新ユーザ エクスペリエンス: アイデア会計の管理

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プロジェクト マネージャの Nicole は、いくつかのアイデアには大きな可能性があり、組織に価値をもたらすプロジェクトに変換できることに気づきました。 ただし、アイデアを変換する前に、まずはアイデアの承認要求に必要なアイデアの予想コストを見積もるため、Rita の会計に関する専門知識が必要です。
Rita は、候補リストのさまざまなコスト計画を作成します。 また、Rita は、各コスト計画のコストの内訳を表示するように計画しているため、コスト計画の詳細も作成しています。 会計モジュールが有効になっているため、Nicole は、クラシック PPM ですでに会計見積もりがあるアイデアのコスト計画とコスト計画の詳細を確認するための時間を節約できます。
また、リタは以下の目標も達成できます。
  • [計画リスト]ページですべての会計コスト計画を表示します。
  • コスト計画を作成、編集、および分析します。
  • 準備が整ったら、基準計画を指定して承認を受けるために送信できます。 (承認されたコスト計画は、アイデアの予算計画になります)
  • アイデアの進捗に応じてコスト計画を調整し、新しいコスト計画を作成して既存の予算との統合または置き換えを行います。
  • クラシック PPM でコスト計画があるアイデアは、新ユーザ エクスペリエンスの[コスト計画リスト]ビューに自動的に追加されます。
  • [コスト計画リスト]および[コスト計画の詳細]ビューでは、グリッドとフライアウトの両方のカスタム属性がサポートされています。 1 回設定すると、属性をアイデアで使用できるようになります。
  • グリッド ビューまたは新ユーザ エクスペリエンスのフライアウトから、利益計画をコスト計画リストにリンクできます。 ただし、利益計画の作成はクラシック PPM でのみ可能です。
  • アイデアでは共通グリッド コンポーネントが使用されるため、グリッド ステータス バーには、グリッド内の選択したセルの平均、カウント、最小、最大、および合計が表示されます。 たとえば、コスト計画の詳細の[コスト]列から複数の行を選択し、アイデアの属性の合計および平均計画コストを参照できます。
このセクションには、会計マネージャが
新ユーザ エクスペリエンス
のアイデア会計を使用してさまざまなタスクを実行するために役立つ以下のトピックが含まれています。
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前提条件
この機能の使用を開始する前に、以下の設定の詳細が管理者によって実装されていることを確認してください。
  • 管理者がブループリントを使用して会計モジュールを設定していることを確認します。
  • 使用するアイデアが会計的に有効化されており、アクティブな会計期間を持つエンティティがクラシック PPM のアイデアに関連付けられていることを確認します。 これを行うには、アイデアを部門に関連付けます。 列ピッカーから[部門]を選択し、アイデアの行で部門の値を指定します。
  • 以下の 1 つ以上のアクセス権があることを確認します。
    • アイデア - コスト計画 - すべて編集
    • アイデア - コスト計画 - すべて表示
    • アイデア - コスト計画 - 編集
    • アイデア - コスト計画 - 表示
    • アイデア - 予算計画 - すべて編集
    • アイデア - 予算計画 - すべて表示
    • アイデア - 予算計画 - 編集
    • アイデア - 予算計画 - 表示
    • アイデア - 会計計画 - すべてを承認要求
    • アイデア - 予算計画 - すべて承認
    • アイデア - 予算計画 - Reject All (すべて拒否)
    • アイデア - 利益計画 - すべて表示
    • アイデア - 利益計画 - すべて編集
    • アイデア - 利益計画 - すべて承認
コスト計画およびコスト計画の詳細の操作
コスト計画およびコスト計画の詳細は、以下のようにして操作できます。
コスト計画を作成します
アイデアの複数のコスト計画を登録することができます。 ただし、POR (plan of record、基準計画)として設定できるコスト計画は
1 つ
だけです。 デフォルトでは、最初のコスト計画がアイデアの基準計画として設定されます。
例:
Rita は、これらの各場所の運用および資本コストを決定するため、ニューヨークおよびロンドンの会計年度 2020 および 2021 のアイデア「電子メールのアーカイブ リポジトリ」のコスト計画を作成しています。
以下の手順に従います。
  1. アイデアを開いて
    [会計]
    をクリックします。 [コスト計画]リストがグリッド レイアウトに表示されます。
  2. プラス(
    +
    )アイコンをクリックします。 計画リスト グリッドに新しい行が表示されます。
  3. [計画名]
    [開始期間]
    [終了期間]
    [グループ化属性]、[ID]
    [期間のタイプ]
    、および列ピッカーの選択で利用可能なその他のフィールドなど、必要なフィールドに入力します。
[ID]
フィールドの値は、クラシック Clarity PPM でコスト計画オブジェクトの自動ナンバリングがオンになっている場合のみ表示されます。 1 つまたは複数の定義済みグループ化属性を選択できます。
コスト計画と利益計画の関連付け
グリッド ビューまたは新ユーザ エクスペリエンスのフライアウトから、利益計画をコスト計画リストにリンクできます。 ただし、利益計画の作成はクラシック PPM でのみ可能です。
以下の手順に従います。
  1. アイデアを開いて
    [会計]
    をクリックします。 [コスト計画]リストがグリッド レイアウトに表示されます。
  2. 列ピッカーに移動し、[利益計画]を選択します。 [利益計画]列が[コスト計画]グリッドに追加されます。
  3. コスト計画に複数の利益計画がある場合、行からドロップダウン リストをクリックし、[利益計画]を選択します。 利益計画がコスト計画に関連付けられました。
コスト計画の編集
アイデアの見積りが変更されている場合は、[詳細]パネルから関連するコスト計画を編集および更新できます。 グリッドの行を編集することにより、コスト計画の明細を更新することもできます。 計画のセルをダブルクリックして、計画コストの値を編集します。 計画されたコストを同じグリッドまたはExcelシートからコピーし、グリッドの他の場所に貼り付けることができます。
例:
Rita が受け取ったフィードバックによると、会計年度 2020 の「電子メールのアーカイブ リポジトリ」のコスト計画の中で[期間のタイプ]を四半期ではなく月ごとに更新し、特定の詳細を説明に追加してから承認要求を提出しなければなりません。
以下の手順に従います。
  1. アイデアを開いて
    [会計]
    をクリックします。 [コスト計画]リストがグリッド レイアウトに表示されます。
  2. インライン編集を行います。 または、コスト計画を選択し、
    [詳細]
    をクリックします。 [詳細]パネルが開きます。
  3. [詳細]アイコンをクリックします。
  4. 必要な詳細を編集します。
編集内容は、すぐにコスト計画に表示されます。
コスト計画の詳細の作成
コスト配分の内訳を表示するために、特定のコスト計画リストのコスト計画の詳細を作成できます。 コスト計画リストをドリルダウンすると、[コスト計画の詳細]ビューを確認できます。 インライン編集を使用して、コスト計画の詳細を追加することもできます。
例:
Nicole は Rita に、さまざまなコスト計画のコスト計画詳細を確認して全期間のコストの内訳を表示するように要求しました。
以下の手順に従います。
  1. 新規ユーザ エクスペリエンス
    にログインします。
  2. メイン メニューから
    [アイデア]
    に移動します。
  3. アイデアを開いて
    [会計]
    をクリックします。 [コスト計画]リストがグリッド レイアウトに表示されます。
  4. コスト計画を選択します。 [コスト計画の詳細]ページが表示されます。
  5. プラス(
    +
    )アイコンをクリックします。 コスト計画の詳細グリッドに新しい行が表示されます。 コスト計画で設定したグループ化属性は、[コスト計画の詳細]ページの列として表示されます。 グループ化属性は、特定のグループ化属性の集計コストを検索するのに役立ちます。
  6. 属性の値と関連するコストを指定します。
グリッドでコスト値をコピーして貼り付けることができます。
  • [コスト計画リスト]の
    [配置からの自動入力]
    オプションを選択した場合、関連するコストは事前設定された値に基づいて自動入力されます。
  • [コスト計画]グリッドでビューを保存すると、同じビューがアイデアのすべてのコスト計画の詳細に適用されます。
コスト計画の詳細の編集
アイデアの見積りが変更されている場合は、[詳細]パネルから関連するコスト計画の詳細を編集および更新できます。 または、グリッド内の行を編集して、コスト計画の詳細の行項目の詳細を更新します。 計画の詳細のセルをダブルクリックして、計画コストの値を編集します。 計画されたコストを同じグリッドまたはExcelシートからコピーし、グリッドの他の場所に貼り付けることができます。
以下の手順に従います。
  1. アイデアを開いて
    [会計]
    をクリックします。 [コスト計画]リストがグリッド レイアウトに表示されます。
  2. コスト計画を開きます。 [コスト計画の詳細]ページが表示されます。
  3. コスト計画の詳細を選択し、
    [詳細]
    をクリックしてから、[詳細]アイコンをクリックします。
  4. 必要に応じて、各属性のコストを編集します。 [コスト計画の詳細]ページで合計コストが更新され、コスト計画に表示されます。
基準計画の設定
1 つのアイデアに対して複数のコスト計画を定義している場合、デフォルトでは、最初のコスト計画が POR (plan of record、基準計画)として設定されます。 その他のコスト計画は、アイデアの基準計画として設定できます。 グリッド アクション メニュー、グリッド、またはフライアウトのいずれかを使用して基準計画を設定できます。
例:
Rita は、利害関係者に承認を要求できるように、FY2020 ニューヨークのコスト計画を POR (plan of record、基準計画)として設定します。
以下の手順に従います。
  1. アイデアを開いて
    [会計]
    をクリックします。 [コスト計画]リストがグリッド レイアウトに表示されます。
  2. コスト計画を右クリックし、
    [基準計画として設定]
    を選択します。 選択したコスト計画が、アイデアの基準計画となります。
  3. コスト計画を右クリックし、
    [承認要求]
    を選択します。
グループ化属性
特定の属性の各労働タイプに対して資金がどのように割り当てられているかを分析するには、使用可能な属性でコスト計画データをグループ化します。 コスト計画の[グループ化属性]列から[リソース]および[ロール]属性を選択した場合。 [コスト計画の詳細]ページには、指定したリソースに関連するコストと、リソースが関連するロールが表示されます。 これにより、特定のロールに対して予想される金額、およびそのアイデアに対する個人の支出金額を決定できます。 [部門]および[場所]属性を選択した場合。 これにより、特定の場所の特定の部門に費やされる予想金額を決定できます。
例:
Rita はコスト配置を部門単位でグループ化することにより、[部門]属性を使用してコスト計画の詳細をグループ化したいと考えています。 これは、利害関係者が各部門のコストの内訳を理解するのに役立ちます。
以下の手順に従います。
  1. アイデアを開いて[会計]をクリックします。 [コスト計画]リストがグリッド レイアウトに表示されます。
  2. コスト計画のグループ化属性を指定します。 または、[詳細]パネルからグループ化属性を指定することもできます。
  3. 属性はフィルタからも表示できます。 コスト計画で指定したグループ化属性は、[コスト計画の詳細]ページの[属性]として表示されます。
  4. 属性を使用すると、特定の属性のコストをグループ化および集計できます。
会話を使用した[コスト計画]および[コスト計画の詳細]ページからのアイデア コラボレーション
[会話]パネルを使用して、アイデアについてチームと調整できます。 チーム メンバとマネージャは、会話内で別のチーム メンバに返信およびメンションすることができます。 会話列がアイデア グリッドで有効化されている場合、アイデアに会話が関連付けられていることが示されます。 [詳細]パネルでは、会話を開始できます。
例:
Rita は会計年度 2020 のアイデア「電子メールのアーカイブ リポジトリ」の準備が整い、承認を要求できると判断したため、承認要求を行う前にアイデアをレビューするよう[会話]パネルを通じて Nicole に通知します。 Nicole は通知を受信し、コスト計画を開きます。 彼女はコスト計画リストおよびコスト計画の詳細を確認し、アイデアを承認要求できることを[会話]パネルから Rita に確認します。
以下の手順に従います。
  1. アイデアを開いて
    [会計]
    をクリックします。 [コスト計画]リストがグリッド レイアウトに表示されます。
  2. [コスト計画]を選択します。 [詳細]タブが表示されます。
  3. [詳細]
    タブをクリックし、会話を開始します。
    @ リソース名
    を使用して、特定のチーム メンバを検索できます。
受信者は通知を受信します。
行の追加/削除
[コスト計画リスト]および[コスト計画の詳細]に行を追加できます。
以下の手順に従います。
  1. プラス(
    +
    )アイコン[
    行の追加]
    をクリックするか、行を右クリックして
    [下に行を挿入]
    を選択します。
  2. ルックアップメニューに入力またはこのメニューを使用して、新しい項目のグループ化属性を指定します。
グリッド内の行を削除するには、その行のセルを右クリックし、
[行の削除]
をクリックします。
汎用グリッド機能
Rita は、候補リストのアイデアについて新しいコスト計画を作成し、既存のコスト計画を更新しました。 彼女が[アイデア会計]ページからすぐに使用できる Clarity PPM の汎用グリッド機能について見てみましょう。 以下のようなアクションを実行できます。
  • メニュー オプションを使用して、コスト計画と予算計画に対する迅速なアクションを実行します。
  • 適用可能な場合に、[グループ化基準]オプションを使用して、集約された小計を含む関連行のビューを抽出します。
  • 列パネルを使用して、レイアウト上の属性を表示または非表示にします。
  • さまざまなコスト計画、コスト計画の詳細、予算計画、および予算計画の詳細をグリッド内のデータと共に CSV ファイルにエクスポートします。
  • コスト計画および予算計画に関連付けられたデータをグリッド内で直接編集するか、詳細レイアウトを使用して編集します。
  • グリッドをカスタマイズし、ビューを保存します。
  • ビジネス要件に基づいてグリッド内のデータをフィルタします。
Clarity PPM の汎用グリッド機能を活用する方法の詳細については、「共通コンポーネント」を参照してください。
アイデアの工数タスク
クラシック PPM の[管理]、[プロジェクト管理]、および[設定]ページを使用して、[工数タスクの作成を許可]オプションを選択できます。 このオプションが選択されている場合、スタッフ メンバがアイデアに追加されると、アイデアに工数タスクが作成されます。 クラシック PPM およびクラシック XOG で、スタッフ メンバがアイデアに追加されると、工数タスクは
常に
作成されます。
ポスト済み実績値の表示
Nicole は、アイデアの会計期間中にポストされた実コストを表示したいと考えています。このデータは、アイデアの計画値と実績値を比較するために役立ちます。
以下の手順に従います。
  1. チーム メンバは、タイムシートを提出するか、手動トランザクション エントリを作成するか、XOG を介してトランザクションを追加する必要があります。
  2. その後、管理者は、クラシック Clarity PPM で以下のジョブを実行する必要があります。
実績値をポストする方法
ジョブ
タイムシート エントリ
トランザクション エントリ
XOG
以下の手順に従います。
  1. メイン メニューで、
    [アイデア]
    をクリックします。
  2. アイデアを開いて、
    [会計]
    をクリックします。 コスト計画リストが表示されます。
  3. コスト計画名をクリックします。
    [実績値]
    が[コスト計画の詳細]ページに表示されるようになりました。
  4. コスト計画の詳細の以下の期間単位値(TSV)フィールドは、[期間ごとのメトリック]フィールドから選択できます。
    • コスト
      : 計画コストを表示します。
    • 実コスト
      : 指定された会計期間について「実ユニット * コスト」として計算された、集計済みの実コストを表示します。
    • 実績収入
      : 指定された会計期間について「実ユニット * 単価」として計算された、実際の請求単価を表示します。
    • 実ユニット
      : 指定された会計期間で集計された実ユニットを表示します。
    • コスト差異
      : コストと実コストの差額を表示します。
    • 収入
      : 計画収入を表示します。
    • 収入の差異
      : 収入と実績収入の差額を表示します。
    • ユニット
      : 計画ユニットを表示します。
    • ユニットの差異
      : ユニットと実ユニットの差を表示します。
Actuals_for_Ideas.png
[アイデア]グリッドのビューを調整して、会計またはカレンダの期間ごとのメトリック(期間単位値(TSV)とも呼ばれています)を表示できます。 選択した TSV フィールドは、[コスト計画の詳細]ページで属性(列)として一覧表示されます。 現在、会計日は、ポストされた最新の実績値と同期しています。
予算計画での作業
アイデア会計モジュールでは、予算計画がサポートされます。 たとえば、アイデアは、おおまかな予算や詳細なコスト利益分析と共に提出できます。 作業が実行されると、実際のコストが取得され、予算に対するパフォーマンスを追跡するために予測が再考されます。
承認されたコスト計画は、アイデアの予算計画になります。 コスト計画の提出の開始日と終了日を変更すると、コスト計画の一部分を承認を受けるために提出できます。 新しい開始日と終了日の間の部分のみが承認用に提出されます。 コスト計画が承認されると、新しいバージョン番号を持つ予算になります。 以前の予算が存在する場合は、上書きはされず、表示させることはできますが、編集はできません。
コスト計画を予算計画として提出する場合、以下のルールに注意する必要があります。
  • 予算計画が存在する場合、提出されたコスト計画には、既存の予算計画データと提出されたコスト計画データを結合するために同じグループ化属性が含まれる必要があります。 グループ化属性が同じでない場合は、既存の予算計画を置換するか、または提出を取り消します。
  • 予算計画は、一度に 1 つのみ提出または承認できます。
  • 提出した予算が承認されると、予算計画は現在の予算になります。
  • 提出済みの予算は編集できますが、承認済みまたは拒否済みの予算は編集できません。
予算計画は、以下のように管理できます。
コスト計画を予算計画として提出
新しい承認済み予算を作成する場合、またはコスト計画の更新後に予算を更新する場合には、コスト計画を予算計画として提出します。 コスト計画は、承認用に提出する前に、POR として指定する必要があります。 承認済み予算計画が存在する場合に、コスト計画を新しい POR として作成または更新するには、POR を提出して承認済み予算計画と結合するか、予算計画を置換します。
以下の手順に従います。
  1. メイン メニューで、
    [アイデア]
    をクリックします。
  2. アイデアを開いて、
    [会計]
    をクリックします。
  3. リストからコスト計画を選択します。
  4. [⋮ アクション]
    メニューをクリックし、
    [承認要求]
    を選択します。
  5. 以下のフィールドに入力します。
    • 計画名
      予算計画の名前を入力します。
    • 計画 ID
      予算計画の一意の ID を定義します。 [ID]フィールドの値は、クラシック Clarity PPM でコスト計画オブジェクトの自動ナンバリングがオンになっている場合のみ表示されます。 1 つまたは複数の定義済みグループ化属性を選択できます。
    • 計画の概要
      予算計画の簡単な説明を入力します。
    • 期間タイプ
      (編集不可)
      コスト計画に関連付けられている期間タイプが表示されます。
    • 開始期間
      予算計画の開始期間が表示されます。 コスト計画の全体ではなく一部を予算用に提出するには、別の開始期間を選択します。
    • 終了期間
      予算計画の終了期間が表示されます。 コスト計画の全体ではなく一部を予算用に提出するには、別の終了期間を選択します。
    • 利益計画
      利益計画を予算計画に関連付けます。 利益計画をコスト計画に関連付けている場合は、同じ利益計画が予算計画に添付されます。 ただし、アイデアでは、利益計画の作成はクラシック PPM でのみ可能です。
    • 提出オプション
      • 置換
        : 新規の予算計画を作成している場合にデフォルトで選択されます。
      • マージ
        : 予算計画を修正する場合に使用できます。 既存の予算計画に変更内容をマージすることができます。
  6. 承認を得るためにコスト計画を提出します。
提出済み予算計画の承認または拒否
以下の手順に従います。
  1. メイン メニューで、
    [アイデア]
    をクリックします。
  2. アイデアを開いて、
    [会計]
    をクリックします。
  3. [予算]
    をクリックして、予算のリストをレビューします。
  4. レビューする必要がある予算計画をクリックします。
  5. 予算を承認または拒否するには、
    [⋮ アクション]
    メニューをクリックし、
    [予算の承認]
    または
    [予算を拒否]
    を選択します。
  6. 予算を編集するには、それをクリックします。
    予算が表示されます。
  7. 予算に行を追加するか、予算から行を削除します。
  8. [予算コスト]
    列の金額を編集します。
  9. 変更が完了したら、
    [⋮ アクション]
    メニューをクリックし、
    [予算の承認]
    を選択して予算を承認します。
  10. 予算を拒否するには、
    [予算を拒否]
    オプションを選択します。
予算計画の変更
  • 組み合わせはすでに存在します
    : 「
    組み合わせはすでに存在します
    」というエラー メッセージが表示された場合、以前のエントリと同じグループ化属性で予算計画に新しい行を追加したことを意味します。 この場合、不要な行を削除できます。
  • 承認済み計画は編集不可
    : コスト計画を承認用に提出した後、そのコスト計画は提出済みの予算計画になります。 提出済みの予算計画は編集できますが、承認された予算計画は変更できなくなります。
予算リビジョンの作成
承認済みコスト計画は、アイデアの予算計画になります。 アイデアは変化し続けるので、予算のさまざまな部分の修正や、予算の完全な置換を行うことができます。 承認済みの予算計画には、以下に示す 2 種類の修正を加えることができます。
予算計画リビジョンの結合
  • 新しい細目が含まれるコスト計画を提出し、変更を既存の予算計画に結合します。
  • 提出の開始日と終了日を変更することでコスト計画の一部分を提出するか、または特定の期間のフィールド値を更新します。 変更された期間の値のみを提出し、それを予算と結合することができます。
予算計画リビジョンの置換
  • 削除された細目を含むコスト計画を提出して予算を置換することで、予算計画からそれらの細目を削除します。
  • 異なるグループ化属性または期間タイプを使用してコスト計画を作成し、予算を置換します。
両方のリビジョン タイプとも承認履歴を提供します。 ただし、置換機能を使用すれば、必要でなくなった細目を削除し、かつグループ化属性および会計期間を修正することができます。 既存の予算を修正するコスト計画を提出する場合は、
[提出オプション]
リストから
[結合]
または
[置換]
を選択します。 このフィールドは、少なくとも 1 つの承認済み予算が存在する場合にのみ表示されます。 新しいコスト計画の構造が既存の予算の構造と異なる場合、オプションは[置換]のみとなります。 コスト計画は、承認されると、修正済み予算計画となり新しいバージョン番号が付けられます。 予算の前のバージョンは別途保存されており、表示することができます。 前の予算計画も、現在の承認済み予算計画も編集することはできません。
グリッドの列の整理
グリッド コントロールを使用して、会計グリッドを整理できます。
以下の手順に従います。
  1. グリッドでは、任意の列ヘッダの上にポインタを移動し、その他のオプションを表示できます。 列を左または右に固定できます。 列の幅を自動サイズ調整またはリセットすることもできます。
  2. 列でグループ化して、特定の属性の集計コストを表示できます。
  3. コスト計画の列を表示または非表示にできます。 行ヘッダの上にマウス ポインタを置き、列メニューをクリックします。 ビューに表示する列を選択します。