Clarity
: Evaluation de l'avancement et publication de rapports de statut de projet

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Nicole.jpg
Pour un chef de projets, la génération de rapports sur le statut du projet est l’un des éléments les plus importants d'une gestion de projets efficace. La génération de rapports réguliers sur le statut du projet permet aux équipes de rester concentrées sur leur travail et de garantir la réussite des projets tout au long de leur cycle de vie. Vous pouvez également partager les rapports du projet au format PDF avec la totalité de l’équipe PMO et d’autres partenaires, de manière à ce qu’ils soient continuellement informer du statut du projet et des risques associés.
Génération de rapports sur le statut du projet :
  • Facilite une communication efficace.
  • Etablit un processus reproductible des tâches réalisées.
  • Mesure les performances de l'équipe.
  • Documente les actions nécessaires pour la réduction les risques.
  • Met en évidence les points où l’équipe doit se concentrer afin de corriger les problèmes et maintenir la progression nécessaire pour atteindre ou dépasser les attentes des clients.
Vous devez disposer des droits suivants pour travailler avec le statut du projet dans
Clarity
.
  • Droit d'accès
    Projet - Modifier
    et
    Rapport de statut
    pour créer des rapports
  • Droits d'accès
    Rapport de statut - Tout modifier
    et
    Projet - Modifier
    pour modifier les rapports de statut
Le groupe d’accès Chef de projets PMO contient tous les droits d’accès requis pour accéder à un projet et créer des rapports de statut dans
Clarity
. Pour plus d'informations sur les droits d'accès et d'autres détails sur la génération de rapports relatifs au statut du projet, reportez-vous à la section
Clarity
: Comparaison avec
PPM classique
.
La vidéo suivante présente l'utilisation des rapports.

Cette vidéo n'est pas disponible si vous téléchargez la documentation au format PDF. Cliquez ici pour visionner la vidéo sur YouTube.
Vous pouvez utiliser l’onglet Statut pour effectuer les opérations suivantes :
Utiliser le statut par défaut du projet
Exemple
: Nicole est un chef de projets qui souhaite afficher le statut actuel du projet. Elle souhaite évaluer si les délais du projet sont respectés et les mesures d’effort et de coût actuelles. Elle partage ensuite ses découvertes avec l'équipe dans une réunion ultérieure.
Status Report Default.jpg
Pour afficher le statut du projet actuel, ouvrez le projet et cliquez sur l'onglet
Statut
. Le dernier brouillon du rapport de statut s’affiche par défaut et résume le projet en cours.
Certains widgets clés que vous pouvez mettre à jour dans le statut par défaut sont indiqués ci-dessous.
Nom du widget
Description
Module de statut de niveau élevé
Overall Status.jpg
Permet d’afficher le statut d’un projet en un seul coup d’oeil. Le module de statut de niveau élevé est fourni par défaut dans le statut du projet. Vous pouvez supprimer ce widget du statut du projet et ajouter des widgets de statut individuels à la place.
  • Statut global
    : le statut global du projet est déduit du statut de la planification, du statut de la portée et du statut du coût et de l'effort. Le statut global est également visible sur la mosaïque du projet. Les couleurs de statut de la page de rapport de statut et les mosaïques de projet (par exemple, vert pour Suivi assuré ou rouge pour Compromis) sont basées sur la configuration de mappage d’affichage pour l’attribut Statut global de l’objet Rapport de statut. Pour plus d'informations sur la configuration des mappages d'affichage pour les attributs, reportez-vous à la section
    Objets et attributs
    Clarity
    Studio
    .
  • Statut de la planification
    : indique si la planification du projet est assurée ou si elle diffère peu ou beaucoup de la planification d'origine.
  • Statut de la portée
    : indique si la portée du projet est assurée ou si elle diffère peu ou beaucoup de la portée d'origine.
  • Coût/effort
    : indique si l'effort et le montant du budget consommé pour le projet sont conformes aux estimations originales.
Mesures des efforts
Effort Metrics.jpg
Permet d’examiner les éléments suivants :
  • L'effort total estimé pour le projet
  • L'effort total soumis pour le projet par les membres de l’équipe
  • Le bilan des efforts pour le projet
La valeur dans le rapport de statut dépend de la valeur sélectionnée dans le paramètre Unité d'affichage par défaut pour l'effort de travail dans
PPM classique
. Le paramètre s’affiche sous Administration, Gestion de projets.
Mesures des coûts
Cost Metrics.jpg
Permet d’examiner les éléments suivants :
  • Le budget total approuvé pour le projet
  • Le budget total utilisé à ce jour
  • Le solde du budget du projet
Mise à jour du rapport de statut et réalisations importantes
Status Report.jpg
Permet de partager un résumé du rapport de statut et de mettre en évidence les réalisations importantes de l’équipe en modifiant les champs de texte personnalisés.
Dans 2 semaines
Next2Weeks.jpg
Permet d'examiner les tâches dues à partir du lundi de la semaine à venir.
Si des rapports de statut sont disponibles pour le projet dans
PPM classique
, le système remplit les informations à partir du dernier brouillon de rapport (selon la date du rapport) sous l'onglet Actuel(le). Si des rapports de statut final sont uniquement présents (autrement dit, aucun brouillon) dans
PPM classique
, le système crée une instance de rapport de statut préliminaire à partir du rapport de statut le plus récent, en fonction de la date du rapport. Lorsque le chef de projets ou un utilisateur disposant des droits d'accès appropriés accède pour la première fois à la page Statut dans la
Clarity
, les informations du rapport de statut brouillon sont remplies dans l'onglet Actuel(le).
Personnalisation du statut du projet
Exemple
: Nicole partage le statut avec son équipe, ce qui lui permet de comprendre le statut actuel du projet. Toutefois, l’équipe demande à Nicole d’apporter les modifications suivantes au rapport :
  • Ajouter la phase actuelle et les tâches terminées au statut, et supprimer le calendrier qui affiche les tâches pour les deux semaines suivantes
  • Ajouter les risques au projet afin qu'ils puissent être mis en surbrillance par l’équipe de gestion
  • Ajouter un champ personnalisé mettant en évidence le contributeur clé du mois
  • S'assurer que le statut du projet peut être défini sur Débuté(e) au cours de la phase initiale du projet
Découvrez les personnalisations du rapport de projet qu'effectue Nicole pour l’aider à refléter l'avancement de l’équipe.
3
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Ajout ou suppression de widgets du statut du projet
Vous pouvez personnaliser le statut d'un projet pour inclure ou exclure des informations en ajoutant ou en supprimant des widgets.
Customize Status Report1.jpg
Procédez comme suit :
  1. Pour personnaliser un statut, cliquez sur l'icône
    Configurer.
    La boîte de dialogue
    Personnaliser le rapport de statut
    s’affiche.
  2. Sélectionnez les widgets à inclure dans le rapport. Dans notre scénario, Nicole sélectionne les cases à cocher
    Tâches terminées
    et
    Phase actuelle
    .
  3. Pour supprimer des widgets du rapport, désactivez les cases à cocher associées. Dans notre scénario, Nicole désélectionne la case à cocher
    Dans 2 semaines
    .
  4. Cliquez sur (X) pour fermer la boîte de dialogue
    Personnaliser le rapport de statut
    .
  5. Pour restaurer la disposition par défaut, cliquez sur
    Restaurer la disposition
    .
  6. Vous pouvez faire glisser les sections et les déposer à un autre emplacement pour modifier la disposition du rapport.
Ajout de risques, de problèmes, de changements et de tâches au statut du projet
A partir de
Clarity
15.6.1, vous pouvez ajouter des risques, des problèmes, des changements et des tâches au statut du projet.
Risks Details.gif
Procédez comme suit
:
  1. Sélectionnez les risques, problèmes, changements ou tâches à afficher dans le statut du projet :
    1. Ouvrez un projet et cliquez sur Risques, Problèmes, Changements ou Tâches pour accéder à la page correspondante.
    2. Ajoutez la colonne
      Inclure dans le rapport de statut
      à la grille et sélectionnez l'indicateur de risques, problèmes, changements ou tâches à inclure dans le statut. Vous pouvez également utiliser la procédure suivante pour ajouter la colonne au panneau Détails et sélectionner l'indicateur :
      1. Cliquez sur une colonne associée à un risque, à un problème, à un changement ou à une tâche pour afficher l'onglet
        Détails
        .
      2. Cliquez sur
        Configurer
        pour afficher une liste de tous les attributs disponibles.
      3. Faites glisser et déposez l'indicateur
        Inclure dans le rapport de statut
        dans la disposition Détails.
      4. Sélectionnez l'indicateur
        Inclure dans le rapport de statut
        pour les risques, problèmes, changements ou tâches à inclure dans le statut.
  2. Sélectionnez les modules et la liste des attributs à afficher dans le rapport de statut.
    Configure Risks.gif
    1. Cliquez sur l'onglet
      Statut
      du projet, puis sur l'icône
      Paramètres
      dans la partie droite. La boîte de dialogue
      Personnaliser le rapport de statut
      s’affiche.
    2. Sélectionnez les modules requis pour le statut. Par exemple, sélectionnez
      Risques
      pour ajouter le widget Risques.
    3. Dans le widget Risques, cliquez sur
      Configurer
      pour sélectionner les attributs qui doivent être affichés dans le rapport de statut.
      Lorsque vous ajoutez le widget Tâches, les tâches sont triées en fonction de l'organigramme des tâches. Les tâches enfants sont répertoriées après chaque tâche parente, dans une structure plate.
    4. Sélectionnez les attributs pertinents.
    5. En fonction de la zone disponible dans le rapport de statut,
      Clarity
      calcule si les attributs que vous sélectionnez peuvent être insérés dans le rapport.
    6. Si vous voyez le message
      Le nombre maximum de colonnes a été atteint
      , vous ne pouvez pas ajouter d’attributs supplémentaires à la grille.
    7. Cliquez sur
      Fermer
      pour enregistrer vos modifications.
Ajout d'attributs personnalisés au statut du projet
Le statut du projet est associé à l’objet personnalisé Rapport de statut dans
Clarity
. Cet objet Rapport de statut est installé lorsque vous installez le module d’extension de l’accélérateur PMO. Si vous avez créé des attributs personnalisés d’un type de données pris en charge dans l’objet Rapport de statut, vous pouvez les ajouter au statut du projet. Dans notre scénario, Nicole demande à l’administrateur de créer un attribut où elle peut mettre en évidence le contributeur clé du mois. L’administrateur crée l’attribut et vérifie qu’il dispose d’un alias d'API pour qu'il soit disponible dans
Clarity
. Nicole peut désormais ajouter cet attribut au statut du projet. Pour créer un attribut personnalisé, reportez-vous à la section Attributs et objets
Clarity
Studio
.
Key Contr.jpg
Vous pouvez créer un attribut personnalisé avec les types de données suivants pour vous assurer que l’attribut est ajouté au statut du projet :
  • Chaîne
  • Grande chaîne
  • Nombre
  • Monnaie
  • Booléen
  • Date
  • Elément de recherche à valeur unique
  • Elément de recherche à valeurs multiples
  • Nombre calculé
  • Chaîne calculée
  • Date calculée
Modification des valeurs de statut du projet
Vous pouvez également demander à votre administrateur de modifier l’élément de recherche
Statut du rapport de statut
pour ajouter des valeurs supplémentaires à celui-ci. Vous pouvez ensuite modifier l’objet Rapport de statut et modifier les attributs pertinents, tels que le statut de la planification, le statut de la portée et le statut du coût et de l’effort pour modifier les couleurs associées à chaque valeur d’élément de recherche. Le statut global du projet est dérivé de ces trois attributs. Dans notre scénario, Nicole demande à l’administrateur d’ajouter l'attribut
Débuté(e)
à l'élément de recherche
Statut du rapport de statut
.
Procédez comme suit
:
  1. Connectez-vous à
    PPM classique
    .
  2. Cliquez sur
    Administration
    ,
    Administration des données
    ,
    Eléments de recherche
    .
  3. Utilisez les options de filtre pour localiser et ouvrir l’élément de recherche
    Statut du rapport de statut
    .
  4. Cliquez sur
    Valeurs
    et utilisez le bouton
    Nouveau
    pour ajouter une nouvelle valeur. Dans notre scénario, nous ajoutons la valeur
    Débuté(e)
    .
    Edit Lookup.jpg
  5. Cliquez sur
    Enregistrer et revenir
    pour enregistrer vos modifications.
  6. Cliquez sur
    Administration
    ,
    Objets
    et utilisez les options de filtre pour localiser et ouvrir l’objet
    Rapport de statut
    .
  7. Cliquez sur
    Attributs
    et utilisez les options de filtre pour identifier et ouvrir l’attribut approprié. Dans notre scénario, ouvrez l’attribut
    Statut de la planification
    .
  8. Utilisez la section Mappages d’affichage pour associer une couleur à la nouvelle valeur ajoutée à l’élément de recherche
    Statut du rapport de statut
    . Dans notre scénario, l’administrateur associe la couleur grise à la valeur
    Débuté(e)
    .
    Edit Color.jpg
  9. Cliquez sur
    Enregistrer et revenir
    pour finaliser vos modifications.
Analyse des tendances de projet
L'analyse des tendances du projet est une technique de gestion de projets permettant d'exploiter les données du projet et de déterminer l'écart possible par rapport à la référence (budget, coût, planification ou portée). Ces données peuvent vous aider à anticiper et à prévoir l'écart qui peut se produire si le projet n'est pas ajusté dans un délai spécifique. Vous pouvez anticiper des tendances particulières et effectuer des ajustements pour minimiser les risques, optimiser l'efficacité de l'équipe et livrer le projet à temps.
Les indicateurs de tendance (flèches vers le haut, vers le bas ou vers le côté) des jauges de rapport de statut sont basés sur la valeur la plus récente de la jauge par rapport à la valeur du statut précédemment publié :
  • Flèche vers le haut :
    le dernier statut préliminaire est meilleur que le statut publié précédemment.
  • Flèche horizontale (neutre) :
    le dernier statut préliminaire est identique au statut publié précédemment.
  • Flèche vers le bas :
    le dernier statut préliminaire est moins bon que le statut précédent.
La couleur des flèches et les jauges de rapport de statut sont basées sur les valeurs de statut les plus récentes :
  • Vert :
    Suivi assuré
  • Orange :
    Aide requise (écart mineur)
  • Rouge :
    Compromis (écart important)
Par exemple, une flèche verte vers le haut pour la jauge Planification indique que la planification du projet est en hausse et que le suivi est assuré pour la date de mise en production. Vous pouvez mettre à jour les valeurs des jauges et le statut global est mis à jour avec les dernières valeurs. Utilisez les informations suivantes pour déterminer le statut des différentes jauges :
  • Mesures des efforts :
    affiche les heures restantes du membre de l'équipe pour le projet.
  • Mesures des coûts
    : affiche la disponibilité de budget la plus récente pour le projet.
  • Jauges du travail à venir et des tâches terminées.
Le rapport de statut initial d'un nouveau projet ne comporte aucun indicateur de tendance, car aucune donnée antérieure n'est disponible. A mesure que vous publiez d'autres rapports, des flèches de tendance comparant le statut actuel et le dernier statut publié apparaissent. Par exemple, si la tendance d'intégrité globale du statut actuel est meilleure que celle du dernier statut publié, une flèche vers le haut de couleur verte s'affiche.
L'image suivante présente les indicateurs de tendance pour un exemple de projet :
The image shows trending indicators for a sample project.
Si vous n'utilisez pas de rapports de statut, vous pouvez masquer les badges de statut (Suivi assuré, Aide requise, Compromis) sur les mosaïques et en-têtes de projet. Dans
PPM classique
, supprimez les mappages d'affichage au niveau de l'attribut Statut global de l'objet Rapport de statut. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section
Vues d'objet
Clarity
Studio
,
Configuration des mappages d'affichage
.
Organisation des onglets dans la grille Statut du projet
L’onglet Statut comporte une grille à deux colonnes. Vous pouvez effectuer deux activités importantes pour organiser les widgets dans la grille Statut du projet.
  1. Vous pouvez utiliser l'icône située dans le coin supérieur droit de chaque widget pour le déplacer par glissement et de le déposer où vous en avez besoin dans la grille.
  2. Vous pouvez faire glisser un widget pour l'inclure dans une seule colonne ou le développer pour l'ajuster dans deux colonnes.
La plupart des widgets, tels que Mise à jour du rapport de statut, Mesures de coût et Mesures des efforts requièrent une seule colonne. Vous pouvez faire glisser un widget à une seule colonne vers la gauche ou vers la droite pour vous assurer qu’il occupe deux colonnes. L'affichage de certains widgets, tels que Dans 2 semaines, Risques, Problèmes, Changements et Tâches, est plus approprié sur deux colonnes, car il contiennent généralement un grand nombre d’informations. Bien que vous puissiez faire glisser ces widgets et les redimensionner pour les ajuster dans une seule colonne, cela est déconseillé, car la lisibilité du contenu de ces grilles en serait réduite.
Deux types de widgets sont disponibles dans la page Statut :
  • Widgets dont l'affichage est approprié dans une colonne. La plupart des widgets, tels que Mise à jour du rapport de statut, Mesures des coûts et Mesures des efforts, requièrent une seule colonne. Vous pouvez faire glisser un widget à une seule colonne vers la gauche ou vers la droite pour vous assurer qu’il occupe deux colonnes.
  • Widgets dont l'affichage est approprié dans deux colonnes. L'affichage de certains widgets, tels que Dans 2 semaines, Risques, Problèmes, Changements et Tâches, est plus approprié sur deux colonnes, car ils contiennent généralement un grand nombre d’informations. Vous pouvez redimensionner ces widgets pour qu'ils s'affichent dans une colonne unique.
Publication de rapports de statut du projet
Vous pouvez prévisualiser les rapports de statut actuel et antérieur au format PDF. Vous pouvez également publier un rapport de statut dans le but de créer une instance de rapport de statut à partir de l'aperçu du rapport de statut. Un fichier PDF est joint au dernier rapport de statut ; vous pouvez le partager avec les partenaires du projet.
Contactez l'administrateur pour vérifier que l'extention .PDF est une
extension de fichier autorisée
sous
Administration
,
Options du système
dans
PPM classique
.
Rapports de statut terminé
Lorsqu'un rapport de statut est terminé, vous pouvez le publier après avoir affiché l'aperçu des dernières mises à jour en temps réel. Chaque fois que vous prévisualisez un rapport, toutes les versions préliminaires précédentes sont écrasées par la dernière version. Lorsque vous publiez un rapport, l’attribut Statut du rapport de statut passe de
Brouillon
à
Final
et un PDF du rapport est créé sous Rapports. Seuls les rapports de statut que vous publiez dans
Clarity
apparaissent dans la section Rapports.
Nouveaux rapports de statut
Un rapport de statut est créé en fonction du dernier rapport de statut publié. Dans le nouveau rapport, les flèches de tendance apparaissent comme neutres et vous pouvez modifier les statuts de jauge, les champs d'entrée et d'autres détails pour la prochaine période de rapports.
Rapports de statut et navigateurs Microsoft
Lorsque vous affichez un rapport de statut dans un navigateur Microsoft, Internet Explorer ou Microsoft Edge par exemple, aucun fichier PDF n'apparaît dans l'explorateur au niveau de la zone Statut de l'onglet Rapports d'un projet. Vous verrez en revanche une image du rapport de statut avec le lien Télécharger. Cliquez sur le lien pour télécharger le rapport de statut au format PDF.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez un projet et cliquez sur
    Statut
    .
  2. Pour afficher tous les rapports de statut précédemment publiés (avec leur statut
    Final
    ) et le brouillon actuel, cliquez sur
    Rapports
    .
    Le
    brouillon
    actuel du rapport de statut s'affiche uniquement si vous avez préalablement cliqué sur Aperçu de l'élément actuel pour prévisualiser le rapport de statut actuel au format PDF.
  3. Pour générer un aperçu du rapport de statut actuel avant sa publication, cliquez sur
    Aperçu de l'élément actuel
    .
    Il est conseillé de cliquer sur
    Aperçu de l'élément actuel
    avant de cliquer sur
    Publier
    pour veiller à ce que le rapport de statut soit actualisé et comprenne les dernières informations disponibles dans le système.
  4. Pour publier le brouillon actuel du rapport de statut, cliquez sur
    Publier
    .
Mise à jour du statut du projet dans une grille
Outre l’onglet
Statut
qui vous permet d’afficher et de publier des rapports de statut au format PDF, les administrateurs peuvent également configurer un plan de projet pour inclure une grille
Rapport de statut
. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section
Clarity
: Configuration des plans pour les projets et les investissements
.
image2018-11-19_14-40-45.png
Utilisez cette page pour mettre à jour les attributs prédéfinis et personnalisés de l'objet Rapport de statut du projet. Vous pouvez mettre à jour les valeurs des rapports de statut actuel et précédent.
Nous recommandons d'utiliser l'onglet Statut pour générer des rapports de statut au format PDF ou la grille Rapport de statut, mais pas les deux à la fois. En effet, l'utilisation de ces deux emplacements pour le même projet peut créer des confusions. Par exemple, lorsque vous publiez un rapport de statut au format PDF dans l'onglet Statut, les modifications suivantes ont lieu dans la grille :
  • Une nouvelle instance de rapport de statut s'affiche.
  • La valeur du champ Statut du rapport passe de
    Brouillon
    à
    Final
    .
  • Les valeurs de l'instance de rapport de statut précédente sont copiées vers la nouvelle instance.
La procédure de modification manuelle du statut de rapport de Brouillon à Final dans la grille est similaire à la publication. Toutefois, aucun fichier PDF n'est créé dans l'onglet Statut, sous Rapports. Les utilisateurs peuvent percevoir cette différence de comportement entre le rapport de statut au format PDF et le rapport de statut de la grille. Les valeurs du rapport de statut Final dans la grille ne sont pas copiées pour créer un rapport de statut brouillon publiable sous l'onglet Statut, sous Rapports. Les utilisateurs de la page de statut au format PDF s'attendent peut-être à ce qu'un fichier PDF soit généré lorsqu'eux ou d'autres utilisateurs marquent le statut
Final
dans la grille. Toutefois, aucun fichier PDF n'est généré pour cet enregistrement de rapport de statut.
Consultez le graphique ci-dessous afin de déterminer si vous devez ou non utiliser la page de rapport de statut traditionnelle ou la nouvelle grille Rapport de statut.
Fonctionnalité
Page Statut
Grille Rapport de statut
Génération d'un rapport de statut du projet au format PDF
Oui
Non
Publication du nouveau rapport de statut avec les valeurs du rapport de statut précédent
Oui
Non
Affichage et modification des attributs personnalisés
Oui
Oui
Examen des rapports de statut actuel et précédent
  • Les chefs de projet nécessitent le droit d'accès
    Rapport de statut - Tout modifier
    .
  • Les membres de l'équipe requièrent le droit d'accès
    Rapport de statut - Tout afficher
    .
  • Les droits globaux ou d'instance
    Rapport de statut – Afficher
    contrôlent l'affichage d'une ou de plusieurs instances de rapport de statut.
  • Les droits d'instance
    Rapport de statut - Modifier
    et les droits d'accès globaux
    Rapport de statut - Modifier tout
    sont requis pour mettre à jour les instances de rapport de statut*.
  • La grille ne permet pas de supprimer des instances de rapport de statut
Vues enregistrées
Non
Oui
Filtrage
Non
Oui
Sections de disposition de rapport configurables telles que Réalisations importantes, Tâches terminées, Dans 2 semaines, Mesures des efforts et Mesures de coûts
Oui
Non
*Reportez-vous à l'article Impact des modifications et mise à niveau pour consulter un éventuel problème connue lié à cette fonctionnalité.