MSP: Integrazione delle attività con CA PPM

ccppmop157
Questo articolo esamina i termini dell'attività e i campi riservati negli ambienti
Clarity PPM
integrati con Microsoft Project (MSP). Utilizzare questo articolo per ottenere informazioni sulla registrazione delle ore, il completamento delle attività, nonché il caricamento di modelli e i profili di distribuzione. L'articolo descrive inoltre le attività cardine, le durate, le ore effettive, le attività di lavoro fisso e le assegnazioni di attività alle risorse.
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Termini dell'attività e campi riservati
Clarity PPM
e Microsoft Project supportano le metodologie del Project Management Institute (PMI) per una pratica efficace della gestione progettuale. Ogni applicazione ha adottato diverse terminologie per concetti comuni quali il lavoro o l'utilizzo, il lavoro restante o il valore ETC (stima al completamento). Nell'interpretare le stesse informazioni presenti in
Clarity PPM
e in Microsoft Project, è fondamentale considerare entrambe le versioni dei termini. Ad esempio, in qualità di manager di progetto, si desidera sapere la quantità di tempo per cui una risorsa deve lavorare a un'attività. Quindi, è possibile visualizzare il campo di lavoro restante in Microsoft Project e il campo ETC in
Clarity PPM
.
Termine MSP
Termine
CA PPM
Descrizione
Lavoro (Lavoro rimanente + Lavoro effettivo)
Utilizzo totale (ETC + valori effettivi)
Il lavoro corrisponde alla quantità totale di lavoro pianificato per l'esecuzione di un'attività nella durata specificata di tutte le risorse assegnate.
Lavoro rimanente
Stima per il completamento (ETC)
Le ore restanti stimate necessarie per completare l'attività.
Lavoro effettivo
Valori effettivi
Le ore effettive riportate e contabilizzate dal team.
Unità massime
Allocazione progetto
Le unità rappresentano la quantità di una risorsa assegnata a un progetto. Ad esempio, una risorsa ha una disponibilità giornaliera di 8 ore. Se la risorsa è allocata a un progetto al 100% o le unità massime della risorsa equivalgono a 1, ciò significa che la risorsa dedica un giorno interno a quel determinato progetto. Quando le unità massime della risorsa sono pari al 25%, la risorsa impiega 2 ore, per un totale di 8 ore al giorno per il progetto.
Unità di assegnazione
% di carico massimo
Le unità rappresentano la quantità di una risorsa assegnata a un'attività. Si tratta di un sottoinsieme di unità massime. Ad esempio, un valore pari al 100% indica che la risorsa sta utilizzando tutte le unità massime su quella particolare assegnazione della risorsa. Un valore pari al 50% indica che metà dell'allocazione di progetto della risorsa viene applicata a tale attività.
Durata
Durata
Definizione
Clarity PPM
: calcola il numero di giorni lavorativi, comprese la data di inizio e di fine, indipendentemente dal fatto che l'attività venga o meno suddivisa.
Definizione di Microsoft Project
: calcola la durata di un'attività mediante il conteggio della quantità di tempo di lavoro attivo tra le date di inizio e di fine pianificate dell'attività. In genere si tratta del tempo trascorso dall'inizio alla fine dell'attività, senza contare il tempo tra le attività suddivise.
Un'attività suddivisa ha una pianificazione interrotta. Ad esempio, un'attività di due giorni che non richiede lavoro contiguo può essere suddivisa. In questo modo, il primo giorno lavorativo è pianificato per il lunedì e il secondo giorno è pianificato per il giovedì.
% di completamento
% di completamento
È necessario specificare manualmente la percentuale di completamento in Microsoft Project e in
Clarity PPM
.
% completamento
lavoro
% di utilizzo
Microsoft Project
calcola questo campo come: Valori effettivi / Lavoro totale
Dove Lavoro totale = Lavoro effettivo + Lavoro rimanente.
Clarity PPM
calcola questo campo come: Valori effettivi / Utilizzo
Dove Utilizzo = Valori effettivi + Stima per il completamento.
Tipo (Livello di attività)
Variabile (basata sulla disponibilità della risorsa)
Durata fissa booleana: selezionata o non selezionata.
Microsoft Project include i seguenti tipi di attività:
  • Lavoro fisso
  • Unità fisse
  • Durata fissa
In Microsoft Project, Lavoro = Unità * Durata.
  • Quando un'attività è impostata su Lavoro fisso, la quantità di lavoro assegnato rimane costante, indipendentemente dalla modifica della durata o dal numero di risorse (unità di assegnazione) assegnate all'attività.
  • Quando un'attività è impostata su Unità fisse, il numero di unità assegnate rimane costante, indipendentemente dalla quantità di lavoro o dalla durata dell'attività.
  • Quando un'attività è impostata su Durata fissa, la durata dell'assegnazione rimane costante, indipendentemente dal numero di risorse (unità di assegnazione) assegnate o dalla quantità di lavoro.
    È possibile impostare un'attività come Durata fissa in
    Clarity PPM
    . È necessario impostare manualmente l'attività come Lavoro fisso o Unità fisse in Microsoft Project. È inoltre possibile impostare questa attività come predefinita in Microsoft Project.
Dividi attività
Dividi attività
Microsoft Project e
Clarity PPM
condividono lo stesso termine. Tuttavia, differiscono per il modo in cui creano la suddivisione.
A volte, il lavoro su un'attività viene interrotto. È possibile suddividere le attività per indicare periodi di tempo in cui il lavoro non viene eseguito in determinati giorni. Se si conoscono in anticipo le interruzioni di un'attività, è possibile suddividere l'attività al momento della creazione. Se l'interruzione si verifica dopo l'avvio di un'attività, è possibile suddividerla e utilizzare tale suddivisione per indicare quando si prevede continuare con il lavoro restante. In Microsoft Project, l'aggiunta di suddivisioni a un'attività non modifica la durata, ma modifica la durata trascorsa.
I campi comuni delle attività di progetto generalmente utilizzati da un manager di progetto sono riservati per l'integrazione.
Questi campi comuni fungono da campi chiave primari nell'integrazione. Non modificare i valori contenuti nei campi riservati di risorse comuni.
La modifica dei valori dei campi riservati può comportare i seguenti impatti negativi:
  • Interruzione del controllo della versione
  • Impossibilità di salvare il progetto in
    Clarity PPM
  • Generazione incorretta dei report in
    Clarity PPM
La tabella seguente mostra il mapping tra i campi di progetto di Microsoft Project e
Clarity PPM
:
Campo MSP
Campo CA PPM
Menu file/ Proprietà/ scheda Riepilogo/ campo Titolo
Nome progetto
Menu File/ Proprietà/ Scheda personalizzata/ Proprietà
Campi Versione e ID progetto (prversion e prUID)
Proprietà di progetto riservate.
Testo1
ID attività (numero WBS)
Testo2
URL delle linee guida passato a Microsoft Project
Testo3
ID attività univoco
Contrassegno1
Indica un'attività chiave in
Clarity PPM
.
Lavoro, Unità e Durata (WUD)
Il termine WUD è un acronimo derivato dalla seguente equazione:
   Work = Units × Duration
Quando si esegue l'aggiornamento di uno di questi tre campi, Microsoft Project ricalcola l'equazione. Pertanto, data l'equazione: 40 ore lavorative = 100% unità x durata di 5 giorni. Se il manager di progetto aggiorna la durata a 10 giorni immettendo 10 nel campo Durata e facendo clic su tale campo, Microsoft Project aggiornerà automaticamente il lavoro a 80 ore. Si tratta di un comportamento che funziona ottimamente e come previsto la
maggior
parte delle volte. I problemi si verificano invece quando il manager di progetto modifica un valore contrassegnato come Tipo di attività fissa per l'attività.Ad esempio, modificando il valore della durata di un'attività con durata fissa.
L'utilizzo del termine
fisso
è accurato? Microsoft Project supporta tre tipi di attività: Lavoro fisso, Unità fissa e Durata fissa. Sebbene venga utilizzato il termine
fisso
, Microsoft Project consente al manager di progetto di sovrascrivere il valore nel campo fisso.
La durata è inoltre
fissa
a livello di assegnazione. È possibile che un'assegnazione venga avviata la prima settimana, mentre la seconda venga avviata la seconda settimana. Ogni assegnazione ha una durata di 5 giorni, ma la durata complessiva dell'attività è pari a 10 giorni.
Quando si modifica il valore fisso e non si è sicuri di quale dei due campi sia stato aggiornato, è possibile che si verifichino problemi. Se si tenta di tornare alle impostazioni originali aggiornando il campo appena modificato in modo inatteso, Microsoft Project considererà l'aggiornamento come un'altra possibilità di ricalcolare l'equazione WUD. In molti casi, questo comportamento conduce alla visualizzazione di un valore inatteso. In questo scenario, si genera una spirale di comportamenti da cui è impossibile uscire per poter tornare alle impostazioni originali.
La presente sezione illustra le funzionalità predefinite più importanti di Microsoft Project. È interessante notare che molti utenti di Microsoft Project non hanno mai appreso le funzionalità descritte in questa sezione. Riferiscono di aver dedicato inutilmente molte ore al tentativo di ripristinare i propri progetti in Microsoft Project.
La tabella riportata di seguito mostra i valori calcolati da Microsoft Project. Le celle delle tabelle ombreggiate vengono inoltre contrassegnate da un asterisco (*). Microsoft Project aggiorna questi campi quando si modificano i valori fissi. Si consiglia inoltre di creare un piano di progetto MSP standalone con un tipo di attività Lavoro fisso, Durata fissa e Unità fisse e di acquisire familiarità con tali calcoli.
Tipo di attività
Quando si modifica il campo Unità fisse
Quando si modifica il campo Durata fissa
Quando si modifica il campo Lavoro fisso
Durata
Lavoro
Lavoro*
Unità
Lavoro
Durata
Unità
Durata*
Unità
Durata*
Lavoro
Durata
  • In un'attività Durata fissa, Microsoft Project ricalcola il lavoro quando il valore Durata fissa viene sostituito.
  • In un'attività Lavoro fisso, Microsoft Project ricalcola la durata quando il valore Lavoro fisso viene sostituito.
  • In un'attività Unità fisse, Microsoft Project ricalcola la durata quando il valore Unità fisse viene sostituito.
La funzionalità Aggiorna stato attività produrrà anche l'aggiornamento dello Stato risorsa
La funzionalità
Aggiorna stato
risorse insieme a stato attività
di Microsoft Project aggiorna automaticamente lo stato dei progetti. Ad esempio, si digita 25% nel campo % di completamento per un'attività di 40 ore. Microsoft Project mostra automaticamente 10 ore di valori effettivi nel campo
Lavoro effettivo
. Inoltre, il campo
Lavoro rimanente
viene ridotto a 30 ore.
Questo comportamento può causare problemi se Microsoft Project è integrato con
Clarity PPM
. Se i fogli di calcolo di
Clarity PPM
sono abilitati (Modalità di registrazione = Clarity o CA PPM),
Clarity PPM
diviene il proprietario delle ore effettive. Le ore effettive nel piano di progetto di Microsoft Project non vengono rispettate e vengono eliminate con il salvataggio del progetto in
Clarity PPM
.
Nota: non viene visualizzato alcun messaggio di errore per indicare che le ore effettive sono state eliminate durante il salvataggio. Il manager di progetto dovrà tenere conto di questo comportamento.
Se questa impostazione è attivata, il manager di progetto non a conoscenza del problema potrebbe aggiornare il campo % di completamento di Microsoft Project. Microsoft Project crea ore effettive nel piano di progetto, le quali vengono quindi eliminate al momento del salvataggio in
Clarity PPM
.
Se si apre il progetto in Microsoft Project, potrebbe verificarsi quanto segue:
  • Le ore effettive scompaiono dal piano
  • Il campo Lavoro rimanente mostra il valore ridotto
  • Le date dell'attività vengono ripianificate
  • Se un'attività ripianificata si trova nel percorso critico, la data di fine del progetto potrebbe cambiare.
Per evitare questa situazione:
  • Deselezionare il campo Aggiorna stato risorse insieme a stato attività nella scheda Strumenti>Opzioni>Calcola.
  • Se è necessario utilizzare questo campo, utilizzarlo solo se la modalità di registrazione del progetto è impostata su Nessuno
Nuovo attributo Tipo di attività di Microsoft Project
A partire da CA PPM 15.5 (e release successive) è possibile indicare la modalità di mapping di un'attività sul valore
Tipo di attività
di Microsoft Project. CA PPM 15.5 (e le release successive) includono un nuovo attributo
attività
denominato
Tipo di attività Microsoft Project
che rappresenta il tipo di attività di Microsoft Project. Il nuovo attributo ricava il proprio valore da uno dei seguenti valori di ricerca:
0 - Fixed Units 1 - Fixed Duration 2 - Fixed Work
Il nuovo attributo Tipo di attività di Microsoft Project (
msp_task_type
) è supportato dall'integrazione di CA PPM con Microsoft Project ed è disponibile nella versione classica di PPM, nella Nuova esperienza utente, in Microsoft Project e XOG.
Nelle release precedenti, i valori del Tipo di attività di Microsoft Project venivano persi durante la conversione dal driver di legacy al nuovo driver XML, pertanto CA PPM non era a conoscenza dei tipi di attività MSP. A partire dalla release 15.5, con l'utilizzo del nuovo driver MSP per l'apertura di un file esistente salvato nel formato di legacy di MSP, i tipi di attività di MSP vengono letti dal file salvato e inseriti nel nuovo file. Quando il nuovo file viene salvato nuovamente in PPM, i tipi di attività MSP vengono copiati in PPM e salvati nel nuovo attributo del tipo di attività di Microsoft Project mediante nuove regole di sincronizzazione.
Tutti i valori del tipo di attività di legacy vengono conservati dopo l'aggiornamento. Un progetto salvato in CA PPM con il driver OLE esistente può essere aperto con il nuovo driver XML lasciando invariati i tipi di attività originali.
Esempio
:
  1. Creare un progetto in CA PPM 15.4.1 (o release precedenti) con il driver di legacy prima di eseguire l'aggiornamento a 15.5 (o release successive).
  2. Creare tre attività e configurare il tipo di attività nella pagina Elenco attività.
    1. Impostare l'Attività 1 msp_task_type su
      Durata fissa
      .
    2. Impostare l'Attività 2 msp_task_type su
      Unità fisse
      .
    3. Impostare l'Attività 3 msp_task_type su
      Lavoro fisso
      .
  3. Aprire il progetto con il driver di legacy.
    1. Il tipo per Attività 1 deve corrispondere a
      Durata fissa
      .
    2. Il tipo per Attività 2 deve corrispondere a
      Unità fisse
      .
    3. Il tipo per Attività 3 deve corrispondere a
      Lavoro fisso
      .
  4. Aprire lo stesso progetto in Microsoft Project con il nuovo driver dopo aver eseguito l'aggiornamento a CA PPM 15.5 (o release successive).
    1. L'Attività 1 mostra ancora
      Durata fissa
      .
    2. L'Attività 2 mostra ancora
      Unità fisse
      .
    3. L'Attività 3 mostra ancora
      Lavoro fisso
      .
Comportamento del tipo di attività MSP
Prima di CA PPM 15.5, l'applicazione supportava due tipi diversi di attività:
Durata fissa
e
Durata non fissa
. La
Durata fissa
dell'attività veniva contrassegnata da un attributo booleano (
prIsFixed
) nell'oggetto Attività di PPM. Microsoft Project supporta tre (3) tipi di attività:
Durata fissa, Lavoro fisso
e
Unità fisse
, le quali corrispondono rispettivamente alla pianificazione, al costo e all'ambito.
Per risolvere i problemi legati al mapping, CA PPM 15.5 e il nuovo driver MSP hanno apportato i seguenti miglioramenti:
  • Un nuovo attributo dell'oggetto Attività di PPM sincronizzato con l'attributo booleano Durata fissa di legacy.
  • Modifiche apportate all'integrazione di MSP per l'utilizzo del nuovo attributo.
  • Una nuova elaborazione in grado di leggere i file legacy XML MSP per i tipi di attività e di trasportarli nei nuovi file XML del driver MSP.
  • Esposizione del nuovo attributo Tipo di attività di Microsoft Project in PPM e nell'elemento XOG di progetto.
  • Una nuova funzionalità che consente ai modelli di progetto di inserire l'attributo Tipo di attività di Microsoft Project in nuovi progetti.
In ambienti integrati con Microsoft Project, aggiornare le migliori prestazioni, in modo che gli utenti sappiano qual è l'impostazione di questo valore preferita dall'organizzazione. Quando gli utenti modificano il valore esistente dell'attributo
Durata fissa
o del nuovo attributo Tipo di attività di Microsoft Project, devono fare in modo che i due attributi rimangano sincronizzati:
  • Se si seleziona
    Durata fissa
    , quando si fa clic su Salva, in CA PPM il
    Tipo di attività di MSP
    viene impostato su
    Durata fissa
    .
  • Se
    Durata fissa
    è impostato su False (non selezionato), in CA PPM il
    Tipo di attività di MSP
    viene reimpostato su
    Unità fisse
    .
  • Se il
    Tipo di attività di MSP
    corrisponde a
    Durata fissa
    , CA PPM imposta il campo
    Durata fissa
    su True (la casella di controllo è selezionata).
  • Se il
    Tipo di attività di MSP
    è
    Unità fisse
    o
    Lavoro fisso
    , CA PPM imposta il campo
    Durata fissa
    su False (non selezionato).
  • Se entrambi gli attributi sono impostati su un nuovo valore, prevale il valore dell'attributo legacy
    Durata fissa
    esistente. In altre parole, quando si seleziona la casella di controllo
    Durata fissa
    e il
    Tipo di attività di MSP
    è già impostato su
    Unità fisse
    o
    Lavoro fisso
    , la casella di controllo ha la precedenza. Quando si effettua il salvataggio, il
    Tipo di attività di MSP
    viene reimpostato su
    Durata fissa
    dall'applicazione.
Se non viene impostato alcun valore nelle attività di CA PPM per il Tipo di attività di Microsoft Project (
msp_task_type
), il tipo di attività predefinito di MSP viene utilizzato per l'attività quando viene aperta in Microsoft Project.
Esempio
:
  1. Creare un progetto in CA PPM 15.5 (o release successive).
  2. Creare due attività.
  3. Configurare la durata fissa e il tipo di Microsoft Project nella pagina di elenco delle attività.
    1. Contrassegnare l'attività 1 MPT per la
      Durata fissa
      .
    2. Non contrassegnare l'Attività 2 con nessun tipo.
  4. Aprire il progetto in Microsoft Project utilizzando il nuovo driver.
  5. Impostare il tipo di attività predefinito nelle opzioni di pianificazione su Unità fisse e configurare il campo Tipo.
    1. Il tipo per Attività 1 indica
      Durata fissa
      .
    2. L'Attività 2 mostra
      Unità fisse
      .
  6. Chiudere Microsoft Project senza salvare.
  7. Impostare il tipo di attività predefinita nelle opzioni di pianificazione su
    Lavoro fisso
    .
  8. Aprire il progetto in Microsoft Project.
    1. L'Attività 1 mostra una
      Durata fissa
      .
    2. L'Attività 2 mostra
      Lavoro fisso
      .
Nuovo attributo dell'oggetto attività PPM
Nome attributo
: tipo di attività Microsoft Project
ID attributo
: msp_task_type
ID attributo API
: mspTaskType
Valore predefinito
: nessun valore predefinito. Si consiglia di non impostare un valore predefinito. Si tratta di un attributo non obbligatorio. Se si imposta un valore predefinito su questo attributo, viene impostato il valore predefinito dell'attributo PPM ma non quello di Microsoft Project.
Ricerca
: tipo di attività di Microsoft Project (MSP_TASK_TYPE)
Valori di ricerca validi
: Unità fisse (0), Durata fissa (1) e Lavoro fisso (2)
Sincronizzazione
: l'attributo booleano Durata fissa di legacy (ID: prlsfixed) viene sincronizzato con il nuovo tipo di attività MSP.
Disattivazione della registrazione delle ore a livello di attività
Nelle sezioni precedenti si è osservato che l'applicazione di valori effettivi errati a un'attività può causare lo spostamento della data di inizio o di fine dell'attività. Ciò potrebbe anche comportare la modifica della data di fine del progetto se l'attività si trova nel percorso critico. Per ridurre al minimo questo rischio,
Clarity PPM
consente al manager di progetto di attivare o disattivare un'attività come aperta o chiusa per la registrazione delle ore. In tal modo, i membri del team di progetto avranno accesso solo ai relativi fogli di tempo per le attività aperte per la registrazione delle ore, evitando che le ore vengano immesse accidentalmente in attività che non dovrebbero avere ore effettive applicate.
Per qualsiasi attività, il manager di progetto può rimuovere la capacità di registrazione delle ore. Ciò si rivela utile quando:
  • Il progetto comprende più fasi e non si desidera che le risorse registrino accidentalmente il tempo di lavoro futuro.
  • Viene completata un'attività ed è necessario impedire la registrazione di ulteriori ore.
Questa funzionalità è configurata e gestita in
Clarity PPM
. Per configurarla nell'interfaccia utente dell'attività
Clarity PPM
:
  1. Posizionare il campo Aperto per immissione ore nella visualizzazione dell'attività
  2. Fare clic sul campo e impostarlo come selezionato
  3. Effettuare il salvataggio
Questa funzionalità riguarda soltanto l'interfaccia utente di
Clarity PPM
ma non Microsoft Project.
1.png
Aggiornamento di un'attività a Completata
Microsoft Project consente al manager di progetto di rilevare lo stato di un'attività mediante diversi metodi. Se integrato con
Clarity PPM
, si consiglia di utilizzare un approccio specifico. In caso contrario, Microsoft Project tenta di aggiungere ore effettive all'attività le quali verranno eliminate in seguito al salvataggio in
Clarity PPM
.
Procedere come descritto di seguito:
  1. In
    Clarity PPM
    , aprire un'attività.
  2. Cancellare il valore ETC (stima al completamento) nell'area di assegnazione della risorsa.
  3. Selezionare Completato dalla casella di controllo a discesa Stato nella sezione Attività.
Nota
:
Clarity PPM
mostra un messaggio di errore se lo stato Completato viene selezionato prima dell'azzeramento del campo ETC. Il concetto alla base di questo comportamento è dovuto al fatto che un'attività non viene considerata completata se sono ancora presenti ETC.
Lo scenario evidenzia questo problema (fare riferimento alla schermata seguente):
  • Lavoro = 40 ore. Il membro del team ha terminato l'attività e registrato il lavoro effettivo pari a 19 ore nella scheda attività. Si desidera chiudere l'attività in modo che le 19 ore di lavoro effettivo risultino effettivamente come quelle necessarie.
  • Fare clic su Microsoft Project per modificare il valore Lavoro rimanente su 0. Microsoft Project modifica il valore del lavoro in modo che corrisponda alla nuova somma di Lavoro rimanente (0 ore) + Lavoro effettivo (19 ore).
  • Modificare il campo % di completamento su 100%.
Questa sequenza garantisce che il valore di lavoro risultante rifletta correttamente il numero di ore registrate. In questo esempio, 19 ore corrisponde al valore corretto.
Immagine dell'integrazione di Microsoft Project indicante gli aggiornamenti di un'attività.
Aggiornamento di un'attività a Completata (processo errato)
Lo scenario evidenzia questo problema:
  • Lavoro = 40 ore. Il membro del team termina dopo 19 ore. Si desidera chiudere l'attività in modo che vengano riportate soltanto 19 ore.
  • Se si fa prima clic su Microsoft Project per modificare il campo % di completamento su 100%, Microsoft Project ricercherà il valore Lavoro, quindi verificherà che le ore effettive corrispondano a questo valore. In tal caso, le 19 ore verranno sovrascritte con le ore 40 nel campo Lavoro effettivo. Non è questo il comportamento previsto dal manager di progetto. La durata dell'attività sarà ora basata su 40 ore, invece che su 19 ore.
  • Quando il progetto viene salvato in
    Clarity PPM
    , si verificano i seguenti due comportamenti:
    • Le ore effettive aggiuntive che Microsoft Project ha aggiunto (21 ore aggiunte) verranno eliminate senza preavviso. Pertanto, i valori effettivi di
      Clarity PPM
      per l'attività rimarranno 19 ore.
    • Quando il progetto viene riaperto in Microsoft Project, l'attività mostra 19 ore di valori effettivi e nessun lavoro restante. Ciò può confondere il manager di progetto in quanto potrebbe sembrare che le ore effettive siano andate perse.
Schemi di caricamento e profili di distribuzione
In questa sezione vengono descritte la modalità di mapping tra gli schemi di caricamento di
Clarity PPM
e Microsoft Project, nonché l'opzione Uniforme, lo schema di caricamento predefinito consigliato per
Clarity PPM
.
Microsoft Project fa riferimento agli schemi di caricamento delle assegnazioni delle risorse come profili di distribuzione. Un profilo di distribuzione rappresenta la modalità in cui una risorsa lavora a un'attività pianificata nel corso del tempo. Sia
Clarity PPM
che Microsoft Project offrono diverse tipologie di schemi di caricamento applicabili all'assegnazione delle risorse.
Clarity PPM
e Microsoft Project utilizzano termini diversi in questo ambito. I due elenchi seguenti mostrano i mapping. Si noterà che la posizione
iniziale
in cui creare l'assegnazione è importante sia nel caso di
Clarity PPM
che di Microsoft Project.
Quando si crea un'attività nell'interfaccia utente di
Clarity PPM
e si apre il progetto in Microsoft Project:
Campo
Clarity PPM
Campo Microsoft Project
Fisso
Con profilo di distribuzione
Uniforme
Uniforme
Iniziale
Iniziale
Indietro
Indietro
Profilo di distribuzione
Il profilo di distribuzione specifico (se l'attività è stata creata in Microsoft Project con il salvataggio del progetto).
Ad esempio: Carico centrale 1, Carico centrale 2 e così via.
Quando si crea un'attività in Microsoft Project e si salva il progetto in
Clarity PPM
, il mapping viene invertito. I campi Picco finale, Picco iniziale, Doppio picco, Carico centrale 1 e Carico centrale 2 di Microsoft Project diventano Profili di distribuzione.
Schema di caricamento uniforme predefinito consigliato
L'amministratore di
Clarity PPM
dovrà impostare la configurazione dello
schema di caricamento predefinito
in
Clarity PPM
(Strumento Admin, Gestione progetto, Impostazioni, Schema di caricamento predefinito).
Tra le scelte disponibili, si consiglia di selezionare Uniforme se lo scenario della propria azienda è uno dei seguenti:
  • Quando Microsoft Project è l'unico strumento di pianificazione o
  • Quando Microsoft Project e Open Workbench sono entrambi utilizzati dall'azienda come utilità di pianificazione
I motivi del presente suggerimento sono i seguenti:
  • A causa della modalità di distribuzione dei valori ETC da parte di Microsoft Project degli schemi di caricamento iniziali e finali
  • Le prestazioni durante l'apertura e il salvataggio in
    Clarity PPM
    .
Le informazioni riportate di seguito ne illustrano i motivi.
ETC di Microsoft Project con l'utilizzo di entrambi i modelli del profilo di distribuzione iniziali e finali
Scenario 1:
Microsoft Project è l'unica utilità di pianificazione utilizzata.
Suggerimento
: si consiglia di utilizzare Uniforme come schema di caricamento predefinito di
Clarity PPM
.
La curva di Microsoft Project per lo schema di caricamento iniziale e finale richiede un'attività di 40 ore ed estende la durata dell'attività. Consultare la seguente schermata in cui sono state create queste attività di 40 ore in
Clarity PPM
, una con schema di caricamento iniziale, una con schema di caricamento uniforme e una con schema di caricamento finale. Abbiamo quindi aperto il progetto in Microsoft Project.
Valore effettivo: solo l'attività uniforme iniziata il lunedì e terminata il venerdì. Le attività di caricamento iniziali e finali sono state estese per oltre 9 giorni.
Impatto potenziale: se queste attività si fossero trovate in un percorso critico, la data di fine del progetto sarebbe stata pianificata ulteriormente rispetto alle previsioni.
5.png
Scenario 2
: Open Workbench è l'unica utilità di pianificazione utilizzata.
Suggerimento
: tutti gli schemi di caricamento sono corretti: Iniziale, Finale, Profilo di distribuzione, Uniforme e Fisso.
Nota:
la maggior parte dei manager di progetto preferisce il caricamento iniziale come impostazione predefinita.
Scenario 3
: verrà utilizzata una combinazione di Microsoft Project e Open Workbench.
Suggerimento
: fare riferimento ai commenti riportati nello Scenario 1.
Configurazione di un'attività cardine in Microsoft Project
Per definizione, le attività cardine non vengono assegnate a nessuna durata e a nessun lavoro. Piuttosto, un'attività cardine rappresenta un punto nel tempo di cui una persona può essere o meno responsabile. I campi di Microsoft Project sono stati progettati in modo tale che un manager di progetto possa creare un'attività cardine utilizzando più di un processo.Il nostro obiettivo è individuare il miglior approccio da utilizzare per la creazione di un'attività cardine in Microsoft Project in modo che non venga modificata in un'attività nel caso in cui il manager di progetto configuri l'attività cardine in un secondo momento.
Se questa è la sequenza utilizzata per creare un'attività cardine, si tratta della procedura più sicura e pertanto non sarà necessario convertire l'attività cardine in un'attività in un secondo momento.
  1. Aprire la casella Informazioni attività.
  2. Fare clic sulla scheda Avanzate.
  3. Fare clic sulla casella di controllo
    Segna
    come attività cardine
    .
  4. Non
    immettere il valore
    zero
    nella casella
    Durata
    .
Se viene immesso questo valore e viene posizionato un altro valore nel campo
Durata
in un secondo momento, l'attività cardine verrà convertita in un'attività.
6.png
Esempio: Creazione di un'attività cardine (operazione non consigliata)
Si consiglia di non eseguire le operazioni riportate nel seguente esempio.
Se per la creazione di un'attività cardine si utilizza questa sequenza, è possibile che l'attività cardine stessa divenga un'attività in determinate circostanze.
  1. Aprire la casella Informazioni attività.
  2. Fare clic sulla scheda Avanzate.
  3. Fare clic sulla casella di controllo
    Segna
    come attività cardine
    .
  4. Immettere un valore pari a zero nella casella
    Durata
    .
    È possibile che azioni successive convertano l'attività cardine in un'attività. Ciò è dovuto al fatto che Microsoft Project non mantiene la selezione della casella Attività cardine se si esegue una delle azioni descritte di seguito.
    L'attività cardine può essere convertita in attività se si verificano le condizioni seguenti:
    • Viene aggiunto un valore
      Durata
      diverso da zero
    • Il
      Lavoro rimanente
      viene aggiunto all'assegnazione di una risorsa nell'attività cardine
Regole di business per le attività cardine
Clarity PPM
consente all'utente di Microsoft Project di:
  • Collocare l'attività cardine nella catena delle dipendenze.
Clarity PPM
non consente all'utente di Microsoft Project di:
  • Assegnare il lavoro restante a una risorsa assegnata a sua volta a un'attività cardine.
    Clarity PPM
    non consiglia all'utente Microsoft Project di
  • Inserire una durata sull'attività cardine (in base alla definizione di PMI, un'attività cardine non ha durata)
Se l'attività cardine si trova in un percorso critico e viene convertita erroneamente in un'attività, tale modifica potrebbe avere conseguenze sulla data di fine del progetto.
Unità di durata minima
Il valore di durata minima di
Clarity PPM
è pari a un giorno. La durata a livello di ora non viene riconosciuta. Il livello minimo di Microsoft Project corrisponde a ore e minuti.
Questa differenza è solitamente minima, ma potrebbe determinare valori di durata diversi nei report di
Clarity PPM
e di Microsoft Project.
Durate modificate in modo imprevisto su zero giorni
Le durate modificate in modo imprevisto su zero giorni comportano una durata dell'attività pari a zero. Pertanto, l'attività viene convertita immediatamente in un'attività cardine. La data di fine non riflette quindi le date di fine effettive della pianificazione.
Passaggi da riprodurre: questo comportamento può avvenire nel raro caso in cui una singola risorsa viene assegnata a un'attività e il manager di progetto decide che la persona non è più necessaria per tale attività. Invece di eliminare l'assegnazione, il manager di progetto azzera il valore dell'unità di assegnazione della risorsa.
Risultato: con l'assegnazione della risorsa azzerata per l'attività, la durata dell'attività viene ricalcolata come zero. Ciò è dovuto al fatto che Durata = Unità di assegnazione (ETC)/ Disponibilità risorsa, quindi in questo caso: Durata = 0/8 ore = 0. Poiché un'attività cardine ha una durata pari a zero, Microsoft Project converte l'attività in un'attività cardine.
Operazioni di copia e incolla delle attività
Quando si copiano o si incollano righe in Microsoft Project, è necessario selezionare i campi e non le caselle numerate in grigio situate nella parte sinistra (in tal caso è possibile evidenziare la riga completa).
7.png
Selezionando la casella numerata in grigio a sinistra, vengono copiati tutti i campi relativi a tale attività. Si verificherà però un problema in quanto verranno copiati i campi nascosti contenenti valori considerati univoci da
Clarity PPM
. Ne consegue la creazione di duplicati di valori univoci, specialmente i campi di testo 1 e 3 del progetto.
8.png
Gestione delle ore effettive per la registrazione del tempo
A volte, i manager di progetto richiedono di poter aggiungere manualmente le ore degli utenti direttamente nel piano Microsoft Project. Tale operazione è consentita, tuttavia la relativa configurazione necessaria potrebbe risultare troppo onerosa da sostenere con continuità. Sarebbe infatti necessario dover immettere manualmente le ore dei membri del team. Ad esempio, se sono presenti 15 membri del team e la durata del progetto corrisponde a 12 mesi, ciò significa che le ore di alcuni membri del team dovranno essere immesse manualmente per l'intero anno. Per questo motivo, la maggior parte delle aziende opta per la distribuzione delle funzionalità della scheda attività di
Clarity PPM
.
Tuttavia, in alcuni casi potrebbe essere necessario immettere manualmente le ore in
Clarity PPM
. In tal caso, l'amministratore di
Clarity PPM
utilizzerà una voce della transazione. Sebbene si tratti di un'attività manuale, può essere utile in determinati casi.
In breve:
  • Lo scenario più comune è rappresentato dal caso in cui tutte le risorse, i dipendenti e/o i lavoratori esterni richiedono la registrazione delle proprie ore mediante la scheda attività di
    Clarity PPM
    . Ciò richiede che a ogni risorsa venga concessa una licenza con l'accesso a
    Clarity PPM
    .
  • Uno scenario meno comune riguarda il caso in cui soltanto ai dipendenti viene concessa la licenza per le schede attività di
    Clarity PPM
    . Ai lavoratori esterni viene richiesto di registrare le proprie ore manualmente e di inviarle agli amministratori
    Clarity PPM
    in modo che vengano immesse manualmente mediante la schermata Voce di transazione.
  • Lo scenario meno frequente, ma comunque supportato, riguarda l'immissione manuale da parte del manager di progetto di tutte le ore dei membri del team di progetto nel piano di progetto. In questo scenario, non viene utilizzata la scheda attività di
    Clarity PPM
    .
Il grafico seguente elenca le configurazioni dei campi di
Clarity PPM
richieste per il supporto degli scenari descritti precedentemente:
Scenario
Impostazioni risorsa
Impostazioni progetto
Tutti gli utenti che utilizzano
la scheda attività di
Clarity PPM
Modalità di registrazione =
CA PPM
Modalità di registrazione =
CA PPM
Nessuna scheda attività. È necessario immettere manualmente le ore nel piano di progetto
Modalità di registrazione =
Nessuna
Modalità di registrazione =
Nessuna
Ogni dipendente che utilizza la scheda attività di
Clarity PPM
. I lavoratori esterni non dispongono dell'accesso a
Clarity PPM
, pertanto le loro ore dovranno essere immesse manualmente.
Modalità di registrazione dei dipendenti interni =
Clarity PPM
Modalità di registrazione dei lavoratori esterni =
Nessuna
Nota: le ore
dei lavoratori esterni dovranno essere immesse manualmente mediante
la schermata Voce di transazione in
Clarity PPM
Modalità di registrazione =
CA PPM
Prestare attenzione a questo punto. Si consiglia ai membri del team di registrare le ore e i giorni appropriati, in quanto la data di fine del progetto potrebbe essere inutilmente posticipata.
Le ore effettive del team di progetto incidono significativamente sulla pianificazione del progetto. La pianificazione del piano è prevedibile se le ore vengono registrate correttamente. Tuttavia, se vengono registrate in modo erroneo, potrebbero causare comportamenti di pianificazione non previsti.
Considerazioni sulle ore effettive
È probabile che le risorse assegnate al progetto utilizzino le schede attività di
Clarity PPM
per immettere il lavoro svolto durante la settimana in relazione alle attività di progetto a loro assegnate. Tali schede attività includono automaticamente le attività pianificate per tale settimana.
Le schede attività vengono inviate e approvate prima di poter essere contabilizzate nel piano di progetto. I valori effettivi in sospeso vengono visualizzati in Microsoft Project prima della contabilizzazione dei valori effettivi. Il campo Valori effettivi in sospeso viene mappato su Microsoft Project.
Quando una scheda attività viene contabilizzata, il campo ETC (stima per il completamento) viene modificato in qualsiasi assegnazione con i valori effettivi della scheda attività. L'ETC riduce la quantità di valori effettivi, in modo che il lavoro totale per l'assegnazione rimanga invariato.
In Microsoft Project, le assegnazioni la cui distribuzione del lavoro è definita su
Personalizzata
(corrispondente a
Fisso
in
Clarity PPM
) vengono processate in maniera differente. In questo caso, tutte le stime pianificate per la settimana non immesse come ore effettive vengono rimosse. Il risultato può essere una riduzione della quantità di lavoro totale in base alla pianificazione dei valori effettivi in Microsoft Project.
In Microsoft Project, le assegnazioni con distribuzione del lavoro vengono reimpostate su
Personalizzata
se si modifica la distribuzione del lavoro nella visualizzazione della cronologia. Se invece si modificano le distribuzioni totali del lavoro effettivo o restante, la distribuzione del lavoro rimane invariata.
La contabilizzazione di una scheda attività non comporta la modifica immediata delle date di fine delle attività in essa indicate. Se, ad esempio, il completamento del lavoro per un'attività richiede un periodo di tempo maggiore rispetto a quello pianificato, ovvero vengono immessi più valori effettivi rispetto a quelli pianificati, l'ETC risulterà ridotto. Tenere presente che Microsoft Project è uno strumento di pianificazione e che la ripianificazione del lavoro si verificherà solo quando il piano verrà esportato in Microsoft Project.
Se il completamento del lavoro per l'attività richiede una quantità di tempo inferiore rispetto a quella pianificata,
Clarity PPM
pianificherà il lavoro con una percentuale superiore nella pianificazione dell'attività. In tal caso, quando si apre il progetto in Microsoft Project, l'attività viene ripianificata e la data di fine viene posticipata.
Le attività non segnalate in una scheda attività possono variare a causa della contabilizzazione nella scheda attività della risorsa assegnata.
Clarity PPM
presuppone che la scheda attività di una persona corrisponda alla contabilizzazione completa del lavoro di progetto completato durante la settimana. Se un'attività pianificata non è stata visualizzata nella scheda attività, ciò significa che non è stato completato alcun lavoro da parte della risorsa e che l'attività dovrà essere ripianificata nel corso della settimana successiva.
Quando si apre il progetto in Microsoft Project, questo viene pianificato. Questo vale anche se si utilizza la modalità di calcolo manuale di Microsoft Project. Di conseguenza, le date di fine dell'attività e la distribuzione del lavoro della risorsa in Microsoft Project possono differire dai valori di
Clarity PPM
.
Impatto delle ore effettive sulle pianificazioni delle attività:
  • Il giorno in cui i primi valori effettivi vengono registrati incidono sulla data di inizio dell'attività e, in ultima analisi, sulla data di fine del progetto se l'attività in questione si trova in un percorso critico.
  • Al contrario, se un'attività termina il venerdì e un membro del team registra le proprie ore soltanto il mercoledì successivo, la data di fine dell'attività corrisponderà a mercoledì.
  • In caso di giorni con lavoro parziale, la durata aumenta e comporta lo spostamento della data di fine del progetto.
Impatto di Microsoft Project sulle ore effettive per attività Unità fisse e Lavoro fisso
Si tratta di un comportamento che prevede lo spostamento della data di fine. Il diagramma seguente mostra il modo in cui le ore effettive importate in modo erroneo in una scheda attività influiscono sulla durata delle attività Unità fissa e Lavoro fisso.
9.png
Impatto di Microsoft Project sulle attività Ore effettive e Durata fissa
Microsoft Project consente di selezionare il tipo di attività Durata fissa.
! Il termine
fisso
può essere considerato come denominazione impropria. Molti utenti prevedono che la durata dell'attività sia effettivamente bloccata quando si utilizza la Durata fissa. Le ore effettive posizionate in modo errato modificano la durata di un'attività in Durata fissa.
Aggiunta di ore effettive direttamente in Microsoft Project
Le regole di business di
Clarity PPM
determinano il modo in cui vengono gestite le ore effettive delle schede attività. Le regole di business vengono scritte in modo che tutti i membri del team di progetto possano tenere traccia del proprio tempo mediante la scheda attività di
Clarity PPM
oppure che nessuno dei membri possa tenere traccia delle ore in modo da immettere manualmente tutte le ore direttamente nel piano di progetto di Microsoft Project.
I risultati seguenti illustrano l'impatto dell'aggiunta di ore effettive a un piano di Microsoft Project. Il progetto è configurato in modo da consentire solo le ore effettive provenienti dalle schede attività di
Clarity PPM
. Se i valori effettivi vengono immessi nel piano e salvati in
Clarity PPM
, si verifica il comportamento seguente:
  • I valori effettivi immessi manualmente non vengono importati. Al contrario, queste voci scompaiono (nessun messaggio di errore). L'ETC non è più sincronizzato con la stima del lavoro originale.
  • Microsoft Project modifica lo schema di caricamento dell'attività quando un utente modifica manualmente le ore per un'assegnazione di Microsoft Project. Lo schema corrisponde allo schema di caricamento fisso di
    Clarity PPM
    . Vengono apportate modifiche al comportamento di contabilizzazione delle ore, compresa la rimozione del valore ETC non utilizzato nella settimana corrente.
Il grafico seguente riporta le impostazioni corrispondenti:
Scenario
Impostazioni dei campi
Clarity PPM
Tutti i membri del team di progetto utilizzano le schede attività
Clarity PPM
Modalità
di
registrazione
della risorsa =
Clarity PPM
Modalità
di
registrazione
del progetto =
Clarity PPM
È possibile immettere manualmente le ore effettive in un progetto mediante questa impostazione utilizzando la pagina Voce di transazione di
Clarity PPM
.
Tutte le ore effettive vengono immesse manualmente nel piano di progetto di Microsoft Project
Modalità di
registrazione
della risorsa = Nessuna
Modalità di
registrazione
del progetto = Nessuna
Configurazioni di attività, attività di riepilogo e attività cardine
Microsoft Project consente al manager di progetto di essere eccezionalmente flessibile con la modalità e la posizione in cui colloca le risorse, le ore effettive, le durate, etc.Le regole di business di
Clarity PPM
sono molto specifiche e relativamente restrittive rispetto alle regole di business di Microsoft Project.
Esistono regole di configurazione specifiche per gli elementi non consentiti di Microsoft Project affinché il piano di progetto di Microsoft Project rispetti le regole di integrazione di
Clarity PPM
.Se queste regole di configurazione non sono seguite, è possibile che si verifichi una delle seguenti tre situazioni:
  • Assegnazione di una risorsa a un'attività di riepilogo. Sebbene sia un comportamento consentito in Microsoft Project, le regole di business di
    Clarity PPM
    non consentono le assegnazioni delle attività di riepilogo. Questa azione comporterà la visualizzazione del seguente messaggio di errore durante il salvataggio:
    Le assegnazioni delle attività di riepilogo non sono supportate.
  • Inserimento del lavoro restante in un'attività cardine direttamente nel piano di progetto di Microsoft Project: l'attività cardine diviene un'attività con l'apertura successiva di un piano di progetto di Microsoft Project da
    Clarity PPM
    . Ciò si verifica perché il progetto viene salvato correttamente in
    Clarity PPM
    . Il problema, tuttavia, consiste nel fatto che
    Clarity PPM
    considera un'attività cardine come un punto nel tempo.Le regole di business di
    Clarity PPM
    stabiliscono che se un elemento dispone delle stime per il completamento (lavoro restante) è un'attività. Pertanto, alla successiva apertura del progetto in Microsoft Project, l'attività cardine verrà visualizzata come attività.
  • Posizionamento delle ore effettive su un'attività cardine direttamente nel piano di progeto di Microsoft Project: se non sono presenti risorse assegnate all'attività cardine e le ore effettive sono state aggiunte all'attività cardine stessa, (Microsoft Project consente l'aggiunta delle ore effettive all'attività senza l'assegnazione di risorse), il progetto verrà salvato in
    Clarity PPM
    e le ore effettive continueranno ad essere presenti con la successiva apertura del progetto in Microsoft Project.
    Se è stata assegnata una risorsa all'attività cardine e le ore effettive sono state aggiunte all'assegnazione della risorsa, il progetto verrà salvato correttamente in
    Clarity PPM
    . Tuttavia, le ore effettive verranno eliminate durante il salvataggio senza che venga visualizzato un messaggio di errore. Pertanto, con l'apertura successiva da Microsoft Project, le ore effettive non saranno più presenti.
Il grafico seguente illustra le regole di configurazione:
 
11.png
Assegnazioni di attività alle risorse e date di inizio e di fine
Prestare attenzione alle date di inizio e di fine dell'assegnazione delle risorse per un'attività. È importante che non siano presenti attività la cui data di inizio o di fine non sia precedente o successiva a quella delle assegnazioni corrispondenti.Potrebbe verificarsi uo slittamento nella pianificazione del progetto o un pull-in di programma.
Slittamento
: supporre che l'attività debba iniziare il lunedì. Viene pertanto creata un'attività che viene assegnata a Sally. Tutto procede secondo la norma. Tuttavia, si scopre che Sally non potrà iniziare fino a giovedì, pertanto la sua data di inizio dell'assegnazione viene modificata di conseguenza. Tenere presente che Microsoft Project indicherà che l'attività avrà inizio il giovedì e non il lunedì precedentemente configurato. Tuttavia, se nessun membro del team avvia l'attività il lunedì, essa non potrà avere inizio.La data di fine del progetto può slittare se l'attività si trova nel percorso critico.
Pull-in:
ad un'attività la cui data di fine è successiva a tutte le date di fine delle assegnazioni relative all'attività stessa, viene assegnata una NUOVA data di fine anticipata corrispondente alla data di inizio (della data di fine) dell'ultima assegnazione.Il pull-in della data di fine del progetto potrebbe verificarsi se l'attività si trova nel percorso critico.