Gestione della registrazione delle ore per i membri del team

ccppmop159
Il
manager delle risorse
può gestire la registrazione delle ore relative alle risorse dei dipendenti che fanno riferimento a lui. Il
manager di progetto
utilizza la registrazione delle ore relative alle attività di progetto.
Le risorse utilizzano schede attività settimanali per registrare le ore e le attività svolte. Le risorse accedono alla propria scheda attività corrente e registrano il tempo effettivo, espresso in ore, trascorso per le attività allocate a loro. Le risorse registrano il tempo trascorso per le assegnazioni, come le attività di progetto, gli incidenti, il lavoro indiretto, e per altre attività.
È possibile modificare i progetti e le attività per cui le singole risorse possono registrare il tempo. Quando una risorsa invia una scheda attività per l'approvazione, si riceve un elemento di azione per rivedere la scheda attività. La scheda attività viene approvata o restituita alla risorsa per apportare delle correzioni.
I manager di progetto ricevono notifiche relative soltanto alle schede attività che contengono le attività nei rispettivi progetti.
Durante l'approvazione di una scheda attività, il tempo di ciascuna attività viene contabilizzato ai valori effettivi. I manager di progetto possono confrontare il tempo effettivo registrato con le stime e monitorare così l'avanzamento del progetto.
Prerequisiti
  • Le risorse, le attività di progetto e le attività sono state configurate.
  • Le risorse hanno configurato l'applicazione in modo che invii notifiche per determinate condizioni, ad esempio quando la relativa scheda attività è scaduta.
  • Le risorse completano e inviano le relative schede attività.
Il diagramma seguente descrive la gestione della registrazione delle ore per i subordinati diretti da parte di una risorsa o del manager di progetto:
L'immagine descrive la gestione della registrazione ore nei report diretti da parte di una risorsa o del manager di progetto
Image describing how a resource or project manager manages the time recording of their direct reports
Procedere come descritto di seguito:
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Aggiornamento delle autorizzazioni per la scheda attività
Una risorsa o il manager di progetto modificano continuamente la possibilità per le risorse dei dipendenti di immettere l'ora per attività e progetti specifici. Modificare le attività e i progetti per cui le risorse possono inserire le ore.
Disabilitazione dell'immissione delle ore per una risorsa
Se si disattiva l'opzione Immissione ore per una risorsa, tale risorsa non potrà utilizzare la funzionalità Scheda attività. Anche se dispone dei diritti di accesso necessari, non potrà creare o modificare schede attività. Il sistema genera un messaggio di errore.
  1. Fare clic su
    Pagina iniziale
    ,
    Gestione risorse
    ,
    Risorse
    .
  2. Fare clic sul nome della risorsa.
  3. Fare clic su
    Proprietà
    ,
    Impostazioni
    .
  4. Deselezionare la casella di controllo
    Aperto per immissione ore
    .
  5. Fare clic su
    Salva
    .
Disabilitazione dell'immissione di ore per un progetto
La seguente procedura si applica a livello di progetto e impedisce a un utente di inserire ore per il progetto.
  1. Fare clic su
    Pagina iniziale
    ,
    Gestione portfolio
    ,
    Progetti
    .
  2. Fare clic sul nome del progetto.
  3. Fare clic su
    Proprietà
    ,
    Impostazioni
    .
  4. Deselezionare la casella di controllo
    Aperto per immissione ore
    .
  5. Fare clic su
    Salva
    .
Disabilitazione dell'immissione di ore per un team di progetto
La seguente procedura si applica a livello di team di progetto e impedisce a un utente di immettere ore per una risorsa o per il team.
  1. Fare clic su
    Pagina iniziale
    ,
    Gestione portfolio
    ,
    Progetti
    .
  2. Fare clic sul nome del progetto.
  3. Fare clic sulla scheda
    Team
    .
  4. Per ciascuna risorsa o ruolo, fare clic sulla cella
    Aperto per immissione ore
    e selezionare
    No
    .
  5. Fare clic su
    Salva
    .
Disabilitazione dell'immissione di ore per un'attività
  1. Fare clic su
    Pagina iniziale
    ,
    Gestione portfolio
    ,
    Progetti
    .
  2. Fare clic sul nome del progetto.
  3. Fare clic su
    Attività
    per visualizzare l'elenco delle attività.
  4. Fare clic sul nome dell'attività
  5. Fare clic su
    Proprietà
    ,
    Impostazioni
    .
  6. Deselezionare la casella di controllo
    Aperto per immissione ore
    .
  7. Fare clic su
    Salva
    .
Notifica delle schede attività scadute alle risorse
In genere, le risorse inviano le schede attività su base settimanale, lasciando ai manager il tempo per rivederle e approvarle. Se un dipendente non invia la scheda attività in tempo, è possibile inviargli una notifica.
Quando si notifica una risorsa, tale risorsa riceve una notifica in uno o più dei seguenti modi, a seconda di come le risorse sono state impostate per ricevere una notifica:
  • Un avviso
  • Un messaggio di posta elettronica in arrivo
  • Un messaggio di testo sul telefono in base a un numero di telefono valido immesso nel profilo della risorsa
Consultare la sezione per informazioni sulla configurazione da parte delle risorse per ricevere notifiche di sistema.
Il testo della notifica si basa sul modello di notifica Scheda attività scaduta disponibile nello strumento di amministrazione.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire la scheda attività per la risorsa.
    Viene visualizzata la pagina Scheda attività.
  2. Fare clic su Notifica.
    Al dipendente viene inviata una notifica relativa alla scadenza della scheda attività.
Elaborazione delle schede attività inviate
Quando una risorsa invia una scheda attività, viene ricevuta una notifica per la revisione di tale scheda. In qualità di manager di progetto o delle risorse, rivedere e approvare le ore registrate per i progetti e per le altre attività.
I manager di progetto ricevono le notifiche sull'invio della scheda attività soltanto se quest'ultima contiene elementi a cui sono associati. Le notifiche vengono inviate agli utenti che dispongono dei diritti di accesso
Scheda attività risorsa - Approvazione
a livello di istanza. Gli utenti con diritti di accesso di approvazione globali non ricevono alcuna notifica. Questo criterio evita che l'utente riceva un numero elevato di messaggi di posta elettronica indesiderati.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire la pagina iniziale, selezionare Personale e fare clic su Schede attività.
  2. Filtrare le schede attività inviate.
  3. Aprire la scheda attività da elaborare.
  4. (Facoltativo) Fare clic sull'icona di Note scheda attività per aggiungere o modificare le note per voci individuali o per l'intera scheda attività.
  5. Effettuare una delle seguenti operazioni:
    • Approva
      : la scheda attività viene approvata e l'ora registrata per ciascuna attività viene aggiunta ai valori effettivi di tale attività.
    • Restituisci scheda attività
      :
      Classic PPM
      restituisce la scheda attività per correzioni e invia alla risorsa una notifica sulla restituzione della scheda attività.
Ripristino dei valori predefiniti della scheda attività
Procedere come descritto di seguito:
  1. Fare clic su
    Amministrazione
    ,
    Gestione progetto
    ,
    Opzioni scheda attività
    .
    Viene visualizzata la pagina Opzioni scheda attività.
  2. Fare clic su
    Ripristina valori predefiniti
    .
  3. Fare clic su
    per confermare.
    Viene visualizzata la pagina Opzioni scheda attività.
  4. Salvare le modifiche.