Creazione di risorse e ruoli

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Innanzitutto, i manager delle risorse o gli amministratori delle applicazioni creano i segnaposto per le risorse richieste dal progetto. Quindi creano le risorse assunte per soddisfare la domanda di allocazione dei ruoli. Assegnare quindi le risorse ai team di progetto corrispondenti.
Ad esempio, creare un ruolo per un tecnico manutentore, quindi creare le risorse per il personale e i lavoratori esterni. È possibile creare un ruolo avanzato per un tecnico esperto in possesso di più competenze. Creare un ruolo di apparecchiatura non di lavoro nel caso in cui il progetto richieda macchinari. Creare quindi una voce di risorsa per ciascuna apparecchiatura disponibile di proprietà dell'azienda o in prestito.
L'applicazione utilizza le proprietà finanziarie della risorsa per applicare i tassi e i costi corretti alle transazioni. Abilitare le proprietà finanziarie di una risorsa affinché vengano contabilizzate e visualizzate nelle pagine e nei report finanziari. I valori effettivi finanziari possono essere visualizzati nel prodotto soltanto se le risorse vengono abilitate a livello finanziario.
Il seguente diagramma mostra la procedura per la creazione di risorse e ruoli:
L'immagine mostra la procedura per la creazione di una risorsa o di un ruolo
L'immagine mostra la procedura per la creazione di una risorsa o di un ruolo
Procedere come descritto di seguito:
2
Verifica dei prerequisiti
Verificare che l'amministratore soddisfi i prerequisiti seguenti:
  • Configurare la gerarchia delle competenze.
  • Assegnare i diritti di accesso necessari.
Video: creazione di una gerarchia di competenze
Il seguente video viene fornito da CA Technologies.

Per riprodurre il video in modalità schermo intero, fare clic sul logo di YouTube a destra delle impostazioni nella parte inferiore.
Creazione di risorse o ruoli di lavoro
È possibile creare una risorsa di lavoro mediante i menu Pagina iniziale o Amministrazione. Solitamente, il manager delle risorse crea una risorsa di lavoro del menu Pagina iniziale. L'amministratore potrà quindi attivare lo stato dell'utente, nonché assegnare i diritti e le credenziali di accesso.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Come amministratore, è possibile creare nuovi utenti utilizzando i seguenti passaggi secondari. Se non si è un amministratore, saltare il passaggio 1 e andare al passaggio 2.
    1. Fare clic su
      Amministrazione
      ,
      Organizzazione e accesso
      ,
      Risorse
      .
    2. Fare clic su
      Nuovo
      e completare i campi obbligatori, tra cui un ID della risorsa e un nome utente univoci.
    3. Fare clic su
      Salva e continua
      per consultare le varie pagine con schede della nuova risorsa.
    4. Fare clic su
      Indietro
      e verificare che la nuova risorsa venga visualizzata nell'elenco con stato attivo.
      È stato creato un nuovo record utente. Il manager delle risorse può continuare a definire la risorsa di lavoro.
  2. In qualità di manager delle risorse, fare clic su
    Pagina iniziale
    ,
    Gestione risorse
    ,
    Risorse
    .
  3. Fare clic su
    Nuovo
    o applicare filtri di ricerca per individuare la voce di risorsa utente creata nel passaggio 1 per definire ulteriori informazioni dettagliate sulla risorsa.
  4. Nel campo
    Risorsa o Ruolo
    , selezionare
    Risorsa.
  5. Nel campo
    Tipo di risorsa
    , selezionare
    Lavoro
    .
  6. Fare clic su
    Avanti
    .
  7. Compilare la pagina
    Crea Risorsa - Lavoro
    , compresi i seguenti campi:
    • Ruolo principale
      Indica il ruolo principale per la risorsa. I ruoli possono variare a seconda dell'investimento. Il ruolo principale consente ad altre risorse di consultare l'area principale di competenza di una risorsa.
    • Categoria
      Definisce la categoria che identifica l'area di competenza della risorsa.
      Esempio:
      Sviluppo software o Marketing prodotto
    • External
      Specifica se la risorsa lavora per un'azienda esterna.
      Impostazione predefinita:
      opzione deselezionata
    • Disponibilità
      Definisce il numero di ore della giornata lavorativa della risorsa. Il numero indicante la disponibilità viene moltiplicato automaticamente per 5, ovvero il numero dei giorni di una
      settimana
      lavorativa standard.
      Valore predefinito: 8
      Nota:
      Questo campo è obbligatorio e il valore deve essere maggiore di zero per una risorsa o un ruolo di tipo Lavoro. Il valore ETC si basa sulla disponibilità. Il valore predefinito di un tipo di spesa della risorsa o del ruolo assegnato a un'attività non corrisponde a ETC.
    • Codice tipo di input
      Specifica il codice usato per la risorsa nelle transazioni finanziarie.
    • Modalità di registrazione
      Indica il metodo di registrazione utilizzato per immettere l'orario per la risorsa.
      Valori:
      • PPM
        (precedentemente Clarity):
        i membri del personale utilizzano le schede attività per immettere le ore dedicate alle attività assegnate. Precedentemente
        Clarity
        .
      • Nessuno:
        le risorse non di lavoro tengono traccia dei valori effettivi mediante giustificativi di transazione o un'utilità di pianificazione desktop, come ad esempio Open Workbench o Microsoft Project.
      • Altro:
        indica che l'importazione dei valori effettivi viene eseguita da un programma di terze parti.
      Impostazione predefinita:
      PPM
    • Aperto per immissione ore
      Specifica se la risorsa può utilizzare le schede attività per tenere traccia del tempo dedicato alle assegnazioni di un'attività. Se l'opzione è deselezionata, la risorsa non potrà registrare le ore dedicate a un progetto.
      Impostazione predefinita: opzione selezionata
    • Includi in Datamart
      Consente di specificare la risorsa da includere in Datamart. Se l'opzione è deselezionata, la risorsa non viene aggiunta a Datamart. La casella di controllo imposta un flag per la risorsa o il ruolo. I dati finanziari per le portlet e i report vengono inclusi con l'esecuzione del processo di estrazione Datamart. Ad esempio, è necessario un lavoratore esterno a tariffa forfettaria. Non occorrono valori effettivi per impostare tale risorsa o ruolo su deselezionato (non incluso nel Datamart). La maggior parte dei dipendenti e dei lavoratori esterni compila la scheda attività. Si desiderano valori effettivi, pertanto sarà necessario selezionare la casella di controllo per includere la risorsa nel Datamart.
      Impostazione predefinita: opzione deselezionata
    • Manager delle risorse
      Indica il nome della persona che crea la risorsa.
      Impostazione predefinita: la risorsa che ha effettuato l'accesso.
    • Manager della prenotazione
      Indica il manager delle prenotazioni predefinito per questa risorsa di lavoro.
  8. Fare clic su
    Salva
    .
  9. Per definire la disponibilità della risorsa o del ruolo, fare clic sulla scheda
    Calendario
    .
  10. (Facoltativo) Fare clic sulla scheda
    Proprietà
    , quindi fare clic su
    Informazioni di contatto
    . Completare i campi e salvare le modifiche.
  11. L'amministratore può attivare la nuova risorsa e creare la password di accesso iniziale (a meno che non si utilizzi SSO):
    1. Fare clic su
      Amministrazione
      ,
      Organizzazione ed accesso
      ,
      Risorse
      .
    2. Immettere un filtro per cercare la nuova risorsa in base all'ID o allo stato.
    3. Aprire la risorsa e modificare il campo
      Stato
      su
      Attivo
      . È anche possibile selezionare la risorsa e fare clic su
      Attiva
      .
    4. Impostare una password e confermarla.
    5. Fare clic su
      Salva e Indietro
      .
Non è possibile eliminare le risorse di lavoro (utenti) in quanto il sistema ne conserva la cronologia per mantenere l'integrità referenziale. Se un utente abbandona l'organizzazione, un amministratore può bloccare l'account utente. Se un utente viene riassunto, l'amministratore potrà sbloccarne l'account. Se un utente definito come una risorsa di lavoro abbandona l'azienda e viene successivamente riassunto, si consiglia di creare un nuovo record risorse invece di riattivare il record precedente. La creazione di un nuovo record consente di mantenere la cronologia del record precedente. Lasciare il record della risorsa precedente in stato
non attivo.
Allo stesso modo, quando una risorsa o un ruolo sono abilitati a livello finanziario, includono i dati di gestione finanziaria. Non è possibile eliminare o modificare il valore dell'ID risorsa.
Creazione di risorse o ruoli non di lavoro
È possibile creare risorse e ruoli non di lavoro che includano apparecchiature, materiali o spese. Creare un ruolo come segnaposto in un progetto per facilitare la pianificazione delle attività e la valutazione dell'ambito di lavoro.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Fare clic su
    Pagina iniziale
    ,
    Gestione risorse
    ,
    Risorse
    .
  2. Fare clic su
    Nuovo
    .
  3. Nel campo
    Risorsa o Ruolo
    , selezionare
    Risorsa
    o
    Ruolo
    .
  4. Nel campo
    Tipo di risorsa
    , selezionare
    Apparecchiatura
    ,
    Materiale
    , oppure
    Spesa
    .
  5. Fare clic su
    Avanti
    .
  6. Compilare i seguenti campi inclusi nella pagina:
    • Ruolo padre
      Specifica il ruolo di un livello superiore rispetto a questo ruolo all'interno di una gerarchia.
      Esempio:
      Il ruolo Programmatore di applicazioni è un ruolo padre rispetto al ruolo Sviluppatore Web.
    • Ruolo principale
      Indica il ruolo principale per la risorsa. I ruoli possono variare a seconda dell'investimento. Il ruolo principale consente ad altre risorse di consultare l'area principale di competenza di una risorsa.
    • Categoria
      Definisce la categoria che identifica l'area di competenza della risorsa.
      Esempio:
      Proiettore, server, camion
    • External
      Specifica se la risorsa lavora per un'azienda esterna.
      Impostazione predefinita:
      opzione deselezionata
    • Disponibilità
      Questo campo definisce il numero di ore della giornata lavorativa della risorsa. Il numero indicante la disponibilità viene moltiplicato automaticamente per 5, ovvero il numero dei giorni di una settimana lavorativa standard. ETC si basa sui calcoli delle disponibilità. Una risorsa o ruolo di
      spesa
      assegnato a un'attività non corrisponde a ETC predefinito.
      Questo campo è obbligatorio e il valore deve essere maggiore di zero solo per le risorse o i ruoli di tipo Lavoro. A differenza delle spese, il materiale e l'apparecchiatura possono avere anche un valore di disponibilità.
      Valore predefinito
      : 8
    • Manager delle risorse
      Identifica il nome del manager con diritti di accesso per eseguire operazioni quali l'impostazione dell'allocazione per questa risorsa.
      Impostazione predefinita
      : la risorsa che ha effettuato l'accesso.
    • Manager delle risorse
      Indica il nome della persona che crea la risorsa.
      Impostazione predefinita:
      la risorsa che ha effettuato l'accesso.
    • Manager della prenotazione
      Indica il manager delle prenotazioni predefinito per questa risorsa di lavoro.
  7. Fare clic su
    Salva
    .
  8. Per definire la disponibilità della risorsa o del ruolo, fare clic sulla scheda
    Calendario
    .
  9. (Facoltativo) Fare clic sul menu
    Proprietà
    e da Principale selezionare
    Proprietà finanziarie
    . Completare i campi e salvare le modifiche.
  10. (Facoltativo) Soltanto per le risorse di lavoro o spesa, fare clic sul Menu
    Proprietà
    , quindi in Principale, selezionare
    Informazioni sul contatto
    . Completare i campi e salvare le modifiche.
Assegnazione di competenze alle risorse di lavoro
È possibile utilizzare le competenze di una risorsa o di un ruolo per le attività di progetto. La definizione delle competenze delle risorse di lavoro è utile ad altri utenti che desiderano assegnare le risorse più complete ai ruoli dei progetti.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Fare clic su
    Pagina iniziale
    ,
    Gestione risorse
    ,
    Risorse
    .
  2. Aprire una risorsa o ruolo.
  3. Fare clic sulla scheda
    Competenze
    .
    Viene visualizzata la pagina Competenze della risorsa che mostra le competenze della risorsa o del ruolo selezionato.
  4. Immettere i criteri di filtro per una competenza esistente oppure fare clic su
    Mostra tutto
    .
  5. Per aggiungere una competenza all'elenco, fare clic su
    Aggiungi
    .
    Viene visualizzata la pagina Seleziona competenze contenente tutte le competenze disponibili nella gerarchia delle competenze per tutte le risorse e tutti i ruoli.
  6. Immettere i criteri di filtro per una competenza esistente oppure fare clic su
    Mostra tutto
    .
  7. Selezionare una competenza e fare clic su
    Aggiungi
    .
    Per aggiungere una competenza alla gerarchia delle competenze, contattare l'amministratore. Inoltre assicurarsi di non disattivare le ricerche di sistema necessarie per le competenze della risorsa. Se i valori Livello di interesse risorsa o Livello di esperienza della risorsa o determinati valori di ricerca vengono disabilitati, gli utenti potrebbero non essere in grado di aggiungere competenze.
  8. Fare clic su
    Salva
    .
  9. Per ciascuna competenza, selezionare i valori per i campi
    Livello di esperienza
    ,
    Interesse
    e
    Ponderazione
    .
    1. Assegnare livelli di esperienza per le risorse di lavoro come classificazione delle capacità da parte della risorsa di eseguire le competenza.
    2. Assegnare un livello di interesse per indicare l'importanza di una competenza per la risorsa o il ruolo. Ad esempio, una risorsa con un livello di interesse 7 - Medio ha un interesse maggiore in una competenza. Una risorsa con un livello di interesse 4 - Medio rappresenta un interesse inferiore.
    3. Il fattore di ponderazione viene utilizzato per effettuare una scelta nel caso di più competenze con lo stesso livello di esperienza e interesse.
  10. Fare clic su
    Salva
    .
Abilitazione a livello finanziario di una risorsa o di un ruolo
È possibile abilitare a livello finanziario le risorse o i ruoli per tenere traccia delle transazioni finanziarie. Questa operazione prevede anche l'uso dei dati finanziari associati alla risorsa o al ruolo in funzionalità quali la pianificazione e la previsione finanziaria.
Non è possibile selezionare un dipartimento finanziario specifico o l'ubicazione finanziaria per i ruoli, per i seguenti motivi:
  • Un singolo ruolo può essere condiviso con un numero di risorse per lo stesso progetto o per progetti diversi e per lo stessa unità OBS di dipartimento o un'unità OBS diversa.
  • Non è possibile contabilizzare le ore effettive per i ruoli (operazione disponibile solo per le risorse denominate o i team definiti).
Procedere come descritto di seguito:
  1. Fare clic su
    Pagina iniziale
    ,
    Gestione risorse
    ,
    Risorse
    .
  2. Aprire la risorsa o il ruolo.
  3. Fare clic sulla scheda
    Proprietà
    e selezionare
    Proprietà finanziarie
    da
    Principale
    .
  4. Completare la sezione
    Supplementare
    , compresi i seguenti campi:
    • Attivo a livello finanziario
      Indica se gli attributi finanziari per una risorsa o ruolo sono abilitati per registrare le attività di gestione finanziaria per un investimento.
    • Classe di transazione
      Specifica un valore definito dall'utente che raggruppa i tipi di transazione per l'elaborazione finanziaria della risorsa o del ruolo.
    • Classe della risorsa
      Classifica le risorse abilitate a livello finanziario e i ruoli nell'elaborazione finanziaria.
  5. Se il tipo di risorsa è di tipo
    lavoro
    , completare i campi
    Dipartimento finanziario
    e
    Ubicazione finanziaria
    .
  6. (Facoltativo) Solo per le risorse, completare i seguenti campi nella sezione
    Tassi e costi
    . Questi valori sono a scopo informativo e di reporting per il Manager delle risorse. Nelle transazioni finanziarie, viene utilizzata la matrice di tasso.
      • Tasso di fatturazione previsto
        Utilizzare questo campo per registrare il tasso di fatturazione corrispondente a questa risorsa.
      • Valuta tasso di fatturazione previsto
        In ambienti multi-valuta, selezionare il codice di valuta di fatturazione da utilizzare nell'applicazione per questa risorsa.
      • % di fatturazione prevista
        Immettere la percentuale fatturabile prevista per questa risorsa, se applicabile. In determinati progetti, ad esempio, $175.00 USD è il tasso di fatturazione di destinazione per un consulente per ogni ora. Il consulente fa parte di un'altra implementazione di soluzione che coinvolge la fatturazione di cinque risorse di $200.00 USD all'ora al 100%. Impostare la % di destinazione fatturabile per il consulente solo al 50%. Al di sotto della soglia, è possibile che il consulente venga riassegnato a un'altra richiesta.
  7. (Facoltativo) Solo per le risorse, completare i campi nella sezione
    Spese
    .
  8. Salvare le modifiche.
Configurazione di manager della prenotazione per OBS per un ruolo
È possibile utilizzare questa procedura per definire uno o più manager della prenotazione in base alle unità OBS. Ad esempio, si dispone di un singolo ruolo di analista di business ma gli analisti sono contenuti in diverse posizioni. È possibile specificare il manager delle prenotazioni per gli analisti di business in ciascuna area, nodo o OBS. In un secondo momento, i manager di progetto e delle risorse potranno creare le richieste di risorse che utilizzano le informazioni sulla prenotazione. È possibile impostare l'OBS del personale dell'allocazione. Quando si crea una richiesta, viene inserito il manager delle prenotazioni appropriato.
  1. Fare clic su
    Pagina iniziale
    ,
    Gestione risorse
    ,
    Risorse
    .
  2. Nell'elenco delle risorse e dei ruoli, aprire un ruolo.
  3. Fare clic sulla scheda
    OBS della prenotazione
    . La scheda OBS della prenotazione viene visualizzata solo quando viene aperto un ruolo.
  4. Fare clic su
    Aggiungi
    .
  5. Selezionare un'
    unità OBS
    e il
    manager delle prenotazioni
    per tale unità.
  6. Fare clic su
    Salva e Indietro
    .
  7. Fare clic su
    Aggiungi
    per ciascun manager delle prenotazioni e l'unità OBS che è necessario definire.
  8. Per copiare i mapping dell'unità OBS e del manager delle prenotazioni da un altro ruolo, fare clic su
    Copia da ruolo
    .
  9. Per copiare i mapping del manager della prenotazione e dell'unità OBS definita dall'utente su un altro ruolo, fare clic su
    Copia su ruolo.
  10. Per rimuovere i mapping OBS della prenotazione, selezionarli nell'elenco e fare clic su
    Rimuovi.
Novità! Configurazione dei team
La release 15.5 ha introdotto il concetto di risorsa del team, ovvero un team autonomo inteso come un nuovo tipo di risorsa, oppure compilato in base ai ruoli e alle risorse di lavoro denominate.
Creazione di team nella
Nuova esperienza utente
. Con i seguenti diritti di accesso, è possibile modificare una risorsa del team nella versione classica di PPM:
  • Risorsa - Navigazione:
    questo diritto globale consente di accedere all'elenco delle risorse nella versione classica di PPM.
  • Risorsa - Modifica
    : questo diritto globale, a livello di istanza o di OBS, consente a un utente di modificare le proprietà generali della risorsa del team nella versione classica di PPM.
  • Risorsa - Modifica proprietà finanziarie:
    questo diritto globale, a livello di istanza o di OBS, consente a un utente di modificare le proprietà finanziarie del team nella versione classica di PPM.
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1
Vai a
: dal menu principale, fare clic su
Amministrazione
, quindi selezionare
Team
.
2
Apertura di un team
: è possibile creare un team (fare clic su
Nuovo team
) o aprirne uno esistente facendo clic sul relativo nome.
3
Assegnazione di un team
: dopo aver creato un team, aggiungere risorse e ruoli. In qualità di amministratore, gestire l'assegnazione a utenti autorizzati di specifici diritti di accesso al team come risorsa in tutta l'applicazione. Un utente non richiede diritti di accesso per i membri del team, ma solo per la risorsa del team.
  • Assegnare i seguenti diritti di accesso per consentire a un utente di aggiungere assegnazioni del team nella pagina del personale o in quella del personale di progetto. Questi diritti consentono all'utente di assegnare anche un team a un investimento:
    Risorsa - Prenotazione provvisoria
    Risorsa - Prenotazione effettiva
  • Assegna il diritto di accesso seguente per consentire a un utente di aggiungere un team come proprietario di un'attività:
    Risorsa - Visualizzazione
4
Set di proprietà ridotto
: una volta creato nella
Nuova esperienza utente
, il nuovo team è disponibile nell'interfaccia utente classica come risorsa del team. La risorsa del team non richiede tutte le proprietà visualizzate per una risorsa di manodopera.
5
Registrazione ore del team
: è possibile abilitare la registrazione delle ore per un intero team. Ad esempio, un manager delle risorse imposta un team per il lavoro stagionale. Il team viene compensato con una flat rate e può decidere autonomamente come suddividere le attività di lavoro e il compenso per le registrazioni orarie del team.
  • Assegnare i seguenti diritti di accesso per consentire a un utente di immettere o approvare schede attività per un team:
    Risorsa - Immissione ore
    Risorsa - Approvazione orario
6
Proprietà finanziarie del team
: è possibile modificare le proprietà finanziarie della risorsa del team. Per una risorsa del team possono essere abilitate proprietà finanziarie e il tasso di costo definito nella matrice di tasso. Le caratteristiche di un team vengono visualizzate nei piani finanziari. I dati del team possono essere immessi in un piano di costi utilizzando l'azione di compilazione dalle allocazioni progetto o dalle assegnazioni. Quando i valori effettivi del team vengono registrati nel modulo finanziario, vengono visualizzati nei piani finanziari e nella revisione della transazione contabilizzata.