Clarity
: Gestion des plans financiers à l'aide du nouveau module Données financières

ccppmop1591
Rita est responsable financier. Ses responsabilités principales incluent la définition du budget, la prévision des flux de trésorerie et déterminer la manière d’investir et de financer les projets. Elle veut déterminer le coût attendu d'un projet et limiter autant que possible les risques financiers. Pour analyser les aspects financiers d'un projet, elle peut utiliser le nouveau module Données financières basé sur la grille générique
PPM classique
. Rita peut utiliser les fonctionnalités de grille générique pour effectuer des actions telles que les suivantes :
  • Personnalisation de la grille et enregistrement des vues les vues enregistrées sont partagées dans les modules Données financières de différents types d'investissement.
  • Filtrage des données dans la grille en fonction des besoins de l'entreprise
  • Utilisation de l'option de menu pour effectuer des actions rapides au niveau des plans de coûts et budgétaires
  • Utilisation de l'option Critère de groupement pour séparer la vue des lignes associées par des sous-totaux agrégés chaque fois que cela est applicable
  • Utilisation du panneau de colonnes pour afficher ou masquer des attributs dans la disposition
  • Exportation des différents plans de coûts, détails de plan de coûts, plans budgétaires et détails de plan budgétaire, ainsi que les données de la grille dans un fichier CSV
  • Modification des données associées aux plans de coûts et budgétaires directement dans la grille ou à l'aide de la disposition de détails
La vidéo suivante décrit présente l'utilisation des données financières dans les projets.

Cette vidéo n'est pas disponible si vous téléchargez la documentation au format PDF. Cliquez ici pour visionner la vidéo sur YouTube.
Rita peut également effectuer les objectifs suivants :
  • Elle peut afficher tous les plans de coûts financiers dans la page Liste Plan.
  • Elle peut créer, modifier et analyser les plans de coûts.
  • Lorsqu'elle est prête, elle peut marquer un plan de coûts de référence et l'envoyer pour approbation. (Lorsqu'un plan de coûts est approuvé, il devient le plan budgétaire d'un projet.)
  • Elle peut ajuster son plan de coûts en fonction de la progression des projets, puis créer un plan de coûts qui fusionne avec le budget existant ou le remplace.
01_Create Cost Plan.jpg
Le module Données financières utilise la technologie de courbe SQL introduite dans
Clarity
 15.9.1 pour améliorer considérablement la gestion des données échelonnées dans le temps. Désormais, vous pourrez afficher les données échelonnées dans le temps sans les fenêtres de temps limites disponibles dans PPM classique. La technologie de courbe SQL vous permet également d'agréger des données échelonnées dans le temps à l'aide de la fonctionnalité Critère de groupement. Elle permet également à
Clarity
d'afficher la disponibilité restante de toutes les ressources (disponibilité des ressources - allocations agrégées des ressources pour tous les investissements) dans la grille Personnel pour tous les investissements. L'exécution du job Critère de groupement Division en créneaux est prévue toutes les cinq minutes. Si vous n'exécutez pas ce job dans votre environnement, les données de mesures risquent de ne pas être précises.
Cette section contient les rubriques suivantes qui permettent à un responsable financier d'effectuer différentes tâches à l'aide de
Clarity
:
3
Conditions préalables
Avant d'implémenter la fonctionnalité, assurez-vous que l'administrateur implémente les détails de configuration suivants :
  • Assurez-vous que le projet est associé au plan dans la vue de grille des projets. Pour cela, ajoutez la colonne de plan à partir du sélecteur de colonnes et sélectionnez le plan à associer au projet.
  • Un administrateur peut décider si le module Plans financiers (anciennement Données financières) ou Données financières (nouveau module) apparaît lorsque les utilisateurs ouvrent un projet. Vous pouvez ajouter le module Données financières du nouveau projet à la disposition par défaut du plan standard. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Configuration des plans pour les projets.
  • Vérifiez que le projet est activé sur le plan financier et qu'une entité avec des périodes fiscales actives est associée au projet dans
    PPM classique
    . Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Gestion financière
    PPM classique
    . Pour cela, associez votre projet à un département en sélectionnant Département dans le sélecteur de colonnes, puis en spécifiant la valeur dans le champ Département.
  • Vérifiez que vous disposez d'un ou de plusieurs des droits d'accès suivants :
    • Projet - Modifier
    • Gestion de projets - Accéder
    • Projets - Naviguer
    • Projet - Plan de coûts - Afficher - Tout
    • Projet - Plan de coûts - Modifier - Tout
    • Projet - Plan budgétaire - Tout afficher
    • Projet - Plan budgétaire - Tout modifier
    • Projet - Plan budgétaire - Tout approuver
    • Projet - Plan budgétaire - Tout rejeter
    • Projets - Plan de bénéfices - Tout afficher
    • Projets - Plan de bénéfices - Tout modifier
    • Projets - Plan de bénéfices - Tout approuver
Utilisation des plans de coûts et de leur détails
Vous pouvez utiliser le plan de coûts et ses détails comme suit :
Création d'un plan de coûts
Vous pouvez créer plusieurs plans de coût pour un projet. Toutefois, vous pouvez définir un
seul
plan de coûts comme plan de coûts de référence (PCR). Par défaut, le premier plan de coûts est défini comme plan de coûts de référence pour un projet.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez un projet et cliquez sur
    Données financières
    .
    La sous-page des plans de coûts et des plans budgétaires s'affiche. Pour afficher les plans de coûts existants pour un projet, cliquez sur
    Plans de coûts
    ; la liste s'affiche alors dans une disposition de grille.
  2. Cliquez sur l'icône plus (
    +
    ). Une nouvelle ligne s’affiche dans la grille de liste des plans.
  3. Remplissez les champs obligatoires, notamment
    Nom du plan
    ,
    ID du plan
    ,
    Type de période
    ,
    Période de début
    ,
    Période de fin
    et Attributs de groupement, ainsi que divers autres champs disponibles dans le sélecteur de colonnes.
    Le champ
    ID du plan
    apparaît uniquement si la numérotation automatique est désactivée pour l'objet Plan de coûts dans
    PPM classique
    .
Modification du détail du plan de coût
Si les estimations d'un projet ont été modifiées, vous pouvez modifier et mettre à jour les détails du plan de coûts associé dans le panneau Détails. Vous pouvez également mettre à jour les détails des postes d'un détail de plan de coûts en modifiant les lignes de la grille. Double-cliquez sur les cellules du détail de plan pour modifier les valeurs de coût prévu.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez un projet et cliquez sur
    Données financières
    . La sous-page des plans de coûts et des plans budgétaires s'affiche.
  2. Ouvrez le plan de coûts à partir de la liste qui s'affiche dans la disposition de grille. La page Détails du plan de coûts s'ouvre.
  3. Double-cliquez sur la cellule et modifiez le coût de chaque attribut selon vos besoins. Le coût total est mis à jour dans la page Détails du plan de coûts et est visible dans le plan de coûts.
  4. Si vous sélectionnez l'option Remplir à partir des allocations dans la liste des plans de coûts, le coût associé est automatiquement rempli en fonction des valeurs préconfigurées. Le projet associé dpot comprendre au moins un membre du personnel (ressource, rôle ou équipe) pour permettre le remplissage à partir d'allocations.
  5. Si vous sélectionnez l'option Remplir à partir des affectations dans la liste des plans de coûts, le coût associé est automatiquement rempli en fonction des valeurs préconfigurées. Le projet associé doit comprendre au moins une tâche affectée pour permettre le remplissage à partir d'affectations.
Définition du plan de coûts de référence
Le plan de coûts de référence est le plan de coûts que vous prévoyez d'utiliser comme plan budgétaire pour un projet. Si vous avez défini plusieurs plans de coûts pour un investissement personnalisé, le premier plan de coûts est défini comme plan de coûts de référence (PCR) par défaut. Vous pouvez définir un autre plan de coûts comme plan de coûts de référence pour un projet. Dans la page Détails du plan, l'image de plan de coûts de référence apparaît en haut, à côté du nom du plan.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez un projet et cliquez sur
    Données financières
    . La sous-page des plans de coûts et des plans budgétaires s'affiche.
  2. Ouvrez le plan de coûts à partir de la liste qui s'affiche dans la disposition de grille.
  3. Cliquez sur le menu
    ⋮ Actions
    et sélectionnez
    Définir comme plan de coûts de référence
    . Le plan de coûts sélectionné est désormais le plan de coûts de référence pour l’investissement personnalisé.
Copie d'un plan de coûts
Vous pouvez créer un plan de coûts à partir d'une copie de plan de coûts existant. Par exemple, vous pouvez copier un plan de coûts, en modifier une partie et supprimer l'autre. Le plan copié inclut les mêmes attributs de groupement, devise et autres détails, que le plan source.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez un projet et cliquez sur
    Données financières
    . La sous-page des plans de coûts et des plans budgétaires s'affiche.
  2. Ouvrez le plan de coûts à partir de la liste qui s'affiche dans la disposition de grille.
  3. Cliquez sur le menu
    ⋮ Actions
    et sélectionnez
    Copier
    .
  4. Remplissez les champs obligatoires, notamment
    Nom du plan
    ,
    ID du plan
    ,
    Description
    ,
    Type de période
    ,
    Période de début
    ,
    Fin de la période
    ,
    Plan de bénéfices
    et
    Mettre à l'échelle (%)
    .
    Ici, le champ Mettre à l'échelle (%) définit le pourcentage de mise à échelle (augmentation ou diminution) des valeurs en dollar dans la copie du plan.
    Exemple
    : saisissez 75 pour augmenter les valeurs du plan source de 75 % par rapport aux valeurs d'origine.
    Valeur par défaut
    : 0 %. Aucun changement de valeurs
  5. Le champ
    ID du plan
    apparaît uniquement si la numérotation automatique est désactivée pour l'objet Plan de coûts dans
    PPM classique
    .
  6. Cliquez sur
    Créer
    .
    Le plan de coûts copié apparaît ; vous et d'autres utilisateurs pouvez l'afficher ou le modifier.
Suppression d'un plan de coûts
Vous pouvez effectuer une procédure similaire pour supprimer un plan de coûts dont vous n'avez plus besoin. Vous pouvez supprimer le plan de coûts de référence s'il s'agit du seul plan de coûts disponible pour un projet. Si ce n'est pas le cas, définissez un autre plan de coûts comme plan de coûts de référence avant de supprimer le plan de coûts de référence actuel.
Attributs de groupement
Groupez les données de plan de coûts suivant les attributs disponibles pour analyser le mode d'allocation des fonds pour chaque type dans un attribut de groupement.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez un projet et cliquez sur
    Données financières
    . La sous-page des plans de coûts et des plans budgétaires s'affiche.
  2. Ouvrez le plan de coûts à partir de la liste qui s'affiche dans la disposition de grille.
  3. Spécifiez les attributs de groupement du plan de coûts. Vous pouvez également spécifier les attributs de groupement à partir du panneau Détails. Les attributs sont également visibles à partir du filtre. Les attributs de groupement que vous avez spécifiés dans un plan de coût sont répertoriés en tant qu’attributs (colonnes) dans la page Détails du plan de coûts. Les attributs vous permettent de regrouper et de cumuler le coût d’un attribut spécifique.
Collaboration à l’aide de la fonctionnalité de conversation de la page Plan de coûts et de la page Détails du plan de coûts
Vous pouvez coordonner votre équipe pour un projet à l'aide du panneau Conversations. Les membres de l’équipe du projet et le chef de projets peuvent répondre et mentionner un autre membre dans la conversation. L’attribut Conversation est disponible dans la vue de grille pour indiquer qu’une conversation est associée à un plan de coûts ou à un détail de plan de coûts spécifique. Vous pouvez uniquement communiquer à l'aide du panneau Détails.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez un projet et cliquez sur
    Données financières
    . La sous-page des plans de coûts et des plans budgétaires s'affiche.
  2. Ouvrez le plan de coûts à partir de la liste qui s'affiche dans la disposition de grille. L'onglet Détails s'affiche.
  3. Cliquez sur l’onglet Détails et démarrez votre conversation. Vous pouvez utiliser
    @
    pour rechercher un membre de l'équipe spécifique. Le destinataire reçoit une notification.
Ajout/suppression de lignes
Vous pouvez ajouter des lignes dans la liste des plans de coûts et dans les détails du plan de coûts.
Procédez comme suit :
  1. Cliquez sur
    Ajouter une ligne
    (icône
    +
    ) ou cliquez avec le bouton droit de la souris sur une ligne et sélectionnez
    Insérer une ligne au-dessous
    .
  2. Saisissez une entrée ou utilisez le menu Rechercher pour spécifier les attributs de groupement du nouvel élément.
Pour supprimer une ligne de la grille, cliquez sur une cellule de cette ligne et cliquez sur
Supprimer la ligne
.
Utilisation des plans budgétaires
Lorsqu'un plan de coûts est approuvé, il devient le plan budgétaire d'un projet. Vous pouvez soumettre une partie d'un plan de coûts pour approbation en modifiant les dates de début et de fin pour la soumission. Seule la partie comprise entre les nouvelles dates de début et de fin est soumise à approbation. Lorsqu'un plan de coûts est approuvé, il devient un plan budgétaire portant un nouveau numéro de version. Si un budget précédent existe, il est enregistré séparément et peut être affiché mais pas modifié.
Lorsque vous soumettez un plan de coûts en tant que plan budgétaire, tenez compte des règles suivantes :
  • S'il existe un plan budgétaire, le plan de coûts soumis doit inclure les mêmes attributs de groupement pour permettre la fusion des données de ces plans. Si les attributs de groupement ne sont pas identiques, remplacez le plan budgétaire existant ou annulez la soumission.
  • Vous pouvez soumettre ou approuver un seul plan budgétaire à la fois.
  • Lorsqu'un budget soumis est approuvé, le plan budgétaire devient le plan de coûts de référence.
  • Vous pouvez modifier un budget soumis, mais pas un budget approuvé ou rejeté.
  • S'il existe un budget approuvé, les données du plan de coûts soumis peuvent être fusionnées avec celui-ci ou le remplacer.
Soumission de plans de coûts comme plans budgétaires
Soumettez un plan de coûts en tant que plan budgétaire pour créer un budget approuvé ou pour mettre à jour le budget après avoir mis à jour le plan de coûts. Vous devez désigner un plan de coûts comme plan de coûts de référence avant de pouvoir le soumettre pour approbation. Si un plan budgétaire approuvé existe déjà et que vous créez ou mettez à jour un plan de coûts en tant que nouveau plan de coûts de référence, vous pouvez soumettre le plan de coûts de référence en vue de sa fusion avec le plan budgétaire approuvé ou pour remplacer le plan budgétaire.
Procédez comme suit
:
  1. Cliquez sur
    Projets
    .
  2. Ouvrez un projet et cliquez sur
    Données financières
    . Par défaut, le plan de coûts désigné comme le plan de coûts de référence s'affiche.
  3. Cliquez sur le menu
    ⋮ Actions
    et sélectionnez
    Soumettre pour approbation
    .
    Pour soumettre un plan budgétaire, cliquez sur
    Liste Plan
    et sélectionnez le menu
    ⋮ Actions
    associé au PCR.
  4. Remplissez les champs suivants :
    • Nom du plan
      Entrez le nom du plan budgétaire.
    • ID du plan
      Définit un ID unique pour le plan budgétaire.
    • Description du plan
      Fournit une brève explication du plan budgétaire.
    • Type de période
      (non modifiable)
      Affiche le type de période associé au plan de coûts.
    • Période de début
      Affiche la période de début du plan budgétaire. Pour soumettre une partie du plan de coûts plutôt que l'ensemble du plan pour le budget, sélectionnez une période de début différente.
    • Fin de la période
      Affiche la période de fin du plan budgétaire. Pour soumettre une partie du plan de coûts plutôt que l'ensemble du plan pour le budget, sélectionnez une période de fin différente.
    • Plan de bénéfices
      Associez un plan de bénéfices au plan budgétaire. Si vous avez associé un plan de bénéfices au plan de coûts, le même plan de bénéfices est associé au plan budgétaire.
    • Option Soumettre
      • Remplacer :
        option sélectionnée par défaut lorsque vous créez un plan budgétaire.
      • Fusionner :
        disponible uniquement lorsque vous modifiez un plan budgétaire. Permet de fusionner les modifications avec le plan budgétaire existant.
  5. Soumettez le plan de coûts pour approbation.
Approbation ou rejet des plans budgétaires soumis
Procédez comme suit
:
  1. Cliquez sur
    Projets
    .
  2. Ouvrez un projet et cliquez sur
    Données financières
    . Par défaut, le PCR s'affiche.
  3. Cliquez sur
    Liste Plan
    , puis sur
    Budgets
    pour consulter la liste des budgets.
  4. Dans la barre
    Rechercher
    , entrez le nom du budget ou l'
    ID du plan
    pour identifier le budget que vous souhaitez modifier.
  5. Pour approuver ou rejeter le budget, cliquez sur le menu
    ⋮ Actions
    , puis sélectionnez
    Approuver le budget
    ou
    Rejeter le budget
    .
  6. Pour modifier un budget, cliquez dessus.
    Le budget s'ouvre.
  7. Ajout d'une ligne supplémentaire ou suppression d'une ligne du budget
  8. Modifiez les montants dans la colonne
    BUDGET
    .
  9. Une fois que vous avez terminé vos modifications, cliquez sur le menu
    ⋮ Actions
    , puis sélectionnez l'option
    Approuver le budget
    afin d'approuver le budget.
  10. Pour rejeter un budget, sélectionnez l'option
    Rejeter le budget
    .
Modifications du plan budgétaire
  • La combinaison existe déjà :
    si un message d'erreur
    La combinaison existe déjà
    apparaît, cela signifie que vous avez ajouté une ligne à un plan budgétaire qui présente les mêmes attributs de groupement qu'une entrée précédente. Dans ce cas, vous pouvez supprimer la ligne inutile.
  • Impossibilité de modifier un plan approuvé :
    après avoir soumis un plan de coûts pour approbation, celui-ci devient le plan budgétaire soumis. Vous pouvez modifier le plan budgétaire soumis, mais vous ne pouvez plus le modifier une fois approuvé.
Création d'une révision de budget
Un plan de coûts approuvé devient le plan budgétaire pour un projet. Les projets sont dynamiques et changent continuellement. Vous pouvez réviser certaines parties du budget ou le remplacer entièrement. Vous pouvez effectuer deux types de révisions pour un plan budgétaire approuvé :
Révision de plan budgétaire fusionnée
  • Soumettez un plan de coûts avec de nouveaux postes et fusionnez les modifications avec le plan budgétaire existant.
  • Soumettez une partie d'un plan de coûts en modifiant les dates de début et de fin pour la soumission, ou mettez à jour les valeurs de champ des périodes. Vous pouvez soumettre uniquement les périodes modifiées et les fusionner avec le budget.
Révision de plan budgétaire de remplacement
  • Soumettez un plan de coûts contenant des postes supprimés et remplacez le budget pour supprimer ces postes du plan budgétaire.
  • Créez un plan de coûts à l'aide d'attributs de groupement ou de types de période différents, puis remplacez le budget.
Les deux types de révision fournissent un historique d'approbation. Toutefois, la fonctionnalité de remplacement vous permet de supprimer des postes obsolètes et de réviser des attributs de groupement et des périodes fiscales.
Lorsque vous soumettez un plan de coûts qui révise un budget existant, vous devez indiquer si vous souhaitez fusionner ou remplacer ce budget à l'aide de la liste déroulante Option Soumettre. Ce champ s'affiche uniquement si un ou plusieurs budgets approuvés existent. Si le nouveau plan de coûts a une structure différente de celle du budget existant, l'option Remplacer est la seule disponible.
Lorsqu'un plan de coûts est approuvé, il devient un plan budgétaire révisé portant un nouveau numéro de version. Vous pouvez afficher la version précédente du budget, qui est enregistrée séparément. Vous ne pouvez pas modifier les plans budgétaires précédents, ni le plan budgétaire approuvé actuel.
Un autre exemple simple de situation où vous souhaiterez peut-être remplacer un budget est le cas où un poste du plan budgétaire n'est plus nécessaire. Si vous voulez supprimer un poste du plan budgétaire, supprimez-le dans le plan de coûts. Soumettez le plan de coûts révisé en remplacement du plan budgétaire.
Transactions réelles
Vous pouvez désormais afficher la grille Transactions réelles dans les modules Données financières, ainsi que dans les plans de coûts, les plans budgétaires et les plans de bénéfices. Cette grille n'est pas modifiable et affiche les coûts réels enregistrés via des transactions pour un investissement par date de transaction, quantité, coût et devise.
La grille Transactions réelles fournit au responsable financier les avantages suivants :
  • Meilleure compréhension de la visibilité financière d'un investissement
  • Affichage de la liste des transactions enregistrés publiées et d'un récapitulatif global de toutes les transactions associées à l'investissement dans un emplacement unique
  • Comparaison des montants exprimés dans la devise de transaction avec les montants en devise convertie par tâche et par ressource
Clarity affiche les transactions réelles à l'aide de la grille générique et hérite de toutes ses fonctionnalités. Vous pouvez afficher le panneau Détails lorsque vous sélectionnez une ligne dans la grille. Toutefois, vous ne pouvez pas exécuter les fonctionnalités de la grille générique.
  • Modifier une ligne dans la grille
  • Ajouter ou supprimer une ligne
  • Cliquer avec le bouton droit de la souris dans le menu contextuel
Informations complémentaires sur la grille Transactions réelles :
Droits d'accès
Assurez-vous que vous disposez des droits d'accès suivants pour accéder à la grille Transactions réelles :
  • <Investissement> - Plan de coûts - Afficher
  • <Investissement> - Plan de coûts - Modifier
  • <Investissement> - Plan budgétaire - Afficher
  • <Investissement> - Plan budgétaire - Modifier
Source des transactions réelles
Les données de la grille Transactions réelles sont remplies après l'exécution des jobs suivants dans PPM classique :
Méthode d'enregistrement des charges constatées
jobs
Entrée de feuille de temps
Entrée de transaction
XOG
La grille Transactions réelles vous permet d'afficher les éléments suivants :
  • Date de transaction :
    affiche la date de la transaction.
  • Ressource :
    affiche le nom de la ressource associée à la transaction. Cliquez sur le nom d'une ressource pour en consulter les propriétés.
  • Tâche :
    affiche le nom de la tâche associée à la transaction. Cliquez sur le nom d'une tâche pour en consulter les propriétés.
  • Classe de transaction :
    affiche la classe associée à la transaction (Ex. : Main-d'œuvre interne ou Main-d'œuvre externe).
  • Code de valorisation :
    affiche le code de valorisation associé à la transaction.
  • Type de coût :
    affiche le type de coût associé à la transaction.
  • Valeurs
    : Capital, D'exploitation
  • Emplacement de la ressource :
    affiche l'emplacement de la ressource associée à la transaction.
  • Code d'imputation :
    affiche le code d'imputation associé à la transaction.
  • Classe de ressources :
    classe les ressources et les rôles activés financièrement en vue de leur traitement financier.
  • Rôle :
    indique le rôle de la ressource.
  • Valeur utilisateur 1 :
  • Valeur utilisateur 2 :
  • Code de la devise :
  • Département de la ressource :
    affiche le département de la ressource associée à la transaction.
  • Unités
    : affiche les unités prévues.
  • Coût unitaire :
  • Coût réel
    : affiche le coût réel cumulé pour une période fiscale donnée, calculé à l'aide de la formule Unités réelles x Coût.
Organisation des colonnes dans la grille
Vous pouvez organiser les grilles financières à l'aide des contrôles de grille décrits dans cette section.
Procédez comme suit :
  1. Dans la grille, vous pouvez placer le curseur sur un en-tête de colonne pour afficher davantage d'options. Vous pouvez épingler des colonnes à gauche ou à droite. Vous pouvez également redimensionner automatiquement la largeur des colonnes ou la réinitialiser. L'illustration ci-dessous présente un exemple du menu des colonnes.
  2. Vous pouvez afficher ou masquer des colonnes du plan de coûts. Passez la souris sur l'un des en-têtes de ligne et cliquez. Sélectionnez les colonnes à afficher dans la vue. Dans l'exemple suivant, le coût prévu s'affiche uniquement dans la section Totaux, mais pas sous la section 2018-02.