Création de plans financiers détaillés

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La planification financière détaillée vous permet d'estimer le financement de vos investissements à l'aide de plans de coûts. Vous pouvez obtenir l'approbation du financement à l'aide de plans budgétaires. Dans le cadre du processus d'approbation, vous pouvez associer vos plans de coûts à des plans de bénéfices pour estimer les bénéfices que vous pouvez tirer de vos investissements.
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Conditions préalables à la création de plans financiers détaillés
Avant de créer des plans financiers détaillés, effectuez les opérations suivantes :
  • Configuration d'une entité financière et définition de périodes fiscales pour l'entité
  • Configuration d'un investissement activé financièrement
  • Reportez-vous à la section
    Référence sur les droits d'accès
    et vérifiez que chaque utilisateur dispose des droits d'accès appropriés pour utiliser la planification financière.
Sélection de la vue d'un plan financier
Les vues suivantes fournissent les détails des plans de coûts ou budgétaires :
  • Vue de la devise d'investissement : cette vue affiche uniquement les données du plan de coûts ou du plan budgétaire sélectionné. Aucune donnée enfant ne s’affiche. Cette vue présente les détails des coûts et du chiffre d'affaires dans la devise locale de l'investissement et les attributs de groupement dans des colonnes distinctes. Si vous disposez des droits d'accès appropriés, vous pouvez modifier cette vue.
  • Vue de la devise de facturation : cette vue est identique à la vue de la devise d'investissement, excepté que les détails des coûts et du chiffre d'affaires pour la devise de facturation sont basés sur un taux de change prédéfini. La vue de la devise de facturation s'applique à un système multidevise dans lequel la devise de facturation est différente de la devise locale de l'investissement.
    Le taux de change utilisé dans les calculs de facturation dépend des facteurs suivants :
    • Devise d'investissement ou devise locale de l'entité, et définition de la devise de facturation dans les propriétés financières de l'investissement
    • Type de taux de change déterminé par le type de transaction (par exemple, transaction de main-d'oeuvre, transaction du matériel, etc.) défini dans les propriétés financières de l'investissement. Le taux de change moyen est toujours utilisé.
      Les calculs de facturation suivants sont déclenchés en cas de modification du coût ou du chiffre d'affaires dans le plan financier pour une ligne donnée :
      • Calcul du coût de facturation : Coût * Taux de change
      • Calcul du chiffre d'affaires de facturation : Chiffre d'affaires * Taux de change
      • Le coût total représente la somme des coûts de facturation
      • Le chiffre d'affaires total représente la somme des chiffres d'affaires de facturation
      Les modifications apportées aux taux de change ou à la devise de facturation n'entraînent pas de nouveaux calculs des montants de facturation.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez un investissement.
  2. Dans le menu Plans financiers, cliquez sur Plans de coûts, Plans de bénéfices ou Plans budgétaires.
    La page de liste des plans apparaît.
  3. Pour accéder aux détails d'un plan, cliquez sur le nom de ce plan.
  4. Sélectionnez une vue dans la liste déroulante Afficher.
Création de plans de coûts
Si vous souhaitez créer un plan détaillé couvrant plusieurs périodes fiscales, vous pouvez utiliser les plans de coûts au lieu de synthèses financières. Vous pouvez effectuer le suivi des coûts prévus, des coûts réels et des écarts lors de la durée de vie d'un investissement. Vous pouvez en outre analyser les données en fonction de certains attributs de groupement ou de certains critères. Vous pouvez définir un plan de coûts manuellement ou le remplir automatiquement et le soumettre en tant que budget d'investissement pour approbation.
La planification des coûts facilite le processus de planification financière organisationnelle et garantit l'application des normes. Les plans de coûts comprennent les éléments suivants :
  • Attributs de groupement
  • Détails de poste
Si vous supprimez touts vos plans de coûts, y compris le plan de coûts de référence, vous pouvez utiliser la page Synthèse financière pour définir les données de planification des coûts de votre investissement. Aucun plan budgétaire associé n'est supprimé, au cas où vous souhaitiez l'utiliser pour référence ultérieure. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section
Création de synthèses financières
.
Vous pouvez configurer un plan de coûts pour afficher les champs de chiffre d'affaires suivants. Ces champs ne sont pas disponibles par défaut. Pour que des valeurs apparaissent dans ces champs, des transactions enregistrées doivent exister.
  • Unité réelle
    Affiche l'unité réelle cumulée pendant une période fiscale donnée.
  • Coût réel
    Affiche le coût réel cumulé pour une période fiscale donnée, calculé à l'aide de la formule Unités réelles * Coût.
  • Chiffre d'affaires réel
    Affiche le taux de facturation réel pour une période fiscale donnée, calculé à l'aide de la formule Unités réelles * Taux.
  • Ecart de coût
    Affiche la différence entre le coût et le coût réel.
  • Ecart de chiffre d'affaires
    Affiche la différence entre le chiffre d'affaires et le chiffre d'affaires réel.
  • Ecart d'unités
    Affiche la différence entre les unités et les unités réelles.
Exemple : gestion d'un plan de coûts
La planification des coûts démarre au niveau de l'investissement et passe par de nombreuses itérations de prévisions de coûts et d'examens pour générer le budget final approuvé. Les budgets d'investissement parviennent au niveau du département, puis aux niveaux supérieurs souhaités. Pour optimiser ce processus de planification, les contrôleurs financiers peuvent standardiser la capture et l'analyser des coûts de l'ensemble de l'organisation. Ces normes permettent d'assurer que tous les coûts soient facilement reconnus et parviennent aux niveaux souhaités. Les contrôleurs financiers peuvent implémenter des processus d'approbation de budget standardisés pour vérifier et approuver des budgets individuels et départementaux.
Voici un exemple de gestion des plans de coûts d'après les normes définies par le contrôleur financier. Lorsqu'un responsable financier approuve le plan de coûts d'un investissement, il devient le plan budgétaire.
  1. Le contrôleur financier définit par défaut des normes globales au niveau de l'entité pour suggérer la structure de planification des coûts recommandée.
  2. Le chef de projets effectue la procédure suivante :
    • Création de plans de coûts d'un investissement comme estimations d'un budget
    • Conception d'un plan de coûts spécifique en tant que plan de préférence
    • (Facultatif) Association du plan de coûts de référence à un plan de bénéfices
    • Soumission du plan de préférence pour l'approbation du budget
    • (Facultatif) Association d'un plan de bénéfices au budget soumis
  3. Le responsable financier ou une autre autorité désignée approuve ou rejette le plan de coûts soumis comme plan budgétaire.
Plan de coûts de référence
Le plan de coûts de référence est un plan de coûts que vous prévoyez d'utiliser comme plan budgétaire pour un investissement. S'il existe déjà un plan budgétaire approuvé, vous pouvez utiliser le plan de coûts de référence pour créer un nouveau plan budgétaire. Le premier plan de coûts que vous créez pour un investissement devient le plan de coûts de référence par défaut. Vous pouvez réaffecter le plan de coûts de référence à un autre plan, puis le soumettre pour approbation budgétaire. Vous pouvez conserver les plans de coûts restants à des fins d'utilisation ou de référence futures.
Si vous supprimez touts vos plans de coûts, y compris le plan de coûts de référence, vous pouvez utiliser la page Synthèse financière pour définir les données de planification des coûts de votre investissement. La suppression du plan de coûts de référence ou d'autres plans de coûts ne supprimer aucun plan budgétaire associé.
Lorsque vous ajoutez un investissement à un portefeuille, le plan de coûts de référence est automatiquement associé à tous les scénarios de portefeuille associés à cet investissement. Cette association avec le plan de coûts de référence permet de vérifier que les coûts d'investissement sont inclus dans les scénarios de portefeuille. Si vous sélectionnez ultérieurement un autre plan de coûts de référence pour l'investissement, le nouveau plan de coûts de référence sera utilisé dans le portefeuille, mais aucun budget ne sera approuvé pour l'investissement. Une fois le budget approuvé, le changement de plan de coûts de référence n'a aucune conséquence sur la valeur affichée dans les pages de synthèse financière de l'investissement. La valeur de la synthèse financière est la même que celle affichée dans le portefeuille.
Groupement de données de plan de coûts
Vous pouvez grouper des données de plans de coûts à l'aide d'attributs ou de critères différents pour afficher une structure des données par période. La structure des détails de poste du plan de coûts est basée sur ces attributs de groupement et les périodes sélectionnées.
Le contrôleur financier peut définir par défaut des attributs de groupement globaux lors de la création d'une entité. Le chef de projets peut changer les attributs par défaut lorsqu'il définit la portée initiale du plan de coûts au niveau de l'investissement. Lors de l'ajout de détails de poste, vous pouvez uniquement sélectionner les attributs de groupement définis dans la portée initiale. Vous devez sélectionner au moins une valeur pour chaque attribut de groupement disponible, ou sélectionner l'option de remplissage automatique des détails de poste. Des lignes des détails de poste distinctes sont créées pour chaque combinaison unique de valeurs sélectionnées de tous les attributs de groupement disponibles.
Si vous ne sélectionnez aucun attribut de groupement particulier lors de la définition d'un plan de coûts, ce dernier est masqué dans les pages de planification des coûts, mais pas dans les pages de configuration. Il n'est pas nécessaire de configurer la page pour masquer manuellement l'attribut.
Détails du poste de plan de coûts
Cet exemple illustre la création de lignes de détails d'un poste dans un plan de coûts d'après les valeurs sélectionnées parmi les attributs de groupement disponibles.
  1. Jim, le chef du projet ARP à Forward, Inc. crée un plan de coûts et sélectionne les attributs de groupement suivants :
    • Emplacement
    • Département
  2. Dans les détails du plan de coûts, Jim sélectionne les valeurs suivantes pour chaque attribut de groupement :
    • Emplacement : Boston, MA et San Francisco, CA
    • Département : Développement de logiciels et Informatique d'entreprise
    Le système crée des lignes de détails de poste basées sur chaque combinaison unique des valeurs d'emplacement et de département sélectionnées.
    Jim peut maintenant définir les valeurs d'unité et coût pour chaque période et afficher une structure du plan de coûts pour chaque combinaison unique de département et d'emplacement.
Définition manuelle des plans de coûts
Vous pouvez créer un plan de coûts manuellement ou remplir automatiquement un plan de coûts. La procédure suivante porte sur la définition manuelle d'un plan de coûts.
Avant de créer des plans de coûts, effectuez les opérations suivantes :
  • Configuration de périodes fiscales actives
  • Configuration d'un investissement activé financièrement
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez Accueil. Dans la section Gestion des portefeuilles, cliquez sur un investissement (par exemple, Projets).
    La page de liste s'affiche.
  2. Ouvrez l'investissement.
    La page Propriétés s'affiche.
  3. Dans le menu Plans financiers, cliquez sur Plans de coûts.
    La liste des plans de coûts s'affiche.
  4. Cliquez sur Nouveau plan manuel.
    La page Créer apparaît.
  5. Remplissez les champs suivants :
    • Nom du plan
      Définit le nom du plan de coûts.
    • ID du plan
      Définit l'ID unique du plan de coûts.
    • Description
      Permet de décrire le plan de coûts.
    • Type de période
      Permet de définir le type de période pour le plan.
      Par défaut
      : type de période défini dans les valeurs par défaut du plan de l'entité. Si aucun type de période n'est spécifié dans les valeurs par défaut du plan, le type de période est rempli à partir des propriétés de l'entité.
      Valeurs
      : 13 périodes, Hebdomadaire, Bimensuel(le), Mensuel(le), Trimestriel(le), Annuel(le)
    • Période de début du plan
      Définit la période de début fiscale du plan de coûts.
      Par défaut
      : période de début définie dans les valeurs par défaut du plan de l'entité. Si aucune période de début n'est spécifiée dans les valeurs par défaut du plan, la période de début est définie en fonction du type de période de l'entité et de la date de début du projet. S'il n'existe aucune période active pour les dates de début et de fin du projet, aucune période de début par défaut n'apparaît.
    • Période de fin du plan
      Définit la période de fin fiscale du plan de coûts.
      Par défaut
      : période de fin définie dans les valeurs par défaut du plan de l'entité. Si aucune période de fin n'est spécifiée dans les valeurs par défaut du plan, la période de fin est définie en fonction du type de période de l'entité et de la date de fin du projet. S'il n'existe aucune période active pour la date de fin du projet, aucune période de fin par défaut n'apparaît.
    • Plan de bénéfices
      Définit le plan de bénéfices associé au plan de coûts.
    • Devise
      Affiche la devise locale de l'entité.
    • Plan de coûts de référence
      Indique si ce plan de coûts correspond au plan de coûts de référence.
    • Attributs de groupement
      Définit les catégories à utiliser pour définir la structure des détails de poste du plan de coûts.
      Par défaut
      : attributs de groupement définis dans les valeurs par défaut du plan de l'entité.
  6. Enregistrez les modifications et cliquez sur Détail.
    La page Détails du plan de coûts apparaît.
  7. Cliquez sur Ajouter.
    La page de sélection des valeurs d'attributs de groupement s'affiche.
  8. Sélectionnez une ou plusieurs valeurs pour chaque attribut de groupement, puis enregistrez. Avant d'enregistrer un plan de coûts, sélectionnez au moins un attribut de groupement. Les attributs de groupement non sélectionnés dans les propriétés du plan de coûts ne sont pas affichés dans les détails de poste.
    Une ligne de détail de poste est créée pour chaque combinaison unique des valeurs d'attributs de groupement sélectionnées.
  9. Vérifiez ou remplissez les champs suivants en fonction de vos besoins. Vous ne pouvez pas modifier les champs contenant des totaux.
    • Coût total
      Coût total basé sur les coûts spécifiés pour chaque période
    • Unités totales
      Ensemble des unités basées sur les unités spécifiées pour chaque période
    • Chiffre d'affaires total
      Coût total basé sur l'unité et le coût spécifiés pour chaque période
    • Total (%)
      Pourcentage correspondant au détail de ce poste, en fonction du coût total
    • Détails de l'unité, du coût et du chiffre d'affaires
      Définit les unités d'effort de travail, le coût et le chiffre d'affaires pour chaque période du plan de coûts. Les unités d'effort sont basées sur la disponibilité du rôle ou de la ressource pour l'investissement associé.
  10. Enregistrez les modifications.
Remplissage automatique des plans de coûts
Lorsque vous créez un plan de coûts, vous pouvez le remplir automatiquement avec les valeurs de l'équipe d'investissement (c'est-à-dire, des ressources ou des rôles) ou des affectations de tâches. Le remplissage automatique d'un plan de coûts permet de gagner du temps.
Vous pouvez également remplir de nouveau un plan de coûts existant.
Les valeurs sont insérées automatiquement dans un plan de coûts, d'après les attributs financiers prédéfinis suivants :
  • Les périodes de début et de fin sont basées sur le type de période fiscale de l'entité associée et des dates de début et de fin de l'investissement associé.
    La fonctionnalité de remplissage automatique utilise les dates de début et de fin de l'investissement pour déterminer les périodes fiscales actives définies pour l'entité associée. Toutes les périodes fiscales sont remplies sans prendre en compte la date de gel définie dans les valeurs par défaut du plan d'entité.
  • Les attributs de groupement sont basés sur les attributs de groupement par défaut définis pour l'entité associée. Si les attributs de groupement par défaut ne sont pas définis pour l'entité, vous pouvez les définir dans le plan de coûts.
  • Les valeurs des attributs de groupement sont basées sur l'équipe d'investissement ou les affectations des tâches.
  • Les coûts et les revenus pour les ressources sont basés sur les coûts et les taux définis dans la matrice financière de coûts/taux associée à l'investissement. Vérifiez qu'une matrice de coûts/taux existe et couvre toute la durée de l'investissement auquel le plan de coûts est associé. Si aucun coût ou taux n'est défini dans la matrice pour la période de l'investissement, un message d'erreur s'affiche.
  • La matrice est associée à l'investissement dans la section appropriée. Par exemple, pour la main-d'oeuvre, vous devez associer la matrice dans la section Taux de transaction de la main-d'oeuvre.
  • Les unités de travail sont basées sur la somme des unités de travail de tous les rôles ou de toutes les ressources. Les rôles ou les ressources sont issus de l'équipe d'investissement ou de l'affectation de tâches dont les mêmes valeurs d'attribut de groupement sons identiques à celles de la ligne détaillée de poste.
  • Lorsque le remplissage est effectué par l'équipe d'investissement, chaque membre de l'équipe est représenté par une ligne de candidat. Toutefois, si deux membres de l'équipe ont les mêmes valeurs d'attribut de groupement, une seule ligne détaillée de poste sera créée pour les représenter. Par exemple, si le groupement est effectué par classe de transactions et par département, et que deux membres de l'équipe possèdent la même classe de transactions et le même département, le produit crée une seule ligne de poste de plan de coûts. Cette ligne représente la valeur de la somme des deux enregistrements, car chaque ligne détaillée doit contenir une combinaison unique de valeurs d'attribut de groupement.
  • Le produit écrase les coûts, le chiffre d'affaires, et les quantités d'unités dans des lignes créées manuellement uniquement si ces lignes contiennent des attributs de groupement qui existent dans l'investissement.
Lors du remplissage automatique d'un plan de coûts, les ressources de main-d'oeuvre et d'autres types utilisent les unités d'organigramme organisationnel de département et d'emplacement associées à la valeur de l'emplacement source dans l'entité. Par exemple, si la valeur d'emplacement source d'une ressource est Investissement dans l'entité, les départements et emplacements associés à l'investissement sont utilisés pour les montants prévus. Dans le cas des montants de transaction réels, les ressources de main-d'oeuvre et autres que de type main-d'oeuvre utilisent les unités d'organigramme organisationnel du département et de l'emplacement associées aux paramètres des travaux en cours. Par exemple, dans un plan de coûts regroupé par département ou par emplacement, vous pouvez obtenir deux lignes lorsque les paramètres des travaux en cours utilisent la source Employé et les paramètres d'entité utilisent la source Investissement.
Remplissage des plans de coûts à partir de l'équipe d'investissement
Lors du remplissage automatique d'un plan de coûts à partir de l'équipe d'investissement, le système utilise les valeurs indiquées dans le tableau suivant à partir des membres de l'équipe d'investissement pour remplir les champs du plan de coûts. Si un membre n'a pas de valeur définie, la valeur correspondante sur l'investissement est utilisée ou le champ reste vide.
Valeur
Membre de l'équipe
Source principale
Source secondaire
Code d'imputation
Ressource ou rôle
Investissement
Aucun(e). Le champ est vide si la valeur n'est pas définie pour l'investissement.
Type de coût
Ressource ou rôle
Investissement
Selon le pourcentage de capitalisation spécifié au niveau de l'équipe de la ressource ou du rôle, les valeurs de capital ou d'exploitation sont transmises à la matrice de coûts/taux associée. L'analyse des coûts correspondants en fonction des valeurs de capital et d'exploitation s'affiche dans les détails du plan de coûts lorsque les conditions suivantes sont remplies :
  • Le type de coût est une colonne affectée dans la matrice de coûts/taux.
  • Le type de coût est un attribut de groupement dans le détail du plan de coûts.
N/D (le type de coût est un champ obligatoire pour un investissement)
Code de valorisation
Ressource
Ressource
Aucun(e). Le champ est vide lorsqu'aucune valeur n'est définie pour la ressource, ou lorsque Membre de l'équipe est défini comme un rôle.
Code de valorisation
Rôle
N/D
Le champ est vide si le membre de l'équipe est de type rôle.
Département
Ressource de main-d'oeuvre
Emplacement source d'entité
Investissement
Département
Ressource autre que de type main-d'oeuvre
Emplacement source d'entité
Investissement
Département
Rôle
Unité de l'organigramme organisationnel du personnel
Investissement
Emplacement
Ressource de main-d'oeuvre
Emplacement source d'entité
Investissement
Emplacement
Ressource autre que de type main-d'oeuvre
Emplacement source d'entité
Investissement
Emplacement
Rôle
Unité de l'organigramme organisationnel du personnel
Investissement
Classe de transactions
Ressource
Ressource
Aucun(e). Le champ est vide lorsqu'aucune valeur n'est définie pour la ressource.
Classe de transactions
Rôle
Rôle*
Aucun(e). Le champ est vide si la valeur n'est pas définie pour le rôle.
Ressource
Ressource
Membre de l'équipe
Aucun
Ressource
Rôle
N/D
Le champ est vide si le membre de l'équipe est de type rôle.
Classe de ressources
Ressource
Ressource
Aucun(e). Le champ est vide lorsqu'aucune valeur n'est définie pour la ressource.
Classe de ressources
Rôle
Rôle*
Aucun(e). Le champ est vide si la valeur n'est pas définie pour le rôle.
Rôle
Ressource
Rôle d'équipe
Si aucun rôle d'équipe n'est défini, le rôle principal de la ressource est utilisé. Ce champ est vide si la ressource n'inclut pas de rôle principal.
Rôle
Rôle
Rôle d'équipe
Si aucun rôle d'équipe n'est défini, le membre d'équipe (rôle) est utilisé.
* Rôle obtenu pour l'attribut Rôle
Exemple : remplissage des détails des postes à partir des valeurs de l'équipe d'investissement
Cet exemple illustre le remplissage automatique d'une ligne de détail de poste d'un plan de coûts avec les valeurs de coût et de chiffre d'affaires de l'équipe d'investissement.
  • Jim, chef de projets chez Forward, Inc. crée un plan de coûts pour le projet ARP et utilise les informations suivantes pour définir la portée du plan :
    • Périodes fiscales mensuelles du 1er janvier au 31 mars
    • Attributs de groupement : ressource, rôle, classe de transactions
  • Jim choisit de remplir les détails de poste du plan de coûts à partir de l'équipe d'investissement.
  • Basé sur la portée du plan de coûts définie et les valeurs des membres de l'équipe du projet, le système identifie en interne la ligne indiquée dans le tableau suivant comme ligne de détail de poste (comptable) candidat :
Ressource
Rôle
Classe de transactions
Emplacement
Département
Sam Ricci
Développeur 1
Facturable
Los Angeles
Développement
  • Le système transfère les valeurs des attributs financiers de la ligne candidate à la matrice de coûts/taux figurant dans le tableau suivant, qui définit les coûts basés sur les valeurs de rôle et d'emplacement. Le système transfère tous les attributs financiers pris en charge par la matrice de coûts/taux (pas seulement les valeurs des attributs de groupement).
Rôle
Emplacement
Coût
Développeur 1
San Francisco
85
Développeur 1
Los Angeles
83
Développeur 2
San Francisco
75
Développeur 2
Los Angeles
72
  • Le système identifie 83 comme coût applicable après la mise en correspondance des valeurs de rôle, d'emplacement, de classe de transactions et autres attributs financiers avec les lignes de la matrice.
  • Le système utilise le coût et la ligne candidate identifiée précédemment pour créer la ligne de détail de poste (comptable) figurant dans le tableau suivant, dans le plan de coûts :
Ressource
Rôle
Classe de transactions
1er jan. - 31 jan.
1er fév. - 29 fév.
1er mar. - 31 mar.
Sam Ricci
Développeur 1
Facturable
83
83
83
Remplissage des plans de coûts à partir des affectations des tâches
Lors du remplissage automatique d'un plan de coûts à partir de l'affectation des tâches, le produit utilise les valeurs indiquées dans le tableau suivant pour remplir les champs du plan de coûts. Si une affectation n'a pas de valeur définie, la valeur correspondante sur l'investissement est utilisée ou le champ reste vide.
Valeur
Affectation de tâche
Source principale
Source secondaire
Code d'imputation
Ressource ou rôle
Tâche
Investissement : Le champ est vide si la valeur n'est pas définie pour l'investissement.
Type de coût
Ressource ou rôle
Tâche
Investissement
Code de valorisation
Ressource
Ressource
Aucun(e). Le champ est vide si la valeur est Inactif, si elle n'est pas définie pour la ressource ou si la ressource est un rôle.
Code de valorisation
Rôle
Non applicable
Aucun(e). Le champ est vide lorsque la personne affectée à la tâche est définie comme un rôle.
Département
Ressource
Emplacement source d'entité
Investissement
Département
Ressource autre que de type main-d'oeuvre
Emplacement source d'entité
Investissement
Département
Rôle
Unité de l'organigramme organisationnel du personnel
Investissement
Emplacement
Ressource
Emplacement source d'entité
Investissement
Emplacement
Ressource autre que de type main-d'oeuvre
Emplacement source d'entité
Investissement
Emplacement
Rôle
Unité de l'organigramme organisationnel du personnel
Investissement
Classe de transactions
Ressource
Ressource
Aucun(e). Le champ est vide si la valeur n'est pas définie pour la ressource, ou si l'affectation de tâches est un rôle.
Classe de transactions
Rôle
Rôle*
Ressource
Ressource
Destinataire de la tâche
Ressource
Rôle
Non applicable
Si le destinataire de la tâche est un rôle, le champ est vide.
Classe de ressources
Ressource
Ressource
Aucun(e). Le champ est vide lorsqu'aucune valeur n'est définie pour la ressource.
Classe de ressources
Rôle
Rôle*
Aucun(e). Le champ est vide si la valeur n'est pas définie pour le rôle.
Rôle
Ressource
Rôle de tâche
Rôle d'équipe. Si aucun rôle d'équipe n'est défini, le rôle principal de la ressource est utilisé. Ce champ est vide si aucun rôle principal n'est défini pour la ressource.
Rôle
Non applicable
Rôle de tâche
Rôle d'équipe. Si aucun rôle d'équipe n'est défini, le membre de l'équipe (rôle) est utilisé.
* Rôle obtenu pour l'attribut Rôle
Préparation du remplissage automatique des plans de coûts
Pour configurer le remplissage automatique des plans de coûts, procédez comme suit :
  1. Définissez les valeurs par défaut du plan dans l'entité pour le type de période fiscale et pour les attributs de groupement.
  2. Définissez les coûts et les taux dans la matrice de coûts/taux.
  3. Activez financièrement l'investissement, associez une matrice de coût/taux, puis affectez des ressources ou des rôles actifs à des tâches du projet.
  4. Activez financièrement la ressource ou le rôle. Cette opération est recommandée afin d'obtenir des prévisions de coût plus précises.
Remplissage automatique des plans de coûts
Créez un plan de coûts en le remplissant automatiquement à l'aide des valeurs de l'équipe d'investissement ou des affectations de tâches.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez Accueil. Dans la section Gestion des portefeuilles, cliquez sur un investissement.
    La page de liste s'affiche.
  2. Ouvrez l'investissement.
    La page Propriétés s'affiche.
  3. Dans le menu Plans financiers, cliquez sur Plans de coûts.
    La liste des plans de coûts s'affiche.
  4. Dans le menu Actions, sélectionnez Général et cliquez sur l'un des éléments suivants :
    • Créer à partir de l'équipe d'investissement
    • Créer à partir des affectations des tâches
    La page de propriétés qui apparaît contient les valeurs par défaut de l'entité associée et de l'investissement. Vous pouvez accepter ces valeurs par défaut ou les modifier.
  5. Saisissez un nom, un ID et une description pour le plan de coûts.
  6. Enregistrez les modifications.
    La page Détails du plan de coûts apparaît. Les lignes de détail de poste sont également remplies à partir de l'équipe d'investissement ou des affectations des tâches.
  7. (Facultatif) Dans le menu Actions, sélectionnez Général et cliquez sur l'une des options suivantes pour remplir les informations du plan de coûts :
    • Remplir à partir de l'équipe d'investissement
    • Remplir à partir des affectations des tâches
  8. Enregistrez les modifications.
Modification des plans de coûts
Vous pouvez modifier l'unité et les détails de coût d'un plan de coûts en cliquant sur les champs de l'interface utilisateur et en modifiant les valeurs de votre choix. Vous pouvez modifier le plan de coûts uniquement pour les périodes n'incluant pas la date de gel définie dans les valeurs par défaut du plan d'entité.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le plan de coûts, puis accédez à la période correcte pour votre plan à l'aide des flèches vers la gauche et vers la droite dans la section Détails des unités, coûts et chiffres d'affaires.
  2. Modifiez les champs suivants :
    • Unités
      Affiche le nombre d'unités pendant la période.
    • Coût
      Affiche le coût pendant la période.
    • Chiffre d'affaires
      Affiche le chiffre d'affaires pour la période.
  3. Enregistrez les modifications.
Création du plan de coûts de référence
Créez un plan de coûts de référence pour soumettre le plan de coûts pour approbation du budget.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez l'investissement.
  2. Dans le menu Plans financiers, cliquez sur Plans de coûts.
    La liste des plans de coûts s'affiche.
  3. Cliquez sur l'icône plan de coûts de référence située à côté du plan que vous souhaitez convertir en plan de coûts de référence.
    Une coche apparaît dans la colonne Plan de coûts de référence pour le plan sélectionné.
    Vous pouvez soumettre le plan de coûts pour approbation en tant que budget.
Création de plans de bénéfices
La création et l'association d'un plan de bénéfices et à un plan de coûts permet de calculer le RSI ou la VAN d'un investissement. Bien que les plans de coût puissent être soumis à un processus d'approbation pour être convertis en budget formel, ce n'est pas le cas des plans de bénéfices. Un plan de bénéfices peut être associé à un nombre illimité de plans de coûts, tandis qu'un plan de coûts ne peut être associé qu'à un seul plan de bénéfices.
Pour gérer vos plans de bénéfices, créez des plans et associez-les à des plans de coûts ou mettez à jour des plans existants.
Vous ne pouvez pas supprimer les plans de bénéfices associés à un plan de coûts.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez l'investissement.
  2. Dans le menu Plans financiers, cliquez sur Plans de bénéfices.
  3. Cliquez sur Créer et spécifiez les informations requises. Ces champs requièrent une explication :
    • Type de période
      Définit l'unité de période qui apparaîtra dans le plan de bénéfices.
    • Période de début du plan
      Définit la première période à inclure dans le plan.
    • Période de fin du plan
      Définit la dernière période à inclure dans le plan.
  4. Enregistrez les modifications.
Ajout de détails de poste aux plans de bénéfices
Pour ajouter des détails concernant un poste à un nouveau plan de bénéfices, suivez la procédure ci-dessous. Les détails ajoutés s'affichent sous le champ Détail de la page de liste des détails des plans de bénéfices. Vous pouvez uniquement définir les détails des périodes applicables au plan de bénéfices.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le plan de bénéfices et cliquez sur Ajouter.
  2. Dans le champ Détail, saisissez les détails du plan de bénéfices.
    Ajoutez autant de détails de bénéfices que vous le souhaitez.
  3. Enregistrez les modifications.
    Les détails du plan de bénéfices que vous avez saisis s'affichent.
  4. Dans la section Détails des bénéfices, complétez et vérifiez les champs suivants pour chaque détail de bénéfice.
    • Bénéfice
      Définit le montant du bénéfice prévu pour la période.
    • Bénéfice réel
      Définit le montant des bénéfices réels pour la période.
    • Ecart
      Affiche la différence entre le bénéfice réel et le bénéfice prévu pendant la période.
  5. Enregistrez les modifications.
  6. Vérifiez les champs suivants pour chaque poste de détails de bénéfice :
    • % de bénéfices
      Affiche le pourcentage du poste de détails de bénéfice, lorsqu'il contribue au total du plan de bénéfices.
    • Bénéfice total
      Affiche le bénéfice total du poste de détails de bénéfice.
    • Bénéfice réel
      Définit le montant des bénéfices réels pour la période.
    • Ecart
      Affiche la différence entre le bénéfice réel et le bénéfice prévu pendant la période.
Association de plans de bénéfices à des plans de coûts
Pour associer un plan de bénéfices à un plan de coûts, suivez la procédure ci-dessous.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le plan de coûts et cliquez sur Propriétés.
  2. Dans le champ Plan de bénéfices, sélectionnez un plan de bénéfices.
  3. Cliquez sur Enregistrer.
Association de plans de bénéfices à des budgets soumis
L'association du plan de bénéfices à un plan de coûts est transmise au budget soumis. Vous ne pouvez modifier cette association que si l'état du budget est soumis. Une fois approuvée, l'association du plan de bénéfices n'est plus modifiable.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le plan budgétaire et cliquez sur Propriétés.
  2. Dans le champ Plan de bénéfices, sélectionnez un plan de bénéfices.
  3. Cliquez sur Enregistrer.
Création de plans budgétaires
Lorsqu'un plan de coûts est approuvé, il devient le plan budgétaire d'un investissement. Vous pouvez soumettre une partie d'un plan de coûts pour approbation en modifiant les dates de début et de fin pour la soumission. Seule la partie comprise entre les nouvelles dates de début et de fin est soumise à approbation. Lorsqu'un plan de coûts est approuvé, il devient un plan budgétaire portant un nouveau numéro de version. Si un budget précédent existe, il est enregistré séparément et peut être affiché mais pas modifié.
Lorsque vous soumettez un plan de coûts en tant que plan budgétaire, tenez compte des règles suivantes :
  • S'il existe un plan budgétaire, le plan de coûts soumis doit inclure les mêmes attributs de groupement pour permettre la fusion des données de ces plans. Si les attributs de groupement ne sont pas identiques, remplacez le plan budgétaire existant ou annulez la soumission.
  • Vous pouvez soumettre ou approuver un seul plan budgétaire à la fois.
  • Lorsqu'un budget soumis est approuvé, le plan budgétaire devient le plan de coûts de référence.
  • Vous pouvez modifier un budget soumis, mais non un budget approuvé.
  • S'il existe un budget approuvé, les données du plan de coûts soumis peuvent être fusionnées avec celui-ci ou le remplacer.
Soumission de plans de coûts comme plans budgétaires
Soumettez un plan de coûts en tant que plan budgétaire pour créer un budget approuvé ou pour mettre à jour le budget après avoir mis à jour le plan de coûts. Vous devez désigner un plan de coûts comme plan de coûts de référence avant de pouvoir le soumettre pour approbation. Si un plan budgétaire approuvé existe déjà et que vous créez ou mettez à jour un plan de coûts en tant que nouveau plan de coûts de référence, vous pouvez soumettre le plan de coûts de référence en vue de sa fusion avec le plan budgétaire approuvé ou pour remplacer le plan budgétaire.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez l'investissement.
  2. Dans le menu Plans financiers, cliquez sur Plans de coûts.
    La liste des plans de coûts s'affiche.
  3. Copiez la valeur du champ ID. Vous en aurez besoin dans une étape ultérieure.
  4. Dans le menu Actions, sélectionnez Général et cliquez sur Soumettre le plan de coûts de référence pour approbation.
  5. Saisissez les informations requises.
    Ces champs requièrent une explication :
    • ID du plan
      Définit un ID unique pour le plan budgétaire. Collez la valeur de l'ID dans ce champ.
    • Période de début du plan
      Affiche la période de début du plan budgétaire. Pour soumettre une partie du plan de coûts plutôt que l'ensemble du plan pour le budget, sélectionnez une période de début différente.
    • Période de fin du plan
      Affiche la période de fin du plan budgétaire. Pour soumettre une partie du plan de coûts plutôt que l'ensemble du plan pour le budget, sélectionnez une période de fin différente.
    • Attributs de groupement
      Affiche les attributs de groupement du plan de coûts.
      Si vous voulez fusionner le plan de coûts avec un budget approuvé existant, les attributs de groupement du plan de coûts doivent correspondre. S'ils sont différents, vous pouvez remplacer le plan budgétaire entier ou annuler la demande d'approbation.
    • Options de soumission
      Ces options vous permettent d'indiquer si le plan de coûts que vous soumettez doit être fusionné avec le budget approuvé ou s'il doit le remplacer.
      Cette option est masquée si vous soumettez le premier plan de coûts pour approbation. Elles sont définies sur Remplacer et en lecture seule si les périodes ou les attributs de groupement sont différents des attributs du budget approuvé.
  6. Cliquez sur Soumettre pour approbation.
    Le plan de coûts désigné comme plan de coûts de référence est soumis comme plan budgétaire.
Approbation ou rejet des plans budgétaires soumis
Pour approuver ou rejeter un plan de coûts soumis comme budget, suivez la procédure ci-dessous. Avant d'approuver ou de rejeter un plan budgétaire, vous pouvez modifier les champs de la section Détails de l'unité, du coût et du chiffre d'affaires. Vous pouvez également ajouter des détails de poste au plan.
Les budgets approuvés ne sont pas modifiables. Vous devez soumettre un nouveau budget pour approbation afin de remplacer l'ancien budget.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez l'investissement.
  2. Dans le menu Plans financiers, cliquez sur Plans budgétaires.
    La liste des plans budgétaires s'affiche.
  3. Ouvrez le plan budgétaire soumis.
    Les détails du budget s'affichent.
  4. Dans la section Détails de l'unité, du coût et du chiffre d'affaires, modifiez les champs et enregistrez les modifications.
  5. Cliquez sur Approuver ou Rejeter.
Création d'une révision de budget
Après approbation, le plan de coûts devient le plan budgétaire d'un investissement. En raison des modifications que peuvent subir les éléments d'un investissement, vous pouvez réviser certaines parties du budget ou le remplacer entièrement. Vous pouvez effectuer deux types de révisions pour un plan budgétaire approuvé :
Révision de plan budgétaire fusionnée
  • Soumettez un plan de coûts avec de nouveaux postes et fusionnez les modifications avec le plan budgétaire existant.
  • Soumettez une partie d'un plan de coûts en modifiant les dates de début et de fin pour la soumission, ou mettez à jour les valeurs de champ des périodes. Vous pouvez soumettre uniquement les périodes modifiées et les fusionner avec le budget.
Révision de plan budgétaire de remplacement
  • Soumettez un plan de coûts contenant des postes supprimés et remplacez le budget pour supprimer ces postes du plan budgétaire.
  • Créez un plan de coûts à l'aide d'attributs de groupement ou de types de période différents, puis remplacez le budget.
Les deux types de révision fournissent un historique d'approbation. Toutefois, la fonctionnalité de remplacement vous permet de supprimer des postes obsolètes et de réviser des attributs de groupement et des périodes fiscales.
Lorsque vous soumettez un plan de coûts qui révise un budget existant, vous devez indiquer si vous souhaitez fusionner ou remplacer ce budget à l'aide de la liste déroulante Option Soumettre. Ce champ s'affiche uniquement si un ou plusieurs budgets approuvés existent. Si le nouveau plan de coûts a une structure différente de celle du budget existant, l'option Remplacer est la seule disponible.
Lorsqu'un plan de coûts est approuvé, il devient un plan budgétaire révisé portant un nouveau numéro de version. Vous pouvez afficher la version précédente du budget, qui est enregistrée séparément. Vous ne pouvez pas modifier les plans budgétaires précédents, ni les plans budgétaires approuvés actuels.
Le diagramme suivant illustre la procédure de création d'une révision de budget par un administrateur financier.
Image décrivant la création d'une révision de budget pour les administrateurs financiers
Image describing how a financial administrator creates a budget revision
Exemple : Révision du plan budgétaire
Le scénario suivant illustre les options de mise à jour du plan budgétaire décrites dans cet article. Forward Inc. a un nouveau projet prévu ultérieurement cette année. Alice, en charge de la gestion du projet, a déjà créé un plan de coûts (ProjectA_estimatedCP-00) avec les rôles requis et les coûts estimés.
Elle a besoin des rôles suivants :
  • Un architecte logiciel
  • Trois ingénieurs en informatique Java
  • Deux ingénieurs testeurs
Alice n'a pas encore affecté de personnel au projet. Dans le plan de coûts qu'elle a soumis, elle a ajouté des rôles pour chacune des positions et a rempli le plan de coûts pour les six mois du projet.
Lors de la création du plan de coûts, Alice a utilisé les propriétés suivantes :
  • Attributs de groupement : rôle
  • Type de période : Trimestriel(le)
  • Dates de début et de fin : 2 juillet et 31 décembre
Elle a soumis les estimations pour approbation en tant que plan budgétaire actuel. Le chef de produits d'Alice a approuvé le budget estimé. Il sait que le budget est susceptible d'être modifié avant le début du projet.
Procédez comme suit :
Vérifier les prérequis
Pour effectuer toutes les tâches, tenez compte des informations suivantes :
Droits d'accès
Vous devez disposer des droits d'accès suivants :
  • Finances - Plan de coûts - Modifier
  • Finances - Plan financier - Soumettre pour approbation
  • Projet - Plan budgétaire - Afficher
  • Projet - Plan budgétaire - Modifier
Tâches terminées
Effectuez les tâches suivantes avant de commencer :
  • Créez un plan de coûts pour l'investissement.
  • Définit le plan de coûts comme plan de coûts de référence.
  • Soumettez le plan de coûts de référence pour approbation en tant que plan budgétaire de l'investissement.
Autres informations
Après avoir soumis un plan de coûts pour approbation, celui-ci devient plan budgétaire soumis. Vous pouvez modifier le plan budgétaire soumis, mais vous ne pouvez pas le modifier une fois approuvé.
Ajout de postes au budget
Ajoutez des postes au plan de coûts et fusionnez les nouvelles lignes dans le budget. Par exemple, vous pouvez ajouter un rôle à un plan de coûts et soumettre ce dernier pour approbation en tant que modification fusionnée.
Exemple : révision du budget avec un nouveau rôle
Alice détermine que le nouveau projet requiert un rédacteur technique pour rédiger l'Aide en ligne. Elle ajoute le rôle Rédacteur technique senior au plan de coûts et soumet le plan révisé (ProjectA_estimatedCP-00) comme révision fusionnée au budget.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez Accueil, puis dans la section Gestion des portefeuilles, cliquez sur le type d'investissement approprié, Projets par exemple.
  2. Ouvrez un investissement et cliquez sur Plans financiers.
  3. Dans le menu Plans financiers, cliquez sur Plans de coûts.
  4. Ouvrez le plan de coûts.
  5. Cliquez sur Ajouter pour ajouter le nouveau poste.
    La page Détail du plan de coûts : Propriétés s'ouvre et affiche des champs pour chaque attribut de groupement contenu dans le plan de coûts. Par exemple, si Rôle est un attribut de groupement, le champ Rôle s'affiche.
  6. Sélectionnez les valeurs à ajouter pour le nouveau poste (par exemple, rôles).
  7. Cliquez sur Enregistrer et revenir.
  8. Entrez les détails de la période pour le poste.
  9. Enregistrez vos modifications et cliquez sur Revenir.
  10. Cliquez sur Actions et sélectionnez Définir comme plan de coûts de référence.
    Si le plan de coûts est déjà le plan de coûts de référence, ignorez cette étape.
  11. Cliquez sur Oui pour confirmer.
  12. Cliquez sur Actions et sélectionnez Soumettre le plan de coûts de référence pour approbation.
    Si vous recevez le message d'erreur
    Il existe déjà un budget soumis
    , cela signifie qu'un autre plan de coûts pour l'investissement existe en tant que plan budgétaire soumis.
    Le plan budgétaire soumis doit être approuvé ou rejeté pour pouvoir soumettre un autre plan pour approbation.
  13. Entrez les valeurs requises.
  14. Dans la liste déroulante Option Soumettre, sélectionnez Fusionner.
  15. Cliquez sur Soumettre pour approbation.
  16. Pour afficher la liste des plans budgétaires et leur statut, ouvrez le menu Plans financiers et cliquez sur Plans budgétaires.
    Vous avez soumis un plan de coûts pour approbation qui fusionne un poste ajouté et le budget existant.
Modification des valeurs de période dans le budget
Vous pouvez réviser les valeurs de période d'un plan de coûts et les fusionner avec le plan budgétaire existant. Fusionner des valeurs à partir d'une ou de plusieurs périodes vous permet de maintenir la précision du budget, sans devoir le remplacer en entier. Par exemple, vous recevez un financement supplémentaire pour votre budget dû aux augmentations des coûts de ressources. Vous pouvez réviser le coût des ressources uniquement pour les mois concernés.
Si vous avez défini une date de gel dans l'entité financière, vous pouvez uniquement modifier le plan de coûts pour des périodes
ultérieures
à la date de gel.
Exemple : ajout de périodes au plan budgétaire
Alice vérifie les plans du projet avec son responsable et détermine que trois mois supplémentaires sont nécessaires pour incorporer une nouvelle fonctionnalité. Alice révise son plan de coûts en ajoutant trois mois au projet et remplit les champs de chaque ressource avec les informations de coût appropriées. Elle soumet le plan de coûts révisé, avec l'ID ProjectA_estimatedCP-00, comme révision fusionnée contenant uniquement les mois supplémentaires.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez Accueil, puis dans la section Gestion des portefeuilles, cliquez sur le type d'investissement approprié, Projets par exemple.
  2. Ouvrez un investissement et cliquez sur Plans financiers.
  3. Dans le menu Plans financiers, cliquez sur Plans de coûts.
  4. Ouvrez le plan de coûts.
  5. Accédez à la période appropriée pour le plan dans la section Détails des unités, coûts et chiffres d'affaires.
  6. Modifiez les champs Unités, Coûts et Chiffre d'affaires pour la période, comme dans le graphique suivant :
    This figure illustrates how you click the time period that you want to select and enter the values for Units, Cost, and Revenue.
  7. Enregistrez vos modifications et cliquez sur Revenir.
  8. Cliquez sur Actions et sélectionnez Définir comme plan de coûts de référence.
    Si le plan de coûts est déjà le plan de coûts de référence, ignorez cette étape.
  9. Cliquez sur Oui pour confirmer.
  10. Cliquez sur Actions et sélectionnez Soumettre le plan de coûts de référence pour approbation.
    Si vous recevez le message d'erreur
    Il existe déjà un budget soumis
    , cela signifie qu'un autre plan de coûts pour l'investissement existe en tant que plan budgétaire soumis.
    Le plan budgétaire soumis doit être approuvé ou rejeté pour pouvoir soumettre un autre plan pour approbation.
  11. Spécifiez les valeurs Période de début et Période de fin uniquement pour les mois concernés par l'ajout ou la mise à jour des valeurs.
  12. Dans la liste déroulante Option Soumettre, sélectionnez Fusionner.
  13. Cliquez sur Soumettre pour approbation.
  14. Pour afficher la liste des plans budgétaires et leur statut, ouvrez le menu Plans financiers et cliquez sur Plans budgétaires.
    Vous avez soumis un plan de coûts pour approbation qui fusionne les révisions des périodes au budget existant.
Suppression de postes du budget
Supprimez les postes inutiles et soumettez le plan de coûts en remplacement du budget. Par exemple, si vous voulez supprimer un poste du plan budgétaire, supprimez le poste dans le plan de coûts. Soumettez le plan de coûts révisé en remplacement du plan budgétaire.
Pour supprimer les postes, sélectionnez Remplacer. L'option Fusionner empêche la suppression et le poste est conservé dans le plan budgétaire soumis.
Exemple : suppression de rôle et remplacement de budget
Plusieurs mois avant le début du projet, Alice apprend qu'un ingénieur testeur doit être transféré à un autre projet. Elle supprime le poste pour le rôle d'ingénieur testeur du plan de coûts ProjectA_estimatedCP-00 et soumet le plan pour approbation. Elle sélectionne Remplacer pour supprimer le poste du budget.
Procédez comme suit :
  1. Cliquez sur
    Accueil
    ,
    Gestion des portefeuilles
    et sélectionnez un type d'investissement.
  2. Ouvrez un investissement et cliquez sur
    Plans financiers
    .
  3. Dans le menu
    Plans financiers
    , cliquez sur
    Plans de coûts
    .
  4. Ouvrez le plan de coûts.
  5. Sélectionnez le poste à supprimer, puis cliquez sur
    Supprimer
    .
  6. Cliquez sur
    Oui
    pour confirmer, puis sur
    Revenir
    .
  7. Cliquez sur
    Actions
    et sélectionnez
    Définir comme plan de coûts de référence
    .
    Si le plan de coûts est déjà le plan de coûts de référence, ignorez cette étape.
  8. Cliquez sur
    Oui
    pour confirmer.
  9. Cliquez sur
    Actions
    et sélectionnez
    Soumettre le plan de coûts de référence pour approbation
    .
    Si vous recevez le message d'erreur
    Il existe déjà un budget soumis
    , cela signifie qu'un autre plan de coûts pour l'investissement existe en tant que plan budgétaire soumis.
    Le plan budgétaire soumis doit être approuvé ou rejeté pour pouvoir soumettre un autre plan pour approbation.
  10. Dans la liste déroulante Option Soumettre, sélectionnez Remplacer.
  11. Cliquez sur Soumettre pour approbation.
  12. Pour afficher la liste des plans budgétaires et leur statut, ouvrez le menu Plans financiers et cliquez sur Plans budgétaires.
    Vous avez soumis un plan de coûts pour approbation qui remplace le budget existant.
Remplacement du budget par un nouveau plan de coûts
Sélectionnez de nouveaux attributs de groupement et de nouveaux types de période pour le budget en créant et en soumettant un nouveau plan de coûts qui remplace le plan budgétaire approuvé. Par exemple, lors de la planification d'un futur projet, vous fournissez un budget estimé avec les rôles dont vous avez besoin. Avant le début du projet, vous créez un plan de coûts avec les ressources réelles et modifiez les attributs de groupement pour inclure les attributs Département et Emplacement. Vous pouvez ensuite soumettre le nouveau plan de coûts pour remplacer le plan budgétaire approuvé.
Exemple : soumission du nouveau plan de coûts et remplacement du budget
Alice remplit tous les postes de l'équipe et détermine le coût de chaque ressource. Les ressources sont réparties sur deux emplacements et elle veut les grouper par département et par emplacement. En outre, le chef de produit lui demande d'utiliser des périodes mensuelles au lieu de périodes trimestrielles. Alice crée un plan de coûts et ajoute chaque ressource avec leurs coûts détaillés. Elle sélectionne les propriétés du plan de coûts suivantes :
  • Attributs de groupement : Emplacement et Département
  • Type de période : Mensuel(le)
Alice enregistre les modifications sous le projet ProjectA_actualCP-00 et soumet le nouveau budget pour approbation.
Procédez comme suit :
  1. Cliquez sur Accueil, Gestion des portefeuilles, puis sélectionnez un type d'investissement.
  2. Ouvrez un investissement et cliquez sur Plans financiers.
  3. Dans le menu Plans financiers, cliquez sur Plans de coûts.
  4. Créez et remplissez le plan de coûts.
  5. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Revenir.
  6. Cliquez sur Actions et sélectionnez Définir comme plan de coûts de référence.
    Si le plan de coûts est déjà le plan de coûts de référence, ignorez cette étape.
  7. Cliquez sur Oui pour confirmer.
  8. Cliquez sur Actions et sélectionnez Soumettre le plan de coûts de référence pour approbation.
    Le champ Option Soumettre contient uniquement l'option Remplacer. Vous devez remplacer le budget lorsque les attributs de groupement ou le type de période fiscal sont différents de ceux sélectionnés pour le budget existant.
    Si vous recevez le message d'erreur
    Il existe déjà un budget soumis
    , cela signifie qu'un autre plan de coûts pour l'investissement existe en tant que plan budgétaire soumis.
    Le plan budgétaire soumis doit être approuvé ou rejeté pour pouvoir soumettre un autre plan pour approbation.
  9. Cliquez sur Soumettre pour approbation.
  10. Pour afficher la liste des plans budgétaires et leur statut, ouvrez le menu Plans financiers et cliquez sur Plans budgétaires.
    Vous avez soumis un plan de coûts pour approbation qui remplace le budget existant.
Vérification du plan budgétaire révisé
Après avoir soumis le plan de coûts pour approbation, il devient disponible en tant que plan budgétaire soumis. Vous pouvez afficher le statut du plan budgétaire et modifier le plan si vous disposez des droits d'accès appropriés.
Exemple : modification et vérification du plan budgétaire soumis
Alice a soumis le plan de coûts révisé pour approbation. Le plan budgétaire présente l'état Soumis(e) jusqu'à ce que son responsable l'approuve. Elle vérifie que les révisions ont bien été fusionnées avec le budget ou qu'elles l'ont remplacé. Lors de la vérification, elle constate que la valeur de coût pour le mois d'octobre est incorrecte pour l'une des ressources. Elle change manuellement la valeur et enregistre les modifications. Son responsable approuve le budget et Alice a révisé le plan budgétaire approuvé avec ses modifications.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez Accueil, puis dans la section Gestion des portefeuilles, cliquez sur le type d'investissement approprié, Projets par exemple.
  2. Ouvrez un investissement et cliquez sur Plans financiers.
  3. Dans le menu Plans financiers, cliquez sur Plans budgétaires.
  4. Ouvrez le plan budgétaire soumis pour afficher les révisions et vérifier qu'elles sont correctes.
  5. Si une révision est nécessaire, modifiez les valeurs dans le plan budgétaire.
  6. Enregistrez vos modifications et cliquez sur Revenir.
    Lorsque vous avez vérifié que le budget soumis est correct et qu'il est approuvé, la révision du plan budgétaire approuvé est terminée.
Copie de plans financiers
Vous pouvez effectuer une copie d'un plan financier existant sur un investissement pour en créer un autre. De même, vous pouvez effectuer une copie d'un plan financier lors de la création d'un investissement à partir d'un investissement modèle incluant des plans financiers.
Tenez compte de ce qui suit lorsque vous copiez un plan financier existant pour en créer un autre :
  • Dans le plan de coûts cible, le type de période fiscale et les valeurs d'attribut de groupement sont repris par défaut des valeurs du plan de coûts source. Vous ne pouvez pas modifier ces valeurs.
  • Aucune instance de processus associée au plan financier source n'est copiée vers le nouveau plan.
  • Les processus associés aux objets Plan de coûts ou Plan de bénéfices sont disponibles dans le nouveau plan pour la génération d'instances de processus.
  • Vous pouvez copier des plans de coûts ou de bénéfices, mais non les plans budgétaires.
Procédure de copie des données d'un plan financier
Cet exemple illustre la copie de données à partir d'un plan source vers le plan cible basé sur les entrées suivantes de l'utilisateur :
  • Périodes à copier à partir du plan source
  • Périodes de début et de fin du plan cible
  • Jim, chef du projet ARP chez Forward, Inc., choisit un plan de coûts existant pour le copier et en créer un autre. Le plan de coûts existant couvre les périodes suivantes :
    • Période de début : 1er janv. 2009 - 31 janv. 2009
    • Période de fin : 1er déc. 2009 - 31 déc. 2009
  • Dans la page Copier le plan de coûts, Jim spécifie les éléments suivants comme périodes de copie dans la section Copier les données du plan de coûts source :
    • Période de début : 1er juin 2009 - 30 juin 2009
    • Période de fin : 1er déc. 2009 - 31 déc. 2009
  • Dans la section Plan de coûts cible de la même page, Jim spécifie les éléments suivants comme périodes de début et de fin du plan de coûts cible :
    • Période de début du plan : 1er janv. 2011 - 31 janv. 2011
    • Période de fin du plan : 1er déc. 2011-31 déc. 2011
    Les données de la période comprise entre juin 2009 et décembre 2009 du plan source sont copiées vers la période comprise entre janvier 2011 et juin 2011 dans le plan cible.
Copie de plans de coûts
Pour copier un plan de coûts existant à partir d'un investissement afin d'en créer un autre, procédez comme indiqué ci-après. Vous pouvez copier le plan de coûts ou seulement une partie de ce plan, puis apporter les modifications nécessaires.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez l'investissement.
  2. Dans le menu Plans financiers, cliquez sur Plans de coûts.
    La page de liste s'affiche.
  3. Activez la case à cocher située à côté du plan de coûts que vous souhaitez supprimer.
  4. Dans le menu Actions, sélectionnez Général et cliquez sur Copier le plan de coûts.
    La page de copie du plan apparaît.
  5. Dans la section Copier les données du plan de coûts source, complétez ou vérifiez les champs suivants :
    • Nom du plan source
      Affiche le nom du plan source.
    • Période de début
      Définit le début de la période de copie. Les données sont copiées vers le plan cible en fonction de cette période de début et de celle du plan cible.
      Par défaut
      : période de début du plan source
    • Période de fin
      Définit la période de fin de la copie. Les données sont copiées vers la cible en fonction de cette période de fin et de celle du plan cible.
      Par défaut
      : période de fin du plan source
    • Mettre à l'échelle (%)
      Définit le pourcentage de mise à échelle (augmentation ou diminution) des valeurs en dollar dans la copie du plan.
      Exemple
      : saisissez 75 pour augmenter les valeurs du plan source de 75 % par rapport aux valeurs d'origine.
      Valeur par défaut
      : 0 %. Aucun changement de valeurs
  6. Dans la section Plan de coûts cible, complétez ou vérifiez les champs suivants :
    • Nom du plan
      Définit le nom du plan cible.
      Par défaut
      : nom du plan source précédé du préfixe "Copie de".
    • ID du plan
      Définit l'ID unique du plan cible.
      Valeur par défaut
      : ID du plan source précédé du préfixe "Copie de".
    • Description
      Fournit une description du plan cible.
      Valeur par défaut
      : description du plan de coûts source
    • Type de période
      Indique le type de période fiscale.
      Valeur par défaut
      : type de période fiscale du plan source Le type de période par défaut n'est pas modifiable.
    • Période de début du plan
      Définit le début du plan cible.
      Valeur par défaut
      : type de période de début du plan source
    • Période de fin du plan
      Définit la période de fin du plan cible.
      Valeur par défaut
      : type de période de fin du plan source
    • Plan de bénéfices
      Affiche le plan de bénéfices associé au plan source (s'il existe).
    • Devise
      Affiche la devise système sélectionnée lors de la configuration financière.
    • Attributs de groupement
      Affiche les attributs de groupement du plan.
      Valeur par défaut
      : attributs de groupement du plan source Ces attributs de groupement ne sont pas modifiables.
  7. Enregistrez les modifications.
    Le plan de coûts est copié et le nouveau plan apparaît sur la page de liste des plans de coûts.
Copie de plans de bénéfices
Pour copier un plan de bénéfices existant afin d'en créer un autre, procédez comme suit. Vous pouvez copier l'ensemble du plan ou uniquement une partie. Après avoir copié le plan, vous pouvez le modifier.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez l'investissement.
  2. Dans le menu Plans financiers, cliquez sur Plans de bénéfices.
    La liste des plans de bénéfices s'affiche.
  3. Sélectionnez le plan de bénéfices que vous souhaitez copier.
  4. Ouvrez le menu Actions. Dans la section Général, cliquez sur Copier le plan de bénéfices.
    La page Copier le plan de bénéfices apparaît.
  5. Dans la section Copier les données à partir du plan de bénéfices source, complétez ou vérifiez les champs suivants :
    • Nom du plan source
      Affiche le nom du plan source.
    • Période de début
      Définit le début de la période de copie. Les données sont copiées vers le plan cible en fonction de cette période de début et de celle du plan cible.
      Par défaut
      : période de début du plan source
    • Période de fin
      Définit la période de fin de la copie. Les données sont copiées vers la cible en fonction de cette période de fin et de celle du plan cible.
      Par défaut
      : période de fin du plan source
    • Mettre à l'échelle (%)
      Définit le pourcentage de mise à échelle (augmentation ou diminution) des valeurs en dollar dans la copie du plan.
      Exemple
      : saisissez 75 pour augmenter les valeurs du plan source de 75 % par rapport aux valeurs d'origine.
      Valeur par défaut
      : 0 %. Aucun changement de valeurs
  6. Dans la section Plan de bénéfices cible de la page, complétez les champs suivants.
    • Nom du plan
      Définit le nom du plan cible.
      Par défaut
      : nom du plan source précédé du préfixe "Copie de".
    • ID du plan
      Définit l'ID unique du plan cible.
      Valeur par défaut
      : ID du plan source précédé du préfixe "Copie de".
    • Type de période
      Indique le type de période fiscale.
      Valeur par défaut
      : type de période fiscale du plan source Le type de période par défaut n'est pas modifiable.
    • Période de début du plan
      Définit le début du plan cible.
      Valeur par défaut
      : type de période de début du plan source
    • Période de fin du plan
      Définit la période de fin du plan cible.
      Valeur par défaut
      : type de période de fin du plan source
  7. Enregistrez les modifications.
    Les propriétés du plan de bénéfices affichent les valeurs du plan de bénéfices récemment copiées.
  8. Lors de la copie de données à partir du plan source, vérifiez le montant du champ Bénéfice total qui reflète le pourcentage de mise à l'échelle appliqué.
  9. Pour vérifier ou modifier les détails du plan de bénéfices, cliquez sur Détail.
    Le montant du bénéfice total est analysé pour les nouvelles périodes de planification. Les valeurs 0 s'affichent pour les périodes qui ne font plus partie du nouveau plan de bénéfices.