Clarity
: Gestione dei piani finanziari con il nuovo modulo Dati finanziari

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Rita riveste il ruolo di manager finanziario. Le sue mansioni principali riguardano la definizione del budget, le proiezioni dei flussi di cassa, l'investimento e il finanziamento dei progetti. Rita desidera determinare i costi previsti per un progetto e ridurre al minimo i rischi finanziari. Per analizzare gli aspetti finanziari di un progetto, può utilizzare il nuovo modulo Dati finanziari per i progetti basato sulla griglia generica di
Classic PPM
. Rita può utilizzare le funzionalità della griglia generica per eseguire diverse azioni, ad esempio:
  • Personalizzare la griglia e salvare le visualizzazioni. Le visualizzazioni salvate vengono condivise nei moduli finanziari dei diversi tipi di investimento.
  • Filtrare i dati nella griglia in base ai requisiti aziendali.
  • Utilizzare l'opzione di menu per eseguire azioni rapide relative ai piani di costi e ai piani di budget.
  • Utilizzare l'opzione Criterio di raggruppamento per separare la visualizzazione delle righe correlate dai totali parziali aggregati, laddove applicabile.
  • Utilizzare il pannello della colonna per mostrare o nascondere gli attributi nel layout.
  • Esportare in un file CSV i diversi piani di costi, i dettagli del piano di costi, i piani di budget e i dettagli del piano di budget insieme ai dati della griglia.
  • Modificare i dati associati ai piani di costi e ai piani di budget direttamente nella griglia o utilizzando il layout Dettagli.
Il video seguente descrive l'utilizzo dei dati finanziari nei progetti.

Questo video non è disponibile nella documentazione in formato PDF. Fare clic qui per visualizzare il video in YouTube.
Rita può inoltre completare i seguenti obiettivi:
  • Visualizzare tutti i piani di costi finanziari nella pagina Elenco piani.
  • Creare, modificare e analizzare i piani di costi.
  • Una volta terminata l'operazione, può contrassegnare il piano di record e inviarlo per l'approvazione. (Quando il piano di costi viene approvato, esso diviene il piano di budget del progetto).
  • Adeguare il piano di costi in base all'avanzamento dei progetti e crearne uno nuovo che va a inglobare o sostituire il budget esistente.
01_Create Cost Plan.jpg
Il modulo Dati finanziari consente di utilizzare la tecnologia della curva SQL inclusa in
Clarity
15.9.1 per migliorare la gestione dei dati su scala cronologica. È ora possibile visualizzare i dati in scala cronologica senza le limitazioni imposte dagli intervalli di tempo di Classic PPM. La tecnologia della curva SQL consente inoltre di aggregare i dati su scala cronologica utilizzando la funzionalità Criterio di raggruppamento. Consente inoltre a
Clarity
di visualizzare la disponibilità restante di tutte le risorse (Disponibilità risorsa - Allocazione aggregata delle risorse negli investimenti) nella griglia Personale degli investimenti. L'esecuzione del processo Raggruppamento per suddivisione di tempo è pianificata con intervalli di cinque minuti. Se questo processo non viene eseguito nell'ambiente in uso, i dati delle metriche visualizzati potrebbero non essere accurati.
Gli argomenti descritti nella presente sezione consentono al manager finanziario di eseguire diverse attività in
Clarity
:
3
Prerequisiti
Prima di implementare questa funzionalità, verificare che l'amministratore implementi i seguenti dettagli di configurazione:
  • Il progetto è stato associato al blueprint nella visualizzazione a griglia dei progetti. A tale scopo, aggiungere la colonna Blueprint dal selettore di colonna e selezionare il blueprint che si desidera associare al progetto.
  • L'amministratore può decidere se visualizzare il modulo Piani finanziari (modulo Dati finanziari precedente) o Dati finanziari (nuovo modulo Dati finanziari) quando gli utenti aprono un progetto. È possibile aggiungere il nuovo modulo Dati finanziari dei progetti al layout predefinito del blueprint standard. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Configurazione dei blueprint per i progetti.
  • Verificare che il progetto sia abilitato a livello finanziario e che un'entità con periodi fiscali attivi sia associata al progetto in
    Classic PPM
    . Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Gestione finanziaria di
    Classic PPM
    . A questo scopo, associare il progetto a un dipartimento selezionando Dipartimento dal selettore di colonna e specificando il valore nel campo Dipartimento.
  • Verificare di disporre di uno o più dei seguenti diritti di accesso:
    • Progetto - Modifica
    • Gestione progetto - Navigazione
    • Progetti - Navigazione
    • Progetto - Piano costi - Visualizza tutto
    • Progetto - Piano costi - Modifica - Tutto
    • Progetto - Piano di budget - Visualizzazione - Tutto
    • Progetto - Piano di budget - Modifica - Tutto
    • Progetto - Piano di budget - Approva tutto
    • Progetto - Piano di budget - Rifiuta - Tutto
    • Progetto - Piano di benefit - Visualizzazione - Tutto
    • Progetto - Piano di benefit - Modifica - Tutto
    • Progetto - Piano di benefit - Approva tutto
Utilizzo del piano di costi e dei dettagli del piano di costi
È possibile utilizzare il piano di costi e i dettagli del piano di costi per eseguire le operazioni seguenti:
Creazione di un piano di costi
È possibile creare più piani di costi per un progetto. Tuttavia, è possibile impostare
un
solo piano di costi come piano di record. Per impostazione predefinita, il primo piano di costi viene impostato come piano di record del progetto.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire un progetto e fare clic su
    Dati finanziari
    .
    Viene visualizzata la pagina secondaria dei piani di costo e dei piani di budget. Per visualizzare i piani di costi esistenti per un progetto, fare clic su
    Piani di costi
    , l'elenco corrispondente viene visualizzato in un layout a griglia.
  2. Fare clic sull'icona con segno più (
    +
    ). Viene visualizzata una nuova riga nella griglia di elenco dei piani.
  3. Completare i campi obbligatori, compresi i campi
    Nome piano
    ,
    ID piano
    ,
    Tipo di periodo
    ,
    Periodo di inizio
    ,
    Periodo di fine
    , Attributi di raggruppamento e gli altri campi disponibili nel selettore di colonna.
    Il campo
    ID piano
    viene visualizzato solo se la numerazione automatica è disattivata per l'oggetto Piano di costi in
    Classic PPM
    .
Modifica dei dettagli del piano di costi
Se le stime di un progetto sono state modificate, è possibile modificare e aggiornare i dettagli del piano di costi associato dal riquadro Dettagli. In alternativa, aggiornare i dettagli della voce della riga per i dettagli di un piano di costi modificando le righe nella griglia. Fare doppio clic sulle celle nei dettagli del piano per modificare i valori di costo pianificato.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire un progetto e fare clic su
    Dati finanziari
    . Viene visualizzata la pagina secondaria dei piani di costo e dei piani di budget.
  2. Aprire il piano di costi dall'elenco visualizzato nel layout a griglia. Viene visualizzata la pagina Dettagli piano di costi.
  3. Fare doppio clic sulla cella e modificare il costo di ciascun attributo in base alle proprie esigenze. Il costo totale viene aggiornato nella pagina Dettagli piano di costi ed è visibile nel piano di costi.
  4. Se si seleziona l'opzione Compila da allocazioni nell'Elenco piano di costi, il costo interessato viene compilato automaticamente in base ai valori preconfigurati. Il progetto associato deve disporre di almeno un membro del team (risorsa, ruolo o team) per consentire la compilazione dalle allocazioni.
  5. Se si seleziona l'opzione Compila da assegnazioni nell'Elenco piano di costi, il costo interessato viene compilato automaticamente in base ai valori preconfigurati. Il progetto associato deve disporre di almeno un'attività assegnata per consentire la compilazione dalle assegnazioni.
Impostazione del Piano di record
Il piano di record (PdR) corrisponde al piano di costi che si intende utilizzare come piano di budget per un progetto. Se sono stati definiti più piani di costi per un investimento personalizzato, per impostazione predefinita il primo piano di costi viene impostato come piano di record. È possibile impostare qualsiasi altro piano di costi come piano di record del progetto. Nella pagina dei dettagli del piano, l'immagine Piano di record viene visualizzata nella parte superiore, accanto al nome del piano.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire un progetto e fare clic su
    Dati finanziari
    . Viene visualizzata la pagina secondaria dei piani di costo e dei piani di budget.
  2. Aprire il piano di costi dall'elenco visualizzato nel layout a griglia.
  3. Fare clic sul menu
    ⋮ Azioni
    e selezionare
    Imposta come piano di record
    . Il piano di costi selezionato è ora il piano di record per l'investimento personalizzato.
Copia di un piano di costi
È possibile creare un piano di costi da una copia di un piano di costi esistente. Ad esempio, è possibile copiare un piano di costi, modificarne una parte ed eliminare il resto. Il piano copiato include gli stessi attributi di raggruppamento, la valuta e altri dettagli quali il piano di origine.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire un progetto e fare clic su
    Dati finanziari
    . Viene visualizzata la pagina secondaria dei piani di costo e dei piani di budget.
  2. Aprire il piano di costi dall'elenco visualizzato nel layout a griglia.
  3. Fare clic sul menu
    ⋮ Azioni
    e selezionare
    Copia
    .
  4. Completare i campi obbligatori, compresi i campi
    Nome piano
    ,
    ID piano
    ,
    Descrizione piano
    , T
    ipo di periodo
    ,
    Periodo di inizio
    ,
    Periodo di fine
    ,
    Piano di benefit
    e
    Scala per
    %.
    Il campo Scala per % definisce la percentuale da utilizzare per l'aumento o la riduzione del valore (in dollari) del piano copiato.
    Esempio
    : immettere 75 per aumentare i valori del piano di copia del 75% rispetto al piano di origine.
    Valore predefinito
    : 0%. Nessuna modifica apportata ai valori.
  5. Il campo
    ID piano
    viene visualizzato solo se la numerazione automatica è disattivata per l'oggetto Piano di costi in
    Classic PPM
    .
  6. Fare clic su
    Crea
    .
    Il piano di costi copiato viene visualizzato per la modifica e la visualizzazione da parte di altri utenti.
Eliminazione di un piano di costi
È possibile eseguire operazioni simili per eliminare un piano di costi non più necessario. È possibile eliminare il piano di record se è l'unico piano di costi disponibile per un progetto. In caso contrario, creare un altro piano di costi per il piano di record prima di eliminare il piano di record corrente.
Attributi di raggruppamento
Raggruppare i dati del piano di costi in base agli attributi di raggruppamento disponibili per l'allocazione dei fondi per ciascun tipo all'interno dell'attributo di raggruppamento.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire un progetto e fare clic su
    Dati finanziari
    . Viene visualizzata la pagina secondaria dei piani di costo e dei piani di budget.
  2. Aprire il piano di costi dall'elenco visualizzato nel layout a griglia.
  3. Specificare gli attributi di raggruppamento dal piano di costi. In alternativa, è possibile specificare gli attributi di raggruppamento dal riquadro Dettagli. Gli attributi vengono inoltre visualizzati nel filtro. Gli attributi di raggruppamento specificati in un piano di costi vengono elencati come attributi (colonne) nella pagina Dettagli piano di costi. Gli attributi consentono di raggruppare e aggregare il costo di un attributo specifico.
Collaborazione mediante conversazioni nelle pagine Piano di costi e Dettagli piano di costi
Il riquadro Conversazioni consente di coordinare il lavoro del team per un progetto. I membri del team e i manager possono rispondere e menzionare un altro membro del team nella conversazione. L'attributo di conversazione è disponibile nella visualizzazione della griglia per indicare che è presente una conversazione associata a un piano di costi specifico o ai dettagli del piano di costi. La comunicazione è possibile solo attraverso il riquadro Dettagli.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire un progetto e fare clic su
    Dati finanziari
    . Viene visualizzata la pagina secondaria dei piani di costo e dei piani di budget.
  2. Aprire il piano di costi dall'elenco visualizzato nel layout a griglia. Viene visualizzata la scheda Dettagli.
  3. Fare clic sulla scheda Dettagli e iniziare la conversazione. È possibile utilizzare il simbolo
    @
    per cercare un membro del team specifico. Il destinatario riceve una notifica.
Aggiunta o eliminazione di righe
È possibile aggiungere righe all'Elenco piano di costi e ai Dettagli piano di costi.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Fare clic sull'icona con segno più (
    +
    )
    Aggiungi riga
    , oppure fare clic con il tasto destro del mouse su una riga e selezionare
    Inserisci riga sotto
    .
  2. Digitare o utilizzare il menu di ricerca per specificare gli attributi di raggruppamento per la nuova riga.
Per eliminare una riga dalla griglia, fare clic con il tasto destro del mouse su una cella qualsiasi, quindi fare clic su
Elimina riga
.
Utilizzo dei piani di budget
Quando il piano di costi viene approvato, questo si converte nel piano di budget del progetto. È possibile inviare una parte di un piano di costi per l'approvazione modificando le date di inizio e di fine relative all'invio. Solo la parte compresa tra le nuove date di inizio e di fine verrà inviata per l'approvazione. Quando un piano di costi viene approvato, diventa un piano di budget con un nuovo numero di versione. Se esiste un piano di budget precedente, viene salvato separatamente e può essere visualizzato, ma non modificato.
Quando si invia un piano di costi come piano di budget, tenere presente quanto segue:
  • Se esiste già un piano di budget, il piano di costi inviato deve includere gli stessi attributi di raggruppamento per unire i dati del piano di costi inviato con i dati del piano di budget esistente. Se gli attributi di raggruppamento non sono gli stessi, sostituire il piano di budget esistente o annullarne l'invio.
  • È possibile inviare o approvare un piano di budget alla volta.
  • Quando un piano di budget inviato viene approvato, questo si converte nel piano di record.
  • È possibile modificare un budget inviato ma non un budget approvato o rifiutato.
  • Se esiste già un budget approvato, i dati del piano di costi inviato possono essere uniti o sostituire il budget approvato.
Invio dei piani di costi come piani di budget
Inviare un piano di costi come piano di budget per creare un nuovo budget approvato o per aggiornare il budget dopo avere aggiornato il piano di costi. È necessario designare un piano di costi come piano di record affinché possa essere inviato per l'approvazione. Se esiste già un piano di budget approvato e si crea o si aggiorna un piano di costi come il nuovo piano di record, è possibile inviare il piano di record per unirlo al piano di budget approvato o sostituire il piano di budget.
Procedere come descritto di seguito
:
  1. Fare clic su
    Progetti
    .
  2. Aprire un progetto e fare clic su
    Dati finanziari
    . Per impostazione predefinita, viene visualizzato il piano di costi designato come Piano di record.
  3. Fare clic sul menu
    ⋮ Azioni
    e selezionare
    Invia per approvazione
    .
    Per inviare un piano di budget, fare clic su
    Elenco piani
    e selezionare il menu
    ⋮ Azioni
    associato al piano di record.
  4. Completare i seguenti campi:
    • Nome piano
      Inserire il nome del piano di budget.
    • ID piano
      Definisce un ID univoco per il piano di budget.
    • Descrizione piano
      Fornire una breve descrizione del piano di budget.
    • Tipo di periodo
      (non modificabile)
      Mostra il tipo di periodo associato al piano di costi.
    • Periodo di inizio
      Visualizza il periodo di inizio del piano di budget. Per inviare solo una parte del piano di costi invece dell'intero piano per il budget, selezionare un periodo di inizio diverso.
    • Periodo di fine
      Visualizza il periodo di fine del piano di budget. Per inviare solo una parte del piano di costi invece dell'intero piano per il budget, selezionare un periodo di fine diverso.
    • Piano di benefit
      Associare un piano di benefit al piano di budget. Se è stato associato un piano di benefit al piano di costi, lo stesso piano di benefit verrà associato al piano di budget.
    • Opzione di invio
      • Sostituisci
        : opzione selezionata per impostazione predefinita quando si crea un nuovo piano di budget.
      • Unisci
        : opzione disponibile solo con la revisione di un piano di budget. Consente di unire le modifiche con il piano di budget esistente.
  5. Inviare il piano di costi per l'approvazione.
Approvazione o rifiuto dei piani di budget inviati
Procedere come descritto di seguito
:
  1. Fare clic su
    Progetti
    .
  2. Aprire un progetto e fare clic su
    Dati finanziari
    . Per impostazione predefinita, viene visualizzato il piano di record.
  3. Fare clic su
    Elenco piani
    , quindi selezionare
    Budget
    per visualizzare l'elenco dei budget disponibili.
  4. Nella
    barra di ricerca
    , immettere il nome del budget o l'
    ID del piano
    per identificare il budget che si desidera modificare.
  5. Per approvare o rifiutare il budget, fare clic sul menu
    ⋮ Azioni
    , quindi selezionare
    Approva budget
    o
    Rifiuta budget
    .
  6. Per modificare un budget, fare clic su di esso.
    Viene visualizzato il budget.
  7. Aggiungere un'ulteriore riga o rimuovere una riga dal budget.
  8. Modificare i valori nella colonna
    Budget
    .
  9. Dopo aver completato le modifiche, fare clic sul menu
    ⋮ Azioni
    e selezionare l'opzione
    Approva budget
    per approvare il budget.
  10. Per rifiutare un budget, selezionare l'opzione
    Rifiuta budget
    .
Modifiche al piano di budget
  • Combinazione già esistente
    : se viene visualizzato un messaggio di errore relativo a una
    combinazione già esistente
    , ciò significa che è stata aggiunta una nuova riga al piano di budget con gli stessi attributi di raggruppamento della voce precedente. In questo caso, è possibile eliminare la riga non necessaria.
  • Impossibile modificare un piano approvato
    : dopo aver inviato un piano di costi per l'approvazione, esso diviene un piano di budget inviato. È possibile modificare il piano di budget inviato ma non è possibile modificarlo in seguito alla sua approvazione.
Creazione di una revisione del budget
Una volta approvato, un piano di costi si converte nel piano di budget per un progetto. Poiché i progetti sono dinamici e soggetti a continue modifiche, è possibile rivedere diverse parti del budget o sostituirlo completamente. È possibile effettuare due tipi di revisioni in un piano di budget approvato:
Revisione di un piano di budget unito
  • Inviare un piano di costi con nuovi elementi di riga e unire le modifiche con il piano di budget esistente.
  • Inviare una parte di un piano di costi modificando la data di inizio e di fine per l'invio o aggiornare i valori del campo in periodi di tempo specifici. È possibile inviare solo i periodi di tempo modificati e unirli con il budget.
Revisione di un piano di budget sostituito
  • Inviare un piano di costi con le righe cancellate e sostituire il budget per rimuovere tali righe dal piano di budget.
  • Creare un piano di costi utilizzando tipi di attributi di raggruppamento o periodi di tempo diversi e sostituire il budget.
Entrambi i tipi di revisione forniscono la cronologia di approvazione. Tuttavia, la funzionalità di sostituzione consente di eliminare le righe che non sono più necessarie e di rivedere gli attributi di raggruppamento e i periodi fiscali.
Quando si invia un piano di costi per la revisione di un budget esistente, specificare se effettuare un'unione o una sostituzione mediante l'elenco a discesa Opzione di invio. Questo campo viene visualizzato solo in presenza di almeno un budget approvato. Se la struttura del nuovo piano di costi è diversa da quella del budget esistente, Sostituisci è l'unica opzione disponibile.
A seguito dell'approvazione, il piano di costi diventa il piano di budget rivisto con un nuovo numero di versione. È possibile visualizzare la versione precedente del budget, che viene salvata separatamente. Non è possibile modificare i piani di budget precedenti o i piani di budget attualmente approvati.
È possibile che si voglia sostituire un budget quando non è più necessaria una voce nel piano di budget. Per rimuovere una riga dal piano di budget, eliminare la riga corrispondente dal piano di costi. Inviare il piano di costi rivisto come sostituzione del piano di budget.
Transazioni effettive
I moduli Dati finanziari includono ora la griglia Transazioni effettive oltre ai Piani di costi, i Piani di budget e i Piani di benefit. Questa griglia non è modificabile e mostra i costi effettivi contabilizzati mediante le transazioni per un investimento in base alla data di transazione, la quantità, il costo e la valuta.
La griglia Transazioni effettive consente al manager finanziario di:
  • Comprendere più facilmente la visibilità di cui dispone un investimento finanziario.
  • Visualizzare in un'unica posizione l'elenco delle transazioni contabilizzate e un riepilogo generale di tutte le transazioni associate all'investimento.
  • Confrontare gli importi della transazione in valuta con gli importi in valuta convertita ordinati per attività e risorsa.
Clarity visualizza le transazioni effettive utilizzando la griglia generica e ne eredita tutte le funzionalità. Quando si seleziona una riga nella griglia viene visualizzato il riquadro Dettagli. Tuttavia, non è possibile eseguire le seguenti funzionalità della griglia generica:
  • Modifica di una riga nella griglia
  • Aggiunta o eliminazione di una riga
  • Visualizzazione del menu di scelta rapida usando il tasto destro del mouse
Ulteriori informazioni sulla griglia Transazioni effettive:
Diritti di accesso
È necessario disporre dei seguenti diritti di accesso per accedere alla griglia Transazioni effettive:
  • <Investimento> - Piano di costi - Visualizzazione
  • <Investimento> Piano costi - Modifica
  • <Investimento> - Piano di budget - Visualizzazione
  • <Investimento> - Piano di budget - Modifica
Origine delle transazioni effettive
I dati nella griglia Transazioni effettive vengono compilati in seguito all'esecuzione dei seguenti processi in Classic PPM:
Metodo di contabilizzazione dei valori effettivi
Processi
Voce della scheda attività
Voce di transazione
XOG
Informazioni visualizzate nella griglia Transazioni effettive
  • Data transazione:
    indica la data della transazione.
  • Risorsa:
    indica il nome della risorsa associata alla transazione. Fare clic su un nome di risorsa per visualizzare le proprietà della risorsa.
  • Attività:
    indica il nome dell'attività associata alla transazione. Fare clic su un nome di attività per visualizzare le proprietà dell'attività.
  • Classe di transazione:
    indica la classe della transazione associata alla transazione (ad esempio, Lavoro interno o Lavoro esterno).
  • Codice di tipo di input:
    indica il codice del tipo di input associato alla transazione.
  • Tipo di costo:
    mostra il tipo di costo associato alla transazione.
  • Valori
    : Capitale, Operativo
  • Ubicazione risorsa:
    indica l'ubicazione della risorsa associata alla transazione.
  • Codice addebito:
    indica il codice di addebito associato alla transazione.
  • Classe della risorsa:
    categorie dei ruoli e delle risorse abilitate a livello finanziario per l'elaborazione finanziaria.
  • Ruolo:
    indica il ruolo della risorsa.
  • Valore utente 1
  • Valore utente 2
  • Codice valuta
  • Dipartimento risorsa:
    indica il dipartimento della risorsa associata alla transazione.
  • Unità
    : visualizza le unità pianificate.
  • Costo unità
  • Costo effettivo:
    indica il costo effettivo aggregato per il periodo fiscale specificato. Metodo di calcolo: Unità effettive * Costo.
Organizzazione delle colonne nella griglia
È possibile organizzare le griglie finanziarie tramite i controlli della griglia descritti nella presente sezione.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Dalla griglia, è possibile posizionare il mouse su qualsiasi intestazione di colonna e visualizzare ulteriori opzioni. È possibile aggiungere colonne a sinistra o a destra. È inoltre possibile ridimensionare o reimpostare la larghezza della colonna. La seguente immagine mostra un esempio del menu delle colonne.
  2. È possibile visualizzare e nascondere le colonne nel piano di costi. Posizionare il mouse su un qualsiasi intestazione di riga e fare clic sulla sezione corrispondente. Selezionare le colonne che si desidera visualizzare nella visualizzazione. Nell'esempio seguente, il costo pianificato è riportato solo nella sezione Totale, ma non sotto 2018-02.