Condivisione e ricerca di documenti

ccppmop1592
HID_getting_started_share_documents
È possibile condividere e cercare criteri, procedure, elementi del progetto, bozze, requisiti, guide, contratti e altri documenti da due repository:
  • Archivio informazioni
  • Manager documenti
È possibile utilizzare l'
Archivio informazioni
per salvare documenti generici e accedervi. È possibile utilizzare
Gestione documenti
per generare un repository di documenti e moduli relativi al programma o al progetto. È inoltre possibile allegare documenti, ad esempio un curriculum o un modulo di iscrizione, al profilo di una risorsa.
Sebbene l'accesso a queste repository sia consentito alla maggior parte degli utenti, l'accesso alle cartelle e ai documenti specifici può variare. Con le autorizzazioni appropriate gli utenti possono creare nuove cartelle, aggiungervi documenti e modificare sia documenti che cartelle. I diritti di accesso a queste due repository presentano differenze considerevoli.
Per aprire una cartella, aprire la
Pagina iniziale
, selezionare
Organizzazione
e fare clic su
Archivio informazioni
. Se il collegamento
Archivio informazioni
non viene visualizzato, contattare l'amministratore.
Gli amministratori possono assegnare i
diritti di accesso
a livello di Archivio informazioni e le
autorizzazioni
a livello di cartella e di documento.
2
Archivio informazioni - Diritti di accesso
La seguente tabella include i diritti di accesso disponibili per gestire o visualizzare il contenuto dell'Archivio informazioni:
Diritto di accesso
Descrizione
Archivio informazioni - Amministrazione
Consente di accedere a tutte le cartelle e ai documenti.
Solo gli utenti che dispongono del diritto di accesso
Archivio informazioni - Amministrazione
possono creare cartelle nel livello superiore della struttura di cartelle dell'Archivio informazioni.
Gli utenti che dispongono del diritto
Archivio informazioni - Accesso
e delle autorizzazioni appropriate possono aggiungere cartelle secondarie e documenti alle cartelle.
Archivio informazioni - Accesso
Consente di creare, modificare e visualizzare i documenti e le cartelle per le quali si dispone dell'accesso.
Consente di eliminare le cartelle create e i documenti aggiunti.
Archivio informazioni - Visualizzazione completa
Consente di visualizzare tutti i documenti.
Autorizzazioni di accesso all'Archivio informazioni e alla Gestione documenti
L'amministratore concede i diritti di accesso all'Archivio informazioni descritti nella seguente tabella. Durante la creazione o la gestione di una cartella o un documento, individuare gli utenti che necessitano dell'accesso alla cartella o al documento. Concedere agli utenti l'autorizzazione di lettura, lettura/scrittura o di lettura/scrittura/eliminazione per la cartella o il documento. Il livello di autorizzazione determina le azioni che le risorse possono eseguire su una cartella o un documento. L'autorizzazione di lettura viene concessa automaticamente a tutti gli utenti della Gestione documenti. Il resto delle autorizzazioni verranno concesse dal manager di progetto, dal manager di programma, dal manager delle risorse o dall'amministratore.
Autorizzazione
Descrizione
Lettura
È possibile eseguire le seguenti operazioni:
Aprire la versione corrente e le versioni precedenti di un documento.
Estrarre la versione corrente e le versioni precedenti di un documento.
Lettura/Scrittura
È possibile eseguire le seguenti operazioni:
Aprire, leggere, copiare e spostare documenti.
Estrarre o archiviare documenti.
Visualizzare la cronologia di estrazione/archiviazione.
Visualizzare le versioni di un documento.
Visualizzare e modificare le proprietà e le autorizzazioni di un documento.
Allegare processi ai documenti.
Aggiungere nuove cartelle e documenti.
Lettura/scrittura/eliminazione
Si dispone di tutte le autorizzazioni di lettura/scrittura ed è inoltre possibile spostare ed eliminare documenti e cartelle.
Creazione di una cartella
Le cartelle possono essere standalone e contenere documenti oppure fungere da cartella di livello superiore contenente sottocartelle. Le cartelle di livello superiore e le cartelle secondarie possono contenere documenti.
Per visualizzare l'elenco delle azioni di cartella dalla pagina
Archivio informazioni
o
Gestione documenti
, fare clic su una cartella dal menu
Azioni
. Le azioni disponibili dipendono dai diritti di accesso e dalle autorizzazioni dell'utente.
È possibile creare sottocartelle per una cartella di livello superiore, e cartelle secondarie di sottocartelle. Quando si crea una sottocartella, l'applicazione concede automaticamente l'accesso in lettura/scrittura a tale sottocartella alle risorse selezionate al livello superiore. Tali risorse vengono denominate partecipanti. È possibile selezionare risorse specifiche dal gruppo di partecipanti esistente e concedere l'accesso a più utenti.
Creazione di una cartella per un progetto o un programma
È possibile creare una cartella per un progetto o un programma.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire la
    Pagina iniziale
    e da
    Gestione portfolio
    fare clic su
    Progetti
    o
    Programmi
    .
  2. Aprire il progetto o il programma e fare clic su
    Collaborazione
    .
  3. Selezionare
    Nuova cartella
    dal menu
    Azioni
    della cartella.
  4. Completare le informazioni richieste e salvare le modifiche.
Creazione di una cartella per una risorsa
È possibile creare una cartella per una risorsa.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Accedere alla
    pagina iniziale
    e in
    Gestione risorse
    fare clic su
    Risorse.
  2. Aprire la risorsa o il ruolo, quindi fare clic su
    Gestione documenti
    .
  3. Selezionare
    Nuova cartella
    dal menu
    Azioni
    della cartella.
  4. Completare le informazioni richieste e salvare le modifiche.
Gestione di una cartella
È possibile gestire una cartella nel seguente modo:
Aggiunta di un documento a una cartella
È possibile aggiungere simultaneamente a una cartella un numero massimo di cinque file.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire la pagina
    Archivio informazioni
    per un programma o un progetto specifici, oppure la pagina
    Gestione documenti
    per una risorsa.
  2. Aprire il menu
    Azioni
    per la cartella e fare clic su
    Aggiungi documenti
    .
  3. Selezionare i file da aggiungere e completare le informazioni richieste. Di seguito si riporta una breve descrizione dei campi seguenti:
    • Abilita estrazione
      Indica se le risorse che dispongono dei diritti di accesso corrispondenti possono estrarre e modificare il file.
    • Abilita gestione versioni
      Indica se le risorse dotate di apposito diritto di accesso possono creare un'altra versione del file.
  4. Fare clic su
    Aggiungi
    .
Download di file da cartelle
Utilizzare l'opzione
Download completo
o
Download incrementale
per eseguire il download dei file dalla cartella selezionata in un file .zip locale. Se queste opzioni non sono disponibili nel menu
Azioni
, ciò significa che l'utente non dispone delle autorizzazioni necessarie per scaricare i file.
È possibile eseguire il download dei seguenti elementi:
  • Tutti i file e le sottocartelle di una cartella selezionata
  • Un sottoinsieme di file dalla cartella selezionata. Il sottoinsieme include i file modificati dopo il download più recente e i file non ancora scaricati.
Per impostazione predefinita, il nome del file .zip corrisponde al nome della cartella. È possibile selezionare il percorso di download del file. Durante il download dei file da una cartella, la struttura dei file non viene conservata nel file .zip salvato.
Prima di scaricare i file, abilitare l'impostazione
Abilita download documento
.
Download di tutti i file
È possibile scaricare tutti i file selezionati, inclusi i file nelle cartelle secondarie.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire la pagina
    Archivio informazioni
    per un programma o un progetto specifici, oppure la pagina
    Gestione documenti
    per una risorsa.
  2. Aprire il menu
    Azioni
    per la cartella e fare clic su
    Download completo
    .
    Se la dimensione supera il valore massimo di download impostato dall'amministratore, scaricare un sottoinsieme di file dalla cartella.
  3. Salvare il file .zip.
Download incrementale dei file
È possibile scaricare un sottoinsieme di file da una cartella selezionata. Il file .zip include solamente i file che presentano modifiche rispetto all'ultimo download e i file non ancora scaricati.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire la pagina
    Archivio informazioni
    per un programma o un progetto specifici, oppure la pagina
    Gestione documenti
    per una risorsa.
  2. Aprire il menu
    Azioni
    per la cartella e fare clic su
    Download incrementale
    .
    Se le dimensioni superano il valore massimo di download impostato dall'amministratore, scaricare i file singolarmente.
  3. Salvare il file .zip.
Modifica delle proprietà o delle autorizzazioni di una cartella
Quando si aggiungono risorse a una cartella, queste vengono automaticamente raggruppate come partecipanti con accesso in lettura/scrittura alla cartella. L'utente autore della cartella dispone automaticamente dell'accesso con diritto di lettura, scrittura ed eliminazione. Le autorizzazioni possono essere modificate in qualsiasi momento.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire la pagina
    Archivio informazioni
    per un programma o un progetto specifici, oppure la pagina
    Gestione documenti
    per una risorsa.
  2. Aprire il menu
    Azioni
    della cartella ed eseguire una delle seguenti operazioni:
    • Fare clic su
      Proprietà
      per modificare le proprietà della cartella.
    • Fare clic su
      Autorizzazioni
      per modificare le autorizzazioni della cartella.
    Per consentire a una risorsa di trasferire i diritti di accesso a qualsiasi documento e cartella secondaria della cartella corrente, selezionare
    Autorizzazioni in cascata
    .
  3. Salvare le modifiche.
Gestione dei documenti
È possibile gestire i documenti mediante uno dei seguenti metodi:
Estrazione dei documenti.
Per visualizzare un documento, aprirlo in modalità di sola lettura.
Per modificare un documento, eseguirne l'estrazione dalla cartella. Una volta completata questa operazione, ripetere l'archiviazione del documento. Se la gestione delle versioni del documento è abilitata, verrà creata automaticamente una nuova versione del documento.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire la pagina
    Archivio informazioni
    per un programma o un progetto specifici, oppure la pagina
    Gestione documenti
    per una risorsa.
  2. Individuare il documento e dal menu
    Azioni
    del documento, fare clic su
    Estrai
    .
  3. Salvare il documento sul desktop e selezionare un percorso per il file.
  4. Fare clic su OK.
  5. (Facoltativo) Per annullare l'estrazione di documenti, selezionare
    Annulla estrazione
    dal menu
    Azioni
    del documento. L'estrazione può essere annullata solo dall'utente che ha estratto il documento. Annullando un'estrazione si sblocca il documento, consentendo ad altri di estrarre il documento.
  6. Per annullare l'estrazione di documenti, fare clic su
    Archivia
    dal menu
    Azioni
    del documento. Individuare la copia aggiornata nel percorso selezionato durante l'estrazione del documento.
Modifica delle proprietà o delle autorizzazioni del documento
La risorsa che ha aggiunto il documento può aggiornarne le proprietà.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire la pagina
    Archivio informazioni
    per un programma o un progetto specifici, oppure la pagina
    Gestione documenti
    per una risorsa.
  2. Aprire il menu
    Azioni
    del documento ed eseguire una delle seguenti operazioni:
    • Fare clic su
      Proprietà
      per modificare le proprietà della cartella.
    • Fare clic su
      Autorizzazioni
      per modificare le autorizzazioni della cartella.
  3. Salvare le modifiche.
Copia o spostamento di un documento
È possibile copiare o spostare un documento.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire la pagina
    Archivio informazioni
    per un programma o un progetto specifici, oppure la pagina
    Gestione documenti
    per una risorsa.
  2. Individuare il documento da copiare o da spostare in una cartella differente e, dal menu
    Azioni
    del documento, completare uno dei passaggi seguenti:
    • Fare clic su
      Copia
      .
    • Fare clic su
      Sposta
      .
  3. Selezionare la cartella di destinazione nella sezione
    Seleziona posizione
    .
  4. Selezionare la casella di controllo
    Notifica risorse/gruppi
    per inviare una notifica agli utenti che dispongono dell'accesso al documento copiato.
  5. Fare clic su
    Copia
    .
Modalità di utilizzo delle versioni dei documenti
L'opzione di gestione delle versioni del documento consente di salvare una versione del documento ogni volta che viene eseguita l'archiviazione. Per utilizzare la gestione delle versioni del documento, abilitare il documento per la gestione delle versioni.
L'attivazione della gestione delle versioni consente di:
  • Aprire e visualizzare le versioni precedenti di un documento senza poterlo modificare.
  • Copiare una versione di un documento in una cartella diversa. Per poter revisionare il documento dopo averlo copiato è necessario disporre delle autorizzazioni necessarie.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire la pagina
    Archivio informazioni
    per un programma o un progetto specifici, oppure la pagina
    Gestione documenti
    per una risorsa.
  2. Individuare il documento e dal menu
    Azioni
    del documento e fare clic su
    Versioni
    .
  3. Aprire il menu
    Azioni
    della versione del documento, quindi eseguire una delle seguenti operazioni:
    • Selezionare
      Apri
      .
    • Selezionare
      Copia
      .
Utilizzo di processi correlati a documenti
I processi dei documenti possono risultare molto efficaci quando un documento viene sottoposto a un processo di approvazione. Un processo di un documento può essere collegato a qualsiasi progetto o programma associato. In tal modo è possibile inviare notifiche e azioni dal processo del documento a ruoli e alle risorse del progetto.
La pagina
Processi disponibili
contiene un elenco di tutti i processi relativi al documento creati dall'ammnistratore. È possibile utilizzare questa pagina per avviare o eliminare un processo. La pagina
Processi avviati
contiene un elenco dei processi completati o in corso. È possibile utilizzare questa pagina per annullare un processo.
Per visualizzare la pagina
Disponibile
o
Processi avviati
, aprire l'
Archivio informazioni
e dal menu
Azioni
del documento fare clic su
Processi
.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire la pagina
    Archivio informazioni
    per un programma o un progetto specifici, oppure la pagina
    Gestione documenti
    per una risorsa.
  2. Individuare il documento e dal menu
    Azioni
    del documento fare clic su
    Processi
    .
  3. Fare clic su
    Disponibile
    .
  4. Selezionare il processo e completare una delle seguenti operazioni:
    • Fare clic su
      Inizio
      .
    • Fare clic su
      Elimina
      .
Ricerca di documenti e moduli specifici
Lo strumento di ricerca globale viene visualizzato sulla barra degli strumenti globale. Utilizzare il campo di ricerca globale per eseguire una ricerca globale semplice e individuare documenti specifici. È possibile cercare le informazioni salvate nell'applicazione in qualsiasi momento. Tuttavia, per impostazione predefinita, è necessario attendere cinque minuti prima di poter eseguire una nuova ricerca. L'amministratore determina e può cambiare l'intervallo di tempo.
Per eseguire una ricerca di base, fare clic sull'icona Cerca e immettere una parte o l'intero termine desiderato, quindi fare clic su Cerca.
  • Per eseguire una ricerca di base, è possibile immettere i criteri di ricerca parzialmente o interamente. Se viene immessa una parte di un termini, non sarà necessario aggiungere alla voce un carattere jolly.
    Non posizionare un carattere jolly (asterisco o punto interrogativo) come primo carattere dei criteri di ricerca.
  • La ricerca non distingue tra maiuscole e minuscole. Ad esempio, i termini "Arancio", "arancio" e "ARANCIO" restituiscono gli stessi risultati.
  • Se viene immessa la stringa di ricerca Elenco profilo risorse
    senza virgolette, l'applicazione eseguirà la ricerca degli elementi contenenti almeno una delle parole, indipendentemente dall'ordine di immissione. Se invece la stringa di ricerca viene immessa tra virgolette("Elenco profilo risorse"), la ricerca restituirà solo risultati contenenti la stringa esatta.
  • Non utilizzare i seguenti caratteri nelle ricerche di base:
    @ = [] {} <>
  • L'elenco contiene solo i risultati di ricerca per cui si dispone del diritto di visualizzazione.
Ridefinizione della ricerca con criteri di ricerca aggiuntivi
Utilizzare una ricerca avanzata per impostare i criteri di ricerca aggiuntivi che consentono di limitare i risultati della ricerca. Utilizzare i campi e le opzioni della pagina Ricerca avanzata per restringere la ricerca. È possibile eseguire la ricerca in base a una qualsiasi combinazione di criteri. I risultati della ricerca includono solo i documenti per cui si dispone delle autorizzazioni da visualizzare o modificare.
Per eseguire una ricerca avanzata, fare clic sull'icona di ricerca nella parte in alto a destra della pagina. Fare clic sul collegamento corrispondente alla opzioni avanzate visualizzato a sinistra del campo del testo di ricerca. Immettere il termine di ricerca intero o completo nel campo Testo, completare altri campi per la definizione della ricerca e fare clic su Cerca. Di seguito si riporta la descrizione di alcuni campi:
  • Modalità:
    l'opzione Tutte le parole mostra i documenti corrispondenti a tutte le parole immesse per la ricerca, in qualsiasi ordine. L'opzione Qualsiasi parola mostra i documenti corrispondenti a qualsiasi parola di ricerca immessa. L'opzione Frase esatta mostra i documenti corrispondenti a tutte le parole nell'ordine specificato.
Suggerimenti per la ricerca
Utilizzare le tecniche seguenti per eseguire ricerche globali:
  • Caratteri jolly
  • Operatori booleani
  • Query secondarie
Utilizzo dei caratteri jolly nelle ricerche globali
Con lo strumento di ricerca globale, è possibile eseguire ricerche con uno o più caratteri jolly. Non utilizzare i simboli"*" or "?" come primo carattere di una ricerca.
  • Ricerca con caratteri jolly a carattere singolo
    Nella ricerca con un solo carattere jolly vengono ricercati termini che corrispondono ai criteri specificati con un unico carattere sostituito. Per eseguire una ricerca con carattere jolly, utilizzare il simbolo "?".
    Esempio
    : per effettuare la ricerca di testo o test, immettere la query seguente:
    te?t
  • Ricerca con più caratteri jolly
    Le ricerche con più caratteri jolly effettuano la ricerca di zero o più caratteri. Per eseguire una ricerca con più caratteri jolly, utilizzare il simbolo "*".
    Esempio
    : per cercare test, tests o tester, immettere il seguente testo:
    test*
    È inoltre possibile utilizzare le ricerche con caratteri jolly all'interno di un termine.
    Esempio:
    te*t
Utilizzo degli operatori booleani nelle ricerche globali
Gli operatori booleani consentono di eseguire ricerche globali utilizzando più termini combinati mediante operatori logici. Sono supportati i seguenti operatori booleani: AND, +, OR, NOT e -.
Gli operatori booleani devono essere immessi in caratteri maiuscoli.
  • OR
    OR è l'operatore di congiunzione predefinito, per cui se tra due termini non vi è alcun operatore booleano, viene utilizzato OR. L'operatore OR collega due termini e individua un documento corrispondente se uno dei termini è presente in un documento. Questa operazione equivale all'unione di insiemi. È possibile utilizzare il simbolo || in sostituzione dell'operatore OR.
    Esempio:
    per cercare documenti e moduli contenenti la stringa "jakarta apache" o "jakarta", immettere la query:
    "jakarta apache" "jakarta"
    oppure
    "jakarta apache" OR "jakarta"
    , oppure
    "jakarta apache" || "jakarta"
  • E
    L'operatore AND restituisce i documenti in cui entrambi i termini esistono in qualsiasi punto del testo di un singolo documento. Questa operazione equivale all'intersezione di insiemi. È possibile utilizzare il simbolo && in sostituzione dell'operatore AND.
    Esempio:
    per cercare la stringa "jakarta apache" e "jakarta CAPPM", utilizzare la query:
    "jakarta apache" AND "jakarta CAPPM"
    oppure,
    "jakarta apache" && "jakarta CAPPM"
  • + (obbligatorio)
    L'operatore + o obbligatorio richiede che il termine dopo l'operatore + esista in un punto qualsiasi di un campo di un singolo documento.
    Esempio
    : per cercare documenti contenenti "jakarta" con o senza "CAPPM", immettere la query:
    +"jakarta CAPPM"
  • NOT
    L'operatore NOT esclude i documenti e i moduli contenenti il termine dopo l'operatoreNOT. È possibile utilizzare il simbolo punto esclamativo (!) in sostituzione dell'operatore NOT.
    Esempio
    : per cercare documenti contenenti la stringa "jakarta apache" ma non "jakarta CAPPM", immettere la query:
    "jakarta apache" NOT "jakarta CAPPM"
    oppure
    "jakarta apache" ! "jakarta CAPPM"
    L'operatore NOT non può essere utilizzato con un solo termine. La query non restituisce alcun risultato:
    NOT "jakarta apache"
  • - (non consentito)
    L'operatore - (non consentito) esclude i documenti e i moduli che contengono il termine dopo l'operatore -.
    Esempio
    : per cercare documenti e moduli contenenti la stringa "jakarta apache" ma non "jakarta CAPPM", immettere la query:
    "jakarta apache" - "jakarta CAPPM"
Sottoquery del modulo nella ricerca globale
Le sottoquery consentono di controllare la logica booleana durante le ricerche globali raggruppando le clausole con parentesi. Ad esempio, per cercare documenti e moduli contenenti "jakarta" o "apache" e "web", includere la seguente sottoquery nella query:
("jakarta" OR "apache") AND "web"
La query riportata verifica la presenza del termine "web" e di uno dei termini "jakarta" o "apache" nei risultati restituiti.
Operazione di escape dei caratteri speciali nelle ricerche globali
Eseguire correttamente l'operazione di escape dei caratteri speciali nelle ricerche globali Per evitare questi caratteri, utilizzare il carattere "\" (barra rovesciata) prima del carattere speciale. Ad esempio, per l'escape dei caratteri speciali nelle ricerche globali per (1+1): 2, utilizzare la seguente query:
\(1\+1\)\:2
La tabella seguente elenca i caratteri speciali che è possibile utilizzare nelle ricerche globali:
Carattere speciale
Descrizione
Regola
+
segno più
\+
-
segno meno
\-
&&
doppia e commerciale
\&&
||
doppie barre verticali continue
\||
!
punto esclamativo
\!
(
parentesi sinistra
\(
)
parentesi destra
\)
{
parentesi graffa sinistra
\{
}
parentesi graffa destra
\}
[
parentesi quadra sinistra
\[
]
parentesi quadra destra
\]
^
accento circonflesso
\^
"
virgolette
\"
~
tilde
\~
*
asterisco
\*
?
punto interrogativo
\?
:
due punti
\:
\
barra rovesciata
\\