Clôture, désactivation et suppression de projets et d'investissements

ccppmop1593
Une fois le cycle de vie du projet terminé, effectuez l'une ou plusieurs des activités de clôture suivantes. En tant que chef de projets, la clôture a généralement lieu après toute rétrospective, référence et analyse finale des charges constatées enregistrées. Une stratégie valide dans votre organisation peut prévoir de fermer les projets inactifs, mais de les conserver pendant un an.
Remarque :
Les procédures suivantes s'appliquent aux projets et à tous les investissements hors projet disponibles par défaut.
Marquage des investissements pour la suppression
Linked
Vous pouvez désormais utiliser le bouton d'action Marquer pour la suppression pour marquer un investissement (projet, idée, investissement personnalisé) pour suppression dans Clarity 15.9.2 et versions ultérieures. Lorsque vous marquez un investissement pour suppression, Clarity définit le champ Indicateur de purge. Les partenaires appropriés peuvent maintenant réviser tous les investissements marqués pour suppression. Une fois qu'ils ont terminé, ils peuvent exécuter le job "Supprimer les investissements et les périodes de relevés d'heures" pour supprimer les investissements appropriés.
Avant de marquer un investissement pour suppression, assurez-vous que les conditions suivantes sont remplies :
  • Le statut financier de l'investissement est défini sur Clôturé(e) afin d'empêcher les nouvelles transactions.
  • Le statut d'investissement est défini sur Inactif.
  • Aucune instance de processus n'est en cours d'exécution au niveau de l'investissement.
Vous devez détenir le droit d'accès global <Investissement> - Supprimer - Tout et les droits d'accès Modifier pour les investissements que vous souhaitez marquer pour suppression. Les droits d'accès suivants ont été introduits dans cette version pour faciliter la suppression des investissements dans Clarity.
  • <Investissement personnalisé> - Supprimer - Tout
  • Idée - Supprimer - Tout
L'option "Marquer pour suppression" est spécifique à Clarity. Elle n'a pas d'incidence sur l'option "Marquer pour suppression" disponible dans PPM classique.
Points clés à retenir
:
  • Les utilisateurs disposant d'un accès "Supprimer - Tout (Global)" et "Modifier pour les investissements personnalisés, les idées ou les projets" peuvent utiliser l'option "Marquer pour suppression".
  • Lorsque le job "Supprimer les investissements et les périodes de relevés d'heures" est exécuté, le système supprime l'investissement et toutes les données associées.
  • Si un investissement inclut des charges constatées sur la feuille de temps et que la case à cocher
    Administration
    ,
    Gestion de projets
    ,
    Paramètres
    ,
    A
    utoriser la suppression des investissements marqués avec des données de feuille de temps et de transaction
    n'est PAS sélectionnée, un message s'affiche indiquant que l'investissement ne peut pas être marqué pour suppression.
Clôture financière d'un projet
Pour éviter la réservation de charges constatées supplémentaires au niveau d'un projet, vous pouvez fermer ce projet. La clôture d'un projet indique qu'aucun travail futur n'est autorisé. Aucune transaction nouvelle ne peut s'accumuler dans le projet.
Procédez comme suit
:
  1. Cliquez sur
    Accueil
    ,
    Gestion des portefeuilles
    ,
    Projets
    .
  2. Ouvrez le projet.
    1. Vérifiez que le projet ne contient aucune charge restante.
    2. Convertissez toutes les transactions financières restantes en travaux en cours et publiez toutes les charges constatées.
  3. Cliquez sur
    Propriétés
    ,
    Paramètres
    .
  4. Développez la section
    Finances
    . Pour éviter l'affectation de financement supplémentaire, définissez le champ
    Statut financier
    sur
    Clôturé(e)
    .
  5. Développez la section
    Temps et personnel
    . Pour empêcher l'enregistrement de charges constatées futures, désélectionnez la case à cocher
    Ouvrir à la saisie de temps
    . Si des utilisateurs avaient déjà réservé des charges constatées et enregistré leurs feuilles de temps, les charges constatées seront toujours enregistrées lors de l'approbation des feuilles de temps et de l'exécution du job d'enregistrement.
  6. Enregistrez les modifications.
Désactivation d'un projet
Par défaut, seuls les projets actifs s'affichent dans la page Liste des projets. Pour supprimer un projet dans la liste, désactivez-le. L'application supprime les projets inactifs de la plupart des vues par défaut qui affichent uniquement les projets actifs tels que les portlets et rapports par défaut. Le projet reste dans la base de données et vous pouvez l'inclure dans les vues à l'aide d'une opération de filtrage.
Procédez comme suit
:
  1. Cliquez sur
    Accueil
    ,
    Gestion des portefeuilles
    ,
    Projets
    .
  2. Ouvrez le projet.
  3. Sélectionnez
    Propriétés
    , puis
    Paramètres
    .
  4. Dans la section
    Général
    , désélectionnez la case à cocher
    Actif
    .
  5. Enregistrez les modifications.
  6. Vous pouvez réactiver un projet inactif (facultatif).
Marquage d'un projet pour suppression
Vous pouvez marquer un projet pour suppression uniquement lorsque celui-ci est inactif. Les projets marqués pour suppression continuent d'apparaître dans la page Liste des projets jusqu'à l'exécution du job Supprimer les investissements et les périodes de relevés d'heures. A l'issue de l'exécution du job, le projet est supprimé de la base de données.
Des droits d'accès
Supprimer
sont nécessaires pour marquer les projets et les investissements pour suppression.
Procédez comme suit :
  1. Cliquez sur
    Accueil
    ,
    Gestion des portefeuilles
    ,
    Projets
    .
  2. Filtrez la liste pour obtenir les projets inactifs.
  3. Activez la case à cocher située à côté d’un projet, puis cliquez sur
    Marquer pour suppression
    .
  4. Pour confirmer, cliquez sur
    Oui
    .
Avant la version 15.5.1, vous ne pouviez pas marquer un projet pour suppression s'il contenait des saisies de temps ou des données de transaction financière. Vous deviez d'abord supprimer les périodes contenant les charges constatées. A compter de la version 15.5.1, vous pouvez supprimer des investissements auxquels sont associés une feuille de temps ou des données de transaction financière. Pour activer cette fonctionnalité, sélectionnez la case à cocher
Autoriser la suppression des investissements marqués avec une feuille de temps et des données de transaction
sur la page
Paramètres
.
Annulation de la suppression d'un projet
Vous pouvez annuler la suppression d'un projet marqué pour suppression dans les cas suivants :
  • Le job Supprimer les investissements n'a pas encore été exécuté.
  • Le projet est inactif et apparaît dans la page Liste des projets.
Lorsque vous annulez la suppression, le projet n'est pas supprimé lors de l'exécution du job Supprimer les investissements. Les projets inactifs continuent de figurer dans la liste des projets inactifs.
Procédez comme suit :
  1. Cliquez sur
    Accueil
    ,
    Gestion des portefeuilles
    ,
    Projets
    .
  2. Filtrez la liste pour obtenir les projets inactifs.
  3. Activez la case à cocher située près d'un projet et cliquez sur
    Annuler la suppression
    .
  4. Pour confirmer, cliquez sur
    Oui
    .
Pour afficher la liste des projets et des investissements inactifs qui ont été marqués pour suppression, procédez comme suit.
  1. Configurez la liste pour afficher le champ Indicateur de purge.
  2. Filtrez ou triez la liste d'après le champ Indicateur de purge afin d'examiner les projets marqués pour suppression.
Suppression d'un projet ou d'un investissement
Une fois le projet ou un autre investissement clôturé, désactivé et marqué pour suppression, vous pouvez le supprimer.
Seul le droit d'accès
Job - Exécuter
est requis pour l'exécution du job Supprimer les investissements et les périodes de relevés d'heures. Pour identifier les projets que le job n'a pas supprimés, consultez la sortie des journaux du job à l'issue de l'exécution du job.
Conditions préalables
En tant que chef de projet ou que responsable financier chargé de la gestion des investissements, vérifiez que les conditions préalables suivantes sont remplies avant de supprimer un investissement avec des charges constatées dans la version 15.5.1 ou version ultérieure :
  • Le statut financier de l'investissement est défini sur
    Clôturé(e)
    afin d'empêcher les nouvelles transactions.
  • Le statut d'investissement est défini sur
    Inactif
    .
  • Aucune instance de processus n'est en cours d'exécution au niveau de l'investissement.
  • Vous disposez des droits d'accès nécessaires pour effectuer les tâches suivantes :
    • Marquage des investissements pour suppression
    • Exécutez le job Supprimer les investissements et les périodes de relevés d'heures.
  • Les allocations de la hiérarchie parents-enfants pour l'investissement sont de 0 %, 100 %, ou sont supprimées. Pour vérifier ces valeurs, procédez comme suit :
    1. Ouvrez le projet.
    2. Cliquez sur
      Hiérarchie
      , puis sur
      Parents
      .
    3. Examinez les allocations pour plusieurs parents. Vérifiez que l'allocation est définie sur 100 % pour un seul parent et que tous les autres parents possèdent une allocation de 0 %. Vous pouvez également supprimer l'investissement de tous les parents avant de le supprimer.
  • L'utilisateur disposant du droit d'accès pour exécuter le job Supprimer les investissements et les périodes de relevés d'heures examine les investissements et les périodes marqués pour suppression. Sans la gestion adéquate, les données qui ne devaient pas être supprimées peuvent l'être par accident.
  • Si vous utilisez la fonction de planification des versions, supprimez les versions et les exigences associées à l'investissement.
Procédez comme suit :
  1. Configurez le paramètre de gestion de projets de manière à autoriser les utilisateurs à marquer des investissements auxquels sont associées des feuilles de temps et des données de transaction à supprimer. Reportez-vous à la section Définition des paramètres de projet par défaut.
  2. Marquez les investissements pour suppression. Voir section
    Marquage d'un projet pour suppression
    dans cet article.
  3. Vérifiez les périodes de relevé d'heures et les investissements marqués pour suppression.Si nécessaire, annulez la suppression.
  4. Exécutez le job Supprimer les investissements et les périodes de relevés d'heures.L'administrateur peut également planifier l'exécution de ce job à intervalles réguliers.
    Pour plus d'informations sur le job, consultez la section
    Référence de jobs
    .
Suppression de projets et d'objets Investissement hors projet avec des charges constatées
Dans la version 15.5.1 ou ultérieure, vous pouvez supprimer des projets et autres investissements pour lesquels des charges constatées sont associées à des feuilles de temps, à des transactions ou aux deux. Le tableau suivant répertorie les conditions de suppression des investissements avec des charges constatées :
Paramètre Admin du chef de projet
Marquer un investissement pour suppression ?
Paramètre Job Supprimer les investissements
Investissement avec des charges constatées supprimé ?
Sélectionné(e)
Oui
Sélectionné*
Oui
Sélectionné(e)
Oui
Non sélectionné(e)
Non
Non sélectionné*
Non
Non sélectionné(e)
Non
Non sélectionné*
Non
Sélectionné*
Non
*Lorsque le paramètre de gestion de projets est désactivé avant l'exécution du job, l'investissement n'est toujours
pas
supprimé, y compris lorsque le paramètre de job est sélectionné.
Toutes les entrées de transaction sont supprimées à l'issue du job Supprimer les investissements et les périodes de relevés d'heures. L'investissement (application, projet, produit) est supprimé. Le journal du job indique les éléments qui ont été supprimés, par exemple :
REVMGR-20996: Purge Successful. Project Code: 57152PRD_LFES; Transactions Purged=1. 57152PRD_LFES (5002001) has been deleted.
Suppression des codes d'imputation propres à l'investissement
Lorsque vous supprimez un projet, l'application supprime le code d'imputation propre à l'investissement dans la table PRCHARGECODE. Les lignes de matrice de taux utilisant le code d'imputation propre à l'investissement sont elles aussi supprimées.
Les codes d'imputation propres à l'investissement sont disponibles pour les projets, mais pas pour les investissements hors projet ou pour les types d'investissement personnalisé.
La séquence d'étapes ci-dessous résume le cycle de vie d'un code d’imputation :
  1. Cliquez sur
    Administration
    ,
    Gestion de projets
    ,
    Paramètres
    et cochez la case
    Activer les codes d'imputation propres à l'investissement
    . Cliquez sur
    Enregistrer
    .
  2. Cliquez sur
    Administration
    ,
    Gestion de projets
    ,
    Codes d'imputation
    et créez votre code d'imputation.Définissez le code d'imputation sur
    Ouvert(e)
    pour qu'il apparaisse dans la liste de sélection d'un projet.
  3. (Facultatif) Pour créer des codes d'imputation propres au projet, vous pouvez également ouvrir le projet et cliquez sur l'onglet
    Propriétés du projet
    . Vous pouvez créer le code sur la sous-page
    Codes d'imputation
    .
  4. Dans le champ
    Investissement
    , choisissez un projet. Vous ne pouvez pas modifier ou supprimer ce code d'imputation directement dans l'interface utilisateur.
  5. Cliquez sur
    Administration
    ,
    Finances
    ,
    Gérer les matrices
    .
    1. Créez une matrice de taux ou utilisez une matrice de taux existante. Configurez le champ
      Code d'imputation
      comme une colonne.
    2. Ajoutez une ou plusieurs lignes de matrice de taux avec ce code d'imputation propre à l'investissement.
  6. Mettez à jour l'investissement avec ce code d'imputation. Créez des saisies de temps et des transactions financières avec cette combinaison investissement-code d'imputation.
  7. Définissez le champ
    Statut financier
    du projet ou de l'investissement sur
    Ouvert(e)
    .
  8. Cliquez sur
    Accueil
    ,
    Gestion financière
    ,
    Entrée de transaction
    et créez des transactions pour les ressources qui utilisent le code d'imputation dans le projet ou l'investissement.
  9. Exécutez les jobs suivants :
    • Job Enregistrer dans les travaux en cours
    • Job Enregistrer les transactions dans les données financières
    • Job Importer les charges financières constatées
  10. Confirmez que vous visualisez les charges constatées enregistrées pour ces transactions sur la page
    Equipe
    du projet ou de l'investissement.
  11. Clôturez le projet et définissez-le sur le statut
    Inactif
    .
  12. Marquez le projet ou l'investissement pour suppression et exécutez le job Supprimer les investissements et les périodes de relevés d'heures.
  13. Dans le journal du job, consultez les messages confirmant que ce code d'imputation n'apparaît plus dans la liste des codes d'imputation.
  14. Cliquez sur
    Administration
    ,
    Gestion de projets
    ,
    Codes d'imputation
    et confirmez que le code d'imputation n'apparaît plus.
  15. Cliquez sur
    Administration
    ,
    Finances
    ,
    Gestion de la matrice
    et confirmez que le code d'imputation n'apparaît plus dans les lignes de matrice de taux dans lesquelles il a été configuré comme une colonne.