Partage et recherche de documents

ccppmop1591
HID_getting_started_share_documents
Vous pouvez partager et rechercher des stratégies, des procédures, des artefacts de projet, des brouillons, des exigences, des manuels, des contrats et autres documents à partir de deux référentiels :
  • Base de connaissances
  • Gestionnaire de documents
Pour accéder à vos documents génériques et les enregistrer, utilisez la
base de connaissances
. Pour créer un référentiel pour les documents associés à un projet ou un programme, utilisez le
gestionnaire de documents
. Vous pouvez également joindre des documents (C.V. ou formulaire de candidature, par exemple) à un profil de ressource.
Bien que la plupart des utilisateurs peuvent accéder à ces référentiels, l'accès aux documents et dossiers spécifiques varie. S'ils possèdent les droits appropriés pour cela, les utilisateurs peuvent créer des dossiers, y ajouter des documents et modifier à la fois les dossiers et les documents qu'ils contiennent. Des différences majeures existent au niveau des droits d'accès aux deux référentiels.
Pour ouvrir un dossier, dans
Accueil
, accédez à la section
Organisation
et cliquez sur
Base de connaissances
. Si le lien
Base de connaissances
n'apparaît pas, contactez votre administrateur.
Les administrateurs peuvent affecter des
droits d'accès
au niveau de la base de connaissances et des
autorisations
au niveau des dossiers et des documents.
2
Droits d'accès à la base de connaissances
L'affichage et la gestion du contenu de la base de connaissances requièrent les droits d'accès indiqués dans le tableau suivant :
Droit d'accès
Description
Base de connaissances - Administrateur
Ces droits d'accès vous permettent d'accéder à l'ensemble des dossiers et des documents.
Seuls les utilisateurs bénéficiant du droit d'accès
Base de connaissances - Administrer
peuvent créer des dossiers au niveau le plus élevé de l'arborescence de dossiers de la base de connaissances.
Les utilisateurs bénéficiant du droit d'accès
Base de connaissances - Accès
et des autorisations appropriées peuvent ajouter des sous-dossiers et des documents aux dossiers.
Base de connaissances - Accès
Ces droits d'accès vous permettent de créer, de modifier et d'afficher des documents et des dossiers auxquels vous êtes autorisé à accéder.
Ces droits vous permettent également de supprimer les dossiers que vous avez créés ainsi que les documents que vous avez ajoutés.
Base de connaissances - Tout afficher
Permet d'afficher tous les documents.
Autorisations d'accès à la base de connaissances et au gestionnaire de documents
Votre administrateur accorde les droits d'accès à la base de connaissances décrits dans le tableau suivant. Lorsque vous créez ou administrez un dossier ou document, identifiez les utilisateurs qui doivent accéder au dossier ou document. Ensuite, octroyez aux utilisateurs des droits de lecture, de lecture/écriture ou de lecture/écriture/suppression pour le dossier ou le document. Ces droits déterminent ensuite les tâches que les utilisateurs peuvent effectuer au niveau d'un dossier ou d'un document. Tous les participants du gestionnaire de documents se voient automatiquement accorder des droits d'accès en lecture. Le chef de projets, le responsable de programmes, le responsable des ressources ou l'administrateur peuvent accorder d'autres droits.
Autorisation
Description
Lire
Vous pouvez effectuer les tâches suivantes :
Ouvrir les versions anciennes et actuelles d'un document
Extraire les versions anciennes et actuelles d'un document
Lecture/Ecriture
Vous pouvez effectuer les tâches suivantes :
Ouvrir, lire, copier et déplacer des documents
Archiver ou extraire des documents
Afficher l'historique des archivages et des extractions
Afficher les différentes versions des documents
Afficher et modifier les propriétés et les autorisations des documents
Joindre des processus aux documents
Ajouter des nouveaux dossiers et documents
Lecture/Ecriture/Suppression
Ces droits incluent des droits en lecture/écriture et permettent, en outre, aux utilisateurs qui en bénéficient de déplacer et supprimer des documents et dossiers.
Créer un dossier
Les dossiers peuvent être indépendants et contenir des documents ou être placés au niveau supérieur et contenir des sous-dossiers. Ces deux catégories de dossiers peuvent contenir des documents.
Pour afficher la liste des actions de dossier à partir d'une page
Base de connaissances
ou
Gestionnaire de documents
, cliquez sur le menu
Actions
d'un dossier. Vos droits d'accès déterminent les actions qui s'affichent.
Vous pouvez créer des sous-dossiers dans un dossier de niveau supérieur ainsi des sous-dossiers dans un sous-dossier. Lorsque vous créez un sous-dossier, l'application attribue automatiquement des droits d'accès en lecture/écriture pour ce sous-dossier aux ressources sélectionnées au niveau supérieur. Ces ressources deviennent alors des participants. Vous pouvez sélectionner des ressources spécifiques dans le groupe de participants existants et octroyer à d'autres utilisateurs des droits d'accès à ces ressources.
Création d'un dossier pour un projet ou pour un programme
Vous pouvez créer un dossier pour un projet ou pour un programme spécifique.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le menu
    Accueil
    . Dans la section
    Gestion des portefeuilles
    , cliquez sur
    Projets
    ou sur
    Programmes
    .
  2. Ouvrez le projet ou le programme et cliquez sur
    Collaboration
    .
  3. Dans le menu
    Actions
    du dossier, sélectionnez
    Nouveau dossier
    .
  4. Saisissez les informations requises et enregistrez vos modifications.
Création d'un dossier pour une ressource
Vous pouvez créer un dossier pour une ressource.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le menu
    Accueil
    , puis dans
    Gestion des ressources
    , cliquez sur
    Ressources
    .
  2. Ouvrez la ressource ou le rôle et cliquez sur
    Gestionnaire de documents
    .
  3. Dans le menu
    Actions
    du dossier, sélectionnez
    Nouveau dossier
    .
  4. Saisissez les informations requises et enregistrez vos modifications.
Gestion d'un dossier
Vous pouvez gérer un dossier de l'une des manières suivantes :
Ajout d'un document à un dossier
Vous pouvez ajouter un maximum de cinq fichiers à un dossier à la fois.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez la page
    Base de connaissances
    d'un programme ou un projet spécifique, ou la page
    Gestionnaire de documents
    d'une ressource.
  2. Ouvrez le menu
    Actions
    du dossier et cliquez sur
    Ajouter des documents
    .
  3. Sélectionnez les fichiers à ajouter et saisissez les informations requises. Ces champs requièrent une explication :
    • Activer l'extraction
      Indique que les ressources bénéficiant de droits d'accès requis peuvent extraire le fichier et le modifier.
    • Activer le contrôle de version
      Indique que les ressources bénéficiant de droits d'accès requis peuvent créer une autre version du fichier.
  4. Cliquez sur
    Ajouter
    .
Téléchargement de fichiers à partir de dossiers
Pour télécharger des fichiers d'un dossier sélectionné vers un fichier .zip local, utilisez les options
Tout télécharger
ou
Téléchargement incrémentiel
. L'absence de ces options dans le menu
Actions
indique que vous n'êtes pas autorisé à télécharger des fichiers.
Vous pouvez télécharger :
  • Tous les fichiers et sous-dossiers du dossier sélectionné ;
  • Un sous-ensemble de fichiers pour le dossier sélectionné. Le sous-ensemble inclut les fichiers qui ont été modifiés depuis le dernier téléchargement ainsi que ceux que vous n'avez pas encore téléchargés.
Par défaut, le nom du fichier zip est identique à celui du dossier. Vous pouvez sélectionner l'emplacement de téléchargement du fichier. Lorsque vous téléchargez des fichiers à partir d'un dossier, la structure originale de ces fichiers n'est pas conservée dans le fichier zip enregistré.
Activez le paramètre
Activer le téléchargement de document
avant de télécharger des fichiers.
Téléchargement de l'intégralité des fichiers
Vous pouvez télécharger tous les fichiers sélectionnés, y compris les fichiers inclus dans les sous-dossiers.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez la page
    Base de connaissances
    d'un programme ou un projet spécifique, ou la page
    Gestionnaire de documents
    d'une ressource.
  2. Ouvrez le menu
    Actions
    du dossier et cliquez sur
    Tout télécharger
    .
    Si la taille dépasse la taille maximum de téléchargement définie par votre administrateur, téléchargez un sous-ensemble de fichiers du dossier.
  3. Enregistrez le fichier ZIP.
Téléchargement incrémentiel des fichiers
Vous pouvez télécharger un sous-ensemble de fichiers à partir d'un dossier sélectionné. Le fichier ZIP inclut uniquement les fichiers qui ont été modifiés depuis leur dernier téléchargement et ceux que vous n'avez pas encore téléchargés.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez la page
    Base de connaissances
    d'un programme ou un projet spécifique, ou la page
    Gestionnaire de documents
    d'une ressource.
  2. Ouvrez le menu
    Actions
    du dossier et cliquez sur
    Téléchargement incrémentiel
    .
    Si la taille dépasse la taille maximum de téléchargement de document définie par votre administrateur, vous devez télécharger un fichier à la fois.
  3. Enregistrez le fichier ZIP.
Modification des propriétés ou des autorisations d'un dossier
Les nouvelles ressources que vous ajoutez à un dossier spécifique forment automatiquement un groupe de participants disposant de droits d'accès en lecture/écriture à ce dossier. L'utilisateur ayant créé ce dossier se voit, quant à lui, automatiquement attribuer des droits d'accès en lecture/écriture/suppression à ce dernier. Vous pouvez modifier les droits d'accès à tout moment.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez la page
    Base de connaissances
    d'un programme ou un projet spécifique, ou la page
    Gestionnaire de documents
    d'une ressource.
  2. Ouvrez le menu
    Actions
    du dossier et réalisez l'une des opérations suivantes :
    • Cliquez sur
      Propriétés
      pour modifier les propriétés du dossier.
    • Cliquez sur
      Autorisations
      pour modifier les autorisations du dossier.
    Pour autoriser une ressource à transférer les droits d'accès à des documents et à des sous-dossiers du dossier actuel, sélectionnez
    Autorisations en cascade
    .
  3. Enregistrez les modifications.
Gestion de documents
Vous pouvez gérer vos documents de l'une des manières suivantes :
Extraction de documents
Pour afficher un document, ouvrez-le en mode lecture seule.
Pour pouvoir modifier un document, vous devez d'abord le retirer de son dossier. Après y avoir apporté les modifications souhaitées, vous devez l'archiver de nouveau dans son dossier. Si le contrôle de version de document est activé, une autre version du document est automatiquement créée.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez la page
    Base de connaissances
    d'un programme ou un projet spécifique, ou la page
    Gestionnaire de documents
    d'une ressource.
  2. Recherchez le document, puis dans le menu
    Actions
    du document, cliquez sur
    Extraire
    .
  3. Cliquez sur Enregistrer pour sélectionner un emplacement d'enregistrement et enregistrer le document sélectionné sur votre bureau.
  4. Cliquez sur OK.
  5. (Facultatif) Pour annuler l'extraction d'un document, sélectionnez
    Annuler l'extraction
    à partir du menu
    Actions
    du document en question. Seul l'utilisateur ayant procédé à l'extraction du document peut annuler cette opération. L'annulation d'une extraction entraîne le déverrouillage du document et rend possible son extraction par d'autres utilisateurs.
  6. Pour archiver de nouveau le document avec les modifications apportées, cliquez sur
    Archiver
    dans le menu
    Actions
    du document. Accédez à la copie mise à jour dans l'emplacement que vous avez sélectionné lors de l'extraction du document.
Modification des propriétés ou des autorisations d'un document
L'utilisateur qui a ajouté le document peut en modifier les propriétés.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez la page
    Base de connaissances
    d'un programme ou un projet spécifique, ou la page
    Gestionnaire de documents
    d'une ressource.
  2. Ouvrez le menu
    Actions
    du document et réalisez l'une des opérations suivantes :
    • Cliquez sur
      Propriétés
      pour modifier les propriétés du dossier.
    • Cliquez sur
      Autorisations
      pour modifier les autorisations du dossier.
  3. Enregistrez les modifications.
Copie ou déplacement d'un document
Vous pouvez copier ou déplacer un document.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez la page
    Base de connaissances
    d'un programme ou un projet spécifique, ou la page
    Gestionnaire de documents
    d'une ressource.
  2. Recherchez le document à copier ou à déplacer vers un autre dossier, puis dans le menu
    Actions
    du document, effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Cliquez sur
      Copier
      .
    • Cliquez sur
      Déplacer
      .
  3. Dans la section
    Sélectionner l'emplacement
    , sélectionnez le dossier de destination.
  4. Activez la case à cocher
    Notifier les ressources/groupes
    pour les utilisateurs disposant de droits d'accès à ce document et ayant reçu une notification de l'action de copie.
  5. Cliquez sur
    Copier
    .
Utilisation de l'option de contrôle de version des documents
Vous pouvez utiliser l'option de contrôle des versions de document pour enregistrer une version distincte d'un document à chaque nouvel archivage de ce dernier. Pour utiliser le contrôle des versions d'un document, activez cette option au niveau du document.
Une fois cette opération exécutée, vous pouvez :
  • Ouvrir et afficher les versions précédentes d'un document, mais vous ne pouvez pas les modifier.
  • Copier une version spécifique d'un document dans un autre dossier. Vous devez demander les autorisations nécessaires pour pouvoir réviser le document après l'avoir copié.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez la page
    Base de connaissances
    d'un programme ou un projet spécifique, ou la page
    Gestionnaire de documents
    d'une ressource.
  2. Recherchez le document et à partir de son menu
    Actions
    , cliquez sur
    Versions
    .
  3. Ouvrez le menu
    Actions
    de la version de document et réalisez l'une des opérations suivantes :
    • Sélectionnez
      Ouvrir
      .
    • Sélectionnez
      Copier
      .
Utilisation des processus d'un document
Ils peuvent se révéler très utiles lorsqu'un document doit, par exemple franchir toutes les étapes d'un processus d'approbation. Un processus de document peut être associé à un projet ou à un programme lié. Vous pouvez ainsi envoyer des notifications et actions à partir des processus de document vers les rôles et ressources d'un projet donné.
La page
Processus disponibles
répertorie tous les processus liés au document et créés par votre administrateur. Vous pouvez utiliser cette page pour lancer ou pour supprimer un processus. La page
Processus lancés
répertorie les processus en cours ou terminés. Vous pouvez l'utiliser pour annuler un processus.
Pour afficher la page
Processus disponibles
ou
Processus lancés
, ouvrez la
base de connaissances
, puis dans le menu
Actions
de ce document, cliquez sur
Processus
.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez la page
    Base de connaissances
    d'un programme ou un projet spécifique, ou la page
    Gestionnaire de documents
    d'une ressource.
  2. Recherchez le document, puis dans son menu
    Actions
    , cliquez sur
    Processus
    .
  3. Cliquez sur
    Disponible
    .
  4. Sélectionnez le processus et procédez à l'une des opérations suivantes :
    • Cliquez sur
      Début
      .
    • Cliquez sur
      Supprimer
      .
Recherche de documents et formulaires spécifiques
L'outil de recherche globale figure dans la barre d'outils globale. Utilisez le champ de recherche globale pour effectuer une recherche globale simple de documents spécifiques. Vous pouvez, à tout moment, lancer des recherches sur les informations enregistrées dans l'application. Toutefois, vous devez, par défaut, patienter pendant cinq minutes avant de lancer une nouvelle recherche. Votre administrateur peut modifier cette durée.
Pour effectuer une recherche simplifiée, cliquez sur l'icône Rechercher et entrez tout ou partie du mot, puis cliquez sur Rechercher.
  • Pour effectuer une recherche simplifiée, saisissez tout ou partie des critères de recherche. Si vous saisissez une partie d'un terme, il n'est pas nécessaire d'y ajouter un caractère générique.
    N'utilisez pas l'astérisque ni le point d'interrogation comme premier caractère de votre recherche.
  • Les recherches ne sont pas sensibles à la casse. La saisie des termes "Orange", "orange" et "ORANGE", par exemple, donne donc des résultats identiques.
  • Si vous saisissez la phrase de recherche
    Liste de profils de ressource
    sans guillemets, l'application recherchera tous les éléments contenant l'un de ces mots et sans ordre défini. En revanche, si vous entrez cette même expression entre guillemets, seules les instances identiques à cette chaîne figureront dans les résultats.
  • Lorsque vous effectuez des recherches simplifiées, n'utilisez pas les caractères suivants :
    @ = [] {} <>
  • La liste des résultats de la recherche contient uniquement des éléments que vous êtes autorisé à afficher.
Affinage de la recherche au moyen de critères de recherche supplémentaires
Une recherche avancée permet de définir des critères de recherche supplémentaires et d'affiner les résultats. Pour affiner votre recherche, utilisez les champs et options de cette page dans la page de recherche avancée. Vous pouvez effectuer une recherche en fonction des critères suivants, utilisés seuls ou associés : Les résultats de recherche incluent uniquement les documents que vous êtes autorisé à afficher ou modifier.
Pour effectuer une recherche avancée, cliquez sur l'icône Rechercher située dans le coin supérieur droit de la page. Puis, cliquez sur le lien Recherche avancée qui s'affiche à gauche du champ de texte de recherche. Saisissez tout ou partie du terme de recherche dans le champ Texte, remplissez plusieurs champs pour affiner votre recherche et cliquez sur Rechercher. Le champ suivant requiert une explication :
  • mode
    : le mode Tous les mots affiche les documents correspondant à tous les mots à rechercher sans ordre défini. Le mode N'importe quel mot affiche les documents correspondant à l'un des mots de la recherche. Le mode Expression exacte affiche les documents correspondant à tous les mots à rechercher dans l'ordre spécifié.
Conseils de recherche
Pour effectuer des recherches globales, utilisez les techniques suivantes :
  • Caractères génériques
  • Opérateurs booléens
  • Sous-requêtes
Utilisation des caractères génériques dans le cadre d'une recherche globale
L'outil de recherche globale vous permet d'effectuer des recherches à l'aide d'un seul ou de plusieurs caractères génériques. N'utilisez pas l'astérisque (*) et le point d'interrogation (?) comme premier caractère de votre recherche.
  • Recherche à l'aide d'un caractère générique remplaçant un seul caractère
    La recherche à l'aide d'un caractère générique remplaçant un seul caractère recherche les mots qui correspondent au mot dont un caractère a été remplacé. Pour effectuer une recherche avec un caractère générique remplaçant un seul caractère, utilisez le point d'interrogation (?).
    Exemple
    : Pour rechercher le mot text ou test, saisissez la requête suivante :
    te?t
  • Recherche à l'aide d'un caractère générique remplaçant plusieurs caractères
    Les recherches effectuées à l'aide d'un caractère générique remplaçant plusieurs caractères recherchent zéro caractère ou plus. Pour effectuer une recherche à l'aide un caractère générique remplaçant plusieurs caractères, utilisez l'astérisque.
    Exemple
    : pour rechercher les mots test, tests ou tester, saisissez le texte suivant :
    test*
    Les caractères génériques peuvent être insérés au milieu des termes recherchés,
    Exemple
    :
    te*t
Utilisation des opérateurs booléens dans le cadre d'une recherche globale
Les opérateurs booléens permettent de lancer des recherches globales à l'aide de plusieurs mots combinés au moyen d'opérateurs logiques. L'application prend en charge les opérateurs booléens suivants : AND, +, OR, NOT et -.
Les opérateurs booléens doivent être saisis en lettres majuscules.
  • OR
    OR est l'opérateur d'intersection par défaut, ce qui signifie qu'il est utilisé lorsqu'aucun autre opérateur booléen n'est présent entre deux mots. Il les relie et recherche les documents contenant l'un ou l'autre de ces termes. Cette opération équivaut à l'union de deux ensembles. En lieu et place de l'opérateur OR, vous pouvez utiliser le symbole ||.
    Exemple
    : Pour rechercher des documents qui contiennent les mots jakarta apache ou le mot jakarta, utilisez la requête suivante :
    "jakarta apache" "jakarta"
    ou
    "jakarta apache" OR "jakarta"
    ou
    "jakarta apache" || "jakarta"
    .
  • ET
    L'opérateur AND permet de rechercher des documents contenant deux termes. Il équivaut à l'intersection regroupant deux ensembles. En lieu et place de l'opérateur AND, vous pouvez utiliser le caractère spécial &&.
    Exemple
    : Pour rechercher les mots jakarta apache et jakarta CAPPM, utilisez la requête suivante :
    "jakarta apache" AND "jakarta CAPPM"
    ou
    "jakarta apache" && "jakarta CAPPM"
    .
  • + (requis)
    L'opérateur +, ou le terme required (obligatoire) signifie que le terme situé après le symbole + doit exister dans un champ des documents recherchés.
    Exemple
    : Pour rechercher des documents contenant le mot jakarta avec ou sans CAPPM, utilisez la requête suivante :
    +"jakarta CAPPM"
    .
  • NOT
    L'opérateur NOT permet d'exclure de la recherche les documents ou formulaires contenant le terme apposé derrière celui-ci. En lieu et place de l'opérateur NOT, vous pouvez utiliser le point d'exclamation (!).
    Exemple :
    pour rechercher des documents qui contiennent le texte "jakarta apache", mais pas "jakarta CAPPM", utilisez l'une des requêtes suivantes :
    "jakarta apache" NOT "jakarta CAPPM"
    ou
    "jakarta apache" ! "jakarta CAPPM"
    .
    L'opérateur NOT ne peut pas être utilisé avec un seul terme. Cette requête ne renvoie aucun résultat :
    NOT "jakarta apache"
    .
  • - (interdiction)
    L'opérateur - (interdiction) permet d'exclure de la recherche les documents contenant le terme situé derrière ce signe.
    Exemple
    : Pour rechercher des documents et formulaires qui contiennent les termes jakarta apache, mais pas jakarta CAPPM, saisissez la requête suivante :
    "jakarta apache" - "jakarta CAPPM"
    .
Sous-requêtes de formulaire dans une recherche globale
Les sous-requêtes vous permettent de placer certains termes de votre requête entre parenthèses afin de mieux exploiter le potentiel de la logique booléenne. Par exemple, pour rechercher des documents et des formulaires contenant le mot "jakarta" ou "apache", ainsi que le mot "site Web", vous devez saisir la sous-requête suivante :
("jakarta" OR "apache") AND "site Web"
En utilisant cette requête, les résultats obtenus contiendront le mot website ainsi que le mot jakarta ou apache.
Echappement des caractères spéciaux lors des recherches globales
Vous devez échapper les caractères spéciaux lors des recherches globales Pour ce faire, il vous suffit de placer une barre oblique inverse (\) devant chacune de leurs occurrences. A titre d'exemple, pour éviter les caractères spéciaux présents dans l'expression (1+1):2, objet de la recherche globale, saisissez la requête suivante :
\(1\+1\)\:2
.
Le tableau suivant répertorie les caractères spéciaux que vous pouvez utiliser dans vos recherches globales :
Caractères spéciaux
Description
Règle
+
signe plus
\+
-
signe moins
\-
&&
double esperluette
\&&
||
double barre verticale
\||
!
point d'exclamation
\!
(
parenthèse de gauche
\(
)
parenthèse de droite
\)
{
accolade de gauche
\{
}
accolade de droite
\}
[
crochet de gauche
\[
]
crochet de droite
\]
^
accent circonflexe
\^
"
guillemets
\"
~
tilde
\~
*
astérisque
\*
?
point d'interrogation
\?
:
deux-points
\:
\
barre oblique inverse
\\