Gestione delle richieste

ccppmop159
Le richieste sono associate a singole richieste di personale; contengono sempre riferimenti a un ruolo o a una risorsa specifica. I dettagli di richiesta di personale vengono utilizzati per la compilazione della richiesta.
Quando si selezionano più risorse o ruoli, viene creata una nuova richiesta per ciascuna risorsa o ruolo (richiesta di personale). Per una determinata richiesta di personale, può esistere una sola richiesta in sospeso (con stato impostato su
Nuovo
,
Aperto
o
Proposto
). Non è possibile creare richieste per richieste di personale che hanno già richieste in sospeso. Se non è possibile creare una richiesta per una delle richieste di personale selezionate, l'operazione di creazione non riesce per tutte le richieste. Viene visualizzato un messaggio di avviso.
In qualità di manager di progetto, è possibile modificare la quantità di allocazione richiesta. È possibile modificare la richiesta purché il relativo stato sia ancora impostato su
Nuovo
. Evitare le situazioni in cui la richiesta viene modificata quando i manager delle risorse stanno già lavorando sulla richiesta o dispongono di una rosa dei candidati parzialmente compilata.
Esecuzione delle richieste di personale di progetto tramite richieste
Procedere come descritto di seguito:
  1. Il manager di progetto definisce le richieste di personale aggiungendo risorse o ruoli prenotati provvisoriamente come membri del team di progetto.
  2. Il manager di progetto crea le richieste che sono basate sulle richieste di personale predefinite.
  3. Il manager di progetto invia le nuove richieste in modo che i manager delle risorse possano iniziare a controllarle. La richiesta viene indirizzata ai manager delle risorse appropriati. I manager delle risorse vengono determinati in base al manager delle prenotazioni predefinito che viene specificato per la risorsa o il ruolo della richiesta.
  4. Il manager delle risorse risponde alle richieste proponendo un elenco di risorse. Il manager delle risorse può anche rifiutare una richiesta. In entrambi i casi, il manager di progetto riceve una notifica.
  5. Il manager di progetto rivede le allocazioni suggerite e completa una delle azioni seguenti:
    • Rifiuta la richiesta proposta. In questo caso la richiesta viene riaperta e il manager delle risorse riceve una notifica. Il manager delle risorse modifica e invia nuovamente le proposte.
    • Accetta la richiesta proposta. In questo caso, la richiesta di risorse viene prenotata effettivamente sul progetto.
Creazione delle richieste
È possibile creare richieste mediante uno dei seguenti metodi:
  • Creare la richiesta e impostarne lo stato su
    Nuovo
    . In questo modo è possibile modificare le richieste per aggiungere ulteriori informazioni non specificate dalla richiesta di personale. È inoltre possibile modificare i valori predefiniti, come la data di scadenza o la quantità richiesta mediante l'apertura manuale delle richieste.
  • Creazione della richiesta e impostazione del relativo stato su
    Aperto
    . In questo modo è possibile inviare rapidamente tutte le richieste quando non occorre modificare alcun dettaglio. I dettagli sono già definiti nei requisiti del personale. Una volta inviata una richiesta, al manager delle risorse viene inviata una notifica mediante posta elettronica.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto, quindi fare clic su Team.
  2. Selezionare la casella di controllo di una risorsa o di un ruolo prenotato provvisoriamente, quindi fare clic su Crea richieste del menu Azioni.
  3. Selezionare un tipo di richiesta:
    Valori:
    • Richiedi risorse: selezionare questa opzione per creare nuove richieste.
    • Annulla prenotazione delle risorse: selezionare questa opzione per creare delle richieste di cui annullare la prenotazione e rilasciare il tempo con prenotazione effettiva.
    • Sostituisci risorse: selezionare questa opzione per annullare la prenotazione e sostituire una risorsa con prenotazione effettiva.
  4. Selezionare un manager della prenotazione per ciascun ruolo o risorsa. Se il manager delle risorse o l'amministratore specificano un manager della prenotazione predefinito, il valore viene compilato automaticamente.
  5. Effettuare una delle seguenti operazioni:
    • Fare clic su Crea per creare delle richieste il cui stato sia impostato su
      Nuovo
      .
    • Fare clic su Crea e apri per creare una richiesta. Impostare lo stato su
      Aperto
      .
  6. Salvare le modifiche.
Modifica delle richieste non aperte
In qualità di manager di progetto, è possibile visualizzare le nuove richieste, monitorare le richieste aperte e modificare quelle non aperte. È possibile visualizzare lo stato di una richiesta nel campo Stato richiesta. Ogni qualvolta lo stato della richiesta viene modificato, il campo Stato richiesta viene aggiornato. È possibile modificare soltanto le richieste con stato impostato su Nuovo.
Dopo aver inviato una richiesta aperta, il manager delle risorse riceve la notifica per iniziare a lavorare sulla richiesta. Se la richiesta riguarda una risorsa denominata, la risorsa denominata viene automaticamente aggiunta all'elenco delle risorse per la richiesta quando lo stato viene modificato su Aperto.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto, quindi fare clic su Team.
  2. Aprire il menu Team e fare clic su Richieste.
  3. Fare clic sul nome della richiesta di cui si desidera modificare le proprietà.
  4. Inserire le informazioni richieste. Di seguito si riporta una breve descrizione dei campi seguenti:
    • Nome richiesta
      Modificare il nome della richiesta per descrivere i requisiti di personale. Al momento della creazione della richiesta, il campo viene compilato con il nome della richiesta di personale selezionata.
      Obbligatorio:
    • Data di scadenza
      Selezionare l'ultima data per il completamento della richiesta. La data viene visualizzata solitamente prima della data di richiesta della risorsa.
    • Stato
      Indica lo stato della richiesta. Per inviare una richiesta, modificarne lo stato da Nuovo ad Aperto.
      Obbligatorio:
      Valori:
      Nuovo, Aperto, Proposto o Chiuso
    • Richiesto da
      Visualizza il nome del manager di progetto autore della richiesta.
    • Manager delle prenotazioni
      Visualizza il nome del manager della pianificazione della risorsa o del ruolo in base ai requisiti di personale.
    • Nome requisito
      Visualizza il nome requisito personale. Ciascuna richiesta consente agli utenti di accedere a tutte le informazioni relative ai membri del team. Ad esempio, le competenze, l'allocazione necessaria o il ruolo su cui si basa la richiesta.
    • Risorsa richiesta
      Visualizza il nome della risorsa richiesta o del ruolo.
    • Progetto
      Visualizza il nome del progetto per la richiesta.
    • Annulla prenotazione
      Visualizza lo stato in base all'opzione selezionata durante la creazione della richiesta. Ad esempio Richiedi risorse, Annulla prenotazione o Sostituisci risorse.
    • Sostituisci
      Visualizza lo stato in base all'opzione selezionata durante la creazione della richiesta.
      Valori:
      Richiedi risorse, Annulla prenotazione o Sostituisci risorse
    • Quantità richiesta
      Definisce il periodo di lavoro richiesto alla risorsa per il progetto. Specifica inoltre la percentuale di tempo disponibile per la risorsa.
  5. Salvare le modifiche.
Revisione e prenotazione delle allocazioni proposte
Una richiesta può includere diverse prenotazioni associate. Ciascuna risorsa che si aggiunge all'elenco ristretto di richiesta costituisce una prenotazione. Una prenotazione corrisponde al record di una risorsa inclusa nell'elenco selezionato e contiene il valore di tempo in cui la risorsa viene prenotata per il progetto. Lo stato della prenotazione determina se la risorsa è proposta, rifiutata o prenotata per un progetto.
Dopo che la richiesta è stata elaborata dal manager delle risorse, il richiedente riceve una notifica relativa alla compilazione (completa o parziale) di una richiesta. È possibile visualizzare le informazioni relative alle risorse proposte. È inoltre possibile visualizzare quali requisiti di personale presentano lo stato Proposto. Ciò significa che il manager delle risorse dispone di allocazioni proposte per la richiesta. Un'allocazione impegnata (o effettiva) per le risorse esiste solo quando si accettano le proposte. È possibile aprire il menu Team e fare clic su Richieste per visualizzare tutte le richieste corrispondenti alle quantità proposte e accettare più richieste allo stesso tempo. È inoltre possibile visualizzare dettagliatamente qualsiasi singola richiesta nella pagina Personale del team o Richieste del team.
La tabella seguente descrive la modalità di prenotazione effettiva delle risorse per i progetti:
Campo Approvazione della richiesta obbligatoria
Metodo
Selezionato
Il manager di progetto prenota una richiesta proposta da uno manager delle risorse.
Selezionato
Il manager di progetto prenota in maniera effettiva una risorsa o un ruolo direttamente per il progetto. I manager dispongono dei diritti di prenotazione effettiva e di quelli di accesso
Progetto - Modifica
.
Cancellato
In caso di possesso dei diritti di prenotazione effettiva, i manager di progetto o i manager delle risorse eseguono una prenotazione effettiva di una risorsa o di un ruolo direttamente nel progetto.
Il campo Approvazione della richiesta obbligatoria viene visualizzato nella sezione Personale della pagina Proprietà della pianificazione.
Visualizzazione dell'allocazione risorse
Prima di accettare una risorsa proposta o prenotarla per un progetto, è possibile verificarne le allocazioni per altri progetti.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto, quindi fare clic su Team.
  2. Fare clic sull'icona Allocazione risorse accanto alla risorsa della quale si desidera visualizzare le allocazioni.
Accettazione e prenotazione di una singola richiesta
Visualizzare i dettagli della richiesta prima di accettare una prenotazione suggerita. In qualità di manager di progetto, è possibile visualizzare gli stessi dettagli della richiesta visualizzati dal manager delle risorse. Si vede quanto tempo si richiedeva, quanto e chi suggerivano i manager delle risorse.
Se il flag Approvazione della richiesta obbligatoria è attivato, il manager delle risorse non può prenotare i membri del team direttamente nel progetto, anche se dispone dei diritti di prenotazione effettiva. Solo i manager di progetto possono prenotare i membri del team.
La pagina Personale del team consente di visualizzare la risorsa che dispone di un'allocazione impegnata per il progetto. Lo stato della richiesta è ora impostato su Prenotato. Lo stato della prenotazione è cambiato da Provvisoria a Effettiva.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto, quindi fare clic su Team.
  2. Aprire il menu Team e fare clic su Richieste.
  3. Fare clic sull'icona Persona con elenco accanto alla richiesta desiderata.
    Viene visualizzata la pagina Richiesta di risorse
    . In questa pagina sono visualizzate l'allocazione richiesta, l'allocazione proposta e la varianza. L'istogramma mostra la disponibilità complessiva delle risorse proposte.
  4. Per accettare la proposta, fare clic su Prenota.
Accettazione e prenotazione di richieste multiple
È possibile rivedere e accettare più richieste contemporaneamente nella pagina Personale del team del progetto. In questa pagina è possibile visualizzare la disponibilità media delle richieste proposte. Per accettare tutte le proposte in una volta, è necessario selezionare le richieste multiple e fare clic sul pulsante Prenota.
Se un manager delle risorse prenota una risorsa per un progetto o se modifica l'allocazione pianificata per una risorsa, lo stato di prenotazione della richiesta di personale associata viene automaticamente aggiornato in modo da riflettere lo stato più recente.
Lo stato di prenotazione nelle richieste di personale cambia in base ai valori riportati nella tabella seguente:
Allocazione pianificata
Allocazione effettiva
Stato prenotazione
L'intervallo date e l'allocazione sono stati impostati
Nessuno
Provvisoria
L'intervallo date e l'allocazione sono stati impostati
Allocazione pianificata equivalente
Effettiva
L'intervallo date e l'allocazione sono stati impostati
L'intervallo date e l'allocazione sono inferiori dell'allocazione pianificata
Combinata: Questo stato di prenotazione viene visualizzato solamente se l'impostazione di sistema per Consenti prenotazione combinata è attivata. Valore predefinito: abilitato.
L'intervallo date e l'allocazione sono stati impostati
L'intervallo date e l'allocazione sono superiori all'allocazione pianificata
Combinata
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto, quindi fare clic su Team.
  2. Aprire il menu Team e fare clic su Richieste.
  3. Selezionare le richieste proposte, quindi fare clic su Prenota per accettare le richieste selezionate.
  4. Tornare alla pagina Personale del team del progetto.
    Lo stato della richiesta corrisponde a Prenotato per i membri del team. Lo stato di prenotazione corrisponde a Effettivo e le allocazioni pianificate e impegnate coincidono.
Rifiuto di una richiesta
Se non si è soddisfatti della disponibilità proposta di una risorsa denominata, è possibile rifiutarla. È possibile rifiutare anche una o più risorse dell'elenco delle risorse proposte dai manager delle risorse per un ruolo specifico. Quando si rifiuta una richiesta di risorsa, al manager delle risorse viene notificata la richiesta riaperta.
È inoltre possibile aprire una richiesta, visualizzarne le proprietà e rifiutarla mediante il pulsante Rifiuta. Utilizzare la funzionalità Discussioni per registrare il motivo del rifiuto di una richiesta.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto, quindi fare clic su Team.
  2. Aprire il menu Team e fare clic su Richieste.
  3. Selezionare una o più richieste proposte, quindi fare clic su Rifiuta.
    Lo stato della richiesta cambia da Proposto a Aperto.
Prenotazione di risorse sovrallocate
Se le ore disponibili di una risorsa sono inferiori al numero totale di ore richieste, viene visualizzata la pagina Conferma disponibilità restante.
La pagina Conferma disponibilità restante
indica che la risorsa sarà sovrallocata se viene aggiunta al progetto o all'investimento. La colonna Allocazione risorse al 100% visualizza il numero di ore utilizzate per la prenotazione delle risorse al 100% (valore predefinito) della loro disponibilità. Nella colonna Disponibilità restante viene riportato il numero effettivo di ore di lavoro della risorsa disponibili per il progetto.
La pagina consente di:
  • Sovrallocare la risorsa.
  • Prenotare la risorsa solamente per l'importo rimanente. Questo importo viene elencato nella colonna Disponibilità restante.
Annullamento prenotazione delle risorse mediante richieste
Supporre di ridurre l'ambito di un progetto o che una risorsa non sia disponibile per la durata specifica del progetto. È possibile annullare la prenotazione delle risorse con prenotazione effettiva per utilizzare il relativo tempo non allocato su un altro progetto.
È possibile annullare la prenotazione di una risorsa completamente o parzialmente dai progetti. La quantità di cui viene annullata la prenotazione corrisponde per impostazione predefinita all'allocazione effettiva del membro del team meno l'allocazione pianificata.
Dopo aver annullato la prenotazione della richiesta di risorsa, il manager delle risorse associato riceve una notifica. Il manager delle risorse può iniziare a occuparsi della richiesta di risorse di cui è stata annullata la prenotazione.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto, quindi fare clic su Team.
  2. Selezionare la casella di controllo accanto al nome della risorsa con prenotazione effettiva di cui si desidera annullare la prenotazione. Quindi, nel menu Azioni fare clic su Crea richieste.
  3. Nella sezione Seleziona tipo di richiesta, selezionare Annulla prenotazione delle risorse (Rimuovi tutta l'allocazione effettiva non nel piano).
  4. Per annullare completamente la prenotazione della risorsa, nella sezione Risorse, fare clic su Crea e apri.
    Viene visualizzata la pagina del personale del team del progetto in cui viene mostrato lo stato della prenotazione come impostato su Combinata. Viene creata una richiesta di annullamento della prenotazione per annullare la prenotazione della risorsa per la totalità della quantità di prenotazione effettiva.
  5. Per annullare parzialmente la prenotazione di una risorsa, completare i passaggi seguenti:
    1. Nella sezione Risorse, fare clic su Crea.
      Viene visualizzata la pagina Personale del team del progetto.
    2. Fare clic sul collegamento allo stato della richiesta relativo alla risorsa con lo stato impostato su Nuovo.
      Viene visualizzata la pagina Proprietà delle richieste.
    3. Specificare la quantità di annullamento della prenotazione immettendo il periodo e la percentuale di annullamento della prenotazione. Modificare quindi lo stato su Aperto.
  6. Salvare le modifiche.
Sostituzione delle richieste di risorse con prenotazione annullata
Quando si annulla la prenotazione di una risorsa mediante una richiesta, è possibile richiedere un membro del team di sostituzione. L'azione consente di annullare la prenotazione della risorsa selezionata e di richiedere un nuovo membro del team.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto, quindi fare clic su Team.
  2. Selezionare la casella di controllo accanto al nome della risorsa con prenotazione effettiva di cui si desidera annullare la prenotazione. Quindi, nel menu Azioni fare clic su Crea richieste.
  3. Nella sezione di selezione del tipo di richiesta, selezionare Sostituisci risorse per sostituire tutte le allocazioni effettive con una nuova risorsa.
  4. Nella sezione Risorse, fare clic su Crea e apri per annullare completamente la prenotazione della risorsa.
    Viene visualizzata la pagina del personale del team del progetto in cui viene mostrato lo stato della prenotazione come impostato su Combinata. Viene creata una richiesta di annullamento della prenotazione per annullare la prenotazione di altre risorse per la totalità della quantità di prenotazione effettiva.
Richiesta di ulteriori prenotazioni
Se il progetto si prolunga, è possibile aggiungere ulteriori allocazioni pianificate per una risorsa.
Il procedimento di invio, proposta e accettazione della richiesta è identico a quanto descritto nelle sezioni precedenti. Le due richieste (quella creata inizialmente e quella creata per richiedere un'ulteriore prenotazione) vengono memorizzate come due record separati delle singole transazioni.
Per annullare la prenotazione di una risorsa, ridurre la prenotazione pianificata. Per richiedere una prenotazione aggiuntiva, aumentare la prenotazione pianificata rispetto alla prenotazione effettiva.
Prenotazione suddivisa
Per le richieste aggiuntive e gli annullamenti delle prenotazioni delle richieste, è possibile modificare le allocazioni mediante l'opzione Sposta allocazione. Creare una richiesta standard, quindi selezionare l'opzione Annulla prenotazione per annullare la prenotazione di una richiesta. È necessario eseguire le due azioni distinte come attività separate. Il record di un team può avere una richiesta aperta e una richiesta di annullamento della prenotazione aperta nello stesso momento.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto, quindi fare clic su Team.
  2. Fare clic sull'icona Proprietà della risorsa con prenotazione effettiva.
  3. Modificare il diagramma Allocazione pianificata della risorsa.
  4. Creare una nuova richiesta.
    La nuova richiesta chiede automaticamente la differenza tra le ore pianificate e impegnate.
Prenotazione di risorse già prenotate
È possibile aggiungere più istanze di un ruolo a un progetto ma non più istanze della stessa risorsa denominata. Durante la prenotazione di risorse già prenotate, viene visualizzato un messaggio di errore nelle circostanze seguenti:
Resource not booked because it exists in the team.
Circostanze:
  • Viene prenotata una risorsa già prenotata per lo stesso progetto.
  • Viene prenotata una risorsa già inclusa nel team di progetto senza ridurre l'allocazione del ruolo corrispondente.
Utilizzare la pagina delle proprietà del team per aggiornare l'allocazione per questa risorsa.
Esempio
È possibile assegnare i ruoli Programmatore (1) e Programmatore (2) alla stessa attività.