Clarity: Gestione di rischi, problemi e modifiche per i progetti

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Lo scrum master o il manager di progetto possono creare nuovi rischi, problemi e richieste di modifica in ciascun investimento. Possono collaborare con il team per ridurre il rischio oppure, nel caso in cui l'impatto sia notevole, segnalarlo come problema. In alternativa, è possibile inviare una richiesta di modifica agli azionisti per la revisione o l'approvazione.
In
Clarity
, i moduli Rischi, Problemi e Modifiche sono ora disponibili per tutti gli investimenti (progetti, investimenti personalizzati e idee). Nelle release precedenti, questi moduli erano disponibili solo per i progetti. Di seguito si riportano alcune delle modifiche principali apportate:
  • Nelle release precedenti, i rischi, i problemi e le modifiche erano associati all'oggetto Progetto. In questa release, sono invece associati all'oggetto astratto Investimento.
  • In questa release sono stati aggiunti nuovi diritti di accesso globali di creazione, modifica ed eliminazione. Gli amministratori dovranno aggiungere i moduli Rischi, Problemi e Modifiche al blueprint e fornire agli utenti i diritti di accesso necessari per poterli utilizzare.
In questa sezione vengono descritte le attività che possono essere eseguite dallo scrum master o dal manager di progetto in
Clarity
:
Verifica dei prerequisiti
Verificare di disporre dei diritti necessari per lavorare con i rischi, i problemi e le modifiche. Consultare la seguente documentazione per ulteriori informazioni:
  • Consultare la sezione
    Diritti di accesso della Gestione progetti e portfolio
    per ottenere un elenco completo dei diritti di accesso necessari per la gestione dei rischi, dei problemi e delle modifiche. Sono stati introdotti nuovi diritti di accesso globali per la gestione di rischi, problemi e modifiche per i progetti, le idee e gli investimenti personalizzati.
  • Verificare che i moduli Rischi, Problemi e Modifiche siano stati aggiunti al blueprint.
Personalizzazione delle griglie di Rischi, Problemi e Modifiche
È possibile personalizzare le colonne che si desidera visualizzare nelle griglie Rischi, Problemi e Modifiche.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire un investimento.
  2. Fare clic su
    Rischi
    ,
    Problemi
    o
    Modifiche
    per accedere alla pagina corrispondente.
  3. Fare clic su
    Pannello colonna
    .
    1. Selezionare le colonne che si desidera visualizzare o nascondere.
    2. Per chiudere il pannello della colonna, fare clic su
      X Chiudi
      .
  4. Per spostare le colonne, trascinarle.
  5. Per bloccare una colonna a sinistra o destra, fare clic sul menu
    dell'intestazione di colonna e selezionare
    Blocca colonna
    . Nel menu secondario, selezionare
    Blocca a sinistra
    ,
    Blocca a destra
    o
    Nessun blocco
    .
  6. Per ridimensionare una colonna, fare clic sulla linea di divisione della colonna e trascinarla a sinistra o destra.
  7. Per ordinare la griglia, fare clic su un'intestazione di colonna. Con ogni clic le voci vengono visualizzate in ordine crescente o decrescente.
  8. Per ripristinare le impostazioni predefiniti della colonna nella griglia, fare clic sul menu
    dell'intestazione di colonna e selezionare
    Reimposta colonne
    .
Creazione di rischi, problemi o modifiche
L'amministratore può contrassegnare determinati campi come obbligatori in
Classic PPM
. I campi obbligatori vengono visualizzati con un asterisco (*) nella scheda Rischi, Problemi e Modifiche e vengono visualizzati nella griglia per il salvataggio di una riga della griglia stessa.
Inoltre, l'amministratore può impostare alcuni campi come Valore obbligatorio e definire i valori predefiniti per questi campi in
Classic PPM
. I valori predefiniti per gli attributi vengono compilati automaticamente.
RIC.jpg
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire l'investimento.
  2. Fare clic su Rischi, Problemi o Modifiche per accedere alla pagina corrispondente.
  3. Per aggiungere una riga nella parte superiore della griglia, fare clic sull'icona con il simbolo più
    .
    Assicurarsi di selezionare i campi obbligatori utilizzando il selettore di colonna.
  4. Per aggiungere una riga sotto una riga esistente, fare clic con il tasto destro su una cella della riga e selezionare
    Inserisci riga sotto
    .
    Viene aggiunta una nuova riga alla griglia e il campo Nome viene compilato automaticamente con Nuovo rischio, Nuovo problema o Nuova modifica.
Aggiunta di più righe Rischi, Problemi o Modifiche
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire la scheda Rischi, Problemi o Modifiche di un investimento.
  2. Aggiungere più righe vuote alla griglia utilizzando una delle seguenti opzioni:
  • Fare clic sull'icona con il simbolo più nella parte superiore della pagina.
  • Fare clic con il tasto destro su una riga esistente e selezionare l'opzione
    Inserisci riga sotto
    nel menu di scelta rapida della griglia
La pagina mostra un massimo di 500 rischi, problemi e modifiche per ciascun investimento. Tutte le righe non salvate che vengono visualizzate nella pagina successiva (non nella pagina corrente) vengono eliminate con l'aggiornamento della pagina o il timeout della sessione. L'aggiornamento della pagina avviene con l'esecuzione delle seguenti azioni:
  • Ordinamento della griglia
  • Selezione o deselezione di una colonna dal pannello Colonna
  • Selezione della barra degli strumenti di impaginazione
  • Abbandono della griglia
  • Aggiornamento del browser
Modifica di rischi, problemi o modifiche
Il manager di progetto o il responsabile delle decisioni possono modificare i rischi, i problemi o le modifiche:
  • direttamente nella griglia
  • utilizzando il riquadro Dettagli
Modifica di rischi, problemi o modifiche direttamente nella griglia
  1. Aprire un investimento.
  2. Fare clic su Rischi, Problemi o Modifiche per accedere alla pagina corrispondente.
  3. A questo punto è possibile completare le seguenti azioni a seconda delle colonne:
    • Immettere i valori direttamente in una colonna
    • Selezionare i valori da un elenco a discesa
    • Selezionare una data dal selettore data
    • Immettere o cancellare i segni di spunta
Modifica di rischi, problemi o modifiche mediante il riquadro Dettagli
Questo riquadro consente ai proprietari dell'investimento e agli utenti aziendali con i diritti di accesso appropriati di configurare i campi da visualizzare nel riquadro Dettagli. È possibile trascinare e rilasciare i campi nuovi nel layout, modificarne la posizione nel modulo e salvare le impostazioni in una visualizzazione. Le modifiche apportate alla configurazione utente rimangono in vigore per i diversi layout disponibili nella pagina corrente (ad esempio, griglia, scheda, elenco o sequenza temporale). Gli utenti possono apportare queste modifiche in una visualizzazione non salvata o conservarle in visualizzazioni salvate che possono essere condivise con altri utenti. La possibilità di aggiungere, posizionare e rimuovere i campi consente di potenziare la produttività degli utenti. Viene richiesto meno tempo per accedere ad altre pagine per individuare un campo.
Esempio
: Nicole è manager di progetto e desidera rivedere e selezionare rapidamente i rischi da includere nel report di stato del progetto. Desidera aggiungere il flag Includi nel Report di stato al riquadro Dettagli per i rischi.
Procedere come descritto di seguito
:
  1. Aprire un investimento.
  2. Fare clic su Rischi, Problemi o Modifiche per accedere alla pagina corrispondente.
  3. Fare clic su una colonna associata a un rischio, un problema o una modifica per visualizzare la scheda
    Dettagli
    .
  4. Fare clic su
    Configura
    per visualizzare un elenco di tutti gli attributi disponibili.
  5. Trascinare e rilasciare gli attributi rilevanti nel layout dei dettagli, dove sono ora disponibili come campi visualizzabili o modificabili.
  6. Modificare le posizioni dei campi del layout dei dettagli trascinandoli e rilasciandoli nelle posizioni desiderate.
  7. Dopo aver completato le modifiche, salvare la visualizzazione se si desidera che altri utenti possano beneficiare delle modifiche apportate.
Conversazioni del team su rischi, problemi e modifiche
È possibile avviare una conversazione con un intero team a partire da un rischio, un problema o una modifica. I passaggi seguenti descrivono come avviare una conversazione con il team in merito a un rischio di esempio. La stessa procedura si applica anche ai problemi o alle modifiche.
Procedere come descritto di seguito
:
  1. Accedere alla pagina Rischi, Problemi o Modifiche desiderata.
  2. Fare clic su una cella associata a un rischio, un problema o una modifica. La scheda
    Dettagli
    viene visualizzata al di sotto del
    Pannello colonna
    .
  3. Fare clic sulla scheda
    Dettagli
    . Viene visualizzato il riquadro Conversazioni.
  4. Immettere i commenti e fare clic su
    Pubblica
    .
Utilizzo dei filtri con rischi, problemi o modifiche
È inoltre possibile utilizzare l'opzione Filtri nelle pagine Rischi, Problemi o Modifiche per ordinarle rapidamente e individuare quelle rilevanti per lo scenario di business corrente.
Esempio: si desidera valutare i rischi con tipo di categoria Disponibilità risorsa. È possibile utilizzare il filtro per individuare rapidamente i rischi, i problemi e le modifiche e rivederli.
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Per ulteriori informazioni sull'utilizzo dei filtri, consultare la sezione Componenti comuni.
Creazione e gestione delle visualizzazioni di rischi, problemi o modifiche
È possibile personalizzare le pagine Rischi, Problemi, Modifiche per visualizzare le relative colonne e acquisire le informazioni necessarie in modo rapido ed efficiente. È inoltre possibile salvare la personalizzazione sotto forma di visualizzazione accessibile in un secondo momento. Le visualizzazioni salvate sono disponibili per tutti gli utenti che dispongono dell'accesso alla griglia Idee.
Esempio
: si desidera esaminare i rischi aperti che superano la soglia. È possibile utilizzare una coppia di filtri della pagina Rischi per identificare i rischi appropriati. È ora possibile salvare il layout come visualizzazione per garantire che sia l'utente che i colleghi possano visualizzare rapidamente i rischi aperti al di sopra della soglia.
Per evitare la creazione di più copie di visualizzazioni identiche, non salvare una nuova visualizzazione a meno che le proprietà siano diverse da una visualizzazione esistente. Una semplice strategia consiste nel creare un insieme base di visualizzazioni condivisibili tra tutti gli utenti. Gli utenti possono apportare piccole modifiche a tali visualizzazioni senza dover necessariamente salvarne di nuove. È possibile continuare a lavorare in una visualizzazione non salvata. Tuttavia, per mantenere i filtri, le impostazioni e le configurazioni della griglia, salvare la visualizzazione.
Per ulteriori informazioni sull'utilizzo delle visualizzazioni, consultare la pagina Introduzione a Clarity.
Esportazione di rischi, problemi o modifiche
I manager di portfolio o i responsabili delle decisioni possono esportare i dati della griglia Idee in un file con valori separati da virgole (.csv) per lavorare offline o importare i dati in altri sistemi. Per ulteriori informazioni sull'esportazione dei dati in formato CSV, consultare la pagina Introduzione a Clarity.
Eliminazione di rischi, problemi o modifiche
Per eliminare una riga relativa a un rischio, un problema o una modifica, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla riga interessata nella griglia, quindi su
Elimina riga
. L'eliminazione di un rischio, un problema o una modifica comporta anche l'eliminazione delle conversazioni associate.
È ora possibile proteggere i campi associati all'oggetto Rischi, Problemi e Modifiche mediante la griglia Protezione a livello di campo. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo della griglia Protezione a livello di campo, consultare la sezione Accesso protetto a livello di campo.