Gestion des membres du personnel d'une équipe

ccppmop159
Vous pouvez gérer de nombreux aspects relatifs aux membres de votre équipe, notamment la définition des propriétés, la capitalisation des coûts, la suppression et le remplacement de membres.
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Définition des propriétés d'un membre du personnel de l'équipe
Vous pouvez définir et modifier les propriétés d'un membre du personnel de l'équipe. Par exemple, vous pouvez définir une ressource sur Ouvrir à la saisie de temps pour suivre le temps passé sur ses tâches dans la feuille de temps.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez un projet et cliquez sur l'onglet
    Equipe
    .
  2. Cliquez sur l'icône
    Propriétés
    de la ressource ou du rôle.
  3. Remplissez les champs suivants :
    • % d'allocation par défaut
      Définit le pourcentage de temps que vous voulez allouer pour la ressource à ce projet (vous pouvez indiquer 0 %). Ce montant est reflété dans les colonnes Allocation et % d'allocation de la page de personnel de l'équipe du projet.
      Valeur par défaut
      : 100 %
    • Statut de la réservation
      Définit le statut de réservation de la ressource.
      Valeurs
      :
      • Optionnel(le) : la ressource travaillera sur l'investissement selon une planification provisoire.
      • Ferme : la ressource est engagée à travailler sur l'investissement.
      • Mixte : indique que l'allocation de la ressource à l'investissement est à la fois optionnelle et ferme, ou bien que l'allocation optionnelle pour la ressource ne correspond pas à l'allocation ferme. Les administrateurs peuvent configurer
        Clarity
        pour autoriser ou interdire les réservations mixtes.
      Par défaut
      : Optionnel(le)
    • Statut de la demande
      Indique le statut de la demande si une réquisition est associée à l'enregistrement de l'équipe. Les chefs de projets utilisent le statut de la demande pour surveiller l'état de leurs réquisitions et pour réserver manuellement une ressource sans réquisition formelle. Ce champ est en lecture seule lorsque le statut de la demande est
      Nouveau
      ,
      Ouvert(e)
      ou
      Proposé(e)
      , ou lorsqu'il n'y a aucune réquisition.
      Valeurs
      :
      • Nouveau : le besoin en personnel est nouveau. Le chef de projets n'a pas sollicité de personnel.
      • Ouvert(e): la réquisition de ressource est active et en attente de remplissage.
      • Proposé(e) : la réquisition de ressource a été proposée.
      • Réservé(e) : le chef de projets a accepté la ressource proposée.
      • Clôturé(e) : aucune réquisition n'est associée au membre de l'équipe.
      • Rejeté(e) : la demande en personnel pour cette ressource ou ce rôle auprès de l'équipe n'a pas été approuvée pour cet investissement.
      Par défaut
      : Nouveau
    • Rôle de l'investissement
      Définit le rôle des ressources demandées pour le projet.
      Exemple
      : développeur, analyste commercial ou chef de produits
    • Unité de l'organigramme organisationnel du personnel
      Définit l'affiliation de l'unité d'organigramme organisationnel pour la ressource affectée au projet.
      Par défaut
      : Unité d'organigramme organisationnel du personnel par défaut (si cette valeur est définie pour le projet)
    • Ouvrir à la saisie de temps
      Spécifie si la ressource peut utiliser des feuilles de temps dans le cadre du suivi du temps passé sur les affectations de tâche. La valeur par défaut de ce champ est utilisée lors de la création de la ressource. Une fois la ressource créée, vous pouvez modifier la valeur par défaut. Si l'option est désactivée, la ressource ne peut enregistrer du temps pour aucun projet. Pour qu'une ressource puisse effectuer le suivi du temps sur des feuilles de temps, les conditions suivantes doivent être remplies :
      • L'option Mode de suivi est définie sur CA PPM pour la ressource.
      • L'option Mode de suivi est définie sur CA PPM pour le projet.
      • L'option Ouvrir à la saisie de temps est activée pour le projet, l'équipe et la tâche.
    • Mots clés de la candidature
      Définit les mots clés du curriculum vitae de la ressource.
    • Allocation prévue
      Définit la durée de travail requise pour cette ressource et pour ce projet. Cette durée représente la disponibilité totale de la ressource au cours du projet, tel que requise par le chef de projets.
      Allocation ferme
      Définit la disponibilité totale (telle que spécifiée par le responsable des ressources) de la ressource ayant fait l'objet d'une allocation ferme sur ce projet. Les valeurs d'allocation ferme doivent être définies par les responsables des ressources lors de la réservation ferme des allocations.
Configuration du % de capitalisation du coût pour les membres du personnel de l'équipe
Configurez la page personnel de l'équipe afin d'afficher le pourcentage de capitalisation du coût pour les membres de l'équipe. La valeur % de capitalisation est utilisée pour récupérer la répartition des coûts par type de coût (coût de capital par rapport au coût d'exploitation) à partir de la matrice de coûts/taux associée. Lorsque le responsable de l'investissement crée un plan de coûts et le remplit automatiquement à partir de l'équipe d'investissement, la répartition des coûts devient disponible dans les détails du plan de coûts.
Pour afficher la répartition des coûts de capital et d'exploitation pour un membre de l'équipe dans un détail de plan de coûts, procédez aux opérations préalables suivantes :
  • Affectez le type de coût sous forme de colonne dans la matrice de coûts/taux associée.
  • Ajoutez le type de coût comme attribut de groupement dans le plan de coûts.
Par exemple, un membre de l'équipe est alloué à un investissement pour une durée de 40 heures et un pourcentage de capitalisation de 25 % lui est affecté. Le coût de capital de la ressource défini dans la matrice de coûts/taux et basé sur le rôle est de 100. Le montant du coût réel du capital dans le détail du plan financier pour cette ressource est de
1000
, selon la formule suivante :
Capital Cost = (Capitalization % * Allocation) * Cost
(25% of 40)*100 = 1000
Les 75 % de coût restants pour cette ressource sont alloués au coût d'exploitation,
(75% of 40) *100 = 3000
Pour plus d'informations sur la procédure de configuration de la page de liste du personnel d'une équipe de manière à afficher le champ % de capitalisation, reportez-vous à la section .
Pour modifier le champ % de capitalisation, vous devez disposer du droit d'accès
<investissement>- Modifier les propriétés financières
. Par exemple, pour modifier ce champ pour un projet, vous devez disposer du droit d'accès
Projet - Modifier les propriétés financières
.
Ouverture et fermeture de projets pour le suivi du temps
En tant que chef de projet, vous pouvez autoriser les membres du personnel à effectuer le suivi du temps passé sur les tâches du projet sur leurs feuilles de temps. Le profil du membre du personnel doit également être ouvert à la saisie de temps pour les tâches du projet.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez un projet.
  2. Cliquez sur le menu
    Propriétés
    et sélectionnez
    Paramètres
    .
  3. Dans la section
    Temps et personnel
    , remplissez les champs suivants :
    • Ouvrir à la saisie de temps
      Indique si des membres du personnel peuvent saisir le temps dans leurs feuilles de temps pour cet investissement. Pour activer l'investissement pour la saisie de temps, activez la case à cocher. Désactivez cette case à cocher pour empêcher un membre du personnel de saisir du temps pour un projet spécifique. Chaque membre du personnel doit aussi être activé pour la saisie de temps. Lors de la création du projet, cette option est sélectionnée par défaut. Une fois le projet créé, vous pouvez modifier la sélection par défaut.
      Le paramètre défini pour ce champ de projet n'affecte pas le paramètre de saisie de temps sur la tâche ou l'équipe du projet.
    • Mode de suivi
      : indique la méthode de suivi utilisée pour la saisie du temps pour cet investissement.
      • Clarity
        (valeur par défaut)
        : les membres du personnel saisissent le temps consacré aux tâches qui leur sont affectées à l'aide des feuilles de temps.
      • Aucun(e) :
        les ressources autres que de type main-d'oeuvre (par exemple, de dépenses, matérielles, d'équipement, etc.) effectuent le suivi des charges constatées par le biais de justificatifs de transaction ou à l'aide d'un planificateur (Open Workbench ou Microsoft Project, par exemple).
      • Autre
        : indique que les charges constatées sont importées à partir d'un programme tiers.
    • Code d'imputation
      Sélectionnez un code d'imputation par défaut à utiliser pour toutes les tâches du projet. Si vous saisissez différents codes d'imputation au niveau de la tâche dans les feuilles de temps, ceux-ci remplacent le code d'imputation du niveau du projet.
  4. Soumettez les modifications.
Suppression de membres du personnel d'équipe
Pour que vous puissiez supprimer un membre de l'équipe, aucune transaction ne doit être enregistrée pour ce membre et aucune charge constatée ne doit lui être associée. Si une réquisition est associée à un membre de l'équipe et que son statut est
Réservé(e)
, vous devez annuler la réservation, puis supprimer la réquisition avant de supprimer le membre de l'équipe du projet. Pour plus d'informations, consultez la rubrique
Annulation de la réservation ferme de ressources à l'aide de réquisitions
.
La suppression d'un membre de l'équipe du projet ne supprime pas la ressource du système.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez un projet et cliquez sur l'onglet
    Equipe
    .
  2. Sélectionnez la ressource et cliquez sur
    Supprimer
    .
  3. Cliquez sur
    Oui
    pour confirmer.
Remplacement de membres du personnel dans les affectations de tâche
Dans la page Tâches et affectations, vous pouvez remplacer une ressource par un rôle ou une autre ressource. Vous pouvez également remplacer un rôle par une ressource.
Vous pouvez remplacer des membres du personnel de l'équipe dans les projets non verrouillés. Si le projet est verrouillé, vous pouvez remplacer un rôle de membre du personnel d'équipe, sans remplacer les tâches. Vous pouvez effectuer ce remplacement si le paramètre de gestion de projets par défaut Autoriser la modification des allocations lorsque l'investissement est verrouillé est sélectionné.
Si un projet est déverrouillé, vous pouvez transférer des affectations de ressources à la nouvelle ressource remplaçant une ressource ou un rôle existants.
Vérifiez que les conditions suivantes sont respectées avant de remplacer le personnel :
  • Le membre du personnel de l'équipe d'origine finalise les saisies de temps afin que les charges constatées puissent être enregistrées avant le remplacement.
  • Aucune allocation restante n'est associée au rôle ou à la ressource d'origine.
Transfert d'informations au personnel de remplacement
Lors du remplacement d'un membre du personnel de l'équipe par un autre, certaines informations relatives au projet sont transférées au personnel de remplacement. Par exemple :
  • Début de la disponibilité
    (Les informations sont transférées uniquement si la date de début de la disponibilité n'est pas passée et si le personnel de remplacement n'est pas réservé à cette date.)
  • Fin de la disponibilité
  • Allocation restante
  • Pourcentage d'allocation
  • Charge restante
  • Tâches affectées (uniquement si l'option Réaffecter des tâches lors du remplacement d'un rôle est sélectionnée dans les paramètres du projet sous Administration)
  • Rôle dans le projet (sauf si vous remplacez également un rôle)
Les informations de champs suivantes ne sont pas transférées :
  • Affectations terminées
  • Charges constatées existantes
  • Charges constatées en attente
  • Estimations en attente
  • Références
Remplacement des membres du personnel de l'équipe
Pour remplacer des membres du personnel de l'équipe d'un projet, utilisez l'une des méthodes suivantes :
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Remplacement de ressources dans des tâches par des membres du personnel de l'équipe non affectés
Si le champ Pool d'affectations d'un projet est défini sur Pool de ressources, vous pouvez remplacer l'affectation des tâches du projet par les membres du personnel qui ne sont pas affectés à l'équipe du projet. Toutefois, l'option n'est pas disponible si le champ Pool d'affectations du projet est défini sur Equipe. Dans ce cas, vous pouvez remplacer l'affectation des tâches uniquement par les membres du personnel affectés à l'équipe du projet.
Vous pouvez remplacer un membre du personnel d'équipe par un autre, dans la mesure où ils ne sont pas affectés à la même tâche. Vous pouvez également remplacer plusieurs membres du personnel par un seul membre du personnel.
La charge restante et les dates d'affectation associées à la ressource précédente sont transférées à la ressource de remplacement. Lorsque vous remplacez plusieurs ressources par une seule ressource, la charge restante combinée est transférée des membres remplacés au membre de remplacement.
Les dates d'affectation de la tâche remplacent les dates d'affectation du projet. Vous pouvez affecter des membres du personnel de l'équipe à une tâche dont la date de fin dépasse la date d'affectation du membre au projet.
Remplacement de ressources dans des tâches par des membres du personnel de l'équipe affectés
Vous pouvez remplacer un membre du personnel d'équipe par un autre. Cette méthode vous permet d'effectuer les tâches suivantes :
  • Remplacer un membre du personnel d'équipe par un autre, y compris les membres déjà affectés à la même tâche : ce remplacement d'un membre de l'équipe par un autre membre vous permet de consolider le nombre de membres affectés à la même tâche.
  • Remplacer un membre du personnel de l'équipe affecté à une autre tâche par le même membre :
lorsque vous remplacez le personnel d'équipe par le personnel d'équipe affecté, le nom du personnel de remplacement (affecté) apparaît à la place du personnel remplacé. La charge restante est ajustée en conséquence. Si vous transférez un seul membre ou plusieurs membres sélectionnés à des fins de remplacement, la charge restante est transférée telle quelle.
Remplacement de rôles dans des tâches par un membre d'équipe affecté
Lorsque vous remplacez un rôle par une ressource affectée au projet, l'allocation du rôle est ajoutée à l'allocation existante pour la ressource. L'allocation de rôle diminue en proportion de la quantité ajoutée à la ressource.
Tenez compte des éléments suivants lors du remplacement de rôles :
  • Lorsque vous diminuez totalement un rôle en le remplaçant par une ressource nommée, les comportements suivants sont observés :
    • L'allocation du rôle est réduite à zéro et le rôle est supprimé de la page du personnel de l'équipe.
    • Toutes les affectations et la charge restante allouées au rôle sont transférées à la ressource nommée.
    • L'allocation du rôle est ajoutée à l'allocation de la ressource nommée. Dans ce cas, vous pouvez surallouer la ressource nommée, c'est-à-dire l'allouer à plus de 100 %.
  • Lorsqu'un rôle est partiellement remplacé par une ou plusieurs ressources nommées, les comportements suivants sont observés :
    • L'allocation du rôle est diminuée de la quantité remplacée et le rôle est conservé dans la liste de l'équipe.
    • Aucun transfert des affectations n'est effectué vers les ressources nommées.
    • La quantité d'allocation du rôle remplacé est ajoutée aux allocations de la ressource nommée.
  • Lorsqu'un rôle inclut des affectations et une charge restante et que son allocation est égale à zéro, le rôle est conservé dans la liste de l'équipe. Réaffectez la tâche à une ou plusieurs ressources, puis supprimez le rôle de l'équipe du projet.
Vous pouvez également remplacer un rôle par un membre du personnel de l'équipe non affecté. L'option est uniquement disponible si vous sélectionnez Pool de ressources comme pool d'affectations dans les propriétés générales lors de la création du projet.
Remplacement de ressources à l'aide de l'indice de disponibilité
L'indice de disponibilité vous permet de déterminer la ressource la plus adaptée, en termes de disponibilité, pour en remplacer une autre dans votre projet. Un indice de disponibilité est automatiquement généré pour chaque ressource à laquelle vous avez accès. L'indice indique le niveau de correspondance le plus proche entre les ressources de remplacement et les ressources remplacées. La disponibilité se base sur la durée de l'affectation et sur la disponibilité quotidienne de la ressource. En général, plus l'indice est élevé, plus la correspondance est importante.
Pour remplacer un membre du personnel de l'équipe affecté à une tâche à l'aide d'un indice de disponibilité afin de trouver un remplaçant, procédez comme suit.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez un projet et cliquez sur l'onglet Equipe.
  2. Cliquez sur l'icône
    Outil de recherche de ressources
    du membre du personnel de l'équipe que vous voulez remplacer.
  3. Activez la case à cocher située à côté de la ressource à remplacer avec la ressource précédente, puis cliquez sur Remplacer.
  4. Dans la page Confirmation, cliquez sur Oui.