Clarity: Revisione e approvazione delle schede attività

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Il manager delle risorse può rivedere e approvare le schede attività delle risorse di propria competenza. È necessario disporre dei diritti di approvazione della scheda attività per tali risorse. I manager di progetto possono inoltre consultare e approvare le schede attività, purché dispongano dei relativi diritti di approvazione per le risorse. Le risorse possono accedere alle schede attività anche da
Rally
, se dispongono del diritto Schede attività - Navigazione.La revisione e l'approvazione della scheda attività sono fondamentali per la corretta esecuzione dell'intero progetto in quanto consentono di:
  • Monitorare l'allocazione di budget e risorse.
  • Gestire le ore in base alla pianificazione.
  • Misurare le prestazioni dei membri del team.
  • Misurare il progetto pianificato rispetto ai valori effettivi.
È possibile inviare promemoria agli utenti circa la presentazione delle schede attività. È inoltre possibile approvare o restituire tutte le schede attività, nonché aggiungere note alle schede attività presentate o restituite.
Prima di iniziare, consultare le informazioni relative alla
revisione e approvazione delle schede attività
della sezione
Clarity
: Confronto con
Classic PPM
. Queste informazioni offrono una miglior comprensione delle funzionalità relative alle schede attività in
Clarity
.
Invio di promemoria delle schede attività
Il responsabile dell'approvazione delle schede attività invia promemoria a un utente specifico o a tutti gli utenti che non hanno ancora inviato la propria scheda attività. È possibile inviare promemoria ai membri del team dalle colonne Aperta e Restituita. Aperto mostra tutti gli utenti (i membri del team) che non hanno ancora inviato le proprie schede attività. Le schede attività restituite vengono considerate in stato Aperto e devono essere aggiornate e inviate nei tempi stabiliti.
  • Quando si invia un promemoria:
    • Viene visualizzata l'icona di
      promemoria inviato
      nell'elenco dei membri del team, oltre all'ora di invio del promemoria.
    • Viene inviata una notifica di promemoria al membro del team in base alla configurazione delle notifiche utente in
      Classic PPM
      . I membri del team possono ricevere un messaggio di posta elettronica, un SMS o una notifica in
      Clarity
      o
      Classic PPM
      , oppure una combinazione di tali elementi. Si consiglia agli utenti amministratore di consultare la sezione Configurazione delle notifiche e dei modelli di notifica.
  • Se non è stato inviato alcun promemoria, il pulsante Invia promemoria è disponibile.
  • Dopo aver inviato un promemoria a un utente e aver selezionato nuovamente l'utente, sarà disponibile il pulsante Ricorda di nuovo.
La seguente immagine mostra la modalità di invio di un promemoria per una scheda attività iniziale:
Image illustrating how to send an initial timesheet reminder.
La seguente immagine mostra la modalità di invio di un secondo promemoria:
Image illustrating how to send a follow-up reminder.
Aggiunta di note alle schede attività
In qualità di responsabile dell'approvazione delle schede attività, è possibile aggiungere i seguenti tipi di note per i membri del team:
  • Note generiche a livello di scheda attività, per l'invio di promemoria ai membri del team per l'invio delle schede attività.
  • Note specifiche a livello di elemento della riga della scheda attività per inviare notifiche relative alle schede attività inviate ai membri del team.
Per aggiungere una nota generica relativa a un membro del team (ad esempio, per includere un messaggio di promemoria) nella colonna Membro del team, fare clic sul nome del membro del team. Nel riquadro Dettagli visualizzato, fare clic su Note e aggiungere il messaggio. Viene visualizzato un indicatore di note nella colonna Membro del team per la riga del membro del team, come illustrato nella seguente immagine:
timesheet_level_note
timesheet_level_note
Aggiunta di note alle voci della scheda attività
Quando si visualizza una scheda attività inviata, è possibile fare clic su Scheda attività dettagliata per visualizzare gli elementi nella scheda attività. Dalla visualizzazione dettagliata, è possibile aggiungere una nota specifica per un elemento singolo dell'attività nella scheda attività. Viene visualizzato un indicatore di note per l'elemento della riga della griglia della scheda attività, come illustrato nell'immagine seguente:
timesheet_lineitem_notes
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Video: Revisione e approvazione delle schede attività
Nel video seguente viene illustrata la procedura per rivedere e approvare le schede attività dei membri del proprio team e di altri team per cui si dispone dei diritti di approvazione della scheda attività.

Per riprodurre il video in modalità a schermo intero, fare clic sul logo di YouTube nella parte inferiore del video.
Revisione, approvazione e restituzione delle schede attività inviate
Il responsabile dell'approvazione della scheda attività con diritti per l'approvazione riceve una notifica quando gli utenti inviano le loro schede attività. Il responsabile dell'approvazione revisiona e approva il tempo dedicato a ciascuna attività da parte dei membri del team. Se necessario, restituisce la scheda attività per richiederne la correzione. Il membro del team riceve una notifica sulla scheda attività restituita. Ad esempio, la scheda attività mostra codici errati oppure ore applicate alle attività non corrette.Il membro del team riceve una notifica riguardo la scheda attività restituita e può apportare le correzioni per poi inviare nuovamente la scheda attività. È inoltre possibile esaminare e approvare le schede attività per i membri del team di altri manager delle risorse, purché si disponga dei diritti di approvazione della scheda attività per i membri del team. Ad esempio, se un manager delle risorse è in ferie, è possibile richiedere di esaminare e approvare le schede attività per i membri del team in questione.
  • Manager delle risorse
    : quando si effettua il primo accesso in qualità di manager delle risorse, per impostazione predefinita verranno visualizzate solo le schede attività inviate per i report diretti (o Team personale) per cui si dispone dei diritti di accesso di approvazione della scheda attività. Per rivedere le schede attività in altri stati (o stato) e per visualizzare tutti i report diretti, fare clic su Mostra tutto accanto a Membri.Per rivedere e filtrare le schede attività inviate agli altri manager delle risorse, fare clic su Manager delle risorse e selezionare il manager desiderato.
  • Manager di progetto
    : in qualità di manager di progetto con diritti di accesso per l'approvazione della scheda attività, è possibile che non vengano visualizzate tutte le schede attività inviate nel caso in cui non si disponga di membri del team direttamente subordinati. In Visualizzazione, fare clic sull'elenco a discesa accanto a Team personale, quindi selezionare Tutto per visualizzare i subordinati diretti e tutte le altre risorse per cui si dispone dei diritti di approvazione della scheda attività.
Il filtro applicato per la revisione delle schede attività resterà applicato per periodi della scheda attività differenti. Dopo aver effettuato la disconnessione, il filtro viene reimpostato sul comportamento predefinito.
Questo articolo descrive le seguenti attività:
Revisione delle schede attività inviate
Fare clic sul nome di un membro del team per visualizzare un riquadro contenente la scheda attività del membro del team. Per le schede attività inviate, è disponibile l'opzione Revisione. Utilizzare questa opzione per rivedere la scheda attività dettagliata del membro del team prima di approvare o restituire la scheda attività. Utilizzare le frecce di navigazione presenti nella parte superiore della finestra Scheda attività dettagliata per continuare a revisionare altre schede attività inviate da altri membri del team.
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Approvazione o rifiuto delle schede attività inviate dalla scheda Revisione e approvazione
Procedere come descritto di seguito:
  1. Fare clic su
    Schede attività
    nel menu principale.
  2. Accedere alla scheda
    Revisione e approvazione
    .
  3. Fare clic sul nome della risorsa.
    (Facoltativo) Per filtrare le schede attività inviate agli altri manager delle risorse, fare clic su Manager delle risorse e selezionare il manager desiderato.
  4. Per approvare una scheda attività, fare clic sull'icona di pollice in su.
  5. Per restituire una scheda attività per la sua correzione, fare clic sull'icona di pollice in giù.
L'immagine seguente mostra come approvare o restituire una scheda attività inviata dalla scheda
Revisione e approvazione.
The following image illustrates how you can approve or return a submitted timesheet from the Review Approve tab.
L'immagine seguente mostra come approvare o restituire tutte le schede attività inviate dalla scheda
Revisione e approvazione.
The following image illustrates how you can approve all or return all the submitted timesheet from the Review and Approve tab.
Approvazione o rifiuto delle schede attività inviate dalla scheda Schede attività
Se si dispone dei diritti di responsabile dell'approvazione, utilizzare le azioni in blocco per approvare o restituire più schede attività simultaneamente. Si tratta di un'azione molto utile quando è necessario approvare le schede attività di collaboratori appartenenti a più progetti.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Nel menu principale, fare clic su
    Schede attività
    .
  2. Accedere alla scheda
    Schede attività
    .
  3. Nel layout Schede attività, selezionare la visualizzazione Griglia.
  4. Nel selettore di colonna, selezionare il
    Periodo di tempo aperto
    .
  5. Applicare i filtri e selezionare le opzioni di filtro desiderate.
    1. Ad esempio, impostare lo Stato come Inviato per visualizzare tutte le schede attività con stato Inviato.
  6. Selezionare le schede attività che si desidera approvare o restituire.
  7. È possibile utilizzare le azioni in blocco e fare clic su
    Approva
    o
    Restituisci
    .
    Le azioni in blocco vengono visualizzate solo se si selezionano le schede attività con stato
    Inviato
    o
    Approvato
    . Non è possibile utilizzare il menu di scelta rapida per approvare più schede attività.
L'immagine seguente mostra come utilizzare le azioni in blocco per approvare o restituire più schede attività contemporaneamente.
Adeguamento delle schede attività contabilizzate
Quando una risorsa invia una scheda attività, i valori effettivi rimangono
in sospeso
fino all'approvazione della scheda attività. Se i valori effettivi immessi utilizzano l'ETC esistente, lo stato e le date in sospeso dell'assegnazione originale vengono modificate. Una volta approvata la scheda attività, i valori effettivi, lo stato e le date in sospeso dell'assegnazione della risorsa vengono aggiornati.
A volte una scheda attività contabilizzata può richiedere un adeguamento per correggere gli errori di immissione del tempo, ad esempio le ore non corrette o i codici di addebito errati. In qualità di responsabile dell'approvazione della scheda attività, è possibile fare clic su Adegua per creare una scheda attività di adeguamento. La scheda attività di adeguamento viene visualizzata come una nuova scheda attività aperta per il membro del team associato. È possibile aggiungere una nota per il membro del team per informarlo dell'adeguamento. Dopo aver inviato, approvato e contabilizzato la scheda attività di adeguamento, la nuova scheda attività sostituisce la scheda attività contabilizzata restituita in precedenza.
Visualizzazione delle schede attività per gli altri in un periodo di reporting chiuso
Quando un periodo di reporting è chiuso, il manager delle risorse può accedervi per visualizzare i dettagli di una scheda attività relativa ad altri membri del team in Scheda attività. Per modificare, rettificare o elaborare una scheda attività, il periodo deve essere aperto. L'amministratore di sistema può riaprire un periodo di reporting.
Ricerca o filtro di schede attività
È possibile filtrare le schede attività delle risorse eseguendo una ricerca per nome della risorsa o manager delle risorse. È possibile filtrare le risorse per cui si dispone dei diritti di accesso di approvazione. È inoltre possibile visualizzare, approvare, restituire e correggere le schede attività delle risorse di competenza di altri manager.
Procedere come descritto di seguito:
  1. Fare clic su Schede attività nel menu principale, quindi fare clic sulla scheda
    Revisione e approvazione
    .
    Viene visualizzato l'elenco dei membri del team con il periodo corrente.
  2. Utilizzare la barra Cerca o filtra... per cercare le schede attività come indicato di seguito. È possibile selezionare più di un valore per le opzioni del filtro.
    • Risorsa
      Consente di filtrare tutte le risorse per cui si dispone dei diritti di approvazione della scheda attività
    • Manager delle risorse
      Consente di filtrare le risorse per cui si dispone dei diritti di approvazione della scheda attività in base ai manager delle risorse.
    • OBS della risorsa
      Consente di filtrare tutte le risorse associate una OBS per cui si dispone dei diritti di approvazione della scheda attività
  3. Rivedere l'ora di invio di un membro del team facendo clic sul nome del membro del team.
  4. (Facoltativo) È inoltre possibile aggiungere una nota alla scheda attività, nonché completare una delle seguenti operazioni:
    • Per approvare una scheda attività, fare clic su
      Approva
      (icona di pollice verso l'alto).
    • Per restituire una scheda attività per le correzioni, fare clic su
      Restituisci
      (icona di pollice verso il basso).
La figura seguente mostra la procedura per filtrare le schede attività in base ai manager delle risorse:
This image illustrates resource filters on timesheets
Accesso alle schede attività di
Clarity
da Rally
I membri del team possono accedere alle schede attività di
Clarity
direttamente da
Rally
. Contattare l'amministratore o consultare la sezione
Configurazione
della scheda attività di
Clarity
da
Rally
.
La funzionalità di integrazione della scheda attività non è supportata se si utilizza
Clarity
SaaS con On Demand Portal.
Negli ambienti
Clarity
SaaS e Rally SaaS, è possibile configurare l'autenticazione SSO per la funzionalità di integrazione delle schede attività. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione .