Configurazione di valori finanziari predefiniti, codici di addebito, fornitori e impostazioni WIP

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Il manager finanziario crea i dati finanziari predefiniti obbligatori. Questi valori predefiniti consentono ai manager degli investimenti e agli altri utenti aziendali di eseguire le rispettive attività di gestione finanziaria. I manager degli investimenti possono pianificare gli investimenti tenendo traccia dei costi ed elaborando transazioni finanziarie. Possono prendere decisioni finanziarie relative ai propri investimenti basate su dati finanziari effettivi.
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Esempio: Creazione di dati finanziari per l'elaborazione di transazioni finanziarie e del piano di costi di investimento
Un manager finanziario sovrintende la situazione finanziaria del nuovo progetto di aggiornamento delle risorse umane (HR). L'iniziativa include diversi investimenti assegnati a diversi manager degli investimenti all'interno dell'organizzazione. I manager degli investimenti desiderano tenere traccia dei costi del singolo investimento ed elaborare le transazioni rispetto all'iniziativa nel suo complesso. Il manager finanziario crea i seguenti dati finanziari:
  • Fornitori V1 e V2 per tenere traccia dell'hardware e del materiale
  • Profilo dell'azienda abilitato a livello finanziario
  • Investimenti, ruoli e risorse abilitati a livello finanziario
  • Codici di tipo di input per distinguere i tassi delle risorse a tempo pieno dai lavoratori esterni
  • Codici di addebito per differenziare il costo del lavoro normale da costi comuni
Verifica dei prerequisiti
Prima di creare i dati finanziari obbligatori, verificare di aver compreso i concetti di gestione finanziaria seguenti:
  • Pianificazione dei costi contro valori effettivi, cicli di calendario fiscale, periodi fiscali e la loro definizione nell'organizzazione.
  • Gli esiti desiderati per qualsiasi tipo di configurazione. Dopo aver utilizzato i dati configurati per la creazione di dati di istanza, non sarà possibile modificarne la configurazione. Non è possibile eliminare i periodi fiscali o le unità OBS di dipartimento e ubicazione. Inoltre, non è possibile eliminare le classificazioni finanziarie utilizzate dall'applicazione.
  • Come si desidera impostare la struttura organizzativa utilizzando le entità e le unità OBS ubicazione e dipartimento. L'organizzazione è importante perché quando si utilizza l'applicazione o si generano dei report, le informazioni vengono raggruppate in base al risultato desiderato.
  • Come le configurazioni, le classificazioni e le definizioni influiscono sul flusso di dati per l'elaborazione di integrazioni e riaddebiti di terze parti.
  • L'impatto dei dati sul calcolo dei costi e dei tassi associati al progetto dell'applicazione in rapporto ai dati finanziari. Ad esempio, le transazioni contabilizzate come WIP (Work In Progress).
Verificare di aver impostato le seguenti voci finanziarie:
  • Ubicazione e dipartimento OBS e unità OBS
  • Entità
  • Classi finanziarie
  • Matrici di costo e di tasso
  • Valute
  • Investimenti (ad esempio, progetti, applicazioni, beni)
  • Risorse e ruoli
Aggiunta di fornitori
È possibile definire i propri fornitori in modo da poter tenere traccia degli acquisti effettuati presso un fornitore specifico di prodotti o servizi. Ad esempio, è possibile utilizzare un fornitore durante l'immissione di transazioni per materiale, spese e attrezzature. La voce fornitore consente di tenere traccia delle ubicazioni degli acquisti effettuati per gli investimenti. Alcuni altri utilizzi per i fornitori includono:
  • Intestazioni di giustificativo
  • Proprietà risorsa e azienda
  • Integrazioni di terze parti per l'esportazione di dati finanziari
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire Amministrazione, selezionare Finanza e fare clic su Imposta.
    Viene visualizzata la struttura organizzativa finanziaria.
  2. Fare clic su Fornitori.
  3. Fare clic su Nuovo.
  4. Inserire le informazioni richieste.
  5. Fare clic su Salva.
Creazione di profili aziendali
È possibile creare profili aziendali da associare agli investimenti durante l'integrazione dei sistemi di fatturazione di terze parti in modo da poter classificare i dati. Attivare e abilitare a livello finanziario i profili aziendali per elaborare transazioni finanziarie nei loro confronti e determinare l'impatto tra i costi e gli investimenti.
Definire le proprietà finanziarie dell'azienda prima di impostare gli indirizzi di fatturazione. È possibile impostare più indirizzi di fatturazione per un'azienda. Per impostazione predefinita, viene creato un segnaposto per il profilo dell'indirizzo di fatturazione mediante l'ID e il nome dell'azienda. È possibile modificare il profilo per fornire le informazioni di indirizzo di fatturazione.
La selezione di un'ubicazione finanziaria e di un dipartimento finanziario per un'azienda permette di compilare automaticamente la classe WIP, la classe di investimento e la classe di azienda con i valori predefiniti. Tali valori vengono compilati soltanto se sono stati specificati in precedenza per l'entità associata all'ubicazione e all'OBS del dipartimento.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire la pagina iniziale, selezionare Gestione finanziaria e fare clic su Aziende.
  2. Fare clic su Nuovo.
  3. Inserire le informazioni richieste.
  4. Fare clic su Salva.
  5. Aprire il menu Proprietà e fare clic su Proprietà finanziarie.
  6. Inserire le informazioni richieste. Di seguito si riporta una breve descrizione dei campi seguenti:
    • Stato finanziario
      Indica lo stato del profilo aziendale.
      Valori
      :
      • Attivo: è possibile creare investimenti abilitati a livello finanziario per l'azienda.
      • Non attivo: non è possibile creare investimenti abilitati a livello finanziario per l'azienda.
      • Nessun nuovo business: gli investimenti abilitati a livello finanziario sono presenti per l'azienda, ma non è possibile creare ulteriori investimenti.
    • Ubicazione finanziaria
      Definisce l'ubicazione finanziaria dell'azienda utilizzata per l'elaborazione delle transazioni finanziarie.
    • Dipartimento finanziario
      Definisce il dipartimento a cui viene assegnata la proprietà dell'azienda. Per impostazione predefinita, il valore di questo campo si basa sul valore dell'ubicazione finanziaria dell'azienda. Se si modifica questo valore, è possibile modificare anche il valore dell'ubicazione.
    • Classe WIP
      Definisce la classe WIP indicante la categoria di transazione finanziaria dell'azienda.
    • Classe di investimento
      Definisce la classe di investimento a cui è assegnata l'azienda. Il valore viene utilizzato per classificare gli investimenti correlati all'azienda.
    • Classe azienda
      Definisce la classe aziendale a cui è assegnata l'azienda. Il valore viene utilizzato per descrivere l'azienda all'interno dell'organizzazione.
    • Data di apertura
      Definisce la data effettiva in cui l'azienda è stata abilitata a livello finanziario.
  7. Salvare le modifiche.
  8. Fare clic su Indirizzi di fatturazione e fornire le informazioni di indirizzo di fatturazione.
  9. (Facoltativo) Aprire il menu Proprietà e fare clic su Supplementare.
    Vengono visualizzate le proprietà supplementari dell'azienda.
  10. Inserire le informazioni richieste. È possibile immettere l'indirizzo Web dell'azienda, il simbolo di codice del titolo e il manager della contabilità. Di seguito si riporta una breve descrizione dei campi seguenti:
    • ID esterno
      Definisce l'ID esterno dell'azienda. Questo ID può corrispondere a un ID correlato a un ID di sistema dell'azienda.
    • Classificazione
      Definisce la classificazione da utilizzare per l'azienda.
      Valori
      : Alta, Media, Bassa
    • Codice SIC
      Definisce il codice SIC (Standard Industrial Classification) dell'azienda.
    • Dipartimento
      Definisce il dipartimento se l'azienda corrisponde a un dipartimento dell'azienda padre o a una filiale.
    • Settore
      Definisce il settore associato all'azienda.
      Valori
      : Prodotti di consumo, Istruzione, Proprietà finanziarie, Governo, Servizi sanitari, Produzione, Altro, Altro servizio, Tecnologia
    • Proprietà
      Definisce il tipo di proprietà dell'azienda.
      Valori
      : Società, Società in nome collettivo, Società a responsabilità limitata, SRL, Impresa individuale.
    • Simbolo del titolo
      Definisce il simbolo utilizzato dall'azienda sulla borsa dei valori.
    • Origine referenza
      Definisce il nome e le informazioni di contatto della persona referente.
  11. Salvare le modifiche.
Creazione dei codici tipo di input
Per realizzare i seguenti obiettivi finanziari, creare i codici tipo di input:
  • Classificare le risorse assegnate agli investimenti per scopi di reporting.
  • Verificare che sia possibile eseguire l'addebito della transazione.
  • Differenziare i costi e i tassi basati sul tipo di lavoro eseguito dalla risorsa. Ad esempio, si applicano tassi diversi al lavoro normale e al lavoro straordinario nelle transazioni finanziarie dettagliate contabilizzate in WIP.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire Amministrazione e fare clic su Codici tipo di input della Gestione progetto.
  2. Fare clic su Nuovo.
  3. Inserire le informazioni richieste. Di seguito si riporta una breve descrizione dei campi seguenti:
    • Addebitabile
      Indica se è possibile utilizzare il codice tipo di input per i calcoli di addebito. I codici addebitabili consentono di elaborare transazioni finanziarie e di registrare valori effettivi contabilizzati per la pianificazione finanziaria.
  4. Salvare le modifiche.
Creazione di codici di addebito
Per realizzare i seguenti obiettivi finanziari, creare i codici di addebito:
  • Elaborare le transazioni finanziarie e le schede attività.
  • Supportare la pianificazione finanziaria per gli investimenti.
  • Distinzione tra i costi e i tassi per tipo di lavoro eseguito per gli investimenti (soprattutto progetti).
È possibile utilizzare i codici di addebito per definire il tipo di lavoro associato con gli investimenti. Ad esempio, utilizzare i codici di addebito per calcolare il costo effettivo in caso di malattia o ferie. Le transazioni finanziarie dettagliate sono contabilizzate in WIP.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire Amministrazione e fare clic su Codici di addebito della Gestione progetto.
  2. Fare clic su Nuovo.
  3. Inserire le informazioni richieste. Di seguito si riporta la descrizione di alcuni campi:
    • Aperto per immissione ore
      Specifica se la risorsa può utilizzare le schede attività per tenere traccia del tempo dedicato alle assegnazioni di un'attività. Quando è deselezionata, non è possibile selezionare il codice di addebito per gli investimenti, le immissioni di ore o le transazioni finanziarie.
      Impostazione predefinita:
      opzione selezionata
  4. Salvare le modifiche.
Se l'impostazione di gestione progetto
Abilita codici di addebito specifici dell'investimento
è selezionata, viene visualizzato un ulteriore campo
Nome investimento
. È possibile sfogliare e selezionare un progetto in questo campo. Il nuovo codice di addebito viene utilizzato solo con il progetto per monitorare le immissioni di ore e le transazioni finanziarie.
Impostazione dei valori predefiniti del sistema
È possibile impostare valori predefiniti a livello di sistema per le classi finanziarie, le matrici di costi e tassi e altre impostazioni finanziarie. I valori predefiniti di sistema consentono di semplificare l'impostazione finanziaria nelle seguenti situazioni:
  • Variazione minore nel tipo di lavoro.
  • È possibile applicare un set standard di costi e tariffe a tutti gli investimenti.
È possibile sostituire i valori predefiniti di sistema a livello di entità o di investimento. I valori predefiniti dell'investimento avranno la precedenza sull'entità o i valori predefiniti di sistema.
I valori predefiniti di sistema si applicano quando i livelli di gerarchia finanziaria inferiori, quali gli investimenti o le risorse, sono privi di configurazioni. Ad esempio, non è possibile configurare un progetto con una matrice. In questo caso, il software utilizza la matrice definita nei valori predefiniti della voce di transazione del progetto.
Se l'entità predefinita è già impostata nelle relative proprietà, il valore viene inserito automaticamente in quelli predefiniti di gestione finanziaria. In alternativa, è possibile sfogliare e selezionare una nuova entità predefinita nella pagina Valori predefiniti. Se si sovrascrive l'entità esistente con un nuovo valore, l'entità appena selezionata diventa quella predefinita. Al contrario, è possibile annullare l'entità predefinita e selezionarne una nuova dalle proprietà dell'entità. Il campo dell'entità non è obbligatorio, ma se non si imposta l'entità predefinita, la funzionalità di gestione risorse nella
Nuova esperienza utente
potrebbe riscontrare degli errori.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire Amministrazione, selezionare Finanza e fare clic su Imposta.
    Viene visualizzata la pagina della struttura organizzativa finanziaria.
  2. Fare clic sul collegamento Valori predefiniti.
    Viene visualizzata la pagina predefinita Gestione finanziaria.
     
     
  3. Nella sezione Gestione file
    , selezionare i valori predefiniti da usare per l'entità, l'ubicazione, il dipartimento e le classi finanziarie.
  4. Nella sezione Progetto, fare clic sul collegamento Valori predefiniti voci di transazione progetto.
    Verrà visualizzata la pagina Voce di transazione.
  5. Nella sezione Lavoro, compilare i seguenti campi:
    • Origine tasso
      Definisce la matrice predefinita che viene usata per determinare il tasso a carico per il lavoro.
    • Origine costo
      Definisce la matrice predefinita che viene usata per determinare il costo lavoro.
    • Ubicazione di origine
      Definisce l'ubicazione di origine predefinita per l'utilizzo di una matrice per l'applicazione di tassi e costi.
      L'origine è il dipendente (ovvero, risorsa) o l'ubicazione dell'investimento basata sull'ubicazione associata OBS. Se l'ubicazione origine predefinita viene impostata a livello dell'entità, il sistema utilizzerà le impostazioni di tale entità per determinare l'ubicazione di origine. L'ubicazione viene definita dalle impostazioni WBS e consente inoltre di stabilire l'ubicazione di origine.
    • Tipo di tasso di cambio
      Definisce il tipo di tasso di cambio di lavoro predefinito basato su valute attive per tutti gli investimenti del sistema.
      Valori
      :
      • Medio. Il tasso derivato medio in un periodo: settimanale, mensile o trimestrale.
      • Spot. Il tasso variabile che cambia frequentemente, ad esempio ogni giorno.
      • Fisso. Corrisponde al tasso fisso che non cambia in un periodo di tempo definito.
  6. Nelle sezioni Materiale, Apparecchiatura e Spese, compilare i seguenti campi:
    • Origine tasso
      Definisce le matrici predefinite utilizzate per determinare il tasso di addebito del materiale, dell'apparecchiatura o le spese sostenute.
    • Ubicazione di origine
      Indica che l'unità OBS del percorso di origine predefinito considerato quando si utilizza una matrice per l'applicazione di tassi e costi è l'ubicazione dell'investimento.
    • Tipo di tasso di cambio
      Definisce il tipo di tasso di cambio predefinito basato su valute attive per tutti gli investimenti del sistema.
  7. Fare clic su Salva e Indietro.
  8. Nella sezione Generale, compilare i seguenti campi per impostare i tassi delle metriche finanziarie predefinite. Tali tassi consentono di calcolare le metriche finanziarie degli investimenti, quali VAN, ROI, TIR, MIRR, periodo di rimborso e data di pareggio. È possibile sovrascrivere i tassi predefiniti a livello di investimento.
    • Costo totale annuale del capitale (%)
      Definisce il tasso finanziario annuale utilizzato per calcolare il costo totale del capitale di un investimento.
    • Tasso di reinvestimento annuale (%)
      Definisce il tasso di interesse annuale utilizzato per il reinvestimento del flusso di cassa positivo di un investimento.
    • Ignora ruoli/risorse non di lavoro nella compilazione del piano di costi
      Consente di specificare se ignorare l'allocazione del team o l'ETC dell'assegnazione da risorse e ruoli non di lavoro durante la compilazione automatica di un piano di costi. Ad esempio, Compila da team di investimento. Quando l'opzione è deselezionata, tutti i dati per un investimento vengono inclusi nel piano costi. L'opzione è deselezionata per impostazione predefinita.
  9. Salvare le modifiche.
Definizione delle impostazioni WIP
Le transazioni WIP consentono di adeguare e rivedere le transazioni prima della fatturazione. Le transazioni WIP aggiungono inoltre valori effettivi ai piani di costi. I manager dell'investimento utilizzano i dati più recenti dei piani di costi per prendere decisioni di business e per preparare i riaddebiti.
Per classificare i dati finanziari in riaddebiti, in transazioni contabilizzate in WIP e i piani di costi, è necessario specificare le impostazioni WIP. Verificare che venga selezionato lo stesso valore per l'entità, ubicazione e dipartimento (vale a dire, progetto, cliente o dipendente), come illustrato nella seguente tabella.
Impostazione WIP
Opzione di configurazione 1
Opzione di configurazione 2
Opzione di configurazione 3
Entità
Entità progetto
Entità cliente
Entità del dipendente
Ubicazione
Ubicazione di progetto
Ubicazione cliente
Ubicazione del dipendente
Dipartimento
Dipartimento progetto
Dipartimento cliente
Dipartimento del dipendente
Se i valori non corrispondono per l'entità, l'ubicazione o il dipartimento, è possibile che le transazioni WIP restituiscano risultati imprevisti.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire Amministrazione, selezionare Finanza e fare clic su Impostazioni WIP.
  2. Completare i seguenti campi:
    • Entità
      Identifica l'entità che stabilisce il modo in cui i dati finanziari vengono classificati in riaddebiti, transazioni e piani di costi.
    • Ubicazione
      Identifica l'ubicazione che stabilisce il modo in cui i dati finanziari vengono classificati in riaddebiti, transazioni e piani di costi.
    • Dipartimento
      Identifica il dipartimento che stabilisce il modo in cui i dati finanziari vengono classificati in riaddebiti, transazioni e piani di costi.
    • Livelli di aging WIP in giorni
      Definisce il numero di giorni per ciascun livello WIP. Il valore viene utilizzato per il reporting in modo da classificare le transazioni di addebito che non sono state fatturate.
  3. Fare clic su Salva.