Clarity : Gestion des risques, problèmes et changements pour les projets

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En tant que facilitateur ou chef de projets, vous pouvez créer des risques, problèmes et demandes de changement dans chaque investissement. Collaborez avec l'équipe pour réduire le risque ou si l'impact est suffisamment important, créez un problème. Vous pouvez également soumettre une demande de changement pour révision et approbation par les partenaires.
Les modules Risques, Problèmes et Changements sont désormais disponibles pour tous les investissements (projets, investissements personnalisés et idées) dans
Clarity
. Dans les versions précédentes du produit, ces modules étaient disponibles uniquement pour les projets. Voici quelques-unes des modifications clés qui ont été apportées :
  • Dans les versions précédentes, les modules Risques, Problèmes et Changements étaient associés à l'objet de projet. Dans cette version, ils sont associées à l'objet d'investissement abstrait.
  • De nouveaux droits d'accès global Créer, Modifier, Supprimer et Afficher ont été introduits dans cette version. Les administrateurs doivent ajouter les modules Risque, Problèmes et Changements au plan et vous fournir les droits d'accès appropriés pour que vous puissiez interagir avec les modules.
Cette section contient les thèmes suivants qui permettent à un facilitateur ou à un chef de projets d'effectuer différentes tâches à l'aide de
Clarity
:
Vérification de la configuration requise
Vérifiez que vous disposez des droits d'accès requis pour utiliser les risques, les problèmes et les changements. Pour plus d'informations, reportez-vous à la documentation suivante :
  • Pour obtenir la liste complète des droits d'accès requis pour la gestion des changements, problèmes et risques, reportez-vous à la section
    Droits d'accès de gestion des projets et des portefeuilles
    . De nouveaux droits d'accès global pour la gestion des risques, problèmes et changements ont été ajoutés pour les projets, les idées et les investissements personnalisés.
  • Assurez-vous que les modules Risques, Problèmes et Changements sont ajoutés au plan.
Personnalisation des grilles de risques, problèmes ou changements
Vous pouvez personnaliser les colonnes que vous souhaitez afficher dans les grilles de risques, problèmes et changements.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez un investissement.
  2. Cliquez sur
    Risques
    ,
    Problèmes
    ou
    Changements
    pour accéder à la page correspondante.
  3. Cliquez sur
    Panneau de colonnes
    .
    1. Sélectionnez les colonnes que vous souhaitez afficher ou masquer.
    2. Pour fermer le panneau de colonnes, cliquez sur
      Fermer (X)
      .
  4. Pour déplacer des colonnes, faites-les glisser et déposez-les.
  5. Pour ajouter une colonne sur la gauche ou la droite, cliquez sur le menu
    des en-têtes de colonne et sélectionnez
    Epingler la colonne
    . Dans le sous-menu, sélectionnez
    Epingler à gauche
    ,
    Epingler à droite
    ou
    Ne pas épingler
    .
  6. Pour redimensionner une colonne, cliquez sur la ligne de séparation de colonne et faites-la glisser à gauche ou à droite.
  7. Pour trier la grille, cliquez sur un en-tête de colonne. Chaque clic active ou désactive l’ordre croissant ou décroissant.
  8. Pour réinitialiser la grille sur les paramètres de colonne par défaut, cliquez sur le menu
    des en-têtes de colonne et sélectionnez
    Réinitialiser les colonnes
    .
Création de risques, problèmes ou changements
L'administrateur peut marquer des champs comme obligatoires dans
PPM classique
. Les champs requis s'affichent avec un astérisque (*) dans les onglets Risques, Problèmes et Changements et doivent apparaître dans la grille pour pouvoir enregistrer une ligne dans la grille.
De plus, l'administrateur peut définir des champs sur Valeur obligatoire et définir des valeurs par défaut pour ces champs dans
PPM classique
. Les valeurs par défaut des attributs sont remplies automatiquement.
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Procédez comme suit :
  1. Ouvrez l'investissement.
  2. Cliquez sur Risques, Problèmes ou Changements pour accéder à la page correspondante.
  3. Pour ajouter une ligne en haut de la grille, cliquez sur l'icône en forme de signe plus
    .
    Veillez à sélectionner les champs obligatoires à l'aide du sélecteur de colonnes.
  4. Pour ajouter une ligne sous une ligne existante, cliquez avec le bouton droit de la souris dans une cellule de la ligne en question et sélectionnez
    Insérer une ligne au-dessous
    .
    Une nouvelle ligne est ajoutée à la grille et le champ Nom est automatiquement rempli avec un nouveau risque, un nouveau problème ou un nouveau changement.
Ajout de plusieurs lignes de risques, problèmes ou changements
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez l'onglet Risques, Problèmes ou Changements d'un investissement.
  2. Ajoutez plusieurs lignes vides à la grille à l'aide de l'une des options suivantes :
    • Cliquez sur l'icône en forme de signe plus située en haut de la page.
    • Cliquez sur une cellule dans une ligne existante et sélectionnez l'option
      Insérer une ligne au-dessous
      dans le menu contextuel de la grille.
La page affiche un maximum de 500 risques, problèmes ou changements pour un investissement. Toutes les lignes non enregistrées qui s'affichent sur la page suivante (non sur la page actuelle que vous utilisez) seront supprimées lors de l'actualisation de la page ou lorsque la session expire. La page s'actualise lorsque vous effectuez les actions suivantes :
  • Tri de la grille
  • Sélection ou désélection d'une colonne dans le panneau de colonnes
  • Clic dans la barre d'outils de pagination
  • Clic hors de la grille
  • Actualisation du navigateur
Modification des risques, des problèmes ou des changements
En tant que responsable ou décisionnaire, vous pouvez modifier les risques, les problèmes ou les changements :
  • Directement dans la grille
  • Utilisation du panneau Détails
Modification des risques, des problèmes ou des changements directement dans la grille
  1. Ouvrez un investissement.
  2. Cliquez sur Risques, Problèmes ou Changements pour accéder à la page correspondante.
  3. Vous pouvez effectuer les actions suivantes selon les colonnes :
    • Entrer des valeurs directement dans une colonne
    • Sélection de valeurs dans une liste déroulante
    • Sélectionner une date dans le sélecteur de dates
    • Activer ou désactiver des cases à cocher
Modification des risques, des problèmes ou des changements à l’aide du panneau Détails
Ce panneau permet aux propriétaires d'investissement et aux utilisateurs d'entreprise disposant de droits d'accès de configurer les champs qui s'affichent dans le panneau Détails. Les utilisateurs peuvent faire glisser et déposer de nouveaux champs dans la disposition, ajuster leur position sur le formulaire et enregistrer leurs paramètres dans une vue. Les modifications apportées à la configuration par l’utilisateur sont conservées pour les différentes dispositions disponibles sur la page actuelle (par exemple, grille, espace d'informations, liste ou chronologie). Les utilisateurs peuvent effectuer ces modifications dans une vue non enregistrée ou les conserver dans des vues enregistrées pouvant être partagées avec d’autres utilisateurs. La possibilité d’ajouter, de positionner et de supprimer des champs contribue à la productivité des utilisateurs. Le temps passé à accéder à d’autres pages pour rechercher un champ est moins long.
Exemple
: Nicole est un chef de projets qui souhaite rapidement examiner et sélectionner les risques à intégrer dans le rapport de statut du projet. Elle souhaite ajouter l'indicateur Inclure dans le rapport de statut au panneau Détails pour les risques.
Procédez comme suit
:
  1. Ouvrez un investissement.
  2. Cliquez sur Risques, Problèmes ou Changements pour accéder à la page correspondante.
  3. Cliquez sur une colonne associée à un risque, à un problème ou à un changement pour afficher l’onglet
    Détails
    .
  4. Cliquez sur
    Configurer
    pour afficher une liste de tous les attributs disponibles.
  5. Faites glisser les attributs pertinents et déposez-les dans la disposition Détails, où ils sont désormais disponibles sous forme de champs pouvant être affichés ou modifiés.
  6. Ajustez les positions des champs sur la disposition Détails en les faisant glisser et en les déposant dans les emplacements appropriés.
  7. Une fois que vous avez effectué les modifications, enregistrez la vue si vous souhaitez que d’autres utilisateurs puissent en profiter.
Conversations de l’équipe sur les risques, les problèmes et les changements
Vous pouvez lancer une conversation avec une équipe complète à partir d'un risque, d'un problème ou d'un changement. La procédure suivante explique comment démarrer une conversation d’équipe pour un exemple de risque. Elle est identique pour les problèmes ou les changements.
Procédez comme suit
:
  1. Accédez à la page Risques, Problèmes ou Changements requise.
  2. Cliquez sur une cellule associée à un risque, un problème ou à un changement. L'onglet
    Détails
    s'affiche sous le
    Panneau de colonnes
    .
  3. Cliquez sur l'onglet
    Détails
    . Le volet Conversations s’affiche.
  4. Entrez vos commentaires et cliquez sur
    Publication
    .
Utilisation de filtres avec des risques, des problèmes ou des changements
Vous pouvez également utiliser l’option Filtres sur les pages Risques, Problèmes ou Changements pour les trier rapidement et affiner ceux qui sont appropriés pour votre scénario métier actuel.
Exemple : vous souhaitez examiner les risques dont le type de catégorie est Disponibilité des ressources. Vous pouvez utiliser le filtre sur ces risques pour identifier rapidement les risques, les problèmes et les changements, puis les réviser.
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Pour en savoir plus sur l'utilisation des filtres, consultez la section Composants communs.
Création et gestion des vues pour les risques, les problèmes ou les changements
Vous pouvez personnaliser les pages Risques, Problèmes ou Changements pour afficher les colonnes appropriées et capturer les informations requises rapidement et efficacement. Vous pouvez également enregistrer vos personnalisations sous forme de vues auxquelles vous pouvez accéder ultérieurement. Les vues enregistrées sont également disponibles pour tous les utilisateurs disposant d'un accès à la grille Idées.
Exemple
: vous voulez vérifier les risques ouverts qui dépassent le seuil. Vous pouvez utiliser plusieurs filtres sur la page Risques pour identifier les risques appropriés. Vous pouvez désormais enregistrer la disposition en tant que vue afin que vous et vos collègues puissiez rapidement afficher les risques ouverts qui dépassent le seuil.
Pour éviter de créer plusieurs copies de vues quasi similaires, enregistrez une nouvelle vue uniquement si ses propriétés sont différentes d'une vue existante. Une stratégie simple consiste à créer un ensemble principal de vues que tous les utilisateurs peuvent partager. Les utilisateurs peuvent apporter quelques ajustements à ces vues de base sans nécessairement enregistrer de nouvelles vues. Vous pouvez continuer à utiliser une vue non enregistrée. Toutefois, pour conserver vos filtres, paramètres et configurations de grille, enregistrez votre vue.
Pour en savoir plus sur l'utilisation des vues, consultez la section Prise en main de
Clarity
.
Exportation des risques, des problèmes ou des changements
En tant que gestionnaire de portefeuilles ou décideur, vous pouvez exporter les données de la grille Idées dans un fichier CSV et travailler hors ligne ou importer des données dans d'autres systèmes. Pour en savoir plus sur l'exportation de données vers un fichier CSV, consultez la section Prise en main de
Clarity
.
Suppression des risques, problèmes ou changements
Pour supprimer un risque, un problème ou un changement, cliquez avec le bouton droit sur la ligne dans la grille et cliquez sur
Supprimer la ligne
. La suppression d'un risque, d'un problème ou d'un changement implique également celle de toutes les conversations associées.