Impostazione delle ubicazioni finanziarie

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Le ubicazioni finanziarie corrispondono alle posizioni geografiche (o dipartimenti) dove l'azienda svolge la propria attività. Le ubicazioni, quali città, provincia o paese vengono associate all'entità in modo univoco. Nel caso in cui più entità condividano la stessa ubicazione fisica, sarà necessario definire ubicazioni individuali per ciascuna entità.Ogni ubicazione deve disporre di indirizzo, numero di telefono e nome del manager.
Esempio: Ubicazioni con nome univoco per più entità
Forward Inc è proprietario di una filiale denominata
FI Back Office Systems
. Mantiene due conti CoGe separati per ciascuna azienda. Durante la configurazione della struttura finanziaria, Forward Inc ha creato due entità diverse: una per la sede principale e un'altra per la filiale. Entrambe le aziende dispongono di uffici nella stessa ubicazione geografica. Per creare entità e associarle alla stessa ubicazione in modo univoco, Forward Inc ha creato due ubicazioni OBS
denominate frd_locations
per l'entità di Forward Inc e
fi_locations
per l'entità di Fi Back Office Systems. Allo stesso modo, Forward Inc ha creato ubicazioni città per ogni ubicazione entità utilizzando nomi e identificatori univoci.
Dopo aver completato la configurazione, Forward Inc ha associato alle ubicazioni le proprie unità di business, i dipartimenti e i gruppi. La stessa procedura è stata seguita dalla filiale FI Back Office Systems.
È possibile associare un'ubicazione a più dipartimenti e associare inoltre un dipartimento a più posizioni. Le ubicazioni possono fungere da ubicazione padre per altre ubicazioni: ad esempio, il paese può fungere da ubicazione padre per lo stato o la regione. Questa gerarchia crea in modo automatico la struttura OBS per il dipartimento e l'ubicazione OBS corrispondenti.
Creazione di posizioni e relativa associazione a un'entità
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire Amministrazione, selezionare Finanza e fare clic su Imposta.
    Viene visualizzata la struttura organizzativa finanziaria.
  2. Fare clic su Ubicazioni.
  3. Fare clic su Nuovo e specificare le informazioni richieste. Di seguito si riporta una breve descrizione dei campi seguenti:
    • Entità
      Specifica l'entità a cui appartiene l'ubicazione. Una volta salvato, non sarà più possibile modificare questo campo.
    • Elemento padre
      Specifica l'ubicazione di appartenenza.
  4. Salvare le modifiche.
Dopo aver creato un'ubicazione, è possibile modificarne alcuni attributi. Tuttavia, non è possibile eliminare un'ubicazione utilizzata o associata a uno dei seguenti elementi:
  • Dipartimento
  • Informazioni supplementari cliente
  • Entità
  • Valori predefiniti di sistema
  • Transazioni non contabilizzate o transazioni in corso di adeguamento
  • Risorse
  • Riaddebiti o allocazione CoGe
Se un'ubicazione funge da ubicazione padre per altre ubicazioni, è possibile visualizzare un elenco delle ubicazioni secondarie. Aprire l'ubicazione padre e dal menu Proprietà fare clic su Ubicazioni secondarie.
Associazione dei dipartimenti alle ubicazioni.
È possibile associare un'ubicazione a uno o più dipartimenti. Prima di eseguire questa operazione, assicurarsi che i dipartimenti siano stati creati ed associati alla stessa entità dell'ubicazione.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire l'ubicazione.
  2. Fare clic su Proprietà, quindi selezionare Dipartimenti.
  3. Fare clic su Aggiungi.
  4. Selezionare la casella di controllo accanto a ciascun dipartimento che si desidera associare all'ubicazione, quindi fare clic su Aggiungi.
I dipartimenti selezionati vengono associati all'ubicazione.
Rimozione delle associazioni dei dipartimenti dalle ubicazioni
Nel caso in cui le seguenti situazioni siano corrette per il dipartimento, sarà possibile eliminare l'associazione tra dipartimento e ubicazione.
  • Non è utilizzato da investimenti abilitati a livello finanziario.
  • Non è associato ad alcuna transazione finanziaria.
  • Non è utilizzato da una risorsa abilitata a livello finanziario.