Clarity
: Gestion des plans financiers

ccppmop1591
HID_newux_financials
  • Le module Données financières existant pour les projets est désormais renommé
    Plans financiers
    et ajouté à la disposition par défaut dans le plan standard.
  • Un nouveau module de données financières appelé
    Données financières
    est introduit pour les projets.
  • Le nouveau module Données financières pour les projets est basé sur la grille générique
    Clarity
    et doit être ajouté manuellement à la disposition par défaut dans le plan standard. Pour plus d'informations, consultez la section Gestion des plans financiers à l'aide du nouveau module Données financières.
Rita est responsable financier. Ses responsabilités principales incluent la définition du budget, la prévision des flux de trésorerie et déterminer la manière d’investir et de financer les projets. Elle veut déterminer le coût attendu d'un projet et limiter autant que possible les risques financiers. En tant que responsable financier, elle utilise la page Données financières pour accéder rapidement aux plans financiers d'un projet. Rita peut également effectuer les objectifs suivants :
  • Elle peut afficher tous les plans de coûts financiers dans la page Liste Plan.
  • Elle peut créer, modifier et analyser les plans de coûts.
  • Lorsqu'elle est prête, elle peut marquer un plan de coûts de référence et l'envoyer pour approbation. (Lorsqu'un plan de coûts est approuvé, il devient le plan budgétaire d'un projet.)
  • Elle peut ajuster son plan de coûts en fonction de la progression des projets, puis créer un plan de coûts qui fusionne avec le budget existant ou le remplace.
Rita Lee Finance Manager
Cette section contient les sujets suivants qui permettent à un responsable financier d'effectuer différentes tâches à l'aide de
Clarity
:
3
Tout comme dans
PPM classique
, si vous disposez de droits d'
affichage
pour un projet, vous pouvez accéder à l'onglet Données financières. Consultez la section
Responsable financier
de la page
Clarity
: Comparaison avec
PPM classique
pour vérifier que vous disposez des droits d’accès requis pour effectuer les tâches décrites dans cet article.
Vidéos sur les données financières de
Clarity
Clarity
Données financières de projet dans
La vidéo suivante présente les outils financiers de
Clarity
qui vous permettent d'effectuer l'analyse approfondie des données requise pour une livraison dans les temps et respectant le budget.

Utilisation de
Clarity
avec les données financières
La vidéo ci-dessous illustre comment
Clarity
vous permet de créer des plans de coûts et plans de budget dans
Clarity
. Vous allez également apprendre comment analyser les performances financières des projets.

Tout comme dans
PPM classique
, si vous disposez de droits d'
affichage
pour un projet, vous pouvez accéder à l'onglet Données financières. Consultez la section
Responsable financier
de la page
Clarity
: Comparaison avec
PPM classique
pour vérifier que vous disposez des droits d’accès requis pour effectuer les tâches décrites dans cet article.
Pour visionner les vidéos en mode plein écran, cliquez sur le logo YouTube situé dans la partie inférieure.
Conditions préalables
Avant d'utiliser les fonctionnalités de cette page, vérifiez les détails de configuration suivants avec votre administrateur :
  • Vérifiez que votre projet est activé sur le plan financier et qu'une entité avec des périodes fiscales actives est associée au projet dans
    PPM classique
    . Reportez-vous à la section Gestion financière
    PPM classique
    .
  • Vérifiez que vous disposez d'un ou de plusieurs des droits d'accès suivants :
    • Gestion de projets - Accéder
    • Projets - Naviguer
    • Projet - Modifier
    • Projet - Plan de coûts - Modifier
    • Projet - Plan de bénéfices - Afficher
    • Projet - Plan budgétaire - Modifier
    • Projet - Plan budgétaire - Approuver
Reportez-vous à la section
Access Rights Reference
dans la version anglaise de la documentation.
Utilisation des plans de coûts
Création d'un plan de coûts
Vous pouvez créer plusieurs plans de coût pour un projet. Après avoir étudié les alternatives, vous pouvez définir uniquement un plan de coûts comme votre plan de coûts de référence (PCR). Par défaut, la page Données financières d'un projet affiche les détails du plan de coûts de référence.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez un projet et cliquez sur
    Données financières
    .
    Les détails du plan de coûts de référence s'affichent.
  2. Pour afficher les plans de coûts existants pour un projet, cliquez sur
    Liste Plan
    .Par défaut, la liste est triée par date de création, dans l'ordre décroissant. Vous pouvez la trier selon un autre champ.
    • L'ordre de tri sera conservé, même après l'accès à une autre page, l'expiration de la session, l'actualisation de la page ou la déconnexion de l'application.
    • Le plan de coûts de référence apparaît toujours en haut de la liste.
  3. Cliquez sur
    Nouveau plan
    .
    La page de plan de coûts
    CREER
    apparaît.
    01_Create Cost Plan.jpg
  4. Remplissez les champs obligatoires, notamment :
    Nom du plan
    ,
    ID du plan
    ,
    Type de période
    ,
    Période de début
    ,
    Fin de la période
    et
    Attributs de groupement
    . Le champ
    ID du plan
    apparaît uniquement si la numérotation automatique est désactivée pour l'objet Plan de coûts dans
    Clarity
    . Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs attributs de groupement. L'administrateur configure ces attributs sur l'objet Plan de coûts dans
    Clarity
    .
  5. Liez un plan de bénéfices au plan de coûts à l'aide du champ
    Plan de bénéfices
    . Avant de lier un plan de bénéfices à un plan de coûts, assurez-vous de disposer des droits appropriés pour afficher les plans de bénéfices dans
    Clarity
    . Le droit
    Projet - Plan de bénéfices - Afficher
    vous permet d’afficher les plans de bénéfices associés à un projet particulier.
  6. Cliquez sur
    Créer
    .
    Le nouveau plan de coûts s'affiche. Le menu
    Afficher
    est défini sur
    Prévision
    .
  7. Pour ajouter un nouveau poste, cliquez sur
    Ajouter une ligne
    .
  8. Pour chaque ligne, indiquez les informations suivantes :
    1. Entrez ou sélectionnez les valeurs des
      attributs de groupement
      que vous avez sélectionnés pour le plan de coûts.
    2. Entrez les coûts prévus par période.
Modification des paramètres de plan de coûts
Vous pouvez modifier certains paramètres d'un plan de coûts.
  • Le nom du plan, la description, l'ID et les périodes de début et de fin sont des propriétés du plan de coûts sélectionné.
  • Les autres paramètres tels que
    Période
    et
    Affichage décimal
    sont des paramètres d'affichage de la page.
  • Associez un plan de bénéfices à un plan de coûts.
02_Cost Plan Settings.jpg
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez un projet et cliquez sur
    Données financières
    .
    Les détails du plan de coûts de référence s'affichent.
  2. Cliquez sur
    Liste Plan
    .
  3. Sélectionnez un plan de coûts.
  4. Cliquez sur
    Paramètres
    .
    1. Modifiez le
      Nom du plan
      ou la
      Description du plan
      .
    2. Si la numération automatique est désactivée, vous pouvez modifier l'
      ID du plan
      . Inversement, si la numérotation automatique est activée, vous ne pouvez pas modifier l'
      ID du plan
      .
    3. Vous pouvez également modifier les valeurs par défaut qui s'affichent pour les champs
      Période de début
      et
      Fin de la période
      du projet. Si vous modifiez les périodes de début ou de fin pour une plage de dates réduite, l'application supprime les données détaillées du plan de coûts.
    4. Pour définir le nombre de décimales, sélectionnez une option dans le champ
      Affichage décimal
      . Aucune décimale ne s'affiche lorsque vous sélectionnez 0.
    5. Dans le champ
      Période
      , sélectionnez
      Mensuel(le)
      ,
      Trimestriel(le)
      ou
      Annuel(le)
      . L'application ajuste les périodes de début et de fin pour qu'elles correspondent à votre sélection.
      • La période est définie par défaut sur
        Mensuel(le)
        lorsque le paramètre Type de période est défini sur
        13 périodes
        ,
        Hebdomadaire
        ,
        Bimensuel(le)
        ou
        Aucun(e)
        , ou lorsqu'aucune période par défaut n'est définie pour l'objet Plan de coûts dans
        PPM classique
        .
      • Les détails du plan de coûts ne sont plus modifiables si vous sélectionnez une valeur qui ne correspond pas au
        Type de période
        dans le champ
        Période
        .
    6. Dans le champ
      Plan de bénéfices
      , sélectionnez le plan de bénéfices que vous souhaitez lier au plan de coûts.
    7. Les champs
      Type de période
      et
      Devise
      sont en lecture seule et leur valeur par défaut est héritée de l'objet Plan de coûts dans
      Clarity
      .
  5. Pour fermer la fenêtre
    Paramètres du plan
    , cliquez n'importe où en dehors.
Remplissage des lignes de plan de coûts avec données d'allocation ou d'affectation
Au lieu d'ajouter des nouvelles lignes d'éléments, vous pouvez remplir un plan de coûts que vous venez de créer avec des données d'affectation ou d'allocation actuelles.
03_Populate Cost Plan.jpg
Pour remplir automatiquement des plans de coûts, vérifiez que les conditions préalables suivantes sont satisfaites :
  • Une matrice de coûts/taux financiers est associée au projet dans
    Clarity
    . Reportez-vous à la section Configuration d'une matrice de taux et de coûts financiers.
  • Le projet associé comprend au moins un membre du personnel (ressource, rôle ou équipe) pour permettre le remplissage à partir d'allocations.
  • Le projet associé comprend au moins une tâche affectée pour permettre le remplissage à partir d'affectations.
Procédez comme suit :
  1. Sur la page
    Liste Plan
    , créez un plan.
    Les détails du plan s'affichent.
  2. Cliquez sur le menu
    ⋮ Actions
    et sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Pour remplir le plan de coûts avec les données d'allocation d'investissement, cliquez sur
      Remplir à partir des allocations
      .
    • Pour remplir le plan de coûts avec les données d'affectation de tâche, cliquez sur
      Remplir à partir des affectations
      .
  3. Modifiez les éléments suivant vos besoins.
Pour en savoir plus sur ces options, reportez-vous à la section Création de plans financiers détaillés dans la documentation de
PPM classique
.
Utilisation du pourcentage de capitalisation
Lors du remplissage d'un plan de coûts à partir d'allocations, utilisez le champ % de capitalisation pour calculer les valeurs de type de coût (coût du capital et coût d'exploitation).
  • Par défaut, l'attribut % de capitalisation n'est pas configuré sur la page du personnel du projet.
  • Le pourcentage de capitalisation par défaut pour les allocations de personnel est de 0 %.
  • Toutes les allocations sont classées comme coûts d'exploitation à 100 %.
  • Si vous créez un plan de coûts, regroupez par type de coût et remplissez à partir d'allocations, les détails du plan sont remplis avec les coûts d'exploitation uniquement. Le paramètre du type de coût au niveau du projet (capital ou exploitation) n'est pas considéré dans le calcul.
  • Vous pouvez configurer la grille du personnel pour ajouter l'attribut % de capitalisation. Si vous disposez des droits de modification des investissements et de modification minimum des propriétés financières, vous pouvez modifier l'attribut % de capitalisation. Lorsque le type de coût est un attribut de groupement, l'option
    Remplir à partir des allocations
    répartit les coûts de capital et d'exploitation selon le pourcentage de capitalisation.
Exemple :
Un membre de l'équipe est alloué à un projet pour 40 heures et un pourcentage de capitalisation de 25 % lui est affecté. Le coût de capital de la ressource défini dans la matrice de coûts et taux et basé sur le rôle est de 100. Le montant du coût réel du capital dans le détail du plan de coûts pour cette ressource est de
1000
, selon la formule suivante
:
(% de capitalisation x allocation) x coût = coût de capital
(25 % de 40) × 100 = 1000
Les 75 % de coût restants pour cette ressource sont alloués au coût d'exploitation,
(75 % de 40) x 100 = 3000
Procédez comme suit :
  1. Dans
    Clarity
    , vérifiez que le
    type de coût
    est affecté sous forme de colonne dans la matrice de coûts et de taux associée.
  2. Dans
    Clarity
    , ouvrez un projet et cliquez su
    r Personn
    el.
  3. Sélectionnez
    Panneau de colonnes
    et ajoutez l'attribut
    % de capitalisation
    à la grille Personnel du projet.
  4. Définissez le pourcentage de capitalisation du coût pour les allocations de personnel.
  5. Sélectionnez
    Données financières
    .
  6. Dans la page
    Liste Plan
    , créez un plan. Sélectionnez
    Type de coût
    comme attribut de groupement.
  7. Dans la page
    Détails du plan
    , sélectionnez
    ⋮ Actions
    ,
    Remplir à partir des allocations
    .
    Les éléments de détail du plan sont regroupés par coûts du capital et coûts d'exploitation pour chaque période fiscale.
Copie d'un plan de coûts
Vous pouvez créer un plan de coûts à partir d'une copie de plan de coûts existant. Par exemple, vous pouvez copier un plan de coûts, en modifier une partie et supprimer l'autre. Le plan copié inclut les mêmes attributs de groupement, devise et autres détails, que le plan source.
Le champ
ID du plan
apparaît uniquement si la numérotation automatique est désactivée pour l'objet Plan de coûts dans
Clarity
.
Exemple :
Vous souhaitez créer un plan de coûts qui couvre la période 2018-2023 et vous afficher les chiffres de l'année en cours uniquement (par ex. : 2018). Dans ce cas, vous pouvez créer un plan de coûts avec les détails suivants et le remplir à partir d'allocations ou d'affectations :
  • Type de période : Annuel(le)
  • Période de début : 2018
  • Période de fin : 2023
Ensuite, créez une copie du plan ci-dessus et remplacez uniquement les périodes de début et de fin par l'année en cours (par ex. : 2019).
04_Copy Cost Plan.jpg
Procédez comme suit :
  1. Dans la page
    Liste Plan
    , sélectionnez un plan de coûts.
  2. Cliquez sur le menu
    Actions
    et sélectionnez
    Copier
    .
    La page
    Copier un plan
    apparaît.
  3. Modifiez les entrées par défaut des champs obligatoires et facultatifs :
    • Plan source
      Affiche le nom du plan source.
    • Période de début
      Définit le début de la période de copie. Les données sont copiées vers le plan cible en fonction de cette période de début et de celle du plan cible.
      Par défaut
      : période de début du plan source
    • Fin de la période
      Définit la période de fin de la copie. Les données sont copiées vers la cible en fonction de cette période de fin et de celle du plan cible.
      Par défaut
      : période de fin du plan source
    • Mettre à l'échelle (%)
      Définit le pourcentage de mise à échelle (augmentation ou diminution) des valeurs en dollar dans la copie du plan.
      Exemple
      : saisissez 75 pour augmenter les valeurs du plan source de 75 % par rapport aux valeurs d'origine.
      Valeur par défaut
      : 0 %. Aucun changement de valeurs
    • Nom du plan
      Définit le nom du plan cible.
      Valeur par défaut :
      nom du plan source précédé du préfixe
      Copie de
      .
    • ID du plan
      Définit l'ID unique du plan cible.
      Valeur par défaut :
      ID du plan source précédé du préfixe
      Copie de
      .
    • Description du plan
      Fournit une description du plan cible.
      Valeur par défaut
      : description du plan de coûts source
    • Type de période
      Indique le type de période fiscale.
      Valeur par défaut
      : type de période fiscale du plan source Le type de période par défaut n'est pas modifiable.
  4. Cliquez sur
    Créer
    .
    Le plan de coûts copié apparaît ; vous et d'autres utilisateurs pouvez l'afficher ou le modifier.
Définition du plan de coûts de référence
Le plan de coûts de référence est le plan de coûts que vous prévoyez d'utiliser comme plan budgétaire pour un projet. S'il existe déjà un plan budgétaire approuvé, vous pouvez utiliser le plan de coûts de référence pour créer un nouveau plan budgétaire. Pour préparer un plan de coûts pour approbation budgétaire, définissez-le comme plan de coûts de référence. Le plan de coûts de référence apparaît toujours dans la partie supérieure de la page Liste Plan. Dans la page Détails du plan, l'image de plan de coûts de référence apparaît en haut, à côté du nom du plan.
Effectuez l'une des opérations suivantes :
  • Dans la page
    Liste Plan
    , cliquez sur le menu
    ⋮ Actions
    à côté d'un plan de coûts et sélectionnez
    Définir comme plan de coûts de référence
    .
  • Dans la page
    Détails du Plan
    , cliquez sur le menu
    ⋮ Actions
    à côté du nom du plan et sélectionnez
    Définir comme plan de coûts de référence
    .
05_Plan of Record.jpg
Suppression d'un plan de coûts
Vous pouvez effectuer une procédure similaire pour supprimer un plan de coûts dont vous n'avez plus besoin. Vous pouvez supprimer le plan de coûts de référence s'il s'agit du seul plan de coûts disponible pour un projet. Si ce n'est pas le cas, définissez un autre plan de coûts comme plan de coûts de référence avant de supprimer le plan de coûts de référence actuel.
Synchronisation des données financières et de projet avec les charges constatées
Pour que les données de votre projet et financières restent synchronisées avec les dernières charges constatées enregistrées, exécutez, dans l'ordre indiqué et dans
Clarity
, les jobs indiqués dans le tableau suivant. La liste des jobs que vous exécutez dépend de la méthode que vous utilisez pour l'enregistrement de vos charges constatées.
Méthode d'enregistrement des charges constatées
jobs
Notes
Entrée de feuille de temps
  • Enregistrer les feuilles de temps
  • Enregistrer les transactions dans les données financières
  • Enregistrer dans les travaux en cours
  • Division en créneaux
  • Allocation d'investissement
Exécutez le job Enregistrer les feuilles de temps pour mettre à jour le projet. Exécutez ensuite les jobs Enregistrer les transactions dans les données financières et Enregistrer dans les travaux en cours pour mettre à jour les données financières.
Entrée de transaction
  • Enregistrer dans les travaux en cours
  • Importer les charges financières constatées
  • Division en créneaux
  • Allocation d'investissement
Créez automatiquement le justificatif pour valider l'entrée dans l'interface utilisateur. Enregistrez ensuite l'entrée dans les travaux en cours afin de mettre à jour les données financières et le job Importer afin de mettre à jour le projet.
XOG
  • Enregistrer les transactions dans les données financières
  • Enregistrer dans les travaux en cours
  • Importer les charges financières constatées
Exécutez le job Enregistrer les transactions dans les données financières pour valider la transaction. Exécutez ensuite le job Enregistrer dans les travaux en cours, puis enregistrez la transaction dans les données financières ainsi que le job Importer afin de mettre à jour le projet.
Ajustement des travaux en cours
  • Importer les charges financières constatées
  • Division en créneaux
  • Allocation d'investissement
Approuvez les ajustements des travaux en cours avant d'exécuter le job Importer les charges financières constatées. Une fois l'ajustement des données financières approuvé, exécutez le job Importer pour mettre à jour le projet.
Analyse des plans de coûts
06_Analyze Cost Plan.jpg
  1. Dans le menu principal, cliquez sur
    Projets
    .
    Si vous avez accès aux mosaïques de projets, cliquez sur
    Mosaïques de projets
    .
  2. Ouvrez un projet et cliquez sur
    Données financières
    .
    Le plan de coûts de référence s'affiche.
  3. Pour afficher d'autres plans, cliquez sur
    Liste Plan
    . Cliquez sur un plan ou sur
    Revenir aux détails du plan
    .
  4. Utilisez les vues suivantes du menu
    Afficher
    pour analyser vos données :
    • Prévision
      : cette vue affiche le coût prévu par période. Double-cliquez sur une cellule de coût prévu pour la modifier.
    • De la planification aux charges constatées :
      cette vue permet de comparer les coûts prévus et réels. Elle permet également de consulter les données Coût restant et % dépensé. Les coûts sont calculés comme suit :
      • Solde
        =
        coût prévu
        -
        coût réel
      • % dépensé
        = (
        coût réel/coût prévu
        ) x
        100
    • Charge constatées :
      cette vue affiche les coûts réels enregistrés pendant la période fiscale. Le plan de coûts affiche les charges constatées de la ressource d'équipe en fonction de la saisie de temps des membres de l'équipe.
  5. De la planification à la prévision :
    cette vue vous permet de comparer les coûts prévus et prévisionnels.
    Le
    coût prévisionnel
    correspond au coût total qui sera engendré. Le
    coût prévisionnel
    combine la valeur réelle de la période écoulée et le coût prévu pour les périodes actuelle et future. Les valeurs prévisionnelles sont calculées comme suit :
    • Pour la période écoulée,
      coût prévisionnel
      =
      coût réel
      .
    • Pour les périodes actuelle et future,
      coût prévisionnel
      =
      coût prévu
    • Coût prévisionnel
      (calculé) =
      coût réel
      +
      coût prévisionnel restant
    • Coût prévisionnel restant
      =
      coût réel
      (enregistré au cours de la dernière période fiscale complète) +
      coût prévu
      (restant dans le plan de coûts de référence après la dernière période fiscale complète)
      Par exemple, la période est définie sur
      Mensuel(le)
      et la valeur
      En date du
      du projet est 20/05/2020. Dans ce cas-ci, le coût prévisionnel restant correspond à la somme du coût réel jusqu'au 30/04/2020 et du coût prévu pour les périodes fiscales postérieures à la période se terminant le 30/04/2020.
    • Ecart
      =
      coût prévu
      -
      coût prévisionnel
    • % d'écart
      = (
      Ecart
      ÷
      Coût prévu
      ) x
      100
Révision des transactions associées aux coûts réels
Dans la vue De la planification aux charges constatées ou Charges constatées, vous pouvez afficher les transactions associées à un coût réel. Chaque valeur de coût réel apparaît sous la forme d'un lien hypertexte. Si vous cliquez sur un coût et un niveau de ligne individuels, ou sur des coûts réels cumulés au niveau d'une colonne. Dans la fenêtre Révision de la transaction, les colonnes Date de transaction, Ressource et Tâche sont épinglées à gauche. Les colonnes Unités, Coût unitaire et Coût réel sont, quant à elles, épinglées à droite.
Tous les attributs de groupement que vous sélectionnez s'affichent entre les colonnes épinglées comme illustré dans l'exemple suivant.
Pour utiliser une liste ciblée d'éléments, filtrez la liste des transactions par Rôle, Département de la ressource ou Ressource, comme indiqué dans l'image ci-dessous.
Actuals Shot.png
Révision des transactions associées à la saisie de temps de l'équipe
Vous pouvez également afficher les charges constatées d’une équipe en fonction de la saisie de temps des membres de l’équipe. La révision des transactions affiche les données attendues pour la ressource de l’équipe en fonction de la saisie de temps des membres de l’équipe.
Conditions préalables
  • Assurez-vous qu’une équipe est associée à un projet. L’équipe est répertoriée comme l’une des ressources du projet et le plan de coûts du projet est calculé pour l’équipe.
  • Vérifiez que la feuille de temps de l’équipe est soumise et approuvée pour le travail effectué pour une tâche affectée à l'équipe. Le temps saisi par le membre sera enregistré pour l’équipe.
  • Lorsque vous allouez des équipes via le personnel du projet et que les allocations de membres de l’équipe sont de 0 %, les allocations de projet ne sont pas remplies, car les allocations de membres de l’équipe ne sont pas supérieures à 0 %.
  • Si les allocations de membres de l’équipe doivent être mises à jour (> 0 %), les allocations de l’équipe du personnel du projet ne sont pas mises à jour automatiquement. Toutefois, si des allocations de membres de l’équipe doivent être mises à jour (à 0 %), les allocations d’équipe du personnel de projet sont mises à jour automatiquement.
  • Une allocation d’équipe peut uniquement être supprimée des investissements si aucune charge constatée n’a été enregistrée pour celle-ci (même règle que pour les ressources uniques : si des charges constatées ont été enregistrées, une allocation ne peut pas être supprimée de l’investissement).
Exemple
: imaginez un scénario dans lequel Ian a entré une équipe nommée
Team Time
dans le projet
Améliorations de la sécurité automatisée
. Il a soumis la feuille de temps de Team Time pour le mois d’août pour les tâches affectées à son équipe. Le plan de coûts de référence pour le projet Améliorations de la sécurité automatisée affiche désormais les charges constatées pour Team Time.
Cost Plan for Team Resource Based on Individual Team Member Entry.jpg
Ian affiche les détails de la révision de la transaction pour Team Time. La section Révision de la transaction affiche les détails suivants :
  • Du temps est capturé pour la ressource d’équipe.
  • Chaque jour est correctement enregistré.
  • Le coût unitaire est extrait de la matrice de taux basée sur chaque membre de l’équipe.
  • Le coût total est cumulé.
Review Transaction For Team Resource Based on Individual Team Member Entry.jpg
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez
    Projets
    ,
    Données financières
    . Le plan de coûts de référence s’ouvre par défaut.
  2. Dans
    Vue
    , cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez
    De la planification aux charges constatées
    .
  3. Accédez à la période pour laquelle la feuille de temps a été saisie pour l’équipe. Les charges constatées de l'équipe sont affichées.
  4. Cliquez sur le coût réel pour accéder à la section
    Révision de la transaction
    . La section Révision de la transaction affiche la date de transaction, les tâches, la ressource, le coût unitaire et la répartition des coûts réels entre autres valeurs et valeurs cumulées.
Groupez par tâche d'équipe pour afficher la répartition des coûts de la tâche par rapport à la période pour l’équipe pour une durée donnée.
La feuille de temps de l’équipe saisie affiche désormais le coût réel engagé pour la tâche donnée pour l’équipe dans un projet.
Modification des éléments de plan de coûts dans la grille
Vous pouvez mettre à jour les détails des éléments d'un plan de coûts en modifiant les lignes intégrées dans la grille. Vous pouvez modifier les coûts prévus dans toutes les vues (Prévision, De la planification aux charges constatées ou De la planification à la prévision).
  • Vous ne pouvez pas modifier les coûts prévus dans la vue Charges constatées.
  • Vous pouvez modifier les détails d'un plan de coûts pour le même type de période que celui dans lequel le plan de coûts a été créé. Par exemple, si vous créez un plan de coûts avec le type de période
    Mensuel(le)
    , vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des postes pour des périodes mensuelles uniquement.
Ajout de lignes
Vous pouvez ajouter des lignes aux vues Prévision, De la planification aux charges constatées et De la planification à la prévision uniquement.
Procédez comme suit :
  1. Cliquez sur
    Ajouter une ligne
    ou cliquez avec le bouton droit de la souris sur une ligne et sélectionnez
    Insérer une ligne au-dessous
    .
  2. Saisissez une entrée ou utilisez le menu Rechercher pour spécifier les attributs de groupement du nouvel élément.
Modification du coût prévu
Cliquez sur les cellules de la colonne Prévision pour modifier les valeurs de coût prévu. Les autres colonnes qui utilisent le coût prévu dans leurs calculs sont conformément mises à jour pour la vue. Vous pouvez copier les coûts prévus de la même grille ou d'une feuille Excel et les coller dans un autre emplacement de votre grille. Tous les calculs et coûts sont mis à jour dans toutes les vues du plan de coûts.
Suppression d'une ligne
Pour supprimer une ligne de la grille, cliquez sur une cellule de cette ligne et cliquez sur
Supprimer la ligne
.
Groupement de données par attribut
Groupez les données de planification suivant un attribut de groupement disponible pour analyser le mode d'allocation des fonds pour chaque type dans un attribut de groupement. Par exemple, pour afficher le montant des coûts planifié pour la main-d'oeuvre externe et interne, regroupez les données par classe de transaction. Vous pouvez également afficher les cumuls pour chaque type de main-d'oeuvre.
Lorsque vous regroupez les données de planification en fonction de l'attribut Ressource, vous pouvez voir à la fois les ressources et les équipes définies dans la colonne unique.
Procédez comme suit :
  1. Déplacez des champs à l'aide de la fonction glisser-déposer l'attribut de groupement vers la section
    Critère de groupement
    .
  2. Développez chaque groupe pour afficher les différentes lignes.
    Group By.gif
Masquage ou affichage des colonnes
Dans les vues De la planification aux charges constatées et De la planification à la prévision, vous pouvez masquer ou afficher toutes les colonnes d'un type donné. Par exemple, affichez toutes les colonnes Prévision ou masquez toutes les colonnes Charge constatée. Cliquez sur la couleur respective correspondant à un nom de colonne dans la légende
Affichage
dans le coin supérieur droit de la page.
Utilisation des plans budgétaires
Lorsqu'un plan de coûts est approuvé, il devient le plan budgétaire d'un projet. Vous pouvez soumettre une partie d'un plan de coûts pour approbation en modifiant les dates de début et de fin pour la soumission. Seule la partie comprise entre les nouvelles dates de début et de fin est soumise à approbation. Lorsqu'un plan de coûts est approuvé, il devient un plan budgétaire portant un nouveau numéro de version. Si un budget précédent existe, il est enregistré séparément et peut être affiché mais pas modifié.
Lorsque vous soumettez un plan de coûts en tant que plan budgétaire, tenez compte des règles suivantes :
  • S'il existe un plan budgétaire, le plan de coûts soumis doit inclure les mêmes attributs de groupement pour permettre la fusion des données de ces plans. Si les attributs de groupement ne sont pas identiques, remplacez le plan budgétaire existant ou annulez la soumission.
  • Vous pouvez soumettre ou approuver un seul plan budgétaire à la fois.
  • Lorsqu'un budget soumis est approuvé, le plan budgétaire devient le plan de coûts de référence.
  • Vous pouvez modifier un budget soumis, mais pas un budget approuvé ou rejeté.
  • S'il existe un budget approuvé, les données du plan de coûts soumis peuvent être fusionnées avec celui-ci ou le remplacer.
Soumission de plans de coûts comme plans budgétaires
Soumettez un plan de coûts en tant que plan budgétaire pour créer un budget approuvé ou pour mettre à jour le budget après avoir mis à jour le plan de coûts. Vous devez désigner un plan de coûts comme plan de coûts de référence avant de pouvoir le soumettre pour approbation. Si un plan budgétaire approuvé existe déjà et que vous créez ou mettez à jour un plan de coûts en tant que nouveau plan de coûts de référence, vous pouvez soumettre le plan de coûts de référence en vue de sa fusion avec le plan budgétaire approuvé ou pour remplacer le plan budgétaire.
Procédez comme suit
:
  1. Cliquez sur
    Projets
    .
  2. Ouvrez un projet et cliquez sur
    Données financières
    . Par défaut, le plan de coûts désigné comme le plan de coûts de référence s'affiche.
  3. Cliquez sur le menu
    ⋮ Actions
    et sélectionnez
    Soumettre pour approbation
    .
    Pour soumettre un plan budgétaire, cliquez sur
    Liste Plan
    et sélectionnez le menu
    ⋮ Actions
    associé au PCR.
  4. Remplissez les champs suivants :
    • Nom du plan
      Entrez le nom du plan budgétaire.
    • ID du plan
      Définit un ID unique pour le plan budgétaire.
    • Description du plan
      Fournit une brève explication du plan budgétaire.
    • Type de période
      (non modifiable)
      Affiche le type de période associé au plan de coûts.
    • Période de début
      Affiche la période de début du plan budgétaire. Pour soumettre une partie du plan de coûts plutôt que l'ensemble du plan pour le budget, sélectionnez une période de début différente.
    • Fin de la période
      Affiche la période de fin du plan budgétaire. Pour soumettre une partie du plan de coûts plutôt que l'ensemble du plan pour le budget, sélectionnez une période de fin différente.
    • Plan de bénéfices
      Associez un plan de bénéfices au plan budgétaire. Si vous avez associé un plan de bénéfices au plan de coûts, le même plan de bénéfices est associé au plan budgétaire.
    • Option Soumettre
      • Remplacer :
        option sélectionnée par défaut lorsque vous créez un plan budgétaire.
      • Fusionner :
        disponible uniquement lorsque vous modifiez un plan budgétaire. Permet de fusionner les modifications avec le plan budgétaire existant.
  5. Soumettez le plan de coûts pour approbation.
Approbation ou rejet des plans budgétaires soumis
Approve Budget.jpg
Procédez comme suit
:
  1. Cliquez sur
    Projets
    .
  2. Ouvrez un projet et cliquez sur
    Données financières
    . Par défaut, le PCR s'affiche.
  3. Cliquez sur
    Liste Plan
    , puis sur
    Budgets
    pour consulter la liste des budgets.
  4. Dans la barre
    Rechercher
    , entrez le nom du budget ou l'
    ID du plan
    pour identifier le budget que vous souhaitez modifier.
  5. Pour approuver ou rejeter le budget, cliquez sur le menu
    ⋮ Actions
    , puis sélectionnez
    Approuver le budget
    ou
    Rejeter le budget
    .
  6. Pour modifier un budget, cliquez dessus.
    Le budget s'ouvre.
  7. Ajout d'une ligne supplémentaire ou suppression d'une ligne du budget
  8. Modifiez les montants dans la colonne
    BUDGET
    .
  9. Une fois que vous avez terminé vos modifications, cliquez sur le menu
    ⋮ Actions
    , puis sélectionnez l'option
    Approuver le budget
    afin d'approuver le budget.
  10. Pour rejeter un budget, sélectionnez l'option
    Rejeter le budget
    .
Modifications du plan budgétaire
  • La combinaison existe déjà :
    si un message d'erreur
    La combinaison existe déjà
    apparaît, cela signifie que vous avez ajouté une ligne à un plan budgétaire qui présente les mêmes attributs de groupement qu'une entrée précédente. Dans ce cas, vous pouvez supprimer la ligne inutile.
  • Modification des paramètres de plan budgétaire
    : lorsque vous cliquez sur
    Paramètres
    , tous les champs sont modifiables à l'exception de Devise et Type de période. Si vous définissez la période de temps sur une valeur autre que celle par défaut, tous les champs passent en lecture seule.
  • Impossibilité de modifier un plan approuvé :
    après avoir soumis un plan de coûts pour approbation, celui-ci devient le plan budgétaire soumis. Vous pouvez modifier le plan budgétaire soumis, mais vous ne pouvez plus le modifier une fois approuvé.
Analyse des plans budgétaires
Analyze Budget Plans.jpg
Vous pouvez utiliser les vues Budget et Du budget à la prévision pour analyser les plans budgétaires.
  • Vue Budget
    Affiche le coût prévu de l'intégralité du projet du début à la fin de celui-ci.
  • Du budget à la prévision
    Combine les coûts réels du début jusqu'à la période précédente, ainsi que le coût prévu à partir de la période actuelle. Par exemple, vous avez un projet de six mois et vous êtes actuellement au quatrième mois. Cette vue présente les coûts réels pour les quatre premiers mois et le coût prévu pour les deux prochains mois.
Lorsque vous utilisez la vue Du budget à la prévision, vous pouvez également afficher l'écart, qui est la différence entre le budget et le coût prévisionnel.
Procédez comme suit
:
  1. Cliquez sur
    Projets
    .
  2. Ouvrez un projet et cliquez sur
    Données financières
    . Par défaut, le plan de coûts désigné comme le plan de coûts de référence s'affiche.
  3. Cliquez sur
    Liste Plan
    , puis sur
    Budgets
    pour consulter la liste des budgets auxquels vous pouvez accéder.
  4. Dans la barre
    Rechercher
    , entrez le nom du budget ou l'
    ID du plan
    pour identifier le budget que vous souhaitez modifier.
  5. Cliquez sur le budget pour l’ouvrir.
  6. Dans la liste déroulante
    Afficher
    , sélectionnez la vue
    Budget
    ou
    Du budget à la prévision
    .
  7. Sélectionnez la vue
    Du budget à la prévision
    . Cette vue vous permet de comparer les coûts prévus et budgétés.
    Le
    coût prévisionnel
    correspond au coût total qui sera engendré. Le
    coût prévisionnel
    combine la valeur réelle de la période écoulée et le coût prévu pour les périodes actuelle et future. Les valeurs prévisionnelles sont calculées comme suit :
    • Pour la période écoulée,
      coût prévisionnel
      =
      coût réel
      .
    • Pour les périodes actuelle et future,
      coût prévisionnel
      =
      coût prévu
    • Coût prévisionnel
      (calculé) =
      coût réel
      +
      coût prévisionnel restant
    • Coût prévisionnel restant
      =
      coût réel
      (enregistré au cours de la dernière période fiscale complète) +
      coût prévu
      (restant dans le plan de coûts de référence après la dernière période fiscale complète)
      Par exemple, la période est définie sur
      Mensuel(le)
      et la date du projet est 20/05/2018. Dans ce cas-ci, le coût prévisionnel correspond à la somme du coût réel jusqu'au 30/04/2018 et du coût prévu pour les périodes fiscales postérieures à la période se terminant le 30/04/2018.
    • Ecart
      =
      Budget
      Prévision
    • % d'écart
      = (
      Ecart
      ÷
      Budget
      ) x
      100
  8. Utilisez les codes couleur associés au champ
    Affichage
    pour afficher ou masquer les lignes associées dans la vue.
  9. (Facultatif) Vous pouvez consulter les transactions sous-jacente dont les coûts réels sont en retard par rapport à une valeur prévisionnelle. La valeur apparaît sous forme de lien hypertexte dans des cellules spécifiques et pour les valeurs cumulées au niveau ligne ou au niveau colonne. Cliquez sur la valeur pour ouvrir la fenêtre Révision de la transaction, tout comme vous pouvez le faire avec les plans de coûts. Reportez-vous à la section
    Révision des transactions associées aux coûts réels
    sous
    Analyser les plans de coûts
    ci-dessus.
Création d'une révision de budget
Un plan de coûts approuvé devient le plan budgétaire pour un projet. Les projets sont dynamiques et changent continuellement. Vous pouvez réviser certaines parties du budget ou le remplacer entièrement. Vous pouvez effectuer deux types de révisions pour un plan budgétaire approuvé :
Révision de plan budgétaire fusionnée
  • Soumettez un plan de coûts avec de nouveaux postes et fusionnez les modifications avec le plan budgétaire existant.
  • Soumettez une partie d'un plan de coûts en modifiant les dates de début et de fin pour la soumission, ou mettez à jour les valeurs de champ des périodes. Vous pouvez soumettre uniquement les périodes modifiées et les fusionner avec le budget.
Révision de plan budgétaire de remplacement
  • Soumettez un plan de coûts contenant des postes supprimés et remplacez le budget pour supprimer ces postes du plan budgétaire.
  • Créez un plan de coûts à l'aide d'attributs de groupement ou de types de période différents, puis remplacez le budget.
Les deux types de révision fournissent un historique d'approbation. Toutefois, la fonctionnalité de remplacement vous permet de supprimer des postes obsolètes et de réviser des attributs de groupement et des périodes fiscales.
Lorsque vous soumettez un plan de coûts qui révise un budget existant, vous devez indiquer si vous souhaitez fusionner ou remplacer ce budget à l'aide de la liste déroulante Option Soumettre. Ce champ s'affiche uniquement si un ou plusieurs budgets approuvés existent. Si le nouveau plan de coûts a une structure différente de celle du budget existant, l'option Remplacer est la seule disponible.
Lorsqu'un plan de coûts est approuvé, il devient un plan budgétaire révisé portant un nouveau numéro de version. Vous pouvez afficher la version précédente du budget, qui est enregistrée séparément. Vous ne pouvez pas modifier les plans budgétaires précédents, ni le plan budgétaire approuvé actuel.
Exemple 1 : Utilisation de l'option Fusionner
Vous avez déjà soumis un budget pour les deux premiers mois d’un projet de six mois. Vous devez ajouter un administrateur de base de données en tant que ressource supplémentaire et soumettre le budget pour approbation pour les deux prochains mois. Dans ce cas, vous pouvez modifier le plan de coûts en ajoutant un administrateur de base de données à votre projet et lui affecter des tâches pour les deux prochains mois. Vous pouvez ensuite utiliser l’option Remplir à partir des affectations pour mettre à jour le plan de coûts. Lorsque vous le soumettez, vous pouvez utiliser les champs Période de début et Période de fin pour soumettre le plan de coûts pour les deux prochains mois.
Merge Budget.jpg
Procédez comme suit
:
  1. Cliquez sur
    Projets
    .
  2. Ouvrez un projet et cliquez sur
    Données financières
    . Par défaut, le plan de coûts défini en tant que plan de coûts de référence s'affiche. Le chef de projets a déjà ajouté l’administrateur de base de données en tant que ressource et lui a affecté les tâches appropriées.
  3. Cliquez sur le menu
    ⋮ Actions
    et sélectionnez l'option
    Remplir à partir des affectations
    pour mettre à jour le plan de coûts.
  4. Cliquez sur le menu
    ⋮ Actions
    et sélectionnez
    Soumettre pour approbation
    .
  5. Entrez les détails demandés. Veillez à saisir les valeurs correctes dans les champs Période de début et Période de fin.
  6. Sélectionnez le bouton radio
    Fusionner
    , puis cliquez sur
    Soumettre
    .
Le responsable financier approprié peut désormais examiner le nouveau plan de budget et l'approuver.
Exemple 2 : utilisation de l'option Remplacer
Vous avez planifié un projet les quatre derniers mois et vous avez déjà soumis un budget estimé avec les rôles dont vous pensez avoir besoin pour votre projet. Un mois avant le début du projet, vous créez un plan de coûts avec les ressources réelles et modifiez les attributs de groupement pour inclure les attributs Département et Emplacement. Vous pouvez ensuite soumettre le nouveau plan de coûts pour remplacer le plan budgétaire approuvé.
Procédez comme suit :
  1. Cliquez sur
    Projets
    .
  2. Ouvrez un projet et cliquez sur
    Données financières
    . Par défaut, le plan de coûts désigné comme le plan de coûts de référence s'affiche.
  3. Cliquez sur
    Liste Plan
    , puis sur
    Plans de coûts
    pour afficher tous les plans de coûts du projet.
  4. Cliquez sur
    Nouveau plan
    pour créer un plan de coûts. Entrez les détails tels que
    Nom du plan
    et
    ID du plan
    .
  5. Sélectionnez les attributs de groupement
    Département
    et
    Emplacement
    .
  6. Cliquez sur
    Créer
    pour créer un plan de coûts.
    Pour en savoir plus sur la création de plans de coûts, consultez la section Créer un plan de coûts sur cette page.
  7. Cliquez sur le menu
    ⋮ Actions
    , puis sélectionnez l'option
    Remplir à partir des allocations
    ou
    Remplir à partir des affectations
    pour mettre à jour le plan de coûts. Le chef de projets a déjà remplacé les rôles génériques par des ressources spécifiques qui travailleront sur le projet et le plan de coûts comprendra les détails précis.
  8. Cliquez sur le menu
    ⋮ Actions
    et sélectionnez
    Définir comme plan de coûts de référence
    pour définir ce plan de coûts en tant que plan de coûts de référence.
  9. Cliquez sur le menu
    ⋮ Actions
    et sélectionnez
    Soumettre pour approbation
    .
  10. Entrez les détails demandés.
  11. Sélectionnez le bouton radio
    Remplacer
    , puis cliquez sur
    Soumettre
    .
Le responsable financier approprié peut désormais examiner le nouveau plan de budget et l'approuver.
Un autre exemple simple de situation où vous souhaiterez peut-être remplacer un budget est le cas où un poste du plan budgétaire n'est plus nécessaire. Si vous voulez supprimer un poste du plan budgétaire, supprimez-le dans le plan de coûts. Soumettez le plan de coûts révisé en remplacement du plan budgétaire.
Organisation des colonnes dans la grille
Vous pouvez organiser les grilles financières à l'aide des contrôles de grille décrits dans cette section.
Procédez comme suit :
  1. Dans la grille, vous pouvez placer le curseur sur un en-tête de colonne pour afficher davantage d'options. Vous pouvez épingler des colonnes à gauche ou à droite. Vous pouvez également redimensionner automatiquement la largeur des colonnes ou la réinitialiser. L'illustration ci-dessous présente un exemple du menu des colonnes.
    Pin Column.jpg
  2. Vous pouvez afficher ou masquer des colonnes du plan de coûts. Passez la souris sur l'un des en-têtes de ligne et cliquez. Sélectionnez les colonnes à afficher dans la vue. Dans l'exemple suivant, le coût prévu s'affiche uniquement dans la section Totaux, mais pas sous la section 2018-02.
    Hide Columns.jpg