Création de références de projet

ccppmop159
Les références de projet sont des instantanés de divers totaux (effort prévu et actuel, estimations des coûts prévus et actuels) pour un projet au moment de la capture des données. Les références sont statiques. En tant que chef de projets, les modifications que vous apportez à votre projet après avoir créé une référence n'affectent pas la référence actuelle. Pour que ces changements s'appliquent au coût ou à la portée du projet, vous devez mettre explicitement à jour une référence.
Vous pouvez afficher les informations d'allocation de travail et de coût. Vous pouvez également afficher d'autres informations, comme la valeur d'en-cours ou les performances du projet, en fonction de leur pertinence pour votre projet et votre organisation.
Vous pouvez créer des références pour l'ensemble du projet entier à partir des pages Propriétés de la référence ou de l'organigramme des tâches. Vous pouvez créer un nombre illimité de références de projet. Vous créez une référence initiale avant que les ressources saisissent du temps dans un projet. Une fois la référence initiale créée, vous pourrez utiliser d'autres références à différents intervalles. Vous pouvez créer également créer une référence en milieu de projet, à l'achèvement des différentes phases ou à la fin du projet.
Pour créer une référence, vous devez déverrouiller le projet. Pour créer une référence détaillée, utilisez un planificateur de bureau, comme Open Workbench ou Microsoft Project.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet.
  2. Dans le menu Propriétés, sélectionnez Principal et cliquez sur Référence.
  3. Cliquez sur Créer.
  4. Saisissez les informations requises. Ces champs requièrent une explication :
    • Nom de la révision
      Définit le nom de la révision de la référence.
      Exemple :
      Référence initiale, référence intermédiaire ou référence finale
      Obligatoire
      : Oui
    • ID de la révision
      Définit l'identificateur unique de la révision de la référence.
      Exemple :
      Le numéro de version de la référence, par exemple v1 ou v5.
      Obligatoire
      : Oui
    • Révision actuelle
      Définit une révision de référence comme référence actuelle. S'il existe déjà une révision de la référence, ce champ est en affichage seul. Par défaut, la dernière référence créée devient la référence actuelle du projet. Si vous avez défini une seule référence, celle-ci devient la référence actuelle.
      Par défaut
      : option sélectionnée
  5. Enregistrez les modifications.
Modification, mise à jour et suppression des références du projet
Vous pouvez modifier le nom de révision, l'ID de révision et la description d'une référence existante. Vous pouvez également supprimer des références. Si vous supprimez la référence actuelle et qu'une autre révision de la référence existe, cette autre référence devient la révision actuelle.
Vous pouvez mettre à jour une référence de projet existante afin de refléter les modifications apportées aux affectations de tâches et à d'autres informations, notamment aux charges constatées enregistrées récemment. Lorsque vous mettez à jour une référence, celle-ci devient la révision de la référence actuelle. Lorsque vous mettez à jour une référence de projet, les modifications apportées aux affectations de tâches, aux estimations et à la synthèse financière depuis la dernière mise à jour sont incluses. Lorsque vous mettez une référence à jour, ses valeurs sont modifiées en conséquence.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet.
  2. Dans le menu Propriétés, sélectionnez Principal et cliquez sur Référence.
  3. Cliquez sur le nom de la révision de la référence.
  4. Saisissez les informations requises. Ces champs requièrent une explication :
    • Révision actuelle
      Définit une révision de référence comme référence actuelle. S'il existe déjà une révision de la référence, ce champ est en affichage seul. Par défaut, la dernière référence créée devient la référence actuelle du projet. Si vous avez défini une seule référence, celle-ci devient la référence actuelle.
      Par défaut
      : option sélectionnée
    • Nom de la révision
      Définit le nom de la révision de la référence.
      Exemple :
      Référence initiale, référence intermédiaire ou référence finale
      Obligatoire
      : Oui
    • ID de la révision
      Définit l'identificateur unique de la révision de la référence.
      Exemple :
      Le numéro de version de la référence, par exemple v1 ou v5.
      Obligatoire
      : Oui
    • Début
      Affiche la date de début du projet ou de la tâche au moment de la création de la référence. La valeur de ce champ provient du champ Date de début de la page Propriétés de la planification.
    • Fin
      Affiche la date de fin du projet ou de la tâche au moment de la sélection de la référence. La valeur de ce champ provient du champ Date de fin de la page Propriétés de la planification.
    • Utilisation
      Affiche l'utilisation générée par le système au moment de la création de la référence, selon la formule suivante :
      Usage = Total of Actuals + ETC
      Dans les listes et les portlets, le champ d'utilisation affiche la valeur du champ Utilisation de référence sur la page des propriétés de la révision.
    • CBTE
      Affiche la valeur calculée par le système pour le coût budgété du travail effectué (CBTE). Cette valeur est calculée et enregistrée lorsque vous référencez un projet ou lorsque vous mettez à jour les totaux des valeurs d'en-cours. Le CBTE est également appelé Valeur d'en-cours (EC). Le CBTE représente le montant du coût budgété du travail effectué, d'après les performances mesurées selon la méthode de calcul de la valeur d'en-cours de la tâche.
      Les calculs sont réalisés en fonction du niveau auquel le calcul est effectué. Le CBTE est calculé aux niveaux suivants :
      • Tâche : Le CBTE repose sur la méthode de calcul de la valeur d'en-cours sélectionnée.
      • Projet : Le CBTE représente la somme des CBTE pour toutes les tâches de niveau 1 dans l'organigramme des tâches du projet.
      Référence actuelle requise
      : Oui
  5. Enregistrez les modifications.
Mise à jour de références de tâche
Vous pouvez mettre à jour la référence actuelle pour une tâche spécifique. Vous pouvez sélectionner un nombre illimité de tâches dans la liste. Lorsque vous mettez à jour la référence d'une tâche, les modifications apportées aux affectations et aux estimations depuis la dernière mise à jour de la référence sont incluses. Les modifications apportées à la synthèse financière ne sont pas incluses.
La mise à jour d'une référence de tâche n'effectue aucun cumul au niveau de la tâche récapitulative, de l'équipe ou du projet. Par exemple, si une tâche comporte davantage de charge restante pour une affectation depuis la dernière référence et que vous mettez à jour la référence de cette tâche, la charge restante de référence de l'équipe n'augmentera pas. Pour mettre à jour la charge restante de l'équipe, mettez à jour la référence du projet.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur Tâches.
  2. Dans le menu Tâches, cliquez sur Gantt.
  3. Activez la case à cocher située à côté de la tâche à mettre à jour. Dans la vue Gantt, cliquez sur la flèche vers le bas de l'icône Créer une référence, puis cliquez sur Mettre à jour la référence de la tâche.
  4. Cliquez sur Oui pour confirmer la mise à jour.
Fonctionnement des références du projet principal et des sous-projets
Les informations de référence du projet principal regroupent les informations de référence de ce projet et des sous-projets. La référence est cumulée de manière dynamique lors de la définition de la référence. Les informations de référence des ressources du projet principal regroupent les informations de référence de l'équipe. Si vous ouvrez un projet principal référencé et que vous y ajoutez un nouveau sous-projet, la référence actuelle du sous-projet est enregistrée. Lorsque vous référencez le projet principal, la nouvelle référence remplace la référence du sous-projet. La référence devient la référence actuelle pour le projet principal. Les informations du sous-projet sont cumulées dans la référence du projet principal.
  • Si les sous-projets du projet principal contiennent plusieurs références, la référence actuelle s'affiche dans les vues. Le nom et l'ID de la référence du projet principal sont réutilisés dans la référence du sous-projet. Si le sous-projet possède déjà une référence portant le même ID, cette référence est mise à jour et aucune nouvelle référence n'est créée. Le lien entre la référence du projet principal et la référence du sous-projet est créé en fonction de l'ID de la référence. L'ID de la référence est partagé par les deux références.
  • Lorsque vous supprimez une référence principale, la référence du sous-projet est également supprimée.
Mise à jour et affichage des références du projet principal
Lorsque vous mettez à jour la référence d'un projet principal, les références de chaque sous-projet sont également mises à jour. La référence devient la référence actuelle pour le projet principal et ses sous-projets.
  • Cumul des informations de référence du sous-projet
    : lorsque vous mettez à jour la référence d'un sous-projet, les informations de référence et de valeur d'en-cours (EC) ne sont pas cumulées. Pour mettre à jour le projet principal, cumulez les informations de référence à partir des sous-projets.
  • Affichage des références du projet principal
    : lorsque vous ouvrez un projet principal qui n'a pas été référencé, mais dont l'un des sous-projets a été référencé, la référence actuelle pour ce sous-projet s'affiche dans les vues.
    Imaginons que vous avez créé un projet principal qui inclut deux sous-projets (SB1 et SB2) et que seul le sous-projet SB1 dispose d'une référence actuelle (Référence1). Renommez Référence1. Sélectionnez une tâche et référencez-la dans SB2. Supprimez la référence SB1 et remplacez-la par la référence SB2. La référence SB2 est la révision actuelle.