代替ポートフォリオ計画の検討

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ポートフォリオ計画とは、「what if」環境を使用して、ポートフォリオ マネージャおよびポートフォリオ利害関係者がポートフォリオ投資の代替案を検討できるようにする、ポートフォリオ データのサブセットです。 ポートフォリオ マネージャは、ポートフォリオと計画を評価し、ポートフォリオが計画に対してどのように実行されているかを理解します。 ポートフォリオに大量の内容が定義されている場合、ポートフォリオ計画期間内に特定の計画を作成できます。 それらの計画を使用し、集中的な方法を使用してポートフォリオの内容のサブセットで作業することができます。
さまざまなオプションを検討するために、元の計画のパラメータを変更して計画のバージョンを作成できます。 最終的に、[基準計画]または使用および実装する計画として計画を承認できます。
例: ポートフォリオ計画プロセス
Forward 社の CIO 室では、IT ポートフォリオ全体における現在の計画を定期的に確認します。 典型的なビジネス サイクルの一環として、彼らは代替シナリオで、ポートフォリオの目標を達成するための IT 予算およびリソースの使用方法を検討します。 推奨される変更の性質および規模に応じて、CIO のスタッフは計画のレビュー中に以下の方法を採用します。
  • 小規模で集中的な変更の場合、それらの変更が既存の目標をサポートし、業務計画への変更がわずかであるならば、彼らは変更をただちに実装することを検討します。 たとえば、投資の開始日を 2 か月延ばしたり、現在のプロジェクトの超過やリソースの制約のために投資を保留にしたりします。
  • 追加のレビューが必要なより広範囲の変更の場合、彼らは、計画またはシナリオの名前付きバージョンでそれらの変更をキャプチャします。 また、利害関係者にそれらのシナリオを配布し、より正式で厳密なレビュー プロセスでフィードバックを収集します。 たとえば、年次の計画プロセスには、2 つの正式なレビュー サイクルを含めることができます。 最初のレビューは IT リーダーシップ チームと行います。 2 番目のレビューは、会社の主要部門の上級リーダーで構成される実行運営委員会と行います。
以下の手順に従います。
前提条件の確認
ポートフォリオの代案計画を検討するには、以下の手順に従います。
  • ポートフォリオ管理
    」の記事を確認し、製品に必要なデータを設定します。
  • 代替の計画を行うポートフォリオの内容を作成します。
  • 既存のポートフォリオが、指定された部門の承認済み作業と提案済み作業をすべて反映していることを確認します。 提案済み作業の一部は、未承認のプロジェクトおよびアイデアとして存在することができます。
  • コストおよびリソースと投資を関連付けて、必要な情報を入力します。
  • ポートフォリオ計画を比較するために使用できるというポートフォリオ レポートを表示するために、[PMO アクセラレータ]アドインをインストールして適用します。 アドインをインストールする方法の詳細については、「
    PMO アクセラレータ
    」を参照してください。
ポートフォリオ内の計画の作成
ポートフォリオ データのサブセットで作業し、ポートフォリオ投資の代替案を検討するには、1 つ以上の名前付き計画を作成します。 たとえば、3 会計年度の計画期間にまたがる IT 投資ポートフォリオに対して以下の計画を作成できます。
  • 2013 会計年度 IT 1 か年計画
  • 2013 会計年度 IT 3 か年計画
計画を作成するには、ポートフォリオ レベルで事前に定義した以下のパラメータを変更します。
  • 開始日と終了日。 ポートフォリオ計画期間のサブセットとしての計画の開始日と終了日です。 たとえば、ポートフォリオ計画期間が 2014 年 1 月 1 日から 2015 年 12 月 31 日までの場合、2014 年 1 月 1 日から 2014 年 12 月 31 日までの 1 年間の計画を作成できます。
  • デフォルトの計画ターゲット。 ポートフォリオ ターゲットのサブセットとしての計画期間のコスト、リソース、および利益ターゲットです。 たとえば、1 年間のみの計画の場合、それに応じてターゲットを縮小できます。
例: 計画の第一ラウンド
Forward 社の CIO 室では、スタッフとの年次の IT ポートフォリオ計画会議を実施しています。 ポートフォリオ プランナーでもあるポートフォリオ マネージャは、その会議に出席して、チームが検討している計画オプションをキャプチャして反映させます。 現在の計画セッションでは、チームは、PMO ポートフォリオの一部として資金提供するプロジェクトを検討しています。 この会議の準備のために、ポートフォリオ マネージャは、以下の作業を反映するために「2014 IT PMO 計画」を作成します。
  • 現時点で着手済みのプロジェクト。
  • 未着手だが承認済みのプロジェクト。
  • 未承認だが、計画期間中に提案が開始されているプロジェクト。
  • 未承認だが、計画期間中に提案が開始されているアイデア。
以下の手順に従います。
  1. [ホーム]を開き、[ポートフォリオ管理]から[ポートフォリオ]をクリックします。
  2. 計画を作成するポートフォリオを開きます。
  3. [計画]をクリックして、[新規]をクリックします。
  4. 要求された情報を指定します。
計画またはシナリオのバージョンの生成
計画を変更し、代替バージョンまたはシナリオとしてそれらを保存します。 ポートフォリオ ターゲット、内容、および特定の投資属性(日付、ステータス、リソースなど)を場合によっては変更することで、計画の代替バージョンを生成できます。 たとえば、計画をコピーし、特定の割合でコストを削減することで代替バージョンを作成します。
例: 計画のバージョンの生成
CIO スタッフとの計画会議で、Forward 社の IT ポートフォリオ マネージャは「2014 IT PMO 計画」を選択します。 ポートフォリオ マネージャは、計画のウォーターライン ビューを提示して、スタッフに以下の詳細を示します。
  • すべてのプロジェクトとそれぞれの現在のランキング。
  • プロジェクトの需要とコスト、リソース、および利益の制約目標との比較。
  • 資本コスト、エンジニアリング リソース、ビジネス アナリスト リソース、およびプロジェクト管理リソースと、コストおよびリソースの制約目標との比較。
スタッフは優先度リストを確認し、以下の意見を述べます。
  • 2000 万ドルのターゲット コスト予算の内、現在ウォーターラインまたは資金を上回る 1500 万ドルの価値のプロジェクトが存在している。
  • 目標としている 3000 万ドルの利益の内、2000 万ドル分の利益を表すプロジェクトにのみ資金を提供している。 資金提供されたプロジェクトは、ビューのウォーターラインより上に表示されている。
  • プロジェクト作業に利用可能な 70 のリソースから、資金提供したプロジェクトにすでに 60 を投じている。
CIO は、従業員はより効率的にリソースを使用し、以下のビジネス目標の実現に向けて努力する必要があることを伝えます。
  • スタッフの 20 パーセントをアウトソーシングすることで、コストを 10 パーセント削減する会社のイニシアチブ。 IT はこの目標に専念する。
  • IT に対するニーズはより戦略的である。 販売チームは新しい SaaS(Software as a Service)販売ソリューションへの投資を希望している。 このソリューションには 600 万ドルかかり、IT 予算は 500 万ドルしか残っていない。 新しいソリューションでは、利益ターゲットを達成するのに役立つ追加の 1000 万ドルの利益が見込まれる。
  • 会計チームは、50 万ドルかかる必須のプロジェクトを実現したところである。 プロジェクトは利益をもたらさないが、会社が事業を継続するための法的要件を満たしている。
ポートフォリオ マネージャは、「2014 IT PMO 計画」をコピーし、名前を「オプション 1: 10 パーセント カットおよび CIO コミットメント」に変更することで、計画の別バージョンを作成します。 新しい計画のバージョンで、ポートフォリオ マネージャは以下の調整を行います。
  • 分配ターゲットのターゲット コストを 10 パーセント削減する。
  • 計画済み IT リソースの組み合わせを変更して、20 パーセントがアウトソーシングされるようにする。
  • スタッフのロールをローカル ロールからアウトソーシング ロールに変更して、アウトソーシングへの要望を反映する。
  • ウォーターラインより上にある必須会計プロジェクトを移動し、50 万ドルを消費する。
  • ウォーターラインより上にある SaaS プロジェクトを承認または移動し、600 万ドルを消費する。
ポートフォリオ マネージャは、CIO およびスタッフと計画の新バージョンをレビューします。 彼らは、部門はコスト ターゲットをまだ 150 万ドルオーバーしているが、利益ターゲットは満たしていると指摘します。 それでも、彼らはローカル ターゲットおよびアウトソーシングしたターゲットを見落としています。 計画に以下の変更を加えます。
  • ウォーターラインより下にある、優先度の低い Web ベースの利益システム プロジェクトを移動し、100 万ドルのコストと 4 つのリソースを解放する。 現在、彼らは予算を 50 万ドルのみオーバーしている。
  • 彼らの作業の 20 パーセントをアウトソーシングし、ローカル ターゲットとアウトソーシング ターゲット間のギャップを縮める。
  • 新しいリソース ターゲットを設定して、新しいリソース計画およびコスト計画を作成するタスクを PMO ディレクタに割り当てる。
ポートフォリオ マネージャは、計画への変更を保存し、スタッフに通知します。 CIO は新しい計画を気に入っていますが、彼らがビジネスを受け身の姿勢で行っていると述べます。 IT グループが会社の戦略的機会にもっと焦点を当てることができれば、最終損益にさらに価値を加えることができます。 より多くの資金を生み出すことで、より大きな影響を与えることができます。 たとえば、リスト上に 2 つの小さなプロジェクト(連絡先管理イニシアチブおよび販売報酬の変革提案)があるとします。 これらのプロジェクトのコストは、130 万ドルと比較的低いのですが、1300 万ドルの投資利益が見込まれます。
CIO の情報に基づき、ポートフォリオ マネージャは、「オプション 2: 予算増額、および重大な影響を伴う戦略的作業」という名前の別バージョンの計画を作成します。 このバージョンで、ポートフォリオ マネージャは以下の調整を行い、CIO に新しい計画を提出します。
  • ポートフォリオ プロパティで定義されているコストの高レベル ターゲットを 200 万ドル増やす。
  • ポートフォリオ プロパティで定義されている利益の高レベル ターゲットを 1300 万ドル増やす。
  • ウォーターラインより下にある、チームがすでに一時停止を決定した Web ベースの利益システム プロジェクトを移動し、100 万ドルを解放する。
  • ウォーターラインより上にある必須会計プロジェクトを移動し、承認して 50 万ドルを消費する。
  • ウォーターラインより上にある SaaS プロジェクトを移動し、承認して 600 万ドルを消費する。
  • ウォーターラインより上にある CIO が言及した 2 つの戦略的なプロジェクトを追加して、130 万ドルのコストを消費し、1300 万ドルの利益を追加する。
以下の手順に従います。
  1. [ホーム]を開き、[ポートフォリオ管理]から[ポートフォリオ]をクリックします。
  2. 計画のバージョンを作成するポートフォリオを開きます。
  3. [計画]
    をクリックします。
  4. バージョンを作成する計画を選択して、[コピー]をクリックします。
  5. 計画の別のバージョンを作成するには、計画の名前を変更します。
  6. 新しい要件に基づき計画のプロパティを編集します。
基準計画の指定
基準計画(POR)とは、将来の投資の変更を実装するためにポートフォリオに使用することを意図したポートフォリオ計画です。 ポートフォリオのさまざまなオプションを検討する際には、検討済みの計画またはシナリオの旧バージョンを参照できます。 指定された計画の続行を決定したら、POR としてその計画とすべての変更を採用します。
例: POR の選択
計画およびレビュー プロセスを通じて、Forward 社のポートフォリオ計画スタッフは、オプション 2 の計画が望ましいことをすぐに理解します。 オプション 1 の計画と比較すると、オプション 2 の計画には以下の長所があります。
  • より高い ROI
  • リソース当たりの利益がより大きい
スタッフは、他のポートフォリオ計画を使用して他の重要データを収集し、オプション 2 を続行することがより良い選択であることを説明します。
CIO は実行運営委員会と共にオプションを確認し、進むべき道としてオプション 2 を推奨します。 エグゼクティブはデータを確認すると、オプション 2 が最も道理にかなっていることに合意します。 CIO は、ポートフォリオ マネージャに計画の変更を伝えます。 ポートフォリオ マネージャは、ポートフォリオの POR としてオプション 2 の計画を指定します。
以下の手順に従います。
  1. [ホーム]を開き、[ポートフォリオ管理]から[ポートフォリオ]をクリックします。
  2. 基準計画を指定するポートフォリオを開きます。
  3. [計画]をクリックします。
  4. 目的の計画を選択し、[基準計画の設定]をクリックします。