Gestion des réquisitions

ccppmop159
Les réquisitions sont associées à des besoins uniques en personnel ; elles contiennent toujours des références à une ressource ou à un rôle spécifique. Dans le cadre d'une réquisition, les détails des besoins en personnel sont utilisés pour remplir la réquisition.
Lorsque vous sélectionnez plusieurs rôles ou ressources, une nouvelle réquisition est créée pour chaque ressource ou rôle (besoins en personnel). Vous pouvez spécifier une seule réquisition (c'est-à-dire avec le statut
Nouveau
,
Ouvert(e)
ou
Proposé(e)
) pour un besoin en personnel donné. Vous ne pouvez pas créer de réquisitions pour des besoins en personnel incluant déjà des réquisitions en cours. Si vous ne parvenez pas à créer de réquisitions pour les demandes en personnel sélectionnées, l'opération de création échoue pour toutes les réquisitions. Un message d'alerte apparaît.
En tant que chef de projets, vous pouvez modifier le montant d'allocation indiqué dans une réquisition. Vous pouvez modifier uniquement les réquisitions dont le statut est
Nouveau
. Evitez de modifier une demande lorsque le responsable des ressources travaille déjà sur la demande et a déjà défini une liste de présélection.
Satisfaction des exigences en personnel au moyen de réquisitions
Procédez comme suit :
  1. Le chef de projets définit les besoins en personnel en ajoutant les ressources ou rôles à réservation optionnelle en tant que membres de l'équipe du projet.
  2. Le chef de projets crée des réquisitions basées sur les besoins en personnel prédéfinis.
  3. Le chef de projets soumet les nouvelles réquisitions aux responsables des ressources. La réquisition est routée aux responsables des ressources appropriés. Les responsables des ressources sont déterminés d'après le responsable des réservations par défaut défini pour la ressource ou pour le rôle dans la réquisition.
  4. Le responsable des ressources répond aux réquisitions en proposant une liste de ressources. Il peut également refuser une réquisition. Dans les deux cas, le chef de projets en est informé.
  5. Le chef de projets révise les allocations proposées et procède de l'une des façons suivantes :
    • Il rejette la réquisition proposée. Dans ce cas, la réquisition est rouverte et le responsable des ressources en est informé. Le responsable des ressources modifie et soumet une nouvelle fois des propositions.
    • Il accepte la réquisition proposée. Dans ce cas, la réquisition de la ressource fait l'objet d'une réservation ferme dans le projet.
Création de réquisitions
Vous pouvez créer des réquisitions à l'aide de l'une des méthodes suivantes :
  • Créez la réquisition et définissez son statut sur
    Nouveau
    . Vous pouvez ainsi modifier les réquisitions pour ajouter des informations supplémentaires qui ne sont pas transmises dans le cadre des demandes en personnel. Vous pouvez également modifier les valeurs par défaut, comme la date d'échéance ou le montant de la réquisition, en ouvrant manuellement la réquisition.
  • Créez la réquisition et définissez son statut sur
    Ouvert(e)
    . De cette manière, vous pouvez rapidement soumettre toutes vos réquisitions lorsque vous n'avez pas besoin d'en modifier les détails. Il est inutile de modifier les détails définis dans les demandes en personnel. Le responsable des ressources est informé des soumissions de réquisitions par courriel et agit en conséquence.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur Equipe.
  2. Activez la case située à côté de la ressource ou du rôle ayant fait l'objet d'une réservation optionnelle. Dans le menu Actions, cliquez sur Créer des réquisitions.
  3. Sélectionnez un type de réquisition :
    Valeurs
    :
    • Demander des ressources : sélectionnez cette option pour créer des réquisitions.
    • Annuler la réservation des ressources : sélectionnez cette option pour créer des réquisitions, annuler une réservation et libérer une période réservée de manière ferme.
    • Remplacer des ressources : sélectionnez cette option pour annuler une réservation et remplacer une ressource ayant fait l'objet d'une réservation ferme.
  4. Sélectionnez un responsable des réservations pour chaque ressource ou rôle. Si le responsable des ressources (ou l'administrateur) spécifie un responsable des réservations par défaut, cette valeur est automatiquement remplie.
  5. Effectuez l'une des actions suivantes :
    • Pour créer des réquisitions avec le statut
      Nouveau
      , cliquez sur Créer.
    • Pour créer une réquisition, cliquez sur Créer et ouvrir. Définissez le statut sur
      Ouvert(e)
      .
  6. Enregistrez les modifications.
Modification des demandes de réquisition non ouvertes
En tant que chef de projets, vous pouvez afficher les nouvelles réquisitions, surveiller les réquisitions ouvertes et modifier les réquisitions non ouvertes. Vous pouvez afficher le statut d'une réquisition dans le champ Statut de la demande. Le champ Statut de la demande est mis à jour à chaque modification du statut de la réquisition. Vous pouvez uniquement modifier les demandes de réquisition affichant le statut Nouveau.
Une fois une réquisition ouverte soumise, le responsable des ressources reçoit une notification lui indiquant de travailler sur la demande. Si vous soumettez une réquisition pour une ressource nommée, son nom est automatiquement ajouté à la liste des ressources de la réquisition lorsque le statut passe à Ouvert(e).
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur Equipe.
  2. Dans le menu Equipe, cliquez sur Réquisitions.
  3. Cliquez sur le nom de la réquisition dont vous souhaitez modifier les propriétés.
  4. Saisissez les informations requises. Ces champs requièrent une explication :
    • Nom de la réquisition
      Modifiez le nom de la réquisition pour décrire la demande en personnel. Lors de la création de la réquisition, le champ est rempli avec le nom de la demande en personnel requise.
      Obligatoire
      : Oui
    • Date d'échéance
      Sélectionnez la dernière date de remplissage de la réquisition. La date s'affiche généralement avant la date de demande de la ressource.
    • Statut
      Indique le statut de la réquisition. Pour soumettre une réquisition, remplacez le statut Nouveau par Ouvert(e).
      Obligatoire
      : Oui
      Valeurs
      : Nouveau, Ouvert(e), Proposé(e) ou Clôturé(e)
    • Demandé(e) par
      Affiche le nom du chef de projets qui a créé la réquisition.
    • Responsable des réservations
      Affiche le nom du responsable des réservations de la ressource ou le rôle, en fonction des besoins en personnel.
    • Nom de l'exigence
      Affiche le nom du besoin en personnel. Chaque réquisition vous permet d'accéder à toutes les informations relatives aux membres de l'équipe. Exemple : compétences, allocation requise ou rôle servant de base à la réquisition
    • Ressource demandée
      Affiche le nom de la ressource ou du rôle demandé.
    • Projet
      Affiche le nom du projet correspondant à cette réquisition.
    • Annuler la réservation
      Affiche le statut d'après l'option sélectionnée lors de la création de la réquisition. Exemples : demandes de ressources, annulation d'une réservation de ressources ou remplacement de ressources
    • Remplacer
      Affiche le statut d'après l'option sélectionnée lors de la création de la réquisition.
      Valeurs
      : demandes de ressources, annulation d'une réservation de ressources ou remplacement de ressources
    • Montant demandé
      Définit la période pendant laquelle la ressource travaillera sur le projet. Vous pouvez également spécifier le pourcentage de temps disponible pour la ressource.
  5. Enregistrez les modifications.
Révision et réservation des allocations proposées
Vous pouvez associer de nombreuses réservations à une réquisition. Chaque ressource ajoutée à la liste des réquisitions constitue une réservation. Une réservation est un enregistrement d'une ressource associé à la liste et qui indique la durée de réservation de la ressource pour le projet. Le statut de la réservation détermine si la ressource est proposée, rejetée ou réservée sur un projet.
Une fois la réquisition traitée par le responsable des ressources, le demandeur reçoit une notification l'informant qu'un autre utilisateur a rempli (complètement ou partiellement) la réquisition. Vous pouvez afficher les informations concernant les ressources proposées. Vous pouvez également afficher les demandes en personnel présentant le statut Proposé(e), c'est-à-dire pour lesquelles les allocations ont été proposées par le responsable des ressources. Vous devez accepter les propositions pour qu'il existe une allocation engagée (ou ferme) pour les ressources. Dans le menu Equipe, cliquez sur Réquisitions pour afficher toutes les demandes correspondant aux quantités proposées et accepter plusieurs réquisitions en même temps. Vous pouvez également accéder à une réquisition à partir des pages Equipe du projet ou Réquisitions de l'équipe.
Le tableau ci-après décrit la procédure à suivre pour appliquer une réservation ferme à des ressources d'un projet :
Champ Approbation de la réquisition requise
Méthode
Champ sélectionné
Le chef de projets réserve une réquisition proposée par un responsable des ressources.
Champ sélectionné
Le chef de projets crée une réservation ferme pour une ressource ou un rôle directement dans le projet. Il dispose de droits de réservation ferme et du droit de
modification du projet
.
Champ non sélectionné
Le chef de projets ou le responsable des ressources effectue une réservation ferme d'une ressource ou d'un rôle directement dans le projet s'il possède des droits de réservation ferme.
Le champ Approbation de la réquisition requise apparaît dans la section Dotation en personnel de la page Propriétés de la planification.
Affichage des allocations des ressources
Avant d'accepter une ressource proposée ou avant de la réserver sur un projet, vérifiez ses allocations sur d'autres projets.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur Equipe.
  2. Cliquez sur l'icône Allocation des ressources située à côté de la ressource pour afficher les allocations.
Acceptation et réservation d'une réquisition
Avant d'accepter une proposition de réservation, consultez les détails de la réquisition. En tant que chef de projets, vous pouvez visualiser les mêmes informations concernant la réquisition que le responsable des ressources. Vous pouvez afficher la durée que vous avez requise, ainsi que la durée et la ressource proposées par le responsable des ressources.
Si vous sélectionnez le champ Approbation de la réquisition requise, le responsable des ressources ne peut pas réserver des membres de l'équipe directement sur le projet, même s'il bénéficie de droits d'accès de réservation ferme. Seuls les chefs de projets peuvent réserver les membres de l'équipe.
Dans la page Personnel de l'équipe, vous pouvez afficher la ressource qui dispose d'une allocation engagée sur le projet. Le statut de la demande est Réservé(e). Le statut de réservation est passé d'Optionnel(le) à Ferme.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur Equipe.
  2. Dans le menu Equipe, cliquez sur Réquisitions.
  3. Cliquez sur l'icône Personne avec liste à droite de la réquisition de votre choix.
    La page
    Réquisition de la ressource apparaît. Cette page affiche l'allocation requise, l'allocation proposée et l'écart entre ces deux valeurs. L'histogramme présente la disponibilité globale des ressources proposées.
  4. Pour accepter la proposition, cliquez sur Réserver.
Acceptation et réservation de plusieurs réquisitions
Vous pouvez réviser et accepter plusieurs réquisitions à la fois sur la page Personnel de l'équipe du projet. Vous pouvez afficher le taux moyen de disponibilité pour les réquisitions proposées. Vous pouvez sélectionner plusieurs réquisitions et cliquer sur le bouton Réserver pour accepter toutes les propositions simultanément.
Lorsqu'un responsable des ressources réserve une ressource pour un projet ou modifie l'allocation prévue d'une ressource, le statut de réservation des besoins en personnel associé est automatiquement mis à jour pour refléter le statut le plus récent.
Le statut de réservation des besoins en personnel est modifié en fonction des valeurs figurant dans le tableau suivant :
Allocation prévue
Allocation ferme
Statut de la réservation
La plage de dates et l'allocation ont été définies.
Aucun
Optionnel(le)
La plage de dates et l'allocation ont été définies.
Egal à l'allocation prévue
Ferme
La plage de dates et l'allocation ont été définies.
La plage de dates et l'allocation sont inférieures à l'allocation prévue.
Mixte. Ce statut de réservation s'affiche uniquement si vous avez activé le paramètre système pour l'option Autoriser la réservation mixte. Valeur par défaut : paramètre activé
La plage de dates et l'allocation ont été définies.
La plage de dates et l'allocation sont supérieures à l'allocation prévue.
Mixte
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur Equipe.
  2. Dans le menu Equipe, cliquez sur Réquisitions.
  3. Sélectionnez les réquisitions proposées et cliquez sur Réserver pour accepter les réquisitions sélectionnées.
  4. Revenez à la page Personnel de l'équipe du projet.
    Le statut de la demande est Réservé(e) pour les membres de l'équipe. Le statut de la réservation est Ferme. Les allocations prévues et engagées sont identiques.
Rejet d'une réquisition
Si la disponibilité proposée pour une ressource nommée ne vous convient pas, vous pouvez rejeter la réquisition. Vous pouvez également rejeter une ou plusieurs ressources de la liste des ressources proposées par le responsable des ressources pour un rôle spécifique. Lorsque vous rejetez une réquisition de ressource, le responsable des ressources est informé de la réouverture de la réquisition.
Vous pouvez également ouvrir une réquisition, afficher les propriétés de la réquisition, puis la rejeter en cliquant sur le bouton Rejeter. Pour enregistrer le motif du rejet d'une réquisition, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Discussions.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur Equipe.
  2. Dans le menu Equipe, cliquez sur Réquisitions.
  3. Sélectionnez une ou plus réquisitions proposées, puis cliquez sur Rejeter.
    Le statut de la réquisition passe de Proposé(e) à Ouvert(e).
Réservation de ressources surallouées
Si les heures de disponibilité d'une ressource sont inférieures au nombre total d'heures demandées, la page Confirmation de la disponibilité restante apparaît.
La page Confirmation de la disponibilité restante
indique que la ressource est surallouée si vous l'ajoutez au projet ou à l'investissement. La colonne Allocation des ressources (100 %) affiche le nombre d'heures utilisées si vous réservez la ressource à 100 % (valeur par défaut) de leur disponibilité. La colonne Disponibilité restante indique le nombre d'heures de travail réelles dont la ressource dispose pour travailler sur votre projet.
Vous pouvez effectuer les opérations suivantes dans cette page :
  • Surallouer la ressource
  • Réserver la ressource uniquement pour la quantité restante Cette quantité apparaît dans la colonne Disponibilité restante.
Annulation de la réservation ferme de ressources à l'aide de réquisitions
Si vous réduisez la portée d'un projet ou si une ressource n'est pas disponible pendant une durée spécifique lors du projet, vous pouvez annuler la réservation ferme des ressources afin d'utiliser le temps non alloué pour un autre projet.
Vous pouvez annuler totalement ou partiellement la réservation d'une ressource sur des projets. La quantité non réservée est définie par défaut sur l'allocation ferme du membre de l'équipe, de laquelle est déduite l'allocation prévue.
Lors de l'annulation de la réquisition d'une ressource, le responsable des ressources associé reçoit une notification. Le responsable des ressources peut alors traiter la réquisition de ressources non réservée.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur Equipe.
  2. Sélectionnez la case à cocher en regard du nom de la ressource avec réservation ferme pour laquelle vous souhaitez annuler la réservation. Dans le menu Actions, cliquez sur Créer des réquisitions.
  3. Dans la section de sélection d'un type de réquisition, sélectionnez Annuler la réservation des ressources (Supprimer toutes les allocations fermes qui ne figurent pas dans le plan).
  4. Pour annuler complètement la réservation de la ressource, cliquez sur la section Ressources, puis sur Créer et ouvrir.
    Dans la page Personnel de l'équipe du projet, le statut de réservation Mixte apparaît. Une annulation de réservation de la réquisition est créée pour annuler complètement la réservation de la ressource pour la totalité du montant de la réservation ferme.
  5. Pour annuler la réservation de la ressource partiellement, procédez comme suit :
    1. Dans la section Ressources, cliquez sur Créer.
      La page Personnel de l'équipe du projet apparaît.
    2. Cliquez sur le lien Statut de la demande pour la ressource dont le statut est Nouveau.
      La page Propriétés des réquisitions apparaît.
    3. Spécifiez le montant de l'annulation de la réservation en entrant la période et le pourcentage d'annulation de la réservation. Définissez le statut sur Ouvert(e).
  6. Enregistrez les modifications.
Remplacement des réquisitions de ressources annulées
Lors de l'annulation de la réservation d'une ressource à l'aide d'une réquisition, vous pouvez demander un remplacement par un membre de l'équipe. Vous pouvez annuler la réservation de la ressource sélectionnée et demander un nouveau membre d'équipe.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur Equipe.
  2. Sélectionnez la case à cocher en regard du nom de la ressource avec réservation ferme pour laquelle vous souhaitez annuler la réservation. Dans le menu Actions, cliquez sur Créer des réquisitions.
  3. Dans la section de sélection du type de réquisition, sélectionnez Remplacer des ressources pour remplacer toutes les allocations fermes par une nouvelle ressource.
  4. Dans la section Ressources, cliquez sur Créer et ouvrir pour annuler complètement la réservation de la ressource.
    Dans la page Personnel de l'équipe du projet, le statut de réservation Mixte apparaît. Une annulation de réservation de la réquisition est créée pour annuler complètement la réservation de la ressource pour la totalité de la quantité de réservation ferme.
Réservations supplémentaires
Si le projet est prolongé, vous pouvez ajouter une allocation prévue supplémentaire à une ressource.
Les processus de soumission, de proposition et d'acceptation de la réquisition sont identiques au processus décrit dans les sections précédentes. Les deux réquisitions (celle créée initialement et celle créée pour la réservation supplémentaire) sont stockées comme deux enregistrements distincts propres à chaque transaction.
Pour annuler la réservation d'une ressource, réduisez la réservation prévue. Pour demander une réservation supplémentaire, augmentez la réservation prévue par rapport à la réservation ferme.
Fractionnement de la réservation
Pour les réquisitions supplémentaires et pour les annulations de réservation de réquisitions, vous pouvez modifier les allocations à l'aide de l'option Décaler l'allocation. Créez une réquisition standard et sélectionnez l'option Annuler la réservation pour annuler la réservation d'une réquisition. Ces deux actions constituent deux tâches distinctes. Un enregistrement d'équipe peut à la fois inclure des réquisitions ouvertes et des réquisitions dont la réservation a été annulée.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur Equipe.
  2. Cliquez sur l'icône Propriétés de la ressource réservée de manière ferme.
  3. Modifiez le graphique Allocation prévue de la ressource.
  4. Créez une réquisition.
    La nouvelle réquisition demande automatiquement la différence entre le temps prévu et le temps engagé.
Réservation de ressources déjà réservées
Vous pouvez ajouter plusieurs instances d'un rôle à un projet, mais pas plusieurs instances de la même ressource nommée. Lors de la réservation de ressources déjà réservées sur des projets, ce message d'erreur apparaît dans les circonstances suivantes :
Resource not booked because it exists in the team.
Circonstances :
  • Vous réservez une ressource sur un projet pour lequel elle est déjà réservée.
  • Vous réservez une ressource déjà incluse dans l'équipe du projet et vous choisissez de ne pas réduire l'allocation de rôle correspondante.
Pour mettre à jour l'allocation de cette ressource, utilisez la page Propriétés de l'équipe.
Exemple
Vous pouvez affecter deux programmeurs (programmeur 1 et programmeur 2) à la même tâche.