Clarity: Immissione delle ore e invio di una scheda attività

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Un membro del team è responsabile della registrazione del numero di ore impiegate su attività specifiche. Pertanto è necessario aggiornare lo stato delle attività, nonché utilizzare le schede attività per registrare le ore di lavoro. La corretta segnalazione delle ore lavorate fornisce all'azienda dati importanti per il monitoraggio dei costi di progetto e l'analisi dei codici di addebito. I membri di un team possono inoltre visualizzare tutte le attività assegnate al team.
Se si effettua l'accesso come singolo utente con accesso alle schede attività, è possibile visualizzare le attività assegnate all'utente e alle attività del team di cui si è membri.
I singoli membri del team possono ora immettere le ore per le attività assegnate al proprio team. L'utente accede alla propria scheda attività per immettere le ore per le attività assegnate al proprio team e/o alle attività assegnate personalmente.Dalla scheda attività personale, i membri del team possono ora visualizzare tutte le attività assegnate al proprio team (di cui sono membri).
Il manager delle risorse, il manager di progetto e l'amministratore potranno prendere visione del fatto che l'utente ha aggiornato la propria scheda attività. Lo stato indica Inviato. Fare clic sull'icona corrispondente per approvare o restituire le schede attività. La scheda attività viene approvata e passa allo stato Approvato.
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Video: Invio della scheda attività personale
Nel video seguente viene illustrata la procedura per creare e inviare una scheda attività mediante la copia di una scheda attività inviata in precedenza e la compilazione automatica con le attività attualmente assegnate. Nella scheda attività è possibile aggiungere o rimuovere le attività necessarie e filtrare l'elenco per individuare voci specifiche. È possibile aggiungere note per spiegare le informazioni incluse nella scheda attività a livello di attività o a livello di scheda attività generale. È possibile ritirare una scheda attività inviata per correggere eventuali errori. Se una scheda attività errata è già stata contabilizzata, è possibile creare una scheda attività di adeguamento.
Per riprodurre il video a schermo intero, fare clic sul logo di YouTube nella parte inferiore del video.

Aggiornamento dello stato dell'attività
I membri del team devono comunicare gli aggiornamenti di stato, i rischi e i problemi al proprio team e al manager di progetto. Devono inoltre svolgere più attività contemporaneamente con scadenze e requisiti diversi, fornire un lavoro di qualità e completare le attività in tempo.
Aggiornare lo stato dell'attività più volte al giorno e sempre prima di inviare la scheda attività.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire un progetto e fare clic su
    Attività
    .Vengono visualizzate tutte le attività del progetto.
  2. Cercare un'attività o selezionare un'opzione di filtro.
  3. Selezionare un'attività per aprire il riquadro
    Dettagli
    .
  4. Aggiornare i dettagli dell'attività. Sono inoltre disponibili le seguenti opzioni:
    1. Personale
      : aggiungere o rimuovere membri del personale assegnati a questa attività.
    2. Attività da eseguire
      : aggiungere o rimuovere azioni nell'elenco delle attività da eseguire. È inoltre possibile contrassegnare le azioni come
      completate
      .
    3. Conversazioni
      : avviare una conversazione o inviare una risposta su un'attività.
Apertura di una scheda attività non inviata
Per cominciare a tenere traccia delle ore utilizzando le schede attività, aprire una scheda attività non inviata. Quando si apre
Clarity
, gli elementi visualizzati dipendono dai diritti di accesso concessi dall'amministratore.
  • Se si dispone unicamente dell'accesso alle schede attività, viene visualizzata la pagina corrispondente.
  • Se si dispone dell'accesso alle schede attività e ad altre funzionalità, utilizzare il menu principale per selezionare le schede attività.
Viene visualizzata la scheda attività per il periodo di tempo più prossimo alla data corrente. Per aprire una scheda attività differente, scorrere a destra e a sinistra utilizzando le frecce nella parte superiore della scheda attività.
Creazione di una scheda attività
È possibile aggiungere elementi di lavoro selezionando le attività che si desidera vengano visualizzate nella scheda attività corrente. È inoltre possibile duplicare una scheda attività precedente per registrare le nuove ore per le stesse voci.
Non tutte le opzioni di creazione della scheda attività sono sempre disponibili.Ad esempio, l'opzione per creare una scheda attività basata su una scheda attività precedente non è disponibile se non è stata creata in precedenza una scheda attività. L'opzione per creare una scheda attività in base alle assegnazioni di lavoro correnti non è disponibile se non si dispone di assegnazioni correnti.
Creazione di una scheda attività con attività di schede attività precedenti o assegnazioni correnti
È possibile creare una scheda attività con attività da una scheda attività precedente o con le assegnazioni correnti.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Fare clic su
    Schede
    attività personali
    .
  2. Aprire un periodo della scheda attività.
  3. Selezionare una o più opzioni:
    • Copia scheda attività precedente:
      questa opzione è disponibile solo quando sono presenti schede attività precedenti e la schede attività viene creata con le voci di attività prese dalla scheda attività inviata più di recente.
      • Copia ore
        : include automaticamente le ore effettive della scheda attività precedente con le seguenti due eccezioni:
        • Questa opzione non copia i valori effettivi per gli incidenti.
        • L'opzione non copia le ore per i valori effettivi con singola occorrenza, ad esempio ferie o permessi di
          giorni non lavorativi
          nel calendario delle risorse.
    • Aggiungi attività assegnate:
      questa opzione viene visualizzata solo se si dispone di assegnazioni.Questa opzione compila le nuove schede attività con le assegnazioni delle attività attualmente aperte. Le assegnazioni aperte dispongono di un intervallo di date compreso entro il periodo di tempo della nuova scheda attività e, solitamente, di un ETC accettato o in sospeso diverso da zero. L'intervallo include inoltre il numero di giorni impostato dall'amministratore nella pagina Opzioni scheda attività. Il campo
      Compila intervallo di tempo
      include un'impostazione relativa ai giorni precedenti e successivi all'inizio del periodo di tempo (valore predefinito = 7 giorni). Se le assegnazioni aperte dispongono di ETC diversi da zero, vengono visualizzate anche le attività relative a qualsiasi periodo di tempo futuro non comprese nell'intervallo.
    • Aggiungi lavoro alla scheda attività:
      fornisce un elenco di elementi di lavoro disponibili per la selezione per la creazione di una scheda attività.
  4. Fare clic su
    Crea scheda attività
    .
L'amministratore può definire l'intervallo di date che determina quali attività vengono visualizzate nelle schede attività dell'utente.
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Creazione di una scheda attività tramite l'aggiunta di elementi di lavoro dagli investimenti attivi
È possibile che i nuovi membri del team in un progetto non dispongano di assegnazioni per il periodo corrente. Per creare una scheda attività, selezionare le singole voci di lavoro dagli investimenti attivi assegnati. Se non è possibile aggiungere attività non assegnate o attività non aperte per l'immissione delle ore, avvisare il manager di progetto. Il manager di progetto può assegnare l'utente al lavoro oppure aprire l'attività per l'immissione e la prenotazione delle ore.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire il periodo della scheda attività.
  2. Selezionare
    +Aggiungi lavoro
    alla scheda attività e fare clic su
    Crea scheda attività
    .
  3. Filtrare l'elenco delle attività. Per impostazione predefinita, l'elenco mostra tutte le attività per gli investimenti di cui l'utente è un membro del team.
    Add Work Screenshot.jpg
  4. Selezionare le caselle di controllo accanto alle attività che si desiderano aggiungere alla scheda attività. Fare clic su
    Aggiungi
    per selezionare altri elementi, quindi su
    Aggiungi e chiudi
    nella parte superiore della pagina.
  5. Dopo aver aperto la scheda attività, fare clic sulle opzioni accanto alla riga corrispondente all'attività per copiare o eliminare la scheda attività.
    Copy Timesheets.jpg
  • Fare clic su
    Copia
    per duplicare l'elemento della riga dell'attività per creare un altro elemento della riga.
  • Fare clic su
    Elimina
    per eliminare l'elemento della riga dell'attività e aggiornare la griglia con la modifica. Per rimuovere più elementi dalla riga dell'attività, fare clic su
    -Elimina lavoro
    . Selezionare le caselle di controllo per le righe che si desiderano eliminare, quindi fare clic su
    Elimina e chiudi
    .
Immissione delle ore di lavoro in una scheda attività
Consente di registrare le ore dedicate ad assegnazioni di attività specifiche a cui l'utente ha lavorato. Dopo aver completato tutte le voci della scheda attività, fare clic su Invia. La scheda attività viene inviata al manager per l'approvazione. Lo stato della scheda attività sarà
Inviato
fino a quando il manager approva o restituisce la scheda attività.
La scheda attività consente di immettere più di 24 ore al giorno. Questa progettazione flessibile consente di immettere un importo aggregato in una data nel periodo di tempo. Le ore immesse in un singolo giorno possono estendersi su più giorni. Non è necessario inserire voci distinte per ogni giorno.
Se l'amministratore ha configurato l'unità di visualizzazione per l'immissione ore in Giorni in
Classic PPM
, il tempo immesso nelle schede attività viene registrato ed espresso in giorni.
Schede attività e giorni non lavorativi
Il calendario personale dei membri del team potrebbe includere giorni non lavorativi. Una colonna grigia nelle schede attività indica i giorni non lavorativi. È possibile immettere un valore nella colonna per i giorni non lavorativi.
Ore di lavoro non di progetto (giorni festivi, motivi personali o ferie)
Il manager di progetto e il manager delle risorse possono impostare il tipo di investimento
Altro lavoro
in
Classic PPM
per tenere traccia delle ore non di progetto. Quando il tipo di investimento Altro lavoro è impostato, è possibile selezionarlo come elemento di lavoro nonché immettere le voci corrispondenti al tempo dedicato ai giorni festivi, ai motivi personali e alle ferie nella scheda attività. È possibile registrare il tempo dedicato a questi giorni non lavorativi. È inoltre possibile registrare il tempo di un giorno lavorativo normale, purché non venga modificato il calendario personale e il giorno non sia contrassegnato come giorno
non lavorativo
.
Se si utilizza l'opzione
Altro lavoro
per tenere traccia del tempo personale o delle ferie, contrassegnare tali giorni come giorni non lavorativi nel calendario per evitare che le ore vengano copiate nella scheda attività.
In caso di difficoltà di registrazione del lavoro non di progetto, contattare il manager di progetto e il manager delle risorse.
Schede attività e stima per il completamento (ETC)
L'amministratore può includere una colonna relativa alla stima per il completamento (ETC) nella scheda attività dell'utente. Se il proprietario della scheda attività sostituisce questo valore, il campo rappresenta un valore ETC in sospeso.
Esempio: ETC in sospeso
Una scheda attività è un'attività con un valore ETC pari a 10,5 ore. Il proprietario della scheda attività desidera indicare che è disponibile più lavoro per l'attività e desidera aumentare il valore ETC a 20 ore. Il proprietario della scheda attività immette 20 e sostituisce le 10,5 ore originali. Di conseguenza, il colore del numero diviene blu e in grassetto. Quando il proprietario della scheda attività posiziona il cursore del mouse sopra il numero, visualizza il valore ETC originale. Il manager di progetto può accettare o rifiutare il valore ETC in sospeso in
Classic PPM
.
Tempo registrato e percentuale di tempo di progetto
Due indicatori nella parte superiore della scheda attività mostrano il tempo registrato e la percentuale di tempo di progetto per il periodo di tempo della scheda attività corrente.
  • Il tempo registrato mostra le ore totali o i giorni registrati. Il tempo registrato corrisponde al tempo immesso nella scheda attività rispetto alle ore di lavoro totale disponibili per la scheda attività. Quando il tempo registrato totale è superiore al tempo di lavoro disponibile totale, il colore dell'indicatore diviene rosso.
    • Esempio 1
      : Una risorsa dispone di un giorno lavorativo di otto ore e il tempo di lavoro totale nella settimana corrisponde a 40 ore. Se la risorsa immette 20 ore nella scheda attività, l'indicatore del tempo registrato mostra una percentuale del 50%.
    • Esempio 2
      : Una risorsa dispone di un giorno lavorativo di sette ore e il tempo di lavoro totale nella settimana corrisponde a 35 ore. Se la risorsa immette 14 ore nella scheda attività, l'indicatore del tempo registrato mostra una percentuale del 40%. 
    • Esempio 3:
      L'amministratore di sistema ha definito periodi di tempo di riferimento bisettimanali. Una risorsa dispone di un giorno lavorativo di otto ore e il tempo di lavoro totale nella scheda attività complessiva corrisponde a 80 ore. Se la risorsa immette 20 ore nella scheda attività, l'indicatore del tempo registrato indicherà 20 ore, ossia pari al 25%.
  • Il campo Durata progetto mostra la percentuale del tempo registrato (ore o giorni effettivi) del tempo dedicato al progetto.La percentuale del numero di ore (o giorni) prenotata per un tipo di investimento Progetto rispetto al numero di ore (o giorni) prenotato per altri tipi di investimento.
    Esempio
    : Vengono immesse 30 ore per gli investimenti di progetto. Vengono immesse 10 ore per altri tipi di investimento, ad esempio idee, applicazioni o
    altro lavoro
    .L'indicatore mostra una percentuale del 75% per il tempo dedicato al progetto.
Opzione della scheda attività per distribuire un totale in più giorni
Se abilitata dall'amministratore, questa opzione consente di inserire un numero totale di ore (o giorni) nella colonna Totale. L'applicazione distribuisce in modo uniforme le ore (o i giorni) totali tra periodi di tempo figlio multipli. Ad esempio, vengono inserite 40 ore e la scheda attività mostra 8 ore in ogni cella per cinque giorni.
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I valori esistenti vengono sostituiti dai nuovi valori distribuiti.
Opzione di attestazione della scheda attività
I dipendenti o contraenti con requisiti di conformità in termini di tempo potrebbero visualizzare il seguente messaggio facendo clic su
Invia
:
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L'amministratore può modificare l'istruzione. Verificare le voci. Quando si è pronti per l'invio, fare clic su
Conferma
. La scheda attività non viene inviata fino alla conferma dell'attestazione.
Aggiunta di note alla scheda attività
Le note delle schede attività consentono agli utenti e ai responsabili dell'approvazione di avere una conversazione circa una scheda attività specifica. Le note possono essere aggiunte per l'intera scheda attività o per singole righe della scheda attività. È possibile eseguire le attività seguenti:
  • Visualizzare le note esistenti
  • Modificare le note (l'utente che ha aggiunto la nota la può modificare)
  • Rispondere alle note
  • Eliminare le note
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire la scheda attività.
  2. Fare clic su
    Note
    nella parte superiore della scheda attività per aggiungere una nota o per visualizzare le note esistenti per la scheda attività.
  3. Se sono presenti note per una voce della scheda attività, fare clic sul nome dell'attività o sull'indicatore della nota per visualizzare o aggiungere altre note.
  4. Se non sono presenti note, fare clic sul nome dell'attività per una voce della scheda attività specifica per aggiungere una nota.
  5. Nella scheda Note, posizionare il mouse su una nota esistente e selezionare l'icona Modifica o Elimina per modificare o eliminare una nota.
Video: Immissione delle ore per altri utenti
Nel video seguente viene illustrata la procedura di immissione delle ore per gli utenti di cui si dispone dei diritti corrispondenti.

Per riprodurre il video in modalità a schermo intero, fare clic sul logo di YouTube nella parte inferiore del video.
Immissione dell'orario per altri utenti
In alcuni casi, è necessario immettere le ore per conto dei membri del team assenti o modificare la voce della loro scheda attività, altrimenti tali membri non disporrebbero dei diritti sufficienti per inviare le schede attività.
Il manager delle risorse con diritti di approvazione è in grado di creare, modificare e inviare schede attività per altri membri del team.
È possibile immettere ore per le altre risorse solo quando sono soddisfatti i seguenti criteri:
  • Si dispone del diritto di accesso
    Risorsa - Immissione ore
    per tutte le risorse interessate.
  • Lo stato è Attivo o Bloccato per tutte le risorse interessate.
  • L'impostazione Aperto per immissione ore è selezionata per tutte le risorse interessate.
  • La modalità di registrazione è impostata su PPM per tutte le risorse interessate.
  • Verificare che il membro del team sia stato aggiunto al team per i progetti dell'interfaccia utente di
    Classic PPM
    .
Per immettere le ore per altri utenti, è necessario disporre dei diritti di accesso alla risorsa del team. È possibile immettere o approvare le schede attività per un membro del team con i seguenti diritti di accesso concessi per la risorsa del team che utilizza l'istanza, l'unità OBS o i diritti globali.
  • Risorsa - Immissione ore
  • Risorsa - Approvazione orario
Procedere come descritto di seguito:
  1. Fare clic su
    Schede attività personali
    .
  2. Selezionare il periodo di tempo richiesto o procedere al passaggio 3 per il periodo di tempo corrente.
  3. Fare clic sull'icona
    Seleziona risorsa per l'immissione delle ore
    .
    Viene visualizzato l'elenco dei membri del team con il periodo di tempo selezionato.
  4. Selezionare il nome della risorsa o fare clic su
    Visualizza
    per selezionare la risorsa.
    A questo punto, è possibile eseguire tutte le attività relative alla scheda attività.
  5. Fare clic su
    Crea scheda attività
    . Viene visualizzata la procedura guidata di lavoro contenente tutti i progetti a cui appartiene il membro del team.
  6. Selezionare l'attività per la quale si desidera immettere l'ora, quindi fare clic su
    Aggiungi e chiudi
    . Viene visualizzata la scheda attività per il membro del team corrispondente all'attività specifica.
  7. Immettere le ore per il membro del team relative all'attività specifica.
  8. Fare clic su
    Invia
    .
Immissione di ore per un team
Per immettere le ore per un team, non è necessario disporre dei diritti di accesso agli utenti del team, ma solo alla risorsa del team. È possibile immettere o approvare le schede attività per un team con i seguenti diritti di accesso concesse per la risorsa del team istanza OBS e diritti globali.
Se si invia la scheda attività per un'attività assegnata al team, i dati finanziari del progetto Valori pianificati/effettivi mostrano i valori effettivi del team in base al tempo immesso. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione
Revisione delle transazioni associate all'immissione delle ore per il team
in
Clarity
: Gestione dei piani finanziari
.
  • Risorsa - Immissione ore
  • Risorsa - Approvazione orario
Verificare che il membro del team sia stato aggiunto al team per i progetti dell'interfaccia utente di
Classic PPM
.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Fare clic su
    Schede attività personali
    .
  2. Selezionare il periodo di tempo richiesto o procedere al passaggio 3 per il periodo di tempo corrente.
  3. Fare clic sull'icona
    Seleziona risorsa per l'immissione delle ore
    .Viene visualizzato l'elenco dei membri del team con il periodo di tempo selezionato.
  4. Filtrare l'elenco delle risorse utilizzando i seguenti attributi:
    • Risorsa
      Filtrare in base al nome della risorsa o del team per le risorse per cui si dispone del diritto di accesso
      Risorsa - Immissione ore
      .
    • Manager delle risorse
      Consente di filtrare le risorse per cui si dispone del diritto di accesso
      Risorsa - Immissione ore
      in base ai manager delle risorse.
    • OBS della risorsa
      Consente di filtrare tutte le risorse associate a una OBS per cui si dispone del diritto di accesso
      Risorsa - Immissione ore
      .
    • Stato
      Consente di applicare filtri in base allo stato della scheda attività. Per impostazione predefinita, il filtro Stato è impostato su Aperto.
  5. Selezionare il nome della risorsa o fare clic su
    Visualizza
    per selezionare la risorsa.
    A questo punto, è possibile eseguire tutte le attività relative alla scheda attività.
A partire da
Clarity
15.6.1, è possibile registrare le ore per le risorse non attive. Questa funzionalità consente di immettere le ore per i dipendenti o i lavoratori esterni non più associati all'organizzazione.
Utilizzo dei codici del tipo di input e di addebito per il pagamento di una scheda attività
I codici tipo di input e di addebito vengono utilizzati per l'elaborazione delle buste paga. Se l'organizzazione utilizza questi codici (o gli attributi Valore utente 1 e Valore utente 2), l'amministratore può renderli disponibili per l'utente nelle schede attività. In qualità di dipendente o contraente, inserire i codici appropriati. Ad esempio, una riga della scheda attività potrebbe essere
fatturabile
mentre un'altra riga
non fatturabile
.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Creare una scheda attività o aprire una scheda attività con stato aperto.
  2. Selezionare una cella della riga della scheda attività nella colonna
    Codice di tipo di input
    o
    Codice di addebito
    . L'amministratore può inoltre fornire le colonne
    Valore utente 1
    o
    Valore utente 2
    .
  3. Selezionare un valore dall'elenco dei codici. È inoltre possibile inserire una parte del nome del valore nella cella per visualizzare i valori corrispondenti più vicini prima di selezionare uno.
Restituzione di una scheda attività inviata precedentemente
Per restituire una scheda attività inviata in precedenza, aprire la scheda attività e fare clic su Restituisci
.
È ora possibile modificare la scheda attività e inviarla nuovamente per l'approvazione al manager delle risorse. In qualità di membro del team, non è possibile restituire una scheda attività approvata a meno di disporre dei diritti di approvazione per la scheda attività in questione. Per le schede attività contabilizzate, è possibile creare gli adeguamenti.
Correzione di una scheda attività restituita
Quando il manager delle risorse restituisce una scheda attività per la correzione, l'utente riceve una notifica. La modalità di notifica varia in base alle impostazioni dell'account.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Accedere alla scheda attività restituita. Ad esempio, fare clic sul collegamento nel messaggio di posta elettronica inviato dal manager.
    La scheda attività restituita può contenere note del manager delle risorse sulle correzioni da apportare.
  2. Apportare le correzioni necessarie alla scheda attività.
  3. Inviare la scheda attività corretta per l'approvazione.
    Il manager delle risorse riceve una notifica in cui viene informato che la scheda attività corretta è pronta per la revisione e l'approvazione.
Adeguamento di una scheda attività approvata e contabilizzata
In seguito all'approvazione da parte del manager delle risorse della scheda attività inviata, i dati effettivi relativi alle ore vengono contabilizzati in
Clarity
. È possibile adeguare una scheda attività contabilizzata per correggere eventuali errori di immissione tempo per le attività. Il progetto e le attività devono rimanere aperti per l'immissione delle ore e il progetto deve essere attivo.
Nota
: le attività non attive nella scheda attività vengono visualizzate come voci di sola lettura.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Aprire la scheda attività contabilizzata, quindi fare clic su
    Adegua
    .
  2. Apportare le modifiche e fare clic su
    Invia
    .
Dopo aver creato una scheda attività di adeguamento, viene visualizzata una seconda scheda attività per lo stesso periodo di tempo.
Per annullare l'adeguamento e tornare alla scheda attività contabilizzata originale, fare clic su
Elimina adeguamento
. È possibile tornare alla scheda attività originale di sola lettura selezionandola dall'elenco a discesa. È possibile eliminare un adeguamento solo se lo stato corrisponde ad
Aperto
o
Restituito
. Dopo aver inviato un adeguamento, non sarà possibile eliminarlo senza averlo prima restituito.
Visualizzazione delle schede attività in un periodo di reporting chiuso
Quando un periodo di reporting è chiuso, è possibile accedervi per visualizzarne i dettagli nella scheda Schede attività.Per modificare, rettificare o elaborare una scheda attività, il periodo deve essere aperto. L'amministratore di sistema può riaprire un periodo di reporting.