Impostazione di un'entità finanziaria

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La prima operazione per la configurazione della gestione finanziaria è la creazione di un'entità finanziaria. È possibile definire un numero illimitato di entità.Ciascuna entità possiede un set univoco di ubicazioni e dipartimenti a livello finanziario. Per impostare tale limite finanziario, è necessario associare le entità a un OBS geografico per le ubicazioni e a un OBS organizzativo per i dipartimenti.Una volta definita l'entità, è possibile procedere alla creazione dei piani finanziari e stabilire i costi degli investimenti.
I controller finanziari possono impostare valori predefiniti a livello dell'entità per suggerire la struttura dei piani di costo per l'organizzazione. Ad esempio, possono predefinire il tipo di periodo fiscale e gli attributi di raggruppamento per tutti i piani di costi. I valori predefiniti dei piani costi dell'investimento vengono immessi automaticamente al momento della creazione. I manager di progetto possono modificare tali impostazioni predefinite per i propri investimenti.
 
 
Per abilitare e utilizzare la gestione finanziaria, è necessario impostare un'entità per definire lo schema finanziario interno della propria azienda. Impostare l'entità offre i seguenti benefici:
  • Un processo di pianificazione finanziaria standardizzato per tutti gli investimenti.
  • Visibilità sulla modalità di traccia dei costi associati agli investimenti.
Esempio: impostazione di un'entità per la pianificazione finanziaria
Il manager finanziario di un dipartimento IT definisce un'entità finanziaria in modo da fornire ai manager dell'investimento gli schemi di base per la generazione di piani finanziari dettagliati.Il manager finanziario definisce le seguenti classi finanziarie per categorizzare le informazioni dell'organizzazione ai fini dell'elaborazione a livello finanziario:
  • Classi di risorse per la distinzione tra risorse estere e locali.
  • Si tratta di classi di transazione per la categorizzazione di tipi di transazione di consulenza, di sviluppo e di vendita.
Per consentire la pianificazione dei costi in base a periodi mensili, il manager finanziario seleziona un tipo di periodo fiscale mensile che va dal 1 di gennaio al 31 dicembre.Il manager finanziario seleziona quindi i seguenti attributi di raggruppamento per definire la struttura di tutti gli elementi del piano di costi degli investimenti:
  • Risorsa
  • Ruolo
  • Classe di transazione
Completamento dei prerequisiti
Prima di impostare un'entità finanziaria, è necessario completare i seguenti prerequisiti:
Concetti di gestione finanziaria
Accertarsi di aver compreso i seguenti concetti di gestione finanziaria:
  • Pianificazione dei costi contro valori effettivi, cicli di calendario fiscale, periodi fiscali e la loro definizione nell'organizzazione.
  • Gli esiti desiderati per qualsiasi tipo di configurazione. Dopo aver utilizzato i dati configurati per la creazione di dati di istanza, non sarà possibile modificarne la configurazione. Ad esempio, non è possibile eliminare periodi fiscali, unità OBS di dipartimento o ubicazione, oppure classificazioni finanziarie utilizzate dall'applicazione.
  • Come si desidera impostare la struttura organizzativa utilizzando l'entità e le unità OBS di ubicazione e dipartimento. L'organizzazione è importante perché quando si utilizza l'applicazione o si generano dei report, le informazioni vengono raggruppate in base al risultato desiderato.
  • Come le configurazioni, le classificazioni e le definizioni influiscono sul flusso di dati per l'elaborazione di integrazioni e riaddebiti di terze parti.
Creazione di OBS ed entità
Verificare di aver impostato le seguenti voci:
  • Una configurazione multi-valuta con una valuta di sistema attiva.
  • Un'ubicazione finanziaria e un'unità OBS del dipartimento finanziario.
  • Un'entità associata all'ubicazione finanziaria e all'unità OBS del dipartimento finanziario.
  • Unità OBS di dipartimento e ubicazione per le entità associate l'una all'altra.
Attributi di raggruppamento
Stabilire i criteri di raggruppamento per i dati di pianificazione finanziaria. Stabilire gli attributi di raggruppamento per i dettagli delle voci del piano di costi.
Esempio: Attributi di raggruppamento
  • Tipo di costo
    : include le voci separate relative ai costi operativi e di capitale.
  • Codice di addebito
    : include diverse tipologie di costi operativi e di capitale, come ad esempio i costi operativi fissi o variabili.
Creazione di classi finanziarie
Per elaborare informazioni finanziarie mediante la classificazione per risorse, investimenti e transazioni, è necessario creare le seguenti classi finanziarie:
  • Classi della risorsa:
    consente di distinguere i diversi tipi di risorse per il reporting. Consente di applicare costi e tassi differenti alle risorse, come ad esempio dipendenti e lavoratori esterni.
  • Classi azienda:
    consente di descrivere i clienti o le aziende all'interno dell'organizzazione come clienti interni e clienti esterni.
  • Classi WIP:
    utilizzare questa classe come matrice per stabilire i tassi e i costi di transazioni effettive o di costi pianificati. Ad esempio, utilizzare le classi WIP per distinguere fra i vari tipi di investimento o dimensioni (Applicazione Critica, Applicazione SOP, Prodotti di legacy) e fornire i costi e i tassi corrispondenti. È inoltre possibile utilizzare le classi WIP per scopi di reporting finanziari o per raggruppamenti fatturabili e non fatturabili.
  • Classi di investimento:
    consente di differenziare i servizi forniti da un'organizzazione ai propri clienti, quali i servizi amministrativi o di manutenzione. Altri esempi includono i tipi di investimento, ad esempio progetti, beni, applicazioni o tipi di progetto quali non-profit, progetto principale, progetto di governo.
  • Classi di transazione:
    consente di classificare il tipo di lavoro delle risorse e i diversi costi associati, come ad esempio i costi di lavoro interni o a contratto.
Inizialmente, associare soltanto una classe di risorsa al tipo di risorsa di lavoro e una classe di transazione al tipo di transazione di lavoro. È possibile creare le altre classi del tipo di transazione e di risorsa (materiale, apparecchiatura e spese) dopo la configurazione della gestione finanziaria.
Procedere come descritto di seguito
:
  1. Fare clic su
    Amministrazione
    ,
    Finanza
    ,
    Impostazioni
    .
    Viene visualizzata la struttura organizzativa finanziaria.
  2. Nella sezione
    Classificazioni
    , fare clic sul nome del collegamento per una classe.
  3. Fare clic su
    Nuovo
  4. Compilare i campi nella pagina e fare clic su
    Salva
    .
    Durante la creazione di una classe della risorsa, selezionare la casella di controllo
    Attivo
    per rendere la classe della risorsa disponibile per i nuovi riferimenti alle risorse, ai piani di costi e alle transazioni.
Creazione dei periodi fiscali
Definisce i periodi fiscali attivi per un'entità quali unità di reporting e l'elaborazione finanziaria. In base a questi periodi di tempo, i manager dell'investimento possono creare piani finanziari dettagliati o regole di riaddebito. Ad esempio, se le pianificazioni vengono eseguite settimanalmente, configurare e attivare i periodi fiscali settimanali per l'entità.Con la selezione del periodo, dell'anno, e dell'intervallo di date viene creata automaticamente una serie di periodi di tempo.
Dopo aver attivato e iniziato a utilizzare un periodo fiscale, non è possibile modificare le date o disattivare il periodo.
I periodi fiscali sono obbligatori per le seguenti funzionalità di
Clarity
:
  • Calendario telescopico Personale (Gestione risorse) in
    Clarity
    15.2 o versioni successive
  • Mappe in
    Clarity
    15.4 o versioni successive (le mappe richiedono tipi di periodi fiscali annuali)
Procedere come descritto di seguito
:
  1. Fare clic su
    Amministrazione
    ,
    Finanza
    ,
    Impostazioni
    .
    Viene visualizzata la struttura organizzativa finanziaria.
  2. Nella sezione
    Struttura organizzativa
    , fare clic su
    Entità
    .
  3. Selezionare un'entità.
  4. Fare clic su
    Periodi fiscali
    .
  5. Fare clic su
    Nuovo
    e compilare i campi della pagina.
    • Tipo di periodo
      Definisce il tipo di periodo, mensile o trimestrale. Un volta creato, non sarà più possibile modificare il tipo del periodo di tempo.
    • Data di inizio
      Specifica la data di inizio per il periodo di tempo o per l'intervallo dei periodi di tempo.
    • Data di fine
      Definisce la data di fine per il periodo di tempo o per l'intervallo dei periodi di tempo.
  6. Fare clic su
    Salva
    .
Non è possibile modificare le date di inizio e di fine dei periodi di tempo
attivi
. È possibile modificare le date di inizio e di fine solo per i periodi
non attivi
. Per evitare periodi sovrapposti o intervalli nelle date di un determinato tipo (ad esempio, mensile o trimestrale), modificare la data di inizio solo nel
primo
periodo fiscale e modificare la data di fine solo nell'
ultimo
periodo fiscale. Se si tenta di modificare le date in altri periodi che rientrano tra il primo e l'ultimo periodo, viene visualizzato un messaggio di errore che indica che non è possibile creare intervalli.
Quando si definiscono i tipi di periodi fiscali mensili, si consiglia di includere il mese corrente nell'intervallo di date per garantire la corretta esecuzione del processo Estrazione Datamart.
Attivazione dei periodi fiscali
Lo stato di tutti i periodi fiscali inclusi nell'intervallo di date è impostato su
Non attivo
. Per consentire ai manager di investimento di utilizzare i periodi di tempi nei piani finanziari dettagliati, è necessario attivare tali periodi.Ad esempio, se si creano periodi fiscali mensili per un anno, facoltativamente è possibile attivare alcuni periodi oppure tutti. Dopo averli attivati, è possibile creare piani finanziari dettagliati oppure utilizzarli nelle impostazioni datamart.
Se un periodo di tempo viene utilizzato attivamente nella pianificazione finanziaria, nelle transazioni e nelle fatture, non è possibile eliminarlo.
Procedere come descritto di seguito
:
  1. Fare clic su
    Amministrazione
    ,
    Finanza
    ,
    Impostazioni
    .
  2. Nella sezione
    Struttura organizzativa
    , fare clic su
    Entità
    .
  3. Selezionare un'entità.
  4. Fare clic su
    Periodi fiscali
    .
  5. Selezionare ciascun periodo fiscale che si desidera attivare.
  6. Nel menu
    Azioni
    , fare clic su
    Generale
    ,
    Attiva
    .
  7. Fare clic su
    Salva
    .
Creazione di valori predefiniti del piano
Per creare i seguenti tipi di valori predefiniti per i piani finanziari per tutti gli investimenti, è necessario utilizzare i valori predefiniti del piano:
  • Attributi di raggruppamento
    . Consente di raggruppare i dati di pianificazione finanziaria in base a criteri specifici. Ad esempio, per visualizzare la suddivisione dei costi di progetto in base ai diversi dipartimenti e le diverse ubicazioni, selezionare Dipartimento e Ubicazione come attributi di raggruppamento predefiniti per tutti i piani finanziari.
  • Tipo di periodo fiscale
    . Suddivide i dati di pianificazione finanziaria per tipo di tempo specifico. Ad esempio, per consultare un'analisi dettagliata mensile dei valori di costo per impostazione predefinita, selezionare un tipo di periodo di tempo mensile per tutti i piani di costi.
    È possibile modificare soltanto i dati relativi al periodo di tempo selezionato. È possibile visualizzare i dati per gli altri tipi di periodo di tempo ma non è possibile modificarli.
  • Periodi di inizio e di fine
    . Specifica l'intervallo di date per la creazione di piani finanziari manuali. Ad esempio, per impostare in modo predefinito i periodi di inizio e di fine di tutti i piani finanziari compresi in un intervallo, specificare ad esempio 1 gennaio come data di inizio e 31 dicembre come data di fine.
  • Piani bloccati
    . Blocca i piani finanziari per impedire ai manager di cambiare gli attributi di raggruppamento al livello di investimento.
  • Data di congelamento
    . Regola i periodi di tempo. Ad esempio, immettere il 31 dicembre per evitare che i periodi di tempo per i piani finanziari dettagliati vengano modificati prima di questa data.
Procedere come descritto di seguito
:
  1. Fare clic su
    Amministrazione
    ,
    Finanza
    ,
    Impostazioni
    .
  2. Nella sezione
    Struttura organizzativa
    , fare clic su
    Entità
    .
  3. Selezionare un'entità.
  4. Fare clic su
    Valori predefiniti piano
    .
  5. Completare i campi della pagina:
    • Data di congelamento
      Specifica la data in cui è possibile modificare i periodi di tempo di un piano. Non è possibile modificare i periodi di tempo per un piano finanziario dettagliato prima della data di congelamento.
      Non è possibile modificare manualmente i piani finanziari dettagliati per periodi di tempo precedenti alla data di congelamento. Tuttavia, la compilazione dei piani di costi viene effettuata automaticamente mediante la funzionalità Compila da team di investimento o Compila da assegnazioni attività, i periodi di tempo vengono aggiornati indipendentemente dalla data di congelamento.
    • Blocca struttura del piano
      Se si seleziona questa opzione, i manager non saranno in grado di sostituire i valori predefiniti del piano durante la definizione dei piani di costi.
    • Attributi di raggruppamento
      Specifica le categorie per la definizione della struttura dettagliata delle voci del piano di benefit e del piano di costi.
  6. Fare clic su
    Salva
    .