Gestion des allocations de ressources

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L'allocation d'une ressource représente la période au cours de laquelle elle est affectée et réservée pour un projet. Multipliez le nombre total de jours ouvrés entre la date de début et la date de fin du projet par le nombre d'heures de disponibilité de la ressource par jour. Le résultat correspond au montant d'allocation pour chaque ressource. Par défaut, les ressources sont allouées à 100 % sur la base de leur disponibilité par jour ouvré. Vous pouvez modifier cette valeur par défaut.
L'allocation et la charge restante sont deux concepts différents, car que le montant de la charge restante repose sur le nombre d'heures d'affectation d'une ressource aux tâches. Les membres du personnel peuvent être affectés aux tâches, à hauteur du nombre total d'heures d'affectation au projet.
Pour une planification plus précise de vos projets, vous pouvez affecter une ou deux heures (par jour de travail ou par semaine) aux ressources du projet pour qu'elles puissent travailler sur d'autres tâches ou assister à des réunions non liées au projet.
Modification de l'allocation par défaut de la ressource
Vous pouvez indiquer des déviations par rapport au champ % d'allocation par défaut. Vous pouvez annuler la réservation ferme d'une ressource ou prolonger la planification du projet pour la ressource.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur Equipe.
  2. Pour modifier une allocation, cliquez sur l'icône Propriétés de la ressource.
  3. Dans la section Général, remplissez le champ suivant :
    • % d'allocation par défaut
      Définit le pourcentage de temps que vous voulez allouer pour la ressource à ce projet (vous pouvez indiquer 0 %). Ce montant est reflété dans les colonnes Allocation et % d'allocation de la page de personnel de l'équipe du projet.
      Valeur par défaut
      : 100 %
      Obligatoire
      : Non
  4. Dans les sections Allocation prévue et Allocation ferme, ajoutez une ligne pour chaque écart par rapport à l'allocation par défaut. Pour créer une période d'allocation prévue ou ferme, remplissez les champs suivants dans la ligne :
    • Début
      Définit la date de début de la période d'allocation.
    • Fin
      Définit la date de fin de la période d'allocation.
    • % d'allocation
      Définit le pourcentage de temps que la ressource est censée consacrer au travail (de manière provisoire ou engagée) pour l'investissement.
  5. Enregistrez les modifications.
Allocation prévue et ferme
La courbe Allocation prévue représente le montant par défaut ou total d'allocation demandé par le chef de projets. La courbe Allocation ferme représente le montant d'allocation validé par le responsable des ressources. Le statut de réservation d'une ressource change en fonction des montants de l'allocation définis dans les courbes d'allocations prévue et ferme.
Exemple : remplissage des écarts entre les segments d'allocation
Si des écarts apparaissent entre les segments lors de la modification d'un segment d'allocation par défaut pour une ressource, un nouveau segment est automatiquement créé. Le nouveau segment affiche le pourcentage d'allocation par défaut.
Vous réservez une ressource pour un projet en indiquant une disponibilité inférieure à 100 %. Un segment d'allocation est ajouté de sorte que la date de début de l'allocation soit postérieure à la date de fin du segment d'allocation précédent.
  • Dates de début et de fin du segment initial : 10/01/12 à 10/09/13.
  • Dates de début et de fin du nouveau segment : 12/04/13 à 04/09/14.
    Un espace non affecté se crée entre deux segments du 10/10/13 au 12/03/13.
Pour créer un écart, vous devez créer deux lignes d'allocation dans les sections Allocation prévue et Allocation ferme, sur la page Propriétés du membre du personnel. Par défaut, la ressource est allouée à 100 %. Une allocation couvre la période pendant laquelle la ressource travaille à 50 %. L'autre allocation couvre la période pendant laquelle la ressource travaille à 0 %. Après enregistrement des modifications, un segment par défaut est créé pour la période d'écart. Un montant d'allocation de 100 % est ajouté à ce segment.
Surallocation des ressources
Lorsque de la dotation en ressources d'un projet, le responsable des ressources peut surallouer des ressources ou accepter les disponibilités restantes. Lors du remplacement d'un membre du personnel d'équipe, vous pouvez également surallouer la ressource sélectionnée pour remplacer la ressource précédente.
Evitez de surallouer des ressources, car cette opération peut entraîner des retards de planification et réduire les performances.
Décalage et mise à l'échelle des allocations de ressources
Vous pouvez décaler ou mettre à l'échelle tout ou partie des allocations de ressources d'un projet. Vous pouvez déplacer les allocations de ressource en arrière et en avant dans le temps. Toutes les dates d'allocations par segments sont conservées lors du déplacement des informations des allocations de ressources. Toutefois, le pourcentage alloué pour chaque segment peut changer. Le décalage de l'allocation d'une ressource s'avère particulièrement utile pour effectuer des prévisions d'allocations au-delà de l'échelle de temps autorisée.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur Equipe.
  2. Activez la case à côté située à côté du nom de la ressource dont vous souhaitez décaler l'allocation. Dans le menu Actions situé dans le coin supérieur droit de la page, cliquez sur Décaler l'allocation.
  3. Dans la section Planification de l'investissement, les champs suivants apparaissent :
    • Date de début de l'investissement
      Affiche la date de début du projet. La valeur de ce champ se base sur le champ Date de début de la page Propriétés de la planification.
    • Date de fin de l'investissement
      Affiche la date de fin du projet. La valeur de ce champ se base sur le champ Date de fin de la page Propriétés de la planification.
  4. Dans la section Durée à décaler, remplissez les champs suivants :
    Date de début
    : Définit la date de début pour la ressource sur le projet. Cette date marque le début de la plage de dates à décaler.
    Date de fin
    . Définit la date de fin pour la ressource sur le projet. Cette date marque la fin de la plage de dates à décaler.
  5. Dans la section Paramètres de décalage, remplissez les champs suivants :
    • Date de décalage
      Définit la date de début de l'allocation décalée.
    • Date limite de décalage
      Définit la dernière date pour des allocations de décalage. Les allocations ne peuvent pas être décalées au-delà de la dernière date.
    • Mettre le pourcentage d'allocation à l'échelle
      Permet de modifier le pourcentage d'allocation requise pour l'horaire de travail.
      Remarque :
      Si vous ne remplissez pas ce champ, aucune mise à l'échelle n'est appliquée.
      Obligatoire
      : Non
  6. Enregistrez les modifications.
Modification des allocations d'équipe
Pour modifier l'allocation d'une équipe pour votre projet, utilisez les cellules variables sur la page des détails de l'équipe du projet. Les cellules variables contiennent l'allocation prévue par défaut. Vous pouvez configurer la VET pour inclure la charge restante et la charge constatée de l'allocation ferme. Pour créer des segments d'allocation, vous pouvez modifier les informations des allocations prévue et ferme dans ces cellules. Vous pouvez créer des segments d'allocation entre les dates de début et de fin pour un membre d'équipe du personnel.
Vous pouvez définir des dates de début et de fin explicites pour les membres d'équipe de personnel. Les membres du personnel peuvent également hériter des dates de début et de fin de l'investissement. Lors de la modification d'informations d'allocation dans les cellules variables et de l'enregistrement des modifications, les règles de modification suivantes sont utilisées :
  1. Les dates de début et de fin applicables au membre de l'équipe du personnel sont vérifiées par rapport à la plage de dates de la cellule. Si ces dates figurent dans la plage de dates de la cellule, les dates de fin et de début des informations saisies pour le membre de l'équipe du personnel correspondront à la date actuelle.
  2. Si la plage de dates de la cellule se situe au-delà de la date de début ou de fin définie pour le membre de l'équipe du personnel, la date de début ou de fin applicable à ce membre est mise à jour avec la date de début ou de fin de la cellule.
  3. Si vous disposez de droits d'accès pour modifier les dates de début et de fin de l'investissement, les dates actuelles de l'investissement sont modifiées afin de prendre en compte l'allocation d'un membre de l'équipe du personnel, si les dates d'allocation ne correspondent pas aux dates d'investissement actuelles.
  4. Si vous ne saisissez aucune information d'allocation dans une cellule située entre deux cellules contenant ces informations, l'allocation de la cellule vide est définie sur 0 %.
Pour que les responsables des ressources puissent continuer à gérer les allocations d'équipe lorsque le projet est verrouillé, vérifiez que le paramètre de gestion de projets par défaut
Autoriser la modification des allocations lorsque l'investissement est verrouillé
est sélectionné. Ce paramètre permet aux responsables des ressources d'apporter des modifications à l'équipe pendant que vous planifiez le projet, que ce soit en mode de planification provisoire ou si vous travaillez hors ligne avec un planificateur de bureau.
Gestion des allocations de ressources
Le chef de projets peut apporter les modifications suivantes à l'allocation d'une ressource après réservation ferme de celle-ci sur un projet :
  • Réduction de l'allocation. Le chef de projets peut annuler la réservation d'une ressource pendant une période donnée dans les circonstances suivantes :
    • Lorsqu'une ressource est réservée au niveau d'un projet pour une période plus longue que prévu
    • Lorsqu'une ressource n'est pas disponible pendant une période spécifique
  • Augmentation de l'allocation. Lorsqu'un projet est prolongé, le chef de projets peut solliciter une réservation supplémentaire pour une ressource spécifique.
  • Remplacement d'une ressource ou d'un rôle. Lorsque la réservation d'une ressource est annulée, le chef de projets peut solliciter le remplacement de cette ressource.
Vous pouvez également recourir aux méthodes suivantes pour gérer l'allocation des membres du personnel de l'équipe :
Vidéo : Mise à jour des données de gestion des ressources dans la grille
La vidéo tierce suivante est fournie par Rego Consulting. Cette vidéo est fournie par CA Technologies telle quelle, sans aucune garantie.

Pour visionner cette vidéo en mode plein écran, cliquez sur le logo YouTube à droite de l'icône Paramètres au bas de la vidéo.
Allocation de ressources en fonction des estimations
Utilisez l'option Définir une allocation à partir des estimations si vous avez modifié la charge restante d'origine pour votre ressource. Cette option permet de calculer l'allocation prévue d'après les nouvelles estimations. Ce calcul affecte uniquement la partie de l'allocation qui apparaît à la suite de la date d'avancement des charges constatées de la ressource.
Les segments d'allocation obtenus sont arrondis d'après la valeur définie pour le champ Arrondir les allocations au pourcentage le plus proche. Par défaut, elle est définie sur 25 %.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur Equipe.
  2. Activez la case à cocher située à côté du nom de la ressource, du rôle ou de la ressource autre que de type main-d'oeuvre. Dans le menu Actions, cliquez sur Définir une allocation à partir des estimations.
Génération d'estimations en fonction de l'allocation de ressource
Vous pouvez générer une estimation en fonction d'une allocation. L'option Définir une estimation à partir de l'allocation est disponible uniquement pour les ressources affectées à des tâches d'effort.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur Equipe.
  2. Activez la case à cocher située à côté du nom de la ressource. Dans le menu Actions, cliquez sur Définir une estimation à partir de l'allocation.
    Le nombre figurant dans la colonne Charge restante est actualisé pour correspondre au nombre de l'allocation.
Définition d'une allocation de ressource pour plusieurs membres du personnel
Vous pouvez définir l'allocation pour plusieurs membres d'une équipe. Vous pouvez traiter des projets dotés en personnel en dehors d'un organigramme organisationnel. Les modifications effectuées sur cette page remplacent les paramètres de la page Propriétés du membre du personnel.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur Equipe.
  2. Sélectionnez les ressources dont vous souhaitez définir l'allocation, puis, dans le menu Actions, cliquez sur Définir une allocation.
  3. Saisissez les informations requises. Ces champs requièrent une explication :
    • % d'allocation par défaut
      Définit le pourcentage de temps d'allocation de la ressource au projet (vous pouvez saisir 0 %). Si vous modifiez le chiffre figurant dans ce champ, cette valeur remplacera la valeur du champ % d'allocation par défaut sur la page Propriétés d'un membre du personnel.
    • Statut de la réservation
      Définit le statut de réservation de la ressource.
      Valeurs
      :
      • Optionnel(le). la ressource travaillera sur l'investissement selon une planification provisoire.
      • Ferme. la ressource est engagée à travailler sur l'investissement.
      • Mixte. indique que l'allocation de la ressource à l'investissement est à la fois optionnelle et ferme, ou bien que l'allocation optionnelle pour la ressource ne correspond pas à l'allocation ferme.
      Par défaut
      : Optionnel(le)
    • Statut de la demande
      Sélectionnez le statut de la réquisition de la ressource sur le projet.
    • Ouvrir à la saisie de temps
      Spécifie si la ressource peut effectuer le suivi du temps consacré à des tâches affectées à l'aide des feuilles de temps.
      Valeurs
      : Oui ou Non
      Par défaut
      : Pas de changement
    • Unité de l'organigramme organisationnel du personnel
      Définit l'affiliation de l'unité d'organigramme organisationnel pour la ressource affectée au projet.
      Par défaut
      : Unité d'organigramme organisationnel du personnel par défaut (si cette valeur est définie pour le projet)
    • Rôle
      Définit le rôle de la ressource dans le projet. Si vous spécifiez un rôle, cette valeur remplace la valeur du champ Rôle de l'investissement sur la page Propriétés du membre du personnel.
  4. Dans la section Segments d'allocation existants, activez l'option
    Effacer les segments d'allocation existants
    pour supprimer tous les segments d'allocation existants.
  5. Créez des segments d'allocation pour les membres du personnel en spécifiant le les dates de début et de fin des segments. De plus, spécifiez le pourcentage de temps que les ressources peuvent travailler sur le projet et définissez-le comme provisoire ou engagé.
  6. Enregistrez les modifications.
Réservation ferme des ressources
Vous pouvez réinitialiser l'allocation prévue afin qu'elle soit égale à l'allocation engagée ou avec réservation ferme. Si la section Allocation prévue contient des segments prévus à réservation optionnelle, ces derniers sont supprimés et tous les segments sont réinitialisés pour correspondre au segment réservé fermement.
Par conséquent, les valeurs des colonnes % d'allocation et Résumé hebdomadaire de la page du personnel de l'équipe du projet sont modifiées. Lorsque vous acceptez l'allocation ferme, le statut Réservation ferme apparaît pour la ressource, car toutes les allocations sont entièrement engagées.
L'action Accepter l'allocation ferme est disponible uniquement si le paramètre de gestion du projet
Autoriser la réservation mixte
est activé dans l'outil Administration.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur Equipe.
  2. Activez la case à cocher située à côté du nom de la ressource pour accepter la réservation ferme. Dans le menu Actions, cliquez sur Accepter l'allocation ferme.
  3. Cliquez sur Oui pour confirmer.
Validation de l'allocation prévue
Vous pouvez réinitialiser l'allocation ferme pour qu'elle soit égale à l'allocation prévue.
Lorsqu'une ressource présente le statut de réservation ferme, cela signifie qu'elle est entièrement engagée. La validation de l'allocation prévue ne permet pas de réinitialiser le pourcentage d'allocation par défaut. L'allocation prévue est copiée dans le champ Allocation ferme de la colonne Résumé hebdomadaire, sur la page du personnel de l'équipe du projet.
La section Allocation ferme apparaît uniquement si le paramètre de gestion de projet
Autoriser la réservation mixte
est activé dans l'outil Administration.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le projet et cliquez sur Equipe.
  2. Activez la case à cocher située à côté du nom de la ressource. Dans le menu Actions, cliquez sur Valider l'allocation prévue.
  3. Cliquez sur Oui pour confirmer.