Clarity
: Gestione dei piani finanziari

ccppmop1591
HID_newux_financials
  • Il modulo finanziario utilizzato nei progetti è stato rinominato
    Piani finanziari
    ed è stato aggiunto al layout predefinito del blueprint standard.
  • Per i progetti è ora disponibile un nuovo modulo finanziario denominato
    Dati finanziari
    .
  • Il nuovo modulo Dati finanziari dei progetti si basa sulla griglia generica di
    Clarity
    e deve essere aggiunto manualmente al layout predefinito del blueprint standard. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Gestione dei piani finanziari con il nuovo modulo Dati finanziari.
Rita riveste il ruolo di manager finanziario. Le sue mansioni principali riguardano la definizione del budget, le proiezioni dei flussi di cassa, l'investimento e il finanziamento dei progetti. Rita desidera determinare i costi previsti per un progetto e ridurre al minimo i rischi finanziari. Come manager finanziario può utilizzare la pagina Dati finanziari per accedere rapidamente ai piani finanziari di un progetto. Rita può inoltre completare i seguenti obiettivi:
  • Visualizzare tutti i piani di costi finanziari nella pagina Elenco piani.
  • Creare, modificare e analizzare i piani di costi.
  • Una volta terminata l'operazione, può contrassegnare il piano di record e inviarlo per l'approvazione. (Quando il piano di costi viene approvato, esso diviene il piano di budget del progetto).
  • Adeguare il piano di costi in base all'avanzamento dei progetti e crearne uno nuovo che va a inglobare o sostituire il budget esistente.
Rita Lee Finance Manager
Gli argomenti descritti nella presente sezione consentono al manager finanziario di eseguire diverse attività in
Clarity
:
3
Analogamente alla funzionalità disponibile in
Classic PPM
, se si dispone dei diritti di accesso di
visualizzazione
per il progetto, è possibile accedere alla scheda Dati finanziari. Consultare la sezione
Manager finanziario
in
Clarity
: Confronto con
Classic PPM
per verificare di disporre dei diritti necessari per eseguire le attività descritte in questo articolo.
Video sui dati finanziari di
Clarity
Clarity
Dati finanziari di progetto di
Nel video seguente viene illustrata una panoramica degli strumenti di gestione finanziaria disponibili in
Clarity
che consentono di eseguire l'analisi approfondita necessaria per ottenere risultati puntuali e in linea con il budget.

Clarity
Utilizzo dei dati finanziari in
Il seguente video mostra in che modo
Clarity
consente di creare piani di costi e piani di budget in
Clarity
. Descrive inoltre la modalità di analisi delle prestazioni finanziarie dei progetti.

Analogamente alla funzionalità disponibile in
Classic PPM
, se si dispone dei diritti di accesso di
visualizzazione
per il progetto, è possibile accedere alla scheda Dati finanziari. Consultare la sezione
Manager finanziario
in
Clarity
: Confronto con
Classic PPM
per verificare di disporre dei diritti necessari per eseguire le attività descritte in questo articolo.
Per riprodurre i video in modalità schermo intero, fare clic sul logo di YouTube nella parte inferiore.
Prerequisiti
Prima di utilizzare le funzionalità di questa pagina, verificare i seguenti dettagli di configurazione con l'amministratore:
  • Verificare che il progetto sia abilitato a livello finanziario e che un'entità con periodi fiscali attivi sia associata al progetto in
    Classic PPM
    . Consultare la sezione Gestione finanziaria di
    Classic PPM
    .
  • Verificare di disporre di uno o più dei seguenti diritti di accesso:
    • Gestione progetto - Navigazione
    • Progetti - Navigazione
    • Progetto - Modifica
    • Progetto - Piano di costi - Modifica
    • Progetto - Piano di benefit - Visualizzazione
    • Progetto - Piano di budget - Modifica
    • Progetto - Piano di budget - Approvazione
Consultare la sezione
Riferimento ai diritti di accesso
nella versione in lingua inglese della presente documentazione.
Utilizzo dei piani di costi
Creazione di un piano di costi
È possibile creare più piani di costi per un progetto. Dopo aver considerato le alternative, è possibile impostare un solo piano di costi come piano di record. Per impostazione predefinita, la pagina Dati finanziari di un progetto mostra i dettagli del piano per il piano di record.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire un progetto e fare clic su
    Dati finanziari
    .
    Vengono visualizzati i dettagli del piano per il piano di record.
  2. Per visualizzare i piani di costi esistenti per un progetto, fare clic su
    Elenco piani.
    Per impostazione predefinita, l'elenco è ordinato in base al campo Data di creazione in ordine decrescente. È possibile applicare l'ordinamento in base a un altro campo.
    • L'ordinamento modificato verrà mantenuto anche se viene effettuato l'accesso ad un'altra pagina, se si verifica il timeout della sessione, se la pagina viene aggiornata oppure se viene effettuata la disconnessione dall'applicazione.
    • Il piano di record viene sempre visualizzato nella parte superiore dell'elenco.
  3. Fare clic su
    Nuovo piano
    .
    Viene visualizzata la pagina
    Crea piano di costi
    .
    01_Create Cost Plan.jpg
  4. Compilare i campi obbligatori, tra cui
    Nome piano
    ,
    ID piano
    ,
    Tipo di periodo
    ,
    Periodo di inizio
    ,
    Periodo di fine
    e
    Attributi di raggruppamento
    . Il campo
    ID piano
    viene visualizzato solo se la numerazione automatica è disattivata per l'oggetto Piano di costi in
    Clarity
    . È possibile selezionare uno o più attributi di raggruppamento. L'amministratore configura gli attributi dell'oggetto Piano di costi in
    Clarity
    .
  5. Collegare un piano di benefit al piano di costi utilizzando il campo
    Piano di benefit
    . Prima di associare un piano di benefit a un piano di costi, assicurarsi di disporre dei diritti appropriati per visualizzare i piani di benefit in
    Clarity
    . Il diritto
    Progetto - Piano di benefit - Visualizzazione
    consente di visualizzare i piani di benefit associati a un progetto specifico.
  6. Fare clic su
    Crea
    .
    Viene visualizzato il nuovo piano di costi. Il menu
    Visualizza
    è impostato su
    Pianificato
    .
  7. Per aggiungere un nuovo elemento di riga, fare clic su
    Aggiungi riga
    .
  8. Per ciascuna riga, compilare i seguenti dettagli:
    1. Immettere o selezionare i valori per gli
      attributi di raggruppamento
      selezionati per il piano di costi.
    2. Immettere i costi pianificati in base al periodo di tempo.
Modifica delle impostazioni del piano di costi
È possibile modificare alcune impostazioni di un piano di costi.
  • Il nome del piano, la descrizione, l'ID, la data di inizio e di fine sono proprietà del piano di costi selezionato.
  • Altre impostazioni quali
    Periodo di tempo
    e
    Visualizzazione decimale
    sono impostazioni di visualizzazione della pagina.
  • Associare un piano di benefit a un piano di costi.
02_Cost Plan Settings.jpg
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire un progetto e fare clic su
    Dati finanziari
    .
    Vengono visualizzati i dettagli del piano per il piano di record.
  2. Fare clic su
    Elenco piani
    .
  3. Selezionare un piano di costi.
  4. Fare clic su
    Impostazioni
    .
    1. Modificare il
      Nome piano
      o la
      Descrizione piano
      .
    2. Se la numerazione automatica è disattivata, è possibile modificare l'
      ID piano
      . Se la numerazione automatica è attivata, non è possibile modificare
      l'ID piano
      .
    3. È inoltre possibile modificare i valori predefiniti visualizzati per i campi
      Periodo di inizio
      e
      Periodo di fine
      del progetto. Se si modificano i periodi di inizio o fine con un intervallo di tempo inferiore, l'applicazione rimuove i dati dettagliati dal piano di costi.
    4. Per impostare il numero di posizioni decimali, selezionare un'opzione nel campo
      Visualizzazione decimale
      . Se si seleziona 0, non vengono visualizzati valori decimali.
    5. Nel campo
      Periodo di tempo
      , selezionare
      Mensile
      ,
      Trimestrale
      o
      Annuale
      . L'applicazione consente di regolare i periodi di inizio e di fine in modo che corrispondano al periodo selezionato.
      • Il periodo di tempo viene configurato in modo predefinito su
        Mensile
        quando il Tipo di periodo è impostato su
        13 periodi
        ,
        Settimanale
        ,
        Quindicinale
        o
        Nessuno
        oppure quando non esiste alcun periodo di tempo predefinito per l'oggetto Piano di costi in
        Classic PPM
        .
      • Se nel campo
        Periodo di tempo
        si seleziona un valore che non corrisponde a
        Tipo di periodo
        , i dettagli del piano di costi non sono più modificabili.
    6. Nel campo
      Piano di benefit
      , selezionare il piano di benefit che si desidera collegare al piano di costi.
    7. I campi
      Tipo di periodo
      e
      Valuta
      sono di sola lettura ed ereditano i valori predefiniti dall'oggetto Piano di costi di
      Clarity
      .
  5. Fare clic in qualsiasi punto al di fuori della finestra
    Impostazioni piano
    per chiuderla.
Compilazione delle righe del piano di costi con dati di allocazione o assegnazione
Invece di aggiungere nuove righe dell'elemento, è possibile compilare un piano di costi appena creato con i dati di allocazione o assegnazione correnti.
03_Populate Cost Plan.jpg
Per garantire la compilazione automatica dei piani di costi, verificare che vengano soddisfatti i seguenti prerequisiti:
  • Al progetto di
    Clarity
    è associata una matrice di costo/tasso finanziario. Consultare la sezione Configurazione di una matrice di tasso e di costo finanziario.
  • Il progetto associato dispone di almeno un membro del team per consentire la compilazione dalle allocazioni.
  • Il progetto associato dispone di almeno un'attività assegnata per consentire la compilazione dalle assegnazioni.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Nella pagina
    Elenco piani
    , selezionare un piano.
    Vengono visualizzati i dettagli del piano.
  2. Fare clic sul menu
    ⋮ Azioni
    e selezionare una delle opzioni seguenti:
    • Per compilare il piano di costi con i dati di allocazione dell'investimento, fare clic su
      Compila da allocazioni
      .
    • Per compilare il piano di costi con dati assegnazione dell'attività, fare clic su
      Compila da assegnazioni
      .
  3. Modificare gli elementi della riga desiderati.
Per ulteriori informazioni su queste opzioni, consultare la sezione Creazione di piani finanziari dettagliati nella documentazione di
Classic PPM
.
Uso delle percentuali di capitalizzazione
Durante la compilazione di un piano di costi dalle allocazioni, utilizzare il campo % di capitalizzazione per calcolare i valori del tipo di costo (costo di capitale oppure operativo).
  • Per impostazione predefinita, l'attributo % di capitalizzazione non è configurato nella pagina Personale del progetto.
  • La percentuale di capitalizzazione predefinita per le allocazioni del personale è 0%.
  • Tutte le allocazioni sono classificate come costi operativi al 100%.
  • Se si crea un piano di costi, si esegue il raggruppamento per tipo di costo e la compilazione dalle allocazioni, i dettagli del piano vengono compilati solo con i costi operativi. L'impostazione relativa al tipo di costo a livello di progetto (capitale oppure operativo) non viene considerata nel calcolo.
  • È possibile configurare la griglia Personale per aggiungere l'attributo % di capitalizzazione. Se si dispone dei diritti di modifica dell'investimento e dei diritti minimi di modifica delle proprietà finanziare, è possibile modificare l'attributo % di capitalizzazione. Se Tipo di costo è un attributo di raggruppamento, l'opzione
    Compila da allocazioni
    divide i costi di capitale e operativi in base alla % di capitalizzazione.
Esempio
: Un membro del team è allocato a un progetto per 40 ore e gli è stata assegnata una percentuale di capitalizzazione del 25%. Il costo di capitale per la risorsa come definito nella matrice di costo di tasso, in base al ruolo, è 100. L'importo del costo di capitale effettivo nel dettaglio del piano di costi per la risorsa corrisponde a
1000
in base al calcolo seguente
:
(% Capitalizzazione X Allocazione) x Costo = Costo di capitale
(25% di 40) × 100 = 1000
Il rimanente 75% del costo per questa risorsa è allocato al costo operativo.
(75% di 40) × 100 = 3000
Procedere come descritto di seguito:
  1. In
    Clarity
    , verificare che il
    Tipo di costo
    sia assegnato come colonna nella matrice di costo e di tasso associata.
  2. In
    Clarity
    , aprire un progetto e fare clic su
    Personale
    .
  3. Fare clic su
    Pannello colonna
    e aggiungere l'attributo
    % di capitalizzazione
    alla griglia del personale del progetto.
  4. Definire la percentuale di capitalizzazione dei costi per le allocazioni del personale.
  5. Selezionare
    Dati finanziari
    .
  6. Nella pagina
    Elenco piani
    , creare un piano. Selezionare
    Tipo di costo
    come attributo di raggruppamento.
  7. Nella pagina dei
    dettagli del piano
    , selezionare
    ⋮ Azioni
    ,
    Compila da allocazioni
    .
    Gli elementi della riga relativa al dettaglio del piano sono raggruppati per costi operativi e di capitale per ciascun periodo fiscale.
Copia di un piano di costi
È possibile creare un piano di costi da una copia di un piano di costi esistente. Ad esempio, è possibile copiare un piano di costi, modificarne una parte ed eliminare il resto. Il piano copiato include gli stessi attributi di raggruppamento, la valuta e altri dettagli quali il piano di origine.
Il campo
ID piano
viene visualizzato solo se la numerazione automatica è disattivata per l'oggetto Piano di costi in
Clarity
.
Esempio
: Si desidera creare un piano di costi riguardante il periodo 2018-2023 e si desidera visualizzare i numeri corrispondenti soltanto all'anno corrente (si supponga 2018). In questo caso, è possibile creare un piano di costi con i seguenti dettagli ed eseguire la compilazione delle allocazioni o dalle assegnazioni:
  • Tipo di periodo: Annuale
  • Periodo di inizio: 2018
  • Periodo di fine: 2023
Successivamente, creare una copia del piano precedente e modificare soltanto i periodi di inizio e di fine dell'anno corrente (ad esempio, 2019).
04_Copy Cost Plan.jpg
Procedere come descritto di seguito:
  1. Nella pagina
    Elenco piani
    , selezionare un piano di costi.
  2. Fare clic sul menu
    Azioni
    e selezionare
    Copia
    .
    Viene visualizzata la pagina
    Copia piano
    .
  3. Modificare le voci predefinite per i campi obbligatori e facoltativi:
    • Piano di origine
      Visualizza il nome del piano di origine.
    • Periodo di inizio
      Definisce il periodo di inizio della copia I dati vengono copiati nel piano di destinazione in base a questo periodo di inizio e in base al periodo di inizio del piano di destinazione.
      Impostazione predefinita
      : il periodo di inizio del piano di origine.
    • Periodo di fine
      Definisce il periodo di fine della copia. I dati vengono copiati nel piano di destinazione sulla base di questo periodo di fine e al periodo di fine del piano di destinazione.
      Impostazione predefinita
      : il periodo di fine del piano di origine.
    • Scala per %
      Definisce la percentuale di scala da utilizzare (incremento o riduzione) per i valori in dollari nella copia del piano.
      Esempio
      : immettere 75 per aumentare i valori del piano di copia del 75% rispetto al piano di origine.
      Valore predefinito
      : 0%. Nessuna modifica apportata ai valori.
    • Nome piano
      Definisce il nome del piano di destinazione.
      Impostazione predefinita
      : il nome del piano di origine preceduto dal prefisso
      Copia di
      .
    • ID piano
      Definisce l'ID univoco del piano di destinazione.
      Impostazione predefinita
      : l'ID del piano di origine preceduto dal prefisso
      Copia di
      .
    • Descrizione piano
      Fornisce una descrizione del piano di destinazione.
      Impostazione predefinita
      : descrizione del piano di costi di origine.
    • Tipo di periodo
      Visualizza il tipo di periodo fiscale.
      Impostazione predefinita
      : il tipo di periodo fiscale del piano di origine. Non è possibile modificare il tipo di periodo predefinito.
  4. Fare clic su
    Crea
    .
    Il piano di costi copiato viene visualizzato per la modifica e la visualizzazione da parte di altri utenti.
Impostazione del Piano di record
Il piano di record (PdR) corrisponde al piano di costi che si intende utilizzare come piano di budget per un progetto. Nel caso in cui si disponga di un piano di budget approvato già esistente, è possibile utilizzare il piano di record per creare un nuovo piano di budget. Per preparare un piano di costi per l'approvazione del budget, è necessario impostarlo come Piano di record. Il piano di costi del Piano di record viene sempre visualizzato nella parte superiore della pagina Elenco piani. Nella pagina dei dettagli del piano, l'immagine Piano di record viene visualizzata nella parte superiore, accanto al nome del piano.
Eseguire una delle operazioni seguenti:
  • Nella pagina
    Elenco piani
    , fare clic sul menu
    ⋮ Azioni
    accanto al piano di costi e selezionare
    Imposta come piano di record
    .
  • Nella pagina
    Dettagli piano
    , fare clic sul menu
    ⋮ Azioni
    accanto al nome del piano e selezionare
    Imposta come piano di record
    .
05_Plan of Record.jpg
Eliminazione di un piano di costi
È possibile eseguire operazioni simili per eliminare un piano di costi non più necessario. È possibile eliminare il piano di record se è l'unico piano di costi disponibile per un progetto. In caso contrario, creare un altro piano di costi per il piano di record prima di eliminare il piano di record corrente.
Sincronizzazione di progetti e di dati finanziari con i valori effettivi
Per mantenere il progetto e i dati finanziari sincronizzati con i valori effettivi contabilizzati più recenti, eseguire i processi riportati nella tabella seguente nell'ordine elencato in
Clarity
. L'elenco dei processi eseguiti dipende dal metodo utilizzato per la contabilizzazione dei valori effettivi.
Metodo di contabilizzazione dei valori effettivi
Processi
Note
Voce della scheda attività
  • Contabilizza schede attività
  • Contabilizza transazioni in dati finanziari
  • Contabilizza in WIP
  • Suddivisione tempo
  • Allocazione investimento
Eseguire il processo Contabilizza schede attività per aggiornare il progetto. Quindi, eseguire i processi Contabilizza transazioni in dati finanziari e Contabilizza in WIP per aggiornare i dati finanziari.
Voce di transazione
  • Contabilizza in WIP
  • Importa valori finanziari effettivi
  • Suddivisione tempo
  • Allocazione investimento
Creare il giustificativo automaticamente per convalidare l'immissione dell'interfaccia utente. Successivamente, contabilizzare la voce in WIP per aggiornare i dati finanziari e il processo di importazione per aggiornare il progetto.
XOG
  • Contabilizza transazioni in dati finanziari
  • Contabilizza in WIP
  • Importa valori finanziari effettivi
Esecuzione il processo Contabilizza transazioni in dati finanziari per convalidare la transazione. Successivamente, eseguire il processo Contabilizza in WIP per contabilizzare la transazione nei dati finanziari e il processo Importa per aggiornare il progetto.
Adeguamento WIP
  • Importa valori finanziari effettivi
  • Suddivisione tempo
  • Allocazione investimento
Nota: approvare gli adeguamenti WIP prima di eseguire il processo Importa valori finanziari effettivi. Dopo l'approvazione dell'adeguamento dei dati finanziari, eseguire il processo Importa per aggiornare il progetto.
Analisi dei piani di costi
06_Analyze Cost Plan.jpg
  1. Dal menu principale, fare clic su
    Progetti
    .
    Se si dispone dell'accesso ai riquadri di progetto, fare clic su
    Riquadri di progetto
    .
  2. Aprire un progetto e fare clic su
    Dati finanziari
    .
    Viene visualizzato il piano di record.
  3. Per visualizzare altri piani, fare clic su
    Elenco piani
    . Fare clic su un piano oppure fare clic su
    Torna a Dettagli piano
    .
  4. Utilizzare le seguenti visualizzazioni del menu
    Visualizza
    per analizzare i dati:
    • Pianificato
      : questa visualizzazione mostra il costo pianificato per un periodo di tempo. Fare doppio clic su una cella di costo pianificato per modificarla.
    • Valori pianificati/effettivi
      : questa visualizzazione consente di confrontare i costi pianificati ed effettivi. Questa visualizzazione fornisce inoltre i dati per i campi Costo restante e % di spesa. I costi vengono calcolati come indicato di seguito:
      • Costo restante
        =
        Costo pianificato
        -
        Costo effettivo
      • % di spesa
        = (
        Valori effettivi/Pianificati
        ) x
        100
    • Valori effettivi
      : questa visualizzazione consente di visualizzare i costi effettivi contabilizzati durante il periodo fiscale. Il piano di costi mostra i valori effettivi per la risorsa del team in base alle ore immesse dai singoli membri del team.
  5. Valori pianificati/previsti
    : questa visualizzazione consente di confrontare i costi pianificati con quelli di previsione.
    La previsione di costo corrisponde al costo totale che si dovrà sostenere. Il costo
    di previsione combina il valore effettivo del periodo precedente con il costo pianificato per i periodi di tempo attuali e futuri. I valori di previsione vengono calcolati come indicato di seguito:
    • Per i periodi di tempo precedenti,
      Previsione
      =
      Valori effettivi
    • Per i periodi di tempo attuali e futuri,
      Previsione
      =
      Pianificato
    • Previsione
      (calcolata) =
      Effettivo
      +
      Previsione costo restante
    • Previsione costo restante
      =
      Costo effettivo
      (contabilizzato fino all'ultimo periodo fiscale completato) +
      Costo pianificato
      (rimanente nel piano di costi del record in seguito all'ultimo periodo fiscale completato)
      Ad esempio, il periodo di tempo è impostato su
      mensile
      e la data del progetto
      corrisponde
      a 20/05/2020. In questo caso, la previsione del costo restante corrisponde al costo effettivo fino al 30/04/2020 più il costo pianificato nei periodi fiscali al termine del periodo fiscale successivo al 30/04/2020.
    • Varianza
      =
      Valore pianificato
      -
      Previsione
    • % varianza
      = (
      Varianza
      ÷
      Valore pianificato
      ) x
      100
Revisione delle transazioni associate ai costi effettivi
Nelle visualizzazioni Valori pianificati/effettivi o Valori effettivi, vengono mostrate le transazioni corrispondenti ai costi effettivi. Ogni valore di costo effettivo viene visualizzato come collegamento ipertestuale. È possibile fare clic su un singolo costo e i valori effettivi del livello di riga o di colonna verranno aggregati. La finestra Revisione transazione mostra a sinistra le colonne aggiunte Data transazione, Risorsa e Attività. Le colonne Unità, Costo unità e Costo effettivo vengono aggiunte nella parte destra.
Come illustrato nell'esempio seguente, vengono visualizzati tutti gli attributi di raggruppamento selezionati tra le colonne bloccate.
Per utilizzare un elenco di elementi selezionato, filtrare le transazioni tramite i campi Ruolo, Risorsa o Dipartimento risorsa, come illustrato nell'immagine seguente.
Actuals Shot.png
Revisione delle transazioni associate all'immissione delle ore del team
È inoltre possibile visualizzare i valori effettivi di un team in base all'immissione delle ore dei singoli membri del team. Il campo Revisione transazione mostra i dati previsti per le risorse del team in base alle ore immesse dai singoli membri del team.
Prerequisiti
  • Assicurarsi che un team sia associato a un progetto. Il team viene elencato come una delle risorse per il progetto e il piano di costi per il progetto viene calcolato per il team.
  • Verificare che la scheda attività del team sia stata inviata e approvare il lavoro completato per un'attività assegnata a un team. Il tempo immesso dall'utente verrà quindi registrato per il team.
  • Se i team vengono allocati mediante il personale del progetto e le allocazioni dei membri del team sono pari allo 0%, le allocazioni di progetto non verranno compilate in quanto le singole allocazioni dei membri del team non sono > 0%.
  • Nel caso in cui le allocazioni dei membri del team vengano aggiornate (a un valore > 0%), le allocazioni del team del personale del progetto non vengono aggiornate automaticamente. Tuttavia, in caso di aggiornamento di singole allocazioni dei membri del team (a un valore > 0%), le allocazioni del team del personale del progetto vengono aggiornate automaticamente.
  • Un'allocazione del team può essere rimossa solo dagli investimenti se non sono presenti valori effettivi associati contabilizzati per l'allocazione del team (si tratta delle stesse regole esistenti per le singole risorse: se i valori effettivi sono stati contabilizzati, un'allocazione non può essere rimossa dall'investimento).
Esempio
: considerare uno scenario in cui Ian ha immesso un team denominato
Ore del team
nella sezione
Potenziamento protezione automatizzata
del progetto. Ian ha inviato la scheda attività per le ore del team relative al mese di agosto per le attività assegnate al proprio team. Il piano di record per il campo Potenziamento protezione automatizzata mostra ora i valori effettivi per le ore del team.
Cost Plan for Team Resource Based on Individual Team Member Entry.jpg
Ian visualizza in dettaglio la Revisione transazione per le ore del team. La Revisione transazione mostra i seguenti dettagli:
  • Le ore vengono acquisite in base alle risorse del team
  • Ogni giorno viene registrato correttamente
  • Il costo unitario viene estratto dalla matrice di tasso in base al singolo membro del team.
  • Il costo totale è aggregato
Review Transaction For Team Resource Based on Individual Team Member Entry.jpg
Procedere come descritto di seguito:
  1. Accedere a
    Progetti
    ,
    Dati finanziari
    . Il piano di record viene visualizzato per impostazione predefinita.
  2. Da
    Visualizzazione
    , fare clic sull'elenco a discesa e selezionare
    Valori pianificati/effettivi
    .
  3. Scorrere fino al periodo in cui la scheda attività è stata immessa per il team. Vengono visualizzati i valori effettivi del team.
  4. Fare clic sul costo effettivo per visualizzare i dettagli della
    Revisione transazione
    . La Revisione transazione mostra la data di transazione, le attività, le risorse, il costo unitario e la suddivisione effettiva dei costi insieme ai valori aggregati.
Effettuare il raggruppamento in base all'attività del team per visualizzare la suddivisione dell'attività rispetto al costo del periodo in relazione alla durata del team.
La scheda attività del team immessa mostra il costo effettivo sostenuto per l'attività assegnata al team in un progetto.
Modifica degli elementi del piano di costi nella griglia
È possibile aggiornare i dettagli di un elemento della riga per un piano di costi modificando direttamente le righe nella griglia. È possibile modificare i costi pianificati in tutte le visualizzazioni (Pianificato, Valori pianificati/effettivi o Valori pianificati/previsti).
  • Non è possibile modificare i costi pianificati nella visualizzazione Valori effettivi.
  • È possibile modificare i dettagli del piano di costi nello stesso tipo di periodo di creazione del piano di costi. Ad esempio, se si crea un piano di costi utilizzando il tipo di periodo
    mensile
    , sarà possibile aggiungere, modificare o eliminare gli elementi delle righe soltanto per i periodi di tempo mensili.
Aggiunta di righe
È possibile aggiungere righe soltanto alle visualizzazioni Pianificato, Valori pianificati/effettivi e Pianificazione/Previsione.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Fare clic su
    Aggiungi riga
    oppure fare clic con il tasto destro del mouse su una riga e selezionare
    Inserisci riga sotto
    .
  2. Digitare o utilizzare il menu di ricerca per specificare gli attributi di raggruppamento per la nuova riga.
Modifica del costo pianificato
Fare clic sulle celle nella colonna Pianificato per modificare i valori di costo pianificato. Le altre colonne che utilizzano il costo pianificato nei rispettivi calcoli vengono aggiornate di conseguenza per la visualizzazione. È possibile copiare i costi pianificati dalla stessa griglia o da un foglio Excel e incollarli in un'altra posizione della griglia. Tutti i calcoli e i costi vengono aggiornati per tutte le visualizzazioni del piano di costi.
Eliminazione di una riga
Per eliminare una riga dalla griglia, fare clic con il tasto destro del mouse su una cella qualsiasi, quindi fare clic su
Elimina riga
.
Raggruppamento dei dati in base all'attributo
Raggruppare i dati di pianificazione per qualsiasi attributo di raggruppamento disponibile per analizzare la modalità di allocazione dei fondi per ciascun tipo all'interno dell'attributo di raggruppamento. Ad esempio, per visualizzare il costo pianificato per il lavoro esterno rispetto a quello interno, raggruppare i dati per Classe di transazione. È inoltre possibile visualizzare i valori aggregati per ciascun tipo di lavoro.
Quando si raggruppano i dati di pianificazione in base all'attributo Risorsa, è possibile visualizzare sia le risorse che i team definiti nella colonna singola.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Trascinare e rilasciare l'attributo di raggruppamento nella sezione
    Criterio di raggruppamento
    .
  2. Espandere ciascun gruppo per visualizzare le singole righe.
    Group By.gif
Visualizzazione delle colonne
Nelle visualizzazioni Valori pianificati/effettivi e Valori pianificati/previsti, è possibile scegliere se nascondere o mostrare tutte le colonne di un tipo. Ad esempio, è possibile visualizzare tutte le colonne Pianificato oppure nascondere tutte le colonne Valori effettivi. Fare clic sul colore corrispondente a un nome di colonna nella legenda
Visualizzazione
nella parte superiore destra della pagina.
Utilizzo dei piani di budget
Quando il piano di costi viene approvato, questo si converte nel piano di budget del progetto. È possibile inviare una parte di un piano di costi per l'approvazione modificando le date di inizio e di fine relative all'invio. Solo la parte compresa tra le nuove date di inizio e di fine verrà inviata per l'approvazione. Quando un piano di costi viene approvato, diventa un piano di budget con un nuovo numero di versione. Se esiste un piano di budget precedente, viene salvato separatamente e può essere visualizzato, ma non modificato.
Quando si invia un piano di costi come piano di budget, tenere presente quanto segue:
  • Se esiste già un piano di budget, il piano di costi inviato deve includere gli stessi attributi di raggruppamento per unire i dati del piano di costi inviato con i dati del piano di budget esistente. Se gli attributi di raggruppamento non sono gli stessi, sostituire il piano di budget esistente o annullarne l'invio.
  • È possibile inviare o approvare un piano di budget alla volta.
  • Quando un piano di budget inviato viene approvato, questo si converte nel piano di record.
  • È possibile modificare un budget inviato ma non un budget approvato o rifiutato.
  • Se esiste già un budget approvato, i dati del piano di costi inviato possono essere uniti o sostituire il budget approvato.
Invio dei piani di costi come piani di budget
Inviare un piano di costi come piano di budget per creare un nuovo budget approvato o per aggiornare il budget dopo avere aggiornato il piano di costi. È necessario designare un piano di costi come piano di record affinché possa essere inviato per l'approvazione. Se esiste già un piano di budget approvato e si crea o si aggiorna un piano di costi come il nuovo piano di record, è possibile inviare il piano di record per unirlo al piano di budget approvato o sostituire il piano di budget.
Procedere come descritto di seguito
:
  1. Fare clic su
    Progetti
    .
  2. Aprire un progetto e fare clic su
    Dati finanziari
    . Per impostazione predefinita, viene visualizzato il piano di costi designato come Piano di record.
  3. Fare clic sul menu
    ⋮ Azioni
    e selezionare
    Invia per approvazione
    .
    Per inviare un piano di budget, fare clic su
    Elenco piani
    e selezionare il menu
    ⋮ Azioni
    associato al piano di record.
  4. Completare i seguenti campi:
    • Nome piano
      Inserire il nome del piano di budget.
    • ID piano
      Definisce un ID univoco per il piano di budget.
    • Descrizione piano
      Fornire una breve descrizione del piano di budget.
    • Tipo di periodo
      (non modificabile)
      Mostra il tipo di periodo associato al piano di costi.
    • Periodo di inizio
      Visualizza il periodo di inizio del piano di budget. Per inviare solo una parte del piano di costi invece dell'intero piano per il budget, selezionare un periodo di inizio diverso.
    • Periodo di fine
      Visualizza il periodo di fine del piano di budget. Per inviare solo una parte del piano di costi invece dell'intero piano per il budget, selezionare un periodo di fine diverso.
    • Piano di benefit
      Associare un piano di benefit al piano di budget. Se è stato associato un piano di benefit al piano di costi, lo stesso piano di benefit verrà associato al piano di budget.
    • Opzione di invio
      • Sostituisci
        : opzione selezionata per impostazione predefinita quando si crea un nuovo piano di budget.
      • Unisci
        : opzione disponibile solo con la revisione di un piano di budget. Consente di unire le modifiche con il piano di budget esistente.
  5. Inviare il piano di costi per l'approvazione.
Approvazione o rifiuto dei piani di budget inviati
Approve Budget.jpg
Procedere come descritto di seguito
:
  1. Fare clic su
    Progetti
    .
  2. Aprire un progetto e fare clic su
    Dati finanziari
    . Per impostazione predefinita, viene visualizzato il piano di record.
  3. Fare clic su
    Elenco piani
    , quindi selezionare
    Budget
    per visualizzare l'elenco dei budget disponibili.
  4. Nella
    barra di ricerca
    , immettere il nome del budget o l'
    ID del piano
    per identificare il budget che si desidera modificare.
  5. Per approvare o rifiutare il budget, fare clic sul menu
    ⋮ Azioni
    , quindi selezionare
    Approva budget
    o
    Rifiuta budget
    .
  6. Per modificare un budget, fare clic su di esso.
    Viene visualizzato il budget.
  7. Aggiungere un'ulteriore riga o rimuovere una riga dal budget.
  8. Modificare i valori nella colonna
    Budget
    .
  9. Dopo aver completato le modifiche, fare clic sul menu
    ⋮ Azioni
    e selezionare l'opzione
    Approva budget
    per approvare il budget.
  10. Per rifiutare un budget, selezionare l'opzione
    Rifiuta budget
    .
Modifiche al piano di budget
  • Combinazione già esistente
    : se viene visualizzato un messaggio di errore relativo a una
    combinazione già esistente
    , ciò significa che è stata aggiunta una nuova riga al piano di budget con gli stessi attributi di raggruppamento della voce precedente. In questo caso, è possibile eliminare la riga non necessaria.
  • Modifica delle impostazioni del piano di budget
    : facendo clic su
    Impostazioni
    , sarà possibile modificare tutti i campi ad eccezione di Valuta e Tipo di periodo. Se si modifica il Periodo di tempo rispetto al valore predefinito, tutti i campi diventano di sola lettura.
  • Impossibile modificare un piano approvato
    : dopo aver inviato un piano di costi per l'approvazione, esso diviene un piano di budget inviato. È possibile modificare il piano di budget inviato ma non è possibile modificarlo in seguito alla sua approvazione.
Analisi dei piani di budget
Analyze Budget Plans.jpg
È possibile utilizzare le visualizzazioni Budget e Budget vs Previsione per analizzare i piani di budget.
  • Visualizzazione Budget
    Mostra il costo pianificato per l'intero progetto dalla creazione fino al termine.
  • Budget vs Previsione
    : combina i costi effettivi dalla creazione fino al periodo precedente con il costo pianificato dal periodo corrente in poi. Ad esempio, si supponga di avere un progetto di sei mesi ed attualmente si è al quarto mese. Questa visualizzazione mostrerà i costi effettivi per i primi quattro mesi e il costo pianificato per i due mesi successivi.
Quando si utilizza la visualizzazione Budget vs Previsione, viene inoltre visualizzata la varianza, ovvero la differenza tra il budget e la previsione del costo.
Procedere come descritto di seguito
:
  1. Fare clic su
    Progetti
    .
  2. Aprire un progetto e fare clic su
    Dati finanziari
    . Per impostazione predefinita, viene visualizzato il piano di costi designato come Piano di record.
  3. Fare clic su
    Elenco piani
    , quindi su
    Budget
    per visualizzare l'elenco dei budget accessibili.
  4. Nella
    barra di ricerca
    , immettere il nome del budget o l'
    ID del piano
    per identificare il budget che si desidera modificare.
  5. Fare clic sul budget per aprirlo.
  6. Nell'elenco a discesa
    Visualizza
    , selezionare la visualizzazione
    Budget
    o
    Budget vs Previsione
    .
  7. Selezionare la visualizzazione
    Budget vs Previsione
    . Questa visualizzazione consente di confrontare i costi a budget con la previsione di costo.
    La previsione di costo corrisponde al costo totale che si dovrà sostenere. Il
    costo di previsione combina il valore effettivo del periodo precedente con il costo pianificato per i periodi di tempo attuali e futuri. I valori di previsione vengono calcolati come indicato di seguito:
    • Per i periodi di tempo precedenti,
      Previsione
      =
      Valori effettivi
    • Per i periodi di tempo attuali e futuri,
      Previsione
      =
      Pianificato
    • Previsione
      (calcolata) =
      Effettivo
      +
      Previsione costo restante
    • Previsione costo restante
      =
      Costo effettivo
      (contabilizzato fino all'ultimo periodo fiscale completato) +
      Costo pianificato
      (rimanente nel piano di costi del record in seguito all'ultimo periodo fiscale completato)
      Ad esempio, il periodo di tempo è impostato su
      mensile
      e la data del progetto corrisponde a 20/05/2018. In questo caso, la previsione del costo restante corrisponde al costo effettivo fino al 30/08/2018 più il costo pianificato nei periodi fiscali al termine del periodo fiscale successivo al 30/04/2018.
    • Varianza
      =
      Budget
      Previsione
    • % varianza
      = (
      Varianza
      ÷
      Budget
      ) x
      100
  8. Utilizzare i codici colorati associati al campo
    Visualizzazione
    per mostrare o nascondere le righe associate nella visualizzazione.
  9. (Facoltativo) È possibile esaminare le transazioni con costi effettivi relative a una previsione di valore. Il valore viene visualizzato come collegamento ipertestuale in singole celle e come valore aggregato a livello di riga e di colonna. Fare clic sul valore per aprire la finestra Revisione transazione, in maniera analoga alla procedura per i piani di costi. Consultare la sezione
    Revisione delle transazioni associate ai costi effettivi
    del paragrafo
    Analisi dei piani di costi
    precedente.
Creazione di una revisione del budget
Una volta approvato, un piano di costi si converte nel piano di budget per un progetto. Poiché i progetti sono dinamici e soggetti a continue modifiche, è possibile rivedere diverse parti del budget o sostituirlo completamente. È possibile effettuare due tipi di revisioni in un piano di budget approvato:
Revisione di un piano di budget unito
  • Inviare un piano di costi con nuovi elementi di riga e unire le modifiche con il piano di budget esistente.
  • Inviare una parte di un piano di costi modificando la data di inizio e di fine per l'invio o aggiornare i valori del campo in periodi di tempo specifici. È possibile inviare solo i periodi di tempo modificati e unirli con il budget.
Revisione di un piano di budget sostituito
  • Inviare un piano di costi con le righe cancellate e sostituire il budget per rimuovere tali righe dal piano di budget.
  • Creare un piano di costi utilizzando tipi di attributi di raggruppamento o periodi di tempo diversi e sostituire il budget.
Entrambi i tipi di revisione forniscono la cronologia di approvazione. Tuttavia, la funzionalità di sostituzione consente di eliminare le righe che non sono più necessarie e di rivedere gli attributi di raggruppamento e i periodi fiscali.
Quando si invia un piano di costi per la revisione di un budget esistente, specificare se effettuare un'unione o una sostituzione mediante l'elenco a discesa Opzione di invio. Questo campo viene visualizzato solo in presenza di almeno un budget approvato. Se la struttura del nuovo piano di costi è diversa da quella del budget esistente, Sostituisci è l'unica opzione disponibile.
A seguito dell'approvazione, il piano di costi diventa il piano di budget rivisto con un nuovo numero di versione. È possibile visualizzare la versione precedente del budget, che viene salvata separatamente. Non è possibile modificare i piani di budget precedenti o i piani di budget attualmente approvati.
Esempio 1: utilizzo dell'opzione Unisci
È già stato inviato un budget per i primi due mesi di un progetto di sei mesi. Ora è necessario aggiungere un amministratore del database come ulteriore risorsa e inviare il budget per l'approvazione per i due mesi successivi. In questi casi è possibile modificare il piano di costi aggiungendo un amministratore del database al progetto e assegnandogli delle attività per i due mesi successivi. È quindi possibile utilizzare l'opzione Compila da assegnazioni per aggiornare il piano di costi. Quando si invia il piano di costi, è possibile usare i campi Periodo di inizio e Periodo di fine per inviare il piano di costi per i due mesi successivi.
Merge Budget.jpg
Procedere come descritto di seguito
:
  1. Fare clic su
    Progetti
    .
  2. Aprire un progetto e fare clic su
    Dati finanziari
    . Per impostazione predefinita, viene visualizzato il piano di costi designato come Piano di record. Il manager di progetto ha già aggiunto l'amministratore del database come risorsa e gli assegna le attività appropriate.
  3. Fare clic sul menu
    ⋮ Azioni
    e selezionare
    Compila da assegnazioni
    per aggiornare il piano di costi.
  4. Fare clic sul menu
    ⋮ Azioni
    e selezionare
    Invia per approvazione
    .
  5. Immettere i dettagli pertinenti. Assicurarsi di aver inserito i valori corretti nei campi Periodo di inizio e Periodo di fine.
  6. Selezionare il pulsante di opzione
    Unisci
    e fare clic su
    Invia
    .
Il manager finanziario competente può quindi esaminare il nuovo piano di budget e approvarlo.
Esempio 2: utilizzo dell'opzione Sostituisci
È stato pianificato un progetto per gli ultimi quattro mesi ed è già stato inviato un budget stimato con i ruoli ritenuti necessari. Un mese prima dell'inizio del progetto, è stato creato un piano di costi con le risorse effettive e sono stati modificati gli attributi di raggruppamento affinché includano Dipartimento e Ubicazione. A questo punto è possibile inviare il nuovo piano di costi per sostituire il piano di budget approvato.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Fare clic su
    Progetti
    .
  2. Aprire un progetto e fare clic su
    Dati finanziari
    . Per impostazione predefinita, viene visualizzato il piano di costi designato come Piano di record.
  3. Fare clic su
    Elenco piani
    , quindi su
    Piani di costi
    per visualizzare tutti i piani di costi per il progetto.
  4. Fare clic su
    Nuovo piano
    per creare un nuovo piano di costi. Immettere i vari dettagli, quali il
    nome
    e l'
    ID del piano
    .
  5. Selezionare
    Dipartimento
    e
    Ubicazione
    come attributi di raggruppamento.
  6. Fare clic su
    Crea
    per creare un nuovo piano di costi.
    Per ulteriori informazioni sulla creazione dei piani di costi, consultare la sezione corrispondente in questa pagina.
  7. Fare clic sul menu
    ⋮ Azioni
    e selezionare
    Compila da allocazioni
    o
    Compila da assegnazioni
    per aggiornare il piano di costi. Poiché il manager di progetto ha già sostituito i ruoli generici con risorse specifiche che lavoreranno al progetto, il piano di costi sarà accurato.
  8. Fare clic sul menu
    ⋮ Azioni
    e selezionare
    Imposta come piano di record
    per convertire il piano di costi in piano di record.
  9. Fare clic sul menu
    ⋮ Azioni
    e selezionare
    Invia per approvazione
    .
  10. Immettere i dettagli pertinenti.
  11. Selezionare il pulsante di opzione
    Sostituisci
    e fare clic su
    Invia
    .
Il manager finanziario competente può quindi esaminare il nuovo piano di budget e approvarlo.
È possibile che si voglia sostituire un budget quando non è più necessaria una voce nel piano di budget. Per rimuovere una riga dal piano di budget, eliminare la riga corrispondente dal piano di costi. Inviare il piano di costi rivisto come sostituzione del piano di budget.
Organizzazione delle colonne nella griglia
È possibile organizzare le griglie finanziarie tramite i controlli della griglia descritti nella presente sezione.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Dalla griglia, è possibile posizionare il mouse su qualsiasi intestazione di colonna e visualizzare ulteriori opzioni. È possibile aggiungere colonne a sinistra o a destra. È inoltre possibile ridimensionare o reimpostare la larghezza della colonna. La seguente immagine mostra un esempio del menu delle colonne.
    Pin Column.jpg
  2. È possibile visualizzare e nascondere le colonne nel piano di costi. Posizionare il mouse su un qualsiasi intestazione di riga e fare clic sulla sezione corrispondente. Selezionare le colonne che si desidera visualizzare nella visualizzazione. Nell'esempio seguente, il costo pianificato è riportato solo nella sezione Totale, ma non sotto 2018-02.
    Hide Columns.jpg