Configurazione dei conti CoGe ed elaborazione dei riaddebiti

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I riaddebiti rappresentano i trasferimenti interni tra dipartimenti dei costi di servizio o di investimento. Le operazioni di riaddebito consentono di addebitare ai dipartimenti i costi condivisi relativi agli investimenti o ai servizi offerti durante un intervallo di tempo specificato. Il credito corrispondente viene inviato ai dipartimenti che forniscono l'investimento o il servizio per il lavoro eseguito.
Le operazioni di riaddebito si basano sul presupposto che le transazioni per gli investimenti associati sono già esistenti nel prodotto. Prima di impostare i riaddebiti e i conti CoGe, verificare l'esistenza dei seguenti elementi:
  • Impostazione di un'entità finanziaria e definizione dei periodi fiscali per l'entità.
  • Impostazione delle ubicazioni e dei dipartimenti finanziari.
  • Impostazione delle classi finanziarie.
  • Impostazione degli investimenti o dei servizi abilitati a livello finanziario.
  • Impostazione dei membri del team di investimenti o servizi, inclusi lavoro, apparecchiature, materiale, e risorse di spesa abilitati a livello finanziario.
  • Verificare che ogni utente disponga dei diritti di accesso appropriati per gestire i conti e le regole. Consultare la sezione
    Riferimento ai diritti di accesso
    .
Per elaborare le transazioni di riaddebito, impostare i conti CoGe e le regole di riaddebito. Le regole di debito, credito e dei costi comuni create dipendono dal tipo di elaborazione del riaddebito che si desidera implementare.
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Impostazione dei conti CoGe
I conti CoGe sono costituiti da una combinazione di codici di conto principali e secondari utilizzati per la classificazione dei conti. Ad esempio, il conto dei beni principali può essere definito con il codice 100 e i beni dei conti secondari con il codice 111 per il capitale e 112 per la spesa.
Impostare i conti CoGe per definire le allocazioni CoGe basate sul tempo utilizzate per i riaddebiti e per assegnare i dettagli del piano di costi. Se si procede all'esportazione dei dati di pianificazione verso un sistema di contabilità esterno, è possibile utilizzare i conti CoGe per l'esecuzione del mapping. Inoltre, è possibile eseguire l'importazione dei conti CoGe da un sistema di contabilità esterno utilizzando XOG.
Prima di impostare i conti CoGe, verificare l'esistenza di un'entità finanziaria. Dopo aver impostato un conto CoGe, è possibile modificare l'account. I piani di costi e le transazioni possono fare riferimento al conto CoGe.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire Amministrazione, selezionare Finanza e fare clic su conti CoGe.
  2. Fare clic su Nuovo.
  3. Inserire le informazioni richieste. Di seguito si riporta la descrizione di alcuni campi:
    • ID conto principale
      Definisce la prima parte del codice conto naturale.
    • ID conto secondario
      Definisce la seconda parte del codice conto naturale.
    • Attivo
      Indica se il conto è attivo e disponibile per l'assegnazione ai piani costi.
    • Costi comuni
      Indica se il conto viene utilizzato per l'addebito dei costi ai dipartimenti designati. Per selezionare questa opzione, è necessario creare regole di costi comuni.
    • Spesa in conto capitale
      Indica se il conto viene utilizzato per le spese in conto capitale.
    • Spesa non monetaria
      Indica se il conto viene utilizzato per le spese di tipo non monetario.
  4. Fare clic su Salva.
Impostazione delle regole di riaddebito
Le regole controllano i riaddebiti e i crediti per l'investimento e i costi dei servizi. Le transazioni WIP elaborano tali regole. Durante l'elaborazione delle transazioni, utilizzare queste regole per l'applicazione di addebiti o crediti appropriati per i dipartimenti o i conti CoGe. I manager di dipartimento possono visualizzare i propri addebiti e accrediti utilizzando i seguenti strumenti:
  • Fatture di dipartimento per visualizzare e approvare gli addebiti.
  • Dichiarazioni di recupero del dipartimento visualizzare gli accrediti. Le dichiarazioni sono disponibili per dipartimenti incaricati della gestione dei servizi.
Sono supportate le seguenti regole di riaddebito:
  • Regole di debito specifiche dell'investimento
    : serie di regole specifiche dell'investimento che definiscono le modalità di addebito dei costi di investimento o dei servizi forniti ai dipartimenti durante un periodo di tempo specifico. Nel caso in cui alcuni costi vengano addebitati ai costi comuni, le allocazioni non corrisponderanno sempre al 100 per cento. I manager di investimento e servizio impostano le regole di debito. Nella pagina Riaddebiti è possibile visualizzare un elenco delle regole di debito definite per l'investimento o il servizio.
  • Regole di debito standard
    : set standard di regole di debito che possono essere utilizzate a livello globale all'interno di un'entità per l'addebito dei costi di investimento ai dipartimenti. Le regole di debito sono specifiche dell'investimento e vengono definite dal manager dell'investimento o del servizio o dal manager finanziario.
  • Regole di credito
    : set di regole che determinano i dipartimenti a cui vengono accreditati i costi derivanti dagli investimenti o servizi forniti durante un periodo di tempo specifico. Le allocazioni sulle regole di credito devono essere uguali al 100% dei costi addebitati. Le regole di credito sono impostate dal manager finanziario.
  • Regole costi comuni
    : Set standard di regole che determinano la modalità di addebito dei costi restanti per un determinato periodo di tempo. Le regole dei costi comuni sono impostate dal manager finanziario.
Il manager degli investimenti o dei servizi può impostare gli addebiti su regole standard o su regole specifiche dell'investimento. È possibile configurare i codici univoci Codice allocazione (per regole standard) e Codice di credito della risorsa (per regole di credito) per la compilazione automatica.
Le regole determinano inoltre i costi condivisi di investimenti e servizi. Una regola di riaddebito è un insieme di proprietà univoche che presentano una corrispondenza con le transazioni di addebito e accredito dei dipartimenti. Le regole di riaddebito sono costituite dai seguenti elementi:
  • Intestazione contenente un insieme univoco di proprietà per le quali viene creata una corrispondenza con le transazioni durante l'elaborazione.
  • Conto CoGe: combinazioni di dipartimenti che consentono di identificare i dipartimenti intestatari di addebiti o accrediti per investimenti o servizi specifici.
  • Allocazioni che consentono di determinare la distribuzione dei costi o crediti condivisi dei dipartimenti.
Esempi di riaddebito
  • Condivisione dei costi
    : il dipartimento Banca al dettaglio ha commissionato lo sviluppo di un'applicazione di mutuo condivisa da Self-Service al dettaglio e Conti principali al dettaglio. La divisione Banking al dettaglio utilizza la funzione di riaddebito per allocare i costi sostenuti da IT per questo progetto di sviluppo. Questo progetto richiedeva perizia da parte degli sviluppatori delle applicazioni, capacità di analisi da parte degli operatori tecnici dell'IT al dettaglio, e competenza nella sicurezza tecnica dalla divisione Banking IT di investimento. La divisione IT Banking di investimento ha impostato regole di debito specifiche per l'investimento e regole di credito per il riaddebito dei costi ai dipartimenti che hanno commissionato il lavoro e l'accredito a quelli che hanno fornito il lavoro.
  • Credito ai dipartimenti IT multipli per il completamento del lavoro
    : il manager finanziario dell'IT al dettaglio imposta una regola di credito per allocare il 100% del credito tra tre dipartimenti fornitore:
    • La divisione Sviluppo applicazioni al dettaglio rappresenta la maggior parte del lavoro di sviluppo e viene accreditata per il 50% per i primi tre mesi e per l'80% per i rimanenti tre mesi.
    • La divisione Operazione tecnica al dettaglio sta fornendo consulenza all'inizio del progetto e viene accreditata per il 25% per i primi tre mesi e per il 10% per i rimanenti tre mesi.
    • La divisione Banca d'investimento IT sta fornendo consulenza all'inizio del progetto e viene accreditata per il 25% per i primi tre mesi e per il 10% per i rimanenti tre mesi.
  • Unità di business multiple di debito per il lavoro commissionato
    : il manager del progetto IT al dettaglio ha impostato una regola di debito per questo progetto per applicare un riaddebito del 50% con cadenza trimestrale ai dipartimenti Self-service al dettaglio e Conti principali al dettaglio. Con regole di riaddebito flessibili, Forward Inc è in grado di allocare costi di addebito in maniera adeguata ai dipartimenti che beneficiano dei servizi IT forniti. Le regole consentono inoltre ai dipartimenti IT di ottenere credito dal lavoro che forniscono.
L'immagine mostra come accreditare più dipartimenti IT per il lavoro completato.
 
 
L'immagine mostra come addebitare più unità di business per il lavoro commissionato.
 
Creazione di intestazioni della regola di allocazione standard
Una regola standard può essere applicata in modo globale a più investimenti o servizi nel caso in cui le stesse regole di riaddebito possano essere utilizzate per l'addebito dei costi ai dipartimenti. Durante l'impostazione dei riaddebiti, i manager dei servizi o dell'investimento possono decidere di applicare regole standard (impostate da un manager finanziario) oppure regole basate sull'investimento (impostate dal manager del servizio).
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire Amministrazione, selezionare Riaddebiti e fare clic su Regole standard.
    Verrà visualizzato un elenco delle intestazioni delle regola standard esistenti.
  2. Fare clic su Nuovo.
  3. Immettere le informazioni seguenti:
    • Codice allocazione
      (Obbligatorio) Definisce il codice univoco utilizzato per la classificazione della regola di riaddebito (o debito standard).
    • Entità
      (Obbligatorio) Definisce l'entità associata alla regola di riaddebito.
    • Tipo di costo
      Fornisce i dettagli di costo (capitale rispetto al costo operativo) associato al riaddebito.
    • Valore utente 1 e Valore utente 2
      Proprietà personalizzate. Disponibile per la selezione solo se i valori di ricerca sono stati definiti in Studio.
    • Codice di addebito
      Definisce il codice di addebito associato alla regola di riaddebito.
    • Tipo di input
      Definisce il tipo di codice di input associato alla regola di riaddebito.
    • Classe di transazione
      Definisce la classe di transazione associata alla regola di transazione.
    • Addebita costi restanti nei costi comuni
      Specifica se si desidera fatturare i costi restanti come costi comuni. Se si seleziona questa opzione, verificare che siano state create regole di riaddebito dei costi comuni.
      Impostazione predefinita:
      opzione deselezionata.
    • Stato
      (Obbligatorio) Indica se la regola standard è disponibile per il riaddebito.
      Valori:
      • Attivo. La regola viene sempre inclusa e può essere associata a una transazione durante la generazione delle fatture.
      • Non attivo. La regola non viene inclusa durante la generazione delle fatture.
      • In attesa. La regola può essere considerata e associata a una transazione se non può essere impostata una corrispondenza con la regola attiva.
  4. Salvare le modifiche e aggiungere ulteriori conti CoGe e la percentuale di allocazione per i conti di addebito.
Per modificare le proprietà di intestazione della regola standard, fare clic sul collegamento Codice allocazione per l'intestazione della regola standard selezionata, aprire il menu Proprietà e fare clic su Principale, modificare le proprietà e salvare le modifiche.
Creazione delle intestazioni della regola di credito
Le regole di credito consentono di individuare i dipartimenti che ricevono l'accredito dei costi corrispondenti agli investimenti o ai servizi forniti. L'accredito ai dipartimenti viene eseguito in base agli attributi delle risorse assegnate agli investimenti o ai servizi forniti. L'ubicazione e il dipartimento assegnato a una risorsa devono corrispondere all'ubicazione e al dipartimento assegnato al dipartimento che riceve il credito.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire Amministrazione, selezionare Riaddebiti e fare clic su Regole di credito.
  2. Fare clic su Nuovo.
  3. Immettere le informazioni seguenti:
    • Codice di credito della risorsa
      Definisce il codice univoco utilizzato per la classificazione della regola di credito.
    • Codice di stato
      Indica se la regola di credito è attiva, inattiva, o in attesa.
    • Entità
      Definisce l'entità associata al dipartimento che riceve il credito.
    • Ubicazione
      Definisce l'ubicazione associata al dipartimento che riceve il credito.
    • Dipartimento
      Definisce il dipartimento che riceve il credito.
    • Classe della risorsa
      Definisce una classe risorsa associata alla regola di credito.
    • Classe di transazione
      Definisce la classe di transazione associata alla regola di credito.
  4. Salvare le modifiche e aggiungere ulteriori conti CoGe e la percentuale di allocazione accreditata.
Creazione di regole di debito specifiche dell'investimento
Le proprietà delle regole di debito descrivono in modo univoco una regola e vengono utilizzate per stabilire la corrispondenza delle transazioni durante l'elaborazione finanziaria. Per addebitare eventuali costi restanti al conto CoGe completo,è necessario che sia presente una regola dei costi comuni. Se non è stata utilizzata alcuna regola per l'elaborazione delle transazioni, è possibile eliminare la regola di debito.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire un investimento o un servizio.
  2. Aprire il menu Riaddebiti e fare clic su Regole di debito.
  3. Fare clic su Nuovo.
  4. Immettere le informazioni seguenti:
    • Codice allocazione
      Definisce il codice univoco utilizzato per classificare la regola di debito per l'investimento.
    • Tipo di costo
      Fornisce i dettagli di costo (capitale rispetto al costo operativo) associato al riaddebito.
    • Codice di addebito
      Definisce il codice di addebito associato alla regola di debito.
    • Valore utente 1 e Valore utente 2
      Definisce le proprietà personalizzate associate alla regola di debito. È possibile selezionare attributi personalizzati solamente se i valori di ricerca sono stati definiti in
      Clarity PPM
      Studio.
    • Codice tipo di input
      Definisce il codice del tipo di input associato alla regola di debito.
    • Classe di transazione
      Definisce la classe di transazione associata alla regola di debito.
    • Codice di stato
      Indica se la regola di debito è disponibile per il riaddebito.
      Valori
      :
      • Attivo. Indica che la regola viene sempre inclusa e può essere associata a una transazione durante la generazione delle fatture.
      • Non attivo. Indica che la regola non viene inclusa nella generazione delle fatture.
      • In attesa. Se non è possibile stabilire una corrispondenza con una regola attiva, è possibile includere la regola e creare la corrispondenza con una transazione.
    • Addebita costi restanti nei costi comuni
      Specifica se si desidera fatturare i costi restanti come costi comuni. Selezionare questa casella di controllo per addebitare eventuali costi restanti come costi comuni.
  5. Salvare le modifiche e aggiungere ulteriori conti CoGe e combinazioni di dipartimento per l'addebito dei costi.
Definizione di allocazioni CoGe da regole standard o di credito
Una volta create le regole di debito, è possibile definire le allocazioni CoGe che determinano le modalità di addebito dei costi ai dipartimenti consumatori. Le allocazioni CoGe consentono di individuare i conti CoGe e i dipartimenti intestatari dell'addebito (per le regole standard) o dell'accredito (per le regole di credito). Le allocazioni CoGe indicano inoltre le percentuali del costo addebitate o accreditate. La percentuale di allocazione di una regola di credito deve corrispondere sempre al cento per cento, indipendentemente dal periodo di tempo. Un'allocazione CoGe è costituita da un conto CoGe completo e da un insieme di regole di allocazione. Le regole rappresentano la percentuale dei costi allocati per un periodo di tempo specificato. Un conto CoGe completo è una combinazione del conto CoGe naturale e del dipartimento.
Per ciascuna allocazione CoGe, è possibile distribuire in modo uniforme le percentuali di riaddebito su tutti i periodi fiscali oppure specificare percentuali diverse per ciascun periodo. Ad esempio, se l'azienda definisce il periodo fiscale su base trimestrale, è possibile specificare il 100 percento dell'allocazione per il primo trimestre e il 50 percento nei trimestri successivi. I costi restanti per gli ultimi tre trimestri possono essere addebitati a un altro dipartimento o come costi comuni.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire l'investimento o il servizio.
  2. Aprire il menu Riaddebiti e fare clic su Regole di debito o Regole di credito.
  3. Per modificare le proprietà della regola selezionata, fare clic sul collegamento Codice allocazione per le regole standard oppure sul collegamento Codice di credito della risorsa per le regole di credito.
  4. Effettuare una delle seguenti operazioni:
    1. Fare clic su Nuovo per aggiungere un conto alla regola e definire allocazioni.
    2. Fare clic sul collegamento Conto CoGe per modificare le allocazioni di un conto già incluso nella regola.
    Viene visualizzata la pagina dei dettagli della regola.
  5. Nella sezione Generale, compilare i seguenti campi:
    • Conto CoGe
      Definisce il conto CoGe associato alla regola.
    • Dipartimento
      Definisce il dipartimento associato alla regola. Per le regole di credito, viene indicato il dipartimento beneficiario dell'accredito. Per le regole standard, viene indicato il dipartimento intestatario dell'addebito.
    Per impostazione predefinita, viene visualizzata una riga vuota contenente i campi delle date di inizio e di fine e di percentuale.
  6. Immettere un periodo di inizio e di fine per la regola.
  7. Specificare la percentuale di addebito o di accredito da assegnare al dipartimento per il periodo specificato.
  8. Fare clic su Nuova riga per aggiungere altri periodi di tempo e percentuali.
  9. Una volta completate le operazioni, fare clic su Salva e Indietro.
Rimozione di allocazioni CoGe da regole di debito
È possibile rimuovere le allocazioni CoGe dalle regole di debito a condizione che non siano utilizzate come riferimento nei piani finanziari o nei riaddebiti.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire l'investimento o il servizio.
  2. Aprire il menu Riaddebiti e fare clic su Regole di debito.
  3. Fare clic sul collegamento Codice allocazione CoGe per accedere ai dettagli della regola.
  4. Completare le seguenti operazioni della sezione Generale:
    1. Selezionare o modificare il conto CoGe.
    2. Selezionare o modificare il dipartimento corrispondente.
  5. Nei campi Inizio o Fine, utilizzare il selettore data per selezionare un periodo di tempo.
    Il tipo di periodo fiscale dell'entità determina i periodi di tempo disponibili per la selezione
    .
  6. Specificare la percentuale di allocazione degli addebiti nel conto CoGe e nella combinazione di dipartimenti.
  7. Salvare per continuare ad aggiungere allocazioni per più periodi di tempo.
  8. Salvare le modifiche.
Creazione di regole dei costi comuni
Quando le regole standard o di addebito vengono utilizzate per l'addebito dei costi restanti ai costi comuni, le regole dei costi comuni determinano quali conti CoGe vengono addebitati. Le regole dei costi comuni possono contenere solo un set di allocazioni CoGe. Non è richiesta alcuna informazione di intestazione. Per l'addebito dei costi comuni ai dipartimenti, configurare i seguenti elementi:
  • Conti CoGe per i costi comuni.
  • I costi restanti vengono addebitati alle regole di debito o standard.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire Amministrazione, selezionare Riaddebiti e fare clic su Regole costi comuni.
  2. Fare clic su Nuovo.
  3. Immettere le informazioni seguenti:
    • Entità
      Definisce l'entità associata alla regola.
    • Conto CoGe
      Definisce il conto CoGe associato alla regola.
    • Dipartimento
      Definisce il dipartimento associato alla regola.
  4. Salvare le modifiche. Una volta salvate, le proprietà della regola sono di sola visualizzazione.
  5. Definire i dettagli della regola dei costi comuni nel seguente modo:
    1. Specificare la percentuale di allocazione ai costi comuni per il periodo specificato.
    2. Fare clic su Nuova riga per aggiungere altri periodi di tempo e percentuali.
    3. Salvare le modifiche.
Per modificare le allocazioni per le regole dei costi comuni, modificare le proprietà di un conto selezionato, selezionare un periodo di tempo, specificare la percentuale per impostare l'allocazione per il conto CoGe completo e salvare le modifiche. Per eliminare una regola dei costi comuni, selezionare la regola e fare clic su Elimina.
Impostazione dei crediti risorsa
Prima di impostare i crediti di risorsa per la contabilizzazione nel conto CoGe, consultare la sezione
Riferimento ai diritti di accesso
e verificare che ciascun utente disponga del diritto di accesso Manutenzione finanziaria - Gestione finanziaria.
La maggior parte dei dipartimenti IT eseguono il riaddebito dei crediti al gruppo per il quale lavoravano al fine di allocare spese e lavoro. Il credito di risorsa indica il dipartimento, entità, ubicazione, classe di transazione o classe risorsa che riceve il credito. Gli incidenti consentono di gestire i crediti di risorsa.
Rimozione di allocazioni CoGe da regole di riaddebito
Per rimuovere le allocazioni CoGe dalle regole di riaddebito, utilizzare uno dei seguenti metodi:
  • Rimuovere le allocazioni CoGe dalle regole standard o di credito.
  • Rimuovere le allocazioni CoGe dalle regole dei costi comuni.
È possibile rimuovere le allocazioni CoGe solo nel caso in cui non vengano utilizzate come riferimento in riaddebiti e piani di costi.
Rimozione di allocazioni CoGe da regole standard o di credito
Procedere come descritto di seguito:
  1. Fare clic sul collegamento Codice allocazione o Codice di credito della risorsa per modificare le proprietà della regola selezionata.
    Verranno visualizzati i dettagli delle proprietà della regola.
  2. Selezionare la casella di controllo accanto a ciascuna allocazione CoGe che si desidera rimuovere dalla regola, quindi fare clic su Elimina.
Rimozione di allocazioni CoGe da regole dei costi comuni
Procedere come descritto di seguito:
  1. Fare clic sul collegamento Conto CoGe per modificare le proprietà della regola dei costi comuni selezionata.
    Viene visualizzata la pagina dei dettagli della regola.
  2. Selezionare la casella di controllo accanto al periodo di tempo che si desidera rimuovere dalla regola.
  3. Fare clic su Elimina.
Risoluzione di errori e avvisi di riaddebito
Utilizzare la pagina Messaggi per visualizzare e controllare gli errori e gli avvisi di riaddebito. È possibile visualizzare avvisi ed errori:
  • Errori
    : nel caso in cui si verifichi un errore di riaddebito, non sarà possibile elaborare la transazione che ha generato l'errore. Correggere gli errori per eseguire l'elaborazione di debiti e crediti.
  • Avvertenze
    : gli avvisi di riaddebito informano l'utente della presenza di eventuali problemi che possono essere corretti.
La tabella riportata di seguito riporta i messaggi più comuni e le relative risoluzioni:
Tipo
Messaggio
Risoluzione possibile
Non applicabile
Errore nell'erogazione addebiti (sovrallocazione).
Le percentuali di allocazione ammontano a più del 100% nella regola di debito. Per scoprire se la propria regola di debito ha percentuali di allocazione che ammontano a più del 100%, configurare le visualizzazioni della colonna dell'elenco Debiti in modo tale che l'oggetto Dettagli allocazione CoGe visualizzi una riga di aggregazione. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione
Sviluppo di
Clarity PPM
Studio.
Non applicabile
Errore nell'erogazione addebiti di costi comuni (sovrallocazione).
Le percentuali di allocazione ammontano a più del 100% nella regola dei costi comuni. Per scoprire se la propria regola dei costi comuni ha percentuali di allocazione che ammontano a più del 100%, configurare le visualizzazioni della colonna dell'elenco Elenco regola costi comuni in modo tale che l'oggetto Dettagli allocazione CoGe visualizzi una riga di aggregazione. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione
Sviluppo di
Clarity PPM
Studio.
Avviso
Nessun tipo di riaddebito impostato sull'investimento.
Impostare le opzioni di riaddebito per l'investimento.
Errore.
Nessun dettaglio di allocazione della regola di credito nell'intervallo della data della transazione.
Definire un'allocazione CoGe nella regola di credito per la data di transazione.
Errore.
Nessun dettaglio di allocazione della regola di debito nell'intervallo della data della transazione.
Definire un'allocazione CoGe nella regola di debito per la data di transazione.
Errore.
Nessuna regola di credito corrispondente trovata.
Effettuare una delle seguenti operazioni:
  • Se non esiste una regola di credito, creare una regola di credito. Contattare il manager finanziario.
  • Se esiste una regola di credito, confrontarne i criteri con la transazione, quindi eseguire l'adeguamento oppure creare una regola per stabilire la corrispondenza con la transazione. È possibile adeguare la transazione per ottenere la corrispondenza con la regola. Contattare il manager finanziario e il manager degli investimenti.
Errore.
Nessuna regola di debito corrispondente trovata.
Effettuare una delle seguenti operazioni:
  • Se non esiste una regola di debito, creare una regola di debito. Contattare il manager del servizio o dell'investimento.
  • Se esiste una regola di debito, confrontarne i criteri con la transazione, ed eseguire l'adeguamento necessario oppure creare una regola per stabilire la corrispondenza con la transazione. È possibile adeguare la transazione per ottenere la corrispondenza con la regola. Contattare il manager finanziario e il manager degli investimenti.
Errore.
Nessuna regola di costi comuni trovata.
Effettuare una delle seguenti operazioni:
  • Creare una regola dei costi comuni. Contattare il manager finanziario.
  • Deselezionare l'opzione per impostare l'addebito dei costi restanti sui costi comuni.
Errore.
La combinazione Dipartimento/Ubicazione selezionata non è valida.
Verificare che le proprietà della regola di credito contengano una combinazione dipartimento/ ubicazione valida.
Avviso
Impossibile accreditare l'importo completo di addebito.
Esaminare la regola di credito e verificare che l'allocazione CoGe equivalga al 100 per cento per la data di transazione specificata. Per ulteriori informazioni, contattare il manager finanziario.
Avviso
Il tipo di spesa della transazione WIP [Spesa in conto capitale|Ammortamento] non corrisponde al tipo di spesa della fatturazione dell'investimento [Spesa in conto capitale|Ammortamento].
Effettuare una delle seguenti operazioni:
  • Impostare il tipo di spesa della transazione WIP affinché corrisponda con il tipo di spesa della fatturazione dell'investimento. Contattare il manager finanziario.
  • Impostare il tipo di spesa della fatturazione dell'investimento affinché corrisponda con il tipo di spesa della transazione WIP. Contattare il manager del servizio o dell'investimento.
Quando si corregge un errore o un avviso, i messaggi associati vengono rimossi dalla pagina Messaggi.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire Amministrazione, selezionare Riaddebiti e fare clic su Messaggi.
    Viene visualizzato un elenco contenente gli errori e gli avvisi di riaddebito.
  2. Verificare le seguenti informazioni:
    • Investimento
      Visualizza il nome dell'investimento utilizzato nella transazione.
    • Codice di addebito
      Visualizza il codice di addebito associato all'investimento.
    • Data transazione
      Visualizza la data della transazione.
    • Tipo di spesa
      Visualizza il tipo di spesa.
    • Risorsa
      Visualizza la risorsa che ha sostenuto il costo per l'investimento.
    • Allocazione
      Visualizza la regola che ha generato l'errore o avviso.
    • Tipo di allocazione
      Indica se si tratta di una regola di debito o di credito.
    • Sottotipo allocazione
      Indica se la regola è standard o basata sull'investimento.
    • Data batch
      Visualizza la data di esecuzione del processo di generazione della fattura.
    • Batch eseguito da
      Visualizza l'utente che ha avviato il processo di generazione della fattura.
    • In attesa
      Indica che il messaggio di errore è in attesa.
    • Messaggio
      Visualizza l'errore o l'avviso.
  3. Selezionare la casella di controllo accanto a ciascun messaggio ed eseguire una delle seguente operazioni:
    • Per inserire il messaggio in coda, fare clic su In attesa.
    • Fare clic su Rilascio per annullare la sospensione del messaggio.
  4. Correggere gli errori e gli avvisi.
Intestazioni di regole e allocazioni CoGe basate sul tempo
Le regole di debito e di credito sono costituite da un'intestazione e da una serie di allocazioni CoGe basate sul tempo.
Intestazioni delle regole
Un'intestazione descrive in modo univoco la regola e viene utilizzata durante l'elaborazione finanziaria per associarla alle transazioni. Di seguito sono riportati alcuni esempi:
  • Una regola di debito DB-800 viene descritta con il codice di addebito Spese e il codice di transazione techSup. Una regola di debito DB-900 viene descritta con il codice di addebito Spese e il codice di transazione SysMaint.
  • Una regola di credito CR-000 viene descritta con ubicazione Milano e classe di risorsa ENG. Una regola di credito CR-111 viene descritta con ubicazione Roma e classe di risorsa ENG.
Il codice di allocazione CoGe utilizzato per creare e identificare le regole può essere configurato per consentire l'inserimento automatico dei dati.
Allocazioni CoGe basate sul tempo
Le regole di debito e di credito sono costituite da un'intestazione e da una serie di allocazioni CoGe basate sul tempo. Le allocazioni basate sul tempo determinano i debiti e i crediti dei dipartimenti per i costi durante un periodo di tempo. Le regole di riaddebito si basano sui seguenti elementi:
  • Conto CoGe completo
    : definisce il conto CoGe per l'addebito del costo e il dipartimento responsabile per il costo.
  • Periodo fiscale
    : identifica il periodo corrispondente all'allocazione CoGe.
  • Percentuale di allocazione
    : determina la percentuale del costo totale addebitato o accreditato al conto CoGe completo.
Impostazione delle opzioni di riaddebito dell'investimento
La gestione dei riaddebiti dagli investimenti richiede l'impostazione delle opzioni di riaddebito. È possibile selezionare una delle seguenti opzioni o tipi di riaddebito:
  • Regole di debito standard
  • Regole di debito specifiche dell'investimento.
Le Spese fattura identificano le modalità di prenotazione dei costi. Le Spese fattura possono essere utilizzate per creare la corrispondenza con le transazioni al fine di stabilire se viene eseguita la fatturazione dei costi di investimento. Ad esempio, la politica della propria azienda prevede solo il riaddebito degli investimenti considerati come spese in conto capitale. È inoltre possibile gestire i server di posta elettronica. Le aziende includono i server e i componenti hardware fondamentali negli elementi ammortizzabili e ne prevedono una gestione differente durante l'elaborazione delle transazioni. Tutte le transazioni di spesa in conto capitale elaborate per i server di posta elettronica verranno ignorate ed escluse dal riaddebito.
Le opzioni di riaddebito determinano la modalità e i tempi di generazione degli addebiti durante il processo di fatturazione. Per l'elaborazione dei riaddebiti è necessario impostare le opzioni corrispondenti. Il tipo di riaddebito determina se una regola di debito standard o specifica dell'investimento viene associata alle transazioni durante l'elaborazione finanziaria.
Selezionare un tipo di riaddebito per la generazione delle fatture per le transazioni corrispondenti.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire un investimento o un servizio.
  2. Aprire il menu Riaddebiti e fare clic su Opzioni.
  3. Completare i seguenti campi:
    • Tipo di riaddebito
      Definisce il tipo di riaddebito per l'investimento o servizio.
      Valori:
      • Standard
      • Investimento
    • Tipo di spesa di fatturazione
      Indica il metodo di contabilizzazione dei costi e specifica se tali costi vengono inclusi nella fatturazione durante l'elaborazione delle transazioni.
      Valori:
      • Spesa in conto capitale
        : gli addebiti vengono inclusi nella fatturazione.
      • Ammortamento
        : gli addebiti non vengono inclusi nella fatturazione.
  4. Salvare le modifiche.
Storno degli addebiti nelle transazioni
È possibile esaminare le transazioni elaborate per gli investimenti o i servizi per verificarne la corretta contabilizzazione. In caso di errori che richiedano operazioni di storno degli addebiti, è possibile eseguire tale operazione sulle transazioni selezionate o su tutte le transazioni elencate. In seguito allo storno, l'addebito allocato viene rimosso dalle fatture del dipartimento. Gli addebiti non vengono visualizzati durante la generazione delle fatture successive né durante la generazione manuale della fattura da parte del manager di dipartimento. Se la fattura è bloccata o approvata al momento dello storno degli addebiti, tale modifica verrà riportata nella fatturazione successiva.
Eseguire il processo
Aggiorna dati aggregati
prima di generare le fatture per garantire l'aggiornamento dei dati della gerarchia. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione
Riferimento ai processi
.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire l'investimento o il servizio.
  2. Aprire il menu Riaddebiti e fare clic su Transazioni.
    Viene visualizzata la pagina delle
    transazioni dei riaddebiti.
  3. Nella sezione del filtro, individuare e selezionare il periodo fiscale per il quale si desidera visualizzare o stornare addebiti di transazioni, quindi fare clic su Filtro.
  4. Esaminare le transazioni.
  5. Se le transazioni non sono corrette e richiedono storni, effettuare una delle seguenti operazioni:
    • Selezionare ogni transazione di cui si desidera stornare gli addebiti, quindi fare clic su Storna addebiti selezionati.
    • Fare clic su Storna addebiti filtrati per eseguire lo storno degli addebiti di tutte le transazioni elencate.
    Le transazioni selezionate indicano che gli addebiti sono stati stornati.
Visualizzazione delle dichiarazioni di recupero del dipartimento
La
dichiarazione di recupero
indica ai dipartimenti la quantità di costi sostenuti che può essere recuperata dai dipartimenti che hanno beneficiato dei servizi forniti. La dichiarazione di recupero è simile alla dichiarazione fiscale di un'azienda applicata ai dipartimenti. I costi sostenuti vengono addebitati ai dipartimenti che ricevono i servizi. I manager di dipartimento possono visualizzare i propri addebiti da una fattura. Solo i dipartimenti che forniscono servizi possono visualizzare le dichiarazioni di recupero dei dipartimenti.
Per visualizzare le dichiarazioni di recupero di un dipartimento, verificare l'esistenza dei seguenti elementi:
  • Impostare i servizi e associarli al dipartimento.
  • È necessario che almeno un dipartimento effettui la sottoscrizione ad almeno un servizio offerto dal dipartimento dei fornitori.
  • Devono essere presenti regole di debito per i servizi. Contattare il manager dei servizi per creare regole di debito per il servizio.
  • Devono essere presenti regole di credito.
  • Consultare la sezione
    Riferimento ai diritti di accesso
    e verificare che ogni utente disponga dei diritti di accesso appropriati per la visualizzazione delle dichiarazioni di recupero.
Le dichiarazioni di recupero vengono generate con le fatture durante le esecuzioni pianificate del processo Genera fatture.
Esempi di dichiarazione di recupero
  • I dipartimenti IT non sono più centri di costo: l'azienda desidera offrire alle unità di business un'ampia scelta di servizi di supporto IT, quali il supporto a livello del sistema di posta elettronica, di desktop e di rete. Si tratta di servizi fondamentali che consentono alle unità di business di mantenere le proprie attività. I dipartimenti vengono addebitati per beneficiare di tali servizi. Ciascun dipartimento che consegna servizi riceve credito per il lavoro eseguito.
  • Costi di addebito delle fatture approvati per i dipartimenti che usufruiscono dei servizi: le fatture dei dipartimenti vengono generate, riviste e approvate su una base trimestrale dai dipartimenti che usufruiscono dei servizi consegnati. Il dipartimento Risorse umane dell'azienda ha effettuato la sottoscrizione a diversi servizi IT ed ha accettato di ricevere gli addebiti per una parte di tali servizi. Il dipartimento Risorse umane ha approvato una fattura che ammonta a un totale di $17.400.
  • Costi di addebito convertiti in credito per i dipartimenti di consegna: il dipartimento Servizi consegna IT riceve credito per i servizi forniti. Il manager di dipartimento visualizza i costi sostenuti e i crediti attraverso la dichiarazione di recupero del dipartimento. Tale dichiarazione mostra che alcuni addebiti sono stati approvati e che il dipartimento ha già recuperato $17.400. Altri manager di dipartimento devono ancora approvare i loro addebiti. Gli addebiti vengono visualizzati come varianza del recupero.
Visualizzazione dei riepiloghi della dichiarazione di recupero
È possibile visualizzare una dichiarazione di recupero che riassume tutti i costi sostenuti, i costi recuperati e i crediti per ciascun investimento.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire la pagina iniziale, selezionare Organizzazione e fare clic su Dipartimenti.
  2. Fare clic su un collegamento di dipartimento per aprire tale dipartimento.
  3. Fare clic su Dichiarazione di recupero.
  4. Filtrare in base alle informazioni di recupero.
    Viene visualizzato un elenco degli investimenti di proprietà del dipartimento.
  5. Esaminare le informazioni di recupero mediante i seguenti elementi:
    • Investimento
      Visualizza il nome dell'investimento di proprietà del dipartimento e offerto come servizio ad altri dipartimenti.
    • Type
      Indica se l'investimento è un servizio o un altro tipo di investimento.
    • Costo sostenuto
      Visualizza il costo totale sostenuto alla data attuale dall'investimento addebitato agli altri dipartimenti. Fare clic sul valore per visualizzare i dettagli della transazione.
    • Costo recuperato
      Visualizza gli addebiti totali approvati in data corrente dai dipartimenti addebitati per l'investimento. Questo valore corrisponde ai costi totali recuperati dal dipartimento alla data corrente. Fare clic sul valore per visualizzare i dettagli della transazione.
    • Varianza recupero
      Visualizza la differenza tra i costi sostenuti i costi recuperati alla data corrente. Questo valore corrisponde all'importo totale previsto per il recupero da parte del dipartimento.
    • Crediti
      Visualizza il valore totale del credito che può essere ricevuto dal dipartimento. Fare clic sul valore per visualizzare i dettagli della transazione.
    • Varianza crediti
      Visualizza la differenza in data odierna tra i costi recuperati (approvati) e i crediti totali (approvati e non approvati).
Visualizzazione dei dettagli di dichiarazione di recupero
È possibile visualizzare i dettagli della dichiarazione di recupero per visualizzare i dettagli di transazione.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il dipartimento e fare clic su Dichiarazione di recupero.
    Viene visualizzato l'elenco degli investimenti.
  2. Fare clic su uno dei seguenti collegamenti per visualizzare i dettagli di transazione:
    • Costo sostenuto
    • Costo recuperato
    • Crediti
    Viene visualizzato un elenco delle transazioni elaborate che interessano questa dichiarazione di recupero.
  3. Selezionare la casella di controllo Includi dipartimenti secondari per visualizzare le transazioni dei dipartimenti secondari. Questa casella di controllo non è attiva nel caso in cui non esistano dipartimenti secondari.
  4. Visualizzare le seguenti informazioni:
    • Investimento
      Indica il nome dell'investimento di provenienza dei costi sostenuti.
    • Dipartimento
      Visualizza il nome del dipartimento a cui sono stati addebitati i costi.
    • Data transazione
      Visualizza la data della transazione.
    • Quantità
      Visualizza il totale dei costi sostenuti.
    • Percentuale
      Indica l'allocazione CoGe definita nella regola di credito dal manager finanziario.
    • Importo scalato
      Visualizza il valore in scala in base alla percentuale di allocazione CoGe.
Invio e approvazione delle fatture del dipartimento
Ciascun dipartimento a cui viene addebitato il costo degli investimenti e dei servizi forniti riceve una fattura per ciascun periodo di tempo. È possibile visualizzare periodicamente le fatture per controllare gli addebiti, apportare correzioni, approvare o rifiutare le fatture e rigenerare manualmente le fatture.Il manager del servizio o dell'investimento imposta le regole di debito utilizzate per individuare i dipartimenti per l'addebito. Le regole indicano inoltre la percentuale di costo addebitata.
Per ricevere, inviare, approvare o rifiutare una fattura, è necessario impostare i seguenti elementi:
  • Definizione del tipo di periodo fiscale per stabilire il ciclo della fattura.
  • Impostare uno dei seguenti elementi:
    • Regole di debito specifiche dell'investimento.
    • Regole di debito standard
    • Regole di credito
  • Consultare la sezione
    Riferimento ai diritti di accesso
    e verificare che ogni utente disponga dei diritti di accesso appropriati per la visualizzazione, l'invio, l'approvazione o il rifiuto delle fatture.
Approvazione delle fatture
In genere, il manager finanziario e il manager di dipartimento interagiscono per approvare le fatture. Il manager finanziario invia le fatture per l'approvazione e il manager di dipartimento approva o rifiuta le fatture. I diritti di accesso alla fattura del dipartimento determinano gli utenti che possono eseguire attività relative alla fatturazione.
Utilizzare le politiche e le procedure consigliate dell'azienda per identificare i ruoli responsabili delle fatture e per determinare i periodi limite per l'invio e l'approvazione delle fatture. Queste informazioni descrivono il processo di approvazione:
  1. La fattura viene generata mediante il processo Genera fatture. È possibile pianificare l'esecuzione periodica di tale processo. Al termine del processo, la fattura è disponibile con stato
    Proforma
    . La fattura è aperta per ricevere transazioni aggiuntive ed è disponibile per la revisione. Il manager finanziario può eseguire la rigenerazione manuale delle fatture per acquisire le transazioni o gli adeguamenti aggiunti recentemente tra le generazioni di fatture pianificate.
  2. Il manager finanziario invia la fattura per l'approvazione. Lo stato viene modificato in
    Inviato
    e la fattura viene bloccata. Non è possibile aggiungere ulteriori transazioni. In caso di elaborazione di ulteriori transazioni per il periodo di tempo specificato, queste verranno aggiunte alla fattura del periodo successivo.
  3. Il manager di dipartimento può approvare o rifiutare la fattura.
    • Se approvata, lo stato viene modificato in
      Approvato
      . La fattura è completa e non possono essere eseguite ulteriori azioni.
    • Se rifiutata, lo stato viene modificato in
      Rifiutato
      . Il manager finanziario può adeguare o stornare una transazione specifica o l'intera fattura.
Delega dell'approvazione delle fatture
La delega dell'approvazione delle fatture consente ai dipartimenti secondari di visualizzare e approvare le proprie fatture. La delega dell'approvazione delle fatture viene determinata al momento in cui si configurano i dipartimenti. Quando la delega dell'approvazione delle fatture viene concessa a dipartimenti secondari, le fatture vengono generate per ciascun dipartimento secondario e per il dipartimento padre. Questa condizione può essere applicata se si dispone di regole di debito con transazioni contabilizzate. Gli addebiti dei dipartimenti secondari non vengono raggruppati nel dipartimento padre.
Se i dipartimenti secondari non dispongono della delega per l'approvazione delle fatture, gli addebiti contabilizzati per tali dipartimenti secondari vengono raggruppati nella fattura del dipartimento padre. I dipartimenti padre devono disporre dell'approvazione delegata delle fatture per delegarla a loro volta a uno dei relativi dipartimenti secondari. Se il dipartimento padre di livello superiore non imposta l'approvazione delegata delle fatture, nessun dipartimento secondario di tale diramazione potrà visualizzare o approvare le fatture. Tutti gli addebiti vengono raggruppati in corrispondenza del dipartimento padre di livello superiore.
Il seguente diagramma mostra la struttura organizzativa e l'effetto che la delega dell'approvazione delle fatture provoca su ciascun dipartimento:
L'immagine mostra in che modo la delega dell'approvazione delle fatture consente ai dipartimenti di approvare le proprie fatture.
L'immagine mostra in che modo la delega dell'approvazione delle fatture consente ai dipartimenti di approvare le proprie fatture.
  • Banca al dettaglio
    : delega l'approvazione delle fatture ai due dipartimenti secondari Self-service Banking e Conti clienti principali. Viene generata una fattura per il dipartimento Banking al dettaglio quando le transazioni vengono contabilizzate all'unità di business.
  • Self-Service banking
    : non delega l'approvazione delle fatture ai due dipartimenti secondari Marketing e Servizio clienti. Viene generata una fattura per il dipartimento Self-service banking quando vengono contabilizzate transazioni a suo favore. Qualsiasi addebito contabilizzato in favore dei dipartimenti Marketing e Servizio clienti viene aggiunto nella fattura di Self-service banking. I dipartimenti Marketing e Servizio clienti self-service non ricevono alcuna fattura.
  • Conti clienti principali
    : delega l'approvazione delle fatture ai due dipartimenti secondari Marketing e Servizio clienti. Viene generata una fattura per il dipartimento Conti clienti principali quando vengono contabilizzate transazioni a favore del dipartimento. Anche i dipartimenti Marketing conti principali e Servizio clienti conti principali ricevono la loro fattura quando vengono contabilizzate transazioni a favore del loro dipartimento.
Aggregazione fatture
Ciascuna voce della fattura mostra gli addebiti aggregati dell'investimento o del servizio padre di livello superiore in una struttura gerarchica. È possibile visualizzare i dettagli dei singoli addebiti dell'investimento padre e figlio inclusi nelle transazioni durante il periodo di fatturazione. Per informazioni sull'utilizzo degli addebiti in gerarchie di investimento o servizio, consultare le sezioni
Gestione servizi IT
e
Gestione progetto
.
Esempio: Addebiti della riga inferiore corrispondenti ai valori di livello superiore
Il dipartimento Self-service al dettaglio di Forward Inc gestisce un prodotto denominato Self-service banking ed è il prodotto padre di livello superiore di diversi altri investimenti figlio, quali il sistema di presentazione online delle fatture (OBP) e il supporto tecnico. Durante la visualizzazione delle le fatture, i manager di dipartimento possono consultare solo gli addebiti aggregati del prodotto padre di livello superiore. Ad esempio, l'importo di 4.190,00 $ per Banking self-service rappresenta il totale degli addebiti degli investimenti della gerarchia inclusi in una transazione durante il periodo di fatturazione. I manager del dipartimento possono visualizzare gli addebiti dettagliati di ciascun investimento nella gerarchia selezionando l'importo o l'importo totale.
Adeguamenti delle fatture
In alcuni casi, potrebbe verificarsi la visualizzazione di addebiti incorretti che richiedono operazioni di adeguamento o storno. In tal caso, è possibile rifiutare la fattura e richiedere un adeguamento. Di seguito sono riportati alcuni esempi di adeguamenti che è possibile richiedere:
  • Modificare la propria parte nel costo dell'investimento o del servizio.
    Contattare il manager dell'investimento o del servizio e richiedere un adeguamento della percentuale di allocazione del debito.
  • Aggiornare la transazione
    . Contattare il manager finanziario per creare un adeguamento WIP e modificare la transazione in base alle proprie esigenze, ad esempio aumentando o riducendo il tasso, costo o le unità.
  • Stornare completamente gli addebiti
    . Contattare il manager dell'investimento o del servizio o il manager finanziario per eseguire lo storno degli addebiti.
Gli adeguamenti o gli storni per le transazioni o le regole di debito attivano adeguamenti in altri dipartimenti che condividono il costo dell'investimento. Ad esempio, se la percentuale di allocazione dell'utente viene ridotta del 5%, questi addebiti aggiuntivi vengono recuperati da altri dipartimenti. Se il costo totale viene scontato per una transazione, tutti i dipartimenti che condividono i costi riceveranno inoltre un adeguamento nei relativi addebiti. Qualsiasi adeguamento o storno effettuato per le fatture bloccate o approvate verrà riportato nella fattura successiva bloccata o futura.
Invio di fatture del dipartimento
I manager di dipartimento possono visualizzare l'elenco delle fatture generate per i propri dipartimenti. I manager finanziari possono visualizzare tutte le fatture generate dalle pagine delle fatture della gestione finanziaria. Da una fattura è possibile eseguire la visualizzazione dettagliata per visualizzare i dettagli seguenti:
  • Il WIP o lo stato di adeguamento di una transazione.
  • L'importo della transazione.
  • La percentuale addebitata. Ad esempio, 100% indica che solo un servizio sta utilizzando l'investimento e 50% indica che l'investimento è condiviso tra due servizi.
  • Importo scalato in dollari in base alla percentuale addebitata al servizio.
Il manager finanziario solitamente invia le fatture per l'approvazione. Le fatture inviate vengono automaticamente bloccate e contrassegnate con stato
Inviato
. Le fatture inviate possono essere richiamate, approvate o rifiutate.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire la pagina iniziale, selezionare Organizzazione e fare clic su Dipartimenti.
  2. Aprire il dipartimento e fare clic su Fatture.
    Verrà visualizzato un elenco delle fatture per il dipartimento.
  3. Fare clic sul collegamento Numero fattura per aprire la fattura. Di seguito si riporta una breve descrizione dei campi seguenti:
    • Importo corrente
      Visualizza l'importo dell'addebito per il periodo di tempo specificato. Fare clic su questo collegamento per visualizzare i dettagli della transazione.
    • Adeguamento periodo precedente
      Indica l'importo di un adeguamento eseguito durante un periodo di tempo precedente. Se la quantità è pari a zero, non è stato eseguito alcun adeguamento precedente al periodo. Fare clic su questo collegamento per visualizzare i dettagli dell'adeguamento.
    • Importo totale
      Indica l'importo totale degli addebiti meno gli adeguamenti per il periodo di tempo specificato. Fare clic su questo collegamento per visualizzare i dettagli della transazione.
    • Sottoscrizione
      Indica se l'utente ha effettuato la sottoscrizione a un servizio. In caso di sottoscrizione a un servizio, viene visualizzato un segno di spunta.
  4. Inviare la fattura.
Blocco o sblocco delle fatture di dipartimento
In genere, il manager finanziario utilizza la pagina delle Fattura del dipartimento per bloccare e sbloccare le fatture.Quando viene inviata una fattura, questa viene automaticamente bloccata. Quando una fattura è bloccata, le transazioni non possono essere aggiunte alla fattura. Se si dispone dei diritti di accesso per l'invio delle fatture, è possibile sbloccare temporaneamente la fattura e rigenerare le ultime modifiche.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire la pagina iniziale, selezionare Organizzazione e fare clic su Dipartimenti.
  2. Aprire il dipartimento e fare clic su Fatture.
    Verrà visualizzato un elenco delle fatture per il dipartimento.
  3. Fare clic sul collegamento Numero fattura per aprire la fattura.
  4. Effettuare una delle seguenti operazioni:
    • Fare clic su Blocca per impedire gli aggiornamenti della fattura.
    • Fare clic su Sblocca per aprire la fattura per gli aggiornamenti.
Approvazione o rifiuto di fatture di dipartimento
Il manager di dipartimento solitamente approva, richiama o rifiuta una fattura. È possibile modificare lo stato di una fattura allo stato Inviato effettuandone il richiamo. Quando una fattura viene approvata, non sarà più possibile richiamarla o eseguire azioni per tale fattura. Qualsiasi adeguamento o storno apportato alla fattura dopo l'approvazione è incluso nella seguente fattura sbloccata o futura. Quando una fattura viene rifiutata, è possibile effettuare adeguamenti WIP o modifiche alle regole di debito per correggere gli addebiti. Rivolgersi al manager finanziario per richiedere assistenza per gli adeguamenti WIP.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire la pagina iniziale, selezionare Organizzazione e fare clic su Dipartimenti.
  2. Aprire il dipartimento e fare clic su Fatture.
    Verrà visualizzato un elenco delle fatture per il dipartimento.
  3. Fare clic sul collegamento Numero fattura per aprire la fattura.
  4. Fare clic su Approva o Rifiuta.
Rigenerazione di fatture di dipartimento
Le fatture vengono aggiornate costantemente durante le esecuzioni pianificate del processo Genera fatture. Tuttavia, è possibile aggiornare manualmente una fattura tra le esecuzioni pianificate e visualizzare le ultime transazioni aggiunte. Se un ricalcolo interessa più fatture e tutte le fatture interessate sono sbloccate, la fattura viene aggiornata. I ricalcoli vengono ignorati se qualsiasi fattura interessata dalla modifica è bloccata. Se una rigenerazione non è possibile, viene visualizzato un messaggio.
Per ulteriori informazioni, consultare le sezioni
Riferimento ai processi
e
Generazione delle fatture
.
Eseguire il processo
Aggiorna dati aggregati
prima di rigenerare le fatture per garantire l'aggiornamento dei dati della gerarchia. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione
Riferimento ai processi
.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire la pagina iniziale, selezionare Organizzazione e fare clic su Dipartimenti.
  2. Aprire il dipartimento e fare clic su Fatture.
    Verrà visualizzato un elenco delle fatture per il dipartimento.
  3. Fare clic sul collegamento Numero fattura per aprire la fattura.
  4. Fare clic su Rigenera.
    Durante il processo di rigenerazione viene visualizzata una barra di avanzamento. Al termine, viene visualizzata la fattura rigenerata.
  5. Fare clic sul collegamento Importo corrente o Importo totale per visualizzare i dettagli della transazione e verificare l'effetto di ciascun adeguamento sulla fattura.