総勘定元帳アカウントの設定とチャージバックの処理

ccppmop1561
チャージバックは、投資またはサービス コストの部門間勘定振替です。 チャージバックは、指定期間中に行われた投資またはサービスの共有コストを各部門に借方記入または請求することです。 投資またはサービスの実施部門には実施した業務に対する貸方が記入されます。
チャージバックは、関連づけられた投資についてトランザクションが製品内に存在していると仮定します。 チャージバックおよび総勘定元帳勘定を設定する前に、以下の項目が存在していることを確認します。
  • 会計エンティティを設定し、エンティティの会計期間を定義します。
  • 会計部門と場所を設定します。
  • 会計クラスを設定します。
  • 会計が有効になった、投資またはサービスを設定します。
  • 任意の労働、備品、資材および経費リソースを含めた、会計が有効になった投資またはサービスのチーム メンバを設定します。
  • アカウントとルールを管理する適切なアクセス権が各ユーザにあることを確認します。 「
    アクセス権の参照
    」を参照してください。
チャージ バック トランザクションを処理するには、総勘定元帳勘定とチャージバック ルールをセットアップします。 作成する借方ルール、貸方ルール、および間接費ルールは、実装するチャージバック処理のタイプにより異なります。
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総勘定元帳アカウントの設定
総勘定元帳勘定は、勘定を分類するために使用されるメイン勘定コードおよびサブ勘定コードの組み合わせです。 たとえば、メインの資産勘定コードに 100、資産のサブ勘定である資本コードに 111、経費コードに 112 を割り当てることができます。
チャージバックで使用される時間ベースの総勘定元帳勘定の配置を定義してコスト計画詳細に割り当てるために、総勘定元帳(GL)アカウントをセットアップします。 計画データを外部会計システムにエクスポートするには、総勘定元帳勘定をマッピングに使用できます。 XOG を使用して、外部会計システムから総勘定元帳勘定をインポートすることもできます。
総勘定元帳勘定を設定する前に、会計エンティティが存在することを確認します。 総勘定元帳勘定を設定すると、勘定を編集できます。 コスト計画およびトランザクションが総勘定元帳勘定を参照できます。
以下の手順に従います。
  1. [管理]を開き、[会計]から[総勘定元帳勘定]をクリックします。
  2. [新規]をクリックします。
  3. 要求された情報を指定します。 以下のフィールドには説明が必要です。
    • メイン勘定 ID
      基準勘定番号の最初の部分を定義します。
    • サブ勘定 ID
      基準勘定番号の 2 番目の部分を定義します。
    • アクティブ
      このアカウントがアクティブであり、コスト計画への割り当てに利用できるかどうかを示します。
    • 間接費
      指定部門へのコスト請求にこのアカウントが使用されるかどうかを示します。 選択した場合は、必ず間接費ルールを作成してください。
    • 資本支出
      このアカウントが資本支出に使用されるかどうかを示します。
    • 非現金支出
      このアカウントが非現金支出に使用されるかどうかを示します。
  4. [保存]をクリックします。
チャージバック ルールの設定
投資とサービスのコストはルールに基づいてチャージバックおよび貸方記入されます。 これらのルールは WIP トランザクションで処理されます。 トランザクション処理中、これらのルールを使用して、指定した部門または総勘定元帳勘定にチャージまたはクレジットを適切に適用させます。 部門管理者は、以下のツールを使用して、請求と貸方を閲覧できます。
  • チャージの閲覧および承認を行うための部門の請求書。
  • 貸方を表示するための部門の回収ステートメント。 このステートメントは、サービスを管理する部門で利用可能です。
以下のチャージバックのルールがサポートされています。
  • 投資別借方ルール
    。 指定期間に部門に提供された投資またはサービスのコストを借方記入する方法を決定する、一連の投資固有のルールです。 いくつかのコストが間接費に請求される場合、配置は必ずしも 100 パーセントと等しくなりません。 借入ルールは、投資マネージャまたはサービス マネージャが設定します。 投資またはサービスのチャージバック ページでは、投資またはサービス用に定義された借方ルールのリストを表示できます。
  • 標準借方ルール
    。 組織内で、部門に投資コストを請求するためにグローバルに使用される一連の標準的な借方ルール。 借方ルールは投資に固有で、投資またはサービス マネージャ、または会計マネージャによって設定されます。
  • 貸方ルール
    。 指定の期間中に行われた投資またはサービスのコストが貸方記入される部門を決定する、一連のルールです。 貸方ルールの配賦は、貸方の費用と 100 パーセント等しい必要があります。 貸方ルールは会計マネージャが設定します。
  • 間接費ルール
    。 指定期間中の残存コストまたは間接費を請求する方法を決定するための一連の標準ルールです。 間接費ルールは会計マネージャが設定します。
投資マネージャまたはサービス マネージャとして借方ルールを設定する際、標準ルールまたは投資の固有ルールを元に料金を設定できます。 固有のコード(標準ルールの場合は配置コード、貸方ルールの場合はリソース貸方コード)を設定して、自動入力するようにすることもできます。
投資とサービスの共有コストもルールに基づいて決定されます。 チャージバック ルールとは、部門を借方および貸方に記入する際に、トランザクションに対して照合する固有プロパティのセットです。 チャージバック ルールは次の要素によって構成されます。
  • 処理中にトランザクションと照合される、固有のプロパティ セットが含まれたヘッダ。
  • 総勘定元帳(GL)勘定 - 指定された投資またはサービスに対する請求先となる、あるいは貸方記入される部門を識別するための、部門の組み合わせ。
  • 部門への共通原価または貸方の配布を決定する配置。
チャージバックの例
  • コストの共有:
    リテール バンキング部門は、小売セルフ サービスとリテール第一アカウントで共有するモーゲージ アプリケーションの開発を委託しました。 リテール バンキング部門は、チャージバック機能を使用して、この開発プロジェクトに必要な IT コストを配分します。 このプロジェクトでは、アプリケーション開発者から専門の担当者、リテール部門の IT 技術のオペレータから分析担当者、そして、投資銀行業務の IT 部門からセキュリティ専門家を出す必要がありました。 リテール バンキングの IT 部門は、投資別借方ルールおよび貸方ルールを設定し、作業を発注した部門にコストをチャージバックし、作業を提供した部門の貸方に記入します。
  • 完了した業務の金額を複数の IT 部門に貸方記入する
    : リテール IT 会計マネージャが以下の 3 つのプロバイダ部門の間で 100 パーセント貸方記入する貸方ルールをセットアップします。
    • リテール アプリケーション開発部門は、開発作業の大部分を担当し、最初の 3 か月で 50 パーセントが貸方記入され、残りの 3 か月で 80 パーセントが貸方記入されます。
    • リテール部門の技術オペレータは、プロジェクトの開始時にコンサルタント業務を担当し、最初の 3 か月間で 25 パーセントが、残りの 3 か月で 10 パーセントが貸方記入されます。
    • 投資銀行の IT 部門も同様に、プロジェクトの開始時にコンサルタント業務を担当し、最初の 3 か月間で 25 パーセントが、残りの 3 か月で 10 パーセントが貸方記入されます。
  • 委託業務の金額を複数のビジネス ユニットに借方記入する
    : このプロジェクトのリテール IT 部門プロジェクト担当マネージャは、借方ルールを設定し、小売セルフ サービス部門とリテール第一アカウント部門にそれぞれ 50 パーセントを四半期ごとにチャージバックします。 チャージバック ルールには柔軟性があるため、Forward Inc は、IT が提供するサービスの恩恵を受ける部門、適切なコスト チャージを割り当てることができます。 ルールにより、IT 部門も納品した作業分の貸方記入を受けることができます。
この図は、完了した作業の金額を複数の IT 部門に貸方記入する方法を示しています。
この図は、委託業務の金額を複数のビジネス ユニットに借方記入する方法を示しています。
標準配置ルール ヘッダの作成
部門に対してコストの借方記入をするために、同じチャージバック ルールを使用できる場合は、標準ルールを多くの投資やサービスにグローバルに適用できます。 チャージバックを設定する際に、投資またはサービス マネージャは標準ベースのルール(会計マネージャが設定)または投資ベースのルール(投資マネージャまたはサービス マネージャが設定)を適用できます。
以下の手順に従います。
  1. [管理]を開き、[チャージバック]から[標準ルール]をクリックします。
    既存の標準ルール ヘッダのリストが表示されます。
  2. [新規]をクリックします。
  3. 以下の情報を入力します。
    • 配置コード
      (必須)チャージバック(または標準借方)ルールの分類に使用する一意のコードを定義します。
    • エンティティ
      (必須)チャージバック ルールに関連付けられたエンティティを定義します。
    • コスト タイプ
      チャージバックに関連付けられたコストの内訳(資本コストと業務コスト)を提供します。
    • ユーザ値 1、ユーザ値 2
      カスタム プロパティ ルックアップ値が Studio で定義されている場合にのみ、選択できます。
    • 請求コード
      チャージバック ルールと関連付けられた請求コードを定義します。
    • Input Type
      チャージバック ルールと関連付けられた入力タイプ コードを定義します。
    • トランザクション クラス
      トランザクション ルールと関連付けられたトランザクション クラスを定義します。
    • 剰余金額を間接費に計上
      残存コストを間接費に計上するかどうかを指定します。 このオプションを選択する場合は、間接費チャージバック ルールも定義します。
      既定値:
      オフ
    • ステータス
      (必須)標準ルールがチャージバックで利用可能かどうかを表します。
      値:
      • アクティブ。 常に請求書の作成時にルールが考慮され、トランザクションと照合することができます。
      • 非アクティブ。 請求書の作成時に、ルールは考慮されません。
      • 保留 - 一致するアクティブなルールがない場合に、トランザクションと照合されます。
  4. 変更を保存し、借方勘定への総勘定元帳勘定および配置率の追加を続行します。
標準ルール ヘッダ プロパティを変更するには、選択した標準ルール ヘッダの[配置コード]リンクをクリックして[プロパティ]メニューを開き、[メイン]をクリックしてプロパティを編集し、変更を保存します。
貸方ルール ヘッダの作成
貸方ルールは、提供された投資またはサービスのコストに対して貸方記入される部門を識別します。 部門は、提供された投資またはサービスに割り当てられたリソースの属性に基づいて貸方記入されます。 リソースに割り当てられた場所および部門は、貸方を受ける部門に割り当てられた場所および部門と一致する必要があります。
以下の手順に従います。
  1. [管理]を開き、[チャージバック]から[貸方ルール]をクリックします。
  2. [新規]をクリックします。
  3. 以下の情報を入力します。
    • リソース貸方コード
      貸方ルールの分類に使用する一意のコードを定義します。
    • 状況コード
      貸方ルールがアクティブ、非アクティブ、または保留であるかどうかを示します。
    • エンティティ
      貸方を受信する部門と関連付けられたエンティティを定義します。
    • 場所
      貸方を受信する部門と関連付けられた場所を定義します。
    • 部門
      貸方を受信する部門を定義します。
    • リソース クラス
      貸方ルールと関連付けられたリソース クラスを定義します。
    • トランザクション クラス
      貸方ルールと関連付けられたトランザクション クラスを定義します。
  4. 変更を保存し、貸方記入される総勘定元帳勘定および配置率の追加を続行します。
投資別借方ルールの作成
借方ルール プロパティには、それぞれ別個のルールが記述されており、会計処理でトランザクションと照合するために使用されます。 残存コストを全総勘定元帳アカウントに計上するには、間接費ルールが存在する必要があります。 トランザクションを処理するためにルールが使用されなかった場合は、借方ルールを削除できます。
以下の手順に従います。
  1. 投資またはサービスを開きます。
  2. [チャージバック]メニューを開き、[借方ルール]をクリックします。
  3. [新規]をクリックします。
  4. 以下の情報を入力します。
    • 配置コード
      投資の借方ルールの分類に使用する一意のコードを定義します。
    • コスト タイプ
      チャージバックに関連付けられたコストの内訳(資本コストと業務コスト)を提供します。
    • 請求コード
      借方ルールと関連付けられた請求コードを定義します。
    • ユーザ値 1 およびユーザ値 2
      借方ルールと関連付けられたカスタム プロパティを定義します。 ルックアップ値が
      Clarity PPM
      Studio で定義されている場合に限り、カスタム属性を選択できます。
    • 入力タイプ コード
      借方ルールと関連付けられた入力タイプ コードを定義します。
    • トランザクション クラス
      借方ルールと関連付けられたトランザクション クラスを定義します。
    • 状況コード
      借方ルールがチャージバックで使用可能かどうかを表します。
      • アクティブ。 常に請求書の作成時にルールが考慮され、トランザクションと照合できることを示します。
      • 非アクティブ。 請求書の作成時に、ルールは考慮されないことを示します。
      • 保留 - 一致するアクティブなルールがない場合に、ルールが考慮され、トランザクションと照合されます。
    • 剰余金額を間接費に計上
      余剰金額を間接費に計上するかどうかを示します。 余剰金額を間接費に選択するには、このチェック ボックスをオンにします。
  5. 変更を保存し、コストの請求先となる総勘定元帳アカウントと部門の組み合わせの追加を続行します。
標準ルールまたは貸方ルールの総勘定元帳配置の定義
借方ルールを作成したら、消費部門にコストをチャージする方法を決定する総勘定元帳配置を定義します。 総勘定元帳配置は、借方記入(標準ルールの場合)および貸方記入(貸方ルールの場合)される総勘定元帳勘定および部門を識別します。 また、総勘定元帳配置は、請求または貸方記入されるコストの割合も示します。 任意の期間の貸方ルールの配置率は、常に 100 パーセントと等しくなる必要があります。 総勘定元帳配置は、全総勘定元帳アカウントと配置ルールのセットによって構成されます。 ルールは、指定された期間に配置されたコストのパーセントを表します。 全総勘定元帳アカウントは、通常の総勘定元帳アカウントと部門の組み合わせで作成されています。
各総勘定元帳配賦について、各会計期間に等しい割合でチャージバックを配分することも、各期間に異なる割合を指定することもできます。 たとえば、四半期ベースで会計期間を設定している場合、100 パーセントの配置を最初の四半期に指定できます。 その後、残りの四半期で 50 パーセントを指定できます。 3 四半期の残りのコストは、他の部門にチャージするか、間接費に計上できます。
以下の手順に従います。
  1. 投資またはサービスを開きます。
  2. [チャージバック]メニューを開き、[借方ルール]または[貸方ルール]をクリックします。
  3. 選択したルールのプロパティを編集するには、[配置コード]リンク(標準ルールの場合)または[リソース貸方コード]リンク(貸方ルールの場合)をクリックします。
  4. 以下のいずれかの手順を実行します。
    1. ルールにアカウントを追加し、配置を定義するには[新規]をクリックします。
    2. ルール内にすでに含まれているアカウントの配置を編集するには、[総勘定元帳勘定]リンクをクリックします。
    ルールの詳細ページが表示されます。
  5. [概要]セクションで、以下のフィールドに入力します。
    • 総勘定元帳アカウント
      ルールに関連付ける総勘定元帳勘定を定義します。
    • 部門
      ルールに関連付ける部門を定義します。 貸方ルールの場合は、貸方を受信する部門を指定します。 標準ルールの場合は、請求される部門を指定します。
    既定では、開始日、終了日、パーセントのフィールドとともに空の行が表示されます。
  6. ルールの開始および終了期間を入力します。
  7. 特定の期間について、部門に借方または貸方記入するパーセントを指定します。
  8. 期間とパーセントの追加を続行するには、[新しい行]をクリックします。
  9. 完了したら[保存して戻る]をクリックします。
借方ルールからの総勘定元帳配置の削除
総勘定元帳配置は、会計計画またはチャージバックで参照されていない限り、借方ルールから削除することができます。
以下の手順に従います。
  1. 投資またはサービスを開きます。
  2. [チャージバック]メニューを開き、[借方ルール]をクリックします。
  3. [総勘定元帳配置コード]リンクをクリックして、ルール詳細にアクセスします。
  4. [概要]セクションの以下の手順を実行します。
    1. 総勘定元帳勘定を選択するか、変更します。
    2. 対応する部門を選択するか、変更します。
  5. [開始]または[終了]フィールドのいずれかで、日付ピッカーを使用して、期間を選択します。
    エンティティ会計期間タイプは、選択に利用できる期間を決定します。
  6. 総勘定元帳勘定と部門の組み合わせに対する請求を使用して、配置するパーセントを指定します。
  7. 保存して、他の期間の配置を続けて追加します。
  8. 変更を保存します。
間接費ルールの作成
標準または借方ルールのルールによって、残存コストが間接費に請求される場合、どの総勘定元帳勘定に借方記入されるかは間接費ルールが決定します。 間接費ルールには、総勘定元帳配置を 1 セットのみ含めることができます。 ヘッダ情報は必要ありません。 各部門に間接費を請求するには、以下の項目を設定します。
  • 間接費の総勘定元帳勘定。
  • 残存コストは、標準ルールまたは借方ルールのいずれかに請求されます。
以下の手順に従います。
  1. [管理]を開き、[チャージバック]から[間接費ルール]をクリックします。
  2. [新規]をクリックします。
  3. 以下の情報を入力します。
    • エンティティ
      ルールに関連付けるエンティティを定義します。
    • 総勘定元帳アカウント
      ルールに関連付ける総勘定元帳勘定を定義します。
    • 部門
      ルールに関連付ける部門を定義します。
  4. 変更結果を保存します。 いったん保存されると、このルールのプロパティは表示のみになります。
  5. 以下のように間接費ルール詳細を定義します。
    1. 特定の期間について間接費に割り当てるパーセントを指定します。
    2. 期間とパーセントの追加を続行するには、[新しい行]をクリックします。
    3. 変更を保存します。
間接費ルールの配置を編集するには、選択した勘定のプロパティを編集して、期間を選択を選択し、全総勘定元帳勘定の配置を設定するための配置率を指定して、変更を保存します。 間接費ルールを削除するには、ルールを選択して[削除]をクリックします。
リソース貸方の設定
総勘定元帳勘定にポストするためのリソース貸方を設定する前に、「
アクセス権の参照
」を参照して、各ユーザが会計保守 - 会計管理のアクセス権を持っていることを確認します。
ほとんどの IT 部門は、経費と作業を配置するために、作業対象のグループに貸方を請求します。 リソース貸方は、どの部門、エンティティ、場所、トランザクション クラスまたはリソース クラスが貸方を受け取るかを示します。 インシデントはリソース貸方をサポートします。
チャージバック ルールからの総勘定元帳配置の削除
チャージバック ルールから総勘定元帳配置を削除するためには、以下のいずれかの方法を使用します。
  • 標準ルールまたは貸方ルールからの総勘定元帳配置の削除
  • 間接費ルールからの総勘定元帳配置の削除
総勘定元帳配置は、チャージバックおよびコスト計画から参照されていない場合にのみ削除することができます。
標準ルールまたは貸方ルールからの総勘定元帳配置の削除
以下の手順に従います。
  1. 選択したルールのプロパティを編集するには、[配置コード]リンクまたは[リソース貸方コード]リンクをクリックします。
    ルール プロパティ詳細が表示されます。
  2. ルールから削除する各総勘定元帳配置の隣のチェック ボックスをオンにし、[削除]をクリックします。
間接費ルールからの総勘定元帳配置の削除
以下の手順に従います。
  1. 選択した間接費ルールのプロパティを編集するには、[総勘定元帳勘定]リンクをクリックします。
    ルールの詳細ページが表示されます。
  2. ルールから削除する各期間の隣にあるチェック ボックスをオンにします。
  3. [削除]をクリックします。
チャージバック エラーと警告の解消
チャージバック エラーおよび警告を表示し、モニタするにはメッセージ ページを使用します。 エラーと警告の両方が表示される場合があります。
  • エラー
    。 チャージバック エラーが発生する場合、エラーを引き起こすトランザクションは処理できません。 請求および貸方を処理するには、これらのエラーを修正します。
  • 警告
    。 チャージバック警告は、ユーザが修正可能な潜在的な問題をユーザに通知します。
以下の表には、一部の一般的なメッセージとそれぞれの解決法が含まれています。
タイプ
メッセージ
考えられる解決策
該当せず
借方請求の支払いエラーです(超過配置)。
借方ルールで、配置率が 100% を超える値まで加算されています。 借方ルールに 100% を超える値まで加算されている配置率があるかどうかを調べるには、[総勘定元帳配置の詳細]オブジェクトが集計行を表示するように借方リスト列の表示を設定します。 詳細については、「
Clarity PPM
Studio Development」を参照してください。
該当せず
間接費請求の支払いエラーです (超過配置)。
間接費ルールで、配置率が 100% を超える値まで加算されています。 間接費ルールに 100% を超える値まで加算されている配置率があるかどうかを調べるには、[総勘定元帳配置の詳細]オブジェクトが集計行を表示するように間接費ルール リストのリスト列の表示を設定します。 詳細については、「
Clarity PPM
Studio Development」を参照してください。
警告
チャージバック タイプが投資に設定されていません。
投資のチャージバック オプションを設定します。
エラー
トランザクション日の範囲内に、貸方ルール配置の詳細がありません。
トランザクション日の貸方ルールに総勘定元帳配置を定義します。
エラー
トランザクション日の範囲内に、借方ルール配置の詳細がありません。
トランザクション日の借方ルールに総勘定元帳配置を定義します。
エラー
一致する貸方ルールは見つかりませんでした。
以下のいずれかの手順を実行します。
  • 貸方ルールが存在しない場合は、貸方ルールを作成します。 会計マネージャに問い合わせてください。
  • 貸方ルールが存在する場合は、その基準をトランザクションと比較し、トランザクションと一致するようにルールを調整するか、作成します。 また、ルールに一致するようにトランザクションを調整することもできます。 会計マネージャおよび投資マネージャに問い合わせてください。
エラー
一致する借方ルールは見つかりませんでした。
以下のいずれかの手順を実行します。
  • 借方ルールが存在しない場合は、借方ルールを作成します。 投資またはサービス マネージャに問い合わせてください。
  • 借方ルールが存在する場合は、その基準をトランザクションと比較し、トランザクションと一致するようにルールを調整するか、作成します。 また、ルールに一致するようにトランザクションを調整することもできます。 会計マネージャおよび投資マネージャに問い合わせてください。
エラー
間接費ルールは見つかりませんでした。
以下のいずれかの手順を実行します。
  • 間接費ルールを作成します。 会計マネージャに問い合わせてください。
  • オプションをクリアして、借方ルール上で残存コストを間接費に請求します。
エラー
選択した部門と場所の組み合わせが無効です。
貸方ルールのプロパティが有効な部門および場所の組み合わせを示すことを確認します。
警告
請求の全額を貸方に記入できません。
貸方ルールをレビューし、指定されたトランザクション日について総勘定元帳配置が 100 パーセントと等しいことを確認します。 詳細については、会計マネージャに問い合わせてください。
警告
WIP トランザクション経費タイプ[資本支出|減価償却] が投資請求経費タイプ [資本支出|減価償却] と一致しません。
以下のいずれかの手順を実行します。
  • WIP トランザクション経費タイプが投資の請求経費タイプと一致するように設定します。 会計マネージャに問い合わせてください。
  • 投資の請求経費タイプが WIP トランザクションの経費タイプと一致するように設定します。 投資またはサービス マネージャに問い合わせてください。
エラーまたは警告を修正すると、関連メッセージが[メッセージ]ページから削除されます。
以下の手順に従います。
  1. [管理]を開き、[チャージバック]から[メッセージ]をクリックします。
    チャージバック エラーおよび警告のリストが表示されます。
  2. 以下の情報を使ってレビューします。
    • 投資
      トランザクションに使用される投資の名前が表示されます。
    • 請求コード
      投資と関連付けられた請求コード タイプが表示されます。
    • トランザクション日
      トランザクションの日付が表示されます。
    • 経費タイプ
      経費のタイプが表示されます。
    • リソース
      投資に対してコストを発生させたリソースが表示されます。
    • 配置
      エラーまたは警告が発生したルールが表示されます。
    • 配置タイプ
      このタイプが貸方ルールか借方ルールかを示します。
    • 配置サブタイプ
      ルールが標準ルールか投資ベースのルールかを示します。
    • 一括実行日
      請求書生成ジョブが実行された日付が表示されます。
    • 一括実行者
      請求書生成ジョブを開始したユーザが表示されます。
    • 保留
      エラー メッセージが保留中であることを表示します。
    • メッセージ
      エラーまたは警告が表示されます。
  3. 各メッセージの隣にあるチェック ボックスをオンにし、以下のいずれかのタスクを完了します。
    • エラー メッセージを保留するために、[保留]をクリックします。
    • エラー メッセージを保留からリリースするために、[リリース]をクリックします。
  4. エラーと警告を修正します。
ルール ヘッダ と期間別総勘定元帳配賦
借方ルール、貸方ルールは、ヘッダと期間別総勘定元帳配置で構成されています。
ルール ヘッダ
ヘッダは、それぞれ異なるルールを持っており、財務処理でトランザクションと照合するために使用します。 以下にいくつかの例を示します。
  • 借方ルール「DB-800」は、請求コード「Expenses」とトランザクション コード「techSup」で表されます。 また、借方ルール DB-900 は、請求コード「Expenses」とトランザクション コード「SysMaint」で表されます。
  • 貸方ルール「CR-000」は、場所「Santa Clara」とリソース クラス「ENG」で表されます。 また、貸方ルール「CR-111」は、場所「Bournemouth」とリソース クラス「ENG」で表されます。
ルールの作成、識別に使用する総勘定元帳配置コードは、自動入力するよう設定できます。
期間別総勘定元帳配置
借方ルール、貸方ルールは、ヘッダと期間別総勘定元帳配置で構成されています。 期間中の部門の貸付、借入額は、期間別配置により決定されます。 チェックバック ルールは、以下に基づいています。
  • 全総勘定元帳アカウント
    。 コストがチャージされる総勘定元帳(GL)のアカウントおよびそのコストの責任部門を決定します。
  • 会計期間
    。 総勘定元帳の期間を識別します。
  • 配置率
    。 全総勘定元帳アカウントに貸付もしくは借入記入される全コストの割合を決定します。
投資のチャージバック オプションの設定
投資からのチャージバックを管理するには、チャージバック オプションを設定する必要があります。 以下のチャージバック オプションまたはタイプから選択できます。
  • 標準借方ルール
  • 投資固有の借方ルール
コストの記録方法は、[請求経費]により識別されます。 投資コストの請求書が作成されるかどうかを決定するために、請求経費もトランザクションに対する照合に使用されます。 たとえば、お客様の会社が資本支出に分類される投資のみをチャージバックするというポリシーを持っているとします。 また、電子メール サーバも管理します。 会社は、サーバなどのミッションクリティカルなハードウェアを減価償却可能と見なし、トランザクション処理時に別途処理します。 メール サーバに対して処理される資本支出トランザクションは、無視され、チャージバックされません。
チャージバック オプションでは、請求期間中のチャージ発生方法、発生時期を決定します。 チャージバックを処理するには、チャージバック オプションを設定します。 会計処理中に投資別ルールと標準借方ルールのどちらをトランザクションとの照合に使用するかは、チャージバックのタイプにより異なります。
照合したトランザクションの請求書を生成するには、チャージバック タイプを選択します。
以下の手順に従います。
  1. 投資またはサービスを開きます。
  2. [チャージバック]メニューを開き、[オプション]をクリックします。
  3. 以下のフィールドに入力します。
    • チャージバック タイプ
      投資またはサービスのチャージバック タイプを定義します。
      値:
      • 標準
      • 投資
    • 請求経費タイプ
      コストがどのように計上されるか、およびトランザクションが処理されるときにそれらのコストに対して請求書の作成が考慮されるかどうかを示します。
      値:
      • 資本支出
        。 請求は請求書作成のために考慮されます。
      • 減価償却
        。 請求は請求書作成のために考慮されません。
  4. 変更を保存します。
トランザクションの請求の逆仕訳
投資またはサービスのトランザクション処理をレビューして、投資などが正しくポストされたかを確認できます。 逆仕訳が必要な誤りを見つけた場合は、選択したトランザクションまたはリスト表示されたすべてのトランザクションについて請求を逆仕訳できます。 請求を逆仕訳すると、配置済み請求は部門請求書から削除されます。 請求書が次に生成されるとき、または部門マネージャが手動で請求書を再生成するときに、請求は表示されません。 請求の逆仕訳時に、請求書がロックまたは承認されている場合は、この請求は、将来の請求書に反映されてしまいます。
階層データが確実に更新されるように、請求書を生成する前に
集計データの更新
ジョブを実行します。 詳細については、「
ジョブ リファレンス
」を参照してください。
以下の手順に従います。
  1. 投資またはサービスを開きます。
  2. [チャージバック]メニューを開き、[トランザクション]をクリックします。
    チャージバック トランザクション ページが表示されます。
  3. フィルタ セクションで、参照または逆仕訳を行うトランザクションの請求向けに会計期間を参照して選択し、[フィルタ]をクリックします。
  4. トランザクションをレビューします。
  5. トランザクションに誤りが見つかり、逆仕訳する必要がある場合は、以下のいずれかの手順を実行します。
    • 請求を逆仕訳するトランザクションごとに選択し、[選択した請求を逆仕訳]をクリックします。
    • [フィルタされた請求を逆仕訳]をクリックして、一覧表示されたすべてのトランザクションの請求を逆仕訳します。
    選択したトランザクションに、請求が逆仕訳されたことが表示されます。
部門の回収ステートメントの表示
回収ステートメント
によって、提供したサービスによって利益を受けた部門から、発生コストのうちのどれくらいの金額を回収できるのかを部門が把握できます。 回収ステートメントには、会社の損益計算書と同じような機能があります。部門単位という点が異なります。 発生したコストは、サービスを受けた部門に請求されます。 部門マネージャは、請求書から自分たちの請求を見ることができます。 サービスを提供する部門のみが、部門の回収ステートメントを参照できます。
部門の回収ステートメントを表示するには、以下の項目が存在することを確認します。
  • サービスを設定し、サービスと部門を関連付けます。
  • 最低 1 つの部門が、提供元部門の提供する少なくとも 1 つのサービスを購読している必要があります。
  • サービスに借方ルールが設定されている必要があります。 サービスに借方ルールを作成するには、サービス マネージャに連絡してください。
  • 貸方ルールは、必須です。
  • アクセス権の参照
    」を参照して、各ユーザが、回収ステートメントを表示できるように適切なアクセス権を持っているかを確認します。
回収ステートメントは、スケジュールに従って請求書作成ジョブが実行されている間に、請求書と共に作成されます。
回収ステートメントの例
  • IT 部門がコスト センターではなくなった場合: 電子メールのサポート、デスクトップ サポート、ネットワーク サポートなど、さまざまな IT サポート サービスをビジネス ユニットに提供します。 このサービスはそれぞれのビジネス ユニットが業務を維持するために必要です。 各部門は、それらのサービスに対して請求を受けます。 サービスを提供する部門は、それに対して支払を受けます。
  • サービスを享受した部門に承認済み請求書に基づいてコストを請求する: 提供されたサービスを享受する部門は、部門請求書を四半期ごとに生成、レビュー、および承認します。 会社の人事部は、IT サービスを購読し、それらのサービスの一部分についての請求を受けることを承諾しました。 人事部は総額 17,400 ドルの請求書を承認しました。
  • 請求されたコストがサービスを実施した部門に貸方記入される: 実施したサービスの金額が IT サービス デリバリ部門に貸方記入されます。 部門マネージャは、発生したコストと貸方を部門の回収ステートメントで確認します。 このステートメントには、一部の請求が承認されたこと、および部門が 17,400 ドルをすでに回収したことが表示されます。 他の部門マネージャは、まだ請求を承認していません。 請求は回収差異として表示されます。
回収ステートメントのサマリの参照
投資ごとにすべての発生コスト、回収コスト、および貸方を要約する回収ステートメントを参照できます。
以下の手順に従います。
  1. [ホーム]を開き、[組織]から[部門]をクリックします。
  2. 部門リンクをクリックして部門を開きます。
  3. [回収ステートメント]をクリックします。
  4. 回収情報をフィルタします。
    その部門によって所有されている投資のリストが表示されます。
  5. この情報を使用して、回収情報を確認します。
    • 投資
      この部門が所有し、サービスとして他の部門に提供した投資の名前を表示します。
    • タイプ
      投資が、サービスであるか、他のタイプの投資であるかを示します。
    • 発生コスト
      投資により発生し、他の部門に請求された現時点での総コストを表示します。 ドリルダウンしてトランザクションの詳細を表示するには、この値をクリックします。
    • 回収コスト
      投資の請求を受けた部門により、現時点で承認済みのコストの総額を表示します。 この金額は、この部門によって現在まで回収された合計コストを表します。 ドリルダウンしてトランザクションの詳細を表示するには、この値をクリックします。
    • 回収差異
      発生コストと回収コストの現時点での差異を表示します。 この金額は、この部門が回収すると予想される合計額を表します。
    • 貸方
      この部門が受け取ることのできる貸方の総額を表示します。 ドリルダウンしてトランザクションの詳細を表示するには、この値をクリックします。
    • 貸方の差異
      回収コスト(承認済み)と貸方合計(承認済みまたは未承認)の現時点での差異を表示します。
回収ステートメントの詳細の表示
回収ステートメントを表示し、トランザクションの詳細を参照できます。
以下の手順に従います。
  1. 部門を開いたまま、[回収ステートメント]をクリックします。
    投資が一覧表示されます。
  2. 以下のリンクのいずれかをクリックして、トランザクションの詳細を表示させます。
    • 発生コスト
    • 回収コスト
    • 貸方
    この回収ステートメントに影響を与える処理中のトランザクションが一覧表示されます。
  3. サブ部門のトランザクションを参照するには、[サブ部門を含める]チェック ボックスをオンにします。 サブ部門が存在しない場合、このチェック ボックスは非アクティブです。
  4. 以下の情報が表示されます。
    • 投資
      コストが発生した投資の名前を表示します。
    • 部門
      コストの請求を行う部門の名前を表示します。
    • トランザクション日
      トランザクションの日付を表示します。
    • 金額
      発生コストの総額を表示します。
    • パーセント
      会計マネージャが設定した貸方ルールで定義された総勘定元帳配置を表示します。
    • スケール金額
      総勘定元帳配置のパーセント値に基づいてスケール金額を表示します。
部門請求書の提出と承認
納品された投資またはサービスの請求先部門それぞれに、各期間の請求書が配達されます。 請求書は、定期的に表示させて、請求を監視し、訂正を行い、承認または拒否し、手動で再作成できます。 投資マネージャまたはサービス マネージャは、請求される部門を識別する借方ルールを設定します。 ルールは、借方に記入されるコストのパーセントも示します。
請求書を受領、提出、承認、または拒否するには、以下の項目が存在するかを確認します。
  • 請求書サイクルを確立するための会計期間タイプを設定します。
  • 以下の項目のいずれかを設定します。
    • 投資固有の借方ルール。
    • 標準借方ルール
    • 貸方ルール
  • アクセス権の参照
    」を参照して、各ユーザが、請求書を表示、提出、承認、または拒否できるように、適切なアクセス権を持っているかを確認します。
請求書の承認
通常は、会計マネージャと部門マネージャが、一緒に請求書の承認作業を行います。 会計マネージャが承認用に請求書を提出し、部門マネージャが、それを拒否または拒否します。 部門請求書アクセス権は、請求書関連の業務を行うことができるユーザを決定します。
会社のポリシーとベスト プラクティスを使用して、請求書に責任を担うロールを識別し、請求書の提出および承認の期限を決定します。 以下の情報は、承認プロセスについて説明します。
  1. 請求作成ジョブを実行して、請求書を作成します。このジョブは、定期的に実行されるように設定することもできます。 ジョブが完了すると、「
    プロフォーマ
    」のステータスで請求書が利用可能となります。 請求書は追加のトランザクションを受け取るために開いており、レビューに利用できます。 会計マネージャは必要に応じて請求書を再作成し、スケジュールされた請求書の作成実行期間中に新しく追加されたトランザクションや調整を取り込むことができます。
  2. 会計マネージャが、承認用に請求書を提出します。 ステータスが、[
    提出済み
    ]に変わり、請求書がロックされます。 これ以上トランザクションを追加することはできません。 この期間中に追加でトランザクション処理を行った場合は、次の期間の請求に追加されます。
  3. 部門マネージャが、その請求書を承認、または拒否します。
    • 承認された場合は、ステータスが
      [承認済み]
      に変わります。 請求書は完成し、それ以上の作業を行うことはできなくなります。
    • 拒否された場合は、ステータスが
      [拒否済み]
      に変わります。 会計マネージャは、特定のトランザクションか請求書全体を調整、もしくは逆仕訳することができます。
請求書承認委譲
請求書の承認を委譲すると、サブ部門でその請求書を表示して、承認できるようになります。 請求書の承認の委譲は、部門の設定時に決定します。 サブ部門に請求書承認が委譲された場合、請求書は各サブ部門および親部門に対して生成されます。 この条件は、借方ルールが存在しており、トランザクションがそのルールを背景にポストされる場合に適用されます。 サブ部門の請求は、親部門の請求にロールアップされません。
サブ部門に請求書承認委譲が行われていない場合、サブ部門に対してポスト済みのすべての料金は、親部門の請求書にロールアップされます。 親部門がサブ部門のいずれかに請求書の承認を委譲するには、請求書の承認を移譲している必要があります。 最上位の親部門が請求書の承認の移譲を設定していない場合、そのブランチのサブ部門は請求書を表示または承認できません。 すべての請求は、最上位の親部門に集約されます。
以下の図は、組織の構造と、各部門に請求書承認委譲の場合の影響を示します。
この図は、請求書の承認を委譲して、部門でその請求書を承認できるようにする方法を示しています。
この図は、請求書の承認を委譲して、部門でその請求書を承認できるようにする方法を示しています。
  • リテール バンキング:
    リテール バンキング部門の 2 つのサブ部門(セルフサービス バンキング部門、および第一顧客アカウント部門)に請求書の承認を委譲します。 リテール バンキング ビジネス ユニットにトランザクションがポストされると、このユニット用に請求書が作成されます。
  • セルフサービス バンキング:
    セルフサービス バンキング部門の 2 つのサブ部門(マーケティング部門、および顧客サービス部門)には、請求書の承認を委譲しません。 セルフサービス バンキング部門にトランザクションがポストされると、この部門用に請求書が作成されます。 マーケティング部門、顧客サービス部門にポストされた請求は、セルフサービス バンキング部門の請求書に統合されます。 セルフサービスのマーケティング部門、顧客サービス部門は、請求書を受け取りません。
  • 第一顧客アカウント:
    第一顧客アカウント部門の 2 つのサブ部門(マーケティング部門、および顧客サービス部門)に、請求書の承認を委譲します。 第一顧客アカウント部門にトランザクションがポストされると、この部門用に請求書が作成されます。 第一顧客アカウント部門にトランザクションがポストされると、マーケティング部門と顧客サービス部門もそれぞれ独自の請求書を受け取ります。
請求書の統合
請求書の各行の項目は、階層の最上位の親部門またはサービスの請求額の総額を表します。 請求書期間中のトランザクションに含まれる親部門や子部門の詳細な請求をドリルダウンし、表示することもできます。 投資またはサービス階層の請求を処理する方法を確認するには、「
IT サービス管理
」と「
プロジェクト管理
」を参照してください。
例: 最終的な請求を最上位に表示
Forward Inc の小売セルフサービス部門は、セルフサービス バンキングと呼ばれる製品を管理しています。 この製品は、オンライン請求書提示(OBP)システムやテクニカル サポートなどの、別の複数の子投資を持つ最上位の親です。 部門マネージャは請求書を参照する際に、最上位の親の集計された請求のみを参照することになります。 たとえば、セルフサービス バンキングの 4,190.00 円は、期間中のトランザクションに含まれる階層のすべての投資の総額を表します。 部門マネージャは、階層の各投資の請求額を、金額または総額をクリックして表示させることができます。
請求書の調整
請求に間違いがあり、調整または逆仕訳が必要になる場合があります。 そのような場合は、請求書を拒否して、調整を要請することができます。 以下に、要請可能な調整の例を示します。
  • 投資またはサービスのコスト中の自分の共有分を変更します
    。 投資マネージかサービス マネージャに連絡して、自分の貸方の配置率の調整を要請してください。
  • 必要に応じて、トランザクションを変更します
    。 会計マネージャに連絡して、WIP 調整を作成し、必要に応じて、比率、コスト、単位の増加、低減などトランザクションを修正します。
  • 完全に請求を逆仕訳します
    。 投資マネージャかサービス マネージャ、または会計マネージャに連絡して、請求を逆仕訳してください。
トランザクションや借方ルールの調整または逆仕訳を行うと、投資コストを共有している他部門も調整されます。 たとえば、自分の部門の配置率が 5 パーセント減ると、他の部門に減った分の請求が上乗せされます。 1 つのトランザクションで、総コストが減額になると、そのコストを共有している全部門に対する請求も調整されます。 ロックされている、または承認されている請求書に対して調整や逆仕訳を行った場合、その調整は、次回以降のロックされていない請求書に反映されます。
部門請求書の提出
部門マネージャは、それぞれの部門に生成された請求書のリストを表示できます。 会計マネージャは、会計管理請求書ページからすべての作成済み請求書を参照できます。 請求書からドリルダウンして以下の詳細を表示できます。
  • トランザクションの WIP または調整ステータス。
  • トランザクションの金額。
  • 請求される割合。 たとえば、100 パーセントは、1 つのサービスのみが投資を使用していることを示します。また、50 パーセントは、投資が 2 つのサービス間で共有されることを示します。
  • サービスに対して請求された割合を元にしたスケール金額(円)。
通常は、会計マネージャが、承認用に請求書を提出します。 提出された請求書は、自動的にロックされ、ステータスが
[提出済み]
に変わります。 提出された請求書は、取り消し、承認、または拒否することができます。
以下の手順に従います。
  1. [ホーム]を開き、[組織]から[部門]をクリックします。
  2. 部門を開き、[請求書]をクリックします。
    自分の部門宛の請求書が表示されます。
  3. [請求書番号]リンクをクリックし、請求書を開きます。 以下のフィールドには説明が必要です。
    • 現在の金額
      指定期間の請求額を表示します。 このリンクをクリックして、トランザクションの詳細を表示させます。
    • 前の期間の調整
      前の期間中に行われた調整の額を表示します。 金額がゼロの場合は、前の期間に調整が発生しなかったことを意味します。 このリンクをクリックして、調整の詳細を表示させます。
    • 合計額
      指定期間の請求額から調整額を差し引いた合計額を表示します。 このリンクをクリックして、トランザクションの詳細を表示させます。
    • 加入
      サービスに加入しているかどうかを示します。 サービスに加入している場合は、チェックマークが表示されます。
  4. 請求書を提出する。
部門請求書のロックまたはロック解除
通常は、会計マネージャが[部門請求書項目]ページを使用して、請求書のロックおよびロック解除を行います。 請求書は、提出されると、自動的にロックされます。 ロックされた請求書には、トランザクションを追加できません。 請求書の提出するためのアクセス権を持っている場合は、一時的にロックを解除して、最後の変更を再生成できます。
以下の手順に従います。
  1. [ホーム]を開き、[組織]から[部門]をクリックします。
  2. 部門を開き、[請求書]をクリックします。
    自分の部門宛の請求書が表示されます。
  3. [請求書番号]リンクをクリックし、請求書を開きます。
  4. 以下のいずれかの手順を実行します。
    • [ロック]をクリックし、請求書を更新できないようにします。
    • [ロック解除]をクリックし、更新用に請求書を開きます。
部門請求書の承認または拒否
通常は、部門マネージャが、請求書を承認、取り消し、または拒否します。 請求書を取り消すと、請求書ステータスを提出直後まで戻すことができます。 請求書は、承認されると、取り消したり、操作を加えたりできなくなります。 承認後に請求書に調整、逆仕訳を行った場合、次回以降のロックされていない請求書に反映されます。 請求書は、拒否されると、WIP 調整や、借方ルールの変更を行って、請求を修正できるようになります。 WIP の調整に関してサポートが必要な場合は、会計マネージャに連絡してください。
以下の手順に従います。
  1. [ホーム]を開き、[組織]から[部門]をクリックします。
  2. 部門を開き、[請求書]をクリックします。
    自分の部門宛の請求書が表示されます。
  3. [請求書番号]リンクをクリックし、請求書を開きます。
  4. [承認]または[拒否]をクリックします。
部門請求書の再生成
スケジュールに従って請求書の生成ジョブが実行されている間は、請求書は常に更新されます。 ただし、スケジュールの間に手動で請求書を更新し、最近追加されたトランザクションを表示させることもできます。 再計算により複数の請求書が影響を受け、また影響を受ける請求書がいずれもロックされていない場合、請求書は更新されます。 再計算による変更の影響を受ける請求書のいずれかがロックされている場合、再計算は無視されます。 再計算が実行できない場合、メッセージが表示されます。
詳細については、「
ジョブ リファレンス
」にある
請求書の生成
ジョブの説明を参照してください。
階層データが確実に更新されるように、請求書を再生成する前に
集計データの更新
ジョブを実行します。 詳細については、「
ジョブ リファレンス
」を参照してください。
以下の手順に従います。
  1. [ホーム]を開き、[組織]から[部門]をクリックします。
  2. 部門を開き、[請求書]をクリックします。
    自分の部門宛の請求書が表示されます。
  3. [請求書番号]リンクをクリックし、請求書を開きます。
  4. [再生成]をクリックします。
    再生成中は、進捗ステータス バーが表示されます。 再生成が完了すると、再計算が行われた請求書が表示されます。
  5. [現在の金額]または[合計金額]のリンクをクリックして、トランザクションの詳細を表示し、請求書の調整を確認します。