Clarity : Saisie d'heures et soumission d'une feuille de temps

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En tant que membre de l'équipe, vous êtes chargé de suivre le nombre d'heures passées sur des tâches spécifiques. Mettez à jour le statut de la tâche. Utilisez les feuilles de temps pour effectuer le suivi de vos heures de travail. La fonctionnalité de génération de relevés d'heures exacts fournit à votre entreprise des données précieuses pour le suivi des coûts du projet et l'analyse du code d'imputation. Les membres d'une équipe peuvent également afficher toutes les tâches affectées à l'équipe.
Si vous vous connectez en tant qu'utilisateur autorisé à accéder aux feuilles de temps, vous pouvez afficher les tâches qui vous sont affectées ainsi que les tâches des équipes dont vous êtes membre.
Les membres de l’équipe peuvent désormais saisir du temps pour les tâches affectées à leur équipe. L’utilisateur accède à sa feuille de temps pour saisir le temps des tâches affectées à son équipe et/ou des tâches qui lui sont affectées personnellement. Les membres de l'équipe affichent dans la feuille de temps toutes les tâches affectées à leur équipe.
Le responsable des ressources, le chef de projets ou l'administrateur peut déterminer que l'utilisateur a mis à jour la feuille de temps. Le statut indique Soumis(e). Cliquez sur l’icône pour approuver ou renvoyer les feuilles de temps. La feuille de temps est approuvée et passe à l’état Approuvé(e).
Timesheets
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Vidéo : Soumission d'une feuille de temps
La vidéo ci-dessous explique comment créer et soumettre une feuille de temps en copiant une feuille de temps soumise précédemment et en la remplissant automatiquement avec les tâches actuellement affectées. Dans la feuille de temps, vous pouvez ajouter ou supprimer des tâches et filtrer la liste afin de localiser des éléments spécifiques. Vous pouvez ajouter des notes afin d'expliquer les informations incluses dans la feuille de temps au niveau de la tâche ou pour l'ensemble de la feuille de temps. Vous pouvez renvoyer une feuille de temps soumise afin de corriger d'éventuelles erreurs. Si vous avez publié une feuille de temps contenant des erreurs, vous pouvez créer une feuille de temps d'ajustement.
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Mise à jour du statut de la tâche
En tant que membre de l'équipe, vous devez communiquer les mises à jour de statut, les risques et les problèmes à votre équipe et au chef de projets. Equilibrez plusieurs tâches avec des spécifications et des délais différents, livrez du travail de qualité et terminez vos tâches dans les délais.
Mettez à jour le statut des tâches plusieurs fois par jour et systématiquement avant de soumettre votre feuille de temps.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez un projet, puis cliquez sur
    Tâches
    . Toutes les tâches du projet s'affichent.
  2. Recherchez une tâche ou sélectionnez une option de filtre.
  3. Sélectionnez une tâche pour ouvrir le volet
    Détails
    .
  4. Mettez à jour les détails de la tâche. Les options suivantes sont également disponibles :
    1. Personnel :
      ajoutez ou supprimez des membres du personnel affectés à cette tâche.
    2. Tâche
      : ajoutez ou supprimez des actions dans une liste des tâches. Vous pouvez également marquer des points à exécuter comme
      Terminé(e)
      .
    3. Conversations
      : lancez une conversation ou publiez une réponse concernant une tâche.
Ouverture d'une feuille de temps non soumise
Pour effectuer le suivi de vos heures à l'aide de feuilles de temps, ouvrez une feuille de temps non soumise. Lorsque vous ouvrez
Clarity
, les informations affichées et les actions possibles dépendent des droits d'accès que votre administrateur vous a attribués.
  • Si vous avez accès à des feuilles de temps uniquement, la page Feuilles de temps s'ouvre.
  • Si vous avez accès aux feuilles de temps et à d'autres fonctionnalités, sélectionnez Feuilles de temps dans le menu principal.
La feuille de temps de la période la plus proche de la date actuelle s'affiche. Pour ouvrir une autre feuille de temps, faites défiler vers la gauche et vers la droite à l'aide des flèches situées en haut de votre feuille de temps.
Création d'une feuille de temps
Vous pouvez ajouter des éléments de travail en sélectionnant les tâches à afficher sur votre feuille de temps actuelle. Vous pouvez également dupliquer une feuille de temps précédente pour enregistrer de nouvelles heures pour les mêmes entrées.
Certaines options de création de feuille de temps ne sont pas toujours disponibles. Par exemple, l'option de création d'une feuille de temps basée sur une feuille de temps précédente est disponible uniquement si vous avez préalablement créé une feuille de temps. L'option de création d'une feuille de temps basée sur les affectations de travail actuelles n'est pas disponible si vous ne disposez d'aucune affectation actuelle.
Création d'une feuille de temps à l'aide de tâches de feuille de temps précédentes ou d'affectations actuelles
Vous pouvez créer une feuille de temps avec les tâches d'une feuille de temps précédente ou avec vos affectations en cours.
Procédez comme suit :
  1. Cliquez sur
    Mes
    feuilles de temps
    .
  2. Ouvrez une période de la feuille de temps.
  3. Sélectionnez une ou plusieurs options :
    • Copier la feuille de temps précédente
      : cette option s'affiche uniquement lorsque vous disposez de feuilles de temps précédentes. Elle permet de créer des feuilles de temps avec les entrées de tâche provenant de la dernière feuille de temps que vous avez soumise.
      • Copier les heures
        : inclut automatiquement les heures réelles de la feuille de temps précédente, à l'exception des deux cas suivants :
        • Cette option ne copie pas les charges constatées des incidents.
        • Cette option ne copie pas les saisies de temps des charges constatées uniques, telles que les congés ou congés maladie à partir des
          jours chômés
          dans le calendrier des ressources.
    • Ajouter des tâches affectées
      : cette option s'affiche uniquement si vous disposez d'affectations. Cette option remplit les nouvelles feuilles de temps avec les affectations de tâche actuellement ouvertes. Les affectations ouvertes incluent une plage de dates comprises dans la période de la nouvelle feuille de temps et incluent généralement des charges restantes non nulles en attente ou acceptées. La plage inclut également le nombre de jours défini par l'administrateur sur la page Options de feuille de temps. Le champ
      Remplir l'intervalle de temps
      inclut un paramètre pour les jours précédant et suivant le début de la période (par défaut : 7 jours). Si des affectations ouvertes incluent des charges restantes non nulles, les tâches des périodes futures hors de la plage s'afficheront également.
    • +
      Activité pour la feuille de temps :
      affiche une liste des tâches pouvant être sélectionnées pour créer une feuille de temps.
  4. Cliquez sur
    Créer une feuille de temps
    .
En tant qu'administrateur, vous définissez la plage de dates qui détermine les tâches qui s'affichent dans les feuilles de temps des utilisateurs.
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Création d'une feuille de temps via l'ajout d'éléments de travail à partir des investissements actifs
Si vous avez été désigné comme nouveau membre de l'équipe pour un projet, il est probable que la période actuelle ne contienne aucune affectation. Créez une feuille de temps en sélectionnant des éléments de travail individuels dans les investissements qui vous ont été affectés et qui sont actifs. Si vous ne pouvez pas ajouter des tâches non affectées ou des tâches qui ne sont pas ouvertes à la saisie de temps, contactez votre chef de projets. Le chef de projets peut vous attribuer le travail ou ouvrir la tâche pour saisie de temps afin que vous puissiez réserver du temps.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez la période de la feuille de temps.
  2. Sélectionnez
    +Activité
    pour la feuille de temps et cliquez sur
    Créer une feuille de temps
    .
  3. Filtrez la liste des tâches. Par défaut, la liste affiche toutes les tâches pour les investissements pour lesquels vous êtes membre de l'équipe.
    Add Work Screenshot.jpg
  4. Activez les cases à cocher en regard des tâches que vous souhaitez ajouter à la feuille de temps. Cliquez sur
    Ajouter
    pour en sélectionner d'autres ou cliquez sur
    Ajouter et fermer
    en haut de la page.
  5. Ouvrez la feuille de temps, cliquez sur les options Plus près du poste de la tâche à copier ou à supprimer de la feuille de temps.
    Copy Timesheets.jpg
  • Cliquez sur
    Copier
    pour dupliquer le poste de la tâche et en créer un autre.
  • Cliquez sur
    Supprimer
    pour supprimer le poste de la tâche et mettre à jour la grille en conséquence. Pour supprimer plusieurs postes de tâche de votre feuille de temps, cliquez sur
    -Travail
    . Sélectionnez les cases à cocher correspondant aux postes que vous souhaitez supprimer et cliquez sur
    Supprimer et fermer
    .
Saisie des heures dans une feuille de temps
Enregistrez les heures travaillées chaque jour sur les affectations de tâches. Lorsque vous avez saisi toutes les entrées de la feuille de temps, cliquez sur Soumettre. Les feuilles de temps que vous soumettez sont envoyées à votre responsable pour approbation. Le statut de la feuille de temps est
Soumis(e)
jusqu'à approbation ou renvoi de la feuille de temps par votre responsable.
La feuille de temps vous permet d'entrer plus de 24 heures par jour. Cette conception flexible vous permet de saisir une quantité cumulée pour une date incluse dans la période de temps. Votre saisie de temps pour un jour unique peut couvrir plusieurs jours. Il n'est pas nécessaire d'ajouter des entrées séparées pour chaque jour.
Si l'administrateur a configuré votre unité d'affichage des saisies de temps en jours dans
PPM classique
, vos feuilles de temps s'affichent et vous enregistrez votre temps en jours.
Feuilles de temps et jours non ouvrables
En tant que membre de l'équipe, votre calendrier personnel peut inclure des jours chômés. Les jours non ouvrés sont signalés au moyen d'une colonne grise dans les feuilles de temps. Vous pouvez, dans la colonne, saisir le nombre de jours non ouvrables.
Temps et travail hors projet (jours fériés, vacances, congés personnels)
Le chef de projets ou le responsable des ressources peut configurer un type d'investissement
Autre activité
dans
PPM classique
pour effectuer le suivi des heures hors projet. Lorsque le type Autre activité est défini, vous pouvez le sélectionner comme élément de travail et enregistrer vos vacances, vos congés personnels et les jours fériés pour ce poste dans votre feuille de temps. Vous pouvez enregistrer ce temps dans un jour chômé. Vous pouvez également enregistrer ce temps dans une journée de travail standard, si vous n'avez pas modifié votre calendrier et si vous n'avez pas marqué ce jour comme
chômé
.
Si le type
Autre activité
est utilisé pour effectuer le suivi des vacances ou congés personnels, marquez les jours comme jours chômés dans votre calendrier pour éviter de copier les heures dans votre feuille de temps.
Si vous avez des difficultés à enregistrer votre travail hors projet, contactez votre chef de projets et votre responsable des ressources.
Feuilles de temps et charge restante (CR)
Votre administrateur peut inclure une colonne Charge restante (CR) dans votre feuille de temps. En tant que propriétaire de la feuille de temps, ce champ représente une charge restante en attente lorsque vous remplacez cette valeur.
Exemple : Charge restante en attente
Une feuille de temps comporte une tâche avec une charge restante de 10,5 heures. Le propriétaire de la feuille de temps souhaite indiquer que la tâche n'est pas terminée et faire passer la charge restante à 20 heures. Le propriétaire de la feuille de temps entre la valeur 20 et remplace ainsi les 10,5 heures initiales. La valeur numérique est mise en gras et est signalée en bleu. Lorsque le propriétaire de la feuille de temps passe le curseur sur cette valeur, la valeur de charge restante d'origine s'affiche. Le chef de projets peut accepter ou rejeter la charge restante en attente dans
PPM classique
.
Temps suivi et pourcentage de temps du projet
Deux jauges en haut des feuilles de temps indiquent le temps suivi et le pourcentage que représente le temps du projet pour la période de la feuille de temps actuelle.
  • L'indicateur de temps suivi spécifie le nombre total d'heures ou de jours suivis. Le temps suivi correspond au temps saisi dans la feuille de temps par rapport à la durée totale de travail disponible pour la feuille de temps. Lorsque le temps suivi total est supérieur du temps de travail disponible total, la couleur de l'indicateur devient rouge.
    • Exemple 1
      : une ressource dispose d'une journée de travail de huit heures et le temps de travail total pour la semaine est de 40 heures. Si la ressource saisit 20 heures dans sa feuille de temps, la jauge de temps suivi indique 50 %.
    • Exemple 2
      : une ressource dispose d'une journée de travail de 7 heures et son temps de travail total pour la semaine est de 35 heures. Si la ressource saisit 14 heures dans sa feuille de temps, la jauge de temps suivi affiche 40 pour cent.
    • Exemple 3
      : l'administrateur système a défini des périodes de relevé d'heures bimensuelles. Une ressource dispose d'une journée de travail de huit heures et le temps de travail total pour la semaine est de 80 heures. Si la ressource entre 20 heures dans sa feuille de temps, la jauge de temps suivi indique 20 heures et la jauge indique 25 %.
  • La jauge de temps du projet affiche le pourcentage de temps suivi (heures ou jours réels) qui correspond du temps du projet. Il s'agit du pourcentage du nombre d'heures (ou de jours) réservées pour un type d'investissement en projets par rapport au nombre d'heures (ou de jours) réservées pour les autres types d'investissement.
    Exemple :
    vous saisissez 30 heures pour les investissements du projet. Vous entrez 10 heures pour les autres types d'investissement tels que les idées, les applications ou les
    autres activités
    . La jauge indique 75 % de la durée du projet.
Option de feuille de temps pour propager un total sur plusieurs jours
Si votre administrateur le permet, vous pouvez entrer un nombre total d’heures (ou jours) dans la colonne Total. L’application répartit équitablement le nombre total d'heures (ou de jours) sur les segments temporels enfants. Par exemple, si vous entrez un total de 40 heures, la feuille de temps affiche 8 heures dans chaque cellule sur cinq jours
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Toutes les valeurs existantes sont remplacées par les nouvelles valeurs propagées.
Option d’attestation de feuille de temps
En tant qu’employé ou contractant devant observer des exigences de conformité des heures, vous pouvez voir le message suivant lorsque vous cliquez sur
Soumettre
:
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Votre administrateur peut modifier l’instruction. Vérifiez vos entrées. Lorsque vous êtes prêt à effectuer la soumission, cliquez sur
Confirmer
. Votre feuille de temps n'est soumise que lorsque vous confirmez l’attestation.
Ajout de notes de feuille de temps
Les notes de feuille de temps permettent aux utilisateurs et aux approbateurs de maintenir une conversation à propos d'une feuille de temps. Vous pouvez ajouter une note pour l'ensemble de la feuille de temps ou pour des postes spécifiques. Vous pouvez exécuter les tâches suivantes :
  • Afficher les notes existantes
  • Modifier les notes (l'utilisateur qui les a ajoutées peut les modifier)
  • Répondre aux notes
  • Supprimer les notes
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez votre feuille de temps.
  2. Cliquez sur
    Notes
    en haut de votre feuille de temps pour ajouter une note ou afficher les notes existantes pour la feuille de temps.
  3. Lorsqu'un poste de feuille de temps comprend déjà des notes, cliquez sur le nom de la tâche ou sur l'indicateur de notes correspondant pour afficher les notes ou en ajouter d'autres.
  4. Lorsqu'aucune note n'a été créée, cliquez sur le nom de la tâche pour un poste de feuille de temps spécifique pour ajouter une note.
  5. Sous l'onglet Notes, placez le curseur sur une note existante, puis sélectionnez l'icône Modifier ou Supprimer pour modifier ou supprimer une note.
Vidéo : saisie de temps pour d'autres utilisateurs
Dans la vidéo suivante, vous allez apprendre à saisir du temps pour d’autres utilisateurs pour lesquels vous disposez des droits de saisie de temps.

Pour visionner une vidéo en mode plein écran, cliquez sur le logo YouTube au bas de la vidéo.
Saisie de temps pour d'autres utilisateurs
Lorsqu'un membre de l'équipe est absent ou ne possède pas de droits suffisants pour soumettre des feuilles de temps, vous devez saisir du temps en leur nom ou modifier leur entrée de feuille de temps.
En tant que responsable des ressources ou membre de l'équipe disposant de droits d'approbation, vous pouvez créer, modifier et soumettre des feuilles de temps pour les autres membres de l'équipe.
Vous pouvez entrer du temps pour d'autres ressources uniquement lorsque les conditions ci-après sont remplies :
  • Vous disposez du droit d'accès
    Ressource - Saisie de temps
    sur toutes les ressources concernées.
  • Le statut est Actif ou Verrouillé pour toutes les ressources concernées.
  • Le paramètre Ouvrir à la saisie de temps est activé pour toutes les ressources concernées.
  • Le mode de suivi est défini sur CA PPM pour toutes les ressources concernées.
  • Assurez-vous que le membre est ajouté à l'équipe pour un projet dans l'interface utilisateur de
    PPM classique
    .
Pour saisir du temps pour d’autres utilisateurs, vous devez disposer des droits d’accès à la ressource de l’équipe. Vous pouvez saisir ou approuver des feuilles de temps pour un membre de l’équipe pour autant que vous disposiez des droits d'accès suivants pour la ressource de l'équipe par le biais des droits globaux, de l'instance ou de l'organigramme organisationnel.
  • Ressource - Saisie de temps
  • Ressource - Approuver la feuille de temps
Procédez comme suit :
  1. Cliquez sur
    Mes feuilles de temps
    .
  2. Sélectionnez la période requise ou passez à l’étape 3 pour la période actuelle.
  3. Cliquez sur l'icône
    Sélectionner une ressource pour saisir du temps
    .
    Une liste des membres de votre équipe s'affiche avec la période sélectionnée.
  4. Sélectionnez le nom de la ressource, ou cliquez sur
    Afficher
    pour sélectionner la ressource.
    Vous pouvez désormais effectuer toutes les activités liées à la feuille de temps.
  5. Cliquez sur
    Créer une feuille de temps
    . L’assistant Travail s’ouvre et répertorie tous les projets auxquels le membre de l’équipe appartient.
  6. Sélectionnez la tâche pour laquelle vous devez entrer l’heure, puis cliquez sur
    Ajouter et fermer
    . La feuille de temps du membre de l’équipe pour la tâche spécifique s’affiche.
  7. Entrez les heures du membre de l’équipe pour la tâche spécifique.
  8. Cliquez sur
    Soumettre
    .
Saisie de temps pour une équipe
Pour saisir du temps pour une équipe, vous n'avez pas besoin de droits d'accès aux personnes de l'équipe, uniquement pour la ressource de l'équipe. Vous pouvez saisir ou approuver des feuilles de temps pour une équipe pour autant que vous disposiez des droits d'accès suivants pour la ressource de l'équipe par le biais des droits globaux, de l'instance ou de l'organigramme organisationnel.
Si vous soumettez la feuille de temps pour une tâche affectée à votre équipe. Les données financières du projet De la planification aux charges constatées affichent les charges constatées de l’équipe en fonction du temps saisi. Pour plus d’informations, consultez la rubrique
Révision des transactions associées à la saisie de temps de l'équipe
dans la section
Clarity
: Gestion des plans financiers
.
  • Ressource - Saisie de temps
  • Ressource - Approuver la feuille de temps
Assurez-vous que le membre est ajouté à l'équipe pour un projet dans l'interface utilisateur de
PPM classique
.
Procédez comme suit :
  1. Cliquez sur
    Mes feuilles de temps
    .
  2. Sélectionnez la période requise ou passez à l’étape 3 pour la période actuelle.
  3. Cliquez sur l'icône
    Sélectionner une ressource pour saisir du temps
    . Une liste des membres de votre équipe s'affiche avec la période sélectionnée.
  4. Filtrez la liste des ressources à l'aide des attributs suivants :
    • Ressource
      Filtre par nom de la ressource ou de l'équipe pour les ressources pour lesquelles vous disposez du droit d'accès
      Ressource - Saisie de temps
      .
    • Responsable des ressources
      Filtre en fonction des responsables des ressources pour lesquelles vous disposez du droit d'accès
      Ressource - Saisie de temps
      .
    • Organigramme organisationnel de la ressource
      Filtre selon toutes les ressources associées à un organigramme organisationnel pour lequel vous disposez du droit d'accès
      Ressource - Saisie de temps
      .
    • Statut
      Filtre par statut de feuille de temps. Par défaut, le filtre de statut est défini sur Ouvert(e).
  5. Sélectionnez le nom de la ressource, ou cliquez sur
    Afficher
    pour sélectionner la ressource.
    Vous pouvez désormais effectuer toutes les activités liées à la feuille de temps.
A partir de
Clarity
15.6.1, vous pouvez enregistrer le temps pour les ressources inactives. Cette fonctionnalité est utile lorsque vous devez saisir du temps pour des employés ou des sous-traitants qui ne sont plus associés à votre organisation.
Utilisation de codes de valorisation et d'imputation dans une feuille de temps pour les fiches de paie
Les codes de valorisation et d'imputation sont utilisés pour le traitement des fiches de paie. Si votre organisation utilise ces codes (ou les attributs Valeur utilisateur 1 et Valeur utilisateur 2), votre administrateur peut les mettre à disposition dans vos feuilles de temps. En tant qu’employé ou contractant, entrez les codes appropriés. Par exemple, une ligne de feuille de temps peut être
facturable
, alors qu'une autre ligne peut être
non facturable
.
Procédez comme suit :
  1. Créez une feuille de temps ou ouvrez une feuille de temps dont le statut est Ouvert(e).
  2. Sélectionnez une cellule de poste de feuille de temps dans la colonne
    Code de valorisation
    ou
    Code d'imputation
    . Votre administrateur peut également fournir les colonnes
    Valeur utilisateur 1
    ou
    Valeur utilisateur 2
    .
  3. Sélectionnez une valeur dans la liste des codes. Vous pouvez entrer une partie du nom de la valeur dans la cellule pour afficher les valeurs qui correspondent le plus avant d'en sélectionner une.
Renvoi d'une feuille de temps soumise
Pour renvoyer une feuille de temps soumise, ouvrez-la et cliquez sur
Renvoyer.
Vous pouvez désormais modifier la feuille de temps et la soumettre à nouveau pour approbation par votre responsable des ressources. En tant que membre de l'équipe, vous ne pouvez pas renvoyer une feuille de temps approuvée à moins de disposer des droits d'approbation sur vos feuilles de temps. Pour les feuilles de temps enregistrées, vous pouvez créer des ajustements.
Corriger la feuille de temps renvoyée
Vous recevez une notification en cas de renvoi par votre responsable des ressources de l'une de vos feuilles de temps à des fins de correction. La méthode de notification dépend des paramètres de votre compte.
Procédez comme suit :
  1. Accédez à votre feuille de temps renvoyée. Par exemple, cliquez sur le lien dans le courriel envoyé par votre responsable.
    La feuille de temps renvoyée peut contenir des notes rédigées par votre responsable des ressources concernant les éléments à corriger.
  2. Apportez les corrections nécessaires à votre feuille de temps.
  3. Soumettez-la pour approbation.
    Votre responsable des ressources est informé que la feuille de temps a été corrigée et qu'elle est prête pour révision et approbation.
Ajustement d'une feuille de temps approuvée et enregistrée
Suite à l'approbation par votre responsable des ressources de votre feuille de temps soumise, les données de temps réelles sont enregistrées dans
Clarity
. Vous pouvez ajuster une feuille de temps enregistrée afin de corriger les éventuelles erreurs de saisie du temps pour les tâches. Le projet et les tâches doivent rester ouverts à la saisie de temps et le projet doit être actif.
Remarque :
Les tâches inactives dans votre feuille de temps s'affichent en lecture seule.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez la feuille de temps enregistrée, puis cliquez sur
    Ajuster
    .
  2. Apportez vos modifications, puis cliquez sur
    Soumettre
    .
Une fois que vous avez créé une feuille de temps d'ajustement, une seconde feuille de temps s'affiche pour la même période.
Pour annuler l'ajustement et revenir à la feuille de temps enregistrée d'origine, cliquez sur
Supprimer l'ajustement
. Vous pouvez revenir à la feuille de temps d'origine en lecture seule en la sélectionnant dans la liste déroulante. L'état de l'ajustement doit être
Ouvert(e)
ou
Renvoyé(e)
pour que vous puissiez supprimer ce dernier. Vous devez d'abord renvoyer l'ajustement que vous avez soumis pour pouvoir le supprimer.
Affichage des feuilles de temps dans une période de relevé d'heures clôturée
Lorsqu'une période de relevé d'heures est clôturée, vous pouvez y accéder et afficher les détails dans l'onglet Feuille de temps. Pour modifier, ajuster ou traiter une feuille de temps, la période doit être ouverte. L'administrateur système peut rouvrir une période de relevé d'heures.