連絡先グループを管理する方法

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HID_Security_RoleManagement_Contacts
グループは連絡先の集合体であり、サービス デスク内で特定範囲の責任を担います。 グループを使用してチケット解決の責任を割り当てることができます。
たとえば、Dallas Human Resources というグループがあり、ダラス支社の人事を担当しているとします。 Dallas Human Resources グループから従業員の問題およびリクエスト救済を割り当てることができます。
リクエスト領域、ロケーション、およびワーク シフトを、グループに関連付けることができます。 また、グループ内の連絡先がリクエストの自動割り当てを受け入れる方法を決定することもできます。
グループの作成
グループは、特定の責任範囲を担う連絡先の集合体です。
: マルチテナンシーをインストールしている場合は、ドロップダウン リストから適切なテナントを選択します。 パブリック(共有)オプションを指定すると、すべてのテナントで使用できるオブジェクトが作成されます。
以下の手順に従います。
  1. [管理]タブで、[セキュリティと役割の管理]-[グループ]を選択します。
  2. [新規作成]をクリックします。
  3. グループに応じてフィールドにデータを入力します。
  4. (オプション)このページの下部のタブにあるコントロールを使用して、グループを構成します。
  5. [保存]をクリックします。
    グループ レコードが保存され、[グループの詳細]ページが表示されます。 グループの構成用に以下のボタンが用意されています。
    • 環境の更新
      グループの[構成アイテム/アセットの検索]ウィンドウが開き、アセットの検索基準を指定します。 [検索]をクリックすると[環境の更新]ウィンドウが開き、このグループのリモート アセットの追加と削除を実行できます。
    • メンバーの更新
      [連絡先の検索]ウィンドウで、グループの連絡先の検索条件を指定します。 [検索]をクリックすると[連絡先の更新]ウィンドウが開き、このグループの連絡先の追加と削除を実行できます。
グループの通知パラメータの設定
グループに通知するときに使用する連絡先情報と連絡方法を定義できます。
以下の手順に従います。
  1. [グループの詳細]ページで、[通知]タブを選択します。
  2. 電話番号、ファックス番号、電子メール アドレスなど、該当する連絡先情報を入力します。
  3. このグループに対する各メッセージの緊急度レベル(低、通常、高、緊急)で使用する通知方法を選択します。
    たとえば、通常レベルのアクティビティの場合は、電子メールを使用してグループに通知し、緊急レベルのアクティビティの場合は、ポケットベルの電子メールを使用して通知できます。
  4. 各通知の緊急度レベルに有効なワークシフトを選択します。
    たとえば、通常のワークシフト(週 5 日、1 日に 8 時間)を標準レベル、24 時間のワークシフトを緊急レベル通知に割り当てます。
  5. [保存]をクリックして通知パラメータを保存します。
ロケーションへのグループの割り当て
ロケーションは、特定の会社の所在地やオフィスの所在地など、物理的な場所を正確に表す情報です。 連絡先、グループ、および構成アイテムを特定のロケーションに割り当てることができます。
以下の手順に従います。
  1. [グループの詳細]ページで、[住所]タブを選択します。
  2. グループを割り当てるロケーションを入力するか、検索アイコンをダブルクリックしてロケーションを選択します。
    ロケーションの住所情報は、[住所]タブに自動的に入力されます。
  3. [保存]をクリックして、選択したロケーションにグループを割り当てます。
組織へのグループの割り当て
組織とは、チケット、CI セット クラス、グループ、および連絡先に割り当てることができる内部の部門や部署、または外部の会社です。
以下の手順に従います。
  1. [グループの詳細]ページで、[組織情報]タブを選択します。
  2. フィールド値を以下のように入力します。
    • 機能組織
      グループが勤務している組織です。
    • 部門
      グループが所属している部門です。
    • 管理組織
      グループからの経理関連の報告を受ける組織です。
    • コスト センター
      このグループの経費の課金コードです。
    • ベンダー
      このグループに関連付けられているベンダーの名前です。
    • 管理者
      このグループからの報告を受ける担当者の名前です。
    フィールドに値を直接入力するか、検索アイコンをクリックして必要なフィールド値を検索することができます。
  3. [保存]をクリックして、グループの詳細レコードに組織情報を保存します。
グループの環境のセットアップ
グループの環境は、グループが使用する装置、ソフトウェア、およびサービスで構成されます。
以下の手順に従います。
  1. [グループの詳細]ページで、[環境]タブを選択します。
  2. [環境の更新]をクリックします。
  3. 目的の構成アイテムを表示するための検索条件を入力し、[検索]をクリックします。 詳細については、「構成アイテムの検索」を参照してください。
  4. 左側のリストで、このグループの環境に追加する構成アイテムを選択します。 複数のアイテムを選択するには、Ctrl キーを押したままマウスの左ボタンをクリックします。
  5. 目的の構成アイテムをすべて選択したら、二重の右矢印ボタンをクリックします。
    選択した構成アイテムが右側の[Group Environment]リストに移動します。
  6. [OK]をクリックします。
    [グループの詳細]ページが表示され、[環境]タブに選択したアイテムがリストされます。
グループの特記事項
[特記事項]タブでは、グループに関する特記事項を入力できます。 特記事項としては、グループの役割に関する任意の情報、またはグループの詳細レコードに保存する必要がある他の関連情報を入力できます。
以下の手順に従います。
  1. [グループの詳細]ページで、[特記事項]タブを選択します。
  2. [連絡先についての注意事項]フィールドに特記事項を入力します。
  3. [保存]をクリックして、グループの詳細レコードに特記事項を保存します。
グループへのメンバーの割り当て
グループは、特定の責任範囲を担う連絡先の集合体です。 グループにメンバー(連絡先)を追加すると、チケット解決の責任を複数の担当者に割り当てて共有させることができます。
以下の手順に従います。
  1. [グループの詳細]ページで、[メンバー]タブを選択します。
  2. [メンバーの更新]をクリックします。
  3. 目的の連絡先を表示するための検索条件を入力し、[検索]をクリックします。 詳細については、連絡先の検索を参照してください。
  4. 左側のリストで、このグループに割り当てる連絡先を選択します。 複数のアイテムを選択するには、Ctrl キーを押したままマウスの左ボタンをクリックします。
  5. 目的の連絡先をすべて選択したら、二重の右矢印ボタンをクリックします。
    選択した連絡先が右側の[メンバー]リストに移動します。
  6. [OK]をクリックします。
    [グループの詳細]ページが表示され、[メンバー]タブに選択した連絡先がリストされます。
グループの自動割り当て
[自動割り当て]タブでは、変更カテゴリ、案件カテゴリ、およびロケーションとの間の関係を確立できます。 リクエスト領域またはカテゴリで定義したチケット(リクエスト、変更要求、および案件)をグループの有効なメンバーに自動的に割り当てることができます。
システム管理者は、リクエスト領域およびカテゴリごとに自動割り当てを個別に有効にする必要があります。 [Group Auto Assignment]タブにこれらのアイテムをリストしても、この機能は有効になりません。
以下の手順に従います。
  1. [グループの詳細]ページで、[編集]をクリックして、[自動割り当て]タブを選択します。
  2. 以下のいずれかのボタンをクリックします。
    • [リクエスト領域の更新]では、自動割り当て対象のリクエスト領域を選択します。
    • [カテゴリの更新]では、自動割り当て対象のカテゴリを選択します。
    • [案件カテゴリの更新]では、自動割り当て対象の案件カテゴリを選択します。
    • [ロケーションの更新]では、自動割り当て対象のロケーションを選択します。
    選択したアイテムの[検索]ページが表示されます。
  3. 目的のアイテムを表示するための検索条件を入力し、[検索]をクリックします。
    [更新]ページが表示され、検索条件に一致するアイテムがリストされます。
  4. 左上のリストから、目的のアイテムを選択します。 複数のアイテムを選択するには、Ctrl キーを押したままマウスの左ボタンをクリックします。
  5. 目的のアイテムをすべて選択したら、二重の右矢印ボタンをクリックします。
    選択したアイテムが右側の[割り当て済み]リストに移動します。
  6. [OK]をクリックします。
    [グループの詳細]ページが表示され、[自動割り当て]タブに選択したアイテムがリストされます。
連絡先への役割の割り当て
連絡先に役割を割り当てると、連絡先の機能領域へのアクセスがその役割の定義に基づいて制限されます。 たとえば、連絡先に顧客サービス担当者の役割を割り当てると、その連絡先は顧客の案件の管理に関連するすべての機能にアクセスできるようになります。 ナレッジ管理者の役割を割り当てると、その連絡先はナレッジ管理プロセスの構成と監視に関連するすべての機能にアクセスできるようになります。
連絡先に役割を割り当てるには
  1. [連絡先の詳細]ページで、[役割]タブを選択します。
    [役割リスト]が表示されます。
  2. [役割の更新]をクリックします。
    [役割の検索]ページが表示されます。
  3. 役割を表示するための検索条件を入力し、[検索]をクリックします。
    [Roles Assigned Update]ページが表示され、検索条件に一致する役割がリストされます。
  4. 左側のリストで、この連絡先に割り当てる役割を選択します。 複数のアイテムを選択するには、Ctrl キーを押しながら左マウス ボタンをクリックします。
  5. 目的の役割をすべて選択したら、クリックします。 781629.png
    選択した役割が右側の[割り当て済み役割]リストに移動します。
  6. [OK]をクリックします。
    [連絡先の詳細]ページが表示されます。
  7. [保存]をクリックします。
    [連絡先の詳細]ページが表示され、[役割]タブに選択した役割がリストされます。
  8. この連絡先がログインしたときにデフォルトで使用する役割を選択し、[デフォルトの役割の設定]をクリックします。
    注:
    連絡先のデフォルト役割は、[アクセス タイプ]ページで定義したデフォルト役割よりも優先されます。