Clarity
: Révision et approbation des feuilles de temps

ccppmop1591
HID_newux_timesheet_approve
En tant que responsable des ressources, vous êtes chargé de vérifier et d'approuver les feuilles de temps pour les ressources que vous gérez. Vous devez disposer de droits d'approbation des feuilles de temps pour ces ressources. Si vous disposez de droits d'approbation des feuilles de temps pour les ressources, vous pouvez également examiner et approuver les feuilles de temps en tant que chef de projets. En tant que ressource, vous pouvez également accéder aux feuilles de temps de
Rally
, si vous disposez des droits d'accès Feuille de temps - Naviguer. La révision et l'approbation des feuilles de temps sont essentielles à la réussite opérationnelle de l'ensemble du projet et vous aident avec les tâches suivantes :
  • Surveiller l'allocation de ressources et de budget
  • Gérer le temps dans la planification
  • Mesurer les performances des membres de l'équipe
  • Evaluer votre projet prévu par rapport aux charges constatées
Vous pouvez envoyer des rappels aux utilisateurs afin qu'ils soumettent leurs feuilles de temps, approuver ou renvoyer toutes les feuilles de temps soumises et ajouter des notes aux feuilles de temps soumises ou renvoyées.
Avant de commencer, consultez la section
Révision et approbation d'une feuille de temps
dans la rubrique
Clarity
: Comparaison avec
PPM classique
. Ces informations vous aident à mieux comprendre les fonctionnalités liées aux feuilles de temps dans
Clarity
.
Envoi des rappels de feuilles de temps
En tant qu'approbateur de feuilles de temps, vous pouvez envoyer des rappels à un utilisateur ou à tous les utilisateurs qui n'ont pas soumis leur feuille de temps. Vous pouvez envoyer des rappels aux membres de l'équipe à partir des colonnes Ouvert(e) et Renvoyé(e). La colonne Ouvert(e) indique tous les utilisateurs (membres de l'équipe) qui n'ont pas encore soumis leur feuille de temps. Les feuilles de temps renvoyées sont considérées comme ouvertes et doivent être mises à jour et soumises à nouveau dans les délais.
  • Lorsque vous envoyez un rappel :
    • une icône
      Rappel envoyé
      s'affiche dans la liste des membres de l'équipe avec l'heure d'envoi du rappel ;
    • Une notification de rappel est envoyée au membre de l'équipe d'après les paramètres configurés dans
      PPM classique
      pour les notifications utilisateur. Les membres de l'équipe peuvent recevoir un courriel, un SMS, une notification ou toute combinaison dans
      Clarity
      ou dans
      PPM classique
      . En tant qu'administrateur, consultez la section Configuration des notifications et modèles de notification.
  • Si aucun rappel n'a été envoyé, le bouton Envoyer un rappel est disponible.
  • Après avoir envoyé un rappel à un utilisateur et avoir sélectionné de nouveau l'utilisateur, une option Rappeler s'affiche lors de votre prochain accès à l'utilisateur.
L'image suivante illustre la procédure d'envoi du rappel de feuille de temps initial :
Image illustrating how to send an initial timesheet reminder.
L'image suivante illustre la procédure d'envoi d'un rappel de suivi :
Image illustrating how to send a follow-up reminder.
Ajout de notes aux feuilles de temps
En tant qu'approbateur de feuilles de temps, vous pouvez ajouter les types suivants de notes pour les membres de votre équipe :
  • Notes génériques sur la feuille de temps pour rappeler aux membres d'équipe de soumettre leurs feuilles de temps
  • Notes spécifiques au niveau des postes de la feuille de temps pour signaler aux membres d'équipe les problèmes constatés dans les feuilles de temps qu'ils ont soumises.
Pour ajouter une note générique pour un membre de l'équipe concernant l'intégralité de la feuille de temps (par exemple, pour inclure un message de rappel), dans la colonne Membre de l'équipe, cliquez sur le nom du membre d'équipe. Dans le panneau Détails qui s'ouvre, cliquez sur Notes et ajoutez votre message. Un indicateur de notes s'affiche dans la colonne Membre de l'équipe au niveau de la ligne correspondant au membre de l'équipe, comme illustré dans l'image suivante :
timesheet_level_note
timesheet_level_note
Ajout de notes aux entrées de feuille de temps
Lorsque vous consultez une feuille de temps soumise, vous pouvez cliquer sur Feuille de temps détaillée pour afficher les postes dans la feuille de temps. Dans la vue détaillée, vous pouvez ajouter une note pour un poste de tâche spécifique de la feuille de temps. un indicateur de notes s'affiche pour le poste dans la grille de la feuille de temps, comme illustré dans l'image ci-dessous.
timesheet_lineitem_notes
timesheet_lineitem_notes
Vidéo : Révision et approbation des feuilles de temps
Dans la vidéo suivante, vous allez apprendre à vérifier et à approuver les feuilles de temps des membres de votre équipe et celles des autres équipes pour lesquelles vous disposez de droits d'approbation des feuilles de temps.

Pour visionner une vidéo en mode plein écran, cliquez sur le logo YouTube au bas de la vidéo.
Révision, approbation et renvoi des feuilles de temps soumises
En tant qu'approbateur de feuilles de temps disposant de droits d'instance pour l'approbation des feuilles de temps, vous êtes informé lorsque les utilisateurs soumettent leurs feuilles de temps. Vous révisez et approuvez le temps enregistré par les membres de votre équipe pour des tâches. Si nécessaire, renvoyer une feuille de temps pour correction. Le membre de l'équipe reçoit une notification concernant la feuille de temps renvoyée. Par exemple, la feuille de temps affiche des codes incorrects ou des heures appliquées incorrectement à des tâches. Le membre de l'équipe reçoit une notification concernant la feuille de temps renvoyée et peut apporter des corrections à la feuille de temps, puis la soumettre de nouveau. Vous pouvez également examiner et approuver des feuilles de temps pour les membres d’équipe d’autres responsables des ressources si vous disposez des droits d’approbation des feuilles de temps pour eux. Par exemple, si un responsable des ressources est en vacances, il peut vous demander d’examiner et d'approuver les feuilles de temps des membres de son équipe.
  • Responsable des ressources
    : lorsque vous vous connectez pour la première fois en tant que responsable des ressources, vous pouvez afficher uniquement les feuilles de temps soumises pour vos subordonnés directs (ou Mon équipe) pour lesquels vous disposez des droits d'accès aux feuilles de temps. Pour réviser les feuilles de temps possédant un autre état (ou statut) et pour afficher tous vos subordonnés directs, cliquez sur la case Tout afficher située à côté de l'option Membres. Pour réviser et filtrer les feuilles de temps envoyées à d'autres responsables des ressources, cliquez sur Responsable des ressources et sélectionnez le responsable des ressources.
  • Chef de projets :
    aucune feuille de temps soumise ne s'affiche lorsque vous êtes chef de projets et que vous disposez de droits d'accès d'approbation des feuilles de temps, mais qu'aucun membre de l'équipe n'est défini comme votre subordonné direct. Sous Affichage, cliquez sur la liste déroulante en regard de Mon équipe et sélectionnez Tout pour afficher vos rapports directs et toutes les autres ressources pour lesquelles vous disposez de droits d'approbation des feuilles de temps.
Le filtrage que vous appliquez pour réviser les feuilles de temps se poursuit pendant toutes les périodes des feuilles de temps. Une fois que vous êtes déconnecté, le comportement par défaut du filtrage est restauré.
Dans cet article, vous en apprendrez plus sur les sujets suivants :
Révision des feuilles de temps soumises
Cliquez sur le nom d'un membre de l'équipe pour un panneau contextuel contenant sa feuille de temps. L'option Révision est disponible pour les feuilles de temps soumises. Utilisez-la pour vérifier la feuille de temps détaillée du membre de l'équipe avant de l'approuver ou de la renvoyer. Utilisez les flèches de navigation dans la partie supérieure de la fenêtre de feuille de temps détaillée pour poursuivre la révision des feuilles de temps soumises par d'autres membres de l'équipe.
timesheet_detail.png
Approbation ou rejet des feuilles de temps soumises à partir de l'onglet Révision et approbation
Procédez comme suit :
  1. Dans le menu principal, cliquez sur
    Feuilles de temps
    .
  2. Accédez à l'onglet
    Révision et approbation
    .
  3. Cliquez sur le nom de la ressource.
    (Facultatif) Pour filtrer les feuilles de temps envoyées à d'autres responsables des ressources, cliquez sur Responsable des ressources et sélectionnez le responsable des ressources.
  4. Pour approuver une feuille de temps, cliquez sur l'icône en forme de pouce levé.
  5. Pour renvoyer une feuille de temps en vue de sa correction, cliquez sur l'icône en forme de pouce baissé.
L'image suivante illustre la procédure d'approbation ou de renvoi d'une feuille de temps soumise à partir de l'onglet
Révision et approbation
.
The following image illustrates how you can approve or return a submitted timesheet from the Review Approve tab.
L'image suivante illustre la procédure d'approbation ou de renvoi d'une ou de toutes les feuilles de temps soumises à partir de l'onglet
Révision et approbation
.
The following image illustrates how you can approve all or return all the submitted timesheet from the Review and Approve tab.
Approbation ou rejet des feuilles de temps soumises à partir de la disposition de grille
Si vous disposez de droits d'approbation, utilisez les actions en bloc pour approuver ou renvoyer plusieurs feuilles de temps simultanément. Elles constituent une méthode efficace lorsque plusieurs collaborateurs d'un projet soumettent des feuilles de temps.
Procédez comme suit :
  1. Dans le menu principal, cliquez sur
    Feuilles de temps
    .
  2. Ouvrez l'onglet
    Feuilles de temps
    .
  3. Dans la disposition de feuilles de temps, sélectionnez la vue Grille.
  4. Dans le sélecteur de colonnes, sélectionnez
    Période ouverte
    .
  5. Appliquez des filtres et sélectionnez les options de filtre en fonction de vos besoins.
    1. Par exemple, définissez le statut sur Soumis(e) pour afficher toutes les feuilles de temps dont l'état est définie sur Soumis(e).
  6. Sélectionnez les feuilles de temps que vous souhaitez approuver ou renvoyer.
  7. Vous pouvez utiliser les actions en bloc pour cliquer sur
    Approuver
    ou
    Renvoyer
    .
    Les actions en bloc s'affichent uniquement si vous sélectionnez les feuilles de temps dont le statut est
    Soumis(e)
    ou
    Approuvé(e)
    . Vous ne pouvez pas utiliser le menu contextuel pour approuver plusieurs feuilles de temps.
L'image suivante illustre un exemple d'utilisation des actions en bloc pour approuver ou renvoyer plusieurs feuilles de temps simultanément.
Ajustement des feuilles de temps enregistrées
Lorsqu’une ressource soumet une feuille de temps, les charges constatées sont
en attente
jusqu’à l’approbation de la feuille de temps. Si les charges constatées consomment la charge restante, le statut en attente est modifié et les dates en attente de l’affectation d’origine sont modifiées. Une fois la feuille de temps approuvée, les charges constatées, le statut et les dates en attente dans l'affectation de la ressource sont mis à jour.
Les feuilles de temps enregistrées requièrent parfois un ajustement destiné à la résolution des erreurs de saisie de temps telles que l'entrée d'heures ou de codes d'imputation incorrects. En tant qu'approbateur de feuilles de temps, vous pouvez cliquer sur Ajuster pour créer une feuille de temps d'ajustement. La feuille de temps d'ajustement s'affiche sous forme de nouvelle feuille de temps ouverte pour le membre de l'équipe associé. Vous pouvez ajouter une note pour le membre de l'équipe afin de l'informer de l'ajustement. Une fois la feuille de temps d'ajustement soumise, approuvée et enregistrée, cette nouvelle feuille de temps remplace la feuille de temps précédemment enregistrée qui a été renvoyée.
Affichage des feuilles de temps d'autres membres dans une période de relevé d'heures clôturée
Lorsqu'une période de relevé d'heures est clôturée, le responsable des ressources peut accéder à la période et afficher les informations d'une feuille de temps d'autres membres de l'équipe dans l'onglet Feuilles de temps. Pour modifier, ajuster ou traiter une feuille de temps, la période doit être ouverte. L'administrateur système peut rouvrir une période de relevé d'heures.
Recherche ou filtrage de feuilles de temps
Vous pouvez filtrer les feuilles de temps des ressources en effectuant une recherche sur un nom de ressource ou sur un responsable des ressources. Vous pouvez filtrer les ressources pour lesquelles vous disposez de droits d'accès pour approbation de feuille de temps. Vous pouvez également afficher, approuver, renvoyer et ajuster les feuilles de temps des ressources subordonnées aux autres responsables.
Procédez comme suit :
  1. Dans le menu principal, cliquez sur Feuilles de temps, puis sur l'onglet
    Révision et approbation
    .
    Une liste des membres de votre équipe s'affiche avec la période actuelle.
  2. Utilisez la barre Rechercher ou Filtrer pour rechercher des feuilles de temps comme suit. Vous pouvez sélectionner plusieurs valeurs pour les options de filtre.
    • Ressource
      Filtre toutes les ressources pour lesquelles vous disposez de droits d'approbation de feuilles de temps
    • Responsable des ressources
      Filtre selon les responsables des ressources pour lesquelles vous disposez de droits d'approbation de feuille de temps.
    • Organigramme organisationnel de la ressource
      Filtre toutes les ressources associées à un organigramme organisationnel pour lequel vous disposez de droits d'approbation de feuilles de temps
  3. Vérifiez l'heure de soumission pour un membre de l'équipe en cliquant sur le nom du membre de l'équipe.
  4. Vous pouvez également ajouter une note à la feuille de temps et effectuer l'une des opérations suivantes :
    • Pour approuver une feuille de temps, cliquez sur
      Approuver
      (icône en forme de pouce levé).
    • Pour renvoyer une feuille de temps en vue de sa correction, cliquez sur
      Renvoyer
      (icône en forme de pouce baissé).
L'illustration ci-après indique comment filtrer les feuilles de temps en fonction du ou des responsables des ressources.
This image illustrates resource filters on timesheets
Accès aux feuilles de temps
Clarity
à partir de Rally
En tant que membre de l'équipe, vous pouvez accéder à vos feuilles de temps
Clarity
directement à partir de
Rally
. Contactez l'administrateur ou consultez la section
Configuration
de la feuille de temps
Clarity
à partir de
Rally
.
La fonctionnalité d'intégration des feuilles de temps n'est pas prise en charge si vous utilisez
Clarity
SaaS avec On Demand Portal.
Vous pouvez configurer l'authentification unique pour la fonctionnalité d’intégration des feuilles de temps dans un environnement
Clarity
SaaS et Rally SaaS. Pour plus d'informations, consultez la section .