Gestione dell'allocazione delle risorse

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L'allocazione delle risorse corrisponde al periodo di assegnazione o prenotazione di una risorsa per un progetto. Moltiplicare il numero totale di giorni lavorativi compresi tra la data di inizio e la data di fine del progetto per il numero di ore giornaliere di disponibilità della risorsa. Il risultato visualizza la quantità di allocazioni per ciascuna risorsa. Per impostazione predefinita tutte le risorse vengono allocate al 100% dei giorni lavorativi disponibili. È possibile modificare questo valore predefinito.
L'allocazione differisce dall'ETC in quanto quest'ultimo si basa sul numero di ore assegnate alla risorsa per l'attività. I membri del personale possono essere associati alle attività per il numero totale di ore di allocazione di tali membri al progetto.
Se si desidera creare una pianificazione più accurata, assegnare alle risorse del progetto una o due ore ogni giorno lavorativo, oppure ogni settimana, per attività lavorative diverse o riunioni non relative al progetto.
Modifica dell'allocazione predefinita della risorsa
È possibile indicare eventuali deviazioni rispetto al campo % di allocazione predefinita. È possibile annullare la prenotazione effettiva di una risorsa oppure estendere la pianificazione del progetto per la risorsa.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto, quindi fare clic su Team.
  2. Fare clic sull'icona Proprietà relativa alla risorsa della quale si desidera modificare l'allocazione.
  3. Compilare il seguente campo nella sezione Generale:
    • % di allocazione predefinita
      Definisce la percentuale di tempo che si desidera assegnare alla risorsa per il progetto (è possibile immettere 0%). Questo valore viene riportato nelle colonne Allocazione e % di allocazione della pagina del personale del team di progetto.
      Valore predefinito:
      100 percento
      Obbligatorio:
      No
  4. Nelle sezioni Allocazione pianificata e Allocazione effettiva, creare una riga per ogni deviazione dall'allocazione predefinita. Per creare un periodo di allocazione pianificata o effettiva, compilare i seguenti campi nella riga:
    • Inizio
      Definisce la data di inizio del periodo di allocazione.
    • Finlandese
      Definisce la data di fine del periodo di allocazione.
    • % di allocazione
      Definisce la percentuale prevista di tempo lavorativo della risorsa (provvisoria o impegnata) per l'investimento.
  5. Salvare le modifiche.
Pianificazione di un'allocazione effettiva
La curva Allocazione pianificata rappresenta il valore di allocazione predefinito o totale richiesto dal manager di progetto. La curva Allocazione effettiva rappresenta il valore di allocazione confermato dal manager delle risorse. Lo stato di prenotazione di una risorsa viene modificato in base alle quantità di allocazione indicate nelle curve di allocazione pianificata ed effettiva.
Esempio: Riempimento degli intervalli nei segmenti di allocazione
Quando si modifica il segmento di allocazione predefinito di una risorsa con intervalli tra i segmenti, viene automaticamente creato un nuovo segmento. Il nuovo segmento visualizza la percentuale di allocazione predefinita.
L'utente prenota una risorsa per un progetto con una disponibilità inferiore al 100 percento. Aggiunge quindi un segmento di allocazione affinché la data di inizio dell'allocazione sia successiva alla data di fine del segmento di allocazione precedente.
  • Date di inizio e di fine del segmento iniziale: dal 10/01/12 al 10/09/13.
  • Date di inizio e di fine del nuovo segmento: dal 12/04/13 al 04/09/14.
    Viene creato un intervallo di non allocazione fra due segmenti, dal 10/10/13 al 12/03/13.
Per creare l'intervallo, l'utente crea due righe di allocazione nelle sezioni Allocazione pianificata e Allocazione effettiva della pagina Proprietà membro del personale. Per impostazione predefinita, la risorsa viene allocata al 100%. Una riga di allocazione copre il periodo in cui la risorsa è disponibile al 50 percento. L'altra riga di allocazione copre il periodo in cui la disponibilità della risorsa è 0 percento. Quando si salvano le modifiche, viene creato un segmento predefinito per il periodo dell'intervallo. Il segmento viene quindi compilato con una quantità di allocazione del 100 percento.
Risorse sovrallocate
Quando si procede all'assegnazione di personale al progetto, il manager delle risorse può scegliere di sovrallocare la risorsa oppure accettarne la disponibilità restante. Durante la sostituzione del membro del personale del team, è inoltre possibile sovrallocare la risorsa che sostituisce la risorsa precedente.
Evitare la sovrallocazione delle risorse in quanto potrebbe determinare ritardi nella pianificazione e prestazioni meno efficienti.
Spostamento e scalabilità delle allocazioni delle risorse
È possibile spostare o scalare la totalità o parte delle allocazioni delle risorse in un progetto. È possibile spostare le allocazioni delle risorse avanti e indietro nel tempo. Le date dell'allocazione segmentata rimangono intatte quando le informazioni sull'allocazione delle risorse vengono spostate, anche se la percentuale di allocazione di ciascun segmento potrebbe subire delle modifiche. Lo spostamento dell'allocazione di una risorsa è particolarmente utile quando si desidera protrarre le allocazioni oltre la scala cronologica consentita.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto, quindi fare clic su Team.
  2. Selezionare la casella di controllo accanto al nome della risorsa per cui si desidera spostare l'allocazione. Aprire il menu Azioni situato nella parte in alto a destra della pagina, quindi fare clic su Sposta allocazione.
  3. Nella sezione Pianificazione investimento, vengono visualizzati i seguenti campi:
    • Data di inizio investimento
      Visualizza la data di inizio del progetto. Il valore di questo campo si basa sul campo Data di inizio della pagina Proprietà della pianificazione.
    • Data di fine investimento
      Visualizza la data di fine del progetto. Il valore di questo campo si basa sul campo Data di fine della pagina Proprietà della pianificazione.
  4. Nella sezione Intervallo di tempo da spostare, compilare i seguenti campi:
    Data di inizio.
    Definisce la data di inizio per la risorsa nel progetto. La data indica la data di inizio dell'intervallo di date da spostare.
    Data di fine
    . Definisce la data di fine per la risorsa nel progetto. La data indica la data di fine dell'intervallo di date da spostare.
  5. Nella sezione Parametri di spostamento temporale, compilare i seguenti campi:
    • Data di spostamento
      Definisce la data in cui si desidera che l'allocazione spostata abbia inizio.
    • Data limite di spostamento
      Definisce la data di fine dello spostamento delle allocazioni. Lo spostamento delle allocazioni non è consentito oltre la data di fine.
    • Scala % di allocazione per
      Definisce la modifica percentuale dell'allocazione richiesta per lo spostamento.
      Nota:
      Se il campo viene lasciato vuoto, non verrà applicata alcuna modifica.
      Obbligatorio:
      No
  6. Salvare le modifiche.
Modifica delle allocazioni del team
È possibile modificare l'allocazione del team per il progetto utilizzando le celle variabili, nella pagina dei dettagli del team di progetto. Le celle variabili contengono l'allocazione pianificata per impostazione predefinita. È possibile configurare le TSV per fare in modo che includano gli ETC delle allocazioni effettive e i valori effettivi. È possibile modificare le informazioni relative all'allocazione pianificata e all'allocazione effettiva per creare dei segmenti di allocazione. È possibile creare segmenti di allocazione compresi tra le date di inizio e di fine del membro del personale del team.
È possibile definire date di inizio e di fine esplicite per i membri del personale del team. Oppure, i membri del personale possono ereditare le date dalle date di inizio e fine dell'investimento. Quando si salvano le modifiche apportate alle informazioni di allocazione nelle celle variabili, vengono applicate le seguenti regole di modifica:
  1. La data di inizio e la data di fine per il membro del personale del team vengono confrontate con l'intervallo di date della cella. Se tali date rientrano nell'intervallo di date della cella, le informazioni immesse verranno avviate o completate alla data corrente per il membro del personale del team.
  2. Se l'intervallo di date della cella è superiore alla data corrente di inizio o di fine per il membro del team, la data di inizio (o di fine) per il membro del personale del team viene aggiornata alla data di inizio (o di fine) della cella.
  3. Se si dispone dei diritti di accesso per la modifica delle date di inizio e di fine dell'investimento, quando le date di allocazione di un membro del personale del team non rientrano nelle date correnti dell'investimento, tali date vengono adeguate all'allocazione.
  4. Se le informazioni di allocazione di una cella posizionata tra due celle contenenti informazioni non vengono immesse, il valore dell'allocazione della cella vuota viene impostato su 0%.
Affinché i manager delle risorse possano gestire le allocazioni dei team quando il progetto è bloccato, assicurarsi che l'impostazione predefinita di gestione del progetto
Consenti modifica delle allocazioni se l'investimento è bloccato
sia stata selezionata. Questa impostazione consente ai manager delle risorse di apportare modifiche al team durante la pianificazione del progetto, sia quando questa viene eseguita in modalità di pianificazione provvisoria sia in modalità non in linea con un'utilità di pianificazione desktop.
Gestione delle allocazioni di risorse
Il manager di progetto può apportare le seguenti modifiche all'allocazione della risorsa una volta prenotata effettivamente per un progetto:
  • Ridurre l'allocazione. Il manager di progetto può annullare la prenotazione di una risorsa per un periodo nelle seguenti circostanze:
    • Nel caso in cui una risorsa sia prenotata per un progetto per un periodo di tempo superiore rispetto a quello necessario.
    • Nel caso in cui una risorsa non sia disponibile durante un periodo di tempo specifico.
  • Estendere l'allocazione. Se il progetto si prolunga, il manager di progetto può richiedere un'ulteriore prenotazione per una determinata risorsa.
  • Sostituire una risorsa o un ruolo. Se viene annullata la prenotazione di una risorsa, il manager di progetto può richiedere una sostituzione per tale risorsa.
È possibile gestire anche l'allocazione dei membri del personale del team mediante i metodi seguenti:
Video: aggiornamento dei dati di gestione delle risorse all'interno della griglia
Il seguente video di terze parti viene fornito da Rego Consulting. Questo video viene fornito da CA Technologies "così com'è" e senza alcuna garanzia.

Per riprodurre questo video in modalità a schermo intero, fare clic sul logo di YouTube a destra dell'icona Impostazioni nella parte inferiore del video.
Allocazione di risorse dalle stime
Utilizzare l'opzione Esegui allocazione in base alle stime se l'ETC originale della risorsa è stato modificato. Utilizzare l'opzione per calcolare l'allocazione pianificata in base alle nuove stime. Questo calcolo viene applicato solo all'allocazione successiva rispetto ai valori effettivi della risorsa alla data.
I segmenti di allocazione ottenuti vengono arrotondati in base al valore Arrotonda allocazioni al valore percentuale più vicino nelle impostazioni di gestione progetto. Il valore predefinito impostato è 25%.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto, quindi fare clic su Team.
  2. Selezionare la casella di controllo accanto al nome della risorsa, ruolo o risorsa non di lavoro, quindi fare clic su Esegui allocazione in base alle stime dal menu Azioni.
Generazione di stime basate sull'allocazione delle risorse.
È possibile effettuare stime in base all'allocazione. L'opzione Esegui stima in base all'allocazione è disponibile solo per le risorse assegnate ad attività lavoro.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto, quindi fare clic su Team.
  2. Selezionare la casella di controllo accanto al nome della risorsa, quindi fare clic su Esegui stima in base all'allocazione dal menu Azioni.
    Il numero nella colonna ETC viene aggiornato in modo che corrisponda al numero Allocazione.
Impostazione dell'allocazione delle risorse per più membri del personale
È possibile impostare l'allocazione per più membri del personale del team. Questa opzione consente di adeguare progetti con personale esterno all'OBS. Le modifiche apportate in questa pagina sostituiscono le impostazioni della pagina delle proprietà del membro del personale.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto, quindi fare clic su Team.
  2. Selezionare le risorse di cui si desidera impostare l'allocazione e fare clic su Imposta allocazione dal menu Azioni.
  3. Inserire le informazioni richieste. Di seguito si riporta una breve descrizione dei campi seguenti:
    • % di allocazione predefinita
      Definisce la percentuale di tempo che si desidera assegnare alla risorsa per il progetto (è possibile immettere 0%). Se il valore di questo campo viene modificato, questo sostituisce il valore del campo % di allocazione predefinita della pagina Proprietà membro del personale.
    • Stato prenotazione
      Definisce lo stato di prenotazione per la risorsa.
      Valori:
      • Provvisoria: La risorsa è pianificata momentaneamente per l'investimento.
      • Effettiva: La risorsa è impegnata per l'investimento.
      • Combinata: Indica che l'allocazione della risorsa all'investimento è sia provvisoria, sia effettiva, o che l'allocazione provvisoria della risorsa non corrisponde all'allocazione effettiva.
      Impostazione predefinita:
      Provvisoria
    • Stato richiesta
      Selezionare lo stato della richiesta della risorsa per il progetto.
    • Aperto per immissione ore
      Specifica se la risorsa può registrare il tempo impiegato per le attività assegnate mediante le schede attività.
      Valori:
      Sì o No
      Impostazione predefinita:
      Nessuna modifica
    • Unità OBS del personale
      Definisce l'affiliazione dell'unità OBS per la risorsa assegnata al progetto.
      Impostazione predefinita:
      Unità OBS del personale predefinita (se il valore è definito per il progetto).
    • Ruolo
      Definisce il ruolo di progetto della risorsa. Se si specifica un ruolo, questo valore sostituisce il valore del campo Ruolo investimento della pagina Proprietà membro del personale.
  4. Nella sezione Segmenti di allocazione esistenti, selezionare la casella di controllo
    Cancella segmenti di allocazione esistenti
    per rimuovere tutti i segmenti di allocazione esistenti.
  5. Creare dei nuovi segmenti di allocazione per i membri del personale specificando le date di inizio e di fine dei segmenti. Inoltre, specificare la percentuale di tempo in cui la risorsa può lavorare sul progetto come risorsa provvisoria o approvata.
  6. Salvare le modifiche.
Prenotazione effettiva delle risorse
È possibile reimpostare l'allocazione pianificata affinché coincida con l'allocazione effettiva o confermata. Eventuali segmenti pianificati prenotati provvisoriamente della sezione Allocazione pianificata vengono rimossi e tutti i segmenti vengono ripristinati in modo che corrispondano al segmento prenotato effettivamente.
Di conseguenza, i valori delle colonne % di allocazione e Riepilogo settimanale vengono modificati nella pagina del personale del team di progetto. Quando l'utente accetta l'allocazione effettiva, lo stato di prenotazione della risorsa viene visualizzato come Effettiva in quanto l'allocazione è stata confermata totalmente.
L'azione Accetta allocazione effettiva è disponibile solamente se l'impostazione di gestione del progetto
Consenti prenotazione combinata
è stata selezionata nello Strumento di amministrazione.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto, quindi fare clic su Team.
  2. Selezionare la casella di controllo accanto al nome della risorsa di cui si desidera accettare l'allocazione effettiva, quindi fare clic su Accetta allocazione effettive del menu Azioni.
  3. Fare clic su Sì per confermare.
Conferma allocazione pianificata
È possibile reimpostare l'allocazione effettiva affinché coincida con l'allocazione pianificata.
Quando una risorsa ha uno stato di prenotazione effettiva è impegnata completamente. La conferma del valore di allocazione pianificata non reimposta la percentuale di allocazione predefinita. Il valore dell'allocazione pianificata viene copiato nel campo Allocazione effettiva della colonna Riepilogo settimanale della pagina personale del team di progetto.
La sezione Allocazione effettiva della pagina viene visualizzata a condizione che l'impostazione di gestione del progetto
Consenti prenotazione combinata
sia selezionata nello Strumento di amministrazione.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto, quindi fare clic su Team.
  2. Selezionare la casella di controllo accanto al nome della risorsa, quindi fare clic su Conferma allocazione pianificata dal menu Azioni.
  3. Fare clic su Sì per confermare.