新ユーザ エクスペリエンス: 会計計画の管理

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リタは会計マネージャです。 予算策定、キャッシュ フローの予測、および投資と資金調達方法の決定が主な責務です。 リタは、プロジェクトの予測コストを把握し、財務上のリスクを最小化したいと考えています。 財務マネージャとして、彼女は[会計]ページを使用して、プロジェクトの会計計画にアクセスできます。 また、リタは以下の目標も達成できます。
  • [計画リスト]ページですべての会計コスト計画を表示します。
  • コスト計画を作成、編集、および分析します。
  • 準備が整ったら、基準計画を指定して承認を受けるために送信できます。 (コスト計画が承認されると、プロジェクトの予算計画となります。)
  • プロジェクトの進捗に応じてコスト計画を調整し、新しいコスト計画を作成して既存の予算との統合または置き換えを行います。
Rita Lee、会計マネージャ
このセクションには、会計マネージャが
新ユーザ エクスペリエンス
を使用してさまざまなタスクを実行するのに役立つ以下のトピックが含まれています。
3
クラシック PPM で利用可能な機能と同様に、プロジェクトの
表示
アクセス権がある場合、[会計]タブにアクセスできます。 「新ユーザ エクスペリエンス: クラシック Clarity PPM との比較
の「会計マネージャ
」を参照し、この記事に記載されているタスクを実行する権限があることを確認してください。
Clarity PPM の会計に関するビデオ
Clarity PPM プロジェクトの会計
以下のビデオでは、Clarity PPM に搭載されている会計ツールの概要を説明します。この会計ツールでは、決まった予算で期限内に業務を遂行するために必要な詳細分析を行うことができます。

Clarity PPM での会計処理
以下のビデオでは、Clarity PPM でコスト計画および予算計画を作成する方法を説明します。 また、プロジェクトの会計パフォーマンスを分析する方法を学習します。

クラシック PPM で利用可能な機能と同様に、プロジェクトの
表示
アクセス権がある場合、[会計]タブにアクセスできます。 「新ユーザ エクスペリエンス: クラシック Clarity PPM との比較
の「会計マネージャ
」を参照し、この記事に記載されているタスクを実行する権限があることを確認してください。
ビデオを全画面モードで再生するには、下部にある YouTube のロゴをクリックします。
前提条件
このページの機能を使用する前に、以下の設定詳細について管理者に確認します。
  • 使用するプロジェクトが会計的に有効化されており、アクティブな会計期間を持つエンティティがクラシック PPM のプロジェクトに関連付けられていることを確認します。 「クラシック Clarity PPM の会計管理」を参照してください。
  • 以下の 1 つ以上のアクセス権があることを確認します。
    • プロジェクト管理 - ナビゲート
    • プロジェクト - ナビゲート
    • プロジェクト - 編集
    • プロジェクト - コスト計画 - 編集
    • プロジェクト - 利益計画 - 表示
      プロジェクト - 予算計画 - 編集
    • プロジェクト - 予算計画 - 承認
英語版のドキュメントの「
アクセス権の参照
」を参照してください。
コスト計画での作業
コスト計画を作成します
プロジェクトの複数の原価計画を登録することができます。 代替手段を検討した後、1 つのコスト計画のみを基準計画(POR)として設定できます。 デフォルトでは、プロジェクトの[会計]ページには、基準計画の計画の詳細が表示されます。
以下の手順に従います。
  1. プロジェクトを開いて
    [会計]
    をクリックします。
    記録された計画の詳細が表示されます。
  2. プロジェクトの既存のコスト計画を表示するには、
    [計画リスト]をクリックします。
    デフォルトでは、このリストは作成日フィールドの降順でソートされています。 別のフィールドでソートすることもできます。
    • ソート順序は、別のページへの移動、セッションのタイムアウト、ページの更新、アプリケーションからのログアウトが発生しても保持されます。
    • 基準計画は常にリストの最上部に表示されます。
  3. [新しい計画]
    をクリックします。
    [コスト計画の作成]
    ページが表示されます。
    01_Create Cost Plan.jpg
  4. 計画名
    計画 ID
    期間タイプ
    開始期間
    完了期間
    、および
    グループ化属性
    を含む必須フィールドを入力します。
    [計画 ID]
    フィールドは、クラシック
    Clarity PPM
    でコスト計画オブジェクトの自動ナンバリングがオフの場合に表示されます。 1つまたは複数のグループ化属性を選択できます。 管理者は、クラシック
    Clarity PPM
    のコスト計画オブジェクトでこれらの属性を設定します。
  5. [利益計画]
    フィールドを使用して、コスト計画と利益計画をリンクします。 利益計画をコスト計画にリンクする前に、クラシック
    Clarity PPM
    で利益計画を表示するために必要な権限があることを確認してください。 「
    プロジェクト - 利益計画 - 表示
    」権限で、特定のプロジェクトに関連付けられている利益計画を表示できます。
  6. [作成]
    をクリックします。
    新規コスト計画が表示されます。
    [表示]
    メニューは、
    計画済み
    に設定されています。
  7. 新しい行項目を追加するには、
    [行の追加]
    をクリックします。
  8. 各行には、以下の詳細を入力します:
    1. コスト計画で選択した
      グループ化属性
      の値を入力または選択します。
    2. 計画原価を期間別に入力します。
コスト計画の設定を編集する
コスト計画に関する設定をいくつか変更できます。
  • 計画名、説明、ID、および開始期間および終了期間は、選択したコスト計画のプロパティです。
  • [期間]
    [10 進表示]
    などのその他の設定はページの表示設定です。
  • 利益計画とコスト計画の関連付け
02_Cost Plan Settings.jpg
以下の手順に従います。
  1. プロジェクトを開いて
    [会計]
    をクリックします。
    記録された計画の詳細が表示されます。
  2. [計画リスト]
    をクリックします。
  3. コスト計画を選択します。
  4. [設定]
    をクリックします。
    1. [計画名]
      または
      [計画の説明]
      を編集します。
    2. 自動ナンバリングがオフの場合、
      [計画 ID]
      を編集できます。 自動ナンバリングがオンの場合は、
      [計画 ID]
      を変更できません。
    3. プロジェクトの
      [開始期間]
      および
      [終了期間]
      フィールドに表示されるデフォルト値を変更することもできます。 開始期間と終了期間の日付範囲を小さくすると、アプリケーションによってコスト計画から詳細データが削除されます。
    4. 小数点以下の桁数を設定するには、
      [10 進表示]
      フィールドのオプションを選択します。 0 を選択すると、小数点は表示されません。
    5. [期間]
      フィールドで、
      [月次]
      [四半期]
      、または
      [年次]
      を選択します。 アプリケーションは、期間の選択に一致するように開始日と終了日を調整します。
      • [期間タイプ]が
        [13 期間]
        [週次]
        [月 2 回]
        、または
        [なし]
        に設定されている場合、またはクラシック PPM のコスト計画オブジェクトのデフォルト期間が存在しない場合、期間のデフォルトは
        [月次]
        に設定されます。
      • [期間]
        フィールドで
        [期間タイプ]
        と一致しない値を選択すると、コスト計画の詳細は編集できなくなります。
    6. [利益計画]
      フィールドで、コスト計画にリンクする利益計画を選択します。
    7. [期間タイプ]
      および
      [通貨]
      フィールドは読み取り専用であり、クラシック
      Clarity PPM
      のコスト計画オブジェクトから既定値を継承します。
  5. [計画設定]
    ウィンドウを閉じるには、ウィンドウの外側をクリックします。
割当または割当データを使用した原価計画表の移行
新しい明細行を追加するのではなく、作成した原価計画に現在の割当または割当データを入力することができます。
03_Populate Cost Plan.jpg
原価計画を自動入力するには、以下の前提条件が満たされていることを確認します。
  • 会計コスト/レート マトリクスは、クラシック
    Clarity PPM
    のプロジェクトに関連付けられます。 「会計コストとレート マトリクスの設定」を参照してください。
  • 関連プロジェクトには、割り当てからの入力を許可する少なくとも1人のスタッフ メンバ(リソース、ロール、またはチーム)がいます。
  • 関連プロジェクトには、割り当てからの入力を許可することが割り当てられたタスクが少なくとも 1 つあります。
以下の手順に従います。
  1. [計画リスト]
    ページで、計画を選択します。
    ステップの詳細が表示されます。
  2. [⋮ アクション]
    メニューをクリックし、以下のいずれかのオプションを選択します。
    • コスト計画に投資配置データを入力するには、
      [配置からデータを自動入力する]
      をクリックします。
    • コスト計画にタスク割り当てデータを入力するには、
      [タスク割り当てからデータを自動入力する]
      をクリックします。
  3. 必要に応じて項目を編集します。
これらのオプションの詳細については、クラシック PPM のドキュメントで「詳細会計計画の作成」を参照してください。
資本化パーセンテージの使用
配置からコスト計画を追加するときは、[資本化 %]フィールドを使用してコスト タイプの値(資本コスト対業務コスト)を計算します。
  • 既定では、[資本化 %]属性はプロジェクトの[スタッフ]ページで設定されていません。
  • スタッフ配置のデフォルトの資本率は 0% です。
  • すべての配置は 100% 業務コストとして分類されます。
  • コスト計画を作成し、コスト タイプ別にグループ化し、配置から入力する場合、計画の詳細には業務コストのみが入力されます。 プロジェクト レベルのコスト タイプの設定(資本または業務)は、計算では考慮されません。
  • [資本化 %]属性を追加するように[スタッフ]グリッドを設定できます。 投資の編集権限および最小限の会計の編集権限があれば、[資本化 %]属性を編集できます。 コスト タイプがグループ化属性の場合、
    [配置からの自動入力]
    では、資本化 % に基づいて資本コストと業務コストが分割されます。
例:
あるチーム メンバが 40 時間、プロジェクトに配置されており、25% の資本率が割り当てられています。 ロールに基づいてコストおよびレート マトリクスで定義されているリソースの資本コストは 100 です。 このリソースのコスト計画の詳細における実資本コストの金額は、以下の計算に基づいて「
1000
」です。
(資本化 % × 配置) × コスト = 資本コスト
(40 の 25%) × 100 = 1000
このリソースのコストの残りの 75% が、業務コストに割り当てられます。
(40 の 75%) × 100 = 3000
以下の手順に従います。
  1. クラシック
    Clarity PPM
    の場合、関連するコストおよびレート マトリクスの列として
    [コスト タイプ]
    が割り当てられていることを確認します。
  2. 新ユーザ エクスペリエンス
    で、プロジェクトを開いて
    [スタッフ]
    をクリックします。
  3. [列パネル]
    をクリックし、
    [資本化 %]
    属性をプロジェクト スタッフ グリッドに追加します。
  4. スタッフ配置のコストの資本化 % を定義します。
  5. [会計]
    を選択します。
  6. [計画リスト]
    ページで、計画を作成します。 グループ化属性として
    [コスト タイプ]
    を選択します。
  7. [計画の詳細]
    ページで、
    [⋮ アクション]
    -
    [配置からの自動入力]
    を選択します。
    計画の詳細項目は、各会計期間の業務コストおよび資本コストによってグループ化されます。
コスト計画をコピーする
既存の原価計画のコピーから原価計画を登録することができます。 たとえば、原価計画をコピーし、その一部を編集し、残りを削除することができます。 コピーされたプランには、ソースプランと同じグルーピング属性、通貨、およびその他の詳細が含まれます。
[計画 ID]
フィールドは、クラシック
Clarity PPM
でコスト計画オブジェクトの自動ナンバリングがオフの場合にのみ表示されます。
例:
2018 年~ 2023 年の期間をカバーするコスト計画を作成し、今年(2018)に関してのみ、数字を表示したいとします。 この場合、以下の詳細を含む原価計画を登録し、割当から入力することができます。
  • 期間タイプ: 年間
  • 開始期間: 2018
  • 終了期間: 2023
次に、上記の計画のコピーを作成し、開始期間と終了期間を現在の年(たとえば、2019)に変更します。
04_Copy Cost Plan.jpg
以下の手順に従います。
  1. [計画リスト]
    ページで、コスト計画を選択します。
  2. [⋮ アクション]
    メニューをクリックし、
    [コピー]
    をクリックします。
    [計画のコピー]
    ページが表示されます。
  3. 必須フィールドとオプションフィールドのデフォルトエントリを編集します。
    • ソース計画
      ソース計画名を表示します。
    • 開始期間
      開始コピー期間を定義します。 データは、この開始期間およびターゲット計画開始期間に基づいて、ターゲット計画にコピーされます。
      既定値
      : ソース計画の開始期間。
    • 終了期間
      終了コピー期間を定義します。 この終了期間および目標計画終了期間に基づいて、データが目標計画にコピーされます。
      既定値
      : ソース計画の終了期間。
    • %までスケールする
      コピーされた計画でドルの値をスケール(増加または減少)する割合(%)を定義します。
      例:
      ソース計画の元の値から 75 パーセント増加するには、「75 %」と入力します。
      既定値:
      0%。 値の変化はありません。
    • 計画名
      ターゲット計画名を定義します。
      既定値:
      ソース計画の名前には「
      (コピー)
      」という接頭辞が付きます。
    • 計画 ID
      ターゲット計画の一意の ID を定義します。
      既定値
      : ソース計画の ID には「
      (コピー)
      」という接頭辞が付きます。
    • 計画の概要
      ターゲット計画の説明を定義します。
      既定値
      : ソースのコスト計画の説明。
    • 期間タイプ
      会計期間のタイプを表示します。
      既定値
      : ソース計画の会計期間タイプ。 既定の期間タイプを変更することはできません。
  4. [作成]
    をクリックします。
    あなたや他のユーザーが表示または編集できるように、コピーされた原価計画が表示されます。
基準計画の設定
基準計画(POR)とは、プロジェクトの予算計画として使用することを意図したコスト計画です。 既存の承認済み予算計画がある場合、POR を使用して新しい予算計画を作成できます。 予算承認用にコスト計画を提出するには、コスト計画を POR (plan of record、基準計画)に設定してください。 POR コスト計画は、常に[計​​画リスト]ページの上部に表示されます。 [計画の詳細]ページで、基準計画のイメージが上部の計画名の隣に表示されます。
以下のいずれかのステップを完了します。
  • [計画リスト]
    ページで、コスト計画の隣にある
    [⋮ アクション]
    メニューをクリックし、
    [基準計画の作成]
    を選択します。
  • [計画詳細]
    ページで、計画名の横にある
    [⋮ アクション]
    メニューをクリックし、
    [基準計画として設定]
    を選択します。
05_Plan of Record.jpg
コスト計画を削除するには、以下の手順に従います。
不要になったコスト計画の削除と同様の手順を実行できます。 プロジェクトに使用可能な唯一の原価計画であれば、計画を削除することができます。 それ以外の場合、現在の POR を削除する前に別のコスト計画を POR にします。
プロジェクトと会計データを実績値と同期
プロジェクトおよび会計データと最新のポストされた実績値が常に同期された状態にするには、クラシック
Clarity PPM
でリストされている順序で以下の表のジョブを実行します。 実行するジョブのリストは、実績値のポストに使用した方法によって異なります。
実績値をポストする方法
ジョブ
メモ
タイムシート エントリ
  • タイムシートのポスト
  • トランザクションを会計にポスト
  • WIP へのポスト
  • タイム スライス付け
  • 投資の配置
タイムシートのポスト ジョブを実行し、プロジェクトを更新します。 次に、トランザクションを会計にポストと WIP へのポストのジョブを実行して会計を更新します。
トランザクション エントリ
  • WIP へのポスト
  • 会計実績のインポート
  • タイム スライス付け
  • 投資の配置
自動的に伝票を作成し、ユーザ インターフェースでエントリを検証します。 次に、WIP にエントリをポストして会計を更新し、インポート ジョブを実行してプロジェクトを更新します。
XOG
  • トランザクションを会計にポスト
  • WIP へのポスト
  • 会計実績のインポート
トランザクションを会計にポスト ジョブを実行し、トランザクションを検証します。 次に、WIP へのポスト ジョブを実行してトランザクションを会計にポストし、インポート ジョブを実行してプロジェクトを更新します。
WIP 調整
  • 会計実績のインポート
  • タイム スライス付け
  • 投資の配置
会計実績のインポート ジョブを実行する前に、WIP 調整を承認します。 会計への調整が承認された後、インポート ジョブを実行してプロジェクトを更新します。
コスト計画の分析
06_Analyze Cost Plan.jpg
  1. メイン メニューで、
    [プロジェクト]
    をクリックします。
    プロジェクト タイルへのアクセス権がある場合は、
    [プロジェクト タイル]
    をクリックします。
  2. プロジェクトを開いて
    [会計]
    をクリックします。
    POR が表示されます。
  3. ほかの計画を表示するには、
    [計画リスト]
    をクリックします。 計画をクリックするか、または
    [計画詳細に戻る]
    をクリックします。
  4. データを分析するには、
    [表示]
    メニューから、以下のビューを使用します:
    • 計画済み
      : このビューには、期間別に計画コストが表示されます。 計画コストのセルをダブルクリックして編集します。
    • 計画済みと実績
      : このビューは、計画コストと実コストを比較するのに役立ちます。 このビューには、[残存コスト]および[% Spent Cost (消費コスト(%))]のデータも表示されます。 コストは以下のように計算されます。
      • 残存コスト
        =
        計画コスト
        -
        実コスト
      • 消費コスト(%)
        = (
        実/計画
        ) ×
        100
    • 実績値
      : このビューには、会計期間中にポストされた実コストが表示されます。 コスト計画に、チーム メンバの時間入力に基づいたチーム リソースの実績値が表示されるようになりました。
  5. 計画済みと予測:
    このビューは、計画コストと予測コストを比較するのに役立ちます。
    予測コストは、発生する合計コストです。
    予測コストは、過去の期間の実績値と現在および将来の期間の計画コストを組み合わせたものです。 予測値は、以下のように計算されます。
    • 過去の期間の場合:
      予測
      =
      実績
    • 現在および将来の期間の場合:
      予測
      =
      計画
    • 予測
      (計算)=
      実績
      +
      残存予測
    • 残存予測
      =
      実コスト
      (最後の完全な会計期間からポスト済み) +
      計画コスト
      (最後の完全な会計期間後のコスト基準計画の残存)
      たとえば、期間が
      月次
      に設定され、プロジェクトの
      現時点
      の日付が 2020/05/20 であるとします。 この場合、残存予測は、2020/04/30 までの実コストに、2020/04/30 で終了する会計期間後の会計期間の計画コストを足したものです。
    • 差異
      =
      計画
      予測
    • 差異(%)
      = (
      差異
      ÷
      計画
      ) ×
      100
実コストに関連付けられたトランザクションの確認
[計画済みと実績]または[実績値]ビューでは、実コストの背後にあるトランザクションを表示できます。 すべての実コスト値がハイパーリンクとして表示されます。 個々のコストや行レベルまたは列レベルの実績値の集計をクリックできます。 [トランザクション レビュー]ウィンドウには、[トランザクション日]、[リソース]、および[タスク]列が左側に固定されて表示されます。 ユニット、ユニット コスト、および実コストは、右側に固定されて表示されます。
次の例に示すように、選択したすべてのグループ化属性が固定列の間に表示されます。
フォーカスされているアイテムのリストを処理するには、以下の画像のように、ロール、リソース、またはリソース部門を使用して取引リストをフィルタリングします。
Actuals Shot.png
チームの時間入力に関連付けられたトランザクションの確認
チーム メンバの時間入力に基づいたチームの実績値も表示できます。 トランザクション レビューには、チーム メンバの時間入力に基づいたチーム リソースの予想データが表示されます。
前提条件
  • チームがプロジェクトに関連付けられていることを確認します。 チームはプロジェクトのリソースの 1 つとしてリスト表示され、プロジェクトのコスト計画はチームに対して計算されます。
  • チーム タイムシートがサブミットされたことを確認し、チームに割り当てられたタスクの完了済み作業を承認します。 そのため、個人によって入力された時間は、チームに対して記録されます。
  • プロジェクト スタッフを使用してチームを割り当てる場合、チーム メンバの配置が 0% である場合、個々のチーム メンバの割り当ては 0% を超えていないため、プロジェクト配置は自動入力されません。
  • 個々のチーム メンバの割り当てを(> 0% に)更新する必要がある場合、プロジェクト スタッフ チームの割り当ては自動的に更新されません。 ただし、個々のチーム メンバの割り当てを(0% に)更新する必要がある場合、プロジェクト スタッフ チームの割り当ては自動的に更新されます。
  • チーム配置は、そのチーム配置にポストされた関連する実績値が存在しない場合にのみ、投資から削除できます(単一リソースに対して存在する同じルール - 実績値がポストされている場合、投資から配置を削除できません)。
例:
Ian がプロジェクト「
セキュリティの自動拡張機能
」の「
チーム時間
」という名前のチームを入力したシナリオを考えてみます。 Ian は彼のチームに関連付けられたタスクについて、8 月のチーム時間のタイムシートをサブミットしました。 プロジェクト「セキュリティの自動拡張機能」の POR (plan of record、基準計画)には、チーム時間の実績値が表示されるようになりました。
Cost Plan for Team Resource Based on Individual Team Member Entry.jpg
Ian はドリルダウンして、チーム時間のトランザクション レビューを表示します。 トランザクション レビューには、以下の詳細が表示されます。
  • チーム リソースの時間がキャプチャされます。
  • 毎日、適切に記録されています。
  • 単価は、個々のチーム メンバに基づいて、レート マトリクスから抽出されます。
  • 合計コストが集計されます
Review Transaction For Team Resource Based on Individual Team Member Entry.jpg
以下の手順に従います。
  1. [プロジェクト]
    -
    [会計]
    に移動します。 デフォルトでは、P.O.R が表示されます。
  2. [表示]
    から、ドロップダウン リストをクリックし、
    [計画済みと実績]
    を選択します。
  3. タイムシートがチームに対して入力された期間までスクロールします。 チームの実績値が表示されます。
  4. 実コストをクリックして、
    [トランザクション レビュー]
    にドリルダウンします。 [トランザクション レビュー]には、トランザクション日付、タスク、リソース、単価、実コストの内訳が他の値や集計と共に表示されます。
チーム タスクでグループ化し、タスクに対する指定された期間のチームの期間コストの内訳が表示されます。
入力されたチーム タイムシートには、プロジェクト内のチームに与えられたタスクに対して発生した実コストが表示されます。
グリッド上のコスト計画アイテムを編集する
グリッドのインライン行を編集することにより、原価計画の明細を更新することができます。 すべてのビュー(計画、実績計画、または予測計画)で計画原価を編集することができます。
  • 実績ビューで計画原価を編集することはできません。
  • コスト計画が作成されたのと同じ期間タイプでコスト計画の詳細を編集できます。 たとえば、
    月間
    の期間タイプを使用してコスト計画を作成する場合、月間の期間のみ項目を追加、編集、または削除できます。
行を追加します。
計画済み、実績計画、予測に計画ビューの行のみを追加することができます。
以下の手順に従います。
  1. [行の追加]
    をクリックするか、行を右クリックして
    [下に行を挿入]
    を選択します。
  2. ルックアップメニューに入力またはこのメニューを使用して、新しい項目のグループ化属性を指定します。
計画コストを編集する
計画済みのコスト値を編集する予定済み列のセルをクリックします。 計算で計画原価を使用する他の列は、その都度更新されます。 計画されたコストを同じグリッドまたはExcelシートからコピーし、グリッドの他の場所に貼り付けることができます。 すべての計算とコストは、原価計画のすべてのビューで更新されます。
行を削除します
グリッド内の行を削除するには、その行のセルを右クリックし、
[行の削除]
をクリックします。
データを属性別にグループ化
グループ化属性内の各タイプに資金がどのように割り当てられているかを分析するには、使用可能なグループ化属性で計画データをグループ化します。 たとえば、内部労働と外部労働のコスト計画を行うには、トランザクション クラス別にデータをグループ化します。 また、労働の種類ごとに集計を表示することもできます。
計画データをリソース属性によってグループ化する場合は、単一列にリソースと定義済みチームの両方を表示できます。
以下の手順に従います。
  1. グループ化する属性を
    [グループ化の基準]
    セクションにドラッグ アンド ドロップします。
  2. 各グループを展開して、個々の行を表示します。
    Group By.gif
列を表示または非表示にする
計画済みと実績ビューおよび計画と予測ビューで、1 つのタイプのすべての列を非表示または表示できます。 たとえば、予定済み列をすべて表示または実際のすべての列を非表示にするとします。 ページの右上にある
[表示]
凡例の列名に対応するそれぞれの色をクリックします。
予算計画での作業
コスト計画は、承認されると、プロジェクトの予算計画となります。 コスト計画の提出の開始日と終了日を変更すると、コスト計画の一部分を承認を受けるために提出できます。 新しい開始日と終了日の間の部分のみが承認用に提出されます。 コスト計画が承認されると、新しいバージョン番号を持つ予算になります。 以前の予算が存在する場合は、上書きはされず、表示させることはできますが、編集はできません。
コスト計画を予算計画として提出する場合、以下のルールに注意する必要があります。
  • 予算計画が存在する場合、提出されたコスト計画には、既存の予算計画データと提出されたコスト計画データを結合するために同じグループ化属性が含まれる必要があります。 グループ化属性が同じでない場合は、既存の予算計画を置換するか、または提出を取り消します。
  • 予算計画は、一度に 1 つのみ提出または承認できます。
  • 提出した予算が承認されると、予算計画は POR になります。
  • 提出済みの予算は編集できますが、承認済みまたは拒否済みの予算は編集できません。
  • 承認済み予算が存在する場合、提出済みコスト計画データを承認済み予算と結合することも、提出済みコスト計画データで承認済み予算を置換することもできます。
コスト計画を予算計画として提出
新しい承認済み予算を作成する場合、またはコスト計画の更新後に予算を更新する場合には、コスト計画を予算計画として提出します。 コスト計画は、承認用に提出する前に、POR として指定する必要があります。 承認済み予算計画が存在する場合に、コスト計画を新しい POR として作成または更新するには、POR を提出して承認済み予算計画と結合するか、予算計画を置換します。
以下の手順に従います。
  1. [プロジェクト]
    をクリックします。
  2. プロジェクトを開いて
    [会計]
    をクリックします。 既定で、基準計画として指定されたコスト計画が表示されます。
  3. [⋮ Actions (⋮ アクション)]
    メニューをクリックし、
    [承認要求]
    を選択します。
    予算計画を提出するには、
    [計画リスト]
    をクリックして、POR に関連付けられた
    [⋮ アクション]
    メニューを選択します。
  4. 以下のフィールドに入力します。
    • 計画名
      予算計画の名前を入力します。
    • 計画 ID
      予算計画の一意の ID を定義します。
    • 計画の概要
      予算計画の簡単な説明を入力します。
    • 期間タイプ
      (編集不可)
      コスト計画に関連付けられている期間タイプが表示されます。
    • 開始期間
      予算計画の開始期間が表示されます。 コスト計画の全体ではなく一部を予算用に提出するには、別の開始期間を選択します。
    • 終了期間
      予算計画の終了期間が表示されます。 コスト計画の全体ではなく一部を予算用に提出するには、別の終了期間を選択します。
    • 利益計画
      利益計画を予算計画に関連付けます。 利益計画をコスト計画に関連付けている場合は、同じ利益計画が予算計画に添付されます。
    • 提出オプション
      • 置換
        : 新規の予算計画を作成している場合にデフォルトで選択されます。
      • マージ
        : 予算計画を修正する場合に使用できます。 既存の予算計画に変更内容をマージすることができます。
  5. 承認を得るためにコスト計画を提出します。
提出済み予算計画の承認または拒否
Approve Budget.jpg
以下の手順に従います。
  1. [プロジェクト]
    をクリックします。
  2. プロジェクトを開いて
    [会計]
    をクリックします。 デフォルトでは、POR が表示されます。
  3. [計画リスト]
    をクリックし、
    [予算]
    をクリックして、予算のリストをレビューします。
  4. 編集対象の予算を識別するための予算名または
    計画 ID
    検索
    バーに入力します。
  5. 予算を承認または拒否するには、
    [⋮ アクション]
    メニューをクリックし、
    [予算の承認]
    または
    [予算を拒否]
    を選択します。
  6. 予算を編集するには、それをクリックします。
    予算が表示されます。
  7. 予算に行を追加するか、予算から行を削除します。
  8. [予算]
    列の金額を編集します。
  9. 変更が完了した後、
    [⋮ アクション]
    メニューをクリックし、
    [予算の承認]
    を選択して予算を承認します。
  10. 予算を拒否するには、
    [予算を拒否]
    オプションを選択します。
予算計画の変更
  • 組み合わせがすでに存在する
    : 「
    組み合わせはすでに存在します
    」エラー メッセージが表示された場合、以前のエントリと同じグループ化属性で予算計画に新しい行を追加したことを意味します。 この場合、不要な行を削除できます。
  • 予算計画の設定変更
    [設定]
    をクリックすると、[通貨]と[期間のタイプ]を除くすべてのフィールドを編集できます。 [期間]をデフォルト値から変更する場合、すべてのフィールドは読み取り専用になります。
  • 承認済み計画は編集不可
    : コスト計画を承認用に提出した後、そのコスト計画は提出済みの予算計画になります。 提出済み予算計画は編集できますが、予算計画は承認されると編集できなくなります。
予算計画の分析
Analyze Budget Plans.jpg
[予算]ビューおよびで[予算と予測]ビューを使用して、予算計画を分析することができます。
  • 予算の表示
    発案からプロジェクトの終了に至るまで、プロジェクト全体の計画コストが表示されます。
  • 予算と予測
    発案から現在までの期間の実コストが、現在から今後の期間の計画コストと統合されます。 たとえば、6 か月間のプロジェクトがあり、現在 4 か月目であるとします。 このビューには、最初の 4 か月の実コストと今後 2 か月の計画コストが表示されます。
[予算と予測]ビューを使用すると、予算と予測コストの間の差異を表示することもできます。
以下の手順に従います。
  1. [プロジェクト]
    をクリックします。
  2. プロジェクトを開いて
    [会計]
    をクリックします。 既定で、基準計画として指定されたコスト計画が表示されます。
  3. [計画リスト]
    -
    [予算]
    を選択すると、アクセス可能な予算のリストを確認できます。
  4. 編集対象の予算を識別するための予算名または
    計画 ID
    検索
    バーに入力します。
  5. 予算をクリックして開きます。
  6. ビュー
    のドロップダウン リストで、
    [予算]
    または
    [予算と予測]
    ビューを選択します。
  7. [予算と予測]
    ビューを選択します。 このビューでは、予算コストと予測コストを比較できます。
    予測コストは、発生する合計コストです。
    予測コストは、現在および将来の期間の計画コストと過去の期間からの実績値を組み合わせます。 予測値は、以下のように計算されます。
    • 過去の期間の場合:
      予測
      =
      実績
    • 現在および将来の期間の場合:
      予測
      =
      計画
    • 予測
      (計算)=
      実績
      +
      残存予測
    • 残存予測
      =
      実コスト
      (最後の完全な会計期間からポスト済み) +
      計画コスト
      (最後の完全な会計期間後のコスト基準計画の残存)
      たとえば、期間が
      月次
      に設定され、プロジェクトの現時点の日付が 2018/05/20 であるとします。 ここでは、残存予測は、2018/04/30 までの実コストに、2018/04/30 で終了する会計期間後の会計期間の計画コストを足したものです。
    • 差異
      =
      予算
      予測
    • 差異(%)
      = (
      差異
      ÷
      予算
      ) ×
      100
  8. [表示]
    フィールドに関連付けられている色コードを使用して、ビュー内の関連行を表示または非表示にします。
  9. (オプション)予測値の背後にある実コストを含む基本トランザクションをレビューできます。 値は、個々のセル内、および行レベルまたは列レベルの集計値でハイパーリンクとして表示されます。 コスト計画で行う操作と同じように、値をクリックして[トランザクション レビュー]ウィンドウを開きます。 上記の「
    コスト計画の分析」の「
    実コストに関連付けられたトランザクションの確認」を参照してください。
予算リビジョンの作成
承認済みコスト計画は、プロジェクトの予算計画になります。 プロジェクトは動的で継続して変化するため、予算のさまざまな部分の修正や、予算の完全な置換を行うことができます。 承認済みの予算計画には、以下に示す 2 種類の修正を加えることができます。
予算計画リビジョンの結合
  • 新しい細目が含まれるコスト計画を提出し、変更を既存の予算計画に結合します。
  • 提出の開始日と終了日を変更することでコスト計画の一部分を提出するか、または特定の期間のフィールド値を更新します。 変更された期間の値のみを提出し、それを予算と結合することができます。
予算計画リビジョンの置換
  • 削除された細目を含むコスト計画を提出して予算を置換することで、予算計画からそれらの細目を削除します。
  • 異なるグループ化属性または期間タイプを使用してコスト計画を作成し、予算を置換します。
両方のリビジョン タイプとも承認履歴を提供します。 ただし、置換機能を使用すれば、必要でなくなった細目を削除し、かつグループ化属性および会計期間を修正することができます。
既存の予算を修正するコスト計画を提出する場合は、[提出オプション]プルダウン リストを使用して結合を実行するか置換を実行するかを指定します。 このフィールドは、少なくとも 1 つの承認済み予算が存在する場合にのみ表示されます。 新しいコスト計画の構造が既存の予算の構造と異なる場合、オプションは[置換]のみとなります。
コスト計画は、承認されると、修正済み予算計画となり新しいバージョン番号が付けられます。 予算の前のバージョンは別途保存されており、表示することができます。 前の予算計画も、現在の承認済み予算計画も編集することはできません。
例 1: マージ オプションの使用
6 か月のプロジェクトで、最初に予算を提出してから 2 か月になります。 追加リソースとしてデータベース管理者を追加し、今後 2 か月間の予算の承認要求を提出する必要があります。 このようなシナリオでは、データベース管理者をプロジェクトに追加して、今後 2 か月間のタスクを割り当てることで、コスト計画を変更できます。 次に、[タスク割り当てからデータを自動入力する]オプション使用すると、コスト計画を更新できます。 コスト計画を提出する際、[開始期間]および[終了期間]フィールドを指定すると、今後 2 か月間のコスト計画を提出できます。
Merge Budget.jpg
以下の手順に従います。
  1. [プロジェクト]
    をクリックします。
  2. プロジェクトを開いて
    [会計]
    をクリックします。 既定では、基準計画として指定されたコスト計画が表示されます。 プロジェクト マネージャは、リソースとしてデータベース管理者をすでに追加し、適切なタスクを割り当てました。
  3. [⋮ アクション]
    -
    [タスク割り当てからデータを自動入力する]
    を選択して、コスト計画を更新します。
  4. [⋮ Actions (⋮ アクション)]
    メニューをクリックし、
    [承認要求]
    を選択します。
  5. 必要な詳細情報を入力します。 [開始期間]および[終了期間]フィールドに正しい値を入力します。
  6. [マージ]
    ラジオ ボタンを選択し、
    [提出]
    をクリックします。
これで、関連する会計マネージャは、新しい予算計画を確認して、承認できるようになります。
例 2: 置換オプションの使用
過去 4 か月間プロジェクトを計画し、プロジェクトに必要だと考えられるロールで予想予算を提出済みです。 プロジェクト開始の 1 か月前に、実際のリソースでコスト計画を作成し、[部門]と[場所]を含むようにグループ化属性を変更しました。 次に、新しいコスト計画を提出して承認済み予算計画を置換します。
以下の手順に従います。
  1. [プロジェクト]
    をクリックします。
  2. プロジェクトを開いて
    [会計]
    をクリックします。 デフォルトでは、基準計画として指定されたコスト計画が表示されます。
  3. [計画リスト]
    -
    [コスト計画]
    を選択すると、プロジェクトのすべてのコスト計画が表示されます。
  4. [新規の計画]
    をクリックして、新しいコスト計画を作成します。
    [計画名]
    [計画 ID]
    などのさまざまな詳細情報を入力します。
  5. グループ化属性として
    [部門]
    [場所]
    を選択します。
  6. [作成]
    をクリックして、新しいコスト計画を作成します。
    コスト計画の詳細については、このページの「コスト計画の作成」を参照してください。
  7. [⋮ アクション]
    メニューをクリックし、
    [配置からデータを自動入力する]
    または
    [タスク割り当てからデータを自動入力する]
    を選択して、コスト計画を更新します。 プロジェクト マネージャは、一般ロールをプロジェクトで作業する特定リソースに置換したため、コスト計画には正確な詳細情報が設定されます。
  8. [⋮ Actions (⋮ アクション)]
    メニューをクリックし、
    [基準計画として設定]
    を選択して、コスト計画を基準計画として更新します。
  9. [⋮ Actions (⋮ アクション)]
    メニューをクリックし、
    [承認要求]
    を選択します。
  10. 必要な詳細情報を入力します。
  11. [置換]
    ラジオ ボタンを選択し、
    [提出]
    をクリックします。
これで、関連する会計マネージャは、新しい予算計画を確認して、承認できるようになります。
予算を置き換える別のわかりやすい例は、予算計画で、ある行項目が必要なくなった場合です。 予算計画から行項目を削除する場合は、コスト計画内の行項目を削除します。 修正したコスト計画を、予算計画にとって代わるものとして提出します。
グリッド上の列を整理する
ここで説明されているグリッド コントロールを使用して、会計グリッドを編成できます。
以下の手順に従います。
  1. グリッドでは、任意の列ヘッダの上にポインタを移動し、その他のオプションを表示できます。 列を左または右に固定できます。 列の幅を自動サイズ調整またはリセットすることもできます。 以下の画像では、列メニューの例を示しています。
    Pin Column.jpg
  2. コスト計画の列を表示または非表示にできます。 以下の画面に示すように、行ヘッダの上にマウス ポインタを置いてクリックします。 ビューに表示する列を選択します。 以下の例では、計画コストが[合計]セクションにのみ表示され、2018-02 には表示されません。
    Hide Columns.jpg