Gestion de l'enregistrement de temps pour les membres d'une équipe

ccppmop1591
En tant que
responsable des ressources
, vous pouvez gérer l'enregistrement du temps consacré par les ressources de personnel qui dépendent de vous. En tant que
chef de projets
, vous pouvez gérer l'enregistrement du temps consacré à vos tâches de projet.
Vos ressources utilisent des feuilles de temps hebdomadaires pour effectuer le suivi de leur temps et de leurs activités. Les ressources accèdent à leurs feuilles de temps en cours et enregistrent le temps réel passé sur les tâches qui leur sont allouées, habituellement par heure. Les ressources enregistrent le temps passé sur des affectations, telles que des tâches du projet, des incidents, du travail indirect et le temps passé sur d'autres activités.
Vous pouvez modifier les projets et les tâches pour lesquelles chaque ressource peut journaliser du temps. Lorsqu'une ressource soumet une feuille de temps pour son approbation, vous recevez une action pour réviser cette feuille de temps. Approuvez la feuille de temps ou renvoyez-la à la ressource afin qu'elle apporte des corrections.
Les chefs de projets reçoivent des notifications uniquement pour des feuilles de temps contenant des tâches de leurs projets.
Lorsque vous approuvez une feuille de temps, le temps de chaque tâche est enregistré dans les charges constatées. Les chefs de projets peuvent comparer le temps réel enregistré avec les estimations et peuvent surveiller la progression de leurs projets.
Conditions préalables
  • Vous avez configuré les ressources, les tâches du projet et les activités.
  • Les ressources ont configuré l'application de manière à ce qu'elle envoie des notifications pour certaines conditions telles que lorsque leur feuille de temps est en retard.
  • Les ressources remplissent et soumettent leur feuille de temps.
Le diagramme suivant illustre la gestion par une ressource ou le chef de projets de l'enregistrement du temps de leurs subordonnés :
Image illustrant la gestion par une ressource ou le chef de projets de l'enregistrement du temps de leurs subordonnés
Image describing how a resource or project manager manages the time recording of their direct reports
Procédez comme suit :
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Mise à jour des autorisations de feuille de temps
En tant que ressource ou chef de projets, ajustez continuellement la capacité des ressources de personnel à saisir du temps pour des projets et des tâches spécifiques. Modifiez les tâches et les projets pour lesquels les ressources peuvent journaliser du temps.
Désactivation de la saisie de temps pour une ressource
Si vous désactivez l'option de saisie de temps pour une ressource, elle ne peut pas utiliser la fonctionnalité de feuille de temps. Même si elle dispose des droits d'accès requis, elle ne peut pas créer ni modifier des feuilles de temps. Le système génère un message d'erreur.
  1. Cliquez sur
    Accueil
    ,
    Gestion des ressources
    ,
    Ressources
    .
  2. Cliquez sur le nom de la ressource.
  3. Cliquez sur
    Propriétés
    ,
    Paramètres
    .
  4. Désactivez la case à cocher
    Ouvrir à la saisie de temps
    .
  5. Cliquez sur
    Enregistrer
    .
Désactivation de la saisie de temps pour un projet
La procédure suivante s'applique au niveau du projet et empêche un utilisateur de saisir du temps pour ce projet.
  1. Cliquez sur
    Accueil
    ,
    Gestion des portefeuilles
    ,
    Projets
    .
  2. Cliquez sur le nom du projet.
  3. Cliquez sur
    Propriétés
    ,
    Paramètres
    .
  4. Désactivez la case à cocher
    Ouvrir à la saisie de temps
    .
  5. Cliquez sur
    Enregistrer
    .
Désactivation de la saisie de temps pour une équipe de projet
La procédure suivante s'applique au niveau d'une équipe de projet et empêche un utilisateur de saisir du temps pour une ressource ou l'équipe.
  1. Cliquez sur
    Accueil
    ,
    Gestion des portefeuilles
    ,
    Projets
    .
  2. Cliquez sur le nom du projet.
  3. Cliquez sur l'onglet
    Equipe
    .
  4. Pour chaque ressource ou rôle, cliquez sur la cellule
    Ouvrir à la saisie
    de temps et sélectionnez
    Non
    .
  5. Cliquez sur
    Enregistrer
    .
Désactivation de la saisie de temps pour une tâche
  1. Cliquez sur
    Accueil
    ,
    Gestion des portefeuilles
    ,
    Projets
    .
  2. Cliquez sur le nom du projet.
  3. Cliquez sur
    Tâches
    pour afficher la liste des tâches.
  4. Cliquez sur le nom de la tâche.
  5. Cliquez sur
    Propriétés
    ,
    Paramètres
    .
  6. Désactivez la case à cocher
    Ouvrir à la saisie de temps
    .
  7. Cliquez sur
    Enregistrer
    .
Notification aux ressources d'un retard de feuille de temps
En général, les ressources soumettent leurs feuilles de temps toutes les semaines, ainsi les responsables ont le temps de les réviser et de les approuver. Si un employé ne soumet pas sa feuille en temps voulu, vous pouvez lui envoyer une notification.
Lorsque vous notifiez des ressources, elles reçoivent une notification de l'une ou plusieurs des manières suivantes en fonction de leur configuration de notification :
  • Une alerte
  • Un courriel qu'elle recevra dans sa boîte de réception
  • Un message SMS envoyé sur son téléphone en fonction d'un numéro de téléphone valide disponible dans le profil de la ressource
Pour plus d'informations sur la procédure de configuration des ressources pour la réception de notifications système, reportez-vous à la section .
Le texte de la notification est basé sur le modèle de notification Feuille de temps en retard disponible dans l'outil Administration.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez la feuille de temps de la ressource.
    La page Feuille de temps s'affiche.
  2. Cliquez sur Notifier.
    Une notification indiquant un retard de soumission de feuille de temps est envoyée à l'employé.
Traitement des feuilles de temps soumises
Lorsqu'une ressource soumet une feuille de temps, le produit envoie une notification indiquant que la feuille de temps doit être révisée. En tant que responsable des ressources ou chef de projets, vous êtes chargé de réviser et d'approuver le temps enregistré pour des projets et des tâches.
Les chefs de projets reçoivent uniquement des notifications de soumission de feuille de temps si celle-ci contient des éléments auxquels ils sont associés. Les notifications sont envoyées aux utilisateurs qui disposent de droits d'accès
Feuille de temps de ressource - Approbation
au niveau de l'instance. Aucune notification n'est envoyée pour les utilisateurs disposant de droits d'approbation globale. Cette stratégie empêche la multiplication des courriers électroniques indésirables pour cet utilisateur.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez Accueil. Dans la section Personnel, cliquez sur Feuilles de temps.
  2. Filtrez les feuilles de temps soumises.
  3. Ouvrez la feuille de temps à traiter.
  4. (Facultatif) Cliquez sur l'icône Notes de feuille de temps pour ajouter ou modifier des remarques concernant des entrées spécifiques ou la feuille de temps dans son ensemble.
  5. Effectuez l'une des actions suivantes :
    • Approuver :
      la feuille de temps est approuvée et le temps enregistré pour chaque tâche est ajouté aux charges constatées.
    • Renvoyer la feuille de temps :
      PPM classique
      renvoie la feuille de temps afin d'y apporter des corrections et notifie la ressource que la feuille de temps est renvoyée.
Restauration des valeurs par défaut d'une feuille de temps
Procédez comme suit :
  1. Cliquez sur
    Administration
    ,
    Gestion de projets
    ,
    Options de feuille de temps
    .
    La page Options des feuilles de temps apparaît.
  2. Cliquez sur
    Restaurer les valeurs par défaut
    .
  3. Cliquez sur
    Oui
    pour confirmer.
    La page Options des feuilles de temps apparaît.
  4. Enregistrez les modifications.