisateur est élémentaire.
      • Implémentation
        : des incertitudes existent pour l'effort d'implémentation et l'acceptation des utilisateurs.
      • Interdépendances
        : le projet dépend d'autres projets.
      • Objectifs
        : les exigences, les objectifs, la portée et les bénéfices sont déraisonnables, incertains, non mesurables et non vérifiables.
      • Culture organisationnelle
        : indique que le projet requiert peu de changements au niveau de la culture organisationnelle, des processus métier, des procédures, ou des stratégies.
      • Disponibilité des ressources
        : la disponibilité des ressources internes est incertaine et des ressources externes sont requises.
      • Parrainage
        : le parrainage n'est pas identifié de façon claire ni engagé.
      • Capacité de prise en charge
        : la prise en charge du projet n'est pas simple et requiert des mises à jour futures majeures.
      • Technologie
        : la technologie du projet n'a pas fait ses preuves et une nouvelle expertise (interne ou externe) est requise.
    • Propriétaire
      Définit le nom de la ressource chargée de gérer le problème. Cette ressource est chargée de vérifier la gestion et le suivi corrects du problème tout au long de son cycle de vie.
      Valeur par défaut
      : ressource actuellement connectée.
    • Créateur
      Affiche le nom de la ressource qui a créé le problème.
      Valeur par défaut
      : ressource actuellement connectée.
  5. Remplissez les champs de la section
    Détails
    .
  6. Le cas échéant, dans la section
    Pièces Jointes
    , joignez un document qui fournit des informations utiles sur le problème, sa résolution ou son effet sur le projet.
  7. Une fois que le problème est résolu, remplissez la section
    Résolution
    .
  8. Enregistrez les modifications.
Clôture d'un problème
Une fois le problème résolu, définissez le statut sur Clôturé(e) et saisissez une résolution finale. Une résolution détaillée peut servir à récupérer le résultat d'un problème lors de la planification ou du traitement de problèmes pour d'autres projets.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur
    Risques/problèmes/changements
    .
  2. Dans le menu
    Risques/problèmes/changements
    , cliquez sur
    Problèmes
    .
  3. Ouvrez le problème.
  4. Changez le
    statut
    sur
    Clôturé(e)
    .
  5. Saisissez la méthode de résolution du problème dans la section
    Résolution
    .
  6. Enregistrez les modifications.
Création d'un problème à partir d'un risque ou d'une demande de changement
Vous pouvez créer des problèmes à partir de risques ou de demandes de changement, afin d'escalader les risques graves à un niveau supérieur. Vous pouvez également créer des problèmes indépendants des risques et des demandes de changement. Tout comme avec les risques, vous pouvez associer des problèmes à des actions, des tâches et des processus.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur Risques/problèmes/changements.
  2. Dans le menu Risques/problèmes/changements, cliquez sur Problèmes ou Demandes de changement.
  3. Cliquez sur Nouveau ou sur le nom d'une demande de changement, puis sur Créer un problème.
  4. Saisissez les informations requises.
    • Propriétaire
      Définit le nom de la ressource chargée de gérer le risque. Cette ressource est chargée de vérifier la gestion et le suivi corrects du problème tout au long de son cycle de vie. Si vous créez un problème à partir d'un risque clôturé, la valeur de ce champ provient du champ Propriétaire sur la page Propriétés du risque.
      Valeur par défaut
      : ressource actuellement connectée.
  5. Remplissez les champs de la section Détails.
  6. Joignez des documents.
  7. Remplissez les champs de la section Résolution.
  8. Enregistrez les modifications.
Importation d'un problème à partir d'un autre système d'enregistrement
Si votre organisation utilise un système différent pour créer et surveiller les problèmes (Microsoft Excel ou Access par exemple), vous pouvez utiliser l'interface XML Open Gateway (XOG) pour les importer dans
Clarity PPM
. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section
Développement de XML Open Gateway (XOG)
.
Clôture d'une demande de changement et suivi en tant que problème
Vous pouvez rapidement créer une demande de changement à partir d'un problème existant. Les informations de base des champs courants sont copiées dans la nouvelle demande de changement pour faciliter la configuration. La page Propriétés du problème contient un lien renvoyant à la demande de changement initiale et facilitant la navigation entre les enregistrements. En outre, vous pouvez associer manuellement des problèmes ou des demandes de changement les uns aux autres. Cela facilite la compréhension des relations entre les problèmes et les demandes de changement, ainsi que la gestion globale de projets. Pour afficher la demande de changement originale, cliquez sur l'ID dans le champ Demande de changement initiale.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez la demande de changement.
  2. Changez le statut sur Clôturé(e).
  3. Enregistrez les modifications.
  4. Cliquez sur Créer un problème.
  5. Remplissez les champs de la section Général. Le champ suivant requiert une explication :
    • Propriétaire
      Définit le nom de la ressource chargée de gérer le risque. Cette ressource est chargée de vérifier la gestion et le suivi corrects du problème tout au long de son cycle de vie. Si vous créez un problème à partir d'un risque clôturé, la valeur de ce champ provient du champ Propriétaire sur la page Propriétés du risque.
      Valeur par défaut
      : ressource actuellement connectée.
  6. Remplissez les champs de la section Détails. Le champ suivant requiert une explication :
    • Date cible de résolution
      Définit la date de résolution du problème. Cette date doit être identique ou antérieure à la date d'impact.
      Par défaut
      : date du jours en cours
  7. Joignez des documents.
  8. Remplissez les champs de la section Résolution.
  9. Enregistrez les modifications.
Association de tâches existantes à des problèmes
Vous pouvez associer des tâches au problème et afficher une liste des tâches qui y sont associées. Vous pouvez associer des tâches, des tâches clés et des jalons à un problème. Vous ne pouvez pas modifier ni répondre aux problèmes contenus dans ces pages. Par défaut, la liste ne contient pas toutes les tâches associées au problème. Pour afficher toutes les tâches associées au problème, développez la section de filtre, sélectionnez Tout dans le champ de filtre Tâche clé, puis cliquez sur Filtrer.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur Risques/problèmes/changements.
  2. Dans le menu Risques/problèmes/changements, cliquez sur Problèmes.
  3. Cliquez sur le nom du problème.
  4. Cliquez sur Tâches associées.
  5. Cliquez sur Ajouter les tâches existantes.
  6. Activez la case à cocher située à côté de la tâche pour l'associer au problème, puis cliquez sur Lien vers.
Création d'une demande de changement
Une
demande de changement
est une modification permettant d'augmenter ou de réduire la portée, la planification, ou le budget du projet. Créez une demande de changement lorsque la résolution de problème affecte la portée, la planification, ou le budget du projet ou lorsque le problème n'est pas résolu. L'enregistrement d'une demande de changement permet d'analyser le projet et de connaître des événements passés. Vous pouvez créer des demandes de changement pour les soumettre et effectuer le suivi des demandes des partenaires. Les demandes de changement sollicitent l'extension ou la réduction de la portée de projet ou de plans à des fins de révision des planifications. Une demande de changement peut concerner une fonctionnalité nouvelle d'un produit, une amélioration, un défaut ou la modification d'une exigence. Vous pouvez suivre le statut d'une demande de changement tout le long du cycle de vie d'un projet.
En tant que chef de projets, vous pouvez créer une demande de changement afin de prolonger la date limite du projet dans le but de résoudre un problème de disponibilité des ressources ou tout autre dépendance.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur
    Risques/problèmes/changements
    .
  2. Pour créer une demande de changement à partir d'un problème, ouvrez le menu
    Risques/problèmes/changements
    et cliquez sur
    Problèmes
    . Ouvrez un problème et cliquez sur
    Créer une demande de changement
    .
  3. Pour créer une demande de changement, ouvrez le menu Risques/problèmes/changements, puis cliquez sur Demande de changement. Cliquez sur Créer.
  4. Remplissez les champs des sections
    Général
    et
    Détails
    . La plupart des champs sont identiques à ceux décrits précédemment dans cette page.
  5. Le cas échéant, dans la section
    Pièces Jointes
    , joignez un document qui fournit des informations utiles sur la demande de changement, sa résolution ou son effet sur le projet.
  6. Remplissez les champs de la section
    Effet
    .
    • Impact sur la référence
      Décrit de quelle manière les modifications apportées à la demande peuvent affecter la référence du projet.
    • Impact sur les autres projets
      Décrit de quelle manière la demande peut affecter d'autres projets.
    • Modification du coût
      Définit le montant prévu de modification des coûts budgétés du projet suite à cette demande. Le coût budgété est un champ défini dans la page Propriétés du budget.
    • Modification de la planification
      Définit le nombre de jours de retard ou d'avance dans la planification globale du projet suite à cette demande.
    • Modification des ressources
      Définit un nombre reflétant l'augmentation ou la diminution des ressources requises pour le projet suite à cette demande.
  7. Remplissez les champs de la section
    Evaluation
    .
  8. Pour accéder à la page des propriétés du problème et clôturer le problème, cliquez sur
    Enregistrer et revenir
    .
  9. Changez le
    statut
    sur
    Clôturé(e)
    .
  10. Enregistrez les modifications.
Création d'une demande de changement à partir d'un risque
Vous pouvez créer des demandes de changement à partir de risques existants. Le champ Risque initial s'affiche dans la page Propriétés de la demande de changement. Ce champ constitue un lien vers le risque dont la demande de changement provient. Les informations de base, telles que le nom et l'ID du risque, sont copiées dans la nouvelle demande de changement pour en simplifier la configuration.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur Risques/problèmes/changements.
  2. Cliquez sur le nom du risque.
  3. Cliquez sur Créer une demande de changement.
  4. Remplissez les champs de la page.
  5. Enregistrez les modifications.
Clôture d'une demande de changement
Après avoir résolu une demande de changement, modifiez son statut sur Clôturé(e), puis saisissez une résolution finale pour cette demande. Une résolution détaillée permet de récupérer le résultat d'une demande lors de la planification ou du traitement de projets futurs.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez la demande de changement.
  2. Dans la section Propriétés générales, définissez le statut sur Clôturé(e) et entrez le motif de la modification demandée.
  3. Enregistrez les modifications.
Affichage d'une piste d'audit pour un risque, un problème ou une demande de changement
Vous pouvez afficher la date de la modification de certains champs et le nom de l'utilisateur ayant effectué ces modifications. De cette façon, vous pouvez effectuer le suivi des modifications par ressource et par date. Votre administrateur peut configurer l'audit afin de conserver un enregistrement des opérations réalisées sur des demandes de changement. Les modifications apportées par les utilisateurs au niveau d'un risque, d'un problème ou d'une demande de changement s'affichent dans la page Piste d'audit.
Vous pouvez afficher les attributs d'une demande modifiée. Les champs s'affichent dans la moitié inférieure de la page Piste d'audit de la demande de changement. Les détails incluent le nom de la ressource à l'origine de la modification et la date de modification. Pour que vous puissiez afficher la page Piste d'audit d'une demande de changement, l'administrateur doit avoir configuré l'audit. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section
Studio Development
(Développement dans Studio) dans la section Reference de la documentation en anglais.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur Risques/problèmes/changements.
  2. Dans le menu Risques/problèmes/changements, cliquez sur Risques, Problèmes ou Demandes de changement.
  3. Ouvrez l'élément et cliquez sur Audit.
  4. Filtrez la liste.
Affectation d'une action à vous-même ou à d'autres utilisateurs
Les actions d'un projet sont des rappels concernant le travail que vous vous affectez ou que vous affectez à d'autres personnes ou le travail que d'autres personnes vous affectent. Ces actions vous permettent de suivre l'avancement des projets et de vérifier l'arrivée à échéance de ces derniers, dans les délais.
Création d'une action liée au projet à partir d'un projet. Lorsque vous créez une action, vous devenez son propriétaire, ou vous pouvez l'affecter à des ressources pouvant accéder à l'élément. En tant que propriétaire, vous pouvez modifier ou supprimer cette action.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez Accueil. Dans la section Personnel, cliquez sur Organiseur.
  2. Cliquez sur Créer.
  3. Remplissez les champs de la section Général. Les champs suivants requièrent une explication :
    • Récurrent(e)
      Permet d'indiquer si l'action doit être effectuée à intervalles réguliers. Si l'action est réalisée une seule fois, désactivez cette case à cocher.
    • Fréquence
      Ce champ permet de spécifier la fréquence de récurrence de l'action. Par exemple, si vous souhaitez obtenir un rapport de statut toutes les semaines, saisissez 1 dans le champ Fréquence.
  4. Dans la section Notifier, remplissez les champs suivants. Les champs suivants requièrent une explication :
    • Notifier les personnes affectées
      Indique si la ressource affectée reçoit une notification par courriel ou par SMS dans la page Présentation.
      Par défaut
      : option désactivée
    • Envoyer un rappel
      Indique qu'un courriel de rappel doit être envoyé aux ressources affectées une fois l'action arrivée à expiration.
      Par défaut
      : option désactivée
    • Délai avant le rappel
      Si la case à cocher
      Envoyer un rappel
      est activée, ce champ permet de spécifier le délai restant avant l'envoi du rappel. Par exemple, saisissez 15 dans le champ, puis sélectionnez Minutes dans le champ
      Unités
      .
  5. Sélectionnez les ressources pour affecter l'action dans la section Destinataires. Pour afficher la totalité des ressources et des groupes de ressources, cliquez sur Sélection avancée.
  6. Enregistrez les modifications.