Gestione del portfolio

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La gestione del portfolio consente ai manager e agli azionisti preposti di creare e rivedere un insieme di investimenti che interessano gli azionisti del proprio business. Una volta creato un portfolio, viene generata una snapshot dei dati di investimento da utilizzare per scopi di gestione e reporting. È possibile impostare una cadenza di aggiornamento dei dati in questa snapshot affinché corrispondano alle informazioni sugli investimenti più recenti. In seguito, è possibile creare versioni o piani alternativi mediante tali dati. Per esaminare le alternative per gli investimenti, utilizzare questi piani per creare gli scenari ipotetici.
Un portfolio è un insieme di investimenti. A seconda delle proprie esigenze, è possibile creare i seguenti tipi di portfolio, in base agli elementi riportati:
  • Investimenti (ad esempio, progetti PMO, applicazioni IT, linee di prodotto per lo sviluppo di nuovi prodotti).
  • Investimenti specifici (ad esempio, tutti i progetti attivi).
  • Organizzazione (ad esempio, piano di record IT, iniziative di marketing, idee aziendali).
  • Interessi (ad esempio, iniziative ecologiche, proposte di fusione e acquisizione).
Video: Gestione del portfolio
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Esempio: Portfolio IT per i progetti correnti
Max, direttore PMO presso l'azienda Forward, Inc. desidera creare un portfolio di tutti i progetti attualmente supportati dall'organizzazione. Max dispone di una quantità prevista di budget e risorse per i progetti. Con tutti i progetti nel portfolio, Max utilizza la Gestione portfolio per raggiungere i seguenti obiettivi di business:
  • Stabilire come i costi e la domanda di risorse per ciascun progetto si rapportano agli obiettivi complessivi.
  • Assegnare un livello di priorità ai progetti in modo da eseguire prima le attività più importanti.
  • Organizzare la pianificazione in modo che le risorse e i costi restino stabili durante i periodi di pianificazione.
Per iniziare a utilizzare la funzionalità di gestione del portfolio, completare i passaggi seguenti:
Le descrizioni fornite nella documentazione potrebbero non corrispondere esattamente a quanto visualizzato nell'interfaccia utente del prodotto. Questa differenza può verificarsi in quanto l'accesso a funzionalità, menu, pagine, pulsanti e oggetti dipende dai diritti di accesso. Inoltre, ciascuna organizzazione può configurare le pagine di applicazioni, oggetti, ricerche, partizioni, processi e l'interfaccia utente. Se non è possibile completare uno dei passaggi nella documentazione, contattare l'amministratore.
Valutazione dei requisiti di portfolio
Per capire gli obiettivi di business che si desiderano realizzare mediante la gestione portfolio, valutare i requisiti del portfolio. Per valutare i propri requisiti di portfolio specifici, considerare le valutazioni generiche seguenti come linee guida:
Monitoraggio degli investimenti
È possibile monitorare i dati relativi agli investimenti di interesse tramite la configurazione delle visualizzazioni di portfolio a tale scopo. Considerare i dati relativi agli investimenti che si desiderano visualizzare e le visualizzazioni specifiche dei dati cui si è interessati.
Ad esempio, un utente può configurare un portfolio affinché siano visualizzati i seguenti tipi di dati di investimento:
  • Una visualizzazione per il monitoraggio degli investimenti correnti, che ne indica l'ultimo stato, ad esempio se sono eseguiti nei tempi previsti, in anticipo rispetto alla programmazione o in ritardo.
  • Una visualizzazione che mostra gli investimenti presi in considerazione per il ciclo di pianificazione del prossimo anno e i costi pianificati per tali investimenti.
Dopo aver determinato i requisiti per le visualizzazioni specifiche, configurare le visualizzazioni di portfolio predefinite affinché mostrino i dati personalizzati.
È possibile utilizzare alcune visualizzazioni di portfolio per monitorare aspetti differenti degli investimenti di portfolio. Tuttavia, la configurazione delle visualizzazioni predefinite non fornisce tutte le informazioni necessarie. Le visualizzazioni predefinite non mostrano i dati personalizzati di interesse. Ad esempio, la visualizzazione Righe di separazione permette di bilanciare il carico delle risorse in base agli obiettivi e alla cronologia fissati, in un ambiente ipotetico. Questa impostazione predefinita è pertinente solo se si è interessati ai dati di risorsa che richiedono la configurazione della gestione risorse nel prodotto. Allo stesso modo, la visualizzazione Dati finanziari è legata alla configurazione di prodotto di una gestione finanziaria specifica. Questa visualizzazione è importante per gli utenti che desiderano monitorare determinati aspetti finanziari dei loro investimenti. Collaborare con l'amministratore di sistema per configurare le visualizzazioni predefinite di portfolio in modo da visualizzare i dati personalizzati necessari.
Le visualizzazioni Righe di separazione, Piani, Investimenti e Obiettivi sono le uniche visualizzazioni comprese nella gestione del portfolio. Per accedere alle altre visualizzazioni di portfolio, installare e applicare il componente aggiuntivo PMO Accelerator. Per una descrizione dettagliata del componente aggiuntivo, per le relative istruzioni di installazione e per le descrizioni delle visualizzazioni di portfolio, consultare la sezione
PMO Accelerator
.
Assegnazione di una priorità agli investimenti
Una parte importante nella gestione di un portfolio consiste nel capire le priorità degli investimenti per mezzo di una classifica. Il prodotto comprende la visualizzazione predefinita Righe di separazione che consente di visualizzare e classificare gli investimenti in un portfolio. Al primo accesso alla visualizzazione Righe di separazione, la priorità degli investimenti è definita in base ai criteri seguenti:
  • Stato approvazione. Gli investimenti sono ordinati innanzitutto in base allo stato di approvazione. Gli investimenti approvati sono classificati più in alto rispetto agli investimenti non approvati e vengono visualizzati in cima all'elenco.
  • Data di fine. Gli investimenti vengono poi ordinati in base alla data di fine. Gli investimenti con una data di fine più recente sono classificati più in alto rispetto agli investimenti con una data di fine successiva.
Gli investimenti approvati con la data di fine più recente risultano in cima all'elenco. Gli investimenti non approvati con la data di fine più lontana si trovano in fondo.
È possibile classificare manualmente gli investimenti o configurare una classificazione basata su regole, che dipende dai seguenti fattori determinanti:
  • Dimensione dei ricavi
  • Impatto dei rischi identificati sul business
Classificazione manuale degli investimenti
Per preparare la classificazione manuale degli investimenti nella visualizzazione Righe di separazione, considerare i fattori seguenti:
  • Dimensioni dell'organizzazione. Se l'organizzazione è relativamente piccola e in generale si conoscono le priorità, non è un buon investimento creare regole di classificazione in base a priorità.
  • Numero di investimenti. Se il numero di investimenti è relativamente piccolo, è più facile classificarli manualmente.
  • Esigenze di business. In assenza di linee guida prefissate per la classificazione degli investimenti, che viene eseguita caso per caso, è meglio effettuare la classificazione manuale.
Configurazione della classificazione basata su regole
Per preparare la configurazione delle regole di classificazione per gli investimenti in modo da definirne la priorità nella visualizzazione Righe di separazione, considerare i fattori seguenti:
  • Gli attributi di investimento che determinano i criteri di classificazione degli investimenti (ad esempio, lo stato del progetto, il ROI, l'obiettivo).
  • La logica di classificazione per ciascun attributo chiave. Ad esempio, se l'attributo ROI è pari al 20%, spostare il progetto in cima all'elenco.
  • Una classificazione ponderata complessiva per ciascun attributo di investimento. Ad esempio, per applicare un'importanza relativamente più alta a un attributo di investimento specifico, assegnare una maggiore rilevanza rispetto agli altri attributi.
Pianificazione e gestione degli investimenti in base a vincoli
Per definire i limiti e la cronologia entro cui si desidera pianificare e gestire gli investimenti, impostare gli obiettivi per il portfolio. Gli obiettivi consentono di analizzare gli scopi e le finalità del proprio portfolio mediante una gestione degli investimenti come descritto di seguito:
  • Impostazione di obiettivi o vincoli di portfolio di alto livello e pianificazione, registrazione e misurazione delle prestazioni di portfolio rispetto a tali vincoli.
  • Realizzazione di più versioni di un piano con un sottoinsieme di dati di portfolio. Ad esempio, è possibile elaborare un piano per l'anno di pianificazione corrente e un altro per l'anno successivo. Ciascun piano può includere diversi obiettivi per costi, benefit e risorse.
  • Adeguamento degli obiettivi nel piano e applicazione delle modifiche necessarie agli investimenti correnti quando i piani vengono approvati.
I seguenti tipi di obiettivi sono disponibili per tutti i portfolio:
  • Proprietà finanziarie: Nella determinazione degli obiettivi finanziari utilizzabili per la gestione del portfolio, considerare i fattori seguenti:
    • Valuta. Un portfolio può includere investimenti pianificati in più valute. Collaborare con l'amministratore di sistema per installare un sistema a valuta multipla. In un sistema a valuta multipla, è possibile selezionare una valuta dell'obiettivo per il portfolio. La valuta dell'obiettivo si basa sulle valute abilitate nel sistema. Gli importi in più valute vengono aggregati e raggruppati nella singola valuta del portfolio.
    • Costi. Gli utenti possono elaborare piani per tipi di costo aggregati, come i costi totali, i costi di capitale e i costi operativi. I costi vengono riassunti e aggregati da tutti gli investimenti inclusi in un portfolio. È possibile impostare gli obiettivi per ogni tipo di costo (costi di capitale e operativi) e, quindi, visualizzarne la domanda proveniente dagli investimenti. Se si registrano i costi effettivi rispetto agli investimenti, è possibile visualizzare i costi effettivi aggregati nelle visualizzazioni di portfolio.
    • Benefit. Gli utenti possono elaborare piani per benefit aggregati. È possibile impostare i benefit totali previsti per il portfolio e visualizzare quindi i benefit pianificati e aggregati provenienti dagli investimenti. Se si registrano i benefit effettivi rispetto agli investimenti mediante piani di benefit, è possibile visualizzare i benefit effettivi aggregati nelle visualizzazioni di portfolio.
  • Risorsa. Considerare i fattori seguenti nella determinazione delle risorse previste e utilizzabili per la gestione del portfolio:
    • Unità. Valutare se si desidera pianificare la capacità per le risorse di portfolio in base alle ore o alle unità equivalenti a tempo pieno (Full-Time Equivalent, FTE).
    • Granularità. Considerare se si desidera elaborare un piano in base alla capacità delle risorse totali o alla capacità specifica di un ruolo. Le capacità specifiche di ruolo si basano su ruoli esistenti. Ad esempio, è possibile visualizzare le risorse previste in base ai ruoli Engineers (Tecnici) o Controllo qualità.
Esame delle alternative per gli investimenti
È possibile definire piani specifici entro i limiti del portfolio per determinare la procedura migliore per il raggiungimento degli obiettivi di portfolio. Definito un set di contenuti più ampio, la pianificazione consente l'analisi iterativa del portfolio. Ad esempio, è possibile creare i piani seguenti per il portfolio Progetti IT che riguarda gli anni fiscali 2013 e 2014.
  • Piano per i progetti IT anno fiscale 2013
  • Piano per i progetti IT anno fiscale 2014
È possibile creare diversi scenari o versioni del piano modificando parametri specifici per esaminare lo sviluppo di diverse opzioni di pianificazione. Infine, è possibile selezionare l'approvazione di un piano di record.
Per una pianificazione efficace, considerare i fattori seguenti:
  • Processo di pianificazione formale vs informale. Capire se il processo di pianificazione nella propria organizzazione è formale, informale o un mix di entrambi.
    • In un processo di pianificazione formale, le revisioni al piano richiedono più tempo e le modifiche vengono applicate in modo sistematico. Questo processo di pianificazione è adatto quando le modifiche consigliate sono estese o richiedono una maggiore revisione prima dell'applicazione, come nel caso dell'approvazione di un investimento che richiede un budget maggiore. Generalmente, nella pianificazione formale, è previsto un processo ben definito di proposte e approvazioni dei piani prima di apportare qualsiasi modifica.
    • In un processo di pianificazione informale, le organizzazioni applicano le modifiche più velocemente in seguito alle revisioni. Le modifiche sono di minore entità e supportano gli obiettivi esistenti. Ad esempio, possono riguardare il rinvio della data di inizio di un investimento. La pianificazione informale avviene in modo semplice: qualcuno accede al sistema e contrassegna una modifica come approvata senza alcuna approvazione formale.
    • In un processo di pianificazione misto, le organizzazioni applicano modifiche minori dopo un processo di pianificazione informale e modifiche più importanti dopo un processo di approvazione più formale.
  • Orizzonte di pianificazione. Determinare l'arco di tempo per il portfolio che indica l'intervallo di pianificazione di dati. Ai fini della pianificazione per investimenti correnti e futuri, verificare che l'orizzonte di portfolio copra gli orizzonti di pianificazione.
  • Cadenza di revisione. Determinare la cadenza delle revisioni al piano. È possibile quindi configurare la pianificazione della sincronizzazione affinché il portfolio rifletta i dati di investimento effettivi quando necessario.
  • Dati obbligatori per le revisioni del portfolio. Determinare il tipo di dati richiesti per le revisioni. Successivamente, configurare il portfolio per l'acquisizione dei dati obbligatori dagli investimenti. Ad esempio, per rivedere le informazioni su costi e risorse, è possibile acquisire le metriche chiave seguenti dagli investimenti di portfolio:
    • Giorni di ritardo
    • Varianza costo
    • Varianza lavoro
    • Rischio
    • ROI
    • Valore realizzato
Preparazione all'utilizzo dei portfolio
Dopo aver determinato gli obiettivi di business che si desiderano realizzare mediante la gestione portfolio, preparare il prodotto in modo da creare portfolio. La creazione di un portfolio consente di gestire e pianificare gli investimenti a un livello più alto.
Impostazione dei criteri di monitoraggio per gli investimenti
Il portfolio fornisce una snapshot dei dati di investimento effettivi. I dati di portfolio vengono aggiornati con gli ultimi dati tratti dagli investimenti effettivi. L'aggiornamento si basa su una pianificazione della sincronizzazione definita nelle proprietà di portfolio. Quando il processo
Sincronizza investimenti di portfolio
viene eseguito in base alla pianificazione della sincronizzazione, gli ultimi dati tratti dagli investimenti effettivi si riflettono sul portfolio.
Non tutti i dati di investimento si riflettono su un portfolio. Un manager di portfolio che prende decisioni a livelli superiori si occupa di rivedere solo un riepilogo dei dati di investimento, in base alle esigenze del proprio business. Ad esempio, per rivedere un portfolio che comprende tutti gli stati dei progetti IT approvati, non è necessario registrare le informazioni sui progetti non approvati.
Durante la preparazione alla visualizzazione dei dati di investimento riassunti in un portfolio, considerare i fattori seguenti nell'ordine consigliato:
  1. Definire i criteri di monitoraggio o i dati di riepilogo che si desiderano registrare per ciascun tipo di investimento. Durante l'esecuzione del processo di sincronizzazione, negli investimenti di portfolio vengono aggiornati gli ultimi dati tratti dagli investimenti effettivi. I dati che vengono aggiornati si basano su questi criteri predefiniti di monitoraggio.
    Ad esempio, per gestire un portfolio di tutti i progetti IT approvati, definire i seguenti criteri di monitoraggio per registrare i dati di interesse:
    • Costo
    • Stato
    • ROI
    • Rischio
  2. Per ciascun investimento di portfolio, selezionare gli attributi che si desiderano monitorare in un portfolio e registrare tali attributi per l'oggetto Investimento di portfolio. Quando è in esecuzione il processo
    Sincronizza investimenti di portfolio
    , i dati relativi agli investimenti di portfolio vengono aggiornati in base agli attributi registrati correnti.
    Gli attributi Investimento di portfolio richiesti vengono visualizzati per impostazione predefinita. Registrare qualsiasi altro attributo Investimento di portfolio (predefinito o personalizzato) che si desidera visualizzare. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione
    Oggetti e attributi CA PPM Studio
    .
Configurazione di visualizzazioni, report e flussi di lavoro
Dopo aver deciso quali dati di investimento monitorare in un portfolio, verificare di aver configurato il prodotto per il supporto di tali dati. La configurazione del prodotto consente di visualizzare i dati desiderati su portlet e report. Ad esempio, verificare la presenza delle configurazioni seguenti:
  • Per visualizzare i dati dettagliati sui costi dei progetti per periodo, vengono generati i piani di costi sui progetti.
  • Per far emergere rischi e problemi legati ai progetti, l'oggetto progetto è stato configurato a tale scopo.
  • Per registrare il tempo effettivamente impiegato per ciascun progetto, sono state impostate schede attività.
Considerare i fattori seguenti prima di configurare il prodotto:
  • Il tipo di report che si desiderano generare e la relativa frequenza di distribuzione.
  • I tipi di processi standard che si desiderano generare nell'implementazione. Ad esempio, è possibile impostare una revisione di piano e un processo di approvazione al fine di approvare e implementare modifiche estese agli investimenti effettivi.
Per un utilizzo proficuo della gestione portfolio, completare i passaggi seguenti:
  1. Rivedere esattamente il tipo di informazioni che si desiderano trarre dagli investimenti.
  2. Verificare che le informazioni richieste siano disponibili sui propri investimenti.
Con i dati e i processi in atto è possibile quindi generare le visualizzazioni di questi dati ai fini della gestione degli investimenti in un portfolio. Il prodotto comprende molte visualizzazioni di portfolio predefinite. Si consiglia di esaminare le visualizzazioni per definire il tipo di informazioni che si desidera includere nelle visualizzazioni di portfolio.
Impostazione dei dati di investimento e risorsa
Per iniziare a utilizzare i portfolio, esaminare e verificare che il prodotto contenga i dati di installazione obbligatori. I dati di installazione consentono di visualizzare le informazioni di investimento desiderate nelle visualizzazioni di portfolio. A seconda dei dati pertinenti al proprio business, è possibile impostare i requisiti seguenti nel prodotto:
Impostazione della gestione finanziaria
  • Valuta multipla. Per gestire un portfolio di investimenti associati a valute differenti, verificare che sia abilitata la valuta multipla per il prodotto. Per ulteriori informazioni sull'impostazione della valuta multipla, consultare la sezione
    Installazione e aggiornamento
    .
  • Tipi di costo. Per dividere il costo totale per capitale dai costi operativi nel portfolio, verificare che questi tipi di costo siano impostati per i propri investimenti. Per ulteriori informazioni sull'impostazione dei tipi di costo, consultare la sezione
    Gestione finanziaria
    .
Impostazione di Gestione risorse
  • Ruoli. Per pianificare la capacità delle risorse mediante suddivisioni specifiche per ruolo, verificare che i ruoli siano definiti per i propri investimenti. Per ulteriori informazioni sull'impostazione dei ruoli, consultare la sezione
    Gestione risorse
    .
Impostazione di Gestione progetto
  • Investimenti. Per creare e gestire un portfolio di investimenti, verificare che questi ultimi siano impostati nel prodotto e che abbiano le risorse assegnate. Ad esempio, per gestire un portfolio di progetti IT, creare i progetti e le assegnazioni associate.