Clarity : Lancer une conversation ou publier une réponse

ccppmop1593
HID_newux_conversations
Vous pouvez démarrer une conversation ou enregistrer vos commentaires dans un message de réponse, en insérant éventuellement des pièces jointes et des liens. Une conversation est une série de réponses à un thème ou une question d'origine. Elles constituent un forum collaboratif grâce auquel tous les membres de l'équipe peuvent discuter des problèmes d'un projet, les documenter et les résoudre.Par exemple, utilisez des conversations pour discuter des commentaires des clients ou partager des observations lors du développement.Les conversations permettent également aux responsables des ressources et aux coordinateurs de projet de s'entretenir à propos des ressources ou des rôles à allouer à un investissement.
2
Conversations et réponses
Toutes les conversations affichent le comportement suivant :
  • La conversation la plus récente apparaît en premier et la réponse la plus récente d'une conversation apparaît en dernier.
  • Cliquez sur
    Actualiser les conversations
    pour afficher les deux réponses les plus récentes d'une conversation. Si une conversation contient plus de 2 réponses, cliquez sur
    Tout afficher
    pour développer la liste et afficher les autres réponses. Cliquez sur
    AFFICHER MOIN
    S pour afficher les deux dernières réponses.
  • Seul l'utilisateur qui a enregistré une conversation peut la modifier ou la supprimer.
    Lorsque vous supprimez une conversation, l'application supprime également toutes les réponses. Une conversation supprimée ne peut pas être récupérée.
  • Une conversation prend en charge jusqu'à 200 réponses.
  • Vous pouvez entrer 1 300 caractères maximum dans une publication ou dans une réponse. Les espaces, caractères spéciaux, sauts de ligne et chaînes @mention sont pris en compte dans le calcul de la limite fixée à 1 300 caractères.
  • Pour ajouter une nouvelle ligne dans un commentaire, appuyez sur les touches
    Maj
    +
    Entrée
    .
  • Le contenu HTML n’est pas pris en charge dans les conversations ; toutefois, vous pouvez ajouter des liens vers d’autres contenus. Vous pouvez copier/coller ou saisir directement des liens. Lorsque vous cliquez sur le bouton Enregistrer, l'URL s'affiche sous forme de lien hypertexte. Les utilisateurs peuvent cliquer sur un lien pour afficher son contenu dans un nouvel onglet de navigateur. Les formats d'URL suivants sont pris en charge dans les conversations :
    www http:// https:// ftp:// sftp://
    N'entrez aucune valeur à l'intérieur de chevrons dans les champs de données de
    PPM classique
    ou de
    Clarity
    . Par exemple, évitez de saisir <abc> ou <value1> entre chevrons pour le texte de paramètre fictif. Les chevrons couplés ne constituent pas une combinaison de caractères spéciaux prise en charge et peuvent aboutir à des résultats inattendus.
Conversations concernant les projets
Restez en contact avec votre équipe, posez des questions et résolvez les problèmes via les conversations. Les membres de l’équipe du projet et le chef de projets peuvent répondre et mentionner un autre membre dans la conversation. Les autres utilisateurs disposant du droit d'accès
Projet - Modifier
(global, d'instance ou d'organigramme organisationnel) ou
Projet - Afficher
peuvent également publier une réponse.
Les utilisateurs doivent détenir le droit d'accès "Projet - Naviguer" ou "Gestion de projets - Mosaïques - Naviguer" pour pouvoir afficher les pages Gestion de projets dans
Clarity
.
Procédez comme suit
:
  1. Accédez à la page
    Projets
    et ouvrez un projet.
  2. Sélectionnez l’onglet
    Conversations
    .
  3. Entrez votre message dans la zone
    Démarrer une conversation
    , puis cliquez sur
    Enregistrer
    ou appuyez sur la touche
    Entrée
    .
    Les autres utilisateurs peuvent saisir leur message dans la zone Réponse.
    image2017-8-1 10:47:13.png
Conversations concernant les tâches
Vous pouvez lancer une conversation relative à une tâche particulière d'un projet.
Procédez comme suit :
  1. Accédez à la page
    Tâches
    du projet.
  2. Cliquez sur une tâche.
    Le volet des détails de la tâche s'affiche à droite.
    image2017-8-1 10:34:29.png
  3. Démarrez une conversation concernant la tâche dans l'onglet
    Conversations
    .
  4. Pour modifier ou supprimer une réponse publiée, cliquez sur le menu ⋮
    Options.
    Vous pouvez uniquement modifier ou supprimer vos propres commentaires.
Conversations concernant les risques, les problèmes ou les changements
Vous pouvez également lancer une conversation relative à un risque, problème ou changement spécifique associé à un projet.
Procédez comme suit :
  1. Accédez à la page
    Risques
    ,
    Problèmes
    ou
    Changements
    d'un projet.
    Par défaut, la colonne Conversations est épinglée comme première colonne. Une icône de conversation bleue apparaît lorsqu'au moins une conversation existe pour le risque, le problème ou le changement.
  2. Cliquez sur l'icône pour ouvrir la conversation.
Exemple : collaboration de l'équipe du projet à l'aide de conversations
Un nouveau projet ayant pour but de mettre à niveau le système de messagerie interne a démarré. Nicole, la chef de projets démarre une conversation avec Mike, un membre d'équipe. L'image suivante illustre une conversation entre Nicole et Mike :
image2017-8-8 15:49:5.png
Conversations concernant les investissements, les ressources et les rôles
Vous pouvez démarrer une nouvelle conversation ou répondre à une conversation existante. Deux exemples fréquents sont les conversations relatives aux ressources ou aux rôles.
Demande de ressource
En tant que coordinateur de projet chargé de la dotation en personnel des investissements, utilisez la vue Investissements à ressources pour réserver une ressource et lancer une conversation avec le responsable des ressources. Les autres utilisateurs que vous mentionnez reçoivent une notification et peuvent répondre dans leur fenêtre Notifications ou dans l'onglet Conversations. L'image suivante illustre une conversation que Barbara a démarré avec Derrick Joseph à propos d'une ressource nommée Mike Jones :
This image displays how a conversation can be started on a resource.
Procédez comme suit
:
  1. Dans le menu
    Principal
    , sélectionnez
    Dotation en personnel
    .
  2. Sélectionnez la vue Investissements à ressources ou Ressources à investissements.
  3. Développez un investissement ou une ressource.
  4. Cliquez sur une ressource ou sur un rôle pour un investissement ou sur un investissement pour une ressource.
    Le volet
    Détails
    apparaît.
  5. Sélectionnez l’onglet
    Conversations
    .
  6. Répondez à une conversation ou démarrez-en une. Par exemple, dans une conversation à propos d'une ressource ou d'un rôle, mentionnez le responsable des ressources. Dans une conversation à propos d'un investissement spécifique, mentionnez le coordinateur de projet ou le chef de projets.
Demande de rôle
En tant que coordinateur de projet dans cet exemple, vous disposez des droits nécessaires pour réaliser une réservation optionnelle ou ferme des ressources. Pour demander un rôle spécifique pour un projet, utilisez la vue Demandes. Vous démarrez une conversation avec le responsable des ressources. Les autres utilisateurs que vous mentionnez reçoivent une notification et peuvent répondre dans leur fenêtre Notifications ou dans l'onglet Conversations. L'image suivante illustre une conversation que Barbara a démarré avec Derrick Joseph à propos d'une demande de ressource dans le rôle Architecte :
This image displays a sample conversation for a role request.
Procédez comme suit :
  1. Dans le menu
    Principal
    , sélectionnez
    Dotation en personnel
    .
  2. Dans la vue
    Demandes
    , recherchez ou filtrez le rôle requis.
    Les rôles correspondants s'affichent.
  3. Cliquez sur un rôle pour afficher la liste des investissements qui l'utilisent.
  4. Cliquez sur le nom d'un investissement.
    Le volet
    Détail
    apparaît.
  5. Sélectionnez l'onglet
    Conversations
    .
  6. Répondez à une conversation ou démarrez-en une.
Si vous ne disposez pas des droits de réservation requis, les demandes de rôle n'affichent aucun résultat dans la page Dotation en personnel.
Les conversations concernant la dotation en personnel affichent le comportement suivant :
  • Sur la page
    Dotation en personnel
    , la présence d'un petit point bleu indique qu'il s'agit d'un investissement avec une conversation.
    image2017-8-26 8:28:49.png
  • Aucun droit spécifique n'est requis pour accéder aux conversations relatives aux ressources et aux rôles. Si vous disposez des droits de réservation appropriés pour un enregistrement d'équipe, vous pouvez afficher les conversations dans cet enregistrement ou y participer.
  • Dans la vue Demandes, vous pouvez remplacer un rôle par une ressource. L'application transfère les conversations de l'enregistrement de l'équipe de rôle vers l'enregistrement de l'équipe de ressources. L'exemple suivant illustre ce comportement :
    1. Accédez au volet
      Détails
      d'un rôle demandé à partir de la vue Demandes.
    2. Cliquez sur
      Allouer à
      et recherchez une ressource dans la liste.
    3. Cliquez sur
      Remplacer l'allocation
      .
      La ressource affectée est allouée au rôle. La nouvelle ressource peut maintenant afficher les conversations dans l'enregistrement de rôle.
This image displays how a role request can be allocated to a new resource who can now see the Conversations on the role record.
En tant que responsable des ressources, lorsque vous supprimez du personnel (ressource, rôle ou équipe) d'un investissement, l'application supprime également toutes les conversations associées. Elle ne supprime pas les conversations de niveau investissement. Si, par la suite, vous ajoutez le personnel au même investissement, le personnel n'a plus accès à toutes les conversations précédentes.
Exemple : lancement d'une conversation concernant la dotation en personnel
Barbara Hudson est coordinatrice d'un nouveau projet. Barbara a besoin de ressources pour son projet. Elle souhaite avoir une conversation avec Derrick Joseph (responsable des ressources) afin de connaître la disponibilité des ressources et des rôles. Elle se connecte à l'interface
Clarity
et accède à la page Ressources. Barbara utilise la fenêtre Investissement à Ressources pour filtrer le nouveau projet et lancer la conversation.
This image displays how a Project Coordinator requests for a role using Conversations
Mention d'un utilisateur à l'aide du signe @
Dans les conversations, utilisez le signe @ pour mentionner d'autres utilisateurs. Lorsque vous mentionnez le nom d'une personne, elle reçoit une nouvelle notification lui indiquant de répondre. Par exemple, Derrick et Barbara ne se mentionnent pas mutuellement lorsqu'ils collaborent dans le cadre de la résolution des problèmes liés à la dotation en personnel. Ils communiquent déjà dans la conversation. Toutefois, vous pouvez mentionner une personne dans une nouvelle conversation ou répondre pour lui indiquer que vous souhaitez obtenir une réponse.
Astuces concernant l'utilisation du signe @
  • Vous n'avez pas besoin de vous souvenir du nom complet de la personne à mentionner. Après le signe @, saisissez les lettres du prénom ou du nom pour que les membres de l'équipe suggérés s'affichent.
  • Le nom complet, le rôle du projet et l’image d’avatar s’affichent pour vérifier l’identité du membre de l’équipe. Le rôle principal s'affiche lorsque le rôle dans le projet n'est pas disponible. Si les informations ne sont pas disponibles, aucun rôle ne s’affiche.
  • Pour mentionner tous les utilisateurs alloués au projet, y compris le chef de projets, utilisez la valeur @Team.
  • Tous les membres actifs et verrouillés de l'équipe peuvent être mentionnés. Les membres de l'équipe inactifs n'apparaissent pas et ne peuvent pas être mentionnés.
  • Dans les conversations de projet, 11 suggestions de noms maximum s'affichent. Tous les membres de l'équipe inclus dans votre projet, y compris le chef de projets, s'affichent.
  • Dans les conversations sur une tâche de projet, 5 suggestions maximum apparaissent. La quatrième suggestion est le chef de projets et la cinquième l'ensemble de l'équipe.
  • Dans les conversations sur la dotation en personnel, 5 suggestions maximum s'affichent.Vous pouvez mentionner uniquement des utilisateurs disposant du droit
    Dotation en personnel - Naviguer
    .
  • Nous vous recommandons de mentionner 20 utilisateurs maximum dans une conversation.
Notifications de conversation
Les notifications vous informent de l'activité de conversation lorsqu'un utilisateur vous mentionne ou mentionne votre équipe.
  • Pour afficher les notifications, cliquez sur l'icône représentant une cloche en haut de toutes les pages dans
    Clarity
    .
  • Le nombre de nouvelles notifications s'affiche sur la cloche. Le nombre disparaît lorsque vous cliquez sur la cloche.
  • Le panneau de notifications affiche l'avatar de l'expéditeur et la première ligne de son message. Découvrez comment dans l'image suivante :
    This image shows conversation notifications in Clarity
  • Faites défiler le contenu vers le haut ou vers le bas afin de visualiser toutes les notifications dans le panneau.
  • Pour ouvrir une notification, cliquez dessus dans la liste. Les détails de prise en charge sur le contexte de la conversation apparaissent. Vous pouvez répondre au message ou encore le modifier ou le supprimer. Vous pouvez également accéder au projet dans la fenêtre du message de notification. Cliquez sur
    Accéder au projet
    . Découvrez comment dans l'image suivante :
    This image shows a project conversation notifications in Clarity
  • Les notifications concernant les conversations sur la dotation en personnel contiennent un bouton
    Accéder à la fonction de dotation en personnel
    . Découvrez comment dans l'image suivante :
    This image shows a staffing conversation notifications in Clarity
  • Les notifications concernant les conversations de projet pour une tâche spécifique affichent le type de tâche et vous permettent d'accéder à la page de tâches du projet.
  • Si un utilisateur est mentionné plusieurs fois dans un seul message, ils ne sont informés qu’une seule fois.
  • Si une équipe est mentionnée (@Equipe) dans une conversation de projet, une notification est envoyée à tous les membres, y compris au chef de projets.
  • Un utilisateur peut être mentionné dans une conversation sur la dotation en personnel, s'il dispose du droit d'accès
    Dotation en personnel - Naviguer
    . Toutefois, l'utilisateur ne peut pas afficher la ressource si l'utilisateur ne dispose pas des droits requis sur celle-ci.
  • Pour supprimer une notification spécifique, placez le curseur sur la notification et cliquez sur Supprimer. Pour supprimer toutes les notifications, cliquez sur
    Tout effacer
    .Les notifications sont supprimées pour l'utilisateur spécifique.
  • Si une conversation est supprimée, la notification est également supprimée.
  • En tant qu'administrateur, configurez un nouveau modèle de notification pour les conversations. Les modèles suivants définissent l'affichage des notifications dans l'application :
    • Conversation - Votre nom a été mentionné dans une conversation
    • Conversation - Votre nom a été mentionné dans une réponse à une conversation
Pièces jointes dans les conversations
Vous pouvez charger et modifier jusqu'à cinq pièces jointes pour chaque commentaire que vous publiez dans une conversation. Les membres de l’équipe du projet peuvent télécharger et afficher les fichiers joints.
Procédez comme suit
:
  1. Ouvrez une conversation.
    Une invite de
    réponse
    s'affiche pour le commentaire suivant.
  2. Dans la nouvelle réponse, cliquez sur
    Joindre
    . Pour ajouter des pièces jointes à un commentaire précédent, cliquez sur le menu
    Options
    et sélectionnez
    Modifier
    , puis cliquez sur
    Joindre
    .
  3. Sélectionnez le fichier à joindre. Maintenez la touche
    Ctrl
    enfoncée pour sélectionner jusqu'à cinq fichiers. Cliquez sur
    Ouvrir
    .
    Les miniatures correspondant aux pièces jointes s'affichent sous le commentaire.
  4. Ajoutez ou modifiez votre texte de réponse.Vous ne pouvez pas joindre un fichier sans saisir de commentaire associé.
  5. Cliquez sur
    Enregistrer
    ou
    appuyez sur la touche
    Entrée
    .
    Les pièces jointes sont chargées.
  6. (Facultatif) Pour supprimer une pièce jointe, cliquez sur le menu
    Options
    et sélectionnez
    Modifier
    .Cliquez sur
    Supprimer
    .
    image2017-5-30 12:37:27.png
  • Lorsque vous supprimez une réponse, l'application supprime également toutes les pièces jointes.
  • Lorsque vous supprimez un projet, une tâche ou une entrée de risque, problème ou changement, l'application supprime également toutes les conversations associées. Toutes les pièces jointes aux projets et aux tâches sont elles aussi supprimées.
Les pièces jointes sont soumises aux mêmes restrictions que les documents de projet. En tant qu'administrateur, vous devez déterminer les paramètres des documents du projet. Par exemple, la taille maximum d’une pièce jointe est de 20 Mo. Pour limiter les types de fichier acceptables, vous pouvez également définir le champ
Extensions de fichier autorisées
. Consultez la section Configuration des paramètres généraux du système.