Personnalisation d'un tableau de bord

ccppmop1592
Vous pouvez utiliser des tableaux de bord personnels pour afficher les informations qui vous intéressent plus particulièrement. Vous pouvez créer un tableau de bord à onglets contenant plusieurs pages. Puis, ajoutez des portlets prédéfinis ou personnalisés.
Vous pouvez également partager un tableau de bord et afficher ceux que d'autres utilisateurs ont partagés avec vous. Vous pouvez également exporter un tableau de bord ou un portlet vers Microsoft Excel ou PowerPoint.
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Différences entre les tableaux de bord et les portlets
Le tableau suivant indique les différences fonctionnelles entre un tableau de bord et une page de portlet.
Fonctionnalité
Tableau de bord
Page de portlet
Eléments de sortie exportés
Ajusté à la page
Un portlet par diapositive ou par feuille
Ajusté à la page
Partage avec des utilisateurs
Oui
Non
Type de page
Page avec onglets
Page sans onglets
Page avec onglets
Page sans onglets
Disposition du portlet
Modèles à deux colonnes
Modèles à trois colonnes
Modèles à deux colonnes
Modèles à trois colonnes
Disposition en ligne
Exemples de tableaux de bord
Les exemples suivants indiquent l'une des utilisations possibles du tableau de bord par les membres et le responsable de l'équipe.
Exemple 1: statut du projet
Karen, un membre de l'équipe responsable du suivi des informations de plusieurs projets, crée un tableau de bord contenant des onglets. A partir de la page de détails du nouveau tableau de bord, Karen crée les portlets contenant les données du tableau de bord. Les portlets incluent les informations suivantes :
  • Risques du projet
  • Budget
  • Allocation des ressources
  • Jalons
Karen configure son tableau de bord en définissant les portlets à présenter dans chaque onglet. Elle ajuste la disposition des portlets en les déplaçant à l'aide de la fonction glisser-déposer à l'endroit voulu dans l'onglet. Elle ajoute un filtre pour rechercher des informations pour tous les portlets à la fois. Elle peut également exporter une copie des données au format PowerPoint.
Avant chaque réunion d'équipe hebdomadaire, Karen affiche le tableau de bord pour surveiller ses projets, elle exporte les résultats dans un fichier PowerPoint et elle fournit les informations à son chef d'équipe. Le chef d'équipe inclut les diapositives PowerPoint dans l'agenda de la réunion régulière de l'équipe afin que les membres aient connaissance du statut des projets.
Exemple 2 : statut de la tâche
Roberto, un autre membre de l'équipe, ne dispose pas des droits de création et de navigation dans les tableaux de bord. Roberto peut afficher deux tableaux de bord partagés avec son responsable d'équipe : Equipe de développement de sécurité et Saisies de temps hebdomadaires. Roberto affiche le tableau de bord Equipe de développement de sécurité. Il constate que cinq tâches de développement ainsi que trois bogues de logiciel lui ont été affectés. Il clique sur la première tâche pour obtenir plus d'informations et commence à travailler sur la tâche.
Exemple 3 : statut de l'équipe
Stan, le responsable d'équipe, crée un tableau de bord avec deux onglets : Travail de l'équipe et Statut de l'équipe. Il remplit les onglets avec des portlets préalablement créés à l'aide de portlets prédéfinis. Stan ajoute les portlets suivants :
  • Membres de l'équipe
  • Bogues et problèmes par composants
  • Tâches par membre de l'équipe
  • Saisies de temps par membre de l'équipe
  • Travail terminé et travail restant
Stan ne permet pas aux autres utilisateurs de personnaliser son tableau de bord. Il partage le tableau de bord avec toute l'unité d'organigramme organisationnel de développement et avec l'équipe de direction et de gestion et leur permet de visualiser les portlets inclus dans le tableau de bord.
Conditions préalables liées au tableau de bord
Votre administrateur vous a affecté les droits d'accès globaux suivants requis pour utiliser des tableaux de bord et des portlets :
  • Tableau de bord - Créer
    Permet de créer un tableau de bord.
  • Tableau de bord - Naviguer
    Permet d'accéder au lien Tableaux de bord dans le menu Personnel.
  • Portlet - Créer
    Permet de créer un portlet.
  • Portlet - Naviguer
    Permet d'accéder au lien Portlets dans le menu Personnel.
L'accès à un tableau de bord n'inclut pas automatiquement l'accès aux informations sur le projet. vous devez également posséder des droits d'accès aux informations affichées dans un tableau de bord. Si vous partagez un tableau de bord, les autres utilisateurs doivent également disposer des droits nécessaires pour visualiser les informations partagées.
Le partage d'un tableau de bord avec un utilisateur ne garantit pas la possibilité pour cet utilisateur de visualiser le tableau de bord. L'utilisateur doit en effet disposer du droit
Tableau de bord - Naviguer
pour que l'option Tableau de bord s'affiche dans le menu
Personnel
.
Avant de configurer un tableau de bord, tenez compte de ce qui suit :
  • Le nombre de portlets que vous souhaitez inclure.
    Ces informations vous aident à déterminer si vous avez besoin de pages à onglets.
  • Le type de présentation des informations dans les portlets
    Vous pouvez choisir une présentation graphique via des graphiques ou une présentation statistique avec des lignes ou des colonnes.
  • Les utilisateurs avec lesquels vous partagerez le tableau de bord.
    Il se peut que certains utilisateurs ne disposent pas des droits d'accès aux informations affichées dans les portlets. Considérez en outre les utilisateurs auxquels vous pourriez affecter les droits de responsable pour votre tableau de bord.
Création d'un tableau de bord
Lorsque vous créez un tableau de bord, vous disposez des droits permettant de l'afficher et de le gérer.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le menu
    Accueil
    , puis dans la section
    Personnel
    , cliquez sur
    Tableaux de bord
    .
  2. Cliquez sur Créer.
  3. Saisissez les informations requises. Les champs suivants requièrent une explication :
    • Type
      Spécifie si le tableau de bord contient une page unique ou des pages à plusieurs onglets.
      Pour ajouter des onglets au tableau de bord, sélectionnez
      Page avec onglets
      .
    • Personnalisable
      Ce champ permet de spécifier si les utilisateurs avec lesquels vous partagez un tableau de bord peuvent modifier la copie qui s'affiche dans leur liste de tableaux de bord. Les modifications personnelles apportées à un tableau de bord s'appliquent localement dans l'environnement de l'utilisateur qui les effectue. Elles sont écrasées lorsque le propriétaire du tableau de bord ou un utilisateur disposant de droits d'administrateur publie de nouvelles modifications.
  4. Enregistrez les modifications.
Configuration de la disposition du tableau de bord
Un modèle de disposition fournit une référence pour le tableau de bord affiché. Un modèle de disposition détermine le nombre de portlets apparaissant dans une ligne et la largeur (en pourcentage) de chaque position de portlet. La taille d'un portlet peut parfois dépasser l'espace attribué sur une ligne, comme par exemple dans le cas d'un portlet de grille comportant plusieurs colonnes. Dans ce cas, le portlet n'est pas tronqué. Toutefois, vous pouvez augmenter la taille en déplaçant les portlets vers une autre ligne lors de l'affichage du tableau de bord. Par conséquent, l'affichage d'un tableau de bord diffère légèrement de l'affichage configuré dans la section
Contenu et disposition
.
Pour définir la disposition d'un tableau de bord, sélectionnez un modèle de disposition, puis ajoutez des portlets et faites-les glisser vers l'emplacement de votre choix dans la section
Contenu et disposition
. Utilisez la page
Détails du tableau de bord
pour finaliser la définition de la disposition du tableau de bord. La page de détails vous permet d'effectuer les opérations suivantes :
  • Création de portlets
  • Ajouter des portlets que vous avez créés et des portlets prédéfinis auxquels vous avez accès
  • Sélectionner un modèle de disposition
  • Faites glisser des portlets et déposez-les aux emplacements appropriés
  • Afficher le tableau de bord
  • Exporter les informations du tableau de bord
  • Partager un tableau de bord
Vous pouvez configurer la disposition d'un tableau de bord avec ou sans onglets.
Configuration d'un tableau de bord sans onglets
Vous pouvez ajouter des portlets existants à un tableau de bord.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le menu
    Accueil
    , puis dans la section
    Personnel
    , cliquez sur
    Tableaux de bord
    .
  2. Ouvrez la page de détails pour le tableau de bord.
  3. Dans la section
    Contenu et disposition
    , cliquez sur l'icône
    Ajouter un portlet
    .
  4. Activez la case à cocher pour chaque portlet et cliquez sur
    Ajouter
    .
  5. Sélectionnez le modèle de disposition.
    Vous pouvez passer le curseur de la souris sur chaque modèle dans la liste pour connaître le format de colonne qu'il représente. Le modèle que vous sélectionnez détermine le nombre de colonnes s'affichant dans le tableau de bord. Votre sélection définit également le pourcentage du tableau de bord alloué à chaque colonne.
  6. Effectuez un glisser-déposer des portlets pour les organiser dans l'ordre de votre choix.
  7. Enregistrez les modifications.
Configuration d'un tableau de bord avec onglets
Pour ajouter des onglets à un tableau de bord lors de sa création, vous devez définir
Page avec onglets
comme
Type
. Vous pouvez ajouter un onglet au tableau de bord et ajouter des portlets à cet onglet.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le menu
    Accueil
    , puis dans la section
    Personnel
    , cliquez sur
    Tableaux de bord
    .
  2. Ouvrez la page de détails du tableau de bord avec le type
    Page avec onglets
    .
  3. Dans la section
    Contenu et disposition
    , cliquez sur l'icône
    Ajouter un onglet
    .
  4. Saisissez les informations requises et enregistrez vos modifications.
Ajout d'un portlet à un tableau de bord
Vous pouvez ajouter des portlets à un tableau de bord.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le menu
    Accueil
    , puis dans la section
    Personnel
    , cliquez sur
    Tableaux de bord
    .
  2. Ouvrez la page de détails pour le tableau de bord.
  3. Dans la section
    Contenu et disposition
    , sélectionnez l'onglet à configurer.
  4. Dans la section
    Contenu et disposition
    , cliquez sur l'icône
    Ajouter un portlet
    .
  5. Activez la case à cocher située à côté de chaque portlet à ajouter au tableau de bord et cliquez sur
    Ajouter
    .
  6. Sélectionnez le modèle de disposition.
    Vous pouvez passer le curseur de la souris sur chaque modèle dans la liste pour connaître le format de colonne qu'il représente. Le modèle que vous sélectionnez détermine le nombre de colonnes s'affichant sur le tableau de bord et le pourcentage du tableau de bord alloué à chaque colonne.
  7. Faites glisser les icônes de portlet et déposez-les à l'emplacement de votre choix dans l'onglet.
  8. Enregistrez les modifications.
  9. Répétez la procédure pour configurer chaque onglet.
Partage d'un tableau de bord
Vous pouvez partager un tableau de bord avec un utilisateur, un groupe d'utilisateurs ou un groupe d'organigrammes organisationnels. Le tableau de bord partagé s'affiche dans la liste des tableaux de bord de l'utilisateur. Par défaut, lorsque vous partagez le tableau de bord avec un utilisateur, celui-ci obtient des droits de lecture seule.
Vous pouvez également lui affecter des droits de responsable. Les droits permettent à l'utilisateur d'effectuer des modifications et de publier le tableau de bord pour tous les utilisateurs qui peuvent afficher le tableau de bord. Accordez cette autorisation uniquement aux utilisateurs que vous estimez fiables.
Vous pouvez également autoriser un utilisateur à apporter des modifications à la copie partagée du tableau de bord qui s'affiche dans sa liste des tableaux de bord. Les modifications s'appliquent uniquement à la version de l'utilisateur et les autres utilisateurs ne peuvent pas les afficher. Les modifications restent visibles dans la copie de l'utilisateur jusqu'à ce que le propriétaire du tableau de bord ou un utilisateur disposant de droits de gestion publient des modifications. Cette action écrase toutes les modifications personnalisées.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le menu
    Accueil
    , puis dans la section
    Personnel
    , cliquez sur
    Tableaux de bord
    .
  2. Ouvrez la page de détails du tableau de bord, puis le menu
    Actions
    et cliquez sur
    Partage
    .
  3. Pour ajouter une ressource, un groupe ou une unité d'organigramme organisationnel, cliquez sur l'onglet approprié.
    Pour afficher le nom des utilisateurs qui ont accès au tableau de bord à l'aide d'autres options que le partage, cliquez sur
    Vue complète
    .
  4. Cliquez sur
    Ajouter
    .
  5. Sélectionnez les utilisateurs, les groupes et les groupes d'organigrammes organisationnels avec lesquels vous souhaitez partager le tableau de bord, puis cliquez sur
    Ajouter
    .
  6. Pour affecter des droits de responsable, sélectionnez un utilisateur sur la page
    Ressources
    . Dans la liste déroulante de la colonne
    Droit d'accès
    , sélectionnez
    Responsable
    .
  7. Enregistrez les modifications.
Personnalisation de tableau de bord partagé
Pour personnaliser un autre tableau de bord d'utilisateur partagé avec vous, vous devez disposer d'un accès en tant que gestionnaire à ce tableau de bord. Vous seul pouvez afficher les modifications apportées. Celles-ci ne sont en effet pas visibles pour les autres utilisateurs autorisés à afficher le tableau de bord. Si le créateur du tableau de bord modifie et publie le tableau de bord, vos modifications personnelles sont perdues.
Eléments personnalisables
  • Le nom du tableau de bord et sa description
  • Le contenu du tableau de bord. Vous pouvez y ajouter et supprimer des portlets.
  • Les filtres de page pour les portlets.
  • La disposition du portlet.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le menu
    Accueil
    , puis dans la section
    Personnel
    , cliquez sur
    Tableaux de bord
    .
  2. Ouvrez la page de détails du tableau de bord, puis le menu
    Actions
    et cliquez sur
    Afficher le tableau de bord
    .
  3. Cliquez sur
    Personnaliser
    .
  4. Sélectionnez le menu approprié et modifiez le tableau de bord.
  5. Enregistrez les modifications.
Publication d'un tableau de bord
Un responsable de tableau de bord peut publier des modifications sur un tableau de bord. Lorsqu'un responsable publie des modifications, les modifications affectent tous les utilisateurs qui peuvent afficher le tableau de bord. Si un utilisateur personnalise le tableau de bord, ces modifications sont remplacées par la dernière version publiée.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le menu
    Accueil
    , puis dans la section
    Personnel
    , cliquez sur
    Tableaux de bord
    .
  2. Cliquez sur le nom du tableau de bord à modifier et à publier.
  3. Modifiez le tableau de bord, si nécessaire, puis cliquez sur
    Enregistrer
    .
  4. Cliquez sur
    Publier
    , puis sur
    Oui
    pour confirmer la publication.
Exportation d'un tableau de bord
Vous pouvez exporter un tableau de bord à partir de la page de détails ou à partir d'un tableau de bord affiché. Vous pouvez exporter le contenu d'un tableau de bord ou d'un portlet spécifique d'un tableau de bord vers Microsoft Excel ou vers Microsoft PowerPoint. La taille maximum d'exportation vers Excel et vers PowerPoint est de 300 enregistrements. Toutefois, aucune limite n'est applicable si vous utilisez l'option
Exporter vers Excel (données uniquement)
.
Vous pouvez ajuster les informations exportées dans une page PowerPoint. Vous pouvez également placer chaque portlet exporté sur une page distincte. Cela évite de réduire tous les portlets dans une page unique lorsqu'ils s'affichent dans un tableau de bord.
  • Pour exporter chaque portlet vers une page distincte en appliquant la taille actuelle du tableau de bord, sélectionnez l'option
    Un portlet par diapositive/feuille
    .
  • Pour exporter chaque portlet vers une page distincte et ajuster le portlet à la page, sélectionnez les deux options suivantes :
    Un portlet par diapositive/feuille
    et
    Ajuster à la page
    .
  • Pour ajuster tous les portlets exportés dans une seule feuille ou dans une seule page, désactivez ces deux options. Vous pouvez tronquer certains portlets si le nombre de portlets est supérieur au nombre que la page PowerPoint peut contenir lorsque vous effectuez l'exportation vers PowerPoint.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le menu
    Accueil
    , puis dans la section
    Personnel
    , cliquez sur
    Tableaux de bord
    .
  2. Ouvrez la page de détails pour le tableau de bord.
  3. Activez les cases à cocher appropriées pour le champ
    Exporter
    afin d'indiquer le mode d'affichage des portlets.
  4. Ouvrez le menu
    Actions
    et cliquez sur
    Exporter vers Excel
    ou sur
    Exporter vers PowerPoint
    .
Exportation d'un portlet
Pour exporter un portlet individuel, vous devez d'abord afficher le tableau de bord. Des restrictions s'appliquent à certains portlets prédéfinis qui ne peuvent pas être exportés.
Si vous exportez un portlet de graphique, le graphique s'affiche au format natif de graphique Microsoft Office.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le menu
    Accueil
    , puis dans la section
    Personnel
    , cliquez sur
    Tableaux de bord
    .
  2. Ouvrez la page de détails du tableau de bord, puis le menu
    Actions
    et cliquez sur
    Afficher le tableau de bord
    .
  3. Ouvrez le menu
    Options
    du portlet à exporter et sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Exporter vers Excel (données uniquement)
      : inclut les informations de portlet, mais pas de graphiques.
    • Exporter vers Excel
      : inclut les informations de portlet et tous les graphiques de portlet.
    • Exporter vers PowerPoint
      : inclut les informations de portlet et tous les graphiques de portlet.
    La boîte de dialogue Téléchargement de fichiers s'affiche.
  4. Pour afficher le fichier sans l'enregistrer, cliquez sur
    Ouvrir
    . Pour enregistrer le fichier, cliquez sur Enregistrer.
Suppression d'un portlet du tableau de bord.
La suppression d'un portlet dans un tableau de bord n'est pas définitive. Pour supprimer le portlet de façon permanente, supprimez-le de la
page de liste de portlets.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le menu
    Accueil
    , puis dans la section
    Personnel
    , cliquez sur
    Tableaux de bord
    .
  2. Ouvrez la page de détails pour le tableau de bord.
  3. Dans la section
    Contenu et disposition
    , cliquez sur l'icône Supprimer qui se trouve sur le portlet.
  4. Enregistrez les modifications.