Azioni, richieste di modifica, rischi e problemi relativi ai progetti

ccppmop159
Il manager di progetto può identificare e gestire i rischi, i problemi e le richieste di modifica. È inoltre possibile assegnare azioni a se stessi e agli atri utenti.
Un processo di gestione dei rischi di progetto comprende le attività di identificazione, analisi, pianificazione, registrazione e comunicazione del rischio. L'obiettivo consiste nel prendere decisioni ponderate attraverso la valutazione dei problemi potenziali e della gravità del loro impatto. Il manager di progetto crea un rischio o un problema allo scopo di valutare, misurare e gestire il rischio. È possibile identificare i rischi in qualsiasi momento nel corso del ciclo di vita di un progetto. È possibile eseguire un'escalation di un rischio a problema quando sembra che possa influire sul progetto in modo significativo. Le richieste di modifica derivano dai problemi e contribuiscono a risolverli in modo efficace.
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Esempio: Processo di gestione dei rischi
Il seguente diagramma del flusso di lavoro descrive una modalità di gestione dei rischi, dei problemi e delle richieste di modifica relativi ai progetti:
L'immagine descrive la modalità di gestione dei rischi di progetto
Image describing how to manage project risks
Ad esempio, il team di progetto sta sviluppando un nuovo prodotto con una nuova tecnologia. Nell'organizzazione le risorse esperte in questa tecnologia sono limitate. Perciò il team deve ricorrere a risorse esterne per completare il progetto. Il prodotto è abbinato ad API di terze parti per cui sono necessarie approvazioni legali. Il team identifica due rischi che riguardano il progetto:
  • Numero limitato di risorse qualificate
  • Dipendenza dal processo di approvazione
Dopo aver analizzato l'impatto del rischio sul progetto, il manager di progetto crea un rischio per le risorse limitate e un problema per la dipendenza.
È possibile utilizzare i processi per automatizzare il flusso di lavoro di gestione dei rischi associati al progetto. Ad esempio, è possibile creare processi per ricevere notifiche quando l'audit trail per un rischio è stato modificato. È possibile creare un processo per notificare il completamento delle attività relative a un problema. Applicare le informazioni in questa pagina su rischi, problemi e richieste di modifica ai processi automatici. Consultare la sezione Configurazione dei processi.
Verifica dei prerequisiti
Per completare tutte le attività in questo articolo, sono necessari i diritti di accesso seguenti:
  • Progetto - Rischio, problema, richiesta di modifica - Creazione/Modifica
  • Progetto - Rischio, problema, richiesta di modifica - Eliminazione
  • Progetto - Rischio, problema, richiesta di modifica - Eliminazione - Tutto
  • Progetto - Rischio, problema, richiesta di modifica - Modifica - Tutto
  • Progetto - Rischio, problema, richiesta di modifica - Visualizzazione
  • Progetto - Rischio, problema, richiesta di modifica - Visualizzazione - Tutto
Creazione di un rischio
Un
rischio
è un evento futuro che può avere un impatto positivo o negativo su un obiettivo di progetto. Una rapida identificazione dei rischi in un progetto permette di riconosce gli effetti potenziali sull'ambito del progetto, sulla pianificazione, sul budget e su altri fattori. In questo articolo, il team decide di ridurre il rischio legato al numero limitato di risorse assumendo risorse esterne. Il manager di progetto crea un rischio dettagliato fornendo tutte le informazioni e seleziona Disponibilità risorsa dall'elenco a discesa Categoria.
Se il punteggio globale di un rischio dettagliato differisce dalla classificazione assegnata allo stesso, i due componenti di gestione dei rischi interagiscono. Il grado del rischio dettagliato sostituisce la percentuale assegnata dall'utente. Se si crea un rischio dettagliato senza assegnare i punteggi di valutazione delle voci del rischio, tali punteggi attribuiscono un colore al fattore corrispondente dell'elenco. L'eliminazione di un rischio dettagliato modifica il grado di rischio globale del progetto nonché il grado di rischio della categoria specifica.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire un progetto e fare clic su
    Rischi/Problemi/Modifiche
    .
  2. Fare clic su
    Nuovo
    .
  3. Compilare i campi nella sezione
    Generale
    :
    • Categoria
      Definisce la categoria di appartenenza del rischio.
      Valori:
      • Flessibilità
        : il progetto non è adattabile.
      • Finanziamento
        : il finanziamento del progetto non è allocato o è disponibile con vincoli.
      • Human Interface
        : l'interfaccia utente (UI) non è ben definita.
      • Implementazione
        : sono presenti incertezze nell'implementazione e nell'accettazione da parte dell'utente
      • Interdipendenze
        : il progetto dipende da altri progetti.
      • Obiettivi
        : i requisiti, gli obiettivi, l'ambito e i vantaggi non sono ragionevoli, chiari, misurabili e verificabili.
      • Cultura organizzativa
        : il progetto richiede modifiche alla cultura organizzativa, ai processi di business, alle procedure o alle policy.
      • Disponibilità delle risorse
        : la disponibilità delle risorse interne è incerta e sono necessarie risorse esterne.
      • Sponsorizzazione
        : la sponsorizzazione non è chiaramente identificata e confermata.
      • Supportabilità
        : il progetto non è facile da supportare nel futuro ed è richiesto un aggiornamento di maggiore entità.
      • Tecnica
        : la tecnologia del progetto non è comprovata e sono richieste nuove competenze interne o esterne.
      Quando si specifica una categoria di rischio, il grado di rischio generale sostituisce qualsiasi selezione di stato differente effettuata per la categoria o il fattore di rischio.
    • Proprietario
      Definisce il nome della risorsa responsabile della gestione del rischio. Questa risorsa verifica la corretta gestione e registrazione del rischio durante l'intero ciclo di vita.
      Impostazione predefinita
      : la risorsa attualmente connessa.
    • Data di impatto
      Definisce la data entro la quale le ripercussioni del rischio potrebbero avere impatto sul progetto. Se si specifica una data di impatto, immettere una data nel campo Data di risoluzione prevista.
      Impostazione predefinita
      : Data corrente
    • Tipo di risposta
      Definisce il tipo di risposta desiderato per questo rischio.
      Valori:
      • Controlla
        . Non si desidera rispondere a un rischio. Questa risposta in genere viene assegnata ai rischi con un grado di rischio calcolato basso. Sebbene la probabilità o l'impatto del rischio non sia sufficiente a giustificare un'azione, è comunque possibile mantenere il rischio aperto e monitorarlo.
      • Accetta
        . Si accetta l'esposizione al rischio e, in alcuni casi, non si intende gestire il rischio.
      • Trasferisci
        . Si desidera trasferire il rischio a un progetto diverso. Una volta eseguito il trasferimento, è possibile chiudere il rischio.
      • Riduci
        . Si desidera applicare una strategia di risposta al rischio per risolverlo.
      Impostazione predefinita: Controlla
      Nota:
      In questo articolo, selezionare
      Riduci
      .
  4. Fare clic su Salva.
  5. Compilare i campi nella sezione
    Dettagli
    .
    • Ipotesi
      Definisce i presupposti che definiscono l'elemento come rischioso. Tali ipotesi possono essere verificate per garantirne la validità durante l'intero ciclo di vita del rischio. Se le ipotesi cambiano, variano anche l'impatto o la probabilità del rischio.
    • Rischi associati
      Definisce i rischi contenuti nel progetto e associati a questo rischio. È possibile collegare questo rischio soltanto ai rischi contenuti nel progetto.
    • Problemi associati
      Definisce i problemi contenuti nel progetto e associati a questo rischio. È possibile collegare questo rischio soltanto ai problemi contenuti nel progetto.
  6. Compilare i seguenti campi nella sezione
    Quantificazione del rischio
    :
    • Probabilità
      Definisce la probabilità che il rischio si verifichi. La probabilità di rischio viene utilizzata per calcolare l'esposizione al rischio.
      Valori: Bassa
      (1),
      Media
      (2),
      Alta
      (3)
      Impostazione predefinita: Bassa
    • Rischio calcolato
      Visualizza il punteggio calcolato in base alle selezioni effettuate nei campi
      Probabilità
      e
      Impatto
      .
      Valori:
      • 1 - 3 (verde). Il rischio calcolato è basso.
      • 4 - 6 (giallo). Il rischio calcolato è medio.
      • 7 - 9 (rosso). Il rischio calcolato è alto.
    • Impatto
      Definisce l'effetto del rischio sul progetto. L'effetto del rischio su prestazioni del progetto, capacità di supporto, costo e pianificazione determina l'impatto. L'impatto del rischio viene utilizzato per calcolare l'esposizione al rischio.
      Impostazione predefinita: Bassa
  7. All'occorrenza, nella sezione
    Allegati
    aggiungere un documento che contenga informazioni utili sul rischio, sulle modalità di riduzione o sull'effetto sul progetto.
  8. Completare i seguenti campi nella sezione
    Risoluzione
    :
    • Risoluzione
      Definisce la risoluzione finale del rischio, una volta ridotto. I dati di risoluzione possono essere utilizzati come promemoria del risultato di una strategia di risposta per il rischio al momento della pianificazione dei piani di rischio di progetti futuri.
      Nota:
      è possibile definire una risoluzione durante la creazione del rischio o prima di chiuderlo.
    • Rischi residui
      Specifica i rischi incontrati o creati nel progetto in seguito alla riduzione del rischio applicata per risolverlo. Diversamente dai rischi associati, i rischi residui non condividono risultati simili, ma derivano da un'azione effettuata durante il processo di risoluzione di un rischio.
  9. Salvare le modifiche.
Creazione di una strategia di risposta ai rischi
Dopo aver stabilito di ridurre il rischio, assegnare al proprietario del rischio il compito di sviluppare una strategia di risposta. Le strategie di risposta al rischio documentano le azioni, i requisiti di registrazione e altre informazioni utili, necessarie per ridurre la probabilità e l'impatto del rischio.
L'utente può assegnare strategie di risposta individuali a più risorse indipendentemente dal proprietario del rischio, e ciascuna strategia di risposta può avere una data di scadenza diversa. I nomi delle risorse e le date di scadenza possono essere utilizzati con i processi per inviare notifiche e promemoria ai proprietari dei rischi. In genere, viene creata una strategia di risposta quando si seleziona un tipo di risposta Riduci.
In alcuni casi, è possibile decidere di accettare l'esposizione al rischio e di non gestirlo.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire un progetto e fare clic su
    Rischi/Problemi/Modifiche
    .
  2. Aprire il rischio.
  3. Aprire il menu
    Proprietà
    e fare clic su
    Strategia di risposta
    .
  4. Compilare i campi e fare clic su
    Aggiungi
    per salvare le modifiche.
Chiusura di un rischio
Una volta ridotto un rischio, modificarne lo stato in Chiuso e immettere la risoluzione finale del rischio. Una risoluzione dettagliata consente di recuperare facilmente il risultato di una strategia di risposta al rischio al momento della pianificazione o della definizione di piani di rischio per progetti futuri.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire un progetto e fare clic su
    Rischi/Problemi/Modifiche
    .
  2. Aprire il rischio.
  3. Modificare lo
    stato
    in
    Chiuso
    .
  4. Inserire la procedura usata per ridurre il rischio nella sezione
    Risoluzione
    .
  5. Salvare le modifiche.
Creazione di un rischio da un problema
È possibile creare dei rischi per risolvere in modo più efficace l'incertezza e ridurre al minimo gli effetti economici dei problemi imprevisti o non gestiti. È possibile creare strategie di risposta per i rischi ed associare tali rischi ad attività e processi.
È possibile creare i rischi da problemi esistenti. Per rendere più semplici le operazioni di impostazione, le informazioni di base dei campi comuni vengono trasferite al nuovo problema. È possibile creare un collegamento tra il problema originale e il rischio per facilitare lo spostamento tra i record. Inoltre, è possibile associare manualmente rischi e problemi. L'associazione manuale consente di comprendere le relazioni esistenti tra rischi e problemi, consentendo una migliore gestione globale del progetto.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire un progetto e fare clic su
    Rischi/Problemi/Modifiche
    .
  2. Dal menu
    Rischi/Problemi/Modifiche
    fare clic su
    Problemi
    .
  3. Fare clic sul nome del problema.
  4. Fare clic su
    Crea rischio
    .
  5. Compilare i campi della sezione Generale. La maggior parte dei campi è stata già descritta in questa pagina.
  6. Fare clic su
    Salva
    .
  7. Compilare i campi nella sezione Dettagli.
    • Sintomi di rischio
      Definisce i sintomi che identificano l'elemento come un rischio.
    • Descrizione impatto
      Visualizza una descrizione del risultato che il rischio aveva sul progetto.
    • Data impatto del rischio
      Definisce la data in cui le ripercussioni del rischio potrebbero avere impatto sul progetto.
    • Data di risoluzione prevista
      Visualizza la data prevista per risolvere il rischio.
    • Ipotesi
      Definisce i presupposti che definiscono l'elemento come rischioso.
    • Rischi associati
      Definisce i rischi contenuti nel progetto associati a questo rischio. È possibile collegare questo rischio soltanto ai rischi contenuti nel progetto.
    • Problemi associati
      Definisce i problemi contenuti nel progetto associati a questo rischio. È possibile collegare questo rischio soltanto ai rischi contenuti nel progetto.
    • Tipo di risposta
      Definisce il tipo di risposta desiderato per questo rischio.
      Valori:
      • Controlla. Non si desidera rispondere a un rischio. Questa risposta in genere viene assegnata ai rischi con un grado di rischio calcolato basso. In altre parole, sebbene la probabilità o l'impatto del rischio non sia sufficiente a giustificare un'azione, è comunque possibile mantenere il rischio aperto e monitorarlo.
      • Accetta. Si accetta l'esposizione al rischio e, in alcuni casi, non si intende gestire il rischio.
      • Trasferisci. Si desidera trasferire il rischio a un progetto diverso. Una volta eseguito il trasferimento, è possibile chiudere il rischio.
      • Riduci. Si desidera applicare una strategia di risposta al rischio per risolverlo.
      Impostazione predefinita
      : Controlla
  8. Compilare i seguenti campi nella sezione Quantificazione del rischio:
    • Probabilità
      Definisce la probabilità dell'impatto. La probabilità di rischio viene utilizzata per calcolare l'esposizione al rischio.
      Valori
      : Bassa (1), Media (2), Alta (3)
      Impostazione predefinita
      : Bassa
    • Rischio calcolato
      Visualizza il punteggio calcolato in base alle selezioni effettuate nei campi Probabilità e Impatto.
      Valori di rischio:
      • 4 - 6 (giallo). Il rischio calcolato è medio.
      • 7 - 9 (rosso). Il rischio calcolato è alto.
      • 1 - 3 (verde). Il rischio calcolato è basso.
    • Impatto
      Definisce l'effetto di un rischio specifico sul progetto, determinato dall'effetto del rischio su prestazioni, supportabilità, costo e pianificazione del progetto. L'impatto del rischio viene utilizzato per calcolare l'esposizione al rischio.
      Valori
      : Bassa (1), Media (2), Alta (3)
      Impostazione predefinita
      : Bassa
  9. Includere i documenti, se presenti, nella sezione Allegati.
  10. Compilare i seguenti campi della sezione Risoluzione:
    • Risoluzione
      Definisce la risoluzione finale una volta ridotto il rischio. I dati di risoluzione possono essere utilizzati come promemoria del risultato di una strategia di risposta per il rischio al momento della pianificazione dei piani di rischio di progetti futuri.
    • Rischi residui
      Specifica i rischi incontrati o creati nel progetto in seguito alla riduzione del rischio applicata per risolverlo. Diversamente dai rischi associati, i rischi residui non condividono risultati simili, ma derivano da un'azione effettuata durante il processo di risoluzione di un rischio.
  11. Salvare le modifiche.
Dopo aver creato un rischio, viene visualizzato nell'elenco dei rischi. Se nella colonna Oltre la soglia della pagina Rischi è presente un segno di spunta, ciò significa che il grado di rischio ha superato la soglia del rischio.
Creazione di un rischio da una richiesta di modifica
Quando si crea un rischio da una richiesta di modifica, alcuni dei campi vengono compilati con le informazioni provenienti dalla richiesta di modifica. Per visualizzare la richiesta di modifica originale dal rischio, aprire il rischio e fare clic su ID nel campo della richiesta di modifica di origine.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire un progetto e fare clic su
    Rischi/Problemi/Modifiche
    .
  2. Aprire il menu Rischi/Problemi/Modifiche e fare clic su Richieste di modifica.
  3. Fare clic sul nome della richiesta di modifica.
  4. Fare clic su
    Crea rischio
    .
  5. Compilare i campi della sezione Generale. La maggior parte dei campi è stata già descritta in questa pagina.
  6. Compilare i campi nella sezione Dettagli.
    • Sintomi di rischio
      Definisce i sintomi che identificano l'elemento come un rischio.
    • Descrizione impatto
      Visualizza una descrizione del risultato che il rischio aveva sul progetto.
    • Data impatto del rischio
      Definisce la data in cui le ripercussioni del rischio potrebbero avere impatto sul progetto.
    • Ipotesi
      Definisce i presupposti che definiscono l'elemento come rischioso. Tali ipotesi possono essere verificate per garantirne la validità durante l'intero ciclo di vita del rischio. Se le ipotesi cambiano, variano anche l'impatto o la probabilità del rischio.
    • Rischi associati
      Definisce i rischi contenuti nel progetto associati a questo rischio. È possibile collegare questo rischio soltanto ai rischi contenuti nel progetto.
    • Problemi associati
      Definisce i problemi contenuti nel progetto associati a questo rischio. È possibile collegare questo rischio soltanto ai rischi contenuti nel progetto.
  7. Compilare i seguenti campi nella sezione Quantificazione del rischio. La maggior parte dei campi è stata già descritta in questa pagina.
  8. Includere i documenti presenti nella sezione Allegati.
  9. Compilare i seguenti campi della sezione Risoluzione.
  10. Salvare le modifiche.
Assegnazione della classificazione dei rischi
In genere, le organizzazioni preferiscono finanziare progetti con un grado di rischio basso o medio. È possibile terminare i progetti ad alto rischio, a meno che non siano in grado di fornire importanti o siano essenziali per gli obiettivi aziendali. Nella pagina principale del rischio, è possibile classificare un elenco predefinito degli eventuali fattori di rischio per ciascun progetto. Il grado di rischio viene visualizzato sotto forma di semaforo con i seguenti colori:
  • Rosso = rischio elevato
  • Giallo = rischio medio
  • Verde = rischio basso
Una volta assegnato il grado di rischio ai singoli fattori, viene calcolato un livello di rischio generale per il progetto. Il calcolo si basa sui livelli di rischio combinati di tutti i fattori di rischio presenti nell'elenco. Il livello di rischio generale appare quindi come primo elemento dell'elenco di fattori.
È possibile classificare i rischi nella pagina principale del rischio. I componenti di gestione del rischio e le azioni disponibili sono contenuti nella pagina Rischi. Creare un rischio dettagliato nella pagina Rischi e assegnarlo a una categoria.
  • La categoria corrisponde a una categoria o a un fattore di rischio elencato nella pagina dei rischi. Se il grado globale di un rischio dettagliato differisce dalla classificazione assegnata allo stesso fattore nella pagina principale del rischio, i due componenti di gestione del rischio interagiscono. Il grado del rischio dettagliato sostituisce la percentuale assegnata dall'utente. Se si crea un rischio dettagliato senza assegnare i punteggi di valutazione delle voci del rischio, tali punteggi attribuiscono un colore al fattore corrispondente dell'elenco.
  • Nella pagina principale del rischio, alcune categorie di rischio della sezione Fattori di contribuzione sono disponibili in sola modalità di visualizzazione. Dopo aver creato un rischio dettagliato e assegnato una categoria di rischio, non è possibile modificare la categoria di rischio corrispondente nella sezione Fattori di rischio delle proprietà dei rischi associati al progetto. È possibile aggiornare la classificazione aggiornando il rischio corrispondente nella pagina di elenco dei rischi.
L'eliminazione di un rischio dettagliato modifica il grado di rischio globale del progetto nonché il grado di rischio della categoria specifica. Entrambi questi valori vengono visualizzati nella sezione Fattori di contribuzione della pagina principale del rischio.
Supporre di eliminare un rischio di finanziamento dettagliato e questa categoria contiene più rischi. Il grado di rischio per tale categoria o fattore di rischio viene ricalcolato in base al grado di tutti i rischi restanti nella categoria. Se, invece, viene eliminato un rischio di finanziamento e resta un solo rischio nella categoria, è possibile selezionare un valore di rischio dall'elenco a discesa Finanziamento.
È possibile assegnare le classificazioni ai fattori di rischio del progetto. I fattori di rischio vengono visualizzati nella sezione dei fattori di contribuzione della pagina. Il campo Rischio nella parte superiore della pagina indica un livello di rischio combinato per il progetto. Il livello di rischio si basa su tutte le selezioni effettuate nella sezione Fattori di contribuzione della pagina.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto e selezionare Rischio da Proprietà.
  2. Selezionare le opzioni per classificare il rischio.
    • Obiettivi
      Specifica se i requisiti, gli obiettivi, l'ambito e i benefit sono appropriati, ben definiti, misurabili e verificabili.
    • Sponsorizzazione
      Specifica se la sponsorizzazione è ben definita e impegnata.
    • Finanziamento
      Specifica se il finanziamento del progetto è disponibile e privo di vincoli.
    • Disponibilità risorsa
      Specifica se le risorse interne sono disponibili per il progetto e prive di vincoli. Non sono necessarie risorse esterne.
    • Interdipendenze
      Specifica se il progetto non dipende da altri progetti.
    • Tecnico
      Specifica se la tecnologia del progetto è consolidata e se sono richieste nuove competenze interne o esterne.
    • Human Interface
      Specifica se il progetto presenta un'interfaccia utente ben definita.
    • Cultura organizzativa
      Specifica se il progetto richiede modifiche di minore entità a livello della cultura organizzativa, dei processi di business, delle procedure o delle policy.
    • Supportabilità
      Specifica se il progetto sarà facilmente supportabile in futuro e non richiederà interventi di aggiornamento importanti.
    • Implementazione
      Specifica se il processo di implementazione e accettazione da parte degli utenti presenta incertezze di minore entità.
    • Flessibilità
      Specifica se il progetto è facilmente adattabile.
  3. Salvare le modifiche.
    Il colore dei semafori corrispondenti ai diversi fattori di rischio viene modificato in base al livello selezionato per ciascun rischio.
Grado di rischio calcolato
È possibile immettere e visualizzare il grado di rischio calcolato nella sezione Quantificazione rischio della pagina Proprietà rischio. Il grado di rischio viene calcolato in base alle selezioni effettuate nei campi Probabilità e Impatto di questa pagina. I livelli di probabilità e di impatto vengono classificati come segue:
  • Basso = 1
  • Medio = 2
  • Alto = 3
Ad esempio, il livello di probabilità del rischio viene impostato su Alto (3) e il livello di impatto su Medio (2). Il grado di rischio calcolato è 6. Tale grado di rischio viene utilizzato con il valore della soglia di rischio a livello di sistema per tutti i progetti e viene impostato dall'amministratore di
Classic PPM
. Il valore della
soglia di rischio
corrisponde al livello di rischio tollerato senza attuare una strategia di risposta al rischio. Poiché i progetti possono contenere centinaia di rischi, la soglia di rischio si rivela particolarmente utile. L'unica maniera per gestirli consiste nell'evidenziare quelli più importanti.
La matrice del grado di rischio e la soglia di rischio contengono valori predefiniti. Tali valori possono essere impostati come alti o bassi in base alle esigenze dell'organizzazione. La pagina Rischi consente di verificare se il rischio supera il valore della soglia. È possibile progettare procedure o processi per gestire i rischi che superano la soglia.
Per ulteriori informazioni sulla modalità di calcolo dei gradi di rischio e i fattori che determinano il colore del grado di rischio, consultare l'articolo TEC439319 del Supporto in linea di CA.
Configurazione della matrice del grado di rischio
Utilizzare la matrice Impostazione del grado di rischio per impostare il grado di rischio per una determinata combinazione di impatto e probabilità. Il sistema utilizza la matrice per determinare il livello di rischio (alto, medio, basso) in base ai fattori di impatto e alle probabilità di rischio.
Per impostazione predefinita, è possibile utilizzare i seguenti punteggi di classificazione dei rischi per valutare i fattori di Impatto e Probabilità:
  • Bassa
  • Media
  • Alta
Impatto e Probabilità sono attributi di ricerca con valori numerici (LOOKUP_ENUM) assegnati. Il prodotto dei valori Impatto e Probabilità fornisce il valore di rischio calcolato per un rischio.
Procedere come descritto di seguito:
  1. In Amministrazione, selezionare Impostazioni del rischio in Gestione progetto.
  2. Per ciascuna riga Impatto del rischio (Basso, Medio e Alto), selezionare una Probabilità di rischio (Bassa, Media o Alta) per ciascuna colonna.
Configurazione della matrice di grado del rischio tramite valori personalizzati
Per impostazione predefinita, la ricerca Classificazione dei rischi utilizza i seguenti ID in ordine alfabetico per i livelli di classificazione.
  • L= 0 (bassa)
  • M= 50 (media)
  • H =100 (alta)
È possibile configurare la matrice del grado di rischio aggiungendo valori personalizzati alle seguenti ricerche.
  • Classificazione dei rischi
  • Impatto del rischio
  • Probabilità di rischio
Per utilizzare i punteggi personalizzati (ad esempio Medio-bassa, Media-alta o Molto alta) per classificare i fattori Impatto e Probabilità, configurare i valori di ricerca della classificazione dei rischi. I punteggi o i valori personalizzati vengono visualizzati nella matrice Impostazione del grado di rischio. È possibile selezionare i valori personalizzati dal menu a discesa per le righe Impatto del rischio e le colonne Probabilità di rischio.
Per impostazione predefinita, le ricerche Impatto del rischio e Probabilità di rischio utilizzano i seguenti ID numerici per indicare l'impatto e i livelli di probabilità:
  • 1 = Bassa (0)
  • 2 = Media (50)
  • 3 = Alta (100)
Per definire i valori personalizzati per i fattori Impatto e Probabilità, configurare i valori di ricerca Impatto del rischio e Probabilità di rischio. I valori Impatto del rischio vengono visualizzati nella matrice Impostazione del grado di rischio come righe aggiuntive con menu a discesa contenenti la voce Seleziona. I valori della Probabilità di rischio vengono visualizzati nella matrice Impostazione del grado di rischio come colonne aggiuntive con menu a discesa contenenti la voce Seleziona. Fare clic su Seleziona per selezionare l'impatto del rischio o il valore di probabilità di una riga o di una colonna della matrice.
Procedere come descritto di seguito:
  1. In Amministrazione, selezionare Ricerche in Amministrazione dati.
  2. Filtrare la ricerca che si desidera configurare (ad esempio, Classificazione dei rischi - LMH standard)
  3. Fare clic su Valori, quindi selezionare Nuovo per definire un valore personalizzato di ricerca.
  4. Definire gli attributi di valore personalizzato. Ad esempio, aggiungere il seguente valore di classificazione dei rischi personalizzato:
    • Nome valore di ricerca = Bassa-Media
    • ID= 25
    • Partizione= Sistema
  5. Fare clic su Salva e Indietro.
  6. Fare clic su Riordina valori.
  7. Utilizzare le frecce su e giù per posizionare il nuovo valore personalizzato nell'ordine corretto.
  8. Fare clic su Salva e Indietro.
Dopo aver aggiunto i valori personalizzati nelle ricerche Classificazione dei rischi, Impatto del rischio o Probabilità di rischio, accedere alla pagina Impostazioni del rischio e in Amministrazione selezionare i nuovi valori aggiunti nella matrice Impostazione del grado di rischio. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Configurazione della matrice del grado di rischio.
Aggiunta di note su rischi, problemi o richieste di modifica
È possibile aggiungere note riguardanti un rischio, un problema o una richiesta di modifica. Le note aggiunte vengono visualizzate in un elenco nella pagina corrispondente. Le note vengono visualizzate in base all'ordine di creazione; la nota più recente viene visualizzata all'inizio dell'elenco. Da questa pagina, è possibile ordinare l'elenco di note e aggiungerne altre. Non è possibile modificare né rispondere a queste note.
Le note vengono visualizzate nella sezione di elenco della pagina Rischi. Gli utenti che hanno accesso alla pagina Rischi/Problemi/Modifiche per un progetto possono visualizzare le note.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto e fare clic su Rischi/Problemi/Modifiche.
  2. Aprire il menu Rischi/Problemi/Modifiche e selezionare una voce.
  3. Aprire il rischio, il problema o la richiesta di modifica per aggiungervi le note.
  4. Fare clic su Note.
  5. Compilare i campi e fare clic su Aggiungi per salvare le note.
Associazione di attività chiave a un rischio
È possibile assegnare un rischio a un'attività esistente o creare un'attività. Inoltre, è possibile assegnare i rischi a una o più attività chiave. Un'attività chiave è un'attività che riveste una certa importanza per diversi motivi. Ad esempio, la data di inizio di altre attività può dipendere dall'attività chiave. La pagina delle attività associate al rischio consente di visualizzare un elenco di attività associate al rischio. È possibile associare i rischi creati alle attività e visualizzarli nella pagina dei rischi associati alle attività. Non è possibile rispondere o modificare i rischi elencati in questa pagina. I rischi possono essere visualizzati dalle risorse che dispongono dell'accesso al progetto.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto e fare clic su Rischi/Problemi/Modifiche.
  2. Fare clic sul nome del rischio.
  3. Fare clic su Attività associate.
  4. Per aggiungere un'attività esistente, fare clic su Aggiungi attività esistenti. Selezionare la casella di controllo accanto all'attività da associare al rischio, quindi fare clic su Collegamento a.
  5. Per aggiungere una nuova associazione dell'attività, fare clic su Nuovo.
  6. Compilare i campi nella sezione Generale:
    • Cardine
      Consente di specificare l'attività come attività cardine. Le attività cardine sono attività con una data di scadenza ma senza durata (ovvero il periodo compreso tra la data di inizio e la data di fine). Una volta salvato, il campo Inizio della pagina Proprietà dell'attività viene bloccato.
      Impostazione predefinita:
      opzione deselezionata
      Non è possibile assegnare membri del personale a attività cardine né impostare le attività cardine come attività di riepilogo.
    • Attività chiave
      Specifica se impostare l'attività come attività chiave. Un'attività chiave è un'attività che riveste una certa importanza per diversi motivi. Ad esempio, la data di inizio di altre attività può dipendere dall'attività chiave.
      Esempio
      : se l'attività in questione è una il cui completamento è essenziale per la data di inizio di altre attività, contrassegnare l'attività come chiave.
      Impostazione predefinita:
      opzione selezionata
    • Stato
      Visualizza lo stato dell'attività in base al valore % di completamento. Questo campo viene calcolato automaticamente e aggiornato in base al valore percentuale di completamento dell'attività.
      Valori:
      • Completato: L'attività corrisponde a zero e la percentuale di completamento corrisponde a 100.
      • Non avviato: I valori effettivi non vengono contabilizzati e la percentuale di completamento è pari a zero.
      • Avviato: Visualizza quando una risorsa contabilizza valori effettivi per l'assegnazione dell'attività. La percentuale di completamento dell'attività è maggiore di zero e inferiore a 100.
      Impostazione predefinita:
      Non avviato
    • % di completamento
      Definisce la percentuale di lavoro completata se l'attività è parzialmente completata.
      Valori:
      • Zero. L'attività non viene avviata.
      • Da 1 a 99. L'attività presenta l'ETC o i valori effettivi contabilizzati senza essere avviata.
      • 100. L'attività è completata.
      Impostazione predefinita:
      0
    • Codice di addebito
      Definisce il codice di addebito dell'attività. I codici di addebito a livello di attività sostituiscono i codici di addebito a livello di progetto nel caso in cui entrambi i codici vengano specificati.
    • Data di inizio richiesta
      Definisce la data di inizio dell'attività. La data specificata costituisce un vincolo durante la pianificazione automatica.
    • Data di fine richiesta
      Definisce la data di fine dell'attività. La data specificata costituisce un vincolo durante la pianificazione automatica.
    • Inizio non precedente al
      Definisce la data di inizio minima di un'attività. La data specificata costituisce un vincolo durante la pianificazione automatica.
    • Inizio non successivo al
      Definisce la data di inizio massima di un'attività. La data specificata costituisce un vincolo durante la pianificazione automatica.
    • Completamento non precedente al
      Definisce la data di fine minima di un'attività. La data specificata costituisce un vincolo durante la pianificazione automatica.
    • Completamento non successivo al
      Definisce la data di fine massima di un'attività. La data specificata costituisce un vincolo durante la pianificazione automatica.
    • Escludi dalla pianificazione automatica
      Consente di specificare se si desidera escludere le date per l'attività durante il processo di pianificazione automatica.
      Impostazione predefinita:
      opzione deselezionata
      Obbligatorio:
      No
      Questo campo è associato al campo
      Pianifica le assegnazioni sulle attività escluse
      della pagina Pianificazione automatica. Ad esempio, è possibile escludere l'attività dalla pianificazione automatica e consentire modifiche alle date di assegnazione delle risorse escluse durante la pianificazione automatica. il processo di pianificazione automatica modificherà le date di assegnazione delle risorse dell'attività mantenendo le date di inizio e di fine dell'attività.
  7. Salvare le modifiche.
Gestione dell'elenco di valori per la ricerca delle categorie di rischio
I valori per le categorie di rischio (ricerca RIM_CATEGORY_TYPE) contenuti nell'elenco definito dal sistema sono quelli consigliati. È possibile modificare questo elenco per soddisfare le esigenze di calcolo e gestione dei rischi della propria organizzazione.
È possibile creare attributi definiti dall'utente e aggiungerli alla formula della media ponderata dei rischi. I valori di ricerca per Tipo di categoria (ID=RIM_CATEGORY_TYPE) sono gestiti nell'applicazione in modo diverso rispetto alla semplice aggiunta di valori di ricerca tramite Amministrazione, Amministrazione dati, Ricerche.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Fare clic su
    Amministrazione
    ,
    Studio
    ,
    Oggetti
    .
  2. Aprire l'oggetto
    Progetto
    e fare clic sulla scheda
    Attributi
    .
  3. Creare un nuovo attributo numerico. Ad esempio,
    Fattore di rischio personale
    con ID
    my_risk_factor
    .
    1. Fare clic sul pulsante
      Aggiungi
      .
    2. Selezionare il tipo di attributo. In questo caso è il
      numero
      .
    3. Compilare tutti i campi obbligatori e fare clic su
      Salva
      .
  4. Aggiungere il nuovo attributo all'attributo Grado di rischio (disponibile nell'elenco dell'attributo dell'Oggetto di progetto).
  5. Fare clic sull'attributo
    Grado di rischio
    (id = rischio).
  6. Nella pagina
    Proprietà rischio
    , fare clic sul collegamento
    [Genera formula media ponderata]
    .
  7. Aggiungere il nuovo attributo definito dall'utente (
    my_risk_factor
    ) alla formula della media ponderata.
  8. Eventualmente è possibile rimuovere gli altri attributi e i valori definiti dal sistema dalla formula della media ponderata.
  9. Fare clic su
    Salva
    o
    Invia
    .
  10. Controllare l'elenco dei valori di ricerca
    Risk Category Type
    (Tipo categoria di rischio):
    1. Fare clic su
      Amministrazione
      ,
      Amministrazione dati
      ,
      Ricerche
      .
    2. Cercare ID = RIM_CATEGORY_TYPE, aprire la ricerca e selezionare la scheda
      Valori
      .
      Viene visualizzato il nuovo attributo Grado di rischio definito dall'utente e denominato
      Fattore di rischio personale
      come un valore in questa ricerca.
  11. Inserire il nuovo attributo (
    my_risk_factor
    ) in una pagina secondaria dell'oggetto Progetto in modo che gli utenti possano immettere un valore nel campo per il calcolo del grado di rischio.
  12. È possibile inoltre rimuovere gli attributi definiti dal sistema per Grado di rischio se non sono necessari.
  13. Per aggiornare le visualizzazioni, accedere ad
    Amministrazione
    ,
    Studio
    ,
    Oggetti
    , quindi aprire l'oggetto
    Progetto
    e fare clic sulla scheda
    Visualizzazioni
    .
  14. Pubblicare le visualizzazioni modificate del progetto in caso di modifiche alle visualizzazioni di elenco, di filtro o alle opzioni. Non è necessario pubblicare le modifiche apportate alle pagine delle proprietà.
Automatizzazione della gestione dei rischi
Il processo Assegna rischi è un processo disponibile di gestione dei rischi. In qualità di amministratore o di manager dei processi, utilizzare il processo Assegna rischi per gestire l'assegnazione e la risoluzione dei rischi di progetto. Per impostazione predefinita, il processo non è attivo. Il processo viene attivato dall'amministratore prima che sia possibile avviare il processo di assegnazione dei rischi. Una volta attivo, è possibile accedere e avviare il processo dal rischio nella scheda Processi.
È possibile personalizzare il processo mediante ulteriori regole di business. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione
Configurazione dei processi
.
Il processo Assegna rischi consente di completare le seguenti operazioni. Il processo invia le notifiche per ciascuna azione o per ciascuna operazione ai destinatari specificati.
  1. L'utente crea un nuovo rischio di progetto con stato
    Aperto
    e avvia manualmente il processo Assegna rischi.
  2. Il processo verifica se è stata specificata una categoria di rischio
    .
    Se la categoria di rischio è stata specificata, il processo crea un'azione per il manager di progetto affinché assegni un proprietario del rischio.
    Se la categoria di rischio non viene specificata, il processo crea un'azione per il manager di progetto affinché possa immettere una categoria di rischio. Il proprietario del rischio modifica lo stato del rischio in
    Operazione in corso
    .
  3. Dopo aver assegnato un rischio a un proprietario, il processo crea un'azione per il proprietario del rischio affinché selezioni un approccio per la risoluzione del rischio stesso (riduzione, monitoraggio, trasferimento o accettazione del rischio).
    • Se il rischio viene accettato, viene creata un'azione per il manager di progetto affinché approvi l'accettazione del rischio. Se l'accettazione del rischio viene approvata, il rischio viene contrassegnato come Risolto. Se l'accettazione del rischio viene negata, l'azione viene inviata nuovamente al proprietario del rischio affinché selezioni un nuovo approccio per la risoluzione del rischio.
    • Se il rischio viene monitorato, viene creata un'azione per il proprietario del rischio affinché il rischio stesso venga monitorato. In seguito al completamento dell'azione, il rischio viene contrassegnato come Risolto.
    • Se il rischio viene ridotto, il processo crea un'azione per il proprietario del rischio affinché definisca le operazioni di riduzione del rischio. In seguito al completamento dell'azione, il rischio viene contrassegnato come Risolto.
    • Se il rischio viene trasferito, crea un'azione per il proprietario del rischio affinché trasferisca il rischio a un altro proprietario o a un altro gruppo. In seguito al completamento dell'azione, il rischio viene contrassegnato come Risolto.
  4. In seguito alla risoluzione del rischio, il proprietario modifica lo stato del rischio su
    Chiuso
    .
Creazione di un problema e chiusura del rischio
Un
problema
è un evento che ha interessato il progetto. Quando il piano di riduzione del rischio non riesce, è possibile trasformare il rischio in un problema. Creare un problema dal rischio esistente, quindi chiudere il rischio. Con questa operazione il nuovo problema eredita il nome e la descrizione del rischio, nonché alcuni dei suoi valori, quali lo stato (Aperto) e la data di creazione (data corrente). È sempre possibile tornare al collegamento con il rischio di origine. La creazione di un problema da un rischio implica il riconoscimento del rischio e la definizione delle azioni e delle attività necessarie per la risoluzione del problema da parte del team di progetto. Inoltre, consente al team di conservare un record dei problemi e dei relativi risultati per analizzarli una volta chiuso il progetto o al momento della pianificazione di progetti futuri.
È inoltre possibile collegare altri rischi o problemi correlati al problema. Il collegamento dei rischi e dei problemi correlati consente di individuare le dipendenze e riconoscere le tendenze nella fase successiva di analisi e audit.
In questo articolo, durante il piano di riduzione, vengono assunti lavoratori esterni per completare il progetto. Tuttavia, i lavoratori esterni non possiedono il livello richiesto di esperienza per influire sull'avanzamento della consegna del progetto. Il rischio diventa così un problema e il manager di progetto crea un problema derivato da questo rischio, che viene chiuso.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto e fare clic su
    Rischi/Problemi/Modifiche
    .
  2. Aprire il rischio.
  3. Fare clic su
    Crea problema
    .
  4. Compilare i campi nella sezione
    Generale
    :
    • Categoria
      Definisce la categoria di appartenenza del problema.
      Valori:
      • Flessibilità
        : il progetto non è adattabile.
      • Finanziamento
        : il finanziamento del progetto non è allocato o è disponibile con vincoli.
      • Human Interface
        : l'interfaccia utente (UI) non è ben definita.
      • Implementazione
        : sono presenti incertezze nell'implementazione e nell'accettazione da parte dell'utente
      • Interdipendenze
        : il progetto dipende da altri progetti.
      • Obiettivi
        : i requisiti, gli obiettivi, l'ambito e i vantaggi non sono ragionevoli, chiari, misurabili e verificabili.
      • Cultura organizzativa
        : il progetto richiede modifiche alla cultura organizzativa, ai processi di business, alle procedure o alle policy.
      • Disponibilità delle risorse
        : la disponibilità delle risorse interne è incerta e sono necessarie risorse esterne.
      • Sponsorizzazione
        : la sponsorizzazione non è chiaramente identificata e confermata.
      • Supportabilità
        : il progetto non è facile da supportare nel futuro ed è richiesto un aggiornamento di maggiore entità.
      • Tecnica
        : la tecnologia del progetto non è comprovata e sono richieste nuove competenze interne o esterne.
    • Proprietario
      Definisce il nome della risorsa responsabile della gestione del problema. Questa risorsa verifica la corretta gestione e registrazione del problema durante l'intero ciclo di vita.
      Impostazione predefinita
      : la risorsa attualmente connessa.
  5. Compilare i campi nella sezione
    Dettagli
    .
  6. All'occorrenza, nella sezione
    Allegati
    aggiungere un documento che contenga informazioni utili sul problema, sulle modalità di risoluzione o sull'effetto sul progetto.
  7. Completare la sezione
    Risoluzione
    una volta risolto il problema.
  8. Fare clic su
    Salva e Indietro
    per passare alla pagina
    Proprietà rischio
    e chiudere il rischio.
  9. Modificare lo
    stato
    in
    Chiuso
    .
  10. Salvare le modifiche.
Creazione di un problema
Creare un problema quando il rischio ha un impatto significativo sul progetto. Poiché il ritardo nel processo di approvazione viene anticipato, il manager di progetto crea un problema e assegna la categoria come dipendenza.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto e fare clic su
    Rischi/Problemi/Modifiche
    .
  2. Aprire il menu
    Rischi/Problemi/Modifiche
    e fare clic su
    Problemi
    .
  3. Fare clic su
    Nuovo
    .
  4. Compilare i campi nella sezione
    Generale
    :
    • ID problema
      Definisce l'identificatore univoco per il problema. Una volta salvato il problema, non sarà possibile modificare l'ID.
    • Categoria
      Definisce la categoria di appartenenza del problema.
      Valori:
      • Flessibilità
        : il progetto non è adattabile.
      • Finanziamento
        : il finanziamento del progetto non è allocato o è disponibile con vincoli.
      • Human Interface
        : l'interfaccia utente (UI) non è ben definita.
      • Implementazione
        : sono presenti incertezze nell'implementazione e nell'accettazione da parte dell'utente
      • Interdipendenze
        : il progetto dipende da altri progetti.
      • Obiettivi
        : i requisiti, gli obiettivi, l'ambito e i vantaggi non sono ragionevoli, chiari, misurabili e verificabili.
      • Cultura organizzativa
        : il progetto richiede modifiche alla cultura organizzativa, ai processi di business, alle procedure o alle policy.
      • Disponibilità delle risorse
        : la disponibilità delle risorse interne è incerta e sono necessarie risorse esterne.
      • Sponsorizzazione
        : la sponsorizzazione non è chiaramente identificata e confermata.
      • Supportabilità
        : il progetto non è facile da supportare nel futuro ed è richiesto un aggiornamento di maggiore entità.
      • Tecnica
        : la tecnologia del progetto non è comprovata e sono richieste nuove competenze interne o esterne.
    • Proprietario
      Definisce il nome della risorsa responsabile della gestione del problema. Questa risorsa verifica la corretta gestione e registrazione del problema durante l'intero ciclo di vita.
      Impostazione predefinita
      : la risorsa attualmente connessa.
    • Autore
      Visualizza il nome della risorsa che ha creato il problema.
      Impostazione predefinita
      : la risorsa attualmente connessa.
  5. Compilare i campi nella sezione
    Dettagli
    .
  6. All'occorrenza, nella sezione
    Allegati
    aggiungere un documento che contenga informazioni utili sul problema, sulle modalità di risoluzione o sull'effetto sul progetto.
  7. Completare la sezione
    Risoluzione
    una volta risolto il problema.
  8. Salvare le modifiche.
Chiusura di un problema
Una volta risolto il problema, modificare lo stato in Chiuso e inserire la risoluzione finale. Una risoluzione dettagliata consente di recuperare facilmente il risultato di un problema al momento della pianificazione o della definizione di progetti futuri.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto e fare clic su
    Rischi/Problemi/Modifiche
    .
  2. Aprire il menu
    Rischi/Problemi/Modifiche
    e fare clic su
    Problemi
    .
  3. Aprire il problema.
  4. Modificare lo
    stato
    in
    Chiuso
    .
  5. Inserire la procedura usata per risolvere il problema nella sezione
    Risoluzione
    .
  6. Salvare le modifiche.
Creazione di un problema da un rischio o una richiesta di modifica
È possibile creare problemi a partire da rischi o richieste di modifica in modo da poter eseguire l'escalation di rischi gravi a un livello superiore. È inoltre possibile creare problemi indipendenti dai rischi e dalle richieste di modifica. Come nel caso dei rischi, è possibile associare i problemi ad azioni, attività e processi.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto e fare clic su Rischi/Problemi/Modifiche.
  2. Aprire il menu Rischi/Problemi/Modifiche e fare clic su Problemi o su Richieste di modifica.
  3. Fare clic su Nuovo oppure sul nome di una richiesta di modifica, quindi fare clic su Crea problema.
  4. Inserire le informazioni richieste.
    • Proprietario
      Definisce il nome della risorsa responsabile della gestione del rischio. Questa risorsa verifica la corretta gestione e registrazione del problema durante l'intero ciclo di vita. Se il problema viene creato da un rischio chiuso, il valore di questo campo è determinato dal campo Proprietario della pagina Proprietà rischio.
      Impostazione predefinita
      : la risorsa attualmente connessa.
  5. Compilare i campi della sezione Dettagli.
  6. Allegare tutti i documenti.
  7. Compilare il campo Risoluzione nella sezione Risoluzione.
  8. Salvare le modifiche.
Importazione di problemi da un altro sistema di record
Se l'azienda utilizza un sistema diverso per creare e monitorare i problemi (ad esempio, Microsoft Excel o Access), è possibile utilizzare XML Open Gateway (XOG) per importarli in
Classic PPM
. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione
Sviluppo di XML Open Gateway (XOG)
.
Chiusura di una richiesta di modifica e registrazione della richiesta come problema
È possibile creare rapidamente una nuova richiesta di modifica da un problema esistente. Per rendere più semplici le operazioni di impostazione, le informazioni di base dei campi comuni vengono copiate nella nuova richiesta di modifica. Per facilitare il passaggio tra vari i record, viene creato un collegamento al problema di origine nella pagina Proprietà problema. Inoltre, è possibile associare manualmente diversi problemi o richieste di modifica. L'associazione consente di comprendere le relazioni esistenti tra le questioni e richieste di modifica, consentendo una migliore gestione globale del progetto. Per visualizzare la richiesta di modifica originale, fare clic su ID nel campo della richiesta di modifica di origine.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire la richiesta di modifica:
  2. Modificare lo stato in Chiuso.
  3. Salvare le modifiche.
  4. Fare clic su Crea problema.
  5. Compilare i campi della sezione Generale. Di seguito si riporta la descrizione di alcuni campi:
    • Proprietario
      Definisce il nome della risorsa responsabile della gestione del rischio. Questa risorsa verifica la corretta gestione e registrazione del problema durante l'intero ciclo di vita. Se il problema viene creato da un rischio chiuso, il valore di questo campo è determinato dal campo Proprietario della pagina Proprietà rischio.
      Impostazione predefinita
      : la risorsa attualmente connessa.
  6. Compilare i campi della sezione Dettagli. Di seguito si riporta la descrizione di alcuni campi:
    • Data di risoluzione prevista
      Definisce la data prevista per la risoluzione del problema. La data deve essere uguale o precedente alla data di impatto.
      Impostazione predefinita
      : Data corrente
  7. Allegare tutti i documenti.
  8. Compilare il campo Risoluzione nella sezione Risoluzione.
  9. Salvare le modifiche.
Associazione di attività esistenti a problemi
È possibile associare le attività al problema e visualizzare un elenco delle attività associate al problema. È possibile associare attività, attività chiave e cardini al problema. Non è possibile rispondere ai problemi o modificare quelli elencati in questa pagina. Per impostazione predefinita, non tutte le attività associate al problema vengono visualizzate nell'elenco. Per visualizzare tutte le attività associate al problema, espandere la sezione del filtro, selezionare Tutti nel campo di filtro Attività chiave, quindi fare clic su Filtro.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto e fare clic su Rischi/Problemi/Modifiche.
  2. Aprire il menu Rischi/Problemi/Modifiche e fare clic su Problemi.
  3. Fare clic sul nome del problema.
  4. Fare clic su Attività associate.
  5. Fare clic su Aggiungi attività esistenti.
  6. Selezionare la casella di controllo accanto all'attività da associare al problema, quindi fare clic su Collegamento a.
Creazione di una richiesta di modifica
Una
richiesta di modifica
comporta un'espansione o una riduzione dell'ambito di progetto, della pianificazione o del budget. Creare una richiesta di modifica quando la risoluzione del problema influisce sull'ambito del progetto, sulla pianificazione o sul budget, oppure quando il problema non viene risolto. La registrazione di una richiesta di modifica consente di analizzare il progetto e, anche, di imparare dagli eventi passati. È possibile creare richieste di modifica per inviare e registrare le richieste degli azionisti. Le richieste di modifica sono richieste di espansione o riduzione dell'ambito o dei piani del progetto, nonché di revisione delle pianificazioni. Una richiesta di modifica può essere creata per fare riferimento a una nuova funzionalità del prodotto, a una richiesta di miglioramento, a un difetto oppure alla modifica di un requisito. È possibile registrare lo stato della richiesta di modifica durante tutto il ciclo di vita del progetto.
Il manager di progetto può creare una richiesta di modifica per posticipare la scadenza del progetto in modo da affrontare il problema di disponibilità della risorsa o altre dipendenze.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto e fare clic su
    Rischi/Problemi/Modifiche
    .
  2. Per creare una richiesta di modifica da un problema, aprire il menu
    Rischi/Problemi/Modifiche
    e fare clic su
    Problemi
    . Aprire un problema e fare clic su
    Crea richiesta di modifica
    .
  3. Per creare una nuova richiesta di modifica, aprire il menu Rischi/Problemi/Modifiche e fare clic su Richiesta di modifica. Fare clic su Nuovo.
  4. Compilare i campi delle sezioni
    Generale
    e
    Dettagli
    . La maggior parte dei campi è stata già descritta in questa pagina.
  5. All'occorrenza, nella sezione
    Allegati
    aggiungere un documento che contenga informazioni utili sulla richiesta di modifica, sulle modalità di risoluzione o sull'effetto sul progetto.
  6. Compilare i campi della sezione
    Effetto
    .
    • Impatto sulla previsione
      Descrive l'impatto sulla previsione del progetto delle modifiche apportate alla richiesta.
    • Impatto su altri progetti
      Descrive l'eventuale impatto della richiesta su altri progetti.
    • Modifica dei costi
      Definisce il valore in base al quale la richiesta può modificare il costo a budget del progetto. Il campo Costo a budget è definito nella pagina Proprietà budget.
    • Modifica della pianificazione
      Definisce il numero di giorni di ritardo o anticipo della pianificazione globale del progetto in seguito alla richiesta.
    • Modifica delle risorse
      Definisce il numero corrispondente alla richiesta di aumento o riduzione del numero di risorse necessarie per il progetto.
  7. Compilare i campi della sezione
    Valutazione
    .
  8. Fare clic su
    Salva e Indietro
    per passare alla pagina delle proprietà del problema e chiudere il problema.
  9. Modificare lo
    stato
    in
    Chiuso
    .
  10. Salvare le modifiche.
Creazione di una richiesta di modifica da un rischio
È possibile creare nuove richieste di modifica da rischi esistenti. Viene visualizzato il campo Rischio di origine nella pagina Proprietà richiesta di modifica. Tale campo è un collegamento al rischio da cui è derivata la richiesta di modifica. Per facilitare l'impostazione, le informazioni di base, quali nome del rischio e numero ID, vengono copiate nella nuova richiesta di modifica.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto e fare clic su Rischi/Problemi/Modifiche.
  2. Fare clic sul nome del rischio.
  3. Fare clic su Crea richiesta di modifica.
  4. Completare i campi della pagina.
  5. Salvare le modifiche.
Chiusura di una richiesta di modifica
Una volta risolta una richiesta di modifica, modificarne lo stato in Chiuso ed immettere una risoluzione finale. Una risoluzione dettagliata consente di recuperare facilmente il risultato di una richiesta al momento della pianificazione o della definizione di progetti futuri.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire la richiesta di modifica:
  2. Nella sezione Proprietà generali, cambiare lo stato della richiesta su Chiuso e immettere un motivo per la richiesta di modifica.
  3. Salvare le modifiche.
Visualizzazione dell'audit trail per un rischio, un problema o una richiesta di modifica
È possibile visualizzare il momento e l'autore delle modifiche a determinati campi. In tal modo, è possibile tenere traccia delle modifiche per risorsa e data. L'amministratore può impostare questa funzione per controllare e mantenere un record delle operazioni eseguite nelle richieste di modifica. Quando gli utenti modificano un rischio, un problema o una richiesta di modifica, le modifiche apportate vengono visualizzate nella pagina Audit Trail.
È possibile visualizzare gli attributi di una richiesta modificata. I campi vengono visualizzati nella parte inferiore della pagina Audit Trail di una richiesta di modifica. I dettagli includono il nome della risorsa che ha apportato la modifica e la data corrispondente. Prima che sia possibile visualizzare la pagina Audit Trail di una richiesta di modifica, l'amministratore deve eseguire l'impostazione del controllo. Per ulteriori informazioni, consultare il paragrafo dedicato allo
sviluppo di Studio
nella sezione dei riferimenti della documentazione in lingua inglese.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto e fare clic su Rischi/Problemi/Modifiche.
  2. Aprire il menu Rischi/Problemi/Modifiche e fare clic su Rischi, Problemi o Richiesta di modifica.
  3. Aprire la voce e fare clic su Audit.
  4. Filtrare l'elenco.
Assegnazione di un'azione a sé stessi o ad altri utenti
Le azioni di progetto sono promemoria di lavoro che è possibile assegnare a sé stessi o ad altri, nonché riceverne l'assegnazione da parte di altri utenti. È possibile utilizzare le azioni per monitorare il progresso dei progetti e garantirne il completamento nei tempi previsti.
È possibile creare azioni correlate al progetto dall'interno del progetto. Quando si crea un'azione, si diventa il proprietario dell'azione oppure è possibile assegnarla a risorse con diritto di accesso a tale risorsa. In qualità di proprietario, è possibile modificare ed eliminare l'azione.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Accedere alla pagina iniziale, selezionare Personale e fare clic su Agenda.
  2. Fare clic su Nuovo.
  3. Compilare i campi della sezione Generale. Di seguito si riporta una breve descrizione dei campi:
    • Ricorrente
      Indica se l'azione si verifica ad intervalli regolari. Se l'azione si verifica solo una volta, deselezionare la casella di controllo.
    • Frequenza
      Consente di specificare la frequenza con cui si verifica l'azione. Ad esempio, se è necessario un report di stato settimanale, immettere 1 nel campo Frequenza.
  4. Compilare i campi nella sezione Notifica. Di seguito si riporta una breve descrizione dei campi:
    • Notifica assegnatari
      Indica se la risorsa assegnata riceve una notifica mediante posta elettronica o mediante SMS nella pagina Panoramica.
      Impostazione predefinita:
      opzione deselezionata
    • Invia promemoria
      Indica se viene inviata una notifica di posta elettronica di promemoria alle risorse assegnate quando l'azione sta per scadere.
      Impostazione predefinita:
      opzione deselezionata
    • Periodo di tempo precedente al promemoria
      Se è stata selezionata la
      casella di controllo Invia promemoria, il campo definisce quanto tempo prima della scadenza dell'azione si desidera venga visualizzato il promemoria. Ad esempio, immettere il valore 15 in questo campo, quindi selezionare Minuti nel
      campo Unità.
  5. Selezionare le risorse per assegnare l'azione nella sezione Assegnatari. Fare clic su Selezione avanzata per scegliere da un elenco esteso di tutte le risorse e tutti i gruppi di risorse.
  6. Salvare le modifiche.