Invio di una scheda attività

ccppmop1591
HID_getting_started_submit_timesheet
I membri del team di progetto o il personale sono responsabili del monitoraggio del numero di ore impiegate in attività specifiche e dell'invio delle schede attività. La registrazione del tempo di lavoro mediante le schede attività consente alle aziende di pianificare i budget per i progetti complessi, tenere traccia dell'allocazione delle risorse, implementare i codici di addebito e così via. Il manager può chiedere all'utente di tenere traccia delle ore impiegate in attività specifiche relative a progetti specifici. A seconda della politica della propria azienda, il manager potrebbe anche chiedere di tenere traccia delle ore impiegate in attività con diversi codici di addebito e metodi di immissione. L'utente dell'applicazione tiene traccia delle ore di lavoro mediante le schede attività. Il manager delle risorse è responsabile della gestione della registrazione ore nei report diretti.
Le schede attività sono disponibili in
Clarity
, in
Classic PPM
e nell'app mobile. L'amministratore o il manager possono indicare quali sono le opzioni disponibili nell'organizzazione.
Il flusso di lavoro seguente descrive i passaggi per l'invio della scheda attività:
L'immagine mostra la modalità di invio di una scheda attività
Image displaying how to submit a timesheet
2
Apertura della scheda attività per inviare le ore di lavoro
Dopo essere stati registrati come utente dal manager, sarà possibile iniziare a utilizzare
Classic PPM
. Per cominciare a tenere traccia delle ore utilizzando le schede attività, accedere alle schede attività non inviate.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Fare clic su
    Pagina iniziale
    ,
    Personale
    ,
    Schede attività
    .
    Vengono visualizzate le schede attività non inviate.
  2. Fare clic sull'icona
    Scheda attività
    accanto alla scheda attività.
    È inoltre possibile fare clic sull'icona
    Scheda attività corrente
    (simbolo dell'orologio) nella parte superiore della pagina per aprire la scheda attività relativa alla settimana corrente.
Nelle release 15.1 e nelle release successive, non è possibile utilizzare le schede attività di
Classic PPM
se l'amministratore attiva le schede attività in
Clarity
.
Configurazione della scheda attività personale
È possibile configurare l'aspetto predefinito e le opzioni di immissione delle ore per tutte le schede attività. Ad esempio, modificare il layout delle colonne e impostare l'ordinamento delle righe (attività) nelle schede attività. È inoltre possibile impostare le opzioni per la compilazione automatica di una nuova scheda attività.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Accedere a
    Classic PPM
    .
  2. Aprire una scheda attività. Le modifiche della configurazione vengono applicate a tutte le schede attività. Viene modificata soltanto la modalità di visualizzazione delle schede attività. I dati della scheda attività non vengono modificati.
  3. Fare clic sul collegamento
    Configura
    nella parte inferiore destra della pagina.
  4. Nella sezione
    Contenuto e layout
    , selezionare dall'elenco Colonne disponibili le etichette di colonna da visualizzare nella scheda attività. Per spostarle nell'elenco
    Colonne selezionate
    , fare clic sulla freccia
    Sposta a destra
    .
  5. Specificare le opzioni di ordinamento seguenti:
    • Colonna di ordinamento predefinita
      Specifica la colonna di ordinamento per le attività nella pagina della scheda attività. Ad esempio, ordinare le attività in base all'investimento padre, alla descrizione, al nome abbreviato o alla data di inizio. I valori dipendono dall'elenco Colonne selezionate.
    • Ordinamento
      • Crescente
        : ordina la colonna dal valore minore al maggiore.
      • Discendente
        : ordina la colonna dal valore maggiore al minore.
  6. Nella sezione
    Opzioni immissione ore
    , selezionare tutte le opzioni desiderate per la compilazione automatica di una nuova scheda attività.
    • Compila attività assegnate
      Compila le nuove schede attività con assegnazioni dell'attività attualmente aperte. Le assegnazioni aperte dispongono di un intervallo di date compreso entro il periodo di tempo della nuova scheda attività e, solitamente, di un ETC accettato o in sospeso diverso da zero. L'intervallo include inoltre il numero di giorni impostato dall'amministratore nella pagina
      Opzioni scheda attività
      . Il campo
      Compila intervallo di tempo
      include un'impostazione relativa ai giorni precedenti e successivi all'inizio del periodo di tempo (valore predefinito = 7 giorni). Se le assegnazioni aperte dispongono di ETC diversi da zero, vengono visualizzate anche le attività relative a qualsiasi periodo di tempo futuro non comprese nell'intervallo.
    • Copia le ore immesse dalla scheda attività precedente
      Compila automaticamente una nuova scheda attività con le voci di attività aperte dalla scheda attività precedente.
      • Includi i valori effettivi dalla scheda attività precedente (ad eccezione di incidenti)
        Include automaticamente le ore effettive della scheda attività precedente con le seguenti due eccezioni:
        • Questa opzione non copia i valori effettivi per gli incidenti.
        • L'opzione non copia le ore per i valori effettivi con singola occorrenza, ad esempio ferie o permessi di
          giorni non lavorativi
          nel calendario delle risorse.
    • Unità di visualizzazione
      Indica l'unità di misura per le ore. I valori includono le
      Ore
      o i
      Giorni
      . In genere, il tempo viene indicato in ore arrotondando al quart'ora più vicino. Ad esempio 8,00 ore oppure 4,25 ore.
    • Posizioni decimali
      Indica il numero di valori decimali da visualizzare per l'unità di tempo selezionata.
  7. Fare clic su
    Salva
    .
Compilazione di una scheda attività
La prima volta che viene aperta, la scheda attività è vuota, poiché non contiene alcuna attività. È possibile compilare automaticamente la scheda attività corrente con le attività.
Nota
: a seconda delle opzioni della scheda attività impostate dall'utente o dall'amministratore, la compilazione preliminare di una scheda attività esegue una delle attività seguenti:
  • Consente di copiare tutte le assegnazioni di attività nella scheda attività corrente.
  • Consente di copiare le voci dalla scheda attività inviata più recentemente (includendo eventualmente i valori effettivi) nella scheda attività corrente.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire la nuova scheda attività per la settimana corrente.
    Non verrà visualizzata alcuna voce di attività in quanto la scheda attività è nuova.
  2. Se si desidera impostare o modificare le opzioni per compilare automaticamente la nuova scheda attività, fare clic su
    Configura
    . Per ulteriori informazioni sulla configurazione delle opzioni di compilazione della scheda attività,consultare la sezione Configurazione della scheda attività.
  3. Fare clic su
    Compila
    per compilare la scheda attività in base alle opzioni di configurazione impostate dall'utente o dall'amministratore.
Nota
: Il pulsante
Compila
viene visualizzato solo se le opzioni di compilazione automatica sono impostate.
Aggiunta manuale di voci alla scheda attività
Dopo aver compilato le attività della scheda attività, è possibile aggiungere attività supplementari dal progetto. Per aggiungere ulteriori attività a una scheda attività, utilizzare la funzionalità Aggiungi attività.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Fare clic sul pulsante
    Aggiungi attività
    nella scheda attività aperta.
    Viene aperta una pagina con un elenco di attività disponibili per l'utente.
  2. Selezionare la casella di controllo accanto alle attività che si desidera aggiungere alla scheda attività, quindi fare clic sul pulsante
    Aggiungi
    nella parte inferiore della pagina.
(Facoltativo) Indicazione del tipo di immissione delle voci e dei codici di addebito
I codici tipo di input e di addebito vengono utilizzati per la fatturazione e le buste paga. Se l'azienda utilizza questi codici, il manager di progetto può renderli disponibili nelle schede attività. Il manager potrebbe inoltre richiedere la suddivisione delle voci in questo processo. Prima di inviare la propria scheda attività, verificare i criteri aziendali relativi ai codici di addebito e di tipo di input.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire una scheda attività.
  2. Selezionare un codice dall'elenco a discesa
    Codice di tipo di input
    o
    Codice di addebito
    per la riga corrispondente all'orario.
  3. (Facoltativo) Selezionare la casella di controllo accanto alla voce della scheda attività da suddividere, quindi fare clic su
    Suddividi
    .
    questa operazione è appropriata quando il manager richiede l'immissione di ore specifiche con due codici di addebito differenti. Dopo aver suddiviso la voce, è possibile selezionare un codice di tipo o codice di addebito dal campo Codice di tipo di input o Codice di addebito per la seconda voce.
  4. Salvare le modifiche.
(Facoltativo) Aggiunta di una riga della scheda attività a una categoria indiretta
Il manager può richiedere l'aggiunta di righe a una scheda attività in una categoria indiretta.
Le nuove schede attività in
Clarity
15.x non supportano più l'immissione delle ore indirette. Utilizzare invece
Altro lavoro
. Tenere presente che è possibile osservare differenze nei totali in caso di immissione e approvazione di ore indirette tramite le schede attività di
Classic PPM
e al successivo passaggio a
Clarity
in
Clarity
15.x.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire una scheda attività.
  2. Fare clic su
    Nuova riga indiretta
    .
  3. Selezionare i
    Codici di addebito
    o i
    Codici di tipo di input
    (se applicabile).
  4. Salvare le modifiche.
Immissione delle ore di lavoro nella scheda attività
Per registrare il tempo impiegato ogni giorno su specifiche assegnazioni di attività, utilizzare la pagina della scheda attività del periodo di lavoro corrente.
È anche possibile distribuire uniformemente il numero di ore di un'attività singola tra tutti i giorni di lavoro immettendo il numero totale di ore di lavoro nella colonna Totale della riga di immissione delle ore. Se si immettono valori in entrambe le celle di Data e Totali, il valore della cella Data sovrascrivono il valore della cella Totale.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire una scheda attività.
  2. Immettere il numero di ore dedicate a ciascuna assegnazione ogni giorno nelle celle
    Data
    della scheda attività.
  3. Salvare le modifiche.
Invio della scheda attività per l'approvazione.
La scheda attività viene inviata al responsabile dell'approvazione. Lo stato della scheda attività corrisponde a
Non approvato
fino all'approvazione.
Effettuare una delle seguenti operazioni:
  • Dalla pagina di elenco delle schede attività, selezionare la scheda attività interessata, quindi fare clic su
    Invia per approvazione
    .
  • Aprire la scheda attività e fare clic su
    Invia per approvazione
    .
Correzione di una scheda attività restituita
Quando il manager restituisce una scheda attività per la correzione, l'utente riceve una notifica. Il metodo di ricezione della notifica dipende dalle impostazioni del proprio account.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire la scheda attività restituita. Ad esempio, fare clic sul collegamento nella notifica inviata dal manager.
    La scheda attività restituita può contenere note da parte del manager sulle correzioni da apportare. Le icone raffiguranti carta e matita nella scheda attività indicano se sono presenti note nuove.
  2. Apportare le correzioni necessarie alla scheda attività.
  3. Inviare la scheda attività per l'approvazione.
    Il manager riceve una notifica in cui viene informato che la scheda attività corretta è pronta per la revisione e l'approvazione.
Adeguamento di una scheda attività contabilizzata
In seguito all'approvazione da parte del manager della scheda attività inviata, i dati effettivi relativi alle ore vengono contabilizzati in
Classic PPM
. È possibile apportare modifiche a una scheda attività contabilizzata per le seguenti voci:
  • Attività aperte per l'immissione delle ore e associate a un progetto attivo. Il progetto deve inoltre essere aperto per l'immissione delle ore.
  • Attività indirette (per impostazione predefinita, le attività indirette vengono considerate attive)
  • Attività di incidenti di un oggetto di investimento non di progetto attivo (NPIO). Tali attività devono essere aperte per l'immissione delle ore. Il seguente suggerimento è valido per gli utenti di
    Clarity
    15.6.
I vincoli dell'oggetto NPIO padre associati all'ultimo punto precedente sono stati rimossi nella release 15.6. Nelle release precedenti, non era possibile modificare una riga della scheda attività per un incidente se la relativa applicazione padre era chiusa per l'immissione ore o non attiva. Gli utenti potevano contabilizzare le ore per lo stesso incidente, ma non adeguare quanto inserito perché la riga era di sola lettura dal momento che l'applicazione associata era stata chiusa per l'immissione ore. Per risolvere il problema, era necessario riaprire l'applicazione per l'immissione ore. Nella release 15.6 e successive, le righe della scheda attività adeguata per gli incidenti consentono di apportare adeguamenti quando l'investimento padre è attivo o inattivo, nonché quando l'impostazione Aperto per immissione ore è selezionata (aperto) o deselezionata (chiuso).
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire la scheda attività contabilizzata.
  2. Fare clic su
    Adegua
    .
    • Il pulsante
      Adegua
      viene visualizzato nella scheda attività contabilizzata solo se almeno una delle attività nella scheda attività è attiva.
    • Le attività non attive nella scheda attività vengono visualizzate come voci di sola lettura.
  3. Modificare una o più attività attive nella scheda attività.
Il pulsante
Elimina
non viene visualizzato durante la modifica di una scheda attività. Se sono state prenotate delle ore per una scheda attività in modo non corretto, non sarà possibile rimuovere la voce corrispondente alle ore dalla scheda attività. Tuttavia, è possibile impostare i valori per tale attività su zero. Questa impostazione indica che non sono state prenotate ore per l'attività.