Esecuzione delle richieste di risorse

ccppmop157
Assegnare i membri del team a progetti e altri investimenti con uno dei seguenti metodi:
assegnazione diretta di personale
o
richieste di risorse
. Con l'assegnazione diretta di personale, il manager di progetto assegna direttamente i membri del team agli investimenti. L'assegnazione diretta di personale è utile quando sono i manager di progetto a controllare le proprie risorse. Hanno diritti di prenotazione sulle risorse che richiedono e possono assegnare direttamente il personale ai propri progetti.
È possibile realizzare la revisione del personale di progetto in un paio di modi. Il manager delle risorse può cercare le sovraprenotazioni o le discrepanze tra capacità e domanda esaminando le pagine Pianificazione risorse che mostrano problemi di assegnazione del personale per i vari progetti e risorse. Ai manager delle risorse possono essere forniti i diritti di prenotazione effettiva. Seppure i manager di progetto possano pianificare e prenotare in via provvisoria il personale, i manager delle risorse possono conservare il diritto di prenotazione effettiva in modo da impegnare i singoli membri del team.
Questo metodo può prevedere un processo di assegnazione del personale composto da più passaggi. Il manager di progetto assegna inizialmente ruoli e definisce altri requisiti di assegnazione del personale, per poi impostare lo stato della richiesta su
Aperto
. Il manager delle risorse compila la richiesta mediante la prenotazione provvisoria (confermata) della risorsa o sostituendo il ruolo richiesto con una risorsa specifica.
Utilizzando le richieste, il manager di progetto
richiede
le risorse, e il manager delle risorse le assegna agli investimenti. Il manager di progetto può creare richieste semplici o dettagliate che richiedono risorse per più periodi di tempo.In aggiunta alla funzionalità per l'assegnazione diretta del personale, le Richieste forniscono anche le funzionalità seguenti:
  • Inoltro delle richieste e notifica
  • Processo di revisione e approvazione
  • Cronologia delle richieste di personale e delle allocazioni.
Il manager delle risorse utilizza questo articolo per assegnare i membri del team alle richieste di risorse.
 
Richieste di risorse
Per richiesta si intende la petizione di assegnazione di una o più risorse di lavoro a un progetto specifico. Il vantaggio principale apportato dalle richieste è la pianificazione. Se si ignora una richiesta e si assegna una risorsa direttamente a un progetto, il progetto potrebbe essere compromesso, L'assegnazione viene eseguita senza considerare gli eventuali altri progetti ai quali potrebbe essere assegnata la risorsa. È possibile che una risorsa venga sovraccaricata o che si assegni la risorsa sbagliata. I destinatari delle richieste sono in genere manager delle risorse a conoscenza dei carichi di lavoro e delle competenze delle proprie risorse. Per questa ragione, quando si inoltra una richiesta, i manager delle risorse si incaricano di assegnare ai progetti le risorse più appropriate.
È possibile utilizzare richiesta di risorse per:
  • Creare richieste di risorse personalizzate in base alle esigenze di progetti specifici.
  • Eseguire una ricerca immediata delle risorse corrispondenti ai requisiti di una richiesta.
  • Discutere una richiesta con i relativi destinatari.
Le richieste sono specifiche del progetto, pertanto non è possibile creare una richiesta per l'assegnazione di personale a più progetti contemporaneamente. Ogni richiesta può contenere una sola petizione di personale e può essere utilizzata per un solo progetto.
Inoltro delle richieste e notifica
Al momento della creazione di una richiesta, questa viene inoltrata al manager della prenotazione appropriato nel seguente modo:
  • Se è stato definito un manager della prenotazione per la risorsa o il ruolo, la richiesta viene indirizzata al manager della prenotazione in questione. Se non è stato definito un manager della prenotazione predefinito, l'OBS di richiesta del personale viene associata al ruolo della richiesta di personale per determinare il manager della prenotazione.
  • Se non esiste un mapping del manager delle prenotazioni per un ruolo specifico e un'OBS, l'applicazione esegue la ricerca della catena di ruolo fino a quando non viene trovato il manager. La catena di ruoli fa riferimento ai ruoli che dispongono di ruoli padre. Ad esempio, il ruolo padre di un ingegnere dell'automazione può essere Ingegnere QA. Se non è possibile associare alcun ruolo a un'OBS nelle catene di ruoli e OBS, la richiesta non verrà inoltrata.
  • Sia il manager di progetto (creatore della richiesta) che il manager della prenotazione (manager delle risorse) ricevono una notifica riguardante la modifica dello stato nelle richieste. Nel caso in cui non venga selezionato alcun manager della prenotazione, non verrà inviata alcuna notifica.
  • Gli utenti che dispongono dei diritti di accesso corrispondenti possono visualizzare la richiesta nell'elenco filtrando le richieste non assegnate.
  • Il campo Manager della prenotazione può essere modificato in qualsiasi momento per specificare un manager delle risorse diverso. La possibilità di effettuare questa modifica consente ai manager delle risorse di reindirizzare le richieste.
  • Il valore del campo Richiesto da nella pagina Proprietà richiesta è impostato sull'autore della creazione della richiesta per impostazione predefinita. Se l'utente corrente non corrisponde all'utente specificato nel campo Richiesto da, modificare tale campo immettendo il proprio nome. Apportare le modifiche necessaria, specialmente se l'azienda dispone di una catena di reindirizzamento che include più persone.
  • Soltanto gli utenti presenti nei campi
    Richiesto da
    e
    Manager delle prenotazioni
    riceveranno le notifiche appartenenti alle richieste aperte. Le risorse richieste e prenotate non ricevono alcuna notifica. La notifica viene inoltrata a una risorsa quando questa viene aggiunta al progetto come partecipante del personale. È possibile impostare l'invio automatico della notifica in caso di prenotazione effettiva della risorsa. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore.
Nella seguente tabella vengono mostrate le parti che ricevono notifica della notifica dello stato di una richiesta:
Modifiche allo stato della richiesta
Richiesto da
Manager della prenotazione
Creato
 
 
Da Nuovo ad Apri
Informato
Informato
Da Apri a Nuovo
Informato
 
Da Apri a Proponi
Informato
Informato
Da Proposto a Prenotato
Informato
Informato
Da Apri a Prenota
(l'approvazione non sarà obbligatoria in caso di richiesta)
Informato
 
Modifiche del manager della prenotazione
Informato
Viene inviata una notifica ai manager della prenotazione precedenti e nuovi.
Modifiche del campo Richiesto da
 
 
Chiuso
Informato
Informato
Eliminato
 
 
  • In qualità di utente, è possibile determinare il formato della notifica della richiesta, il layout del messaggio e il metodo di consegna dalla pagina Notifiche in Impostazioni account.
  • In qualità di amministratore, è possibile impostare un processo automatizzato per l'individuazione delle diverse fasi del ciclo di vita di una richiesta. È inoltre possibile emettere automaticamente le notifiche per ogni fase.
Ricerca di risorse per l'esecuzione di richieste di ruolo
Quando un manager delle risorse riceve una richiesta di ruolo, individuare e proporre almeno una risorsa corrispondente al ruolo descritto nel requisito del personale. Se vengono proposte più risorse, è necessario allocare tali risorse correttamente affinché il valore della richiesta sia suddiviso tra esse. Ad esempio, se una risorsa è necessaria per una settimana, proporre due risorse nel modo seguente:
  • Risorsa 1 da lunedì a mercoledì
  • Risorsa 2 da giovedì a venerdì.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Accedere alla pagina iniziale e in Gestione risorse fare clic su Richieste di risorse.
  2. Fare clic sul nome della richiesta della risorsa, quindi fare clic su Risorse, oppure fare clic sull'icona Persona con elenco accanto alla richiesta.
  3. Fare clic su Aggiungi.
    Le informazioni visualizzate nella pagina Trova risorse si basano sui requisiti specificati nella richiesta di personale. È possibile modificare i criteri di ricerca per individuare le risorse più idonee.
  4. Selezionare una risorsa e fare clic su Aggiungi per inserirla nell'elenco delle risorse proposte.
    Se una richiesta dispone di una sola risorsa, verrà selezionata tale risorsa. La risorsa sarà il candidato suggerito nell'elenco.
  5. Selezionare il candidato desiderato e fare clic su Aggiungi.
    Verrà visualizzata la pagina Risorse richiesta contenente la scheda Risorse attiva.
  6. Se vengono aggiunte più risorse alla richiesta, espandere ogni risorsa per modificare il valore di allocazione calcolato.
  7. Fare clic su Proponi.
    Viene visualizzata la pagina Richieste di risorse e lo stato della richiesta viene aggiornato in
    Proposto
    .
Revisione delle richieste di risorse
In qualità di manager delle risorse, è possibile visualizzare, proporre e prenotare le richieste.
È inoltre possibile ricevere notifiche per ciascuna richiesta assegnata. Le notifiche di posta elettronica e le notifiche visualizzate nella pagina principale includono un collegamento alla pagina Proprietà richiesta. È inoltre possibile utilizzare la pagina Richieste progetto per visualizzare le richieste.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Accedere alla pagina iniziale e in Gestione risorse fare clic su Richieste di risorse.
  2. Utilizzare la sezione Filtro Richiesta della parte superiore della pagina Richieste di risorse per individuare una o più richieste utilizzando diversi criteri di ricerca. È possibile effettuare le ricerche per Nome richiesta, ID, Progetto associato, Stato o Priorità. Immettere i criteri di ricerca nella sezione filtro della pagina, quindi fare clic su Filtro.
  3. Fare clic sul collegamento della richiesta per aprire e modificare la richiesta. La pagine contiene le seguenti schede:
    • Proprietà
      Questa pagina contiene i dettagli immessi dal richiedente.
    • Risorse
      Questa pagina consente di individuare e aggiungere risorse alle richieste.
    • Discussioni
      Questa pagina consente di avviare discussioni sulla richiesta e parteciparvi.
    • Processi
      Utilizzare questa pagina per creare, eseguire e tenere traccia dei processi di richiesta.
    • Audit Trail
      Questa pagina consente di tenere traccia delle modifiche apportate all'oggetto della richiesta (se i campi della richiesta sono abilitati per il controllo). Per informazioni, contattare l'amministratore.
  4. A seconda dei diritti di accesso, è possibile modificare i campi di altre schede.
  5. Fare clic su Salva e Indietro.
Proposta di allocazioni per compilare una richiesta di risorse
Le richieste di risorse denominate includono una risorsa proposta. facilitando il processo di risposta. Per l'elaborazione di richieste per risorse denominate, aprire una richiesta e indirizzarla individualmente, oppure selezionare più richieste e proporle nuovamente la manager di progetto.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Accedere alla pagina iniziale e in Gestione risorse fare clic su Richieste di risorse.
  2. Fare clic sull'icona Persona con elenco accanto a una richiesta.
  3. Per riproporre la risorsa al manager di progetto per il tempo e la quantità di allocazione richiesti, fare clic su Proponi.
    Viene visualizzata la pagina Richieste di risorse e lo stato della richiesta viene aggiornato in Proposto.
  4. Per gestire più richieste denominate:
    1. Selezionare l'elenco delle risorse denominate e fare clic su Proponi per proporre le allocazioni al manager di progetto.
    2. Modificare le quantità di allocazioni per le risorse denominate richieste direttamente nella griglia.
    3. Selezionare l'elenco delle risorse denominate e fare clic su Proponi per proporre le allocazioni al manager di progetto.
    Viene visualizzata la pagina Richieste di risorse e lo stato della richiesta viene aggiornato in Proposto.
  5. Confermare le modifiche nell'istogramma delle risorse contenente la quantità di richieste da parte del manager di progetto su base settimanale:
    • La parte gialla dell'istogramma rappresenta la quantità di ore per cui la risorsa è necessaria per il progetto in questione.
    • La parte verde rappresenta il tempo necessario per altri progetti.
    • La parte rossa la sovrallocazione delle risorsa.
  6. Se l'opzione Approvazione della richiesta obbligatoria per il progetto è disattivata (non è necessaria l'approvazione da parte del manager progetto):
    • Invece del pulsante Proponi, verrà visualizzato il pulsante Prenota. Per effettuare automaticamente la prenotazione effettiva della risorsa sul progetto senza l'approvazione del manager di progetto fare clic su Prenota.
    • Se non si dispone del diritto di accesso Progetto - Modifica, verrà visualizzato il pulsante Proponi invece del pulsante Prenota. Fare clic su Proponi per inviare la prenotazione per l'approvazione, anziché effettuare direttamente una prenotazione per il progetto. In seguito, quando il manager di progetto visualizza la pagina Team progetto: Richieste, verranno visualizzati nella pagina i pulsanti Prenota e Rifiuta.
Riduzione delle allocazioni di risorsa
Dopo aver aperto una richiesta, se una risorsa sembra sovrallocata, è possibile ridurne l'allocazione.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Accedere alla pagina iniziale e in Gestione risorse fare clic su Richieste di risorse.
  2. Modificare i campi della pagina
  3. Per evitare la sovrallocazione, ridurre l'allocazione della risorsa.
  4. Salvare il nuovo valore di allocazione.
    Lo sfondo giallo rappresenta la nuova quantità di prenotazione per il progetto. Lo sfondo verde rappresenta le prenotazioni per altri progetti. Lo sfondo rosso indica una sovrallocazione e non viene più visualizzato.
È inoltre possibile utilizzare questa procedura per una risorsa aperta:
  1. Fare clic sull'icona Proprietà a sinistra del nome della risorsa.
  2. Modificare i segmenti di allocazione esistenti e aggiungerne di nuovi.
  3. Fare clic su Salva e Indietro.
Partecipazione alle discussioni sulla richiesta
È possibile scambiare messaggi relativi alle richieste con altri azionisti.
  • Il thread di discussione inizia con la prima risposta, visualizzata sotto il messaggio originale.
  • I messaggi successivi verranno visualizzati in ordine discendente, in base alla data e ora.
  • Soltanto gli utenti con accesso alla richiesta possono partecipare alle discussioni.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Accedere alla pagina iniziale e in Gestione risorse fare clic su Richieste di risorse.
  2. Aprire una richiesta.
  3. Fare clic su Discussioni.
  4. Fare clic sull'icona del messaggio o su Espandi.
    1. Per avviare una nuova discussione, fare clic su Nuovo.
    2. Per rispondere a un messaggio esistente, fare clic sulla riga dell'oggetto del messaggio.
  5. Completare i seguenti campi:
    • Oggetto
      : consente di definire l'oggetto del messaggio.
    • Testo messaggio
      : consente di definire il testo del messaggio.
    • Allegati:
      fare clic sull'icona Sfoglia per allegare un documento.
    • Notifica partecipanti
      : consente di specificare se i destinatari della discussione debbano ricevere una notifica di posta elettronica per essere informati dell'arrivo di un nuovo messaggio.
      Impostazione predefinita:
      opzione selezionata
    Configurare le impostazioni di notifica e di posta elettronica dalla pagina Impostazioni Account: Notifiche.
  6. Fare clic su Salva e Indietro per inviare il messaggio.
    Il messaggio viene visualizzato nella sezione Messaggi della pagina Discussioni richiesta: Messaggi.
  7. (Facoltativo) Per comprimere tutti i thread aperti, fare clic su Discussioni.
Tipi di stato della richiesta
Il campo Stato di una richiesta è disponibile nella pagina Proprietà richiesta. Il proprietario della richiesta (denominato anche richiedente) è l'unico utente in grado di modificare lo stato iniziale da
Nuovo
a un altro stato (solitamente
Aperto
). Gli altri destinatari potranno modificare lo stato.
  • Nuova versione
    Inizialmente, tutte le richieste presentano il proprio stato finché il proprietario non invia la richiesta o modifica manualmente lo stato. Quando la richiesta è pronta per la compilazione da parte di un manager della prenotazione, modificare lo stato in
    Aperto
    .
  • Aperto
    Questo stato indica che la richiesta è attiva e deve essere compilata. Il richiedente che crea la richiesta ne cambia lo stato in
    Aperto
    . Viene inviata una notifica ai manager della prenotazione.
  • Proposto
    Il manager della prenotazione propone le prenotazioni per soddisfare la richiesta. Il richiedente viene informato. Il richiedente rivede le risorse proposte. Se il richiedente rifiuta le risorse identificate dal manager della prenotazione, lo stato della richiesta tornerà ad essere
    Aperto
    .
    Lo stato Proposto è disponibile se si dispone del diritto di accesso
    Progetto - Aggiunta risorse richiesta
    . Inoltre, l'opzione Approvazione della richiesta obbligatoria deve essere selezionata nel progetto.
  • Prenotato
    Questo stato indica che un manager di progetto o un manager delle risorse ha accettato (prenotato) la risorsa indicata nella richiesta. Lo stato della richiesta viene modificato automaticamente in "Prenotato" e il richiedente e il manager delle prenotazioni vengono informati. Lo stato Prenotato è disponibile:
    • Se si dispone della richiesta e del diritto di accesso
      Progetto - Modifica
      , l'approvazione è obbligatoria.
    • Se si dispone della richiesta e del diritto di accesso
      Progetto - Aggiunta risorse richiesta
      , l'approvazione non è obbligatoria.
  • Chiuso
    Questo stato indica che non è più necessario alcun lavoro. La chiusura della richiesta può essere eseguita solo dal richiedente. Se un manager della prenotazione rifiuta una richiesta aperta, lo stato della richiesta viene modificato automaticamente in Chiuso.
Impostazione di un manager della prenotazione predefinito per le risorse
Il manager responsabile delle risorse può definire un manager della prenotazione predefinito per ciascuna risorsa e ciascun ruolo del sistema. Pertanto, le richieste verranno indirizzate automaticamente al manager delle risorse corrispondente senza l'intervento del manager di progetto.
La definizione del manager della prenotazione della risorsa è facoltativa. Se specificato, il campo Manager della pianificazione della richiesta viene compilato per impostazione predefinita con il manager delle risorse e visualizzato nella pagina delle proprietà della risorsa. Se il campo non viene definito, il manager di progetto potrà impostarlo a livello della richiesta oppure lasciarlo vuoto. Se il campo viene lasciato vuoto, i diritti di accesso del manager delle risorse disponibile determinano l'allocazione alla richiesta.
Per i ruoli, è possibile definire il manager della prenotazione predefinito mediante il mapping tra i ruoli e una struttura OBS.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Accedere alla pagina iniziale e in Gestione risorse fare clic su Risorse.
  2. Selezionare il nome di una risorsa per aprire la pagina delle proprietà della risorsa.
  3. Specificare il manager delle prenotazioni della risorsa nella sezione Generale.
  4. Salvare le modifiche.
Rifiuto di una richiesta di risorsa aperta
È possibile rifiutare una richiesta per diversi motivi. Ad esempio, la selezione delle risorse o la disponibilità erano limitate.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Accedere alla pagina iniziale e in Gestione risorse fare clic su Richieste di risorse.
  2. Fare clic sul collegamento per tale richiesta.
  3. Impostare lo stato su
    Chiuso
    e fare clic su
    Salva e Indietro
    .
  4. (Facoltativo) È possibile inserire una nota nella pagina Discussioni per spiegare il motivo del rifiuto.
Annullamento della richiesta di una prenotazione
Gli amministratori, i manager di progetto e i manager delle risorse possono interagire per annullare la prenotazione delle richieste di risorse.
  • In qualità di manager di progetto, a volte l'ambito di un progetto viene ridotto oppure una risorsa risulta non essere disponibile per un determinato periodo. È possibile annullare la prenotazione delle risorse con prenotazione effettiva per utilizzare il tempo non prenotato per un altro progetto. È possibile annullare la prenotazione di una risorsa completamente o parzialmente dai progetti. L'annullamento della prenotazione di una risorsa rimuove l'allocazione effettiva della risorsa in futuro.
  • In qualità di manager delle risorse, collaborare con il manager di progetto per confermare la prenotazione e l'annullamento della prenotazione di una risorsa. Ricordare ai manager di progetto che non posseggono i diritti per l'annullamento della prenotazione o di una richiesta di personale con prenotazione provvisoria.
  • L'amministratore può configurare l'applicazione per il supporto da parte degli utenti. I manager potranno annullare la prenotazione soltanto se l'impostazione Consenti prenotazione combinata è abilitata. Le prenotazioni combinate supportano le differenze tra le allocazioni pianificate e quelle effettive. L'annullamento della prenotazione di una risorsa reimposta l'allocazione effettiva in modo che corrisponda all'allocazione pianificata. Ad esempio, un manager imposta l'allocazione effettiva su 10 settimane, quindi modifica l'allocazione pianificata in 8 settimane. L'operazione Annulla prenotazione delle risorse consente di rimuovere le due settimane di prenotazione effettiva.
Procedere come descritto di seguito:
  1. In qualità di amministratore:
    1. Aprire il menu Amministrazione e da Gestione progetto fare clic su Impostazioni.
    2. Selezionare la casella di controllo Consenti prenotazione combinata e fare clic su Salva.
  2. In qualità di manager di progetto:
    1. Aprire la pagina iniziale, e da Gestione portfolio fare clic su Progetti.
    2. Aprire un progetto e fare clic sulla scheda Team.
    3. Identificare le date di allocazione effettiva specifiche per il membro del team di cui si desidera annullare la prenotazione. Modificare i segmenti delle date di allocazione pianificata su 0% (o un importo differente che rimuove l'allocazione effettiva).
    4. Salvare le modifiche. Lo stato di prenotazione per il membro del team viene modificato in
      misto
      .
    5. Selezionare la casella di controllo per uno o più membri del team con stato di prenotazione combinata.
      Non è possibile annullare la prenotazione di un ruolo o di una richiesta di personale con prenotazione provvisoria.
    6. Fare clic sul menu Azioni e selezionare Crea richieste.
    7. Selezionare Annulla prenotazione delle risorse come Tipo di richiesta. Selezionare un manager della prenotazione per ciascuna risorsa. Viene visualizzato automaticamente il manager delle prenotazioni predefinito.
    8. Fare clic su Crea e apri per creare una richiesta il cui stato sia impostato su
      Aperto
      . È inoltre possibile fare clic su Crea per creare delle richieste il cui stato sia impostato su
      Nuovo
      .
    9. Fare clic sul menu della scheda Team e selezionare Richieste.
      La richiesta viene creata nella pagina Richieste del team del progetto. Se una richiesta contiene una richiesta di annullamento della prenotazione di una risorsa specifica, verrà visualizzato un segno di spunta nella colonna Annulla prenotazione. In base al tipo di diritto e ai processi interni dell'utente, è possibile fare clic sulla richiesta e annullare la prenotazione della risorsa. Attenersi alle procedure riportate di seguito per la gestione separata delle richieste da parte del manager delle risorse.
  3. In qualità di manager delle risorse:
    1. Accedere alla pagina iniziale e in Gestione risorse fare clic su Richieste di risorse.
      Se una richiesta contiene una richiesta di annullamento della prenotazione di una risorsa specifica, verrà visualizzato un segno di spunta nella colonna Annulla prenotazione. A questo punto, è possibile annullare la prenotazione oppure rifiutare la richiesta di annullamento della prenotazione.
    2. Selezionare il collegamento corrispondente alla richiesta di cui si desidera annullare la prenotazione.
      La pagina proprietà richiesta Visualizza il seguente messaggio:
      questa richiesta è per solo a scopo di annullamento della prenotazione.
    3. Fare clic su Annulla prenotazione. L'applicazione rimuove o aggiorna tutti i segmenti futuri di allocazione effettiva, in modo che corrispondano ai segmenti di allocazione pianificata. È possibile annullare la prenotazione soltanto per intervalli di data futuri. Non sarà possibile annullare la prenotazione di date già trascorse.
    4. In base alla quantità di cui viene annullata la prenotazione, lo stato di prenotazione del membro del team potrebbe corrispondere a
      Misto
      . Il manager di progetto può aggiornare manualmente lo stato di prenotazione in
      Effettiva
      oppure, se viene seguito un processo formale, può utilizzare l'azione di conferma dell'allocazione effettiva.
  4. (Facoltativo) La richiesta di sostituzione delle risorse seleziona entrambe le caselle di controllo Annulla prenotazione e Sostituisci della pagina Proprietà richiesta. Questo tipo di richiesta consente di selezionare una risorsa sostitutiva per la persona di cui si annulla la prenotazione.
    1. Ripetere i passaggi per il manager di progetto elencati nella Fase 2. Tuttavia, questa volta sarà importante selezionare Sostituisci risorse come Tipo di richiesta.
      Per questo tipo di richiesta viene visualizzata la scheda Risorse.
    2. Fare clic sulla scheda Risorse.
    3. Fare clic su Aggiungi.
    4. Applicare i criteri di filtro per restringere la ricerca di una risorsa sostitutiva.
    5. Aggiungere una nuova risorsa corrispondente alla disponibilità della risorsa sostituita.
    6. Se si dispone dei diritti di accesso richiesti, nella pagina verrà visualizzato il pulsante Sostituisci. Fare clic su Sostituisci per sostituire direttamente la risorsa di cui è stata annullata la prenotazione con la nuova risorsa.
    7. Se non si dispone dei diritti di accesso richiesti, il manager di progetto verificherà la sostituzione proposta e prenoterà la risorsa in questione.
  5. Quando si annulla la prenotazione di richieste di risorse, il software applica le regole seguenti:
    1. La curva allocazione pianificata rappresenta la quantità di allocazione totale richiesta dal manager di progetto per la risorsa. La curva Allocazione effettiva rappresenta il valore di allocazione confermato dal manager delle risorse. Lo stato di prenotazione di una risorsa cambia se le quantità di allocazione differiscono tra i segmenti di allocazione pianificata ed effettiva.
    2. Quando viene annullata la prenotazione delle risorse, l'applicazione riduce la quantità di allocazioni
      confermate
      che superano l'allocazione
      pianificata
      . La richiesta di annullamento della prenotazione risultante viene sottratta dalla curva di allocazione effettiva mediante i segmenti di allocazione pianificata, i quali sono inferiori rispetto ai segmenti di allocazione con prenotazione effettiva.
    3. Quando si seleziona il tipo di richiesta Sostituisci risorse, la funzionalità Annulla prenotazione della richiesta viene selezionata automaticamente. L'applicazione genera una richiesta con due proprietà nuove (unbook = true e replace = true).
    4. La quantità di cui viene annullata la prenotazione corrisponde per impostazione predefinita all'allocazione effettiva del membro del team meno l'allocazione totale. Se l'allocazione totale è maggiore o uguale all'allocazione effettiva, la quantità di annullamento della prenotazione è pari a zero.
    5. La quantità di annullamento della prenotazione predefinito viene calcolata a partire dal giorno corrente. È possibile adeguare la data e la quantità della richiesta per l'annullamento della prenotazione solo parziale.
    6. In caso di annullamento della prenotazione diretto, con l'opzione di sostituzione disattivata, la scheda Risorsa non viene visualizzata. Invece di eseguire una proposta è possibile annullare la prenotare o rifiutare. Quando si annulla la prenotazione, l'allocazione del membro del team viene ridotta senza l'approvazione del manager di progetto. Quando si esegue il rifiuto, l'allocazione dei membri del team non viene ridotta. In entrambi i casi, viene inviata una notifica al manager di progetto e lo stato della richiesta viene impostato su
      Prenotato
      .
    7. Nel caso di un annullamento della prenotazione di una sostituzione, verrà visualizzata la scheda Risorsa. L'utente assegna un'altra risorsa per sostituire la risorsa originale e procedere con l'allocazione. Il valore richiesto corrisponde all'allocazione totale dei membri del team esistenti di cui si annulla la prenotazione. Il membro del team di cui si annulla la prenotazione non è compreso nell'elenco delle risorse. L'annullamento della prenotazione è un attributo della richiesta. È possibile eseguire la richiesta nella stessa maniera in cui verrebbe eseguita una richiesta standard con opzioni per Proposto, Preferito, Accetta e Rifiuta. In aggiunta alla prenotazione, l'applicazione esegue inoltre l'annullamento della prenotazione.
      Se si dispone dei diritti di prenotazione, è possibile annullare l'allocazione effettiva del membro del team senza dover inviare una richiesta.
Modifica e reinvio di proposte
Se si riceva una notifica riguardante il rifiuto da parte del manager di progetto delle risorse di una richiesta, sarà possibile modificare la richiesta e inviarla nuovamente.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Accedere alla pagina iniziale e in Gestione risorse fare clic su Richieste di risorse.
  2. Fare clic sul collegamento della richiesta.
  3. Fare clic su Discussioni per visualizzare il motivo del rifiuto.
  4. Selezionare e proporre la risorsa più adatta alla richiesta. Eliminare le altre risorse.
    Viene visualizzata la pagina Richieste di risorse e lo stato della richiesta viene aggiornato in
    Proposto
    .
Gestione di un processo di Richiesta automatizzato
Il trigger di una notifica di richiesta viene avviato da qualsiasi modificata effettuata dall'utente nello stato della richiesta. Se lo stato delle
nuove
Richieste non viene modificato in
Aperto
, i destinatari non saranno a conoscenza della nuova richiesta da compilare.
Per garantire la generazione delle notifiche, è possibile impostare un processo di notifica automatizzato in grado di identificare le diverse fasi del ciclo di vita di una richiesta. Il processo automatizzato invia una notifica quando viene raggiunta una nuova fase.
Una volta creato il processo in una richiesta, il processo sarà disponibile solo per tale richiesta. Quando un amministratore crea un processo di richiesta globale, il processo potrà essere utilizzato in tutte le richieste. Per creare un processo globale sono necessari diritti di accesso globali.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Accedere alla pagina iniziale e in Gestione risorse fare clic su Richieste di risorse.
  2. Selezionare una Richiesta e fare clic sulla scheda Processi.
    Viene visualizzata la pagina dei processi. La scheda Processi mostra due scelte di menu:
    Disponibile
    e
    Avviato
    .
  3. Per visualizzare istanze del processo in esecuzione, fare clic su
    Avviato
    (il valore predefinito). Vengono visualizzate le istanze del processo che sono pianificate per essere eseguite o in esecuzione. È possibile tenere traccia del loro progresso.
  4. Per visualizzare i processi locali che si applicano solamente a questa richiesta e ai processi globali per qualsiasi richiesta, fare clic su
    Disponibile
    .
    1. Per definire un nuovo processo, fare clic su Nuovo.
    2. Salvare le modifiche.
      Il nuovo processo viene visualizzato nell'elenco dei processi di richiesta disponibili.
  5. Per avviare un processo manualmente, selezionare la casella di controllo e fare clic su Inizio.
  6. Per impostare l'oggetto per il processo di Richiesta, fare clic su Aggiungi oggetto collegato.
Audit delle richieste
La pagina Audit Trail richiesta consente di verificare se sono state apportate modifiche a determinati campi del problema nonché l'utente autore di tali modifiche. È inoltre possibile visualizzare gli autori delle modifiche. In tal modo, è possibile tenere traccia delle modifiche per risorsa e data. L'amministratore determina i campi della richiesta disponibili nella pagina.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Accedere alla pagina iniziale e in Gestione risorse fare clic su Richieste di risorse.
  2. Fare clic su una richiesta, quindi selezionare Audit.
  3. Filtrare l'elenco.
    Vengono visualizzati i campi di audit della richiesta.