Creazione di progetti, team e attività

ccppmop1571
Impostare un progetto, un team e le attività per pianificare e ottenere gli obiettivi di lavoro. Assegnare le risorse alle attività del progetto. È compito del manager di progetto assegnare la priorità e approvare i progetti in base ad alcuni fattori chiave, tra cui i seguenti:
  • Business plan, strategia IT e governance
  • Vincoli di budget, tempo e risorsa
  • Linee guida di architettura IT, criteri di gestione dei rischi e standard
  • Carichi di lavoro correnti e pianificati
Un progetto in genere è frutto di idee, proposte, progetti di prova non approvati, backlog o richieste di servizio.
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Creazione di un progetto
Il progetto viene creato per registrare il piano di lavoro per gli investimenti. Ad esempio, c'è un nuovo progetto di sviluppo approvato per l'anno fiscale imminente.
Attenersi a uno dei metodi seguenti:
  • Creare il progetto da un modello.
  • Creare il progetto manualmente.
È possibile creare il progetto anche mediante XOG, mediante la conversione di un'idea in progetto, utilizzando Open Workbench o Microsoft Project.
Creazione di un progetto da un modello
È possibile creare il progetto da un modello. I modelli rafforzano l'uniformità e migliorano l'efficienza durante la creazione dei progetti. È possibile creare un progetto e salvarlo come modello. Altri possono utilizzare questo modello per creare un progetto. Quando si crea un progetto da un modello, le seguenti informazioni vengono copiate dal modello nel nuovo progetto:
  • Attributi di progetto generali e campi personalizzati.
  • Personale, partecipanti e gruppi di partecipanti.
  • WBS (Work Breakdown Structure).
  • Assegnazioni attività.
  • Associazioni di unità OBS (Organizational Breakdown Structures).
  • Valori dei campi % di allocazione e Allocazione, affinché l'ETC corrisponda a queste quantità.
  • Piani costi e di benefit.
Le date di inizio e fine, le informazioni relative alle previsioni e le proprietà finanziarie non vengono copiate nei nuovi progetti dai modelli. Se il modello di progetto contiene risorse con prenotazione effettiva, tali risorse verranno copiate con prenotazione provvisoria.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire la pagina iniziale e da Gestione portfolio, fare clic su Progetti.
  2. Fare clic su Nuovo copiando da modello.
  3. Applicare il filtro per selezionare un modello e fare clic su Avanti.
  4. Compilare i campi della sezione Generale. Di seguito si riporta una breve descrizione dei campi seguenti:
    • Metodo di calcolo della % di completamento
      Specifica il metodo per calcolare il valore % di completamento per il progetto e le attività.
      Valori:
      • Manuale. Utilizzare questo metodo per immettere manualmente la percentuale di completamento per le attività di progetto, riepilogo, dettaglio e cardine. Inoltre, selezionare questo metodo di calcolo se si utilizza il prodotto con Microsoft Project o se si utilizza un processo esterno per calcolare la percentuale di completamento. Il campo % di completamento viene visualizzato nella pagina Proprietà attività. Se si utilizza il metodo manuale, lo stato dell'attività non verrà modificato automaticamente. Lo stato dell'attività viene modificato soltanto quando vengono aggiornati manualmente lo stato o il valore della percentuale di completamento.
      • Durata. Utilizzare questo metodo per registrare la percentuale di completamento in base alla durata. La durata è la misurazione dell'intervallo totale delle ore di lavoro attive di un'attività, a partire dalla data di inizio fino a quella di fine dell'attività stessa. La percentuale di completamento delle attività di riepilogo viene calcolata automaticamente in base alla seguente formula:
        Summary Task % Complete = Total Detail Task Duration Complete / Total Detail Task Duration
      • Lavoro. Utilizzare questo metodo per calcolare automaticamente la percentuale di completamento per le attività di riepilogo e di dettaglio in base alle unità di lavoro completate per le assegnazioni delle risorse. Se si assegna una risorsa non di lavoro a un'attività, il lavoro e i valori effettivi per tale risorsa vengono ignorati nel calcolo. I calcoli si basano sulle seguenti formule:
        Summary Task % Complete = Sum of Detail Task resource assignment Actuals / Sum of Detail Task resource assignment Effort Detail Task % Complete = Sum of resource assignment Actuals / Sum of resource assignment Effort
        Impostazione predefinita
        : Manuale
        Impostare il metodo di calcolo della percentuale di completamento all'inizio del progetto senza modificare questo valore.
      • Gruppo di assegnazione
        Specifica il gruppo di risorse ammesse durante l'assegnazione di risorse all'attività.
        Valori:
        • Solo team: Consente l'assegnazione soltanto ai membri del personale.
        • Gruppo di risorse: Consente ai membri e alle risorse del personale del team per cui si dispone dei diritti di accesso di prenotare un progetto. Se l'opzione è selezionata, quando si assegna una risorsa a un'attività, la risorsa viene aggiunta anche come membro del personale del team.
          Impostazione predefinita:
          Gruppo di risorse
      • Imposta date del costo pianificato
        Specifica se le date del costo pianificato sono sincronizzate con le date dell'investimento. La selezione dell'opzione per il piano finanziario dettagliato non influisce sulle date del costo pianificato.
        Impostazione predefinita
        : opzione selezionata
  5. Compilare i campi della sezione OBS (Organizational Breakdown Structures). Le informazioni fornite definiscono la struttura OBS da associare al progetto per scopi di protezione, organizzativi o di reporting.
    • Organizzativo
      Definisce le linee di business relative all'organizzazione responsabile della proposta.
    • Dipartimento
      Definisce il dipartimento utilizzato durante l'elaborazione delle transazioni di riaddebito per addebitare o accreditare i costi dei servizi ai dipartimenti. Il dipartimento può anche essere utilizzato per stabilire la corrispondenza tra l'investimento e le matrici di tassi e costi. Il campo viene popolato automaticamente se un dipartimento viene selezionato dalla pagina delle proprietà generali. Questa OBS viene elencata per ultima se esiste più di una OBS.
    • Ubicazione
      Definisce l'ubicazione utilizzata per stabilire la corrispondenza tra l'investimento e le regole di debito e credito per l'elaborazione delle transazioni di riaddebito. È possibile utilizzare l'ubicazione dell'investimento come corrispondenza per la matrice Costo/Tasso. Se l'investimento non è associato a un'ubicazione, utilizzare l'ubicazione predefinita dell'entità. Tuttavia, se l'ubicazione predefinita dell'entità non è disponibile, utilizzare il valore dell'ubicazione predefinito di sistema.
  6. Compilare i campi della sezione Copia opzioni del progetto modello. Di seguito si riporta una breve descrizione dei campi seguenti:
    • Scala lavoro per
      Definisce la percentuale di incremento o riduzione della stima di lavoro su ciascuna attività per il nuovo progetto. Il ridimensionamento avviene in base al modello.
      Valori
      : 0-100 (zero indica che non è stata apportata alcuna modifica)
      Impostazione predefinita
      : Zero
    • Scala budget per
      Definisce la percentuale (positiva o negativa) utilizzata come fattore di scala per gli importi in dollari definiti nei piani di costi e nei piani di benefit del progetto.
      Valori
      : 0-100 (zero indica che non è stata apportata alcuna modifica)
      Impostazione predefinita
      : Zero
      Esempio
      : nel modello di progetto corrispondente al periodo 01/01/2012 - 31/12/2012, vengono allocati $10.000 al costo pianificato e $20.000 a benefit pianificato, per l'intera durata del progetto. Se viene definito un valore di ridimensionamento del budget del 20%, i piani vengono copiati nel nuovo progetto nella seguente maniera. Presupporre che la durata del progetto coincida con quella del progetto modello:
      • Il costo pianificato indica 12.000 dollari (valore scalato di un ulteriore 20% rispetto al valore originale).
      • Il benefit pianificato indica 24.000 dollari (valore scalato di un ulteriore 20% rispetto al valore originale).
    • Converti risorse in ruoli
      Specifica se sostituire le risorse nel nuovo progetto con i ruoli principali o i ruoli del team delle risorse denominate nel modello di progetto. Se una risorsa denominata non ha un ruolo principale o un ruolo del team, tale risorsa viene mantenuta per il nuovo progetto. Questa impostazione sostituisce l'impostazione predefinita di gestione del progetto nella pagina Impostazioni.
      Ad esempio, un piano di costi utilizza una risorsa come attributo di raggruppamento. Quando si seleziona questa casella di controllo, il piano di costi viene copiato dal modello. Tuttavia, i valori di risorsa non vengono convertiti in ruoli. Il valore della risorsa è l'unico valore che consente di differenziare una riga di dettaglio dell'elemento da un'altra. Se tale valore non è presente, il piano di costi potrebbe contenere righe dei dettagli duplicate.
      Impostazione predefinita:
      opzione deselezionata
  7. Salvare le modifiche.
Creazione manuale del progetto
Se non si desidera utilizzare un modello esistente, è possibile creare il progetto manualmente.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire la pagina iniziale e da Gestione portfolio, fare clic su Progetti.
  2. Fare clic su Nuovo.
  3. Compilare i campi della sezione Generale. Di seguito si riporta una breve descrizione dei campi seguenti:
    • Metodo di calcolo della % di completamento
      Specifica il metodo per calcolare il valore % di completamento per il progetto e le attività.
      Valori:
      • Manuale. Utilizzare questo metodo per immettere manualmente la percentuale di completamento per le attività di progetto, riepilogo e dettaglio. Inoltre, selezionare questo metodo di calcolo se si utilizza il prodotto con Microsoft Project o se si utilizza un processo esterno per calcolare la percentuale di completamento. Il campo % di completamento viene visualizzato nella pagina Proprietà attività. Se si utilizza il metodo manuale, lo stato dell'attività non verrà modificato automaticamente. Lo stato dell'attività viene modificato soltanto quando vengono aggiornati manualmente lo stato o il valore della percentuale di completamento.
      • Durata. Utilizzare questo metodo per registrare la percentuale di completamento in base alla durata. La durata è la misurazione dell'intervallo totale delle ore di lavoro attive di un'attività, a partire dalla data di inizio fino a quella di fine dell'attività stessa. La percentuale di completamento delle attività di riepilogo viene calcolata automaticamente in base alla seguente formula:
        Summary Task % Complete = Total Detail Task Duration Complete / Total Detail Task Duration
      • Lavoro. Utilizzare questo metodo per calcolare automaticamente la percentuale di completamento per le attività di riepilogo e di dettaglio in base alle unità di lavoro completate per le assegnazioni delle risorse. Se si assegna una risorsa non di lavoro a un'attività, il lavoro e i valori effettivi per tale risorsa vengono ignorati nel calcolo. I calcoli si basano sulle seguenti formule:
        Summary Task % Complete = Sum of Detail Task resource assignment Actuals / Sum of Detail Task resource assignment Effort Detail Task % Complete = Sum of resource assignment Actuals / Sum of resource assignment Effort
        Impostazione predefinita
        : Manuale
        Impostare il metodo di calcolo della percentuale di completamento all'inizio del progetto senza modificare questo valore.
    • Gruppo di assegnazione
      Specifica il gruppo di risorse ammesse durante l'assegnazione di risorse all'attività.
      Valori:
      • Solo team: Consente l'assegnazione soltanto ai membri del personale.
      • Gruppo di risorse: Consente ai membri e alle risorse del personale del team per cui si dispone dei diritti di accesso di prenotare un progetto. Se l'opzione è selezionata, quando si assegna una risorsa a un'attività, la risorsa viene aggiunta anche come membro del personale del team.
      Impostazione predefinita:
      Gruppo di risorse
    • Imposta date del costo pianificato
      Specifica se le date del costo pianificato sono sincronizzate con le date dell'investimento. La selezione dell'opzione per il piano finanziario dettagliato non influisce sulle date del costo pianificato.
      Impostazione predefinita
      : opzione selezionata
  4. Compilare i campi della sezione OBS (Organizational Breakdown Structures). Le informazioni fornite definiscono la struttura OBS da associare al progetto per scopi di protezione, organizzativi o di reporting.
  5. Salvare le modifiche.
Il manager di progetto utilizza la portlet Progetti personali della pagina Panoramica (generale) per visualizzare l'elenco personale dei progetti preferiti. È possibile visualizzare lo stato dei progetti che si desidera registrare. Ad esempio, se è in corso la gestione del progetto
Migrazione del sistema HR
, aggiungerlo alla portlet Progetti personali per visualizzare l'ultimo stato di rischio e allineamento di business.
Definizione delle proprietà del progetto
Dopo aver creato un progetto con le informazioni di base, definire le proprietà del progetto. Le proprietà del progetto comprendono quanto segue:
  • Un insieme di caratteristiche per gestire e organizzare le informazioni finanziarie.
  • Fattori di rischio che possono verificarsi nel corso del progetto.
  • Una previsione dei costi di progetto e del lavoro delle diverse fasi del ciclo di vita del progetto.
Definizione delle proprietà generali
L'indicazione delle proprietà generali di un progetto contribuisce a identificarlo e a definirne le caratteristiche.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto.
  2. Compilare i campi della sezione Generale. Di seguito si riporta una breve descrizione dei campi seguenti:
    • Manager
      Specifica la risorsa che gestisce il progetto. Se non si specifica un manager di progetto durante la fase di creazione, l'autore del progetto diventa il manager di progetto per impostazione predefinita. L'autore del progetto diventa anche un manager della collaborazione per impostazione predefinita. Quindi, durante la creazione del progetto, il manager di progetto è spesso anche un manager della collaborazione. Tuttavia, il manager di progetto e il manager della collaborazione rappresentano due ruoli differenti non necessariamente correlati l'uno all'altro. L'unica volta in cui il manager di progetto coincide automaticamente con il manager della collaborazione è quando il manager di progetto non viene specificato nella fase di creazione del progetto.
    • Layout di pagina
      Specifica il layout di pagina per la visualizzazione di informazioni di progetto. I layout disponibili dipendono dall'azienda e dai valori impostati dall'amministratore di
      Clarity PPM
      . I layout dipendono inoltre dai componenti aggiuntivi installati. Se non sono disponibili altri layout, il campo è di sola lettura.
      Impostazione predefinita:
      Layout predefinito del progetto
    • Rischio
      Specifica il livello di rischio di progetto come definito dai livelli di gravità selezionati per l'elenco predefinito dei fattori di rischio nella pagina principale relativa ai rischi.
    • Obiettivo
      Specifica lo scopo o il business case per il progetto.
      Valori
      : Abbattimento dei costi, Riduzione dei costi, Potenziamento del giro d'affari, Miglioramento dell'infrastruttura e Mantenimento del giro d'affari.
    • Allineamento
      Consente di specificare l'allineamento con gli obiettivi aziendali. Mostra un semaforo indicante lo stato di allineamento del progetto.
      Valori:
      • 66 - 100 (verde) = allineato
      • 33 - 65 (giallo) = allineamento a rischio
      • 0 - 32 (rosso) = fuori allineamento
    • Stato
      Indica lo stato dell'investimento.
      Valori:
      Approvato, Rifiutato, Non approvato
      Impostazione predefinita
      : Non approvato
    • Attivo
      Specifica se l'investimento è attivo. Attivare l'investimento per abilitare la contabilizzazione di transazioni e visualizzare l'investimento nelle portlet di pianificazione delle capacità.
      Impostazione predefinita
      : opzione selezionata
    • Programma
      Specifica il programma che si desidera utilizzare per creare i progetti.
      Impostazione predefinita:
      opzione deselezionata.
    • Modello
      Specifica se si desidera utilizzare il progetto come modello di progetto per la creazione di altri progetti.
      Impostazione predefinita:
      opzione deselezionata
    • Obbligatorio
      Specifica se bloccare l'investimento quando viene aggiunto a un portfolio. Questo campo viene utilizzato durante la creazione dello scenario.
      Impostazione predefinita:
      opzione deselezionata
Definizione delle proprietà di pianificazione
Le proprietà di pianificazione vengono definite per i motivi seguenti:
  • Aprire o chiudere il progetto per la registrazione delle ore.
  • Pianificare il progetto automaticamente.
  • Definire le opzioni predefinite del personale.
  • Impostare il metodo di calcolo del valore realizzato predefinito a livello di progetto.
  • Associare il progetto a un periodo di reporting del valore realizzato.
  • Sostituire il valore realizzato.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto.
  2. Aprire il menu Proprietà e selezionare Pianificazione.
  3. Compilare i campi della sezione Pianificazione. Di seguito si riporta una breve descrizione dei campi seguenti:
    • In data
      Definisce la data di inclusione dei dati relativi alle stime di budget e di tempo. Questa data viene utilizzata nei calcoli di analisi del valore realizzato, come ad esempio il costo a budget del lavoro pianificato e consente di effettuare calcoli di costo. L'ETC di un progetto non è pianificato o precede la data di inizio.
    • % di completamento
      Definisce la percentuale di lavoro completato per il progetto in base alla percentuale di completamento delle attività e dei progetti secondari. Questo campo viene visualizzato solo se il metodo di calcolo della percentuale di completamento è impostato su Durata o Lavoro.
      Impostazione predefinita:
      0
      Valori
      : da 0 a 100
    • Metodo di calcolo della % di completamento
      Specifica il metodo per calcolare il valore % di completamento per il progetto e le attività.
      Valori:
      • Manuale. Utilizzare questo metodo per immettere manualmente la percentuale di completamento per le attività di progetto, riepilogo e dettaglio. Inoltre, selezionare questo metodo di calcolo se si utilizza il prodotto con Microsoft Project o se si utilizza un processo esterno per calcolare la percentuale di completamento. Il campo % di completamento viene visualizzato nella pagina Proprietà attività. Se si utilizza il metodo manuale, lo stato dell'attività non verrà modificato automaticamente. Lo stato dell'attività viene modificato soltanto quando vengono aggiornati manualmente lo stato o il valore della percentuale di completamento.
      • Durata. Utilizzare questo metodo per registrare la percentuale di completamento in base alla durata. La durata è la misurazione dell'intervallo totale delle ore di lavoro attive di un'attività, a partire dalla data di inizio fino a quella di fine dell'attività stessa. La percentuale di completamento delle attività di riepilogo viene calcolata automaticamente in base alla seguente formula:
      Summary Task % Complete = Total Detail Task Duration Complete / Total Detail Task Duration Summary Task % Complete = Sum of Detail Task resource assignment Actuals / Sum of Detail Task resource assignment Effort Detail Task % Complete = Sum of resource assignment Actuals / Sum of resource assignment Effort
      • Lavoro. Utilizzare questo metodo per calcolare automaticamente la percentuale di completamento per le attività di riepilogo e di dettaglio in base alle unità di lavoro completate per le assegnazioni delle risorse. Se si assegna una risorsa non di lavoro a un'attività, il lavoro e i valori effettivi per tale risorsa vengono ignorati nel calcolo. I calcoli si basano sulle formule seguenti.
      Impostazione predefinita
      : Manuale
      Impostare il metodo di calcolo della percentuale di completamento all'inizio del progetto e non modificare questo valore.
    Verificare che le date di inizio e di fine delle attività e delle assegnazioni coincidano o siano comprese nelle date di inizio e di fine del progetto. In caso contrario, le date di inizio e di fine del progetto verranno ridefinite automaticamente in base alle date di inizio e di fine delle attività e delle assegnazioni.
  4. Compilare i campi della sezione Registrazione. Di seguito si riporta una breve descrizione dei campi seguenti:
    • Modalità di registrazione
      Indica il metodo di registrazione utilizzato per le assegnazioni delle risorse per l'immissione del tempo impiegato per le attività di progetto.
      Valori:
      • Clarity. le assegnazioni delle risorse utilizzano le schede attività per immettere le ore dedicate alle attività assegnate.
      • Nessuno: la registrazione dei valori effettivi delle risorse non di lavoro avviene mediante record delle transazioni finanziarie o un'utilità di pianificazione desktop, quale Microsoft Project oppure Open Workbench.
      • Altro: l'importazione dei valori effettivi viene eseguita da un'applicazione di terze parti.
      Impostazione predefinita
      : Clarity
    • Codice di addebito
      Definisce il codice di addebito delle transazioni del progetto. Se sono stati definiti anche i codici di addebito a livello di attività per le schede attività, i codici di addebito dell'attività sostituiscono questo codice.
  5. Selezionare la casella di controllo Impedisci attività di schede attività non assegnate per non consentire agli utenti di aggiungere al progetto attività di scheda attività non assegnate.
  6. Compilare i campi della sezione Personale. Di seguito si riporta una breve descrizione dei campi seguenti:
    • Unità OBS del personale predefinita
      Definisce l'unità OBS predefinita utilizzata per aggiungere membri del team al progetto. Questa unità OBS descrive una richiesta di personale e consiste in un gruppo di risorse, un'ubicazione specifica o un dipartimento. L'esecuzione del mapping dei ruoli con le unità OBS ed i manager delle risorse consente una compilazione dei ruoli più precisa. L'unità OBS del personale predefinita viene utilizzata durante la pianificazione della capacità per eseguire un confronto della domanda con la capacità. L'OBS del personale viene utilizzato come criterio di filtro.
      Esempio:
      È possibile utilizzare l'OBS per determinare se si dispone della capacità sufficiente affinché i programmatori ad Atlanta possano soddisfare la domanda di programmatori in tale ubicazione.
  7. Salvare le modifiche.
Definizione delle proprietà di rischio
È possibile classificare il rischio di un progetto da un elenco predefinito di fattori di rischio in base al livello di severità.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto e da Proprietà fare clic su Rischi.
  2. Selezionare le opzioni per i fattori di contribuzione in modo da valutare il rischio di progetto.
  3. Salvare le modifiche.
Definizione delle proprietà di budget
Le informazioni di budget sono fondamentali per la gestione e l'analisi dei portfolio. La corretta definizione e registrazione delle informazioni relative a costo pianificato e benefit contribuiscono a valutare e analizzare i progetti.
Per visualizzare tutti i dati da un investimento a un portfolio, l'amministratore di
Clarity PPM
deve eseguire il processo di sincronizzazione degli investimenti di portfolio.
Un budget consente di definire metriche quali il Valore attuale netto (VAN, Net Present Value) del progetto, l'Utile sugli investimenti (ROI, Return on Investment) e le informazioni relative al pareggio. È inoltre possibile definire i costi pianificati, i costi a budget ed i benefit di un progetto per un periodo di tempo specificato. In alternativa, è possibile definire un piano finanziario dettagliato per pianificare costi e benefit relativi a più periodi. Se si crea un piano finanziario dettagliato, le informazioni del piano vengono compilate automaticamente nella pagina Proprietà budget.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto.
  2. Aprire il menu Proprietà, quindi fare clic su Budget.
  3. Compilare i campi della pagina Proprietà budget. Di seguito si riporta una breve descrizione dei campi seguenti:
    • Budget equivalente ai valori pianificati
      Indica se si desidera che il costo a budget e i valori di benefit siano equivalenti ai costi pianificati e ai valori di budget. Se si deseleziona questa casella di controllo, è possibile definire i valori di budget manualmente.
  4. Salvare le modifiche.
Definizione delle dipendenze del progetto
Tra i diversi investimenti nel portfolio possono esistere relazioni di dipendenza. Utilizzare la pagina
Proprietà: Dipendenze
per identificare la relazione tra gli investimenti. Le dipendenze possono verificarsi tra le date di inizio e completamento del lavoro in conflitto o essere generate a causa del superamento del budget. In questa pagina è possibile effettuare le seguenti operazioni:
  • Aggiungere investimenti con vincoli di dipendenza.
  • Specificare se tali investimenti sono dipendenti dall'investimento o viceversa.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto.
  2. Aprire il menu Proprietà, quindi fare clic su Dipendenze.
  3. Selezionare una modalità per visualizzare o aggiungere quanto segue:
    • Investimenti dipendenti:
    • Investimenti da cui dipende questo investimento:
  4. Fare clic su Aggiungi per aggiungere ulteriori dipendenze all'investimento.
  5. Selezionare un tipo di investimento dall'elenco a discesa Tipo, selezionare un investimento e fare clic su Aggiungi.
Creazione del team di progetto
I membri del progetto e le attività costituiscono gli elementi principali di un progetto, entrambi sono fondamentali per raggiungere gli obiettivi del progetto. È possibile creare un team di progetto costituito dai seguenti membri:
  • Personale del team
    Le risorse che il manager di progetto assegna alle attività per l'esecuzione del lavoro. I membri del personale del team vengono allocati al progetto. Per membro del personale del team si intendono tipi di risorse o ruoli relativi a lavoro, materiali, apparecchiatura e spese. È possibile includere risorse non di lavoro o ruoli se si desidera elaborare transazioni finanziarie per tali elementi.
    Tutti i membri del team diventano partecipanti al progetto se l'impostazione di gestione del progetto predefinita, Aggiungi automaticamente membri del personale come partecipanti all'investimento, non viene modificata nelle opzioni di sistema. Se l'impostazione predefinita viene modificata, il manager di progetto deve aggiungere manualmente tutti i partecipanti al progetto dalla pagina Partecipanti.
  • Partecipanti
    Le risorse aggiunte al progetto dal manager di progetto. I partecipanti possono visualizzare le proprietà del progetto, generare idee e monitorare l'avanzamento. Per impostazione predefinita, i membri del personale compresi nel team diventano automaticamente partecipanti. Tuttavia, è possibile aggiungere come partecipanti al progetto anche risorse che non sono membri del personale compresi nel team. Il valore selezionato per l'opzione Aggiungi automaticamente membri del personale come partecipanti all'investimento determina se i membri del personale compresi nel team diventano automaticamente partecipanti.
  • Gruppi partecipanti
    Un gruppo di risorse partecipanti al progetto.
Aggiunta di risorse, ruoli o team
Se necessario, aggiungere al progetto risorse, ruoli e team predefiniti come membri del personale del team. È possibile aggiungere automaticamente risorse, ruoli o team a un progetto durante la loro assegnazione a un'attività di progetto nella struttura WBS (Work Breakdown Structure) nella visualizzazione Gantt.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto, quindi fare clic su Team.
  2. Fare clic su Aggiungi.
  3. Selezionare le risorse, i ruoli o i team predefiniti da aggiungere al personale del progetto, quindi fare clic su Aggiungi.
  4. Salvare le modifiche.
Definizione dell'allocazione delle risorse
Se necessario, definire le allocazioni delle risorse assegnate al progetto. Nella pagina Personale del team di progetto è elencato lo stato di prenotazione per tutti gli investimenti a cui la risorsa viene allocata. In aggiunta, è possibile visualizzare il numero di ore per la risorsa allocata a ciascun investimento insieme a un elenco delle allocazioni pianificate e impegnate per il progetto. Queste informazioni consentono di determinare la disponibilità della risorsa per un progetto oppure di determinare se una risorsa presenta una prenotazione in eccesso e il valore di quest'ultima. Se le date di prenotazione non vengono modificate, la risorsa viene automaticamente assegnata al progetto per tutta la durata del progetto.
Utilizzare la colonna in scala cronologica dell'elenco per modificare i valori relativi alle ore per le risorse assegnate al progetto. Questa colonna visualizza l'allocazione per risorsa, per allocazione e per periodi di tempo. È possibile modificare le informazioni, quali le celle relative ai periodi di tempo di ciascuna risorsa. La modifica delle celle relative alle ore determina la modalità di presentazione dell'allocazione pianificata e impegnata nella colonna in scala cronologica.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto, quindi fare clic su Team.
  2. Compilare i campi nella pagina Personale del team di progetto per i membri del team richiesti. Di seguito si riporta una breve descrizione dei campi seguenti:
    • Stato prenotazione
      Definisce lo stato di prenotazione per la risorsa.
      Valori:
      • Provvisoria: La risorsa è pianificata momentaneamente per l'investimento.
      • Effettiva: La risorsa è impegnata per l'investimento.
      • Combinata: Indica che l'allocazione della risorsa all'investimento è sia provvisoria, sia effettiva, o che l'allocazione provvisoria della risorsa non corrisponde all'allocazione effettiva.
      Impostazione predefinita:
      Provvisoria
      % di allocazione: Definisce la percentuale prevista di tempo lavorativo della risorsa (provvisoria o impegnata) per l'investimento. Il prodotto presuppone che ogni membro del personale del team sia assegnato al progetto e a ciascuna attività al 100% del tempo disponibile. Questo presupposto è valido se la risorsa non è assegnata a ulteriori attività in altri progetti.
  3. Salvare le modifiche.
Creazione delle attività del progetto
Un progetto include varie attività che iniziano e terminano in date definite. Per creare le attività, attenersi alla seguente procedura:
  • Inserire un'attività in una posizione specifica della struttura WBS.
  • Inserire una nuova attività utilizzando un tasto di scelta rapida.
  • Copiare un'attività da un modello di progetto.
  • Usare XOG.
Questo articolo non descrive tutti i metodi disponibili per creare un'attività.
È possibile creare i seguenti tipi di attività del progetto:
  • Cardine
    Un'attività cardine indica un punto importante di un progetto, come il completamento della prima fase dell'esecuzione.
    Specifica un evento o un'attività principale in un progetto e indica il completamento della fase, i risultati finali principali o qualsiasi risultato significativo del progetto durante la sua esecuzione.
    Nel piano di progetto, qualsiasi attività con durata pari a zero è un'attività cardine. In altre parole, per l'attività cardine le date di inizio e di fine coincidono. Una volta salvato, il campo Inizio della pagina Proprietà dell'attività viene bloccato.
  • Attività chiave
    Specifica se identificare un'attività come attività chiave. Un'attività chiave è significativa per altre attività. Ad esempio, la data di inizio di altre attività può dipendere dall'attività chiave.
    Esempio
    : se il completamento di un'attività è essenziale per la data di inizio di altre attività, contrassegnarla come attività chiave.
  • Durata fissa
    Specifica la durata stabilita per il tempo di lavoro tra l'inizio e la fine di un'attività. La durata dell'attività resta al valore immesso e l'applicazione ricalcola le unità di risorsa quando si modificano le assegnazioni.
Prima di creare la struttura WBS (Work Breakdown Structure), pianificare le attività e la struttura, al fine di garantirne un utilizzo efficiente.
Per impostazione predefinita, in caso di nuovi progetti viene visualizzata una nuova riga vuota (attività) nella struttura WBS. Quando si configura la visualizzazione Gantt in modo da non mostrare tutti i campi obbligatori, non viene visualizzata un'attività vuota iniziale per i progetti senza attività. In aggiunta, non è possibile eseguire modifiche in-line.
Un'attività di riepilogo include le attività secondarie e i relativi riepiloghi. Ad esempio, un progetto può prevedere la creazione di un nuovo dipartimento come attività di riepilogo e la formazione del personale nuovo come attività secondaria. Le dipendenze possono essere tra le attività nei progetti e con attività esterne.
Inserimento di un'attività in una posizione specifica della struttura WBS
Se necessario, inserire un'attività in una posizione specifica nella struttura WBS della visualizzazione Gantt.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto.
  2. Aprire il menu Attività e fare clic su Gantt.
  3. Selezionare la casella di controllo per il nome del progetto o fare clic su un punto qualsiasi della riga di attività per inserirne una nuova nella riga sottostante. Compiere quindi una delle azioni seguenti:
    • Utilizzare i tasti di scelta rapida:
      • Windows: premere Insert.
      • Macintosh: premere Ctrl+l.
    • Fare clic sull'icona Crea nuova attività nella visualizzazione Gantt.
  4. Compilare i campi della pagina Crea attività. Di seguito si riporta una breve descrizione dei campi seguenti:
    • % di completamento
      Definisce la percentuale di lavoro completata se l'attività è parzialmente completata.
      Valori:
      • Zero. L'attività non viene avviata.
      • Da 1 a 99. L'attività presenta l'ETC o i valori effettivi contabilizzati senza essere avviata.
      • 100. L'attività è completata.
      Impostazione predefinita:
      0
  5. Effettuare una delle seguenti azioni:
    • Fare clic sull'icona Salva della barra degli strumenti della visualizzazione Gantt.
    • Per inserire una nuova attività come secondaria o peer, premere Invio.
    • Premere il tasto TAB per spostarsi al campo successivo.
Copia di un'attività da un modello di progetto
È possibile copiare attività predefinite da un modello di progetto nel progetto. Il processo copia tutte le informazioni su stime, rischi e problemi associati alle attività.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto.
  2. Aprire il menu Attività e fare clic su Gantt.
  3. Della visualizzazione Gantt, fare clic sulla freccia in basso dell'icona Crea nuova attività, quindi scegliere Copia attività da modello.
  4. Selezionare il modello di progetto contenente le attività, quindi fare clic su Avanti.
  5. Selezionare le attività da copiare nel progetto.
  6. Fare clic su Copia.
Gestione dell'utilizzo delle risorse
Per utilizzo delle risorse si intende la quantità di lavoro delle risorse necessario, o previsto, per completare un'attività. Nella pagina Progetto: Attività: Utilizzo della risorsa è possibile compiere le attività seguenti:
  • Visualizzare e modificare il lavoro totale calcolato per ogni attività, in base alla seguente formula:
    Lavoro totale = Valori effettivi + ETC restante
  • Eseguire la funzione di pianificazione automatica del progetto.
Per impostazione predefinita, il diagramma di Gantt visualizza il lavoro totale per settimana di tutte le risorse assegnate all'attività. Tuttavia, è possibile modificare la configurazione del diagramma in modo che visualizzi diverse varianti delle informazioni su attività e risorse.
Assegnare il personale alle attività prima di visualizzare l'utilizzo delle risorse.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto.
  2. Aprire il menu Attività e fare clic su Utilizzo della risorsa.
  3. Modificare i seguenti campi:
    • Attività
      Definisce il nome dell'attività. Fare clic sul nome dell'attività per aprire la pagina Proprietà attività.
    • ID
      Definisce l'identificatore univoco dell'attività (fino a 16 caratteri).
    • Inizio
      Definisce la data di inizio per lavorare sull'attività.
      Impostazione predefinita
      : Data corrente
      Il lavoro su un'attività non può iniziare prima della data di inizio del progetto. Se l'attività è già iniziata e/o finita, questo campo non è disponibile.
    • Finlandese
      Definisce la data di completamento dell'attività.
      Impostazione predefinita
      : Data corrente
      Il lavoro su un'attività non può terminare dopo la data di fine del progetto. Se l'attività è già iniziata e/o finita, questo campo non è disponibile.
  4. Salvare le modifiche.
Assegnazione delle risorse
Assegnare le risorse di lavoro alle attività affinché possano eseguire il lavoro e registrare le ore di lavoro nelle schede attività personali. È inoltre possibile assegnare alle attività risorse di spesa, materiale ed attrezzatura. Anche questi tipi di risorse possono essere registrati nelle schede attività con valori effettivi registrati mediante transazioni.
Non è possibile assegnare risorse alle attività cardine o di riepilogo.
Assegnazione delle risorse alle attività del progetto
La pagina Assegnazioni attività consente di visualizzare un elenco delle risorse assegnate a un'attività.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto e fare clic su Attività.
  2. Aprire il menu Attività e fare clic su Assegnazioni.
  3. Compiere una delle azioni seguenti dalla pagina Assegnazioni attività:
    1. Sostituire le risorse assegnate a un'attività.
    2. Rimuovere le risorse assegnate a un'attività.
    3. Assegnare risorse a un'attività dalla visualizzazione Gantt.
Assegnazione delle risorse dalla visualizzazione Gantt
È possibile assegnare risorse ad attività dettagliate dalla struttura WBS nella visualizzazione Gantt con i seguenti metodi:
  • Modifica in-line
    . Fare clic sul campo Risorse assegnate accanto all'attività e inserire il nome della risorsa. La funzionalità di suggerimento automatico visualizza un elenco delle risorse corrispondenti che è possibile selezionare e assegnare.
    Per rimuovere una risorsa assegnata, fare clic su Rimuovi nella colonna Risorse assegnate. La risorsa viene rimossa dall'attività al salvataggio. Se sono presenti valori effettivi contabilizzati per la risorsa, questa viene aggiunta nuovamente all'attività al salvataggio.
  • Utilizzo della barra degli strumenti Gantt
    . Selezionare un'attività e fare clic sull'icona Assegna risorse sulla barra degli strumenti.
  • Utilizzo delle proprietà dell'attività
    . Fare clic sul collegamento del nome dell'attività per aprire le proprietà dell'attività. Dalle proprietà dell'attività, assegnare risorse all'attività.
È possibile assegnare le risorse solamente alle attività di dettaglio.
L'impostazione Gruppo di assegnazione per il progetto determina le risorse che è possibile assegnare a un'attività. Il prodotto supporta le seguenti impostazioni del gruppo di assegnazione:
  • Gruppo di risorse
    Effettuare la selezione da un elenco generale di risorse accessibili. Quando si assegna una risorsa dall'esterno del team di progetto, la risorsa viene aggiunta al team di progetto come membro del personale.
  • Solo team
    Effettuare la selezione dalle risorse presenti nel team di progetto. Per poter assegnare attività ai membri del team, questi devono appartenere al personale del progetto.
Controllo dell'accesso ai progetti e ai progetti secondari
Utilizzare la pagina Accesso al progetto corrente per visualizzare, concedere e modificare i diritti di accesso a livello di istanza del progetto. Nella pagina a visualizzazione completa, è possibile visualizzare i diritti di accesso. È possibile inoltre modificare e concedere diritti di accesso alle pagine di risorsa, gruppo e di unità OBS. Nella figura seguente viene descritto come trovare la pagina Accesso al progetto corrente:
Nella figura seguente viene descritto come trovare la pagina Accesso al progetto corrente.
Blocco di progetti secondari durante la pianificazione automatica
La pianificazione automatica dei progetti consente di impostare i progetti secondari in modalità di sola lettura in modo da poterli bloccare. Se un progetto secondario è bloccato durante la pianificazione automatica del progetto padre, non viene pubblicata automaticamente una pianificazione provvisoria per il progetto secondario. Le impostazioni di sola lettura per un progetto secondario vengono inoltre rispettate dalle utilità di pianificazione esterne come OWB e MSP.
Per accedere a un progetto secondario in un'utilità di pianificazione esterna, l'utente deve disporre dell'accesso di visualizzazione per il progetto secondario e le attività corrispondenti.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto.
  2. Aprire il menu Proprietà e fare clic su Progetti secondari.
  3. Selezionare la casella di controllo accanto al progetto secondario:
    • Imposta sola lettura: Il progetto secondario è bloccato per la pubblicazione di una pianificazione provvisoria in un piano di record. Viene visualizzato un segno di spunta nella colonna Sola lettura per il progetto secondario.
    • Imposta lettura/scrittura: Un utente con accesso in modifica al progetto secondario può pubblicare una pianificazione provvisoria come piano di record. Il segno di spunta scompare dalla colonna Sola lettura per il progetto secondario.