Clarity
: Collegamenti e documenti di progetto

ccppmop159
HID_newux_docs_and_links
I team di progetto possono condividere i documenti e organizzare i collegamenti in
Clarity
Classic PPM
. I documenti di progetto sono fondamentali per una collaborazione efficace dei team e per soddisfare i controlli di conformità. È possibile caricare e scaricare criteri, procedure, bozze, requisiti, contratti e altri elementi del progetto. Gli utenti possono caricare fino a cinque file con una dimensione massima di 20 MB ciascuno.
2
I membri del team è possono utilizzare diversi strumenti di collaborazione e condivisione di file come Microsoft SharePoint mentre lavorano ai progetti. Il manager di progetto può organizzare collegamenti interni a
Clarity
e collegamenti esterni ad altri siti, documenti e contenuti. Utilizzare la pagina Collegamenti come hub centrale per tutti gli artifact di progetto interni ed esterni utilizzati per la gestione del progetto.
Con il diritto di accesso
Progetto - Visualizzazione
, i membri del team possono visualizzare e aprire i collegamenti. Con il diritto di accesso
Progetto - Modifica
, i membri del team possono inoltre creare, aggiornare ed eliminare i collegamenti.
  1. Aprire il progetto e fare clic su
    Collegamenti
    .
  2. Per creare un collegamento, fare clic su
    Aggiungi collegamento
    .
    1. Immettere l'URL o copiare e incollare un URL valido che inizi con http://, https:// o www.
    2. Inserire un nome descrittivo per identificare il collegamento. Viene mostrata un'icona o un'immagine dell'URL.
    3. Premere il tasto
      Invio
      .
    Il nuovo collegamento viene visualizzato nella sezione
    Generale
    .
  3. Per raggruppare i collegamenti in una nuova sezione, fare clic su
    Aggiungi collegamento
    nella sezione
    Generale
    , quindi fare clic su
    Nuova categoria
    .
  4. Ripetere i passaggi precedenti per definire almeno un nuovo collegamento nella nuova categoria.
  5. Per rinominare una categoria o una sezione, fare clic su
    Rinomina
    . Modificare il nome della nuova categoria. Dopo aver modificato il nome, è possibile ripetere il passaggio 3 per aggiungere una nuova categoria.
  6. È inoltre possibile completare questi passaggi aggiuntivi:
    • Per organizzare i collegamenti, trascinarli e rilasciarli in ogni sezione o categoria.
    • Per modificare il nome o l'URL del collegamento, fare clic su
      Modifica
      .
    • Per eliminare un collegamento, fare clic su
      X Elimina
      nell'angolo in alto a destra del collegamento.
    • Quando si eliminano tutti i collegamenti in una sezione, viene eliminata anche la sezione.
È inoltre possibile aggiungere collegamenti in singole attività e altre posizioni in
Classic PPM
. Quando si aggiungono collegamenti di protocollo file://, si applicano le seguenti limitazioni di browser:
  • I collegamenti di protocollo file:// non sono supportati in
    Clarity
    .
  • I collegamenti di protocollo file:// sono accessibili solo in Microsoft Edge e Internet Explorer 11, ancora supportato solo da
    Classic PPM
    .
  • I collegamenti di protocollo file:// non sono accessibili con i browser Chrome, Firefox e Safari.
Poiché è possibile definire i collegamenti di protocollo file:// nella pagina dei collegamenti di progetto di
Classic PPM
, questi sono visibili anche nella pagina analoga di
Clarity
. Tuttavia, non sono supportati. Nei test recenti, spesso non hanno funzionato come previsto.
Se sono necessari collegamenti di protocollo file:// nei progetti, è consigliabile la seguente strategia:
  1. Rimuovere il modulo Collegamenti dal blueprint di progetto.
  2. Creare un modulo Canale per reindirizzare gli utenti alla pagina dei collegamenti del progetto in
    Classic PPM
    .
Poiché la
Clarity
non supporta i collegamenti a livello di attività, gli utenti non riscontreranno questo problema a tale livello.
Configurazione di collegamenti dinamici ad altre pagine dell'applicazione
Clarity
È possibile configurare collegamenti dinamici con informazioni segnaposto utilizzando le variabili di sistema supportate. Quando gli utenti selezionano questi collegamenti, i valori correnti sostituiscono le variabili. È possibile aggiungere un singolo collegamento dinamico che reindirizza gli utenti a pagine specifiche con attributi personalizzati nell'URL. Ad esempio, le pagine di
Classic PPM
, i siti di Microsoft SharePoint e altre pagine di contenuto.
Poiché gli URL non elaborati utilizzano variabili dinamiche, è possibile copiarli e incollarli in più progetti oppure utilizzare gli stessi collegamenti nei modelli (associati ai blueprint) per garantire l'omogeneità tra tutti i progetti. Posizionare il mouse sopra un collegamento per visualizzare l'URL risolto. La funzionalità Canali offre opzioni similari per i collegamenti dinamici. Gli amministratori possono definire fino a cinque (5) canali per fornire agli utenti aziendali le funzionalità di collegamento dinamico senza dover chiudere la pagina di progetto di
Clarity
. Consultare la sezione
Clarity
: Configurazione dei blueprint per i progetti e gli investimenti
.
Questa funzione supporta i seguenti dati di collegamento dinamico:
Obiettivo o destinazione del collegamento:
Variabile nell'URL:
1
ID progetto
: per creare un collegamento al contenuto del progetto corrente per ID, inserire la variabile
internalID
.
{internalID}
2
Codice progetto
: per creare un collegamento al contenuto del progetto corrente per codice, inserire la variabile di
codice
ID attributo API .
{code}
3
Utente
: per personalizzare il collegamento per l'utente corrente, inserire la variabile
userName
.
{userName}
4
Manager di progetto
: per creare un collegamento al contenuto per il manager di progetto corrente, inserire la variabile
manager
.
{manager}
5
Nome progetto
: per creare un collegamento al contenuto del progetto corrente per nome, inserire la variabile
name
.
{name}
Esempio di collegamento dinamico 1: Collegamenti da
Clarity
a
Classic PPM
Si desidera definire un singolo collegamento generico da utilizzare con più progetti. Il collegamento dovrebbe acquisire l'ID di progetto attuale e aprire la pagina Capacità ruolo del team in
Classic PPM
.
  • L'esempio seguente mostra l'URL astratto che è possibile immettere nella pagina Collegamenti del progetto:
http://<ppm_server>/niku/nu#action:projmgr.invRoleCapacity&id=${internalID}
  • L'esempio seguente mostra l'URL corretto per il collegamento in tempo reale selezionabile con i valori risolti per le variabili:
http://<ppm_server>/niku/nu#action:projmgr.invRoleCapacity&id=5001234
Esempio di collegamento dinamico 2: concatenazione o unione di parametri di collegamento
Nell'esempio seguente viene illustrato come concatenare stringhe di variabili specifiche in un URL con la E commerciale (&):
http://<my_sharepoint_server>/ProjectManager=${manager}&ProjectCode=${code}
Esempio di collegamento dinamico 3: protezione in base ai diritti di accesso utente
Nell'esempio seguente vengono descritti i passaggi per capire il tipo di protezione applicabile alla selezione dei collegamenti dinamici da parte di utenti diversi.
  1. L'amministratore può configurare un collegamento di progetto con il seguente URL dinamico per un'applicazione esterna:
    http://some.link?id=${internalID}&projectName=${name}
  2. Quindi imposta due utenti:
    1. PM_user_A
      dispone di diritti di accesso globali per la visualizzazione di tutti i progetti.
    2. test_user_B
      dispone esclusivamente di diritti a livello di istanza nel progetto P1.
  3. In questo esempio è stata posta l'attenzione solo sull'accesso all'applicazione esterna nel contesto dei seguenti due progetti:
    1. P1
      : internalId 5001084
    2. P2
      : internalId 5001083
  4. Quando un utente fa clic sullo stesso collegamento,
    Clarity
    verifica i rispettivi diritti globali e di visualizzazione dell'istanza in ciascun progetto prima di restituire i dati del progetto.
  • Il collegamento astratto per PM_user_A viene risolto con i valori di parametro corretti per l'ID e il nome di progetto per entrambi i progetti.
  • Il collegamento astratto per test_user_B viene risolto solo con i valori di parametro corretti per il progetto P1. Il collegamento per il progetto P2 non restituisce dati validi a test_user_B. Viene comunicato solo l'ID di progetto interno (5001083), ammesso che l'utente possa visualizzare una pagina di origine di tale progetto, ma non il nome del progetto, poiché l'utente non è autorizzato.
Caricamento dei documenti
Per impostazione predefinita, i manager di progetto e i membri del team possono visualizzare, modificare, caricare, scaricare, eliminare ed aggiungere tag a tutti i documenti associati al rispettivo progetto. L'accesso a documenti specifici varia.
  • Gli utenti che non sono membri del team ma dispongono del diritto di accesso
    Progetto - Modifica
    possono visualizzare e modificare tutti i documenti.
  • Gli utenti che non sono membri del team ma dispongono del diritto di accesso
    Progetto - Visualizzazione
    possono visualizzare e scaricare i documenti.
L'amministratore determina le impostazioni relative al documento del progetto. Ad esempio, impostare il campo Estensioni di file autorizzate per limitare i tipi di file accettabili. Consultare la sezione Configurazione delle impostazioni generali del sistema.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire un progetto e fare clic su
    Documenti
    .
  2. Nell'angolo in alto a destra, fare clic su
    Carica
    e selezionare uno o più file da caricare dal computer o da un server.
    I file vengono aggiunti al progetto.
    Non è possibile caricare file vuoti.
  3. Se si carica un altro file con lo stesso nome di un documento esistente, selezionare
    Sovrascrivi
    o
    Crea copia
    . L'operazione di sovrascrittura sostituisce un file esistente. L'operazione di copia carica un duplicato del file con l'aggiunta di un numero sequenziale alla fine del nome del file. Ad esempio, i nomi dei file vengono visualizzati come
    file.doc
    ,
    file(1).doc
    e
    file(2).doc
    .
    Il controllo delle versioni non è supportato in
    Clarity
    . Se l'ambiente in uso richiede il controllo delle versioni del documento, utilizzare
    Classic PPM
    .
La figura seguente mostra la procedura per caricare i documenti:
Image showing how to upload documents.
Applicazione dei tag a un documento
Applicare i tag a ciascun documento caricato. I tag possono contenere al massimo 30 caratteri. L'applicazione suggerisce uno o più tag corrispondenti dall'elenco di tag esistente per il progetto corrente.
È possibile che nella finestra del browser corrente non vengano visualizzati tutti i tag. Per visualizzare tutti i tag, fare clic sull'icona
Visualizza/Modifica tag
o regolare lo zoom o la larghezza del browser.
La figura seguente mostra la procedura per applicare i tag a un documento:
Image showing how to apply tags to a document.
Ordinamento dei documenti
Ordinare i documenti per facilitarne l'individuazione. È possibile ordinare l'elenco dei documenti nei seguenti quattro modi:
  • Nome:
    i file sono riportati in ordine alfabetico in base al nome
  • Proprietario:
    i file sono riportati in ordine alfabetico in base al nome del proprietario
  • Modificato:
    i file sono riportati in base all'ultima modifica
  • Dimensione
    : i file sono riportati in base alla dimensione
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto e fare clic sulla scheda
    Documenti
    .
  2. Fare clic sulla colonna da ordinare.
  3. Per invertire l'ordine, fare clic sull'icona a forma di freccia verso l'alto o verso il basso.
Per impostazione predefinita, l'ordinamento è impostato su
Modificato
e mostra i file aggiunti di recente.
Ricerca dei documenti di progetto
Per trovare i documenti, eseguire una ricerca in base al nome o ai tag associati. È inoltre possibile ordinare, rinominare, aggiungere tag ed eliminare i documenti nei risultati della ricerca.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto e fare clic sulla scheda
    Documenti
    .
  2. Nella casella di ricerca, digitare il nome del documento o il tag associato.
  3. Fare clic sull'icona di ricerca o premere il tasto
    Invio
    .
    È possibile scaricare il documento, rinominarlo ed eliminarlo.
Facendo clic sull'icona Annulla della casella di ricerca, il percorso della cartella viene reimpostato sulla cartella radice.
Creazione di cartelle
Creare una struttura di cartelle per agevolare il lavoro del team e l'accesso alle cartelle e ai documenti importanti. Le cartelle possono essere standalone e contenere documenti oppure fungere da cartella di livello superiore contenente sottocartelle. Le cartelle di livello superiore e le cartelle secondarie possono contenere documenti. È possibile creare sottocartelle per una cartella di livello superiore, e cartelle secondarie di sottocartelle.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto e fare clic sulla scheda
    Documenti
    .
  2. Fare clic su
    Nuova cartella
    per creare una nuova cartella.
  3. Utilizzare il riquadro
    Mostra cartelle
    o la barra di navigazione per visualizzare tutte le cartelle e spostarsi nella directory di cartelle.
Eliminazione di file o cartelle
L'eliminazione di un documento in modo permanente comporta la rimozione del file. Non è possibile recuperare o ripristinare i file dal Cestino.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il progetto e fare clic sulla scheda
    Documenti
    .
  2. Accedere alla cartella appropriata.
  3. Accanto al file o alla cartella da eliminare, fare clic sull'icona delle altre opzioni, quindi su
    Elimina
    .