MSP : Intégration de Project à
PPM classique

ccppmop159
Intégrez
PPM classique
et Microsoft Project pour gérer des projets cumulés, des projets principaux, des sous-projets et des références. Vous pouvez ouvrir des plans de projet hors ligne et les enregistrer de Microsoft Project vers
PPM classique
.
2
Enregistrement d'un projet dans
PPM classique
Vous pouvez enregistrer un projet de Microsoft Project vers
PPM classique
ou au format de fichier sur votre ordinateur. Lorsque vous enregistrez un projet, la base de données enregistre des copies des fichiers MPP et XML. Les champs non mappés et les paramètres globaux de l'organiseur MSP sont conservés pour la session suivante.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez un projet.
  2. Cliquez sur le menu
    Fichier
    .
  3. Cliquez sur
    Enregistrer
    dans le menu Intégration de
    PPM classique
    .
    Le projet est enregistré et disponible dans
    PPM classique
    .
  4. (Facultatif) Cliquez sur
    Enregistrer sous
    pour enregistrer le projet en tant que nouveau fichier. Vous devez disposer de droits de
    création de projet
    pour utiliser cette fonctionnalité. Entrez un identificateur unique dans le champ ID du projet. Si vous utilisez la numérotation automatique d'ID de projet, l'interface récupère le numéro d'ID automatique suivant lors de l'enregistrement sous
    PPM classique
    .
  5. Sélectionnez la case à cocher
    Temps suivi
    pour activer le mode de suivi dans
    PPM classique
    . Pour enregistrer le projet et conserver les heures réelles saisies dans Microsoft Project, ne sélectionnez pas la case
    Temps suivi
    .
  6. Cliquez sur OK.
    Le nom du projet est dupliqué dans
    PPM classique
    . Vous pouvez renommer le projet dans Microsoft Project ou dans
    PPM classique
    .
Ouverture d'un plan de projet hors ligne
Vous pouvez travailler sur un projet hors ligne, puis importer les modifications dans
PPM classique
.
Procédez comme suit :
  1. Cliquez sur le menu Fichier et sélectionnez Enregistrer.
    La version hors ligne du projet est enregistrée localement.
    N'utilisez pas l'option Enregistrer du menu Intégration de
    PPM classique
    .
  2. Fermez Microsoft Project.
    La boîte de dialogue
    Do you wish to retain the lock on
    <nom_projet>
    s'affiche.
  3. Cliquez sur Oui pour empêcher les autres utilisateurs de modifier le projet.
    Le projet est verrouillé et vous pouvez l'utiliser.
  4. Une fois vos modifications hors ligne terminées, cliquez sur Enregistrer dans le menu Intégration de
    PPM classique
    .
    Les modifications hors ligne apportées au projet sont enregistrées.
  5. Ouvrez le plan et vérifiez que les modifications apportées dans
    PPM classique
    sont visibles dans Microsoft Project.
    Les mises à jour suivantes sont apportées :
    • Le fichier MPP est téléchargé de
      PPM classique
      vers Microsoft Project.
    • Le fichier MPP portant le même nom sur votre ordinateur est écrasé.
    • Le plan Microsoft Project affiche les mises à jour apportées ou collectées. Les mises à jour incluent les modifications apportées aux feuilles de temps, aux tâches, aux équipes de projet et aux affectations de ressources.
    • La dernière version du plan de projet s'affiche.
Gestion des projets agrégés
PPM classique
et Microsoft Project vous permettent de gérer des projets agrégés. Les deux applications prennent en charge la création de projets principaux et de sous-projets.
PPM classique
prend également en charge la création de portefeuilles et de programmes.
Les informations suivantes décrivent les différences entre chaque approche d'agrégation et présentent les meilleures pratiques recommandées :
  • Projet
    : cette approche fournit un cadre collaboratif permettant de définir et de suivre le travail réalisé par l'équipe du projet. Un projet effectue le suivi des éléments suivants :
    • Tasks (Tâches)
    • Personnel
    • Prévision
    • Budgets
    • Effort de travail réel
    • Coûts associés à la main-d'oeuvre et à des ressources autres que de type main-d'oeuvre
    • Risques
    • Problèmes
    • Demandes de changement
  • Programme
    : cette approche identifie les projets associés et fournit un cadre. Les programmes fournissent également une perspective descendante de tous les projets qu'ils contiennent.
  • Projet principal et sous-projet
    : un projet principal sert de référence aux sous-projets. Les sous-projets composent un projet principal et présentent des fonctionnalités identiques. Vous pouvez exécuter les tâches suivantes :
    • Regrouper des projets en tant que sous-projets d'un projet principal
    • Ajouter des sous-projets à un projet principal
    • Afficher une combinaison des charges constatées et des charges restantes des sous-projets
    • Etablir des liens de sous-projets permettant de créer des plans et d'analyser un projet spécifique
    • Afficher, résumer et analyser l'avancement de plusieurs projets au niveau du projet principal
    • Utiliser des projets principaux avec des sous-projets pour réaliser la planification hiérarchique et l’allocation des ressources pour les projets
  • Portefeuille
    : cette approche décrit un ensemble d'investissements partageant un budget commun ou en concurrence pour l'obtention de fonds. Les investissements de portefeuille incluent des projets, des idées, des applications et des actifs. Vous pouvez utiliser un portefeuille pour réaliser les tâches suivantes :
    • Analyse et comparaison de valeurs telles que le RSI et le risque
    • Exécution de scénarios possibles pour peaufiner les stratégies d'exécution. Vous pouvez baser les tactiques sur des actifs limités, tels que les ressources et le financement.
Directives relatives à l'agrégation
  • Programme
    : utilisez l'agrégation de programme lorsque vous avez besoin de mesures de projet peu détaillées pour la génération de rapports cumulés.
  • Projet principal et sous-projet
    : utilisez l'agrégation de projet principal et sous-projet lors du regroupement de projets présentant une relation planifiée. Par exemple, le projet 2 démarre lorsque le produit livrable du projet 1 est terminé. Ensuite, le projet 3 démarre à l'issue du projet 2, et ainsi de suite.
  • Portefeuille
    : utilisez l'agrégation de portefeuilles pour la modélisation de scénarios possibles et la génération de rapports cumulés de haut niveau pour différentes mesures de projet.
Le tableau suivant décrit les attributs, les programmes et les projets principaux :
attributs
Programme
Projet principal
Projet standard
Commentaires
Affichage de la somme des valeurs de sous-projets
Oui. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Gestion des projets principaux à l'aide de
Clarity
.
Non
Non applicable
Vous pouvez afficher la somme des charges constatées et des efforts pour tous les projets d'un programme. Cette option n'est pas disponible avec les projets principaux.
Affectation de membres du personnel aux projets
Non
Oui
Oui
Sans commentaire.
Affichage d'une liste consolidée des membres du personnel et des valeurs correspondantes dans le groupe de projets
Oui
Non. Affiche uniquement les membres du personnel dans le projet principal.
Non applicable
La liste des membres du personnel qui apparaît dans un programme est en lecture seule et agrégée à partir des sous-projets. Vous ne pouvez pas modifier cette liste.
Ajout de participants à la section Collaboration
Oui
Oui
Oui
Vous pouvez ajouter des participants aux programmes, aux projets principaux et aux sous-projets.
Création et application d'un organigramme des tâches
Non
Oui
Oui
Sans commentaire.
Affichage dans la vue de Gantt d'un organigramme des tâches collectif pour tous les projets
Oui
Oui
Oui
Vous ne pouvez pas créer d'organigramme des tâches ni en appliquer aux programmes, car vous ne pouvez pas affecter de personnel ni créer de tâches qui ne soient pas des jalons dans les programmes.
Création de tâches
Jalons uniquement
Oui
Oui
Vous pouvez ajouter des jalons clés aux programmes, mais vous ne pouvez pas ajouter de tâches clés ou d'estimations de tâches.
Utilisation des fonctionnalités de planification
Oui
Oui
Oui
Vous pouvez créer des budgets et des prévisions pour les programmes et les projets.
Affichage d'informations consolidées dans les projets regroupés
Oui
Oui
Non applicable
Sans commentaire.
Activation ou désactivation de la fonction financière de suivi des coûts pour le projet dans les feuilles de temps
Non
Oui
Oui
Un programme ne peut pas être activé financièrement.
Connexion aux outils de planification (Open Workbench et Microsoft Project)
Lecture seule
Lecture/Ecriture
Lecture/Ecriture
Le programme ne contient pas de tâches propres. Vous pouvez afficher un programme en lecture seule dans Open Workbench et Microsoft Project.
Planification automatique pour tous les projets associés
Non
Oui
Oui
Différence fonctionnelle clé entre un programme (planification automatique non disponible) et un projet principal/sous-projet
Référence pour tous les projets regroupés
Oui
Oui
Oui
Sans commentaire.
Affichage d'une vue consolidée de tous les projets regroupés
Oui
Non
Non applicable
La vue Tableau de bord du programme consolide les données de différents projets associés.
Gestion des projets principaux à l'aide de
PPM classique
Vous pouvez créer un projet principal et le configurer avec des sous-projets dans
PPM classique
.
Procédez comme suit :
  1. Créez un projet dans
    PPM classique
    .
    Le nouveau projet est le projet principal et fournit un cadre. N'affectez pas de ressources à l'équipe du projet, ne créez pas de tâches et n'effectuez pas le suivi des charges constatées pour ce projet principal.
  2. Créez des sous-projets dans
    PPM classique
    .
    Les sous-projets sont les projets actifs. Vous pouvez affecter des ressources à l'équipe du projet, créer des tâches ou effectuer le suivi des charges constatées pour ce projet principal.
  3. Une fois les sous-projets créés, ajoutez-les au projet principal.
Lorsque vous ouvrez un projet principal dans Microsoft Project, tous les sous-projets associés s'affichent également.
Projet de pool de ressources partagées Microsoft Project
Avec l'interface héritée Microsoft Project Interface, vous pouvez utiliser un projet de pool de ressources partagées. Lorsque vous ouvrez un projet principal dans Microsoft Project, ses sous-projets s'ouvrent et y sont liés. Un projet de pool de ressources partagées est créé localement lorsque des ressources sont partagées entre plusieurs projets.
Exemple : projet de pool de ressources partagées
<nom_projet>_pool.mpp
Ce projet de pool de ressources partagées permet au projet principal de partager ses ressources avec ses sous-projets. Le pool de ressources partagées est associé au projet principal et s'ouvre uniquement lorsque le projet principal est ouvert. Lors du nouvel enregistrement d'un projet principal Microsoft Project dans
PPM classique
, toutes les équipes du projet sont mises à jour avec les ressources du pool de ressources partagées. Les sous-projets doivent être accessibles en lecture/écriture.
Microsoft Project Interface (version mise à jour) intègre des ressources partagées par plusieurs projets par le biais de la feuille de ressources du projet principal.
Partage de ressources
  • Lors de la première ouverture d'un projet principal, les ressources de tous les sous-projets sont fusionnées dans sa feuille de ressources.
  • Vous pouvez ouvrir un sous-projet sans ouvrir le projet principal associé ni ses sous-projets frères.
  • Lorsque vous enregistrez un projet principal dans
    PPM classique
    , toutes les équipes conservent leurs projets respectifs.
  • Dans
    PPM classique
    , l'enregistrement d'un projet principal n'implique pas celui de la liste des équipes dans
    PPM classique
    . Dans ce cas, le projet principal est enregistré sur votre ordinateur. Vous pouvez enregistrer une copie locale du projet principal sur votre ordinateur à l'aide de l'option Enregistrer dans le menu Outils.
  • Lorsque vous ouvrez un projet principal dans Microsoft Project, les sous-projets associés s'ouvrent et s'y associent.
  • Si un membre d'équipe n'a aucune affectation, il sera supprimé lors de l'enregistrement du sous-projet dans
    PPM classique
    .
Exportation d'une référence
Une référence présente un cliché de l'ensemble du plan de projet. Lorsque vous exportez la révision d'une référence actuelle vers un fichier MPP à partir de
PPM classique
, un cliché du projet est exporté. Le téléchargement d'une référence pour un projet volumineux peut prendre plusieurs minutes. L'application peut prendre en charge un nombre illimité de références, tandis que Microsoft Project prend en charge 11 références seulement.
PPM classique
inclut des règles métier d'intégration pour le chargement et le téléchargement des 11 références de Microsoft. La durée requise pour l'exportation d’un projet vers Microsoft Project augmente à mesure qu'une référence est ajoutée.
S'il existe plusieurs références, chaque révision est enregistrée dans l'un des 11 emplacements de référence du fichier MPP. Par exemple, les informations de la révision actuelle sont enregistrées dans l'emplacement de la référence. La révision antérieure de la référence est enregistrée dans l'emplacement 1 de la référence et la dernière révision de la référence est enregistrée dans l'emplacement 10 de la référence. 11 révisions de référence maximum sont envoyées par ordre décroissant à partir de la date dernière modifiée. Le champ de référence sans numéro est marqué comme révision actuelle.
Les informations sur les 11 révisions de référence sont enregistrées dans le fichier MPP.
  • La révision actuelle sert à mettre à jour les informations de référence d'un plan de projet. Les autres révisions de référence sont utilisées pour la mise à jour d'autres emplacements de référence pour le plan de projet (de référence1 à référence10) par ordre de réception.
  • Si le projet de Microsoft Project comprend des informations sur une référence pour laquelle il n'existe aucune information de révision, cette référence sera supprimée.
  • Si aucune révision de référence n'est envoyée, toutes les informations sur la référence contenues dans le fichier MPP sont supprimées de Microsoft Project.
Nous vous recommandons de télécharger uniquement la révision de référence actuelle dans Microsoft Project. Le paramètre de téléchargement de référence actuelle affecte l'ensemble des utilisateurs et des projets.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez Paramètres de gestion de projets dans
    PPM classique
    .
  2. Cliquez sur Administration.
  3. Sélectionnez la case Exporter uniquement les références actuelles lors de l'ouverture des investissements dans un planificateur.
Lors de l'enregistrement du projet dans
PPM classique
, Schedule Connect vérifie chaque emplacement de référence potentiel dans le projet. La vérification de
PPM classique
commence par l'emplacement de référence pour terminer par l'emplacement de référence10.
  • Si un emplacement de référence contient des informations, les informations de la révision contenues dans le fichier MPP sont envoyées à
    PPM classique
    .
  • Si le fichier .MPP ne contient aucune information d'emplacement de référence, il s'agira d'une révision nouvelle. L'ID, le nom et la description par défaut sont utilisés pour la révision. Par exemple, les informations proviennent de l'emplacement de référence3. Le chiffre 3 est ajouté à la fin de l'ID, du nom et de la description par défaut.
Si le fichier MPP contient des informations sur une révision dont l'emplacement de référence est vide, Schedule Connect envoie les informations révisées à
PPM classique
. Un indicateur de suppression indique à
PPM classique
de supprimer la révision de la référence.
PPM classique
ne prend pas en charge la création d'une référence partielle de tâches. Vous pouvez mettre à jour une référence existante en référençant les nouvelles tâches dans
PPM classique
ou Microsoft Project lorsqu'une référence initiale existe. Nous vous recommandons de mettre à jour uniquement les nouvelles tâches.
Enregistrement de références de projet principal dans Microsoft Project
Si vous utilisez
PPM classique
avec Microsoft Project et que vous créez plusieurs références pour un projet principal, une référence (Référence1) est créée pour le projet principal et ses sous-projets. Lors du réenregistrement du projet principal dans
PPM classique
, les informations de référence du projet incluent les valeurs des sous-projets. Par exemple, un projet principal contient une tâche comprenant une charge restante de cinq heures et ses deux sous-projets contiennent une tâche comprenant une charge restante de dix heures chacune. Lors du réenregistrement du projet dans
PPM classique
, l'utilisation de référence du projet principal est de 25 heures.
  1. Ouvrez un projet dans Microsoft Project.
  2. Dans le menu, sélectionnez Outils, Suivi, Enregistrer la planification initiale.
    Pour plus d'informations, reportez-vous à la documentation de l'aide en ligne de Microsoft Project.
Ouverture de sous-projets dans Microsoft Project
Vous pouvez insérer des projets
PPM classique
en tant que sous-projets dans un projet ouvert dans Microsoft Project (MSP). Les
sous-projets
s'ouvrent en mode lecture/écriture ou en lecture seule, en fonction du procédé d'ouverture du projet principal dans
PPM classique
. Le statut de lecture/écriture de chacun des sous-projets détermine également leur mode d'ouverture.
La création de liens entre des sous-projets et plusieurs projets principaux est une opération délicate. Vous pouvez référencer des sous-projets à partir de différents projets plusieurs fois.
Un sous-projet
PPM classique
s'ouvre en mode lecture/écriture ou en lecture seule dans Microsoft Project. L'accès dépend du mode d'ouverture du projet principal et du statut de lecture/écriture de chacun des sous-projets. L'ouverture de sous-projets en tant que projets indépendants s'effectue sans association à leur projet principal ni à leur groupe de ressources partagées. Si vous ouvrez un sous-projet pour le lier à des projets principaux, un projet de pool de ressources partagées est créé, si ces ressources sont partagées entre plusieurs projets.
Lorsque vous ouvrez un projet en lecture seule, les sous-projets ouverts simultanément sont chargés en tant que fichiers MPP distincts et sont également ouverts dans
PPM classique
en lecture seule. Si le sous-projet est déjà ouvert, il est accessible en lecture/écriture avec l'un de ses sous-projets.
Vous pouvez mettre à jour les projets principaux et les sous-projets en lecture/écriture, ainsi que les projets principaux liés à d'autres projets principaux, à partir d'autres ordinateurs.
Enregistrement de sous-projets dans Microsoft Project
Pour enregistrer un sous-projet ouvert en mode lecture/écriture, vous devez enregistrer à nouveau le projet principal Microsoft Project dans
PPM classique
. Pour enregistrer un sous-projet, les conditions suivantes doivent être respectées :
  • Le sous-projet existe dans
    PPM classique
    . Si ce n'est pas le cas, vous ne pouvez pas mettre à jour ni créer le projet.
  • Vous disposez des droits d'accès nécessaires à la mise à jour d'un sous-projet ouvert en mode lecture/écriture. Si vous ne disposez pas des droits d'accès appropriés, vous ne pouvez pas mettre à jour les sous-projets référencés.
  • Le sous-projet est verrouillé. Si ce n'est pas le cas, vous ne pouvez pas mettre à jour le projet.
  • La version du sous-projet dans Microsoft Project correspond à la version dans
    PPM classique
    . Si ce n'est pas le cas, vous ne pouvez pas mettre à jour le projet, car des versions plus récentes du sous-projet existent dans
    PPM classique
    . Vous ne pouvez pas forcer l'enregistrement d'un sous-projet.
  • La ressource ou le code d'imputation existe dans
    PPM classique
    . Si ce n'est pas le cas, vous ne pouvez pas mettre à jour le projet.
Droits d'accès et verrous de sous-projets dans Microsoft Project
Les droits d'accès et les verrous contrôlent l'accès aux sous-projets. Lors de l'ouverture d'un projet principal
PPM classique
dans Microsoft Project, les droits d'accès et les verrous sont vérifiés pour tous les sous-projets. Les informations suivantes sont vérifiées :
  • Droits d'accès insuffisants pour l'ouverture du sous-projet en lecture seule. Si vous ne disposez pas des droits d'accès nécessaires pour les sous-projets, vous ne pouvez pas ouvrir un projet principal. Vous êtes informé que vous ne disposez pas des droits nécessaires pour les sous-projets.
  • Droits d'accès insuffisants pour l'ouverture du sous-projet en mode Lecture/écriture, mais suffisants pour l'ouverture en mode Lecture seule. Si vous tentez d'ouvrir un projet principal contenant des sous-projets en lecture/écriture alors que vous disposez uniquement de droits d'accès en lecture seule, un message apparaît. Si vous disposez des droits nécessaires, vous pouvez ouvrir les sous-projets en lecture seule.
  • Impossible d'obtenir un verrou, car un autre utilisateur a verrouillé le projet. Si vous ouvrez un projet principal contenant des sous-projets (verrouillés par un autre utilisateur) en mode lecture/écriture, un message vous invite à l'ouvrir en lecture seule.
  • Impossible d'obtenir un verrou, car le projet est déjà verrouillé. Si vous tentez d'ouvrir un projet principal contenant des sous-projets en lecture/écriture que vous avez verrouillés, un message vous invite à acquérir de nouveau le verrou. Vous devez également rétablir les versions actuelles des projets dans
    PPM classique
    .
Si le sous-projet est ouvert en lecture/écriture dans Microsoft Project, cette version sera utilisée. Le système n'ouvrira pas d'autre version de
PPM classique
.